OBTENO DE DADOS PARA CLCULO DE CUSTOS EM MICRO E PEQUENAS EMPRESAS: UMA APLICAO EM UMA PEQUENA EMPRESA DO SETOR ELETRNICO.

Cleber Gonalves Junior

Mestrando Engenharia de Produo EFEI clebergoncalves@hotmail.com

Edson de Oliveira Pamplona

Prof. Dr. Escola Federal de Engenharia de Itajub - EFEI Av. Bps, n 1303 - Pinheirinho Itajub - MG CEP: 37500-000

ABSTRACT: This work presents a database model that can be helpful for small businesses. It is known that small businesses represent almost 90% of operating business in many countries and not for that they have all attention they need. Due to resources problems that many small businesses suffer, we will develop here a database, with small financial investment, which will help businessmen to take management decisions. Palavras Chave Database; Cost; Small Business.

1 INTRODUO Devido ao fato de as micro e pequenas empresas constiturem em muitos pases cerca de 90% do total de empresas, e em geral sofrerem de problemas de recursos financeiros [THONG, J.Y.L. Omega 29 (2001) 143-156], escolheu-se por realizar um trabalho para desenvolver solues na rea de custos para essas empresas. Para que as micro e pequenas empresas possam continuar competitivas no mercado globalizado, investimentos devem ser feitos em pesquisa e desenvolvimento de tecnologias que possam atender as necessidades destas empresas, sem que para isso elas precisem dispor de muitos recursos financeiros. Este trabalho vai apresentar um modelo de desenvolvimento de banco de dados que pode ser implementado em micro e pequenas empresas de qualquer setor econmico. Ser apresentado um exemplo geral que foi baseado no desenvolvimento de um banco de dados para clculo de custos de uma empresa do setor eletrnico. A utilizao d esse modelo poder trazer como resultados alguns ndices para auxiliar decises gerenciais, tais como: custo de produo e margem de contribuio. Isso conseguido com baixo investimento financeiro e dedicao por parte da equipe que trabalhar no projeto do banco de dados e do sistema de custos.
GONALVES JR, CLEBER; PAMPLONA, EDSON DE O . Obteno de Dados para Clculo de Custos em Micro e Pequenas Empresas: uma Aplicao em uma Pequena Empresa do Setor Eletrnico. XXI Encontro Nacional de Engenharia de Produo, outubro de 2001. Salvador, Bahia.

2 SISTEMAS DE CUSTEIO Sero introduzidos alguns dos mtodos mais comuns de custeio hoje utilizados, antes porm necessrio apresentar a definio de alguns termos segundo [MARTINS, 2000], como abaixo: Custo de Produo: Custos so recursos utilizados diretamente na produo de um bem, todo aquele gasto identificvel com o processo produtivo. Matria-prima, salrio dos funcionrios da produo, depreciao de ativos da produo entre outros. Despesas (D): So aqueles gastos necessrios para que se possa obter receitas. Esto entre eles o salrio da administrao, comisso de vendas, telefone entre outros. Custo Fixo (CF): So aqueles que no variam devido a uma variao, dentro de certos limites, do volume de produo. Em geral classificam-se como custos fixos a depreciao, o salrio dos supervisores de produo, aluguel de fabrica, etc. Custo Varivel (CV): Esto relacionados diretamente com o volume de produo, matria-prima por exemplo um custo varivel pois quanto mais se produz maior ser a utilizao de matria-prima. Custo Direto (CD): So aqueles que podem ser apropriados aos produtos atravs de alguma medida de consumo, energia (kWh), mo de obra direta (horas trabalhadas) ou gramas de uma certa matria-prima. Custo Indireto (CI): Os custos indiretos no podem ser medidos diretamente no produto, por isso utilizam-se de mtodos de rateio para serem apropriados. Estas definies de direto e indireto esto relacionadas ao produto, ou seja, o custo direto ou indireto ao produto. Mtodos de custeio: Custeio por Absoro: Esse mtodo utiliza-se de todos os custos, diretos, indiretos, fixos e variveis de produo para calcular o custo dos produtos. Neste mtodo, os custos so apropriados em dois estgios, no primeiro apropria-se os custos indiretos aos centros de custos, e em seguida dos centros de custos aos produtos. Custeio Varivel: Aqui os custos so separados em fixos e variveis, so apropriados aos produtos somente os custos e despesas variveis, os custos fixos por existirem independentemente do volume de produo so contabilizados como despesa do perodo e deduzidos do resultado da empresa. Margem de Contribuio: a diferena entre o preo de venda do produto e a soma de seus custos e despesas variveis. Custeio ABC: Neste mtodo os custos so atribudos aos produtos da seguinte maneira: Primeiro os custos so distribudos s atividades fazendo uso dos direcionadores de recursos, em seguida o custo das atividades so atribudos aos produtos atravs dos direcionadores de atividades. [PAMPLONA, 1997]. Atividade: Deve-se entender como atividade no contexto desse trabalho, a menor unidade identificada dentro de um processo empresarial, seja ele produtivo ou no. Nesse trabalho o termo atividade poder ser substitudo por processo ou subprocesso, isso vai depender das intenes de quem for desenvolver o banco de dados. Se a
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empresa for dividida em processos para se calcular o custo, ento deve-se substituir o termo atividade por processo. 3 DADOS NECESSRIOS PARA CLCULO DE CUSTO Qualquer que seja o sistema de custeio a ser utilizado, dados sempre sero necessrios. A obteno destes dados nem sempre uma tarefa fcil, principalmente quando se trabalha com custeio ABC, conseguir os dados necessrios pode ser tornar uma tarefa complicada. Se a empresa j possuir algum software de aquisio de dados o trabalho pode ser facilitado, caso contrrio os problemas se agravaro. Dentre os dados mais importantes que sero necessrios, pode-se citar alguns deles: Direcionadores de recursos: 1. Valor de depreciao de mquinas e equipamentos. 2. Soma do valor patrimonial de mquinas e equipamentos destinados a cada atividade. 3. rea utilizada por cada departamento da empresa. Direcionadores de atividades: 4. Tamanho do lote a ser produzido. 5. Nmero de pessoas trabalhando no lote, em cada atividade. 6. Horrio inicial e final de produo do lote, em cada atividade. 7. Se o produto passar por alguma mquina, ser necessrio anotar o horrio inicial e final do lote na mquina, e se possvel a energia consumida. Outros dados: 8. Matria-prima consumida. 9. Salrio de cada funcionrio e o local em que cada um trabalha. 10. Total de impostos sobre a folha de pagamento. 11. Gastos gerais identificados seus fins. 12. Quantidade, preo e destino dos produtos vendidos. Se uma empresa j tem um banco de dados com todos esses itens includos, bastar utilizalos de forma racional e ser possvel desenvolver um sistema de custos simples em planilha eletrnica, de baixo investimento, mas com resultados teis para decises gerenciais [GONALVES, C. e PAMPLONA, E. 2000]. 4 OBTENO DOS DADOS NECESSRIOS PARA CLCULO DE CUSTOS. As micro e pequenas empresas podem ser capazes de desenvolver um banco de dados para armazenar a maioria dos dados necessrios p ara clculo do custo de produo. No seria necessrio desenvolver novos softwares ou contratar uma equipe especializada, desde que existisse interesse e disponibilidade por parte do pessoal da empresa. A unio das variveis dedicao, conhecimento de planilha eletrnica e tempo, que determinar o desenvolvimento do banco de dados. Em seguida, sero apresentados os principais passos, para o desenvolvimento de um banco de dados para clculo de custos, que foram aplicados em uma mdia empresa do setor eletrnico. O primeiro passo para se obter os dados necessrios conhecer o processo completo da empresa, da recepo de matria-prima at a expedio de produtos. Sem que se conhea bem o processo produtivo, no ser possvel desenvolver um banco de dados para custos. Conhecer o processo significa identificar exatamente quais so os processos, subprocessos e as
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principais atividades, como o fluxo de produo, como so consumidos os recursos, enfim, saber exatamente tudo o que ocorre dentro da empresa [PAMPLONA, 1997]. Uma metodologia para se conhecer o processo produtivo de uma empresa, atravs da realizao do BPA (Business Process Analysis) que consiste basicamente em identificar os processos e dividi-los em atividades, [OSTRENGA, Guia da Ernst & Young, Cap 4, 1993]. As atividades devem ser tais que seja possvel identificar os dados referentes a cada uma delas, se o nmero de atividades for muito grande pode se tornar difcil conseguir todos os dados para todas atividades. Conhecendo a empresa, torna-se mais simples o desenvolvimento do layout das tabelas que contero os dados necessrios. Tendo identificado como ocorre todo o processo produtivo da empresa, torna-se possvel desenvolver o banco de dados que contm dados sobre os produtos fabricados, tais como matria-prima, tempo de produo e outros. Pode-se desenvolver uma planilha com as entradas de dados de acordo com a tabela 1 abaixo: Produtos Tamanho do lote Prod 01 L1 Prod 02 100 Prod 03 200 N de funcionrios F1 5 5 Incio HI 09:00 09:00 Termino HT 11:00 17:00 Tempo Unitrio (HT-HI)/(L1/F1) 0,1h = 6min 0,2h = 12min

Tabela 1 Layout para banco de dados de tempo de produo unitria

Deve ser feita uma tabela dessa para cada atividade reconhecida dentro da empresa, seja ela da produo ou da administrao. Pode ocorrer de se identificar alguma atividade e ser um tanto quanto difcil conseguir esses dados de tempo para essa atividade, deve-se buscar ento agrupa-la com outra atividade semelhante. Quando o produto passar por alguma mquina, a conselhvel que se siga a mesma tabela apresentada acima, porm deve-se acrescentar, se possvel, uma coluna para entrada do dado energia consumida durante o processo de fabricao daquele lote. Lembre-se que ainda existir a coluna nmero de funcionrios, apontando o nmero de operadores, porm o clculo do tempo unitrio ser simplesmente a diviso da diferena (HT HI) pelo tamanho do lote. O nmero de funcionrios operando a mquina ser importante para o clculo do custo de produo dessa mquina. Como ser necessrio criar uma tabela semelhante a tabela 1 para cada uma das atividades, prefere-se separar a entrada de dados de matria-prima (MP) em uma tabela a parte. Uma tabela simples com entrada da descrio do produto e o valor total da matriaprima consumida por ele, pode ser preferida por simplificar o trabalho. Porm, tambm possvel desenvolver um banco de dados onde estejam todos os produtos fabricados, e o valor individual de cada matria-prima. Identifica-se o quanto cada produto consome d e cada MP e soma-se todos os valores, como na tabela 2. Esse ltimo modelo pode ser prefervel quando se deseja simular ou mesmo quando h freqentes alteraes no preo de uma matria-prima que compe um produto. Produtos Prod 01 Prod 02 Prod 03 MP 01 MP 02 MP03 MP04 Quant Valor Quant Valor Quant Valor Quant Valor
Q1 V1 Q2 V2 5,00 5,00 Q3 10 10 V3 8,00 8,00 Q4 15 10 V4 3,00 3,00

Total

Q *V
i

20 2,50 0 0 2,50 20 Tabela 2 Layout de dados de Matria -Prima

R$ 175,00 R$ 210,00

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Observa-se que quando um produto no consome certa matria-prima, a quantidade de matria-prima neste produto dada zero. As colunas de valor, correspondem ao valor unitrio de cada MP, por isso soma-se o resultado da multiplicao da quantidade pelo valor unitrio. Desenvolvendo-se esse banco de dados em uma planilha eletrnica, pode-se introduzir na coluna de valor unitrio uma frmula que copie o valor da matria-prima digitada na primeira linha para as demais, no necessitando que se digite vrias vezes o mesmo valor quando forem feitas alteraes. Um outro dado necessrio diz respeito aos salrios e encargos sociais de cada funcionrio. Alm do salrio ser necessrio identificar qual a tarefa de cada funcionrio dentro da empresa. Essa tabela dever ser coerente com a de tempo de produo, ou seja, dever conter o mesmo nmero de atividades. Supondo que foram identificadas 10 (dez) atividades dentro do seu processo, cada uma delas dever ter uma tabela semelhante a tabela 1, e todas elas devero ser colunas da tabela de dados de funcionrios, tabela 3. Alm de identificar aonde cada funcionrio atua, essa tabela tambm contm o valor do salrio e a porcentagem de encargos sobre a folha de pagamento. Funcionrios Atv1 Atv2 Atv3 Func 01 X Func 02 X Func 03 Func 04 X Func 05 ... Atv9 Atv10 Salrio S R$ 850,00 R$ 900,00 R$ 350,00 R$ 500,00 Encargos E 90% 90% 90% 90% Total S + S*E R$ 1615,00 R$ 1710,00 R$ 665,00 R$ 950,00

X X

Tabela 3 Layout de dados de Funcionrios

Em seguida necessita-se de um banco de dados para entrada dos gastos gerais da empresa. Esta tabela conter a descrio do gasto, identificar quais as atividades que o consumiram, e tambm dever classificar o tipo de gasto, de acordo com o definido no item 1 deste trabalho. Sugere-se um layout como o da tabela 4. importante identificar corretamente o tipo de gasto e a atividade que o consumiu. Recursos Gasto 1 Gasto 2 Gasto 3 Gasto 4 Valor R$ 1500,00 R$ 1250,00 R$ 8300,00 R$ 3700,00 Tipo D CF CF CV Atv1 0 10% 0 50% Atv2 0 10% 0 50% Atv3 0 10% 0 0 ... 0 10% 0 0 Atv9 Atv10 0 0 10% 10% 50% 50% 0 0

Tabela 4 Layout para banco de dados de Gastos Gerais

A tabela 4 dever conter todos os gastos da empresa, excluindo aqueles que j estiverem em outras tabelas como salrios e encargos. Deve -se lembrar que em geral despesas no so alocadas aos produtos, por isso identifica-se seu consumo como zero por todas as atividades. Em alguns casos pode ser desejado alocar tambm as despesas as atividades, para isso ser necessrio identificar um fator de consumo para cada despesa. A coluna que identifica o tipo do gasto ser importante para se identificar custo e despesa e tambm custos variveis e custos fixos. Isso porque pode-se ter, no futuro, a necessidade de se calcular por exemplo a margem de contribuio, que considera apenas os custos variveis como custo de
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produo. Um banco de dados como mostrado pode propiciar vrios diferentes resultados de custos, dependendo do que a administrao deseja. As ltimas colunas identificam quanto que cada atividade consumiu de cada recurso, mensurar esses valores uma das mais difceis etapas do desenvolvimento do banco de dados. Algumas vezes no ser possvel identificar diretamente como cada atividade consumiu cada recurso, sendo necessrio ento encontrar algum mtodo de rateio desses gastos. Outras vezes a identificao simples, um exemplo o aluguel da fbrica. Como foi enumerado, a rea que cada atividade ocupa dentro da empresa pode ser requerida, esse dado ser utilizado para calcular quanto cada atividade consome do gasto aluguel. Outro dado importante o que identifica a quantidade, preo e local de entrega de um produto, so nada mais do que os dados que constam na nota fiscal de venda. Esses dados so necessrios para calcular impostos, h uma certa diferena de impostos entre produtos vendidos dentro e fora do estado ou pas, e tambm para encontrar a diferena entre custo e preo de venda e mensurar ento o lucro ou a margem de contribuio unitria. Com esses dados tambm ser possvel identificar quais foram os clientes que propiciaram maiores margens de contribuio para empresa, dentro do perodo analisado. A tabela 5 exemplifica um layout simples e funcional para esses dados. Nmero da Nota Item 0001520 Prod 01 0001521 Prod 02 0001522 Prod 03 Quantidade 150 25 100 Preo Unitrio R$250,00 R$300,00 R$350,00 Destino SP PR EUA

Tabela 5 Layout de dados de Produtos Vendidos

Como foi dito a coluna que aponta o destino da venda, ser a base para clculo de impostos sobre o preo de venda. A empresa dever ter tambm um banco de dados identificando quanto se paga de imposto para cada destino da nota fiscal. Quando houver mais de um item na mesma nota, prefira carregar os dados com um item em cada linha, repetindo o nmero da nota fiscal. Por fim, ser necessria uma tabela que contenha os dados do valor do ativo imobilizado em cada setor da empresa, identificando tambm como e quais so as atividades que utilizam cada item do ativo, alm da data de compra e vida contbil do ativo. Esses dados so necessrios para ratear a depreciao aos produtos. A tabela 6 um exemplo de como pode ser configurado o banco de dados de depreciao. Item Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Valor Data Compra Vida Contbil
10 anos 5 anos 10 anos 5 anos

Atv1 Atv2 Atv3

10% 0 10% 100% 10% 0 20% 0 10% 50% 0 0

...
10% 0 0 0

Atv9 Atv10
10% 0 40% 0 10% 50% 30% 0

R$ 10.000,00 Maro 1998 R$ 3.500,00 Junho 2000 R$ 35.000,00 Janeiro 1997 R$ 2.000,00 Agosto - 1999

Tabela 6 Layout de dados de depreciao

Nesta ltima tabela, ser necessrio calcular qual o valor da depreciao de cada item. Esse clculo feito da seguinte maneira, divide-se o valor do ativo pela vida contbil e obtm-se a depreciao anual. Se o custo for calculado mensalmente, deve-se dividir a depreciao anual por 12 (doze) para que se tenha a depreciao mensal. Depois pode-se
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multiplicar a depreciao mensal pela porcentagem de uso de cada atividade, e assim se obtm a depreciao de mquinas e equipamentos em cada atividade. Com esses dados possvel calcular o custo de produo unitria. Os passos a serem seguidos para isso so basicamente esses: 1. Custear cada atividade, somando-se os custos de salrio e encargos (tabela 3), gastos gerais (tabela 4) e depreciao (tabela 6) referente a cada atividade identificada. Em seguida divide-se esse custo total de cada atividade pelo nmero de funcionrios em cada atividade (tabela 3) e pelo total de horas trabalhadas no perodo, encontrando assim o custo/funcionrio/hora/atividade. 2. Com o tempo unitrio de cada produto em cada atividade (tabela 1) pode-se multiplicar esse tempo pelo custo/funcionrio/hora/atividade e encontrar o custo unitrio de cada produto 3. Soma-se ento o custo encontrado com o custo de matria-prima (tabela 2) e assim encontra-se o custo final de produo unitria. 4. A tabela 5 pode auxiliar no clculo do preo de venda. Soma-se ao custo do produto o total de impostos a pagar e o lucro desejado, encontrando-se assim uma proposta de preo de venda. Com o auxlio de planilha eletrnica essas contas ficam bem fceis. Se todas as tabelas estiverem no formato (.xls) do Excel bastar utilizar as ferramentas j incorporadas ao programa para que se obtenha resultados. Os dados podem tambm estar em arquivo texto (.txt) ou ser uma tabela do Microsoft Access, para levar esses dados a planilha eletrnica basta utilizar o menu (Dados) e em seguida clicar em (Obter dados externos) e seguir os passos apresentados. Caso a empresa j possua algum software que contenha alguns desses dados, procure gerar a partir do software , arquivos textos com os dados arquivados e em seguida importar esses dados na planilha eletrnica. Para saber mais sobre como calcular os custos atravs da planilha eletrnica, indicado a leitura do Trabalho de Diploma [GONALVES, C, Jr. Sistema de Custos Para Pequena Empresa, Uso de Planilha Eletrnica com Macros, EFEI, Dezembro 2000]. 5 CONCLUSO O clculo do custo de produo no uma tarefa to difcil como pode parecer, porm requer dedicao por parte da equipe que tratar os dados. Um dos problemas mais difceis de se resolver diz respeito identificao de como cada atividade consome cada recurso (tabela 4) e salrio de cada funcionrio (tabela 3). Isso ocorre porque principalmente nas pequenas empresas, um funcionrio no se dedica exclusivamente a uma nica tarefa, nesses casos ser necessrio identificar o quanto cada funcionrio se dedica a cada atividade. O mesmo acontece com os gastos gerais. Se for feito um trabalho com interesse e dedicao, ser possvel identificar os dados necessrios para o clculo de custos. Esse processo de desenvolver um banco de dados utilizando as ferramentas de planilha eletrnica pode propiciar ao micro e pequeno empresrio um primeiro passo para a o bteno de um sistema de custos simples, de baixo investimento e com resultados que podem ser teis para decises gerenciais. Com o banco de dados apresentado aqui, ser possvel calcular o custo de produo, utilizando-se os diferentes mtodos apresentados no item 2, controlar o tempo de produo de cada produto, analisar faturamento por cliente, planejar produo, verificar o custo varivel do produto, prever o preo de venda entre outros resultados.
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Finalmente, conciliando baixo investimento, simplicidade, funcionalidade e resultados teis, um sistema de custos desenvolvido a partir desse modelo de banco de dados pode ser uma opo para as micro e pequenas empresas. 6 AGRADECIMENTOS Agradeo aos professores da Escola Federal de Engenharia de Itajub, em especial ao Professor Edson de Oliveira Pamplona. Agradeo tambm a CAPES por estar tornando possvel a continuao dos meus estudos. 7 BIBLIOGRAFIA GONALVES, Cleber Jr. PAMPLONA, Edson de O. Sistema de Custos para Micro e Pequenas Empresas Uso de Planilha Eletrnica com Macros. VII Simpep, 2000. GONALVES, Cleber Jr. Sistema de Custos Para Pequena Empresa, Uso de Planilha Eletrnica com Macros - Trabalho de Diploma. EFEI, Dezembro, 2000. MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. Editora Atlas, 7 Edio, 2000. OSTRENGA, Michael R. et al. Guia da Ernst Young para Gesto Total dos Custos. Trad de Nivaldo Montingelli Jnior. Rio de Janeiro, Record, 1993. PAMPLONA, Edson de Oliveira. Contribuio para a anlise crtica do sistema de custos ABC atravs da avaliao de direcionadores de custos Tese de Doutorado. EAESP/FGV, 1997. THONG, James Y. L. Resource constraints and information systems implementation in Singaporean small businesses . Revista Omega 29 (2001) 143-156.

GONALVES JR, CLEBER; PAMPLONA, EDSON DE O . Obteno de Dados para Clculo de Custos em Micro e Pequenas Empresas: uma Aplicao em uma Pequena Empresa do Setor Eletrnico. XXI Encontro Nacional de Engenharia de Produo, outubro de 2001. Salvador, Bahia.