Aula 2

Estruturas Organizacionais
Habilidades Gerenciais
Objetivo
Estudar aspectos da estrutura administrativa
e organizacional de empresas que influenciam
a gerncia de projetos
Conteudo
Aspectos chaves de influncia organizacional
sistemas,
culturas e
estruturas organizacionais
Sistemas Organizacionais
Organizaoes baseadas em projetos
Nao tem areas funcionais
Existem varios projetos com gerentes e staff
prprios
Projetos grandes funcionam como entidades
totalmente autnomas
Projetos menores podem compartilhar um pool de
recursos de infra-estrutura
Renda vem da execuao de projetos para outras
organizaoes
O gerenciamento por projeto
Sistemas Organizacionais
(cont.)
Organizaoes nao baseadas em
projetos:
sao estruturas por funoes
em geral, sao hierarquicas e
burocraticas
gerenciamento de projetos mais dificil
departamentos nao estao habituados a
gerenciar projetos
Culturas Organizacionais
Expressa em valores, normas, convicoes,
expectativas, politicas, procedimentos e
relaoes de autoridade
Gerente com estilo participativo encontra
problemas em organizaoes hierarquicas
Gerente com estilo autoritario tera problemas
em uma organizaao participativa ou
horizontal
Estrutura Organizacional
Organizaao Funcional
pessoal agrupado por especialidade, como
produao, marketing.
os departamentos trabalham independentes
Organizaao por Projeto
O gerente tem grande autoridade e independncia
Departamentos provem servios e respondem
aos gerentes
Estrutura Organizacional
(cont.)
Organizaao Natricial
mista: funcional e projeto
Trs tipos:
matriz fraca:
o papel do gerente de coordenaao ao invs de
gerncia
matriz balanceada
matriz forte
gerente e time de projetos alocados em tempo integral
Organizaao Composta
Envolvimento de todas as estruturas em varios
niveis
Organizaoes funcionais podem criar um time
para trabalhar e dirigir um projeto
Cada time pode ter caracteristicas de um
projeto, com opoes prprias:
full-time staff para diferentes departamentos
desenvolvimento dos prprios procedimentos
operacionais
operar fora do padrao, estrutura formalizada
!nfluncias das Estruturas
Tipo de Organizao
Caractersticas
do projeto
Funcional Matricial
Fraco
Matricial
Balanceado
Matricial
Forte
Projeto
Autoridade Pequena
ou
nenhuma
Limitada Pouco
moderado
Muito
moderado
Quase Total
% pessoal full
time no projeto
Virtualmen
te nenhum
0 - 25 % 15 - 60 % 50 - 95 % 85 - 100 %
Papel do Gerente
de projeto
Part-Time Part-Time Full-Time Full-Time Full-Time
Ttulos comuns Coordena
dor / lder
do projeto
Coordena
dor / lder
do projeto
Gerente de
projeto /
Oficial de
projeto
Gerente
de projeto
/ Gerente
de
programa
Gerente de
projeto /
Gerente de
programa
Staff
Administrativo
Part-Time Part-Time Part-Time Full-Time Full-Time
Organizaao Funcional
Chefe Executivo
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Staff
Staff
Staff
Coordenao
do Projeto
Organizaao por Projetos
Chefe Executivo
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto
Coordenao
do Projeto
Natriz Fraca
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordenao
do Projeto
Staff
Natriz Balanceada
Staff
Staff
Gerente
de Projeto
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordenao
do Projeto
Natriz Forte
Staff
Staff
Staff Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordenao
do Projeto
Gerente de
Gerentes de
Projetos
Gerente
de Projeto
Gerente
de Projeto
Gerente
de Projeto
Organizaao Composta
Staff Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Chefe Executivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordenao
do Projeto A
Gerente de
Gerentes de
Projetos
Gerente
de Projeto
Gerente
de Projeto
Gerente
de Projeto
Staff
Staff
Coordenao
do Projeto B
Seleao da Estrutura
Depende do contexto e situaao
Determinar o tipo de trabalho que sera realizado
!dentificar resultados primarios no projeto
Listar as principais tarefas associadas com cada resultado e
determinar seu responsavel
Definir a melhor forma de integraao
Consideraoes importantes:
fatores ambientais, de dentro ou de fora da organizaao
entendimento das vantagens e desvantagens das estruturas
Passos para Seleao da
Estrutura
Definiao do projeto e dos objetivos,
identificando os resultados principais
desejados
Determinar as tarefas chaves associadas a
cada objetivo e localizar as unidades
funcionais na organizaao
Organizar as tarefas de forma seqencial ou
decomp-las em pacotes
Definir os subsistemas e como se integram
uns aos outros
Passos para Seleao da
Estrutura
Listar as caracteristicas especiais ou associar
atribuioes com o projeto
nivel de tecnologia necessaria
provavel tamanho do projeto
problemas individuais e politicos entre funoes do
projeto,
etc.
Levando em conta o anterior e conhecendo
cada forma estrutural, escolher uma estrutura
Conclusoes
Os sistemas, a cultura e as estruturas
organizacionais podem influenciar muito
a gerncia de projetos
necessario entender a cultura
organizacional e os objetivos do projeto
para se definir a melhor estrutura
Nuitas vezes necessario resolver
conflitos
Habilidades Gerenciais
A administraao geral envolve todos os
aspectos de gerncia de um empreendimento:
Finanas e contabilidade, vendas e marketing,
pesquisa e desenvolvimento, fabricaao e
distribuiao
Planejamento estratgico, tatico e operacional
Estrutura organizacional, comportamento
organizacional, administraao de pessoal
Notivaao de pessoal, delegaao, supervisao,
administraao de conflito, administraao de tensao
Administraao pessoal
Habilidades Gerenciais
Habilidades Gerenciais
Liderar
Comunicar
Negociar
Solucionar Problemas
!nfluenciar a organizaao
Liderar
Liderar Gerenciar
nao necessariamente o lider sera o gerente
mas os dois perfis sao necessarios
Gerncia: consiste em atender stakeholders
Liderar envolve:
Estabelecer uma direao
Alinhar" pessoas: para alcanar a visao
Notivaao e !nspiraao: ajudando pessoas a
superar questoes politicas, burocraticas, recursos
Comunicar
A informaao deve ser clara, nao ambigua,
integra, entendivel
Como, quando, de que forma, e para quem
informar desempenho de projeto
A Comunicaao pode ser:
escrita ou oral, escutada ou falada
interna ou externa (cliente, midia, publico)
formal (relatrios) e informal
vertical e horizontal
Comunicar (cont.)
Para tal:
Escolha da Nidia: escrita, oral
Estilo de Escrita: voz passiva, estrutura da
oraao
Tcnicas de Apresentaao: linguagem
corporal
Conhecendo tcnicas de administraao:
preparando um programa de trabalho,
lidando com conflito
Negociar
Chegar ao acordo quanto a:
Definiao as necessidades do projeto no
planejamento, custo, objetivos
mudanas no planejamento, custo, objetivos
atribuioes
recursos
A negociaao necessaria nao s no inicio.
Ocorre nos varios niveis de projeto
Solucionar problemas
Definiao (causas e sintomas) do problema e
tomada de decisoes
Problemas podem ser:
internos (alocaao de pessoas em outro projeto)
externos (pendncias externas atrasando o
projeto)
tcnicos (opinioes do melhor modo de projetar)
gerenciais (um grupo nao produz como esperado)
interpessoais (problemas de personalidades e
estilo)
Solucionar Problemas (cont.)
Decisao quanto a soluao consiste em
analisar o problema identificando as
soluoes viaveis e s depois implementa-
las
podem ser obtidas pelo cliente, pela equipe
ou gerente
A decisao certa pode nao ser a melhor
decisao se efetuada muito cedo ou
muito tarde
!nfluenciar a Organizaao
Fazer acontecer"
Requer
entendimento das estruturas formais e informais
de todas as organizaoes envolvidas
entendimento de poder e politica
Poder: a habilidade potencial para influenciar
comportamento, mudar o curso de eventos,
superar resistncia, etc
Poltica esta sobre obter aao coletiva de um
grupo das pessoas que podem ter interesses
bastante diferentes
!nfluncias Scio-econmicas
Padroes e Regulamentos, dependendo
do projeto, podem ou nao ser um risco
!nternacionalizaao
!nfluncias Culturais