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O nosso objetivo a sua aprovao.

Apostila de Arquivologia Concurso do TRE-RJ

Cargo: Tcnico Judicirio Administrativo

AVALIAO E GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES

O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma traduo do termo ingls records management. O primeiro originrio da ex-presso francocanadense gestion de documents e o segundo uma verso ibero-americana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o mais difundido entre ns.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos.

O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.

No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente 1 .

RACIONALIZAO, EFICINCIA,

PRESERVAO DA MEMRIA
__________________________

1.

Lei n 8.159, de 08/01/91, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, art. 3.

GESTO DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.

A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva.

Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histrico-cultural).

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

. documentos vigentes, 1a.idade Freqentemente consultados ARQUIVO CORRENTE

2a.idade ARQUIVO INTERMEDIRIO e/ ou CENTRAL

. final de vigncia; documentos que aguardam prazos longos de prescrio ou precauo; . raramente consultados; . aguardam a destinao final: eliminao ou guarda permanente . documentos que perderam a vigncia administrativa,

3a.idade porm so providos de valor secundrio ou histricoARQUIVO PERMANENTE cultural

Idade do Documento

Valor

Durao Mdia

Freqncia de Uso/ Acesso

Local de Arquivame nto

Imediato

ou Cerca de 5 - documentos vigentes

Arquivo

ADMINISTRATI VA

Primrio

anos

- muito consultados acesso restrito

Corrente ao (prximo ao produtor)

organismo produtor I - Primrio reduzido INTERMEDIRI A 5+ 5=10anos - documentos vigentes - regularmente consultados - acesso restrito ao organismo produtor - documentos vigentes II - Primrio mnimo 10+20= 30anos prazo

Arquivo Central (prximo administra o) Arquivo

precaucional Intermediri o (exterior

longo - referncia ocasional

- pouca freqncia de uso Instituio III Secundrio Potencial Permanente) Secundrio HISTRICA Mximo Definitiva documentos que 30+20= 50anos mediante autorizao Arquivo acesso pblico ou anexo ao

perderam a vigncia - valor permanente - acesso pblico pleno Arquivo Permanente ou Histrico

So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente consecutivos:

1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. 2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local. 3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo.

A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para o administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida, a avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de espao fsico. No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a produo e acumulao desordenadas preencham novamente todos os espaos disponveis.

AVALI AO DE DOCUMENTOS

Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental.

A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro.

A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Esse o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios, especialmente nos do servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos administrativos ainda o seqencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no protocolo, no momento da autuao. Essa prtica resulta na mescla de documentos gerados no exerccio de funes diversas, o que dificulta a recuperao do contexto original de produo. A avaliao de documentos arquivados em seqncia numrica implica basicamente a anlise de documento por documento, o que bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. freqente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o que igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso imediatista, a liberao de espaos.

Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo, probatrio ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas pequenas amostragens.

AVALIAO DE DOCUMENTOS: OBJETIVOS

. Reduo da massa documental . Agilidade na recuperao dos documentos e das informaes . Eficincia administrativa . Melhor conservao dos documentos de guarda permanente . Racionalizao da produo e do fluxo de documentos (trmite) . Liberao de espao fsico. Incremento pesquisa

A exploso da produo documental

Digitalizao de documentos: O mercado brasileiro cresce aceleradamente

Se voc tem a idia que at o ano 2000 o volume mundial de papel gerado ir cair vertiginosamente devido s novas tecnologias, um ligeiro engano. Segundo uma

pesquisa publicada na Revista Fortune, EUA, um bilho de documentos so produzidos nos Estados Unidos, todos os dias. E no s isso. Os nmeros so gigantescos. Mais de 300 milhes de documentos permanecem em uso (ativos), com um custo de US$ 0,25 cada vez que so acessados. Um documento copiado, no mnimo, vinte vezes. As transmisses de fax geram mais de 85 milhes de pginas por ano. Devido a toda essa papelada, um tpico funcionrio de escritrio gasta 40% do seu tempo gerenciando documentos. A AIIM - Association for Information and Image Management Internacional (Associao Internacional do Gerenciamento da Imagem e Informao), com sede nos EUA, publicou uma pesquisa feita em conjunto com uma grande empresa de consultoria daquele pas, em 1989. O estudo revelou que toda a informao estava armazenada nas seguintes mdias: papel, 95%, microfilmes, 4%, meios

magnticos/eletrnicos, 1%. Trs anos mais tarde, um estudo semelhante revelou a situao em 1999: papel, 92%, microfilmes, 3%, mdias pticas, 5%. Ningum deve se entusiasmar porque o papel diminuir 3%, ou porque o microfilme decrescer 1% ou porque o mercado de discos pticos ir explodir em 4%. O que ocorre - todos sabem - que o volume da informao - quase sempre em papel - duplica anualmente. (Fonte: Mundo da Imagem. So Paulo, CENADEM, jul.ago./96)

PASSOS PARA A IMPLANTAO DE PROCESSO DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

1) Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade equipe responsvel; 2) Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao; 3) Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades; 4) Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel de seo, para identificar as sries documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades; 5) Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite; 6) Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico; 7) Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

O RGO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS: ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO

A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar documentos de arquivo o estudo da estrutura e funcionamento do rgo produtor.

CLASSIFICAO DE FUNDO

uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos. O trabalho de classificao deve interagir com a anlise dos conjuntos documentais a fim de se identificar as funes ou atividades informalmente exercidas.

ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL

As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro em algum tipo de documento. Os documentos relacionados a uma funo, produzidos ou acumulados por determinado rgo, mantm entre si relaes que precisam ser deslindadas no processo de avaliao. A anlise da rotina documental e das inter-relaes dos vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de produo, evitando-se sentenciar sobre peas isoladas de arquivo.

A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades individualizadas. A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por critrios inadequados de arquivamento. Os documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais e sobre elas que deve incidir o trabalho de identificao de valores e de definio de prazos de guarda. Portanto, cabe ao profissional de arquivo conhecer quais so os momentos do ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.

Conjunto de documentos resultante do exerccio da mesma funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo. = SRIE DOCUMENTAL

A COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS

A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar exigem a constituio de equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao, para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo participativo de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento ser decisivo para se definir critrios de

valor. A avaliao supe a identificao dos valores primrio e secundrio dos documentos. O valor primrio relaciona-se s razes de sua prpria produo, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundrio diz respeito potencialidade do documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa.

COMISSES DE AVALIAO

CENTRAIS COMPOSIO

SETORIAIS

As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com conhecimentos das funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos rgos, sendo recomendvel que faa parte da comisso um tcnico de nvel superior da rea especfica de competncia do rgo, um procurador ou assessor jurdico e um arquivista.

COMISSO CENTRAL DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias da CCAD:

. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo; . avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao; . orientar a execuo das decises registradas na Tabela (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo); . supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; . aprovar as amostragens; . propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.

COMISSES SETORIAIS DE AVALIAO DE DOCUMENTOS

So competncias das CSA: . promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo; . elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD; . solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume;

. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente; . propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio; . elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; . coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes; . presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

METODOLOGIA DA AVALIAO

A Tabela de Temporalidade o instrumento fundamental da avaliao, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central ou intermedirio, e de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento importante registrar tambm os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalizao etc.).

Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio ou empresa. A Tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos, por isso precisa ser

periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente, ocorrerem na legislao.

importante lembrar, ainda, que em se tratando de documentos pblicos ou considerados de interesse pblico, a Tabela de Temporalidade dever ser encaminhada para a aprovao da instituio arquivstica pblica em sua especfica esfera de competncia, de acordo com o que determina o art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento ou eliminao.

TABELA DE TEMPORALIDADE DESCRIO DE CAMPOS

SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exerccio de uma mesma competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo. Esse campo pode ser preenchido com o nome e/ou cdigo da srie. A codificao faz-se importante quando se pretende informatizar os arquivos.

TIPO DOCUMENTAL a configurao que assume o documento em decorrncia da disposio de suas informaes. Ex: ofcio, relatrio, ata, processo, planta, projeto.

SUPORTE Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco tico, disquete etc.

DATAS-LIMITE Elemento de identificao cronolgica onde consta a data do documento mais antigo e a data do documento mais recente.

ORIGINAL (1) OU CPIA (2) Indica se o documento original ou cpia. Na inexistncia do documento original, a cpia deve ser considerada como tal.

PRAZO DE VIGNCIA Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.

PRAZO DE PRESCRIO Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado.

PRAZO DE PRECAUO Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.

PRAZO DE ARQUIVAMENTO

o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes locais:

UNIDADE Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao produtor. ARQUIVO CENTRAL Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo geral, centralizado de algumas Secretarias, Autarquias ou Empresas. ARQUIVO INTERMEDIRIO

Indica o tempo em que o documento permanece no Arquivo Intermedirio da administrao, aguardando longos prazos precaucionais. DESTINAO FINAL o resultado da avaliao: encaminha o documento para a eliminao ou para a guarda permanente. Das sries eliminadas, podero ser recolhidas amostragens Permanente. ELIMINAO o procedimento de destruio fsica daqueles documentos que, esgotados os valores primrios, no apresentam interesse histrico-cultural para a Administrao ou para a sociedade. GUARDA PERMANENTE Os documentos que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio ou precauo, apresentarem valor mediato ou secundrio, devero ser recolhidos para guarda definitiva. AMOSTRAGEM Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes. TOTAL Esse campo dever ser assinalado quando a totalidade do conjunto documental destinada guarda permanente. OBSERVAES o campo reservado para registrar outras informaes relevantes, principalmente a legislao que fundamenta a definio dos prazos prescricionais. for o Arquivo

TABELA DE TEMPORALIDADE

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

ELIMINAO

GUARDA PERMANENTE

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO IMEDIATO Administrativo Legal Fiscal MEDIATO Histrico Probatrio Informativo

PRAZO DE GUARDA

Temporria

Permanente

DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO E GUARDA TEMPORARIA

PODEM SERELIMINADOS DEPOIS DE ESGOTADOS OS PRAZOSDEVIGNCIA, PRESCRIO E PRECAUO

AMOSTRAGENS = parte representativa da srie: revela especificidades, alteraes, de rotina administrativa ou de procedimentos tcnicos.

DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO E GUARDA TEMPORRIA . documentos que sejam cpias ou duplicatas de originais destinados guarda permanente; . documentos cujas informaes bsicas possam ser recuperadas em outros; . documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade; . documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros; . documentos que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior (foto, fita de vdeo, fita cassete, disquete, disco tico, etc.)

DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO E GUARDA PERMANENTE

. de criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor (Leis, Decretos, Portarias, Resolues); . atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas); . convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao; . balanos, livros-razo e livros-dirio; . atas, resolues; . correspondncias relativas atividade-fim das unidades da Superior Administrao; . publicaes oficiais e/ou co-produes; . projetos de edificaes pblicas e particulares; . projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos; . documentos que firmem jurisprudncia jurdica, administrativa ou tcnica (pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras, no encontradas nos textos legais); . documentos relativos administrao de pessoal: planos de salrios e benefcios, criao/reestruturao de carreiras; . documentos relativos ao patrimnio imobilirio; . documentos que registrem as atividades-fim do rgo: planos, projetos, programas, pesquisas, relatrios anuais; . documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais; . documentos de divulgao de obras, eventos ou atividades desenvolvidas pelo rgo (convites, folhetos, cartazes); . documentos relativos ao parcelamento do solo.

ELIMINAO DE DOCUMENTOS: PROCESSAMENTO TCNICO

De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder ser eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de Temporalidade do rgo, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada.

Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de se definir sua destinao final 2.

A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo que a autorize.

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2. Documentos oficiais ou pblicos com valor de guarda permanente no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor (art. 13 do Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996).

A Tabela de Temporalidade dever indicar o local em que ser processada, a eliminao: na prpria unidade no arquivo central ou no arquivo intermedirio

Alguns documentos com curto prazo de vigncia e de valor eventual ou meramente instrumental para a administrao sequer devero ser trans-feridos, pois podero ser eliminados pelo prprio produtor, uma vez que tenham cumprido as funes que lhes deram origem. As cpias tambm podero ser eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que identificados os originais e garantido seu ciclo de vida.

Nas empresas, os documentos devem ser eliminados nos prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade aprovadas pela Diretoria, aps autorizao por escrito do presidente ou de seu representante.

Por isso, a eliminao de documentos que no constem das Tabelas de Temporalidade, ou no tenham completado os prazos de vigncia e precaucional nelas previstos, no legalmente autorizada no servio pblico e nem recomendvel, do ponto de vista tcnico e jurdico, nas empresas privadas. preciso identificar e recompor as sries documentais, e providenciar uma organizao elementar da massa acumulada para se efetuar com segurana a eliminao.

A inutilizao dos documentos poder ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documental produzida e acumulada ainda predominantemente em papel, cada rgo pblico ou empresa dever definir os mtodos e adquirir os equipamentos (fragmentadora de papel de pequeno ou grande porte etc.) necessrios ao processamento da eliminao. No recomendvel do ponto de vista ecolgico a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem.

Nem sempre, porm, essa recomendao tem sido incorporada aos instrumentos legais que definem normas para a eliminao. Recente Provimento do Conselho Superior de Magistratura do Tribunal de Justia de So Paulo, que regulamenta a destruio fsica de autos de processos, permite que os documentos sejam eliminados por incinerao, destruio mecnica, transformao em aparas ou por outro meio adequado 3 .

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3. Provimento do Conselho Superior de Magistratura n 556/97, de 14 de fevereiro de 1997, art. 1. Regu-lamenta a destruio fsica de autos de processo, arquivados h mais de cinco anos em primeira instncia, nas comarcas da Capital e do Interior do Estado de So Paulo.

Redao semelhante dada Resoluo do Tribunal de Contas de So Paulo, que autoriza a eliminao de documentos tambm por incinerao ou destruio fsica 4.

importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de textos legais ou normativos que devero disciplinar a matria. A legislao do Municpio de So Paulo, por exemplo, explicita tais procedimentos 5.

Portanto, o processamento tcnico da eliminao prope algumas questes que merecem ser observadas: . quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato?

. quem disponibiliza os documentos e efetua a eliminao? (extrao de grampos, clipes e garras de metal, remoo dos documentos das caixas etc.) . quem registra o ato? (elaborao da Ata ou Termo de Eliminao) onde e quando ser realizada? (elaborao de calendrio de eliminao) . de que maneira ser processada? (equipamentos necessrios) . o que ser feito com o resduo da eliminao? (venda ou doao e para quem?)

A eliminao dever ser registrada em Ata ou Termo de Eliminao onde constem os seguintes dados:

rgo produtor srie documental datas-limite quantidade eliminada (em metros lineares) data da eliminao assinatura dos responsveis

______________
4. Resoluo n 02/97 - TCA - 13054/026/5, art. 3, publicada no D.O.E em 12/03/97. Dispe sobre a eliminao de documentos e processos arquivados no Tribunal de Contas do Estado de So Paulo. 5. A eliminao de documentos ser formalizada por meio de registro em ata da Unidade ou rgo, acompanhada de relao que identifique os respectivos documentos, e que consignar as datas-limite e a quantidade, em metros lineares, dos documentos eliminados (Decreto n 29.745,

de 14 de maio de 1991, Art. 6.). Os documentos eliminados sero transformados em aparas e doados ao Corpo Municipal de Voluntrios - CMV, ou instituio similar (idem, Art. 6, parg. 1).

EMPRESA FANTASIA ARQUIVO CENTRAL

ATA OU TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ( n____ )

Unidade Produtora/Cdigo: Srie documental/Cdigo: Datas-limite: Metros lineares:

Aos ______ dias do ms de __________, de mil novecentos e noventa e _______, procedeu-se eliminao de documentos da Empresa Fantasia, em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade, aprovadas pela Diretoria desta Empresa. Acompanha esta Ata a relao dos documentos eliminados. E, para constar, lavramos a presente Ata que vai pelos responsveis assinada.

______________________

______________________ ______________________ dos produtores dos documentos Presidente da empresa ______________________ Assinatura do responsvel e/ou pelo Arquivo Central

FICHA DE CONTROLE DE ELIMINAO 1. Data prevista para eliminao: 2. Srie: Cx. 3. Datas-limite: 4. Entidade Remetente 6. N da transferncia: 6.1 Data da transferncia: 7. Data da execuo da eliminao: 8. Observaes: 5. Notao (=localizao) CX Vol. Disq.

Dos documentos destinados eliminao recomendvel que sejam conservadas amostragens que devero ser recolhidas para guarda permanente.

O profissional de arquivo precisa orientar sua ao pela busca contnua de critrios os mais objetivos possveis de avaliao e eliminao.

No entanto, muito questionvel a possibilidade de se estabelecer um conjunto de critrios objetivos para a seleo de documentos eliminveis que devero constituir as amostragens. Nesse momento, no podemos deixar de observar que as tcnicas de seleo devem levar em conta no somente o contedo da informao, mas tambm sua natureza e forma. A amostragem pode ser estatstica, geogrfica, cronolgica ou por sries documentais. Alguns dos critrios mais comuns para se definir as amostragens so:

. amostragem anual ou decenal - aplicada aos documentos que foram organizados segundo um critrio cronolgico; . mtodo alternativo ou por turno - sistema de rodzio que pode ser acompanhado de mtodos estatsticos; . amostragens regionais; . amostragem estatstica aleatria - aplicado em acervos volumosos, completos, ordenados de forma lgica.

Para alguns arquivistas, a seleo de amostras para preservao permanente condio indispensvel eliminao dos conjuntos aos quais elas pertenam. Contudo, a legislao federal no determina essa prtica, em relao aos documentos oficiais. No Municpio de So Paulo, porm, o Decreto que estabelece normas de avaliao determina a seleo de amostragens para guarda permanente dos documentos pblicos destinados eliminao 6.

___________________
6. Dos documentos eliminados sero conservadas amostragens para acervo do Arquivo Histrico Municipal, que sero a ele encaminhadas conforme calendrio a ser estabelecido (Art. 7 do Decreto Municipal n 29.745, de 14 de maio de 1991).

GLOSSRIO (*) Acervo Totalidade dos documentos conservados num arquivo. Amostragem Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes. Arquivo um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer poca, forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo natural, por uma Unidade no exerccio de suas funes ou conservados para servir de referncia, prova, informao ou fonte de pesquisa. Arquivo Corrente

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. O mesmo que Arquivo Administrativo. Arquivo Histrico Veja Arquivo Permanente Arquivo Intermedirio Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final. Arquivologia Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. Arquivo Permanente Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. Atividade Fim Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento. Atividade-Meio

Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. Avaliao de documento Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. Ciclo de vida dos documentos Sucesso de fases por que passam os documentos (corrente, intermediria, permanente), desde o momento em que so produzidos at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Classificao de fundos uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos. Comisso Central de Avaliao de Documentos - CCAD uma comisso permanente e multidisciplinar de avaliao de documentos. So competncias da CCAD:

1. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo; 2. avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao; 3. supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; 4. aprovar as amostragens; 5. propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.

_____________________ (*) A elaborao deste Glossrio contou com a colaborao de Dase Apparecida Oliveira e teve como fonte bsica o Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasi-leiros/ Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

Comisses Setoriais de Avaliao - CSA So comisses multidisciplinares, constitudas em cada rgo produtor de documentos. So competncias das Comisses Setoriais de Avaliao: 1. promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo; 2. elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD;

3. solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume; 4. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente; 5. propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio; 6. elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; 7. coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes; 8. presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata. Datas-limite Identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de uma srie, de um processo, dossi, fundo ou coleo. Diagnstico de arquivos Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico, condies de armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferncia, recolhimento, microfilmagem, conservao e demais atividades. Documento Toda informao registrada num suporte material (papel, fita, disco ptico etc.). Documento de arquivo

 todo registro de informao original, nico e autntico que resulta da acumulao em processo natural por uma entidade produtora no exerccio de suas competncias, funes e atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magntica, o disco ptico ou qualquer outro. Eliminao de documentos Destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados em valor para guarda permanente. A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia (art. 9, Lei n o 8.159, de 08/01/91). A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 o da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (art. 12, pargrafo nico, Decreto n o 1.799, de 30/01/96). Dos documentos a serem eliminados podero ser retiradas amostragens para guarda definitiva no Arquivo Permanente. Fundo o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituio, entidade ou pessoa. Gesto de Documento Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.

Guarda Permanente Veja Valor Mediato Guarda Temporria Veja Valor Imediato Plano de Destinao Conjunto de instrumentos de destinao de documentos decorrentes do trabalho de avaliao: tabela de temporalidade, relao de eliminao, ata ou termo de eliminao. Prazo de Precauo Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente. Prazo de Prescrio Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que entenda violado. Prazo de Vigncia Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo. Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos Princpio fundamental da Arquivologia segundo o qual os documentos originrios de uma instituio, entidade ou pessoa no devem ser misturados aos de origem diversa, preservando-se assim o contexto e a organicidade de sua produo. Recolhimento Passagem de documentos do Arquivo Intermedirio ou Central para o Arquivo Permanente.

Srie Documental Conjunto de documentos resultante do exerccio de uma mesma competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo. Tabela de Temporalidade Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determinam prazos para sua transferncia, recolhimento e eliminao. Teoria das Trs Idades Teoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermedirios e permanentes. Transferncia Passagem de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Intermedirio ou Central. Valor Imediato Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, em decorrncia das atividadesfim e das atividades-meio de uma instituio. O mesmo que valor primrio ou administrativo do documento. So documentos de valor imediato e guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio e precauo definidos nas Tabelas de Temporalidade, podem ser eliminados, sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao. Valor Mediato

Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilizao primria (vigncia administrativa). O mesmo que valor secundrio ou permanente do documento. So documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio e precauo, estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade, devem ser preservados por fora das informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos, ou fonte de pesquisa.

____________________________ (*) ARQUIVO NACIONAL - Manual de identificao de acervos documentais para transferncia
e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 40).