APOSTILA DO CONCURSO DA SESAU/RR

CALENDRIO DOS AULES

PROF. NETO
COM EXERCCIOS COMENTADOS PARA A

SESAU/2013
Dia 21/Julho, 08h30m/18h Local: Acadmico News Ingressos venda a partir do dia 15 de julho Dia 28/Julho, 08h30m/18h Local: Vencer Ingressos venda a partir do dia 22 de julho Dia 04/Agosto, 08h30m/18h Local: Acadmico News Ingressos venda a partir do dia 29 de julho

APOSTILA DA SESAU
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Contedo Especfico
Esta apostila gratuita e foi elaborada exclusivamente para o concurso da SESAU/2013 com base no contedo programtico exigido pelo edital. Elaborada pelo Professor Jos Maria Rodrigues NETO e Prof. Eridan Pimenta Cursinhos Parceiros: Acadmico News, Praetorium e Vencer

Dia 11/Agosto, 08h30m/18h Local: Acadmicos/Vencer Ingressos venda a partir de 04 de agosto Dia 18/Agosto, 08h30m/18h Local: Vencer/Acadmicos Ingressos venda a partir do dia 11 de agosto Dia 24/Agosto, 08h/17h Local: Palcio da Cultura Ingressos venda a partir do dia 18 de agosto (Reviso Geral)

DATAS DOS AULES ESPECFICOS PARA O CARGO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO:

Local de Venda dos Acadmico News, Vencer e Ingressos: Praetorium. Fones: 3224-0169 e 36274258

1. Dia 10/08 (sbado), 18h as 23h

Local: Acadmico News 2. Dia 17/08 (sbado), 18h as 23h Local: Vencer
Aulas de arquivologia, noes de administrao e AFO com a Prof Eridan, Lei 053 e Noes de licitao com o Prof. Neto. Garanta sua vaga nos cursinhos.

Blog: contato@profneto.com.br

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E-mail:

NOES DEARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

O QUE ARQUIVOLOGIA? o ramo da cincia destinada ao estudo da natureza dos teorias, dosna mtodos e tcnicas a arquivos, serem dasobservados implantao, organizao, desenvolvimento utilizao dos documentos e das e informaes. Noes de Arquivamento

de

rgos de Documentao Arquivo: o conjunto organizado recebidos pela instituio ao longo suas atividades.

de

documentos

produzidos

ou

Biblioteca: Conjunto de material impresso e para estudo e consulta. ordenadamente Museu: o lugar destinado ao exposio de diferentescampos peas e obras de representativas dos de conhecimento humano. Princpios da Arquivologia

no impresso disposto

estudo, valor,

reunio

Princpio da Provenincia: Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princpio da Organicidade: a qualidade segundo a qual os arquivos a estrutura, funes e atividades espelham da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Princpio da Unicidade: forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Princpio da Invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem preservados alienao,destruio sem disperso, ser mutilao, no autorizada ou adio indevida. Princpio da cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. Princpio do respeito ordem original: O arquivo deve conservar o dadopela entidade produtora. arranjo Conceitos bsicos: Informao: Ideia, conhecimento. Suporte: Todo e informao. Ex:

qualquer meiofsico utilizado para registrar a papel, CD, VHS, DVD.

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 Documento: Informao livro, relatrio, certido, memorando. Caractersticas dos documentos Forma: diferentes: documento 1. 2. 3. o de estgio arquivo

registradaem qualquer tipo de

suporte.

Ex:

de e

preparao e transmisso passa por trs formas

do

Rascunho (minuta); Original; Cpia.

Formato: a configurao fsica do documento, de acordo com a Papel natureza=e carto, o odoficha, como foi confeccionado. Ex: livro, folha, folder, cartaz. Espcie: a definio do aspecto formal, da forma como as so distribudas no documento documento informaes e da aplicao a que este se destina. Ex: ofcios, certides, atestados, atas, contratos, declaraes. Tipologias ou tipo: atividade(finalidade) destina. a a soma que o da espcie documento documental com a

se

GNERO DOS DOCUMENTOS O documento documento informao podeser mais gnero. Ex: classificado de acordo foi registrada. Assim, o classificado em um ou com a forma que a

Textuais ou escritos; Iconogrficos; Filmogrficos; Sonoro; Informticos ou digitais; Cartogrficos; Fotogrficos; Microgrficos.

Quanto natureza dos documentos: Especiais: Guardam documentos de determinados tipos ou suporte. Especializados:Guardam documentos de determinados assuntos especficos. Quanto extenso de sua localizao: Setoriais: So aqueles estabelecidos juntoaos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Ex.: Arquivo do Departamento de Pessoal.

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Central ou geral: So os que se destinam receber os documentos correntes diversos rgos e provenientes instituies,doscentralizando, por tanto, as atividades de arquivo corrente. Quanto aos valores dos documentos: Primrios(administrativo): o valorque o documento apresenta o funcionamento de atividades para realizadaspela instituio. Todo documento nasce com esse valore depois o perde. o valortemporrio e estar presente nas fases corrente e intermediria. Secundrio(histrico): o valorque o documento apresenta para histria da instituio. o valor definitivo(dura para sempre)e nem todo documento o apresentar. Quanto ao seu estgio de evoluo CORRENTE: a fase em que os documentos so criados; Nesta os muito documentos tramitam bastantes e fase so consultados; LOCALIZAO FSICA DOS ARQUIVOS CORRENTES Devem ser localizados juntoaos rgos produtores nos prprios escritrios prximos a eles, a fim de facilitar o acessoou aos documentos. ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO CORRENTES O acesso restrito ao rgo produtor (gerador). ATIVIDADES DO ARQUIVO CORRENTE PROTOCOLO EXPEDIO ARQUIVAMENTO EMPRESTIMO CONSULTA tm

INTERMEDIRIA: a fase em que os documentos ainda valoradministrativo mas so pouco aguardamsua destinao consultados. Nesta fase, os documentos final(eliminao ou guarda permanente). LOCALIZAO FSICA DOS ARQUIVOS INTERMEDIRIOS Devem estarem locais afastados dos rgos que produziram ou receberam os documentos. ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO INTERMEDIRIO O acesso restrito ao rgo produtor O (gerador). acesso aos documentos pelo publico apenas quando a geradora autorizar. fonte

sua

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 PERMANENTE: a fase em que os documentos j perderam seu so guardados valoradministrativo pelo seu valor e histrico; -Os documentos desta fase jamais sero eliminados. LOCALIZAO FSICA DOS ARQUIVOS PERMANENTES: Os pesquisadores so o seu principal publico. Por essa devem estar localizados razo, juntoaos centros culturais ou prximos as universidades. ACESSO AOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO PERMANENTE O acesso liberado ao pblico sem restries devido ao seu valorsecundrio. ATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE DESTINAO ARRANJO DESCRIO E PUBLICAO CONSERVAO REFERNCIA

TABELA

DE

TEMPORALIDADE

o instrumento que define o prazo de guarda(tempo que o ser guardado corrente e documento intermediria) bem como nasa fases destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente).

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Avaliao de

Documentos

o processo em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases e intermediria, bem como a correntes destinao final dos documentos da instituies(eliminao ou Na prtica o ato guarda de se permanente). criar a tabela de temporalidade, realizado pela comisso permanente de avaliao de documentos. Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por: Arquivista ou responsvel pela guardados documentos; Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja pela guarda subordinado o setorresponsvel dos documentos; Profissionais da rea jurdica; Profissionais da rea financeira; Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, economista, objeto de Engenheiro, avaliao(historiador, socilogo, medico, estatstico etc.). Grau de sigilo Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao. Sigilosos so os documentos que, por sua natureza, devam conhecimento restrito e, por para isso, requerem medidas especiais de guarda sua custdia e divulgao.

ser

de

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Natureza do

assunto

A classificao grau de sigilo. A reclassificao grau de sigilo. A desclassificao do grau de sigilo. Classificao

a a

atribuio do alterao do a retirada

ULTRA-SECRETO; informaes referentes: soberania e integridade territorial nacionais, a planos e operaes militares; s relaes internacionais do Pas; projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional; programas econmicos. OBS: OS DOCUMENTOS DE CARTER ULTRASECRETOS S PODERO SER RECLASSIFICADOS DESCLASSIFICADOS MEDIANTE OU AUTORIZAO DA AUTORIDADE RESPONSVEL PELASUA CLASSIFICAO. SECRETO; informaes referentes: Apostila de Assistente Administrativo do da Jos SESAU/RR Prof. Maria Rodrigues Neto www.profneto.com.br concurso

a sistemas, instalaes, de interesse da defesa assuntos diplomticos e detalhes, programas ou estratgicos.

programas, projetos, planos ou nacional; de inteligncia e a planos instalaes

operaes ou

CONFIDENCIAL dados ou informaes de interesse do Poder Executivo e dasrestrito partes, e devam ser de no-autorizada possa conhecimento cuja revelao frustrar seus objetivos ou acarretar a um individuo ou criar danos embaraos administrativos ex: assuntos referentesa pessoal, finanas, da material, sociedadee do segurana estado. RESERVADO dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa comprometer: planos, operaes ou objetivos neles previstos ou referidos ex: de planos, ordens programas e projetos e Partes suas respectivas de execuo;cartas, fotografias areas e negativos. EXPEDIO E TRAMITAO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS sero acondicionados em envelopesduplos; no envelope externo nosigilo constarou qualquer indicao do grau de do teor do documento; no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de sigilo do logo documento, de o modo a serem identificados que removido envelope externo; o envelope interno ser fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que identifique o documento. sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. A expedio, conduo e entrega de documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo vedada a sua postagem. A expediode documento secreto, confidencial ou reservado poder ser opo feita mediante servio mensageiro postal, com de registro, oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, maladiplomtica. QUANTO AO ACESSO

Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros, naquilo que diga sua pessoa, seu respeito interesse particular ou do ao interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. O acesso de visitas a reas disciplinado por instituies meiode instrues dos rgos, entidades ou interessados. e instalaes especiais sigilosas ser

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PROCEDIMENTOS

ADMINISTRATIVOS DE

ORGANIZAO E ADMINISTRAO ARQUIVOS Levantamento de dados; Anlise dos dados coletados; Planejamento; Execuo ou implantao acompanhamento. CORRESPONDNCIAS toda e processos. rgos Ex: qualquer forma ou entidades, e

de

comunicao escrita exceo dos

que circula

nos

Externa Interna Oficial Particular Recebida Expedida

PROTOCOLO o controle da tramitao de documentos da instituio. uma atividade tpica da fase corrente. Atividades do setorde protocolo: Recebimento e Classificao; Registro e controle (autuao/movimentao); Expedio (distribuio); Setor de recebimento e classificao 1. Receber a correspondncia; 2. Separar a correspondncia oficial da particular ; 3. Distribuir a correspondncia particular ; 4. Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso ; 5. Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa; 6. Abrir a correspondncia ostensiva; 7. Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando existnciade antecedentes ;

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8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no no Arquivo, o ondese Setor de Registro e estiverem Movimentao informar encontram e os solicitar para ser feita a juntada; 9. Interpretar e classificar a correspondncia; 10. Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento ; 11. Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso ; 12. Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; 13. Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao . Setor de registro e controle 1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando:nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio; 2. Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seuaps destino, juntamente com os antecedentes, o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas; 3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida; 4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica; 5. Receber dos vrios setores os documentos a serem nas respectivas fichas (numricas)redistribudos, o novo anotar destino. 6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo competentecom despacho de autoridade Setor de Expedio 1. Receber a correspondncia 2. Verificar se no faltam ou anexos 3. Numerar e completara original e nas cpias 4. Separar o original da cpias 5. Expedir o original com anexos 6. Encaminhar as cpias, origem, ao arquivo. ARQUIVAMENTO (Na fase corrente) ETAPAS: 1. 2. Inspeo; Anlise; Apostila de Assistente Administrativo do da Jos SESAU/RR Prof. Maria Rodrigues Neto www.profneto.com.br concurso

folhas data, no

os acompanhadasdos antecedentes que lhes deram

3. 4.

Ordenao; Arquivamento. ARQUIVO

MATERIAL DE GESTO De

consumo

Permanente DE DOCUMENTOS da instituio, desde a

o controle de todo fluxo de documentos destinao criao final. dos mesmo at sua

Objetivos da gesto de documentos Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno destinao de documentos. Garantir que a informao institucional esteja disponvelquando e ondeseja necessria instituio aos cidados. dos documentos legal ou para a que no tenham valor

Assegurar a eliminao administrativo, fiscal, pesquisa cientfica.

Assegurar o uso adequado da microgrfica, e outras tcnicas avanadas dados de gesto da informao. Contribuir para o acesso e preservao guarda e permanente por seus valores histrico cientfico. Etapas da gesto de documento Produo;

processamentoautomatizado de

dos documentos

que meream

Uso (tramitao, arquivamento e outros); Avaliao e destinao final (eliminao guarda permanente). Diagnstico lacunas analise detalhada do funcionamento do forma a identificar as falhas ou existentes.

ou

arquivo

da

instituio

de

BENEFCIOS DO DIGNSTICO Otimizao de processos de gerenciamento de documentos arquivo; de uma eficiente e Garantia imediata recuperao da informao; Racionalizao e padronizao do material utilizado para arquivo; tanto Racionalizao da produo documental quanto espao para armazenagem tanto fsico em papel quanto eletronicamente; Reduo do volume de documentos; Apostila de Assistente Administrativo do da Jos SESAU/RR Prof. Maria Rodrigues Neto www.profneto.com.br concurso

do

 Determinao de prazos de validade dos documentos; Economia de custos com espao, tempo e equipamento; Mudana de foco para implementao de novas de e gesto de documentos arquivo. GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTO O PROCESSO DE CONVERTER DOCUMENTOS EM OU MICROFILME PARAUM FORMATO ELETRNICO.

metodologias

SUPORTE PAPEL

MICROFILMAGEM uma tcnica que permite criar uma cpia grfico ou reduzida microficha. O microfilme micro uma imagem da forma tamanho reduzido da imagem de extraordinariamente um documento qualquer. BENEFCIOS DA MICROFILMAGEM Valor legal; Acesso fcil e rpido; Segurana; Garantia de confidencialidade das informaes; Durabilidade; Reduo sensvel de espao. Conservao e Restaurao documentos Agentes externos: de do documento em formato maior: por tanto o

Qumicos: poluio, poeira, tintas. Fsicos: luminosidade, umidade, temperatura. Biolgicos: insetos, microorganismos, roedores, o homem. Principais operaes de conservao e restaurao Desinfeco Limpeza Alisamento Banho de gelatina ou cola Apostila de Assistente Administrativo do da Jos SESAU/RR Prof. Maria Rodrigues Neto www.profneto.com.br concurso

Tecido com pasta de amido Silking Laminao : Mecnica ou Manual Encapsulao

TIPOS DE ARQUIVAMENTO Horizontal: Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e permanentes, arquivados mapas, em caixas, estantes ex: arquivos plantas e desenhos. Vertical: Os documentos ou fichas so dispostos uns atrsdos outros, permitindo sua rpida consulta ex: arquivo corrente. SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO ndice Sistema sem a direto necessidade aquele de se em que a busca consultar um feita diretamente

Sistema indireto um preciso antes ndice ou cdigo. MTODO DE ARQUIVAMENTO

aquele em que, para se consultar um

localizar o

documento,

ALFABTICOS GEOGRFICOS NUMRICOS: SIMPLES CRONOLGICO DGITO-TERMINAL IDEOGRFICOS ALFABTICOS: ENCICLOPDICO DICIONRIO NUMRICOS: DUPLEX E DECIMAL PADRONIZADOS: VARIADEX AUTOMTICO SOUNDEX MNEMNICO ALFANUMRICO

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LICITAES
Apresentao

NOES ELEMENTARES

Com o objetivo de orientar e esclarecer algumas dvidas, a Consultoria da Universidade este manual aos servidores, Federal do Pampa - Jurdica UNIPAMPAdisponibiliza Tcnico-Administrativos Docentes, da Universidade, e ondeesto reunidas informaes necessrias conhecimento sobre licitaes. 1. Aspectos Gerais

para

Licitao o procedimento administrativo formal em que a Administrao Pblica convoca,(edital mediante condies estabelecidas em ato prprio ou convite), empresas interessadas na apresentao de propostas para o oferecimento de bens e servios. A Lei n 8.666/93 regulamentou o artigo 37, inciso XXI, da Constituio e e estabeleceu normas gerais sobre Federal, licitaes contratos administrativos pertinentes a obras, servios, publicidade, compras, inclusive alienaesde e locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Federal e dos Estados, do Distrito Municpios. De acordo com essa Lei, os contratos celebrados com terceiros na Administrao Pblica de devem ser ressalvadas necessariamente precedidos licitao, as hipteses de dispensa e de inexigibilidade de licitao. A licitao objetiva selecionara proposta mais vantajosa, de relao maior a qualidade X menor custo preo. benefcio, Destina-se garantir a observncia do princpio constitucional da isonomia e a selecionara proposta mais vantajosa para a Administrao e ser processada e julgada em estrita conformidade com os da impessoalidade, princpios bsicos da legalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da ao instrumento probidadeadministrativa, da vinculao convocatrio, do objetivo e dos que lhes so julgamento correlatos. licitao no ser sigilosa, sendo pblicos e acessveisao pblico os atos de ao seucontedo procedimento, salvo quanto das propostas, at a respectiva abertura. Uma vez definido o objeto que se quer contratar, necessrio estimar o do valortotal obra, do mediante realizaode pesquisa de mercado. servio ou bem a da ser licitado, se h necessrio, previso de ainda, recursos verificar oramentrios para o pagamento da despesa e se esta se conformidade com encontrar a Lei de em Responsabilidade Fiscal. Aps apurao da estimativa, deve ser adotada a modalidade de licitao adequada, com prioridade especial para o prego, quando o objeto pretendido referir-se a bens e listados no n servios 3.555/00, comuns que regulamenta esta Decreto modalidade. 2. Modalidades de Licitaes As modalidades de licitao definem o rito, ou seja, as fases pelas quais se de processar o certame. So seis as modalidades licitao: A

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a) Concorrncia: a modalidade de licitao entre quaisquer interessados preliminar, que, na fase inicial de possuir habilitao comprovem os requisitos mnimos de no edital para qualificao execuo de exigidos seu objeto. b) Tomada de preos: a modalidade de licitao entre interessados a devidamente cadastrados ou quepara cadastramento at o atenderem todas as condies exigidas terceiro dia data do recebimento das anterior propostas, observada a necessria c) Convite: a qualificao. modalidade de licitao entre interessados do ramo pertinente ao no, seuescolhidos objeto, cadastrados ou e convidados em nmero mnimo de 3 (trs)a pela administrativa, qual unidade afixar, em local apropriado, cpia do instrumento e o estender aos convocatrio demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem com e antecedncia de seu at interesse 24 (vinte quatro) horas da apresentao Existindo praa mais das de propostas. 3 (trs) possveis na interessados, a cada novo convite, realizado para objeto idntico ou o assemelhado, obrigatrio 3 convite a, no mnimo, mais um interessado, existirem cadastrados no enquanto convidados nas ltimas licitaes. Quando, por limitaesdo mercado ou desinteresse dos manifesto convidados, for impossvel a obteno do nmero mnimo de licitantes exigidos, essas circunstncias devero ser devidamente justificadas no processo, sob penade repetio do convite. d) Concurso: a modalidade de licitao entre quaisquer interessados para escolha de ou trabalho tcnico, cientfico artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao vencedores, conforme critrios aos constantes de edital publicado na imprensa oficial antecedncia mnima de 45 com (quarenta e cinco) dias. e) Leilo: a modalidade de licitao entre quaisquer interessados para a venda de para bens inservveis a mveis administrao ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienao de bens imveis prevista no art. 19 da Lei n 8.666/93, a oferecer maior lance, igual quem ou superior ao o valorda avaliao. f) Prego: a modalidade de licitao para aquisio de bens e servios comuns, ondea disputa pelo fornecimento se d atravs de sesso pblica, presencialou eletrnica (via internet), por meiode propostas e lances, para a classificao e habilitao do licitante que ofertou o menor preo. v As modalidades de licitao so geralmente definidas em razo do valordo contrato. A em exceo ofuturo prego, escolhido razo do bem ou servio a ser licitado. Para a realizaode modalidades podem ser obras, convite, as tomada de preos ou concorrncia, de valor. v Para a acordo aquisiocom de obens ou servios, as modalidades podem ser convite, tomada de de preos ou com o concorrncia, acordo valor, ou prego, independentemente do valore de acordo com o objeto. v Para a venda de bens, as modalidades de licitao podem ser concorrncia ou leilo. 3. Limites para a Escolha da Modalidade de Licitao A escolha das modalidades de licitao ser determinada em funo dos seguintes limites, tendo em vista o valorestimado da contratao: a) Concorrncia: Obras e servios de engenharia: acima de R$ 1.500.000,00; Compras e outros servios: acima de R$ 650.000,00. b) Tomada de preos: concurso

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