Código: Emitido por:

Washington Ramos Castro

PE-CRGI - 611. 0
Data: Aprovado por:
18/04/2007 Antônio Tavares Carneiro Sobrinho

Título:
Procedimento de Execução de Atividade Controle de Registros de Gestão Integrada do Instituto de
Ginecologia da UFRJ

1. Objetivo e campo de aplicação

Este padrão tem como objetivo estabelecer uma sistemática para identificar, coletar,
indexar, acessar, arquivar, armazenar e dispor os registros de Gestão Integrada. O campo de
aplicação é todo o Instituto de Ginecologia.

2. Documentos de Referência

2.1 Da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT)

a) NBR ISO 9000 / 2000 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e

Vocabulário e
b) NBR ISO 9001 /2000 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos.

2.2 Do Instituto de Ginecologia

a) Padrão de Gerenciamento Procedimento Manual de Gestão Integrada do

Instituto de Ginecologia da UFRJ PG-MGI - 621. 0
b) Padrão de Execução Procedimento Organização da Documentação do Instituto de
Ginecologia da UFRJ PE-OD - xxx. x (em fase de desenvolvimento)
c) Padrão de Execução Procedimento Controle de Documentos e Dados do Instituto
de Ginecologia da UFRJ PE-CDD - xxx . x (em estruturação) e
d) Padrão de Execução Procedimento Apresentação e Conteúdo dos Padrões do
Instituto de Ginecologia da UFRJ PE-ACP - 611. 0.

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3. Definições e Siglas

IG – Instituto de Ginecologia

4. Procedimentos

4.1. Introdução

4.1.1.Quando aplicável, é todo documento que gere registro, como forma de

evidenciar o atendimento aos requisitos especificados pelas normas admitidas
pela Direção do IG/UFRJ. As seguintes informações relativas aos registros
devem ser levantadas:
a) Título do registro;
b) Quem registra as informações;
c) Local de arquivamento;
d) Como indexar;
e) Tempo mínimo de retenção.

4.2 Arquivamento, Armazenamento e Manutenção.

4.2.1 - Os Registros da Gestão Integrada devem ser legíveis, arquivados e

armazenados adequadamente e em conformidade com o escopo do presente padrão, de forma
a evitar a deterioração e garantir sua pronta recuperação.
4.2.2 - Cópias impressas dos registros da Gestão Integrada devem ser mantidas na
Assessoria da Direção e na Secretaria do Gabinete do I.G. Devem ser mantidas, ainda, copias
dos registros da Gestão Integrada no servidor do IG.
4.2.3 - Quando os registros da Gestão Integrada estiverem na forma de cópia impressa
os mesmos deverão ser arquivados pelo Assessor do Diretor em pasta tipo classificador com
compartimentos plásticos de tamanho A-4, devidamente identificada. Se estes registros forem

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 vinculados ao relatório técnico, devem ser arquivadas também na Secretaria do Gabinete do
I.G/UFRJ.
4.2.4 - Os Registros da Gestão Integrada devem estar na forma de cópia impressa ou
gerados em meio eletrônico em CD ou outro meio.
4.2.5 - Quando previsto em contrato, os registros da Gestão Integrada devem ficar a
disposição das partes interessadas para consulta e avaliação durante o período previamente
determinado.

5. Registros da Qualidade

A seguir é apresentado, na tabela abaixo, um resumo dos Registros da Qualidade do

Instituto de Ginecologia da Universidade Federal do Rio de Janeiro:

Nome do Registro Quem Local de Como indexar Tempo Disposição do

registra. arquivamento mínimo de documento
retenção após período
de retenção
Atas de reunião do Chefe de Secretaria do Por data/Pasta reuniões do 5 anos Lixo seletivo
Conselho Diretor do IG Gabinete Gabinete Conselho Diretor do IG
Atas de reunião do Chefe de Secretaria do Por data/Pasta reuniões do 5 anos Lixo seletivo
Diretor com Assessoria / Gabinete Gabinete Conselho Diretor do IG
Administração
Atas de reunião do Chefe de Secretaria do Por data/Pasta reuniões do 5 anos Lixo seletivo
Diretor com Gabinete Gabinete Conselho Diretor do IG
colaboradores IG
Lista de presença das Chefe de Secretaria do Por data/Pasta reuniões do 5 anos Lixo seletivo
reuniões do Conselho Gabinete Gabinete Conselho Diretor do IG
Diretor do IG com seus
colaboradores
Planejamento Estratégico Chefe de Assessoria da Pasta Planejamento 5 anos Lixo Seletivo
do IG ano 2007 Gabinete Direção Estratégico 2007
Planejamento Estratégico Chefe de Assessoria da Pasta Planejamento 5 anos Lixo Seletivo
do IG ano 2008 Gabinete Direção Estratégico 2008
Planejamento Estratégico Chefe de Assessoria da Pasta Planejamento 5 anos Lixo Seletivo
do IG ano 2009 Gabinete Direção Estratégico 2009
Planejamento Estratégico Chefe de Assessoria da Pasta Planejamento 5 anos Lixo Seletivo
do IG ano 2010 Gabinete Direção Estratégico 2010
Planejamento Estratégico Chefe de Assessoria da Pasta Planejamento 5 anos Lixo Seletivo
do IG ano 2011 Gabinete Direção Estratégico 2011
Pesquisa de Clima Colaboradores Assessoria da Pasta Pesquisa Clima 5 anos Lixo seletivo
Organizacional 2007 do IG Direção Organizacional 2007
Pesquisa de Clima Colaboradores Assessoria da Pasta Pesquisa Clima 5 anos Lixo seletivo
Organizacional 2008 do IG Direção Organizacional 2008
Pesquisa de Clima Colaboradores Assessoria da Pasta Pesquisa Clima 5 anos Lixo seletivo
Organizacional 2009 do IG Direção Organizacional 2009
Pesquisa de Clima Colaboradores Assessoria da Pasta Pesquisa Clima 5 anos Lixo seletivo

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Organizacional 2010 do IG Direção Organizacional 2010
Pesquisa de Clima Colaboradores Assessoria da Pasta Pesquisa Clima 5 anos Lixo seletivo
Organizacional 2011 do IG Direção Organizacional 2011
Portarias Diretor Geral Secretaria do Pasta Portarias 5 anos Lixo seletivo
Gabinete
Atas de reunião de Chefe de Assessoria da Pastas Relatório de 5 anos Lixo seletivo
Análise Crítica e Gabinete Direção Gestão do IG
avaliação de práticas
Lista de cópias Assessor da Assessoria da Pasta cópias controladas 5 anos Lixo seletivo
controladas Direção Direção
Lista de cópias não Chefe de Secretaria do Pasta cópias não 5 anos Lixo seletivo
controladas Gabinete Gabinete controladas
Cadastro dos Padrões do Assessor da Assessoria da Pasta Cadastro dos 5 anos Lixo seletivo
IG Direção Direção Padrões IG
Documentos Obsoletos Assessor da Assessoria da Pasta Documentos 5 anos Lixo Seletivo
Direção Direção Obsoletos
Plano de Ação Diretor Geral Secretaria do Por ordem numérica/Pasta 3 anos Lixo seletivo
Gabinete Registro de Plano de Ação
Formulário de proposta de Administrador Administração Por data 2 anos Lixo seletivo
serviços da sede
Relatório das atividades Administrador Administração Por data 2 anos Lixo seletivo
de manutenção predial da sede
Relatório das atividades Administrador Administração Por data 2 anos Lixo seletivo
de manutenção elétrica da sede
Relatório das atividades Administrador Administração Por data 2 anos Lixo seletivo
de manutenção de da sede
informática
Lista Mestra e cópias Chefe de Secretaria do Por ordem seqüencial dos Permanente Carimbo obsoleto
quando não tiverem
controladas e não Gabinete Gabinete procedimentos mais validade
controladas
Formulário ordem de Diretor Geral Departamento Por ano e mês 10 anos Lixo seletivo
compra de Compras
Formulário de ordem de Gerente da Departamento Por ano e mês /c conta e 20 anos Microfilmagem
pagamento Qualidade Financeiro subconta
Formulário de avaliação Comprador do Departamento Por ano e mês 10 anos Lixo seletivo
de Preços IG. de Compras
Relatório dos indicadores Assessor da Assessoria da Por ano e mês 5 anos Lixo seletivo
de controle de processos Direção Direção
Formulário cadastro de Administrador Administração Por ano e mês 5 anos Lixo seletivo
equipamento e controle de da sede
manutenção e inspeção
Formulário número de Enfermeira Sala da Chefia Por ano e mês 3 anos Lixo seletivo
testes com falhas no Centro de Enfermagem
trimestre/número total de Cirúrgico
testes no trimestre /
Equipamentos do Centro
Cirúrgico
Formulário número de Enfermeira Sala da Chefia Por ano e mês 3 anos Lixo seletivo
testes com falhas no Supervisora de Enfermagem
trimestre/número total de
testes no trimestre /
Equipamentos das
Enfermarias
Formulário número de Enfermeira Sala da Chefia Por ano e mês 3 anos Lixo seletivo
testes com falhas no Ambulatório de Enfermagem
trimestre/número total de
testes no trimestre /

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Equipamentos dos
Ambulatórios
Formulário número de Técnico da Sala da Chefia Por ano e mês 3 anos Lixo seletivo
testes com falhas no Mamografia de Enfermagem
trimestre/número total de
testes no trimestre /
Equipamentos da
Mamografia
Formulário número de Técnico Sala da Chefia Por ano e mês 5 anos Lixo seletivo
manutenção corretiva no responsável de Enfermagem
trimestre / número de
manutenção preventiva +
manutenção preditiva no
trimestre
Formulário de pesquisa de Clientes do IG Ouvidoria Por ordem de chegada 3 anos Lixo seletivo
satisfação dos clientes do
IG
Documento com Clientes do IG Ouvidoria Por ordem de chegada/ 5 anos Lixo seletivo
sugestões dos clientes do Pasta resposta aos clientes
IG do IG
Documento resposta as Ouvidoria Ouvidoria Por ordem de chegada/ 5 anos Lixo seletivo
sugestões dos clientes do Pasta resposta aos clientes
IG do IG
Formulário Assessor da Assessoria Por ordem numérica 5 anos Lixo seletivo
acompanhamento Direção
preventivo para não
retorno da não
conformidade
Formulário relatório de Auditor líder / Assessoria Por ordem numérica 5 anos Lixo seletivo
não conformidade e ação representante
corretiva da
administração
Relatório de não- Auditor Líder Assessoria Por ordem numérica 5 anos Lixo seletivo
conformidade
Formulário Plano anual de Auditor Líder Assessoria Por data 5 anos Lixo seletivo
auditoria
Plano anual de auditoria Auditor líder Assessoria Pasta de Planos Anuais de 5 anos Lixo seletivo
2007/2008 Auditorias internas e
programas 2007/2008
Plano anual de auditoria Auditor líder Assessoria Pasta de Planos Anuais de 5 anos Lixo seletivo
2008/2009 Auditorias internas e
programas 2008/2009
Plano anual de auditoria Auditor líder Gerência da Pasta de Planos Anuais de 5 anos Lixo seletivo
2009/2010 Qualidade Auditorias internas e
programas 2009/2010
Plano anual de auditoria Auditor líder Gerência da Pasta de Planos Anuais de 5 anos Lixo seletivo
2010/2011 Qualidade Auditorias internas e
programas 2010/2011
Relatório de Auditoria Equipe Assessoria Por ordem numérica 5 anos Lixo seletivo
Interna Auditora
Relatório de não- Direção Gabinete do Pasta Relatório de não- 5 anos Lixo seletivo
conformidades e ações Diretor conformidades e ações
corretivas Auditoria corretivas Auditoria de
certificação
Formulário Plano anual de Chefe do RH Assessoria Por ordem numérica 5 anos Lixo seletivo
capacitação
Formulário de Chefe do RH Assessoria Por ordem numérica 5 anos Lixo seletivo

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levantamento de
necessidades de
treinamento
Controle de Reuniões e Coordenadora Administração Por ano e mês 10 anos Lixo seletivo
Registro de realização de de Comissões da sede
Atividades das comissões
CCIH CO, CCP, CEM e
outras.

6. Histórico

Data Código Sumário da Revisão

19/04/2007 Revisão # Criação do formulário de verificação de implementação e eficácia
das ações corretivas, preventivas e preditivas pelo formulário
acompanhamento preventivo para não retorno da não conformidade.
03/05/2007 Revisão # Procedimento para análise e aprovação pela direção
02/07/2007 Revisão 0 Procedimento aprovado pela Direção Geral do IG

7. Lista de Distribuição:

7.1 Impressa

1 – Gabinete da Direção Geral; 2 – Chefia da Divisão médica; 3 – Chefia da Divisão

de Ensino Pesquisa e Extensão; 4 – Chefia da Divisão de Apoio Diagnóstico; 5 – Chefia da
Divisão de Apoio Assistencial; 6 – Chefia da Divisão de Administração, RH e Finanças e, 7 –
Assessoria da Direção.

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