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Reitoria Pr-Reitoria de Extenso Elaborao Carla Simone Burdzinski Colaborao: Veruska Chemet Dutra Srgio Gomes Reviso Sylmara Barreira

Apresentao

Muitas vezes, um evento apenas um ponto de uma srie de atividades que acontecem sobre determinado tema. Em outras ocasies, a pea principal. Mas em qualquer das situaes, a abertura de um evento sempre uma vitrine de destaque. Nessa lgica, a execuo do cerimonial e a ordem do protocolo contribuem, fundamentalmente, para o sucesso da realizao dos eventos. O cerimonial deve respeitar s regras protocolares institudas pela legislao vigente para assegurar uma boa conduo do evento. O cerimonial no depende apenas do desempenho de quem o apresenta, j que h uma srie de regras que devem ser seguidas para garantir a ordem hierrquica, bem como detalhes que faro com que o evento, independente da dimenso, seja bem visto pelo pblico participante. Por isso, o IFTO pretende padronizar este servio. Os eventos so acontecimentos que devem ser planejados para assegurar os melhores resultados. O Cerimonial no existe para ser um incmodo, tampouco o Protocolo para ser quebrado, mas para facilitar a organizao e beneficiar os participantes. Este Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo, tem como finalidade, portanto, contribuir para orientao dessas prticas nas cerimnias do IFTO.

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA DO TOCANTINS

I - PLANEJAMENTO DE EVENTOS

1.

Eventos Institucionais: definio e planejamento

De acordo com Cleuza Gimenes, evento a execuo do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organizao junto ao seu pblico de interesse. O evento poder ser empregado com sucesso em campanhas institucionais e de mercado. Seu objetivo, acima de tudo, criar conceitos e reforar a imagem de produtos, servios, pessoas, entidades e organizaes, por meio da aproximao dos participantes, oportunizando uma comunicao/exposio qualificada da(s) instituio (es) promotora(s).

1.1 Objetivos do Evento Todo planejamento de eventos est intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcanar com a realizao do mesmo. Assim, necessrio definir, com preciso, os resultados a serem produzidos pela efetivao bem sucedida do evento.

1.2 Nome O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fcil assimilao pelo seu pblico-alvo. Via de regra, a denominao do evento contempla inicialmente o nmero de srie, a metodologia de trabalho e a abrangncia. Por exemplo, II Seminrio Estadual, IV Simpsio Internacional, IX Jornada, mesa-redonda, Feira Regional etc. seguidos da temtica a ser tratada. Tambm possvel a realizao de eventos paralelos, integrando as respectivas programaes em tempo/espao e pblico. Neste caso, o ttulo do evento mais abrangente deve ser destacado no material de divulgao. 1.3 Pblico O pblico-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do nmero total de convidados e quais estratgias de comunicao devem ser adotadas.

1.4 Data, horrio e local

A fixao da data do evento e do horrio de vital importncia. Marcar um evento, em data/horrio coincidentes com outras iniciativas da mesma natureza, ou destinadas ao mesmo pblico/regio, pode determinar o insucesso do mesmo. O xito do evento tambm reside na escolha do local adequado. Por local no se entende somente o espao fsico - condizente com os objetivos e programao onde ser realizado o evento, mas o prprio local geogrfico considerando os aspectos: -facilidade de acesso; -condies tursticas; -infraestrutura de hospedagem e alimentao; -condio econmica dos participantes; e -concentrao de pblico-alvo.

1.5 Programao Visual As peas promocionais utilizadas devem ter o visual bem elaborado, com ilustrao e texto relacionados com os objetivos. Alm disso, na criao dos materiais publicitrios, deve-se levar em conta a identidade visual da instituio, aplicaes de logomarca, bem como a presena de outras informaes relevantes sobre a instituio promotora. Nunca demais frisar a importncia de rigorosa reviso das propostas de folders, cartazes, faixas, fichas de inscrio e outros instrumentos de divulgao observando-se especialmente a exatido das informaes e a correo da linguagem.

1.6 Convites Ao planejarmos uma cerimnia, seja de carter acadmico, social, festivo ou outro, devemos ter o cuidado de elaborar uma relao onde constem convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou de potencial pblico-alvo do servio/produto a ser dada visibilidade. Alm disso, a definio da lista de convidados necessita do aval do responsvel direto pelo evento ou da direo da entidade promotora. Quando o evento e a lista de convidados (ou possibilidades de candidatos inscritos) forem mais abrangentes, deve-se estabelecer limites para o nmero de convidados/participantes, em funo do espao disponvel para acolher confortavelmente a todos. Em relao aos rgos de comunicao, sempre que possvel, deve-se convidar profissionais que veiculem matrias ligadas ao ramo de atividades do evento. Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participao dos convidados. Alm disso, devem ter elementos bsicos como: -pessoa ou instituio que convida; -tipo do evento;
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-local, data, hora; -nome completo do convidado, com e; se for o caso, mencionar o cnjuge; -informaes do promotor para contato; -pedido de confirmao se necessrio; -traje. IMPORTANTE: a distribuio, para autoridades regionais e outros participantes deve ser feita com 10 dias de antecedncia. No caso de representantes de instituies pblicas e privadas em mbito estadual e federal, o convite requer uma antecedncia maior.

1.7 Divulgao do evento Basicamente so utilizados jornais, revistas, rdio, televiso e internet. A comunicao nestes veculos pode ser da seguinte forma: - anncios: atravs da compra de espaos; - releases: comunicao por meio de publicao gratuita e de interesse dos veculos, na forma de notcias e reportagens sobre o evento; - outdoor: em termos de comunicao de massa tem grande valor; - cartazes informativos: cartazes motivacionais afixados em locais de interesse e de circulao; - mala-direta: estratgia de remessa de material informativo e de divulgao; -panfletos: distribuio de panfletos (volantes) em horrios e locais de grande circulao de pessoal; - ofcios: determinados pblicos devem ser informados e motivados atravs do envio de cartas informativas, explicativas e motivacionais; - internet: a divulgao de eventos via pgina institucional deve observar os critrios informao, preciso e atualizao, bsicos para a eficincia de uma pgina empresarial, sob o ponto de vista da comunicao. Os e-mails profissionais merecem um tratamento especial na elaborao e distribuio, diferente dos pessoais. Pela lgica, a postura e a hierarquia que marcam as relaes no ambiente de trabalho, devem estar presentes nos e-mails entre colegas, entidades, clientes, fornecedores etc. Um dos aspectos mais importantes em relao ao uso profissional dos e-mails o tempo de resposta. Quem usa a rede d enorme valor ao tempo e no perdoa atrasos. Alm disso, indispensvel certificar-se de que o usurio possa ter de fato algum interesse na informao e/ou produto oferecido. 1.8 Recursos Humanos Na organizao de qualquer evento, independente de sua dimenso, deve haver um responsvel pela sua execuo. Alm disso, vrios so os setores e pessoas envolvidos: transporte, vigilncia, limpeza, recepo, sonorizao, alimentao, cerimonial etc. Todas as tarefas devem ser executadas por pessoal qualificado, podendo portanto, se necessrio, ser terceirizado.

1.9 Transporte

Transporte urbano: refere-se ao transporte feito dentro do mesmo municpio onde ocorre o evento. Esse fator assume importncia relevante quando o evento se desenvolve em local afastado dos locais de hospedagem. Dessa forma, providncias quanto a transportes opcionais e coletivos devem ser tomadas. Transporte areo: palestrantes e autoridades geralmente requerem transporte areo. Nestes casos necessria uma meticulosa organizao para reserva, troca de horrios de vos, etc. Para facilitar o atendimento dessas demandas, geralmente de ltima hora, oportuna uma efetiva aproximao da instituio com uma agncia ou empresa area para coordenao do transporte areo dos participantes do evento. A realidade local pressupe a articulao entre transporte areo e terrestre o que exige redobrada ateno, tendo em vista a presteza do servio conjugada com a racionalizao dos recursos utilizados. 1.10 Hospedagem A hospedagem um fator que tambm contribui para o xito de um evento e depende de um bom planejamento. Assim, deve-se levar em conta a escolha dos hotis, pousadas, restaurantes ou outras acomodaes para os participantes. Informaes sobre caractersticas dos hotis, localizao, custo das dirias, prazos e procedimentos para a confirmao de reservas devem ser previamente enviadas aos participantes, contemplando as vrias opes de custo e possibilidades de deslocamento, de modo a atender diversificao econmica desse pblico.

1.11 Recepo e Credenciamento A recepo aos participantes do evento poder ser realizada nos pontos de chegada como aeroporto ou estao rodoviria. Alm disso, a recepo poder ser feita em hotis ou no prprio local do evento. H formas de acolhimento que so eficientes quando no possvel o contato pessoal da entidade anfitri: enunciados de saudao e boas- vindas em faixas afixadas em locais estratgicos, kit contendo carto com bombons, publicaes etc, deixados previamente no quarto do hotel do palestrante. importante ressaltar que a recepo dos participantes o momento em que os mesmos tm a primeira impresso sobre o evento e a entidade promotora. Da a importncia da criteriosa escolha e preparao da equipe que funciona como linha de frente. Os processos de credenciamento dos participantes j inscritos, inscries no ato e a entrega do material individualizado (pastas, caneta, folheteria...) requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o transtorno das grandes filas, da desinformao e o decorrente atraso no incio do evento. Cabe atentar para a adequao do espao destinado a esse servio em relao ao pblico esperado: indicao clara do critrio para identificao (ordem alfabtica, nmero de
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inscrio...), bem como para a seleo de recepcionistas e secretrios bem preparados, uniformizados e com crach de identificao. 1.12 Decorao O local de realizao do evento dever ser decorado conforme o carter do mesmo. Os locais podero ser decorados com bandeiras, painis, flores, banners, faixas, bales, etc. Uma decorao/ornamentao discreta geralmente d melhores efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposio de forma a no dificultar a movimentao dos microfones e encobrir a viso das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com as da instituio; alm do senso esttico e a criatividade. O servio de decorao poder ser realizado pela equipe de organizao do evento ou terceirizado para uma equipe qualificada. Os espaos de circulao de pblico podem ser aproveitados para dar visibilidade a projetos/produtos institucionais e materiais de divulgao do municpio/instituies culturais. Dependendo da natureza do evento, destina-se espao para o marketing de empresas que atuam em ramo relacionado com a temtica e de interesse do pblico-alvo, mantendo-se o equilbrio de reas livres para o fluxo de um nmero grande de pessoas.

1.13 Materiais utilizados Os materiais de expediente de um evento, bem como mesas, cadeiras, painis, tambm devem ser pensados pela comisso organizadora. Equipamentos como computadores, aparelhos de DVD, teles, ou aparelhos de projeo devem ser solicitados junto aos setores responsveis com antecedncia para que haja disponibilidade na utilizao desses materiais.

1.14 Custos Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realizao de um evento, por mais simples que seja, envolver gastos, os quais devero ser combinados previamente com as pessoas/setores responsveis. A previso de custos deve acompanhar o planejamento, quando este for apresentado, o que permitir verificar a extenso do que ser feito em comparao ao que existe orado na unidade responsvel pelo evento, e as condies do fluxo de caixa para ordenar/equilibrar a realizao das despesas. O setor financeiro do evento deve ser centralizado, a fim de facilitar a prestao de contas final. 1.15 Check-List Na organizao de um evento faz-se necessrio o controle da realizao do que foi planejado. Um recurso eficiente para este acompanhamento detalhado o
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uso de uma lista de checagem padro check-list, contendo os itens bsicos para a efetivao bem sucedida de uma solenidade:

ATIVIDADES GERAIS 1. Dimenso do evento 2. Determinao do local 3. Cronograma de atividades 4.Convites: elaborao, listagem do convidados, expedio 5. Preparao da correspondncia geral (autoridades, palestrantes, circulares, etc.) 6.Preparao da correspondncia especfica (departamento de trnsito, bandas municipais, departamento de energia, etc.) 7. Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas, crachs..) 8. Material grfico (fichas de inscrio, folhetos, certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders, etc.) 9. Material para imprensa (Press-release, fotos, press-kit, etc) 10.Hotel (reservas, servios de informao, flores, etc) 11.Programao visual (folders, cartazes, anncios, pastas, etc) 12.Servios tursticos (transportes, passagens areas, hospedagem, programao social, elaborao de tours, etc) 13.Outros (momentos culturais, coral, banda, show, correio, locao de veculos, exposio etc) RECURSOS FSICOS 1. Locais para: reunies, almoos e jantares, coquetis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informaes, atendimento mdico, estacionamento, sanitrios, cozinha, etc. 2. Recursos Humanos para: recepo, secretaria, informaes, sala VIP, tradutores, intrpretes, assessor de imprensa, operao de som, luz, projetores, limpeza, segurana e estacionamento, fotografia, filmagem, manuteno, mestre-de-cerimnias, etc. EQUIPAMENTOS E MATERIAIS 1. Projeo: retroprojetor, videocassete, teles, telas, projetores de multimdia, caneta laser. 2. Sonorizao: microfones, amplificadores, aparelhos de som, gravadores, fitas ou CDs de hinos e msica para ambiente, fitas virgens para gravao. 3. Secretaria: Computador, impressora, copiadora, telefones, celulares, fax, flip chart, mquina de escrever, quadro, giz e apagador.( ? Ver livro organizao de eventos p.124-6 para itens 3 e 4) 4. Outros: material de copa (cafezinho, gua, chimarro se for oportuno, lanches), uniformes, extintor de incndio, gerador, palanque, palco e passarela, cabine de traduo simultnea. CERIMONIAL
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Solenidade: mesa para o receptivo, lista de convidados, livro de presenas, lista de confirmaes, reservas de mesas, tribuna/plpito, mastros e bandeiras, distribuio de lugares especiais, dimensionamento da mesa principal, roteiro para o mestre de cerimnias, hasteamento de bandeiras, hinos, ornamentao/decorao. Coquetel, almoo e jantar: disposio das mesas, decorao, sonorizao, pontos de luz, banheiros, sinalizao, ar condicionado, ventiladores, msica ambiente. PS-EVENTO Liquidar todas as pendncias sobre instalaes, devoluo de materiais e equipamentos utilizados, certificados e comprovantes de freqncia aos participantes e pessoal de apoio operacional, se for o caso, prestao de contas, avaliao, relatrio final, ofcios ou cartas de agradecimento, arquivamento de toda correspondncia recebida e expedida relacionada ao evento, lbum de fotografias, edio de vdeo, clipping e impresso de anais.

MODELO DE CHECK LIST Atividade Quem Quando Como Obs.

1.16 Anlise e Avaliao Avaliar fundamental para o aprimoramento da organizao de um evento. No decorrer das atividades preparatrias, os trabalhos desenvolvidos devem ser avaliados por meio de reunies com o grupo envolvido. A base para tais avaliaes o cronograma/listagem que estabelece tarefas, responsabilidades e prazos. No final do evento, a equipe deve reunir-se para avali-lo como um todo, considerando os resultados obtidos, a opinio das pessoas que compem o grupo de trabalho e a tabulao do questionrio de avaliao preenchido pelos participantes, contemplando todas as reas da organizao, tais como: transporte, hospedagem, alimentao, recepo, secretaria, local do evento, programao e temrio, materiais, equipamentos, etc.

1.17 Imprevistos
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O profissional responsvel pela organizao dos eventos tem de pensar em todos os detalhes e dever antecipar os provveis imprevistos. Por isso, precisa informar-se a respeito de: Localizao: Onde o local? de fcil acesso? O lugar passa uma boa imagem? O estacionamento suficiente? Infraestrutura: H opes por perto? Restaurante, farmcia? H salas de apoio para guardar o material? Condies ambientais/climticas do local: H ar condicionado? H proteo contra a chuva, sol, vento excessivo e outros? A luminosidade pode ser dosada? H possibilidade rudos externos inconvenientes? Outras situaes: H cobertura da imprensa? Em caso de falta de energia no local, o que poder ser feito? O transporte dos convidados chegar na hora? Caso haja problemas Uma lista de contatos emergenciais poder ser muito til, caso surjam problemas na realizao do evento: Telefones e contatos de txi, restaurantes e buffet, farmcias, hospitais, servios como lonas e sonorizao, salas e auditrios, etc.

II - CERIMONIAL DE EVENTOS

2.1 Cerimonial e Protocolo O cerimonial um conjunto de formalidades especficas de um ato/evento pblico, dispostas numa ordem seqencial, que envolve a ordem de precedncia (protocolo) a ser observada, a utilizao de indumentria prpria e de elementos simblicos, bem como o cumprimento de um ritual.

O Protocolo parte importante do cerimonial e constitui-se do conjunto de normas para conduzir atos oficiais sob as regras da diplomacia, tais como a ordem geral de precedncia. Em alguns eventos, principalmente aqueles nos quais esto presentes vrias autoridades municipais, estaduais etc. com mesa solene, o protocolo soluciona as dvidas de quem dever ser chamado primeiro, quem dever ficar ao lado de quem ou quando ir pronunciar-se. Desta forma, o cerimonial e o protocolo tornam-se imprescindveis no contexto de qualquer empresa, organizao e/ou instituio, levando-se em conta a relao destas com seus pblicos. um instrumento de comunicao que busca valorizar aes e gestos, boas relaes, enfim, valorizar o elemento humano. Seu objetivo bsico tornar mais fcil o cumprimento das regras simples de convvio social entre os diversos pblicos de interesse da organizao.
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2.2 Como elaborar natural que muitas dvidas surjam na organizao do cerimonial de um evento, como por exemplo: a presena ou no do hino, quantas pessoas vo compor a mesa, quem realmente deve se pronunciar, entre outras. Cabe ressaltar, que o anfitrio d a cara ao cerimonial, juntamente com o responsvel pelo cerimonial e protocolo. Ele responsvel por definir a formalidade, a melhor maneira para as pessoas serem recebidas e a sequncia adequada da programao para tornar o evento agradvel. Claro que este processo, alm de bom senso e coerncia, deve estar de acordo com as regras do cerimonial. Dessa forma, observam-se os seguintes passos: Introduo do Cerimonial rgos promotores Apoiadores e Patrocinadores Ordem da saudao e dos pronunciamentos Quando citar autoridades presentes Hino Discursos Agradecimentos

2.3 Introduo do Cerimonial (Objetivos do evento) O texto do cerimonial deve procurar ser o mais coeso e conciso possvel, pois trata da apresentao que o espectador ter das informaes principais. Deve conter os objetivos do evento, deixando claro a todos os presentes o porqu de estarem ali. Alm disso, uma forma de avisar convidados descuidados ou representantes desinformados do que se trata. 2.4 rgos promotores Todos os eventos tem uma comisso organizadora que deve ser citada, facilitando ao pblico a identificao de quem so os responsveis, a quem se deve recorrer em caso de informaes e quem deve receber os crditos. 2.5 Apoiadores e Patrocinadores Alm da comisso organizadora, geralmente um evento possui vrios rgos apoiadores e/ou patrocinadores, que contribuem para a realizao do mesmo. 2.5.1. Patrocnio: Segundo Barbosa e Rabaa(1998), o patrocnio geralmente uma forma de custeio ou investimento em uma atividade (cultural, cientifica, assistencial, comunitria, etc), no necessariamente ligada ao campo de atividade do patrocinador. Tem por objetivo influenciar favoravelmente o pblico em relao a
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esse patrocinador, ou atingir outros objetivos especficos relacionados promoo de produtos, aproximao com determinados grupos, etc. 2.5.2. Apoio: Segundo Houaiss (2000), o apoio serve para amparar, firmar, segurar, sustentar algum ou algo. Deve ser um sustentculo. Dessa forma, entende-se que o patrocinador quem participa do evento com a maior cota e/ou maior representatividade, sendo na maioria das vezes, financeiramente. O apoiador participa, geralmente, com permuta de produtos e/ou servios. Em virtude de sua importncia, tanto patrocinador quanto apoiador, devem ser citados no texto do cerimonial para informao do pblico e prestigio da marca, quase sempre, um dos propsitos dos investidores. Ressalta-se, ainda, o cuidado sob dois aspectos que se deve ter com a exposio dos banners dos patrocinadores e apoiadores: a visibilidade e no se sobressair marca dos promotores. Nos mais variados tipos de eventos, as instituies seguem procedimentos prprios de cada um. Sempre que possvel, pautando-se pelas Normas do Cerimonial Pblico e da Ordem Geral de Precedncia.

2.6 Precedncia No cerimonial universitrio a ordem de precedncia contempla, alm da precedncia geral, no Brasil definida pelo Decreto n 70.274, de 9 de maro de 1972, que determina, em 96 artigos, todos os procedimentos hierrquicos ditos de precedncia, das autoridades constitudas em todos os nveis (Federao, Estados e Municpios) a precedncia especfica, referente s autoridades externas ligadas educao e as autoridades internas. As autoridades externas, ligadas educao - Ministro da Educao, Secretrio Estadual da Educao e Secretrio Municipal de Educao - destes os mais importantes presentes, pela precedncia geral, so autoridades posicionadas acima das autoridades internas, com exceo do anfitrio, Reitor (a) da Universidade/Instituio onde se realiza a cerimnia. Na prtica, vale dizer que o Reitor (a) tem precedncia sobre todas as demais pessoas e autoridades presentes a um ato oficial da instituio. Isto , o Reitor (a) preside a mesa dos trabalhos e todos os atos a que estiver presente. As excees ficam nos casos especiais, quando da presena em solenidades no Instituto, do Presidente e Vice-Presidente da Repblica e Governador, as quais o Reitor (a) cede a vez (no por gentileza, mas por obrigao constitucional e de lei). Seguem na ordem de precedncia, Ministros de Estado, Chefes de Estado Estrangeiros, Senadores, Deputados Federais e Estaduais, Prefeitos, Vereadores,
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Comandantes Militares, autoridades Eclesisticas e quaisquer outras autoridades, no mbito de eventos, passaro aps o Reitor (a). Este procedimento aplica-se aos eventos com autoridades convidadas (que no so da instituio) e, exclusivamente, quando se tratar do Reitor (a), dos Prreitores (se estiverem no exerccio do mandato, substitutivo do titular). Cumpre lembrar que a autoridade mais importante presente, deve estar sempre direita do anfitrio, seja na mesa principal ou em atos externos (em p). Em solenidades oficiais, fora do Instituto, cabe mencionar a presena do Reitor (a), na condio de convidado, pois de acordo com o decreto, a posio do Reitor (a) de IES, na presena do Presidente da Repblica, est situada no 6 bloco de autoridades, a 47 autoridade. A precedncia a ordem pela qual se estabelece a estrutura mxima do estado, na medida em que determina a ordem hierrquica de disposio das autoridades de um estado, organismo ou de todo grupo social, resultando na definio de tratamento adequado e correto para cada pessoa e, conseqentemente, na definio de lugares. Por contemplar um grande nmero de autoridades dos trs poderes, a partir da esfera federal, optou-se por no incluir o referido decreto neste Guia. Essa normatizao pode ser encontrada integralmente nos livros de cerimonial citados na bibliografia e no site. http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm. Contudo, a precedncia poder ser adaptada realidade de cada localidade, sendo adotada com relativa flexibilidade, mas sem nunca perder sua essncia. 2.7 Ordem da saudao e dos pronunciamentos Para fazer a saudao de autoridades, a ordem a ser seguida deve ser sempre da mais importante para a menos importante, como por exemplo: Presidncia da Cmara de Vereadores Diretor da Associao X Representante da entidade Y J em relao aos pronunciamentos, a ordem para se chamar do menos importante para o mais importante, como por exemplo: Representante da entidade Y Diretor da Associao X Presidente da Cmara de Vereadores Dentro da Reitoria do IFTO, observa-se a seguinte ordem na sua hierarquia: Reitor (a) Pr-Reitores Diretores
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Chefes de Departamento Coordenadores Assessores 2.8 Quanto s representaes Ateno especial deve ser dada presena dos representantes, pois eles so o testemunho de que a autoridade convidada, mesmo impedida por algum motivo de participar da atividade, interessou-se em prestigiar o evento. Dessa forma, sugere-se citar o representante e, se for o caso, convid-lo para compor a mesa de honra. Porm, o representante, salvo de autoridade mxima do protocolo, no deve se pronunciar. 2.9 Quando citar autoridades presentes Demais autoridades, que no fazem parte da mesa, devem ser citadas logo aps a composio desta. No entanto, para no correr o risco de desprestigiar algum que no se identificou, citar nomes incorretos ou desatualizados, sugere-se citar apenas os rgos presentes. Dessa forma, destaca-se ateno especial s entidades que participam do evento, de uma forma rpida e sem constrangimento a ningum. 2.10 Pronunciamentos Nos pronunciamentos, ao contrrio do que na formao de mesas, dever usar a palavra em primeiro lugar, a autoridade de menor hierarquia e subseqentemente, os demais oradores, at o de precedncia mais alta. Para evitar que o evento tenha pronunciamentos longos o cerimonial pede que: - a mesa de honra tenha at 9 pessoas; - todos os que estiverem compondo a mesa sejam avisados com antecedncia; - os integrantes da mesa, que faro uso da palavra, sejam avisados sobre onde se sentaro e do tempo ideal de pronunciamento (usando o bom senso); - os discursos para a sesso de abertura devem ser feitos na prpria mesa, estando o discursante de p ou sentado, se preferir; - o plpito ou a tribuna dever ser utilizado pelo Mestre de Cerimnias e pelos conferencistas; - no necessrio que todos faam uso da palavra, mas que sejam avisados/consultados com antecedncia se podero se pronunciar ou no; - o Reitor (a) poder abrir a solenidade com declaro aberto os trabalhos logo aps ser o ltimo a se pronunciar, como autoridade de maior hierarquia do Instituto; - quem estiver fazendo o uso da palavra deve atentar para a postura, controlar tiques nervosos, impostao da voz e domnio do microfone, organizando sua fala com clareza e objetividade. Os pronunciamentos, quase sempre, so caracterizados como o recheio de uma solenidade e, como tal, devem cumprir alguns objetivos: informar os presentes
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sobre dados do evento, contextualizar o rgo que representa, homenagear a entidade promotora, etc. Um grande problema dos discursos nos eventos tem sido o tempo de durao. preciso compreender que no ser pelo tempo em que as pessoas ficam ouvindo que iro prestar ateno e gravar todas as informaes. Geralmente, o impacto acontece nos primeiros 30 segundos e no final. Portanto, sugere-se: - Concentrar argumentos diretos ao assunto da solenidade, sem divagaes ou fuga do tema, organizando o discurso em incio, meio e fim; - Apresentar de forma clara, sem qualquer cacoete que desvie o interesse; - Usar entonao adequada, nem muito baixa, nem muito alta e cuidar a distncia do microfone; - Marcar um tempo de trs a cinco minutos. Quem experimentar explanar algum assunto em cinco minutos ( o equivalente a uma lauda digitada), perceber a noo do tempo e a quantidade de informaes que se pode passar nesse intervalo. 2.11 Agradecimentos O texto do cerimonial pode conter, no final, os agradecimentos aos envolvidos na viabilizao do mesmo. preciso uma verificao cuidadosa nessa relao para no deixar ningum de fora. Esta lembrana deve acontecer no final, e logo aps dever ser indicado o trmino da solenidade. 2.12 Lembretes Com a finalidade de qualificar os eventos no IFTO, alguns detalhes precisam ficar claros na organizao: - Identificao de Autoridades no incio do evento: aconselha-se colocar um guich de recepo, sinalizando Identificao de Autoridades. Os nomes devem ser conferidos em fichas, cada entidade em uma, com letra script, tamanho grande e legvel. Salienta-se que este trabalho fica a cargo da comisso organizadora do evento. - Conferncia dos equipamentos de udio: o equipamento de som, tanto do plpito, quanto da mesa de honra, cd, disquete, vdeo ou qualquer recurso audiovisual, deve ser testado com antecedncia e, se possvel, sem pblico no auditrio. - gua na mesa: deve ser providenciada gua mineral, sem gs e servida em copos de vidro, na mesa de honra da solenidade. - Arranjo: o arranjo na mesa de honra deve se usado como uma discreta ornamentao e, nunca, em tamanho e altura exagerados que tirem o foco da ateno do pblico. 2.13 Composio da mesa de honra

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A designao de lugares uma decorrncia natural da precedncia. Conhecida a precedncia, torna-se necessrio que conheamos a hierarquia dos lugares que, na mesa de honra, o ideal entre 7 e 9 pessoas A mesa principal ou diretiva formada a partir da pessoa mais importante (dono da casa), com os demais colocados direita e esquerda do anfitrio. Importante ressaltar que esse critrio de direita e esquerda relativo ao centro da mesa e no em relao ao auditrio. Na cultura loco-estadual o costume constituir a mesa com o mestre de cerimnias chamando as autoridades da menor para maior precedncia. Contudo, esta uma prtica que no condiz com o decreto 70.274 que determina a precedncia especfica de autoridades. Salienta-se, portanto, que a ordem para a composio da mesa deve ser sempre da mais importante para a menos importante. Como foi dito, uma das responsabilidades do anfitrio pensar no bem estar dos convidados. Isso inclui, dentre outros detalhes, recepcionar e acolher de forma conveniente as autoridades e no permitir uma cerimnia cansativa para os presentes. Acolher as autoridades de forma agradvel no significa ter que dar lugar na mesa de honra a todos, tampouco deixar a tribuna livre para pronunciamentos. Pelo contrrio, a composio da mesa e os pronunciamentos devem ser definidos com antecedncia. 2.14 Plano da Mesa de Honra 2.14.1 .Mesas mpares A pessoa mais importante fica no centro. A segunda pessoa mais importante fica a direita da pessoa mais importante. A terceira pessoa mais importante fica a esquerda da mais importante. A distribuio continua nessa ordem. Ou seja, com nmero mpar de participantes, a pessoa mais importante ( o primeiro da lista de precedncia) o nmero 1 e depois voc distribui a sequncia da precedncia um para a direita, outro para esquerda. 6 4 2 1 3 5 7

2.14.2. Mesas pares Ningum fica no centro da mesa. considerado um centro imaginrio a partir do qual so colocadas as autoridades. A primeira pessoa mais importante fica direita do centro imaginrio. A segunda esquerda do centro. A terceira pessoa fica direita da primeira mais importante. A quarta esquerda da segunda, e assim por diante... (coloque-se no palco, de frente a platia, na posio de um palestrante).
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Ainda, com nmero par de participantes, idealize um centro imaginrio e coloque a pessoa mais importante, o nmero 1 direita, e depois voc distribui a sequncia da precedncia da mesma forma, um para cada lado. 5 3 1 2 4 6

2.15 Disposio das Bandeiras O uso e disposio da Bandeira e outros Smbolos Nacionais so regulamentados em lei, cabendo a todos os cidados e principalmente aos organizadores de eventos, a rigorosa observao dos dispositivos legais. A Bandeira Nacional pode aparecer em todos os eventos oficiais e privados e, em todas as apresentaes no territrio nacional, ocupa lugar de honra, sendo colocada no centro ou direita do ponto central quando alinhada com outras bandeiras, e direita de tribunas, mesas de reunio ou de trabalho. O lugar, portanto, que lhe destinado, deve ser destacado e de fcil visualizao. Em composio com as bandeiras dos Estados brasileiros, a Bandeira Nacional, colocada ao centro, seguindo a ordem de constituio histrica (uma direita, outra esquerda sucessivamente...) Quando o nmero de bandeiras for par, a Bandeira Nacional ocupa o lugar do centro direita seguindo essa mesma ordem. Num dispositivo (mastro) em que, alm da Bandeira Nacional e a de pases estrangeiros, participe a Estadual, esta ficar em ltima prioridade. Caso participe tambm a Municipal, ela quem ficar em ltima prioridade ou ainda em penltima, caso houver a bandeira da entidade promotora do evento, que ser colocada em ltimo lugar. Obs. No se deve esquecer que direita e esquerda de um dispositivo a direita e a esquerda de uma pessoa colocada de costas para o prdio ou palco onde esto as bandeiras e, de frente para a rua, pblico ou platia. - Nmero par de bandeiras: a prioridade um ficar esquerda da Bandeira Nacional, alternando-se as demais direita e esquerda, observada a precedncia.

Municpio

Pas

Estado

Instituio
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- Nmero mpar de bandeiras: a prioridade um ficar direita da Bandeira Nacional, alternando-se as demais esquerda e direita, observada a precedncia.

2.16 Execuo de Hinos

Estado

Pas

Municpio

A execuo do Hino Nacional deve acontecer no incio da solenidade, logo aps a composio da mesa e a saudao das autoridades. Por ser um smbolo federal, deve se executado com todo o cuidado. sempre prudente verificar a qualidade do som reproduzido. Lembra-se que indica sinal de respeito quando todos pblico e membros da mesa voltam-se em direo s bandeiras durante a execuo do Hino, mas esta no uma conduta obrigatria. Nos casos de simples execuo instrumental, dever ser tocada a msica integralmente, mas sem repetio; nos casos de execuo vocal, sero cantadas as duas partes do poema. O Hino Nacional dever ser executado somente depois de constituda a mesa diretiva. No caso das cerimnias oficiais do Estado, executa-se o Hino Nacional na abertura do evento e caso for solicitado o hino do Tocantins, no encerramento. Os hinos podero ser executados por bandas de msica, orquestras, sinfnicas, discos e fitas, conforme a ocasio e o bom senso. Na presena de altas autoridades, por exemplo, o ideal que o Hino seja executado por uma banda, um coral ou uma orquestra, ocasio em que se aplaudem os artistas. Quando o Hino Nacional for cantado deve-se apenas ouvi-lo. E, o mesmo ser aplaudido somente quando executado ao vivo. Quando a execuo do Hino for eletrnica no se aplaude. Por ser o IFTO uma Instituio de Ensino, firmando um propsito educacional em relao aos smbolos nacionais, entende-se conveniente executar o Hino Nacional em todas as solenidades formais, como, por exemplo, abertura de congressos, eventos com autoridades municipais, estaduais, nacionais e encontros que renam grande pblico.

2.17 Mestre de Cerimnias

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O Mestre de Cerimnias a pessoa que apresenta o cerimonial, ou seja, quem conduz a cerimnia. O responsvel pelo cerimonial, denominado cerimonialista, quem estabelece o protocolo, cuida dos detalhes e monta o cenrio da solenidade. Um evento pode acontecer com ou sem a presena do mestre de cerimnias; tudo depende da sua abrangncia e finalidade. Por exemplo, em eventos pequenos, o prprio anfitrio pode receber os convidados, fazer a saudao inicial e conduzir os pronunciamentos. Contudo, para organizao do cerimonial, a presena do mestre de cerimnia muito relevante. Isso porque, dificilmente uma solenidade ter o efeito desejado de correo, beleza, harmonia, seqncia de roteiro, pauta e tudo mais, se no for conduzida por um competente mestre de cerimnia. Por mais importante que seja a autoridade, uma solenidade ser melhor desenvolvida ou conduzida por um Mestre de Cerimnias do que com o gerenciamento partindo da presidncia da mesma. O Mestre de Cerimnias , portanto, figura da maior responsabilidade em uma solenidade. A ele compete conduzir com segurana o evento. Em cerimonial, diz-se que o Mestre de Cerimnias atua como quem trabalha em circo: arma o circo, apresenta o espetculo, desarma o circo e enrola a lona. Em cerimonial o Mestre de Cerimnia o primeiro a chegar e o ltimo que se retira. J, as autoridades, podem atrasar (embora no devam). O profissional do cerimonial dever ter, alm de conhecimento da Ordem de Precedncia e Normas do Cerimonial Pblico, um mnimo de conhecimento das normas e regras que regem as solenidades, boa dico, discrio e tranqilidade, senso de comando, responsabilidade, pontualidade e um visual e comportamento compatveis com o trabalho que est realizando. Destaca-se ainda, que a pessoa que est fazendo o papel de mestre de cerimnia no deve se vestir ou se comportar de maneira que as atenes se voltem a ela, mas sim, ao seu trabalho. Por isso deve-se usar cabelos presos, roupa discreta, social e em tons neutros (geralmente o mais usado preto) e evitar acessrios da moda ou chamativos. Quando da realizao de eventos, algumas atribuies so conferidas ao mestre de cerimnia, tais como: seguir a pauta traada; checar as instalaes do plpito; posio das bandeiras; o funcionamento de microfones e materiais audiovisuais; nmero de cadeiras da mesa diretiva, e administrar as recepcionistas. Tambm compete a esse profissional, a execuo de hinos, presena de autoridades, confirmao de pronunciamentos; ler, cuidadosamente os nomes das autoridades; alm de claro, checar todo o roteiro do evento com a comisso responsvel.

III CERIMONIAL PARA INSTITUIES DE ENSINO

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3.1 O Cerimonial nas Instituies de Ensino Superior O Cerimonial Universitrio, ou ainda Cerimonial para Instituies de Ensino Superior, ramo especfico do cerimonial, corresponde ao conjunto de aspectos formais que ocorre no ambiente universitrio, numa seqncia prpria, observando-se uma ordem de precedncia (Reitor (a), Pr-Reitores etc), elementos sgnicos (braso, bandeira, medalhas), indumentria prpria (vestes talares reitoral, doutoral, professoral, capa acadmica) e o conjunto de rituais (ato de posse de Reitor (a), aula magna, colao de grau, concesso de ttulos etc). No Brasil, todo o cerimonial universitrio fundamenta-se no modelo da Universidade de Coimbra (Portugal), sendo raras as instituies que adotam o modelo ingls ou americano. As universidades estatais costumam ter suas prticas de cerimonial regulamentadas pelos rgos competentes e, no geral, aquelas que no tm normas prprias ou regulamento do cerimonial, na prtica aceitam a importncia do cerimonial e adotam normas usuais de protocolo em suas cerimnias. Constata-se a prtica de cerimoniais com diferentes graus de formalizao. Algumas adotam o uso obrigatrio das vestes talares em cerimnias de colao de grau; outras, alm da logomarca, criaram um braso conforme os padres da hierldica para identificar a instituio. No caso do IFTO, o desenvolvimento e a consolidao de seu Projeto Institucional vem exigindo uma crescente qualificao na realizao de atos cerimoniais e de eventos acadmicos e culturais.

3.2 Planejamento do Cerimonial Universitrio Para uma cerimnia desenvolver-se na desejada e mais perfeita ordem, necessrio fazer-se um planejamento. Nos assuntos de cerimonial, nada deve ser feito de improviso, o que pode provocar falhas e erros, que geram constrangimentos e so sumamente prejudiciais para as solenidades e cerimnias. No caso das Instituies de ensino, esses cuidados do planejamento devem ser redobrados para que as falhas sejam antecipadamente evitadas. Quanto mais revisado o planejamento do cerimonial, melhor o resultado. A antecipao no pensar, no decidir, no organizar, contribui decisivamente para o desejado sucesso do evento e da cerimnia. Organizar uma cerimnia definir responsabilidades das pessoas envolvidas, tanto aquelas diretamente, como as que, indiretamente, estaro vinculadas ao evento. Isto significa interagir com os participantes da mesa dos trabalhos, recepcionistas, secretrias, responsvel pela sonorizao, assessores, imprensa e outros, visando sempre consecuo dos objetivos do evento. necessrio, portanto, que quem cuida de montar uma cerimnia observe as condies de local, de tempo, de hora, de disponibilidade de espao, de meios e
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recursos de apoio, instalaes e toda uma srie de providncias, conforme a tipologia do evento e do correspondente cerimonial.

3.3 Abrangncia e responsabilidades O cerimonial responsvel pelo protocolo que, necessariamente, acompanha o Reitor (a) e outras autoridades nas recepes oficiais ou em simples visitas que venham a fazer nas dependncias do Instituto. Requerem cuidados com cerimonial audincias, recepes, visitas de autoridades educacionais, diplomticas, polticas, religiosas, militares, autoridades governamentais em mbito de Municpio, de Estado e da Unio e delegaes estrangeiras. Convidados de qualquer natureza, enfim, devero passar pelo crivo ou pelas atenes e responsabilidades dos que fazem o Cerimonial do Instituto. O planejamento do cerimonial comea com os mnimos detalhes e continua at as grandes providncias que sero tomadas quando da realizao do evento. Assim, interaes e dilogo com o Gabinete da Reitoria com vistas realizao de cerimnias e solenidades so, perfeitamente recomendveis. A preparao dos convites, deciso e escolha do local do evento, das datas, das pessoas que sero envolvidas, das autoridades participantes, dos convidados especiais, enfim, tudo deve ser do conhecimento do responsvel pelo cerimonial do Instituto, naqueles assuntos que lhe digam respeito. S assim ele poder, com sua equipe, planejar e orientar todos os detalhes de um evento. O cerimonial , tambm, o responsvel pela elaborao, ajuste e compatibilizao da lista de autoridades, mantendo-a sempre atualizada. Ao cerimonial compete o uso adequado e correto, no mbito da universidade, das bandeiras, galhardetes, banners, execuo de hinos e uso correto dos smbolos nacionais e do Instituto. Dependendo da equipe e da estrutura da instituio, podese adicionar como responsabilidades do cerimonial, as atividades de recepo, buffet, servios especiais e prprios de cerimnias e eventos de qualquer natureza.

IV ATOS SOLENES DAS INSTITUIES DE ENSINO SUPERIOR

Nas instituies de ensino superior os atos solenes envolvem ritual prprio decorrendo da sua pertinncia no cerimonial universitrio. Dentre as cerimnias oficiais destacam-se: posse do Reitor (a) e Vice- Reitores, instalao de colegiados e posse de membros nos colegiados, aula-magna, colao de grau, entrega de ttulos honorficos, lanamento de pedra fundamental, inauguraes, aula inaugural, lanamento de livros, homenagens pstumas, assinatura de convnios e termos de cooperao, congressos e simpsios, visitas oficiais. O processo e os procedimentos organizacionais do Cerimonial so dependentes da tipologia e da natureza de cada evento, decorrendo da um planejamento e organizao especficos.
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Antes de tratar dos possveis eventos que existem no Instituto, registra-se que o principal evento acadmico a Colao de Grau, pois consagra o rito de passagem que os alunos buscam na Instituio: a formatura. Neste sentido, por ter relevncia, informa-se que a solenidade de Colao de Grau no IFTO ser realizada de acordo com o seguinte roteiro: 1. Apresentao inicial 2. Composio da Mesa 3. Abertura oficial 4. Entrada de Formandos 5. Hino Nacional 6. Juramento dos Formandos 7. Outorga de grau 8. Chamada individual dos formandos 9. Discurso do orador 10. Discurso do Paraninfo 11. Discurso do Patrono 12. Homenagens Gerais 13. Palavras Finais do Mestre de Cerimnias 14. Encerramento da sesso feito pelo Reitor

Cerimnia de Colao de Grau A graduao a solenidade mais comum nas Instituies de Ensino Superior. Por isso a mais importante, porque atravs dela que a instituio se completa, ou v concretizada, a misso e os maiores objetivos da sua prpria existncia serem concretizados. Momento significante da instituio superior de ensino, ao entregar sociedade o resultado do seu trabalho que a graduao dos acadmicos. No IFTO, as solenidades devero ser realizadas, distribudas em alguns meses do ano, j que necessitam de cuidados especiais para que no caiam na vala comum das festinhas sem expresso, sem um ato solene. Na graduao, uma cerimnia nica e da exclusiva responsabilidade em carter oficial da instituio, a Colao de Grau. As demais solenidades, que compem o conjunto de festejos comemorativos da colao de grau, so eventos opcionais e variam muito de um curso para o outro, dependendo exclusivamente dos formandos e da Comisso de Formatura que designada pelos mesmos. A Aula da Saudade, o Culto de Ao de Graas, a Missa e o Baile, nada tem a ver com o Cerimonial Universitrio que poder, eventualmente, colaborar com estes eventos se for convocado e convidado. Mas a Colao de Grau, a principal cerimnia oficial das instituies de ensino e de inteira responsabilidade da Instituio, no caso, do IFTO, e seus campus, merecendo todas as atenes e cuidados especiais. O cerimonial da Colao de Grau um s, para todos os cursos superiores, com algumas pequenas mudanas, dependendo das caractersticas de cada curso. So Atos Protocolares, ditos obrigatrios, os seguintes, que devem ser conduzidos pelo Cerimonial.
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1. Abertura (composio da mesa dos trabalhos) 2. Instalao da Cerimnia (Reitor (a) preside a mesa) 3. Chamada dos Estudantes Toda manifestao e comemorao festiva pode ser inserida antes e/ou no final da cerimnia. Para a institucionalizao dessa cerimnia no IFTO, foi criado o Manual para Solenidades de Formatura, disponvel no portal do Instituto.

Aula Magna A Aula Magna a solenidade, que nas universidades do mundo todo, marcam o incio das atividades escolares acadmicas a cada ano. Alm disso, a Aula Magna poder ser realizada quando do incio de um curso de graduao novo na Universidade. Prioritariamente, deve ser pronunciada pelo Magnfico Reitor (a) da Instituio. uma aula privativa do Reitor. Por isso chama-se Magna (de Magnfico). Claro que o Reitor (a) poder convidar qualquer doutor, Professor, Intelectual ou Autoridade para pronunci-la. Mas no deve ser qualquer um. Deve ser uma pessoa de pblico e notrio conhecimento, de grande cultura e largo saber, com notria respeitabilidade nos meios culturais e acadmicos. Diferentes tipos de cerimnias So apresentadas a seguir as orientaes referentes aos principais tipos de eventos promovidos pelas Instituies, em um enfoque contextualizado cultura e prtica no Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do Tocantins. 1 Lanamento Evento oportuno para mostrar sociedade um novo curso, treinamento, produto, programa, servio, publicao. Deve ter a apresentao do que est sendo lanado, seguido, geralmente, de um coquetel.

2 Pedras Fundamentais Cerimnia que comemora o incio de uma construo. Na organizao do evento preciso ter cuidado com os preparativos do local, como por exemplo: onde os convidados iro ficar, se o piso est em boas condies, a luminosidade do espao, etc. outro detalhe importante em eventos ao ar livre a durao da cerimnia, pois como as pessoas geralmente, ficam em posies desconfortveis, nada deve ser muito demorado. Como o ponto central da cerimnia ser a pedra em si, costuma-se colocar junto urna(caixa que ser enterrada com alguns elementos que caracterizam o dia lanamento),jornais e revistas do dia, moedas, notas correntes e itens referentes obra que ali est se iniciando.
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3 Corte de Fitas Inaugurais A fita tem o carter simblico de delimitar o incio da rea, do que se est inaugurando. Normalmente, a fita colocada a um metro do piso, sendo que o lao situa-se no centro da rea, a partir das extremidades demarcadas. Faz-se o ato solene com o rompimento do lao ou corte efetuado com uma tesoura. Pode ser feito por mais de uma pessoa, no caso de romper o lao. O rompimento do lao dever ser feito por uma pessoa a quem se quer homenagear. 4 Descerramento de Placas As placas geralmente so fundidas em bronze. Alm do nome do que ser inaugurado, devem constar a data, de preferncia em algarismos arbicos, pessoas que colaboraram na obra, alm dos nomes dos dirigentes da instituio. A fixao dever ser feita em local que a mesma possa ser vista e prxima a rea inaugurada. Destaca-se que o pano de cobertura dever ser das cores da instituio, ou se a conotao for cvica, a opo ser pela cores da bandeira, contudo nunca com a bandeira nacional. Para o ato de descerramento dever ser convidada a pessoa de maior hierarquia ou ligada ao tema central do evento ou a famlia homenageada. Conforme a situao, poder haver bno no local, logo aps o descerramento. 5 Assinatura de Convnios Bastante comum no meio universitrio, este evento precisa atender aos detalhes de todas as entidades envolvidas na assinatura, como: identificao visual dos parceiros, pronunciamentos das pessoas mais importantes, destaques dos benefcios e do histrico do convnio pelo cerimonial. Geralmente oferecido um coquetel neste tipo de evento. 6 Visitas extremamente importante que o anfitrio receba bem um visitante. Portanto, significa acolher, fazer com que o convidado sinta-se vontade e fique com uma boa impresso da Instituio. A visita no deve ser considerada um evento menos importante e, assim, deve ter todos os detalhes do pr-evento: preparao do local, recepo com material informativo, anfitrio bem informado sobre o cargo do visitante e se houver passeio pelas instalaes, se certificar que estas estejam em ordem, etc. uma visita , muitas vezes, o incio de grandes negociaes e parcerias.

7 Lanamento de Livros O lanamento dos livros nas Instituies tem o mesmo procedimento, como o cerimonial tradicional. Nos casos em que a Instituio tenha editora, quando h edio de vrios ttulos, deve-se fazer uma solenidade conjunta de lanamento. A solenidade dever ser feita em salo amplo, com montagem de mesa de trabalhos.
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Sendo mostra de vrios autores, somente um discursa em agradecimento, em resposta a um discurso que deve ser feito para todos, por pessoa designada pela Reitoria ou pelo prprio Reitor (a). 8 Noite de Autgrafos Bastante comum para lanamentos de livros, oportuniza que o autor tenha contato com seu pblico leitor, bem como favorece a divulgao do lanamento da obra. Para melhor aproveitar este evento, a organizao deve prever a devida identificao do autor e a sinalizao para o processo de venda das obras. 9 Assemblia Reunio em que representantes de grupos, com delegao oficial, debatem assuntos de importncia para seus representados. No caso de observadores, estes devem ser aceitos, com antecedncia, pelas delegaes que participam da assemblia. Cada representao ocupa lugar determinado no auditrio. As concluses desses encontros, submetidas a votaes, podem ser transformadas em recomendaes da Assemblia, registradas em atas ou anais.

Eventos baseados nas reunies dialogais 10 Conferncia Caracteriza-se pela apresentao de um tema informativo, tcnico ou cientfico, por autoridade em determinado assunto, para um grande nmero de pessoas, denominado platia. Mais formal do que a palestra, exige a presena de um presidente de mesa, que far a apresentao do conferencista. As perguntas devero se feitas ao final do evento, por escrito e identificadas.

11 Palestra Caracteriza-se pela apresentao de um tema predeterminado a um grupo pequeno, que j possui informaes sobre o assunto. Menos formal do que a conferncia, exige a presena de um coordenador para a apresentao do palestrante e triagem de perguntas, que podem ser feitas diretamente pela platia (que deve ser menor do que a da conferncia), durante a apresentao e aps a autorizao do apresentador. Tambm aceita-se perguntas por escrito, desde que identificadas. 12 Colquio Semelhante conferncia, o colquio apresentado por profissional de renome e com notrio saber no assunto e tem como objetivo o esclarecimento de um
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tema ou tomada de deciso. mais utilizado em classes especficas como, por exemplo, o segmento mdico. 13 Videoconferncia ou Teleconferncia Caracteriza-se pela apresentao de um tema para um grupo de pessoas que tm interesse sobre o assunto, estando estas dispostas em espaos diferentes e distantes. Essa apresentao feita por meio de recursos audiovisuais e eletrnicos, que permitem a interao entre os participantes. 14 Workshop O workshop , basicamente, uma palestra dividida em duas partes: terica e prtica. A primeira, caracteriza-se pela apresentao terica de um tema e a segunda pela prtica, na qual os participantes testam as informaes recebidas. 15 Seminrio um evento que se caracteriza por explanaes sobre tema de interesse comum da platia, estando os expositores em um mesmo patamar de conhecimentos sobre o que esto abordando; um tipo de encontro voltado para a aprendizagem. Pode ser dividido em trs etapas: 1. Exposio: o explanador leva ao pblico o tema que pesquisou. 2. Discusso: o assunto discutido por todos, que manifestam suas opinies sobre os vrios aspectos do tema. 3. Concluso: aps reunir as opinies dominantes, o coordenador submete aprovao do grupo, gerando um documento com as recomendaes/informaes finais do seminrio. 16 Simpsio Apresentao de um tema de grande interesse, tcnico ou cientfico, a um pblico selecionado, com a participao de especialistas no assunto. O simpsio difere da mesa-redonda porque os expositores no debatem entre si, embora suas manifestaes sejam sobre o mesmo assunto. O pblico, ao participar de modo ativo dos trabalhos, mediante intervenes, fornece o clima para desenrolar os debates. O coordenador ou mediador, no final, apresenta uma concluso, representando a maioria das opinies que submetida aprovao do grupo e transformada em documento, que servir de orientao para a rea profissional. 17 Congressos Caracteriza-se pela reunio formal e peridica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e chegar a concluses sobre um tema em geral, que exposto em subtemas. Estes so apresentados sob diferentes tipos de eventos, como painel, conferncia, palestra, debate, mesa-redonda, simpsio, mostra, exposio e feira.
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18 Encontro Tipo de evento que se caracteriza pela reunio de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. 19 Conveno Caracteriza-se por ser um evento interno de uma organizao, empresa, entidade ou partido, objetivando o treinamento, a reciclagem, a avaliao, o entrosamento, a troca de experincias e informaes entre os participantes. 20 Semana A nomenclatura semana pode definir acontecimento realizado com sete dias de durao nos seguintes segmentos: - Acadmico: caracterizado pela reunio de estudantes, coordenada por professores, com apoio de profissionais da rea, com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual pertencem. - Empresarial: serve para denominar uma srie de acontecimentos realizados por determinada organizao, dedicada a um tema nico e com uma semana de durao. 21 Debate Tipo de evento caracterizado pela discusso entre duas pessoas, cada um defendendo o seu ponto de vista, geralmente antagnico e polmico. Exige a presena de um moderador ou mediador, que coordena os trabalhos, estabelecendo as regras do evento. 22 Mesa Redonda Tipo de evento que rene de quatro a oito pessoas que, sentadas em semicrculo, debatem sobre um assunto polmico, controvertido e de interesse, tendo cada debatedor cerca de dez minutos para sua apresentao inicial. Aps cada exposio, o tema discutido entre eles, com cerca de dois minutos para cada questo, sendo admitidas perguntas, respostas e rplica, nunca trplica. necessria a presena de um moderador que coordena os trabalhos, estabelecendo as regras do evento. Neste tipo de reunio so colocadas as opinies de duas ou mais pessoas sobre um assunto, em um tempo limitado; aps esse perodo, os componentes da mesa debatem entre si, com a participao da assistncia, que pode encaminhar questes, por escrito ou oralmente mesa. Esses trabalhos so coordenados por um presidente, que atua como mediador, conduzindo o encontro de modo que os debatesse mantenham em torno do tema de origem. Quando o pblico no tem permisso para formular perguntas aos membros da mesa, chamamos de PAINEL.
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23 Painel Nome dado ao evento caracterizado por um quadro de apresentaes, no qual um orador principal e at quatro painelistas explanam sua viso sobre um tema predeterminado. Sua organizao, que soma as regras da conferncia com as da mesa-redonda, permite a platia conhecer todos os ngulos de uma questo, o que torna possvel aos participantes refletir, perguntar e discutir pontos de interesse em comum. O painel dividido em duas partes distintas: - Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema individualmente, obedecendo s regras da conferncia, tendo o orador principal maior tempo de explanao, para enfoque geral. - Segunda Parte: so seguidas as mesmas regras da mesa-redonda, nas quais os painelistas debatem entre si e respondem s perguntas da platia, que devem ser feitas por escrito e identificveis. 24 Frum Evento caracterizado pela troca de informao e debate de idias, com a presena de grandes audincias. Seu objetivo o de conseguir a efetiva participao da platia, sempre numerosa, que deve ser sensibilizada e motivada. Tem cada vez mais aceitao por permitir a discusso de problemas sociais. 25 Entrevista Coletiva Evento caracterizado pela presena de um especialista em determinado assunto ou representante de uma organizao, seja governamental ou empresarial, que ser questionado sobre tema de seu conhecimento. Os questionamentos so formulados pela imprensa, geralmente especializada no assunto. 26 Curso Evento educativo, caracterizado pela apresentao de um tema especfico, objetivando o conhecimento, treinamento ou a reciclagem dos participantes, capacitando-os para o exerccio das atividades relacionadas ao assunto proposto. 27 Jornadas As jornadas so eventos especficos de grupos profissionais, e realizados periodicamente, para discusso de temas que no foram ou que no sero debatidos, normalmente em congresso. Possuem a estrutura desse tipo de evento, em escala menor, j que so realizadas em mbitos regionais. Temos como exemplo as jornadas da rea mdica.

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Eventos Demonstrativos ou Expositivos 28 Galeria de Personalidades, retratos e bustos Trata-se de cerimnia em homenagem a alguma personalidade, pela sua atuao em determinado cargo ou funo, realizada por meio da exposio de seu busto ou retrato. No incio, essa distino era feita para pessoas j falecidas. Hoje, isso no levado em conta, homenageando-se ex-presidentes, ex-secretrios, etc. 29 Exposio Exibio pblica de produo artstica ou industrial, em painis ou estandes, visando demonstrao e divulgao. promovida por uma empresa ou entidade que estabelece sua filosofia, no havendo autonomia para os expositores. Pode ser itinerantes ou no. Atualmente, tm-se encontrado exposies com objetivos mercadolgicos. 30 Mostra Semelhante ao conceito de exposio, mas sem objetivo de venda. Trata-se da exibio pblica de bens, produtos e peas artsticas, com a finalidade de divulgao histrica. A mostra pode ser itinerante ou no.

V EXPRESSES DE TRATAMENTO

A precedncia estabelecida pelas regras de protocolo que deram origem a normas diferentes de tratamento, ligando os cargos e funes mais elevados ao seu tratamento devido. Os tratamentos devem ser utilizados corretamente tanto nas correspondncias quanto nas apresentaes, composies de mesa diretivas ou nos convites, obedecendo tradio e norma culta de linguagem, conforme segue.

Autoridades do Estado CIVIS Presidente da Repblica Senadores da Repblica Ministros de Estado Governadores de Estado Deputados Federais e Estaduais Prefeitos Municipais Embaixadores Vereador

Por escrito

Pessoalmente

Abreviatura

Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Excelentssimo Senhor Senador Excelentssimo Senhor Ministro Excelentssimo Senhor Governador Excelentssimo Senhor Deputado Excelentssimo Senhor Prefeito Excelentssimo Senhor Embaixador Senhor Vereador

Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia Vossa Excelncia

V. Ex.

V. Ex. V. Ex. V. Ex. V. Ex.

V. Ex. V. Ex.

V. Ex.

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Cnsules Reitores de Universidades Chefes das Casas Civis e Militares Diretores de Autarquias Federais, Estaduais e Municipais JUDICIRIAS Desembargador da Justia Juzes de Direito Curador Promotor

Senhor Cnsul Magnfico Reitor Excelentssimo Senhor Senhor Diretor

Vossa Excelncia Vossa Magnificncia Vossa Excelncia Vossa Senhoria

V. Ex. a V. Mag. a V. Ex. V.S.

a

Excelentssimo Desembargador Excelentssimo Juiz Excelentssimo Curador Excelentssimo Promotor

Senhor Senhor Senhor Senhor

Vossa Excelncia Meritssimo Juiz Vossa Excelncia Vossa Excelncia

V. Ex.

M. Juiz V. Ex. V. Ex.

a

MILITARES Oficiais generais (at coronis) Outras patentes militares AUTORIDADES ECLESISTICAS Papa Cardeais Arcebispos e Bispos Abades e Superiores de Conventos Outras autoridades eclesisticas e sacerdotes em geral. AUTORIDADES MONRQUICAS Reis e Imperadores Prncipes Sua Majestade Real Sua Majestade Imperial Sua alteza Imperial Sua alteza Real Sua alteza Serenssima Vossa Majestade Vossa Alteza V.M. V.A Santssimo Padre Eminentssimo Senhor Reverendssimo Senhor Reverendssimo Senhor Reverendssimo Senhor Vossa Santidade Vossa Eminncia Vossa Excelncia Reverendssima Vossa Reverendssima Vossa Reverendssima V.S. a V. Em. a V.Ex. ma Rev. ma V. Rev. V. Rev.
ma

Excelentssimo Senhor (patente) Senhor (patente)

Vossa Excelncia Vossa Senhoria

V. Ex. V.S
a

OUTROS TTULOS Dom Doutor Comendador Professor Dignssimo Dom Senhor (a) Doutor (a) Senhor Comendador Senhor Professor Vossa Senhoria Doutor (a) Comendador Professor V.S. a Dr. Dr. Com. Prof.
a

VI CONSIDERAES FINAIS

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A Pr-Reitoria de Extenso do Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do Tocantins, deseja que este Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo possa contribuir para a padronizao dos eventos que acontecem na Instituio. Contudo, destaca-se que esta apenas uma primeira orientao e que muitos passos sobre a execuo do cerimonial e protocolo podem ser conduzidos juntos entre os setores e Campus do Instituto. Ressalta-se que o trabalho desenvolvido na organizao geral de um evento e na conduo do cerimonial e protocolo, contribui na formao da imagem que as pessoas envolvidas vo guardar da Instituio. O IFTO e seus Campi constituem espaos de grande visibilidade e, por isso, de fundamental importncia que as pessoas levem uma boa imagem da instituio. Para melhor ilustrar esta percepo, lembre-se de como se recepciona convidados especiais em casa e de como bom ser acolhido em qualquer lugar que se v. O mesmo pensamento deve-se quando se trata de eventos: fazer tudo de forma peculiar, para que as pessoas sintam-se bem e saiam satisfeitas. As regras do cerimonial e do protocolo permitem que, alm de respeitar a presena das autoridades, tenha-se respeito com o pblico tambm.

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