RELATRIO ADMINISTRATIVO1

Quando se deseja informar sobre planos, projetos e operaes de interesse bem como expor fatos, ocorrncias e situaes, utiliza-se o relatrio, que assim definido por Martins e Zilberknop (2003, p. 243, grifo das autoras): Relatrio o documento atravs do qual se expem os resultados de atividades variadas. Outra definio possvel assim apresentada por Magioli

Relatrios administrativos so comunicaes produzidas pelos membros de uma organizao, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores. Eles podem ser uma simples carta ou memorando ou, ainda, uma conferncia, um quadro, um grfico, uma tabela. Se o relato do fato ocorrer em conversa, o relatrio administrativo ser oral.

Sua relevncia, no setor administrativo, ocorre, visto que, atualmente, o ocupante de um cargo executivo superior no consegue acompanhar de perto tudo o que acontece em uma empresa sob sua responsabilidade, devendo, pois, delegar funes, as quais podem ser inspecionadas, principalmente, por um relato escrito. Entretanto, os orais, apesar de menos recomendveis, tm a sua importncia, a saber:

importante realar que a maioria dos relatrios produzidos nas mais diversas circunstncias [...] no so realizados por escrito, nem so formais. So relatos breves, orais, mas nem por isso menos importantes. O bom desempenho de um profissional medese tambm pela capacidade de organizar sua exposio, ser claro, sistematizado, persuasivo adequado. E ser profissional de sucesso significa carregar bons resultados para si e para a organizao qual presta servio. (ZANOTTO, 2002, p. 141).

Importa-se, ainda, utilizar esse documento sempre levando em considerao a sua finalidade (o qu?, para quem?, por qu?) e a adequao s circunstncias, j que pode servir ao setores pblico e privado bem como a classificaes diversas. Estas podem ser identificadas: a) quanto estrutura: - simples (pouco extensos),

- mdios (mais extensos),

- complexos (em volumes); b) aos tipos: individual ou coletivo, confidencial ou pblico, de rotina ou eventual, quinzenal, dirio dentre outros; c) quanto ao assunto: visita,

viagem, desempenho de setor, processo, acidente, gesto, contbil dentre outros; d) quanto ao destinatrio: ascendente, descendente ou horizontal.

Abordando, agora, a redao, Andrade e Henriques (1999, p. 160) expem que a linguagem deve ser [...] simples, objetiva e correta [sem omisso de qualquer dado importante], no se admitindo construes rebuscadas, torneios de linguagem. O indispensvel organizar o pensamento, torn-lo claro e express-lo, de preferncia, em linguagem denotativa. Alm disso, Martins e Zilberknop (2003) apresentam como normas para a elaborao de um bom relatrio: extenso adequada, redao precisa (impessoalidade, pontuao e ortografia corretas, principalmente) objetividade, exatido das informaes, concluso (recomendao/ providncias) e apresentao grfica adequada. Tambm servem, para orientar a feitura, os questionamentos: o qu?, por qu?, quem?, como?, onde?, quando?, quanto?, e da? Na verdade, a redao do relatrio deve proporcionar ao leitor-alvo condies para que se avaliem setores de atividades, melhore o processo produtivo e at mesmo favorea a tomada de decises.

1 Para fazer referncia: MENDES, Renata dos Santos. Relatrio Administrativo. 2. ed. rev. e ampl. Joo Monlevade: FaEnge, 2010.

Por sua vez, quanto s partes que o estruturam, sero apresentadas as comumente utilizadas no setor administrativo2 . So elas:

a) Timbre: identificao da empresa em que o relator trabalha; b) Ttulo: denominao especfica do documento; c) Cabealho: indicao do destinatrio (nome e/ou cargo), remetente (nome e/ou cargo), assunto e data (se vier ao final do texto, coloca-se local e data); d) Vocativo: geralmente identificado pelo cargo (Senhor Coordenador); e) Texto: relato do assunto, devendo ter como base que o destinatrio depende das informaes ali delineadas para tomar decises; f) Fecho: palavra ou expresso, facultativa, com que se encerra o relatrio; g) Local e data: quando no utilizado no cabealho; h) Assinatura: nome completo, seguido do cargo ou funo (sem linha).

prudente, ainda, identificar a diferena entre os trs tipos mais utilizados: relatrio empresarial, relatrio no servio pblico e relatrio-formulrio. O primeiro indicado s empresas privadas, onde o relato uma atividade frequente e apresenta informaes importantes para a tomada de decises, podendo, diante da simplicidade, ter o formato de memorando ou carta. J o segundo, indicado s reparties pblicas, no se diferencia muito do primeiro. Diante da simplicidade de apresentao, redigido em forma de ofcio, devendo, pois, apenas narrar fatos ou descrio de situaes

constatadas (no devem ser abordados assuntos diversos). Por fim, o terceiro, utilizado tanto em empresas privadas quanto em reparties pblicas, destinado a preenchimentos rotineiros, com formulrios previamente esquematizados.

A seguir, um exemplo de relatrio empresarial simples, adaptado da obra de Zanotto (2002, p. 144):

2 Quando o relatrio for mdio ou complexo, convm que seja estruturado com capa (timbre da empresa, ttulo do relatrio, setor que o elaborou, data e nome do autor), folha de rosto (repetio das informaes contidas na capa e acrscimo do destinatrio), sumrio, sinopse (resumo do trabalho), introduo (justificativa do trabalho e apresentao das diretrizes), contexto (desenvolvimento do relato), concluses e anexos.

Timbre da empresa Para: Pedro Alves Gerente de Vendas De: Carlos A. Dantas Supervisor de Vendas Assunto: Pontos de venda Data: 3 de janeiro de 2002

Senhor Gerente,

Envio-lhe, anexo, mapa com os pontos de venda visitados e avaliao do nosso atendimento. Embora cada revendedor tenha uma realidade, h alguns aspectos gerais que destaco: a) Atendimento do vendedor: principal deficincia da nossa empresa, j que falta qualificao aos nossos vendedores. Alguns compradores se queixam do tratamento recebido do nosso representante e afirmam que as visitas no obedecem a cronograma rigoroso; b) Produtos: so de boa qualidade e de grande aceitao pelos clientes que a eles tm acesso. Este, na verdade, o problema que ocorre, especialmente, nos mdios e grandes supermercados. Ocupamos poucas frentes nas prateleiras e quase no temos pontas de gndolas. Alguns itens, como o Achocolatado Diet, andam quase sumidos.

Aps anlise do exposto, recomendo: a) treinar e at, em alguns casos, substituir vendedores; b) intensificar as visitas dos supervisores; c) contratar mais degustadoras; d) enfatizar as chances que temos de crescer muitos pontos na participao das vendas do setor de alimentos enlatados.

Atenciosamente,

Carlos A. Dantas Supervisor de Vendas

4 REFERNCIAS

ANDRADE, Maria Margarida de; HENRIQUES, Antnio. Lngua Portuguesa: noes bsicas para cursos superiores. 6. ed. SP: Atlas, 1999.

MAGIOLI, Tatiana Souza. Comunicao empresarial, mdulo I. Santa Cruz, RJ: Faculdade Machado de Assis, c2009. Disponvel em: <http://famanet.br/pdf/cursos/semipre/comunicacao_empresarial_md2.pdf>. Acesso em: 2 abr. 2010.

MARTINS, Dileta Silveira; ZILBERKNOP, Lubia Scliar. Portugus Instrumental: de acordo com as atuais normas da ABNT. 24. ed. revista e ampliada. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 2003.

ZANOTTO, Normelio. Correspondncia e redao tcnica. Caxias do Sul: EDUCS, 2002. (Coleo Hotelaria).