CAPACITAÇÃO DE

TIMES DE MELHORIA

*** Parte IV ***

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 1

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 2
 CONTEÚDO
• C
Conceitos
it de
d qualidade
lid d
• Ferramentas
e a e as da qua
qualidade
dade
• Metodologia de análise e solução
de problemas
• Trabalho em equipe
q p

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 3

 Trabalho em Equipe

Times eficazes

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 4

 Objetivo desta Sessão
• A
Apresentar
t diversos
di conceitos
it sobre
b
a formação e o trabalho desenvolvido
por Times de Melhoria

• Apresentar algumas sugestões

práticas
áti para que o ttrabalho
b lh ddos
Times de Melhoria seja eficaz

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 5

 Melhoria do desempenho
Melhorar o desempenho
do processo
ara a Em geral, contribuição
individual
alternattivas pa
Melhorar o desempenho
entre 5 e 15%
melho oria

PROCESSO
Duas a

Sempre requer o trabalho

de uma equipe
Melhorar o desempenho
D

entre 85 e 95%
Melhorar o processo em si

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 6

 Quando a empresa cresce
cresce...
• A quase totalidade das organizações está
estruturada com base na divisão do trabalho

• Cada departamento é responsável por um

conjunto de atividades especializadas

• A medida
did que a empresa cresce, esta
t
especialização se torna cada vez mais
acentuada
t d e a comunicação
i ã entre
t as á áreas
fica mais difícil

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 7

 Problema fundamental

• O maior problema desta situação é que, com

grande freqüência
freqüência, cada departamento tenta
otimizar suas operações, mesmo em
detrimento do todo

• Isto
I t se chama
h sub-otimização
b ti i ã llocalizada
li d

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 8

 Exemplo I

• Materiais (que precisa manter o estoque

com o mínimo possível de peças) decide
baixar um grande lote da peça X, sem uso.

Enquanto isso, a Engenharia está

trabalhando isoladamente em um novo
projeto que utilizará a peça X.

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 9

 Exemplo II
• Engenharia (que precisa implementar a linha
de fabricação de um novo produto Y dentro
do prazo estabelecido) decide eliminar parte
dos controles de processo que a boa prática
recomendaria.
recomendaria

Qualidade (que deseja ser vista como

“parceira” das demais funções) aprova a
eliminação dos controles.
controles

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 10

 Portanto, ...
Portanto
Mas, e a
Mas
• T
Todos
d atingiram
ti i
empresa?
seus objetivos:
– Materiais reduziu o
estoque ao mínimo
– Engenharia
E h i cumpriu i
o prazo definido
– Qualidade mostrou
ser “parceira”

Bem, a empresa deverá comprar de novo a peça X

e terá problemas com a qualidade do produto Y
Y...
AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 11
 Além disto...
disto
• E
Em muitos
it casos, as diversas
di á
áreas
competem por recursos de um
orçamento limitado

• Esta situação é percebida como um

j
jogo d
de soma zero (“
(“zero sum game”),
”)
onde o ganho de um representa a
perda de outro, e acentua as barreiras
p
entre os departamentos
AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 12
 Reduzindo o problema
• IIncentivar
ti a comunicação
i ã ea
cooperação entre todas as áreas é
uma das medidas que reduz as
barreiras entre elas

• T
Também
bé sob b esse aspecto
t se jjustifica
tifi
a criação de Times de Melhoria

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 13

 Times de melhoria
• Ti
Times d
de M
Melhoria
lh i são
ã grupos d de
pessoas que possuem a capacitação
necessária para gerar o valor esperado

• É possível distinguir Times de Melhoria

d Processos
de P e Grupos
G de
d Trabalho
T b lh

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 14

 Classificação de Times de Melhoria

• Foco no processo como um todo

Times de • Interdepartamental – envolve representantes de
vários departamentos
Melhoria de • Pode trabalhar com melhorias incrementais (kaizen)
ou mudanças radicais
Processos • Membros do time tem diferentes níveis hierárquicos

• Foco em uma área ou atividade específica

• Em geral, os membros são da mesma área ou
Grupos de departamento
• Trabalha com melhorias incrementais
T b lh
Trabalho • Membros do time tem níveis hierárquicos
semelhantes

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 15

 Esclarecimentos
• U
Uma outra
t diferença
dif iimportante
t t é que a
composição dos Grupos de Trabalho
costuma ser mais estável

• No que se segue usaremos o termo

Ti
Time d
de M
Melhoria
lh i (TM) para ddesignar
i
tanto Times de Melhoria de Processo
como Grupos de Trabalho

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 16

 Decisão Gerencial
• O trabalho
t b lh no TM d deve ffazer parte
t das
d
responsabilidades dos integrantes,
ocupando
d em geral, l d
de 10 a 20% ddo ttempo
(30 a 50% para o líder)

• Conclusão: Times de Melhoria não podem

p
ser encarados como um “nice to have”,
acima e além do trabalho normal do
funcionário. O sucesso exige dedicação e
possívelmente algum
p g recurso adicional.
AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 17
 Boas práticas
• O TM deve
d conduzir
d i um, ou no máximo
á i
dois, projetos por vez

• O andamento dos p
projetos
j deve ser
acompanhado pela gerência

• Os integrantes do TM devem receber

treinamento e não devem ser mudados com
freqüência

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 18

 Formação dos TM’s
TM s
• O número
ú recomendado
d d dde pessoas é
de 5 a 8

• A seleção dos integrantes da equipe

depende da natureza do problema

• Oppróximo slide mostra algumas

g
perguntas que devem ser respondidas
durante o processo de seleção
AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 19
 Seleção dos integrantes do TM

Conhecimento do • Quem tem o maior conhecimento do

processo processo que está sendo melhorado?

Conhecimento do • Quem tem o maior conhecimento dos

problema problemas que afetam o processo?

• Quem tem habilidades-chave p

para a
Conhcimento técnico resolução dos problemas?

• Que áreas serão mais diretamente

Área de atuação
ç afetadas pela melhoria?

Representatividade • Que grau de representação gerencial

g
gerencial será necessário?

• Que habilidades podem ser obtidas

Necessidades futuras durante o projeto?

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 20

 Fases na evolução de times
• Foco nos procedimentos internos
• Formalismo e reserva nas interações entre os participantes
Formação • Líder centraliza a tomada de decisões

• Foco na definição dos papéis dos membros do grupo

• Conflitos entre os membros entre si e com o líder
Conflito • Questionamento dos procedimentos, objetivos e estrutura do time

• Foco na maneira de trabalhar em equipe com eficiência

• Senso de propriedade por metas, procedimentos, comportamento
Padronização • As normas do grupo são reforçadas pelo próprio grupo

• Foco na capacidade de contribuir para atingir os objetivos

• Confiança entre os membros; auxílio mútuo
Desempenho • Orgulho de fazer parte do time e satisfação com os resultados

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 21

 Características de times eficazes
• Os objetivos do grupo são claros
claros,
Objetivos entendidos e considerados relevantes
para todos os membros

• Os membros comunicam suas idéias de

Comunicação maneira clara e precisa

• Todos pparticipam
p e são ouvidos durante
Participação as discussões

Processo • As decisões importantes são tomadas

decisório por consenso

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 22

 Características de times eficazes

Divisão
Di i ã d
da • Influência distribuída de forma equitativa
equitativa,
baseada no conhecimento específico e
influência não na posição hierárquica

Tratamento das • Opiniões divergentes são emcoraajadas

e discutidas por seu mérito;a criatividade
controvérsias é apreciada

• Os participantes apreciam e respeitam

Coesão uns aos outros
outros, e desejam permanecer
no grupo

Tratamento • Os problemas de relacionamento são

resolvidos prontamente, com o mínimo
dos conflitos de dispêndio de energia, em definitivo

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 23

 Escolha do líder
• O líder
líd d deve:
– ter o reconhecimento de seus pares,
p
superiores e subordinados (se aplicável)
– ter trânsito junto a todas as áreas
– ter conhecimento técnico
• O ideal
id l é que o líd
líder seja
j escolhido
lhid pelo
l
próprio grupo

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 24

 Papel do líder
• O líder
líd ddeve atuar
t como ffacilitador
ilit d d do
trabalho, principalmente para:
– obter o suporte gerencial necessário
– relatar o trabalho do grupo
– conduzir as reuniões periódicas
– garantir
ti a execução
ã ddas atividades
ti id d no
prazo estabelecido
– atuar como mediador na solução de
problemas internos do grupo
AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 25
 Atitudes de líderes eficazes
• Evita defender de modo intransigente sua própria
Quanto
Q t a sua opinião; apresenta-a tão logicamente quanto possível,
suportada por dados e fatos, e ouve a opinião do
própria opinião grupo

Quanto ao • Evita transformar o debate de opiniões numa situação

de “jogo de soma zero”; demonstra sempre que todos
debate ganham quando prevalece a opinião acertada

Quanto a mudar • Evita mudar de idéia apenas para evitar conflitos e

garantir a harmonia do grupo; condiciona a mudança
de idéia ao mérito da nova idéia

Quanto a
• Não usa técnicas de redução de conflito do tipo voto
redução de da maioria, média, barganha, sorteio, etc
conflitos

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 26

 Atitudes de líderes eficazes

Quanto
Q t a • Encara opiniões divergentes como saudáveis e
necessárias
controvérsias

Quanto a • Desconfia da aceitação pronta e sem discussão de

aceitação de qualquer idéia ou opinião, princcipalmente se é sua;
geralmente isto indica desinteresse
idéias

Quanto a • Evita adotar maneiras veladas de influenciar as

pessoas tais como apoiar uma posição da qual
pessoas,
influências sutís discorda para “compensar” uma discordância anterior

Quanto a • Acredita sinceramente que o grupo pode fazer de

maneira excelente seu trabalho e alcançar os
confiança no time objetivos propostos, e transmite confiança a todos

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 27

 Brainstorming
• U
Uma sessão
ã dde “b
“brainstorming”
i t i ” tí
típica
i se
desenvolve da seguinte forma:
– o líder da reunião esclarece o objetivo
– os participantes pensam em silêncio
durante minutos
– cada um expõe suas idéias
– todas as idéias são anotadas, de forma
visível
i í l a ttodos
d

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 28

 Conduzindo um “brainstorming”
brainstorming

•D
Deixe
i claro
l o objetivo
bj ti ddo b
brainstorming
i t i e
Esclareça o defina um objetivo numérico, digamos 5
objetivo idéias por participante nos próximos 5
minutos

• Certifique-se
Certifique se que todos prestem atenção
Ouça as idéias às idéias dos outros; esclareça que é
dos outros permitido elaborar, expandir ou modificar
as idéias de outras pessoas

Não julgue, • Simplesmente não permita que qualquer

critique ou idéia seja julgada
julgada, criticada ou
comente as comentada nesta fase; isto se aplica a
comentários positivos e negativos
idéias

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 29

 Conduzindo um “brainstorming”
brainstorming

•D
Deixe
i absolutamente
b l t t claro
l que ninguém
i é
Evite a será criticado por suas idéias e que
autocensura mesmo uma idéia absurda pode
despertar uma outra que seja excelente

Abandone idéias • Nã
Não se pode
d iiniciar
i i a sessão
ã d de
brainstorming imaginando já saber a
pré-concebidas solução

Anote todas as
idéias e as • Procure anotar todas as idéias de forma
tão literal quanto possível e mantê-las
mantenha visíveis
visíveis

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 30

 Organizando as idéias
• U
Uma sessão
ã dde “b
“brainstorming”
i t i ” , gera
um número considerável de idéias

• As ferramentas mais usadas para

organizar as idéias são
– diagrama de afinidade
– técnica de grupos nominais

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 31

 Diagrama de afinidade
• Para
P agrupar idéias
idéi em categorias
t i
– anote as idéias em folhas de Post-it (uma
(
idéia por folha) e numere as folhas
– peça ao grupo que, em silêncio, classifique
as idéias em categorias
– agrupe os Post-it segundo as categorias
definidas
– faça uma síntese das idéias para cada
categoria

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 32

 Técnica de Grupos Nominais (TGN)

• É uma fferramenta
t mais
i complexa,
l
aplicável quando:
– o grupo tem vários membros novos;
– o assunto em discussão é controverso;
– o time não consegue atingir um consenso.

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 33

 Descrição da TGN

• Faça
ç uma sessão de “brainstorming”g
• Classifique a idéias usando o Diagrama de
Afinidade
• Se houver mais de 50 idéias, peça a cada
membro do time que remova uma ou mais de
suas idéias, até restarem 50

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 34

 Descrição da TGN
• Di
Distribua
t ib cartões
tõ em b branco para os
participantes, de acordo com o número de
idéi em di
idéias discussão:
ã
– menos de 20 idéias: 4 cartões / pessoa
– de 20 a 35 idéias: 6 cartões / pessoa
– de 36 a 50 idéias: 8 cartões / pessoa
• Cada participante escolhe as idéias que
considera melhores (uma por cartão) e as
classifica (melhor, segunda melhor, etc...)

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 35

 Descrição da TGN
• F
Faça uma tabela
t b l mostrando
t d as idéias
idéi
escolhidas e suas classificações
• O time discute a tabela (quantas vezes uma
idéia foi selecionada? qual a pontuação de
cada idéia?)
• Em ggeral é ppossível chegar
g ao consenso
sobre as idéias que devem ser consideradas
na p
próxima etapap

AZEVEDO CONSULTORIA E PROJETOS LTDA 36