MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA

Agncia Nacional de guas Diretoria Colegiada Jos Machado Diretor-Presidente Benedito Braga Oscar de Morais Cordeiro Netto

Secretria-Geral Mayui Scafuto

AGNCIA NACIONAL DE GUAS

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA

SECRETARIA-GERAL Braslia DF 2005

Centro de Documentao Setor Policial rea 5 Quadra 3 Bloco L 70610-200 Braslia DF Fone : (61) 2109-5464 Fax : 2109-5265 Site: www.ana.gov.br E-mail: cdoc@ana.gov.br

Brasil. Agncia Nacional de guas Manual de Gesto de Documentos, Arquivos e Biblioteca ---- Braslia : ANA, SGE, CDOC, 2005. 53 p ISBN 1. Arquivo 2. Biblioteca 3. Documentao 4. Gesto 5. Manual

CDU 025.34

SUMRIO APRESENTAO PARTE I

Centro de Documentao - CDOC

Captulo I 1 1.1 1.2

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6

DEFINIO E PROPSITO............................................................. 11 ESTRUTURA ..................................................................................... 12 COMPETNCIAS

Centro de Documentao ......................................................................................13 Protocolo Geral......................................................................................................13 Processamento Tcnico .........................................................................................13 Arquivos Setoriais .................................................................................................14 Arquivo Central.....................................................................................................14 Biblioteca...............................................................................................................15

PARTE II
Rotinas

Captulo II 2
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1

ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO

Recebimento e Registro de Correspondncias ......................................................19 Distribuio e Tramitao de Correspondncias...................................................20 Produo de Correspondncias .............................................................................20 Expedio de Correspondncias............................................................................21 Processo.................................................................................................................21 Formao, Recebimento, Tramitao, Juntada, Anexao, Apensao, Desapensao, Numerao de Folhas, Alterao de Numerao, Termo de Encerramento, Abertura de Volume, Retirada de Peas, Reconstituio e Observaes Gerais ...............................................................................................21 Formao e Atuao ..............................................................................................22 Recebimento..........................................................................................................23 Tramitao.............................................................................................................23 Juntada...................................................................................................................23 Anexao ...............................................................................................................24 Apensao .............................................................................................................25 Desapensao ........................................................................................................26 Numerao de Folhas ............................................................................................26 Alterao de Numerao .......................................................................................27 Termo de Encerramento ........................................................................................27 Abertura de Volume ..............................................................................................27 Desentranhamento de Peas ..................................................................................28 Desmembramento de Peas...................................................................................28 Reconstituio .......................................................................................................29 Consideraes Gerais ............................................................................................30

2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.5.1 2.5.5.2 2.5.5.3 2.5.6 2.5.6.1 2.5.7 2.5.8 2.5.9 2.5.10 2.5.11 2.5.11

Captulo III 3
3.1 3.1.1 3.2 3.2.1 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.3.1 3.4.3.2 3.4.4

ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO

Classificao de Documentos................................................................................31 Operaes de Classificao ...................................................................................32 Arquivamento de Documentos..............................................................................32 Operaes de Arquivamento .................................................................................34 Emprstimo de Documentos .................................................................................34 Destinao de Documentos ...................................................................................35 Eliminao de Documentos...................................................................................35 Guarda Permanente de Documentos .....................................................................35 Rotinas para Destinao dos Documentos dos Arquivos Setoriais .......................36 Transferncia de Documentos ...............................................................................36 Rotinas para Recebimento pelo Arquivo Central dos Documentos Transferidos dos Arquivos Setoriais...........................................................................................37 Rotinas para Destinao dos Documentos do Arquivo Central ............................37

Anexos
Modelo de Guia de Providncia de Documentos ................................................................38 Modelo de Capa de Processos .............................................................................................39 Modelo de Folha de Referncia...........................................................................................41 Modelo de Recibo de Emprstimo ......................................................................................42 Modelo de Lista de Eliminao de Documentos .................................................................43 Modelo de Guia de Transferncia de Documentos para o Arquivo Central .......................44 Modelo de Guia de Recolhimento de Documentos para o Arquivo Nacional ....................45 Modelo de Papeleta para Tramitao Interna ......................................................................46 Modelo de Papeleta para Controle de Divulgao ..............................................................47

GLOSSRIO .................................................................................................. 48 BIBLIOGRAFIA............................................................................................. 52 REFERNCIA LEGISLATIVA..................................................................... 53

SIGLAS

DC ........................................ DIRETORIA COLEGIADA DP ........................................ DIRETOR-PRESIDENTE DIRETOR BENEDITO BRAGA DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO SGE ...................................... SECRETARIA-GERAL PGE....................................... PROCURADORIA-GERAL COR ...................................... CORREGEDORIA AUD...................................... AUDITORIA AOR ...................................... ASSESSORIA DE ORAMENTO E CONTROLE GAB ...................................... CHEFIA DO GABINETE Aspar..................................... ASSESSORIA PARLAMENTAR Ascom ................................... ASSESSORIA DE COMUNICAO SOCIAL Asint...................................... ASSESSORIA INTERNACIONAL STC ....................................... SUPERINTENDNCIA DE TECNOLOGIA E CAPACITAO SIH ........................................ SUPERINTENDNCIA DE INFORMAES HIDROLGICAS SAS ....................................... SUPERINTENDNCIA DE CONSERVAO DE GUA E SOLO SUM...................................... SUPERINTENDNCIA DE USOS MLTIPLOS SAF ....................................... SUPERINTENDNCIA DE ADMINISTRAO E FINANAS SAC....................................... SUPERINTENDNCIA DE APOIO A COMITS SPR ....................................... SUPERINTENDNCIA HDRICOS DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS

SOC....................................... SUPERINTENDNCIA DE OUTORGA E COBRANA SFI......................................... SUPERINTENDNCIA DE FISCALIZAO SPP........................................ SUPERINTENDNCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS

APRESENTAO

A informao sempre se constituir em um dos mais importantes fatores para a adequada conduo de qualquer atividade. Faz-la chegar, em tempo e hora, aos locais onde necessria, de modo a possibilitar corretas tomadas de deciso, uma necessidade permanente e se constitui no desafio maior que qualquer sistema de gesto de documentos precisa superar. A concepo apresentada neste manual, longe de ser a definitiva, pretende atender as necessidades de gesto da informao na Agncia, tendo em vista suas condies atuais. preciso ter presente que essas condies encontram-se em constante processo de transformao, decorrente do amadurecimento institucional e da aplicao de modernas tcnicas de estruturao organizacional, que buscam a otimizao das atividades da Agncia. Assim, ao tempo em que se introduz essa nova arquitetura para gesto documental da ANA, pode-se j admitir que mudanas eventuais, ditadas pela dinmica dessas transformaes inevitveis e necessrias, venham, em curto prazo, modific-la. At que as dificuldades estruturais proporcionadas pela inexistncia de instalaes apropriadas e de sistema informatizado sejam superadas, o funcionamento do Centro de Documentao, tanto em termos materiais quanto de pessoal, ser improvisado, condicionando a implantao a um cronograma gradual, coexistindo com as imperfeies que o atual sistema apresenta. Nesse particular, ressalta-se como indispensvel, para a implantao do modelo proposto, o apoio participativo das unidades organizacionais, sempre orientado por postura crtica construtiva que vise ao seu aprimoramento. Significa dizer que todas as sugestes apresentadas, em qualquer fase, sero bem-vindas e consideradas pelo Centro de Documentao.

PARTE I CENTRO DE DOCUMENTAO CDOC

PARTE I

Centro de Documentao - CDOC

Captulo I

1 - DEFINIO E PROPSITO O Centro de Documentao - CDOC tem por finalidade a racionalizao da produo documental e a uniformizao de procedimentos quanto ao recebimento, registro, produo, expedio, tramitao, consulta, emprstimo, classificao, indexao, arquivamento, avaliao, preservao e reproduo do conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos pela Agncia Nacional de guas - ANA, em decorrncia do exerccio de suas atividades, bem como a aquisio, seleo, disponibilizao e disseminao da produo bibliogrfica de interesse dos tcnicos e do pblico em geral. O CDOC foi concebido como instrumento otimizador da informao, objetivando dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas funes, visando o apoio tomada de decises.

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1.1 - ESTRUTURA O CDOC, unidade subordinada Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documentao - CDOC e administrativamente s suas respectivas unidades organizacionais. Cabe a cada unidade organizacional a definio do espao fsico, dos recursos materiais e profissionais necessrios ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais.

CENTRO DE DOCUMENTAO CDOC

PROTOCOLO GERAL

PROCESSAMENTO

ARQUIVOS SETORIAIS

ARQUIVO BIBLIOTECA CENTRAL

TCNICO

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1.2 - COMPETNCIAS 1.2.1 Ao CENTRO DE DOCUMENTAO, subordinado Secretaria-Geral, compete: 1.2.1.1 gerir a poltica de documentao da ANA, garantindo a recuperao da informao, o acesso ao documento e a preservao de sua memria; 1.2.1.2. normatizar os procedimentos de recebimento, registro, produo, expedio, tramitao, arquivamento, avaliao, consulta e emprstimo de documentos de Arquivo; 1.2.1.3 fixar critrios e normatizar os procedimentos para digitalizao dos documentos; 1.2.1.4 orientar e supervisionar a execuo das atividades dos Arquivos Setoriais; 1.2.1.5 normatizar os procedimentos de aquisio, intercmbio, tratamento, alimentao de base de dados, emprstimo e avaliao de documentos bibliogrficos; 1.2.1.6 orientar a aplicao do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ; 1.2.1.7 elaborar, atualizar e orientar a aplicao do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da ANA, de acordo com a Resoluo n 14, de 2001 do CONARQ; 1.2.1.8 presidir a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos; 1.2.1.9 estabelecer o intercmbio de informaes e experincias profissionais na rea de documentao com instituies nacionais e estrangeiras; 1.2.1.10 promover o treinamento dos servidores e usurios relativo s atividades de protocolo, processamento tcnico, arquivo e biblioteca; 1.2.1.11 planejar a racionalizao da produo documental. 1.2.2 Ao PROTOCOLO-GERAL compete: 1.2.2.1 receber os documentos encaminhados ANA; 1.2.2.2 encaminhar os documentos de mbito externo; 1.2.2.3 atender o pblico. 1.2.3 Ao PROCESSAMENTO TCNICO compete: 1.2.3.1 cadastrar e tramitar os documentos recebidos;
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O Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, dispe sobre a criao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos responsvel por orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

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1.2.3.2 aplicar o Cdigo de Classificao de Documentos nos documentos recebidos; 1.2.3.3 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos recebidos; 1.2.3.4 promover a digitalizao dos documentos passveis de serem digitalizados; 1.2.3.5 proceder autuao dos processos; 1.2.3.6 atender os usurios internos. 1.2.4 Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de Documentao e administrativamente s suas unidades organizacionais, compete: 1.2.4.1 tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e recebidos das demais; 1.2.4.2 aplicar o Cdigo de Classificao de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG; 1.2.4.3 arquivar os documentos; 1.2.4.4 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos produzidos pela sua UORG; 1.2.4.5 transferir documentos ao Arquivo Central; 1.2.4.6 atender s solicitaes de emprstimo e consulta aos documentos sob sua guarda. 1.2.5 Ao ARQUIVO CENTRAL compete: 1.2.5.1 elaborar rotinas administrativas prprias; 1.2.5.2 preservar o acervo arquivstico produzido e recebido no desenvolvimento das funes e atividades da ANA; 1.2.5.3 manter o intercmbio com as unidades organizacionais, visando integrao e uniformizao das atividades; 1.2.5.4 eliminar os documentos aps a aprovao da lista de eliminao pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos; 1.2.5.5 receber os documentos transferidos para o Arquivo Central; 1.2.5.6 atender s solicitaes de emprstimo e consulta dos documentos sob sua guarda;

1.2.5.7 prestar assistncia tcnica aos Arquivos Setoriais para classificao, eliminao e transferncia de documentos.

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1.2.6 BIBLIOTECA compete: 1.2.6.1 planejar, coordenar e avaliar as atividades de organizao, tratamento e alimentao de base de dados, relativas aos acervos bibliogrficos e de multimeios; 2 1.2.6.2 adquirir, controlar e manter os documentos bibliogrficos e multimeios tornando-os disponveis a consultas; 1.2.6.3 catalogar, classificar, indexar, controlar, inventariar, conservar, destinar e distribuir o material bibliogrfico e multimeios; 1.2.6.4 definir critrios de avaliao do acervo bibliogrfico armazenado; 1.2.6.5 divulgar os produtos disponveis e servios prestados pela Biblioteca; 1.2.6.6 tratar e sistematizar a legislao de interesse do rgo, mantendo a sua permanente atualizao; 1.2.6.7 promover a integrao do usurio com os servios, sistemas e produtos disponveis para atender s suas necessidades de pesquisa; 1.2.6.8 promover a comutao bibliogrfica com instituies nacionais e estrangeiras; 1.2.6.9 realizar pesquisas e compilar bibliografias.

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PARTE II ROTINAS

PARTE II Rotinas Captulo II 2 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO 2.1 RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDNCIAS Toda correspondncia de mbito externo destinada ANA ser recebida pelo Protocolo Geral, responsvel por executar as seguintes rotinas: a) verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no Agncia; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo carimbo, conforme modelo abaixo, e identificando o motivo da devoluo.
Agncia Nacional de guas Unidade:xxxxxxxxxxx Destinatrio no Localizado Equvoco na Entrega Mudou-se Outros______________________
(INDICAR)

DEVOLVIDO ECT

EM ___/___/___

___________________________ SERVIDOR

b) registrar, utilizando carimbo prprio, no canto inferior direito do original e da cpia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor; c) separar a correspondncia institucional da particular; 3 d) distribuir a correspondncia particular diretamente ao destinatrio; e) registrar em sistema e encaminhar a correspondncia institucional ao Processamento Tcnico. Aps receber as correspondncias do Protocolo Geral, o Processamento Tcnico proceder da seguinte forma: a) separa a correspondncia oficial de carter ostensivo daquela de carter sigiloso; b) avalia, juntamente com o destinatrio da correspondncia sigilosa, o grau de sigilo adequado para cadastramento no sistema informatizado de controle de documentos; c) toma conhecimento do teor da correspondncia pela leitura, verificando e registrando no sistema a existncia de antecedentes; d) cadastra as correspondncias no sistema, classificando-as de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos; e) digitaliza os documentos que permitam essa operao; f) confere os documentos digitalizados; g) tramita as correspondncias Secretaria-Geral para despacho e tramitao. 19

2.2

DISTRIBUIO E TRAMITAO DE CORRESPONDNCIAS Nenhuma correspondncia oficial recebida poder permanecer sem tramitao no

Protocolo Geral e no Processamento Tcnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas s sextasfeiras, vsperas de feriados e ponto facultativos. Todo documento dever ter sua tramitao registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA tramitao informal. A tramitao de documentos ser efetuada de forma descentralizada, sendo a ltima unidade organizacional, detentora do documento, responsvel por dar continuidade tramitao no sistema informatizado. Para efetivo controle dos documentos, a tramitao ocorrer sempre por intermdio dos responsveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuio dentro das unidades organizacionais. Ao receber um documento, o responsvel pelo Arquivo Setorial deve verificar se este j est cadastrado e tramitado no sistema (caso no esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-Geral seu cadastramento e tramitao). 2.3 PRODUO DE CORRESPONDNCIAS O Arquivo Setorial de cada unidade organizacional ser responsvel pelo processamento de correspondncias a serem encaminhadas ao Protocolo-Geral para expedio. O controle da numerao para cada tipo de correspondncia ser fornecido automaticamente pelo sistema informatizado e o registro dos dados ser efetuado, de forma descentralizada, em cada unidade organizacional. A numerao das correspondncias dever ser seqencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano. Os envelopes das correspondncias oficiais devero conter:
Espcie, n e Ano

Remetente
Nome Cargo ou funo Unidade rgo Endereo Cidade-CEP

Destinatrio
Pronome de tratamento Nome Cargo ou funo Unidade rgo Endereo Cidade-CEP

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Cabe ao Arquivo Setorial, ao receber uma correspondncia produzida na sua UORG, para expedio, a execuo das seguintes rotinas: a) verificar se a correspondncia est assinada por quem da UORG tenha tal competncia e se est confeccionada de acordo com o Manual de Redao e de Atos Oficiais, providenciando qualquer correo necessria; b) verificar se no faltam folhas ou anexos; c) cadastrar a correspondncia assinada no sistema; d) providenciar cpia(s) como necessrio; e) efetuar o envelopamento e o lacre da correspondncia; f) identificar no envelope o tipo de remessa da correspondncia, por exemplo, SEDEX, AR etc; g) emitir a etiqueta de endereamento; h) encaminhar a correspondncia para o Protocolo-Geral providenciar a expedio ou utilizar meios prprios para efetuar a entrega; i) arquivar uma cpia da correspondncia juntamente com o documento que lhe deu origem (se houver). 2.4 EXPEDIO DE CORRESPONDNCIAS Ao receber os documentos para expedio, o Protocolo-Geral dever: a) verificar se as correspondncias recebidas coincidem com o controle de expedio efetuado no sistema pela unidade organizacional; b) conferir o endereamento; c) preencher o(s) formulrio(s) especfico(s) da Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos, quando necessrio; d) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo com as necessidades da UORG. Obs.: Caso alguma UORG necessite expedir materiais de grande volume que requeiram acondicionamentos especiais, esta dever entrar em contato com o Centro de Documentao para que seja providenciada a programao para o processamento destes volumes pelo Protocolo Geral. A correspondncia de carter particular no ser expedida pelo Protocolo-Geral. 2.5 PROCESSO 2.5.1 FORMAO OU AUTUAO, RECEBIMENTO, TRAMITAO, JUNTADA, ANEXAO, APENSAO, DESAPENSAO, NUMERAO DE FOLHAS, ALTERAO DE NUMERAO, TERMO DE ENCERRAMENTO, ABERTURA DE VOLUME, DESENTRANHAMENTO DE PEAS, DESMEMBRAMENTO DE PEAS, RECONSTITUIO E CONSIDERAES GERAIS 21

Somente o Processamento Tcnico poder proceder formao, juntada, anexao, apensao, desapensao, alterao de numerao, termo de encerramento, abertura de volume, desentranhamento de peas, desmembramento de peas e reconstituio de processos. Tais procedimentos ocorrero mediante solicitao do interessado por meio da Guia de Providncia de Documentos GPD. Os documentos que formaro processos devero estar de acordo com o contido na Resoluo n 270, de 14 de julho de 2003, e na Instruo Normativa n 01, de 16 de outubro de 2001, da Procuradoria-Geral. Os processos devero ser formados com capa branca e a forma de apresentao dever ser em folha dupla. Cpias de documentos para autuao de processos sero aceitas desde que autenticadas por cartrio ou por servidor da ANA, que a confrontar com o original, atestando-a com a expresso: CONFERE COM O ORIGINAL e identificando-se. 2.5.2 FORMAO OU ATUAO So as seguintes rotinas para formao de processo: INTERESSADO a) preencher o formulrio denominado Guia de Providncia de Documentos GPD; b) dispor os documentos na ordem que comporo o processo. c) encaminhar os documentos ao Processamento Tcnico. PROCESSAMENTO TCNICO a) recebe a documentao; b) verifica a existncia de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo assunto, avalia, juntamente com o autor da GPD, a pertinncia de anexao dos documentos ao processo j existente; c) efetua a autuao do processo; d) localiza cada documento que compe o processo no sistema e efetua a interface com o processo formado; e) digitaliza o processo se cabvel; f) encaminha o processo ao Arquivo Setorial da UORG que solicitou a autuao. O processo classificado como sigiloso dever ser tramitado dentro de envelope lacrado contendo o nmero do processo, a UORG de destino e o grau de sigilo. 22

2.5.3 RECEBIMENTO Ao receber um processo, o responsvel pelo Arquivo Setorial dever verificar: a) se o processo est despachado para a sua unidade; b) se o despacho est assinado e carimbado pelo remetente; c) se todas as folhas do processo esto numeradas; d) se o nmero de folhas indicado no sistema corresponde ao constante do processo; e) se a unidade remetente procedeu atualizao da tramitao no sistema; f) se a data de remessa compatvel com a do recebimento. Caso algum desses itens no tenha sido atendido, o processo dever ser devolvido unidade remetente para cancelar a ltima tramitao e proceder aos ajustes necessrios. 2.5.4 TRAMITAO

Constituem rotinas indispensveis tramitao de processos: a) a indicao da unidade para a qual est sendo remetido o processo; b) a atualizao do nmero de folhas que contm o processo no momento em que deixa a unidade; c) o registro, de forma precisa e clara, das razes do encaminhamento do processo tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc; d) a data da remessa. No ser admitida a alimentao do sistema somente com termos genricos, tais como: para providenciar, de ordem, considerao, encaminhamento etc, havendo, sempre, a necessidade de complementar a ao a ser executada. 2.5.5 JUNTADA: unio de um documento a processo ou de um processo a outro, com o qual tenha relao ou dependncia. A juntada de um processo a outro processo pode se dar por anexao ou apensao. A juntada de documento a documento se d por anexao. O documento anexado ao processo dever ser colocado ao final dos autos, com carimbo de numerao seqencial, nmero do processo e assinatura do responsvel pela anexao. Caber a cada unidade organizacional que anexar documento protocolado a documento ou processo realizar a anexao tambm no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulao que forem necessrios instruo de processo, devem ter uma cpia da respectiva publicao, colada em folha em branco, contendo o nome do jornal, a

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data, a seo e a pgina. O mesmo procedimento deve ser obedecido quando forem feitas alteraes de qualquer natureza no teor da publicao. 2.5.5.1 ANEXAO: unio de um processo a outro, ao qual se incorpora, definitivamente. TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO Em...../......./....../, atendendo a GPD da pea......................., fao anexar ao presente processo de n(s)........................o processo n............, passando o todo a constituir-se de........................................peas. ............................... Servidor Carimbo Esse procedimento utilizado quando se trata do mesmo interessado e assuntos iguais ou semelhantes. O processo principal fica frente, e o outro, acessrio, anexado a ele. Entende-se como processo principal aquele que contm o assunto de maior interesse ou predominante, independentemente da sua data de abertura. A(s) folha(s) do(s) processo(s) anexado(s) ter(o) sua numerao anterior cancelada, de forma que, ainda, permita a sua identificao, sendo renumeradas, prosseguindo-se a numerao, seqencialmente, a partir da ltima folha do processo principal. A Guia de Providncia de Documentos GPD solicitando a anexao dever ser inserida como ltima pea do processo principal, constando o nmero do processo a ser anexado. Dobra-se a capa verticalmente do processo juntado e na ltima pea do conjunto processado carimba-se o Termo de Juntada por Anexao. Se na juntada por anexao o processo acessrio contiver TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS, na renumerao do conjunto processado, permanecer vago o lugar correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o TERMO DE JUNTADA. TERMO DE RESSALVA A(s) pea(s) de n(s)......................do processo n....................................aps a juntada por anexao, corresponde(m) (s) pea(s) n(s)..........................................do conjunto processado. ............................... Servidor Carimbo 24

Aps a anexao, anotar na capa do processo principal o nmero de cada processo anexado. Caber ao Processamento Tcnico realizar a anexao de processos tambm no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. 2.5.5.2 APENSAO: unio provisria de dois ou mais processos para estudo, visando o estudo e uniformizao de tratamento em matrias semelhantes. Utiliza-se a apensao quando se trata de interessados diferentes e assuntos iguais ou semelhantes. Cada processo permanecer com o seu respectivo nmero e quantitativo de peas, continuando a numerao das suas peas independente um do outro. Dever ser anexada a GPD de solicitao de apensao como ltima pea do processo principal, devendo o termo de apensao constar no processo principal bem como nos acessrios. O processo a ser apensado dever ser acostado ao processo principal que dever ser, no necessariamente, o de numerao mais baixa.

TERMO DE JUNTADA POR APENSAO Em...../......./....../, atendendo a GPD da pea......................., fao apensar ao presente processo de n.......................o(s) processo(s) de n(s)............................................................... ............................... Servidor Carimbo

Quando for feita a referncia a peas ou elementos constantes do processo, dever-se- indicar a respectiva folha citada na instruo, e em caso de apensao, indicar-se-, tambm, o nmero do processo apensado. Aps a apensao, anotar na capa do processo principal o nmero de cada processo apensado. Caber ao Processamento Tcnico realizar a apensao de processos tambm no Sistema Informatizado de Controle de Documentos.

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2.5.5.3 DESAPENSAO: separao de dois ou mais processos quando alcanado o efeito que o levou apensao.
TERMO DE DESAPENSAO Em......./......./......., atendendo a GPD da pea............, fao desapensar do processo n ..................o(s) processo(s) de n(s)......................., que passam a tramitar em separado. ............................... Servidor

Carimbo Dever ser anexada a GPD de solicitao de desapensao no processo que contenha o pedido inicial de apensao. O Termo de desapensao dever ser lavrado no processo principal e em seus acessrios. Caber ao Processamento Tcnico realizar a desapensao de processos tambm no Sistema Informatizado de Controle de Documentos. A anotao da capa do nmero de cada processo apensado dever ser tornada sem efeito. SEM EFEITO

2.5.6 NUMERAO DE FOLHAS Todas as peas constantes do processo, excluda a capa, devero ser contadas seqencialmente, recebendo a numerao a partir da primeira folha do documento autuado, e conter no canto superior direito os seguintes dados:
Fls.____________ Processo:_______ _____________ Rubrica

A numerao das folhas iniciais ser efetuada no Processamento Tcnico quando da formao do processo, sendo as folhas seguintes numeradas pelos servidores que as inserirem. A numerao das folhas atribuda aos processos dever obedecer ordem seqencial e cronolgica no se admitindo repeties de nmeros ou diferenciao atravs de letras ou quaisquer outros smbolos.

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Na existncia de documento de tamanho pequeno, o mesmo dever ser colado numa folha de papel ofcio, para que possa ser preso com grampo trilho, uniformemente com as demais peas, sem perigo de extravio. O carimbo de numerao de peas dever abranger seus cantos superiores e o papel em que est colado, evitando-se a sua retirada. Observando para no prejudicar informaes constantes no verso. 2.5.6.1 ALTERAO DE NUMERAO Jamais poder haver peas com a mesma numerao. Caso seja detectada a falha, dever ser posto carimbo de SEM EFEITO e a folha ser renumerada com a devida justificativa: TERMO DE ALTERAO DE NUMERAO Em....../....../......., atendendo a GPD n..........., procedi a renumerao das folhas deste Processo n............, a partir da folha nmero............................................................. Por constar, eu......(cargo)......................... subscrevo e assino. ............................... Servidor Carimbo 2.5.7 TERMO DE ENCERRAMENTO Aps a folha de n 200, incluir-se- Termo de Encerramento do processo e de seus volumes, conforme modelo: TERMO DE ENCERRAMENTO Em....../....../......., atendendo a GPD da pea n..........., procedi ao encerramento deste volume n.......do Processo n.........., contendo.........folhas, abrindo-se......... em seguida o volume n.................................................. ............................... Servidor Carimbo

O encerramento ser feito no ato de abertura de volume. 2.5.8 ABERTURA DE VOLUME Quando uma pea processual exceder 200 folhas, aproximadamente, dever ser providenciada a abertura de volume. O volume criado dever ter suas folhas numeradas a partir do nmero da ltima folha (Termo de Encerramento) do processo ou volume anterior. 27

A solicitao de abertura de volume ao Processamento Tcnico dever ser realizada pela unidade organizacional, detentora do processo, no momento do atingimento das 200 folhas, por meio de Guia de Providncia de Documentos GPD. 2.5.9 DESENTRANHAMENTO DE PEAS O desentranhamento ou a retirada de peas dos processos poder ocorrer quando houver interesse da Administrao, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prvio da autoridade competente, e preenchido o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEA. Este termo dever ser posto na pea anterior retirada, ou na subseqente, quando faltar espao naquela. TERMO DE DESENTRANHAMENTO Em........../......../.........., atendendo a GPD de n..................., fao a retirada do presente processo da(s) pea(s) n .................... ............................... Servidor Carimbo vedada a retirada da primeira pea do processo. Quando retirada qualquer pea do processo, esta jamais poder voltar com o mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne a fazer parte do processo, dever ser colocada ao final do mesmo, com outra numerao. Ser mantido no processo cpia do documento retirado com o carimbo de Confere com Original. A cpia no ser numerada sendo que o processo cujas peas foram retiradas conservar a sua numerao original permanecendo vago o nmero correspondente ao desentranhamento. Dever ser aposto carimbo de desentranhamento na pea anterior retirada, ou na subseqente, quando faltar espao naquela. Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usar o carimbo de retirada de peas onde constar o recibo da parte interessada. 2.5.10 DESMEMBRAMENTO DE PEAS A separao de parte da documentao de um processo para formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO. 28

O carimbo dever ser aposto na pea anterior ou na subseqente s peas desmembradas, quando no houver espao naquela. As peas devero ser renumeradas quando da autuao do novo processo. Ser mantido no processo cpia do documento desmembrado com o carimbo de Confere com Original. A cpia no ser numerada sendo que o processo cujas peas foram desmembradas conservar a sua numerao original permanecendo vago o nmero correspondente ao desmembramento. Quando desmembrada qualquer pea do processo, esta jamais poder voltar com o mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne a fazer parte do processo, dever ser colocada ao final do mesmo, com outra numerao. Dever ser aposto carimbo de desmembramento na pea anterior desmembrada, ou na subseqente, quando faltar espao naquela. TERMO DE DESMEMBRAMENTO Atendendo a GPD de n. ........., a(s) pgina(s) de n(s) ................ a ............... do processo n.................................... foram retiradas por motivo de desmembramento e anexado ao processo n .................................................................................. Em ......... / ......... / .......... ............................... Assinatura 2.5.11 RECONSTITUIO

o ato pelo qual o Processamento Tcnico reconstitui o processo extraviado. Constatado o extravio de processo autuado, a UORG onde se deu o desaparecimento providenciar: a) Comunicao interna assinada pelo ltimo servidor detentor do processo extraviado que caracterize que foi dado conhecimento chefia imediata do desaparecimento ou extravio do processo; b) 2 via do original extraviado e o controle do sistema quando da autuao do processo original; e c) a Guia de Providncia de Documentos GPD solicitando a reconstituio. Dever ser registrado em sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o atual.

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ATENO: A reconstituio de processo extraviado tem carter excepcional e no exclui o procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio. O Centro de Documentao ao reconstituir os autos, enviar uma Comunicao Interna a UORG, detentora do processo no momento do extravio, solicitando a sua localizao no prazo de 30 (trinta) dias. Caso o processo no seja encontrado neste perodo, o referido CDOC enviar nova Comunicao Interna a Superintendncia de Administrao e Finanas SAF solicitando a apurao de responsabilidade de servidor. 2.5.12 CONSIDERAES GERAIS

O processo dever permanecer sempre com a capa emitida pelo rgo de origem, sendo vedada substituio da capa do processo por qualquer outra forma de identificao. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo dever ser feita por meio de despacho. Devero ser utilizados somente a frente da folha de despacho, no sendo permitida a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. Todo processo dever conter o despacho na ltima pea informando a providncia a ser tomada e para qual setor est sendo encaminhado. No se deve proceder ao encaminhamento de processo por comunicao interna e ofcio. Para tanto, deve ser utilizada a folha de despacho. No caso de expedio de processos da ANA para outras instituies dever ser retirada cpia do processo para efeito de consulta e arquivamento. A cpia de um processo no tem valor legal ou administrativo e no pode tramitar como se fosse o processo original. Quando houver necessidade de reproduzir algum processo, deve-se usar um carimbo que o identifique como CPIA. No existe cancelamento de processos. A unidade organizacional responsvel pelo assunto do processo poder arquiv-lo, quando exaurida sua finalidade ou objeto da deciso se tornar impossvel, intil, ou prejudicado por fato superveniente. Para incluso no processo de documentos que no possam ser perfurados e/ou numerados, estes devero ser colocados em envelopes a serem presos no processo.

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O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero apensados ao processo com carimbo constando o nmero deste e a palavra ANEXO. Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental e, que para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei, portanto, no se recomenda anexar mensagem de correio eletrnico em processo sem a devida certificao digital. Os processos autuados originariamente em outros Poderes, Empresas, Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitao nos rgos pblicos federais, no podero, em hiptese nenhuma, ser renumerados. Quando a unidade fizer alguma solicitao para os seus servidores (benefcios, cursos, passagens etc), o interessado dever ser aquele que receber o benefcio, jamais a unidade organizacional que est solicitando ou concedendo. Na formao de processo, a primeira pea dever ser a Guia de Providncia de Documento - GPD, contendo, de forma clara, o assunto e a assinatura do solicitante. Em hiptese alguma poder esta pea ser cpia. O nmero do processo dever ser colocado, obrigatoriamente, na capa e na primeira pea do processo. No caso de insero de novos documentos no processo, inutiliza-se o espao em branco da ltima folha de despacho com o carimbo EM BRANCO.

Captulo III 3 ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO 3.1 CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS A classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes.

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Todo documento dever ser classificado e arquivado de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, estabelecido pelo CONARQ, por meio da Resoluo n 14, de 2001, e com o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo: Atividades-Fim da Agncia Nacional de guas. A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes: a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, o documento arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando-se os dados do documento em folha de referncia a ser (em) arquivada(s) na(s) pasta(s) correspondente(s) ao(s) assunto(s) secundrio(s); b) CODIFICAO: consiste na verificao do cdigo numrico atribudo ao assunto de que trata o documento e na aposio do referido cdigo no canto superior direito da primeira folha do documento. Quando necessrio, dever ser utilizado o ndice (contm os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente) anexo, para agilizar a localizao do cdigo correspondente ao assunto tratado. 3.1.1 OPERAES DE CLASSIFICAO a) ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; b) localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de Classificao, utilizando o ndice, quando necessrio; c) anotar o cdigo na primeira folha do documento; e d) preencher a(s) Folha(s) de Referncia para os assuntos secundrios. Observao: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s). 3.2 ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Os documentos da fase corrente, inclusive processos, sero arquivados nos Arquivos Setoriais por tempo determinado pela Tabela de Temporalidade, anexa. Aps o vencimento do prazo de guarda nas unidades, tais documentos devero ser transferidos para o Arquivo Central.

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Uma vez classificado e tramitado nas referidas unidades, o documento dever ser arquivado, obedecendo as seguintes operaes: a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se este se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificao atribuda ser mantida ou alterada; b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente ser possvel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento; Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, rgo, entidade ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identificao. Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimenses. Esta operao possibilita economizar espao no arquivo, uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados vrios dossis, de diferentes assuntos, correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas.

EXEMPLO: Pasta: 061 PRODUO EDITORIAL

Dossis: 061.1 EDITORAO.PROGRAMAO VISUAL 061.2DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO - organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo, entidade ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto. EXEMPLO: Pasta: 021.2 EXAMES DE SELEO

Dossis: Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, a serem ordenados alfabeticamente. a) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase devese ter muita ateno, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidade de recuperao quando solicitado posteriormente.

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3.2.1 OPERAES DE ARQUIVAMENTO a) verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; c) ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a existncia de cpias, eliminando-as (caso o original no exista, manter uma nica cpia); d) fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; e) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas, atravs de notaes registradas nas projees das pastas ou etiquetas; f) alimentar sistema informatizado com os dados da localizao dos documentos. 3.3 EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para: a) emprstimo aos usurios; c) prestar informaes; ou d) efetuar uma juntada. Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de Emprstimo no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, a data da devoluo do documento. O Recibo de Emprstimo tem como finalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador de sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento. Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s) documento(s) retirado(s). O controle de emprstimo de documentos ser realizado por sistema informatizado de arquivo, devendo o recibo de emprstimo ser assinado pelo solicitante, e ser arquivado tal como

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Guia-Fora, para substituir o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminado quando da devoluo do documento. O prazo de devoluo do documento ser limitado, podendo ser prorrogado, conforme solicitao do usurio, por igual perodo.

3.4

DESTINAO DE DOCUMENTOS A destinao estabelecida aos documentos poder ser a eliminao, quando o documento

no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo), ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao ou pesquisa. O CDOC ser responsvel por articular e orientar as unidades organizacionais para execuo dos procedimentos de destinao de documentos, observando o contido nas Resolues n 2, de 18 de outubro de 1995, n 5, de 30 de setembro de 1996, e n 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, ou nas que as sucederem. 3.4.1 ELIMINAO DE DOCUMENTOS A eliminao de documentos somente poder ocorrer aps a aplicao da Tabela de Temporalidade de Documentos e aprovao da Lista de Eliminao pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos da ANA. 3.4.2 GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS Sero recolhidos ao Arquivo Nacional, de acordo com os prazos previstos na Tabela de Temporalidade da ANA, os documentos de Guarda Permanente, considerados de valor histrico, ou seja aqueles cuja preservao dever ser em carter definitivo em funo de seu valor. Os documentos recolhidos passaro custdia e responsabilidade do Arquivo Nacional, sendo assegurado a este, conforme disposto na Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o acesso, a divulgao e a publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei. Cabe ressaltar que os documentos da fase permanente podero, tambm, ser custodiados pela ANA, caso haja a autorizao do Arquivo Nacional. Tal autorizao ser negociada to logo esta Agncia esteja com o Arquivo Central estruturado e com os documentos devidamente organizados. 35

3.4.3 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS SETORIAIS a) verifica se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na Tabela de Temporalidade, procedendo organizao, se for o caso; b) observa se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; c) separa os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; d) elimina as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi; e) preenche a lista de eliminao de documentos; f) encaminha a lista de eliminao de documentos Comisso Permanente de Avaliao de Documentos; g) procede eliminao; h) preenche a Guia de Transferncia dos Documentos para o Arquivo Central; i) transfere os documentos da fase intermediria para cumprirem os prazos no Arquivo Central. 3.4.3.1 TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS Os documentos destinados a cumprirem prazos na fase intermediria sero transferidos para o Arquivo Central de acordo com os seguintes critrios: a) sero transferidos ao Arquivo Central apenas os documentos de Arquivo, definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela ANA, em decorrncia do exerccio de suas atividades especficas, qualquer que seja o suporte de informao ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade, anexa; b) a transferncia ser somente de documentos originais, excetuando-se os casos cujos originais tiverem desaparecido, e os expedidos, dos quais s existem cpias; c) as unidades arquivsticas (pastas, processos, dossis, conjunto de fitas, discos, fotografias e outros), sero transferidas segundo a ordem e a organizao mantidas nos arquivos setoriais; d) quando da transferncia das unidades arquivsticas, sero retirados, das mesmas, os grampos e ferragens; as pastas suspensas sero substitudas por pastas de cartolina sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo; e) os documentos transferidos passaro custdia e responsabilidade do Arquivo Central; 36

f) somente sero aceitas as transferncias que estiverem de acordo com as exigncias fixadas na presente Manual, devendo o Arquivo Central devolver a documentao incorreta ao Arquivo Setorial de origem para correo de eventuais falhas verificadas. 3.4.3.2 ROTINAS PARA RECEBIMENTO PELO ARQUIVO CENTRAL DOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS DOS ARQUIVOS SETORIAIS a) confere os documentos recebidos, verificando possveis irregularidades; b) numera as caixas recebidas, dentro do subgrupo a que pertencer; c) acondiciona as caixas em prateleiras, respeitando a ordem seqencial crescente e o subgrupo a que pertencer. 3.4.4 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS DO ARQUIVO CENTRAL a) verifica se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; b) separa os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; c) procede triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e ou informao que justifique sua guarda; d) procede alterao de suporte, se for o caso (microfilme, digitalizao etc); e) encaminha a lista de eliminao de documentos Comisso Permanente de Avaliao de Documentos; f) elabora termo de eliminao e edital de eliminao aps aprovao do Arquivo Nacional; g) procede eliminao; h) preenche a Guia de Recolhimento dos Documentos; i) recolhe os documentos da fase permanente para o Arquivo Nacional.

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MODELO DE GUIA DE PROVIDNCIA DE DOCUMENTO

GUIA DE PROVIDNCIA DE DOCUMENTO - GPD

Nmero:

Data: PROCEDNCIA: ____________________________________________________________

(origem do documento) (indicar a pessoa ou rgo interessado pelo processo ou documento)

INTERESSADO:
( Indicar resumidamente o assunto a ser tratado no processo ou documento)

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

ASSUNTO:

MARCAR COM X A PROVIDNCIA SOLICITADA: AUTUAO APENSAO AO PROCESSO N _________________________ ALTERAO DE NUMERAO ENCERRAMENTO ABERTURA DE VOLUME A PARTIR DA PAGINA:_____________ OUTROS:__________________________ ______________________________________ Solicitante RECEBI EM: _____/_____/_____ HORA:____________RUBRICA_____________________ ANEXAO AO PROCESSO N_________________________ DESAPENSAO DO PROCESSO N ___________________________ DESENTRANHAMENTO DESMEMBRAMENTO RECONSTITUIO REGISTRO E CADASTRAMENTO

Observaes:

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MODELO DE CAPA DE PROCESSO

SERVIO PBLICO FEDERAL

INTERESSADO:

ASSUNTO:

REFERNCIA:

M O V I M E N T A E S
S E Q.

DATA

DE

PARA

MOTIVO

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

/ / / / / / / / / / / / / /

/ / / / / / / / / / / / / /
APENSAO/ANEXAO

ANEXOS:

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MODELO DE CAPA DE PROCESSO

M O V I M E N T A E S
S E Q.

DATA

DE

PARA

MOTIVO

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /

/ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /

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MODELO DE FOLHA DE REFERNCIA

FOLHA DE REFERNCIA

CDIGO DO ASSUNTO

RESUMO DO ASSUNTO:

DADOS DO DOCUMENTO:

N:

DATA:

ESPCIE:

REMETENTE:

DESTINATRIO: VER:

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MODELO DE RECIBO DE EMPRSTIMO

RECIBO DE EMPRSTIMO CLASSIFICAO: ____________________________________________________ RESUMO DO ASSUNTO:________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ REQUISITADO POR:___________________________________________________ SETOR: ______________________ TELEFONE: _____________________________

DATA:________/___________/___________

ENCAMINHADO POR:

RECEBIDO POR:

____________________________ assinatura e carimbo

_____________________________

DEVOLVER EM :___/ ____/____

PRORROGADO PARA___/___/___

DEVOLVIDO EM: :___/ ____/___

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MODELO DE LISTA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

ORGO/ENTIDADE

ORGO/SETOR:_______________

LISTAGEM N:_________________

FOLHA N:____________________ UNIDADE/SETOR

CDIGO OU N DO ITEM

UNIDADE DE ASSUNTO/SRIE DATAS-LIMITE ARQUIVAMENTO

OBSERVAES/JUSTIFICATIVA

QUANT.

ESPECIFICAO

LOCAL/DATA ____________ ___/___/___ _________________ RESPONSVEL PELA SELEO

LOCAL/DATA ____________ ___/___/___ ___________________ PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO

LOCAL/DATA ____________ ___/___/___

AUTORIZO: __________________ AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

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MODELO DE GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO CENTRAL

RGO

GUIA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO CENTRAL

DATAS CDIGO ASSUNTO DESCRIO ABRANGEN TES UNIDADE ARQUIVSTICA NATUREZA DOS DOCUMENTOS
QUANT.

RELAO N TOTAL DE CXs:

PARA USO DO ARQUIVO CENTRAL CX OBSERVAES

_____________________________________ RESPONSVEL PELO RGO REMETENTE ____/____/____ DATA DA TRANSFERNCIA

_______________________________________ RESPONSVEL PELO ARQUIVO CENTRAL

____/____/____ DATA RECEBIMENTO

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MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO NACIONAL

Gnero Documental Documentos recolhidos Procedncia: _________________________ Provenincia: _________________________ ( ( ( ( ) textuais ) sonoro ) cartogrfico ) iconogrfico ( ( ( ) filmogrficos ) microgrficos ) informtico

Tipo e n das embalagens utilizadas no transporte Tipo e n das unidades Descrio do Contedo das unidades de acondicionamento de acondicionamento Datas-limite Observaes

Data Limite_______________________________________ Nome: __________________________________________ Cargo: __________________________________________ Matrcula: _______________________________________ Assinatura: _______________________________________

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MODELO DE TRAMITAO INTERNA

TRAMITAO INTERNA
DATA:________/__________/_________ DE:___________________________ PARA: ________________________________ DOCUMENTO ( )_______________________________________________________ PUBLICAO ( )_______________________________________________________ OUTROS ( )__________________________________________________
DAR PARECER DAR SUGESTO FALAR-ME INFORMAR MINUTAR RESPOSTA PROVIDENCIAR CRITICAR E REVISAR CONHECER ________________________

ACOMPANHAR ABRIR PROCESSO ANEXAR PROCESSO ANEXAR CPIA DO EXPEDIENTE URGENTE ATENDER ARQUIVAR DEVOLVER

COMENTRIOS: _______________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

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MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAO

CONTROLE DE DIVULGAO
DATA:________/__________/_________ DE:___________________________ PARA: ____________________________________ DOCUMENTO ( ) __________________________________________________________ PUBLICAO ( ) __________________________________________________________ OUTROS ( ) _____________________________________________________ VISTO/DATA
DP _________________________________ DIRETOR BENEDITO BRAGA _________ DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO __ SGE________________________________ PGE________________________________ COR ________________________________ AUD________________________________ AOR________________________________ GAB________________________________ Aspar _______________________________ Ascom _____________________________

VISTO/DATA
Asint ________________________ SPR _________________________ SOC_________________________ SAS _________________________ SAC_________________________ SFI__________________________ SUM ________________________ SIH _________________________ STC _________________________ SAF _________________________ SPP _________________________

COMENTRIOS: __________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

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GLOSSRIO ACERVO Totalidade dos documentos sob custdia de um arquivo. ACONDICIONAMENTO Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada sua preservao e manuseio. ARMAZENAMENTO Ato ou efeito de guardar documentos em reas utilizadas para este fim. ARQUIVAMENTO Seqncia de operaes que visam guarda ordenada de documentos. ARQUIVO CENTRAL Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma administrao e pela guarda dos documentos da Fase Intermediria e Permanente (dependendo da aprovao do Arquivo Nacional). Tambm chamado de Arquivo Geral. ARQUIVO CORRENTE 1. Conjunto de documentos em tramitao ou no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo corrente. ARQUIVO INTERMEDIRIO 1. Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente que aguarda destinao. 2. Depsito especialmente construdo para armazenamento de arquivos intermedirios. ARQUIVO PERMANENTE 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado do arquivo permanente tambm chamado de arquivo histrico. ARQUIVO SETORIAL 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou servio de uma administrao. ASSUNTO - O tema principal do contedo do documento. ATIVIDADE-FIM Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio. ATIVIDADE-MEIO Atividade de apoio empregada para execuo da atividade fim, ou seja, atividade administrativa, financeira, patrimonial etc. AVALIAO Processo de anlise e seleo de documentos de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhe so atribudos. CLASSE Cada diviso que compe um sistema de classificao. CLASSIFICAO 1. Organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo. CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Sistema de cdigo derivado de um Plano de Classificao.

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COMISSO DE AVALIAO Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de documento de um arquivo. CONARQ Conselho Nacional de Arquivos. DESCRIO Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de contedo das unidades de arquivamento representam-nas nos instrumentos de pesquisa. DESTINAO Deciso, a partir da avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminao. DOCUMENTAO 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou servio de coleta, organizao, processamento tcnico e disseminao de informaes e documentos. DOCUMENTO - Unidade de registro de informaes qualquer que seja o suporte utilizado. DOSSI Unidade de arquivamento constituda de documentos relacionados entre si por assunto. ELIMINAO Destruio de documentos, que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente. ESPCIE DOCUMENTAL Diviso de gnero documental, que rene tipos documentais por suas caractersticas comuns de estruturao da informao, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio. FASE CORRENTE Aquela na qual os documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. FASE INTERMEDIRIA Aquela na qual os documentos que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. FASE PERMANENTE Aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo devem ser definitivamente preservados. GESTO DE DOCUMENTOS Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando racionalizao e eficincia dos arquivos. Tambm referida como administrao de documentos. NDICE Produto da indexao, como instrumento de pesquisa autnomo ou complemento de outro. ORDENAO Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes segundo um determinado mtodo. PERODO DE RETENO Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. 49

PLANO DE CLASSIFICAO Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes. PRAZO DE ELIMINAO Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminao de documentos no considerados de valor permanente. PRAZO DE GUARDA Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de reteno. PRESERVAO Preveno da deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. PROCESSO - Conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ao judiciria ou contbil-financeira, seguindo tramitao em que recebe pareceres, anexos e despachos. RECOLHIMENTO 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdio arquivstica. 2. Operao pela qual um conjunto de documentos passa da custdia do arquivo intermedirio para o arquivo permanente. RECUPERAO DA INFORMAO Ato ou efeito de identificar ou localizar a informao desejada. SELEO Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e conservao de documentos ou arquivos, bem como acesso gil s informaes neles contidas. SISTEMA DE ARQUIVOS Conjunto de arquivos que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns. TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos. TERMO DE ELIMINAO Instrumento que rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados. TRANSFERNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. VALOR ADMINISTRATIVO Valor que um documento possui para a administrao produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.

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VALOR FISCAL Valor atribudo a documentos ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas, independente de seu valor probatrio. VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. VALOR PERMANENTE Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. VALOR PRIMRIO Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR SECUNDRIO Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

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BIBLIOGRAFIA

ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica: contribuio para o estabelecimento de uma terminologia arquivstica em lngua portuguesa. So Paulo : CENADEM, 1990. BRASIL. Agncia Nacional de Energia Eltrica. Manual de gesto de documentos. Braslia: ANEEL, 2000. CASTRO, Astra de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza Moraes e Castro. Arquivstica = tcnica, arquivologia = cincia. Rio de Janeiro: Ao Livro Tcnico, 1998. GLOSSRIO tcnico. Braslia: Agncia Nacional de guas, [ 2002?]. Disponvel em: < http://www.ana.gov.br/Glossario/vocabulario.asp>. Acesso em: 19 nov. 2004.

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REFERNCIA LEGISLATIVA ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instruo Normativa n 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivsticos no Arquivo Nacional. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 79, p. 82548256, 28 de abril de 1997, seo 1. _____. Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, seo 1. _____. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996. Dispe sobre a publicao de editais para a eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, estados e municpios. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 198, p. 20558, 11 de outubro de 1996, seo 1. _____. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 97, p. 10718-10719, 23 de maio de 1997, seo 1. _____. Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-meio, a ser adotado como modelo pra os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s Atividadesmeio da Administrao Pblica. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF, p. 2, 8 de fevereiro de 2002, seo 1. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para utilizao dos servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, n 7, p.101 a 105, 9 de janeiro de 2003, seo 1. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria Normativa n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, autarquias e fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil. Braslia, v. 140, p. 80, de 19 de maio de 2003, seo 1.

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