Gerenciador de finanas GnuCash 2.2.

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Manual do Usurio

1997-2008 Contribuintes http://www.gnucash.org

ndice
1. Apresentao...................................................................................................1 2. Acesso ao programa........................................................................................3 2.2. Tela principal.............................................................................................4 2.3. Telas de contas.........................................................................................5 3. Inserindo dados...............................................................................................6 3.1. Receitas....................................................................................................6 3.2. Ativo..........................................................................................................8 3.3. Despesas..................................................................................................9 4 Criando uma nova sub-conta..........................................................................11 Para saber mais............................................................................................12

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1. Apresentao
GnuCash um software de gesto de finanas, para uso pessoal ou empresas. usado principalmente no ambiente operacional Linux, mas tambm um software multiplataforma, podendo ser instalado em ambiente Windows e Macintosh, assim como em mltiplas lnguas. O GnuCash suficientemente verstil para manter o controle das suas informaes financeiras, das mais simples s mais complexas. um dos poucos softwares que trabalham com as principais moedas e o nico programa de cdigo aberto do tipo. Sua traduo para o portugus ainda no est completa. Algumas ferramentas ainda esto em ingls, mas como o software intuitivo, isto no chega a atrapalhar. O GnuCash pode manter o controle de suas finanas de maneira to detalhada quanto voc quiser. Para entender melhor o funcionamento deste programa, necessrio definirmos alguns conceitos e terminologias bsicas, a saber:

1.1 Contas e Sub-contas: O Conceito de conta diferente do conceito que estamos acostumados, ele no engloba apenas as contas correntes em banco ou as contas de gua e luz, ela engloba todos os grupos de entrada e sada de dinheiro. Alguns tipos de contas do GnuCash 1.1.1. Dinheiro: O tipo de conta dinheiro utilizada para indicar o dinheiro que voc tem em espcie. 1.1.2. Banco: O tipo de conta Banco refere-se a contas ordem ou prazo, residentes num banco ou outra instituio financeira. Esta tambm o tipo de conta apropriada para cartes de dbito, que levantam os pagamentos diretamente de uma conta ordem. 1.1.3. Receitas: o tipo de conta utilizada para marcar a entrada de um determinado valor, ou seja, quando uma verba for transferida da sede para o Plo Regional, a entrada deste valor no ser feito diretamente na conta corrente, ele ser feito inicialmente na conta 'Receitas' e em seguida ser registrada a 'Transferncia' deste valor para a 'Conta corrente Nossa Caixa'. 1.1.4. Despesas: As contas de despesas so as que costumam ter um maior nmero de sub-contas, elas servem para armazenar a informao

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de onde e no que o dinheiro esta sendo gasto. Uma sub-conta nada mais que uma conta relacionada a outra, elas servem para dar um maior detalhamento na organizao das movimentaes financeiras.

1.2 Contabilidade de dupla entrada: Significa que o dinheiro tem de vir de algum lado, no surge do "nada." A contabilidade de "dupla entrada" um mtodo de registro que permite controlar exatamente de onde o seu dinheiro vem e exatamente para onde vai. Utilizar a dupla entrada significa que o dinheiro nunca ganho ou perdido; sempre transferido de algum lugar (uma conta de origem) para outro lado (a conta de destino). No GnuCash, esta transao conhecida como uma transferncia. A contabilidade de dupla entrada ajuda-o a evitar erros. por esta razo que os contabilistas profissionais a utilizam. Um sistema de dupla entrada proporciona um benefcio registra-e-salda, tornando-lhe mais fcil encontrar a raiz de qualquer erro de introduo. O GnuCash oferece uma vantagem sobre os pacotes tradicionais de contabilidade porque realiza muito do trabalho de dupla entrada por si, criando um ambiente operacionalmente agradvel e, ainda assim, mantendo os benefcios de preciso da contabilidade de dupla entrada.

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2. Acesso ao programa
Para acessar o GnuCash clique no menu aplicativos Escritrio Gerenciador de Finanas GnuCash. Conforme imagem abaixo:

Imagem 1: Localizao do cone de inicializao

Para a sua maior comodidade nossa Equipe de TI j deve ter feito a configurao do GnuCash para voc, e ele deve aparecer com a seguinte tela:

Imagem 2: Tela inicial com menus recolhidos

Ou ento, algo como:

Imagem 3: Tela inicial com menus expandidos

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Caso o GnuCash apresente uma tela de Configurao de Nova Hierarquia de Contas como imagem abaixo, sinal de que o programa no esta encontrando os arquivos configurados pelo Guri, neste caso, ou em qualquer dificuldade procure nossa Equipe.

Imagem 4: Assistente de Configurao de Nova Hierarquia de Contas

2.2. Tela principal A diferena entre as telas da Imagem 1 e da Imagem 2, esta no simples fato de que o menu, que esta recolhido na primeira, aparecer expandido na segunda. Para alterar a exibio entre estes dois modos de visualizao basta clicar no pequeno tringulo localizado esquerda de cada item do menu. Para diferenciar os estados expandido e recolhidoo GnuCash alterna o posicionamento do tringulo. Outro facilitador visual a alterao da cor do tringulo, quando o mesmo esta selecionado, veja as imagens abaixo. Expandido Ponta do tringulo virada para baixo Recolhido Ponta do tringulo virada para o lado direito.

Imagem 5: Menu recolhido

Imagem 6: Menu expandido

O programa adotou esses dois estados de apresentao para que voc possa facilmente ver o resumo das finanas dentro das principais contas, no caso:

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Ativo; Despesas e Receitas. importante ressaltar que cada item deve ser expandido ou recolhido separadamente. 2.3. Telas de contas

A tela principal, que tratamos no capitulo anterior, uma tela de apresentao das informaes. Para inserirmos as informaes no programa devemos acessar as telas da conta a qual vamos inserir a movimentao. H uma tela dessas para cada uma das contas e sub-contas que j tiverem sido criadas, mas por padro usaremos mais as das sub-contas. Para acessa-las muito simples, basta clicar duas vezes em cima da sub-conta na qual deseja inserir uma movimentao financeira. Por exemplo: Para inserirmos uma nova entrada de valores na Receita Transferncia da sede para a Regional basta darmos um duplo clique em cima do item e o programa abrir a seguinte tela:

Imagem 7: Tela "Transferncia da Sede para Regional"

1. Voc pode voltar para a tela principal clicando no boto Fechar

ou

na aba Contas, neste caso a aba Transferncia da sede para regional se manter aberta, fato que pode facilitar a navegao, se for us-la com muita freqncia. Lembre-se apenas de no deixar muitas contas abertas ao mesmo tempo, pois isso poder confundi-lo e causar um lanamento indevido.

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3. Inserindo dados
3.1. Receitas 3.1.1. Transferncia da sede para a Regional Agora que j vimos como entrar nas telas principais do programa, podemos aprender a inserir os dados. Vamos fazer isso por meio de exemplos. Devemos alimentar o programa com os dados sempre tendo em mente o fluxo do caixa, ou seja, nenhuma verba vai para um lugar sem antes ter vindo de algum lugar. Ento o primeiro exemplo que veremos ser o de como registramos a entrada de um capital nas finanas do Plo. A principal entrada de capital no plo ser justamente a transferncia mensal de valores, da conta da AAPG, para as contas dos Plos Regionais. Para inserirmos essa entrada temos que em primeiro lugar visualizar a subconta Transferncia da sede para regional e para tanto o menu da conta Receitas deve estar expandido, caso contrrio expanda-o e clique duas vezes no menu citado. Ir aparecer para voc a tela exibida na imagem abaixo:

Repetio da imagem 7

Esta tela apresenta uma tabela com os seguintes itens: Data: Neste campo informe a data em que a transao foi efetuada. Para preench-lo digite a data, preferencialmente no formato dd-mm-aaaa, ou clique no pequeno quadrado que aparece no campo data, quando selecionado. Ao clicar neste boto surgir um menu do tipo calendrio onde poder selecionar a data que deseja inserir. Para navegar por esse menu basta clicar nos sinais < ou > para retroceder ou avanar um ms ou um ano.

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N O campo nmero pode ser usado caso tenha alguma outra fonte de controle (uma planilha no OpenOffice.org Planilha Eletrnica por exemplo) e queira utiliza-lo como identificador das informaes correspondentes; Descrio Neste campo descreva, de forma detalhada, a transao que esta registrando no programa. Por exemplo Transferncia Mensal - Agosto 2009 Transferncia Este campo possui uma caixa de opes e serve para conectar as diferentes sub-contas do programa. Para inserir a informao basta clicar no ou pode clicar no pequeno boto quadrado que aparece no campo, quando selecionado, igualmente acontece no campo data, e escolher alguma opo na lista. No caso dessa transferncia mensal, o valor desse campo deve ser Ativo:Conta Corrente Nossa Caixa como mostra a Imagem 9.

Imagem 8: Menu calendrio

Imagem 9: Lista de transferncias

o:R: Este campo utilizado para transaes com cheque, como o Plo Regional no trabalha com cheques ignore este campo. Cobrar: Outro campo que no ser usado no Guri, serve para registrar o que chamado de Custo de Dvida Incobrvel na contabilidade. Receita: Aqui deve ser informado o valor que entrou na receita. Saldo:

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Campo automtico, no precisa ser preenchido, informa o saldo da subconta (no confundir com o saldo disponvel na conta). Depois de inserir o valor no campo Receita clique no boto registrar. Volte ento tela principal para observar as alteraes feitas.

Imagem 10: Verificando as modificaes na tela principal

Verifique que o programa registrou no s a entrada do valor no campo Transferncia da sede para a Regional na conta Receitas, mas tambm registrou a entrada do valor na conta Ativo sub-conta Conta Corrente Nossa Caixa. Como mencionamos anteriormente, o GnuCash resolve boa parte do trabalho de registrar a Dupla Entrada de uma movimentao. 3.2. Ativo Outra movimentao que voc ter com freqncia no Polo a retirada de dinheiro da conta corrente para o Caixa em espcie. Vejamos um exemplo de insero desta movimentao: 3.2.1. Caixa em espcie Para inserirmos esta movimentao basta clicarmos duas vezes em cima da sub-conta na tela principal, exatamente como fizemos para inserirmos os dados anteriores. Feito isso o programa abrir a tela da sub-conta Caixa em espcie esta adota o mesmo layout e os campos muito semelhantes aos da sub-conta Transferncia da sede para a Regional alterando apenas os campos Cobrar e Receita para Aumentar e Decrescer. Outra observao importante que no campo Descrio desta sub-conta interessante acrescentarmos mais detalhes como o nmero da transao bancria. Veja abaixo o exemplo de tela preenchida:

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Imagem 11: Preenchendo um registro na tela "Caixa em Espcie"

Repare que inseri um valor hipottico de R$ 200,00 no campo Aumentar e vinculei a Transferncia deste valor com a sub-conta Conta Corrente Nossa Caixa, com isso o programa far o registro da sada deste mesmo valor na sub-conta vinculada. Vamos verificar? Antes de sair desta tela no esquea de registrar essa movimentao clicando no boto Registrar. Na tela principal iremos visualizar o seguinte:

Imagem 12: Verificando a alterao da tela principal.

Repare que o valor da conta Ativo continua sendo R$ 700,00 e que ele a soma do valor das duas sub-contas. Agora se abrirmos a tela da sub-conta Conta Corrente Nossa Caixa verificaremos que o GnuCash inseriu o registro de sada do valor que foi para a Caixa em Espcie.

Imagem 13: Verificando a segunda entrada produzida pelo GnuCash

Muito bem, vamos agora verificar o preenchimento de alguns exemplos das sub-contas da nossa maior conta, a conta Despesas. 3.3. Despesas Nosso primeiro exemplo de uma despesa com Correios para envio de documentos para a sede. Nesta sub-conta importante que utilizemos uma Descrio bem detalhada da transao, no exemplo adotado coloquei um nome genrico que exemplifica um nmero de detalhamento satisfatrio: Envio de "Tipo de Servio" com "Nome do Documento" para o "Nome do Ncleo" aos cuidados de "Nome do Funcionrio" para "Finalidade".

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Tipo de Servio: utilizar o nome do servio dos correios como: Carta Simples, Sedex, Carta Registrada, etc;

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Nome do Documento: utilizar algum nome que identifique o(s) documento(s) que esto sendo enviados como: Relatrios de Prestao de Contas, Certificados de concluso de cursos , Relatrios mensais do ncleo X ou qualquer outro nome que transmita com segurana para voc, ou para outras pessoas familiarizadas com as atividades do Projeto, o que foi enviado; Nome do Ncleo: utilizar o nome do Ncleo que deve receber o(s) documento(s); Nome do Funcionrio: quando for necessrio especifique o nome de quem deve receber a informao. Finalidade: em casos especficos bom descrever o motivo ou a finalidade a qual um documento foi enviado. Exemplos: 1) Envio de Sedex com Relatrios de prestao de contas para o ncleo Formao Continuada aos cuidados de Paula Pires para o reembolso de valores ao funcionrio Fulano de Tal referente ao curso de Administrao de OS 2) Envio de Carta Registrada com REQUISIAO / MOVIMENTAAO DE PESSOAL para RH. Veja a aparncia da tela com a insero do primeiro exemplo citado.

Imagem 14: Exemplo de preenchimento na sub-conta "Correios"

Da mesma forma que ocorreu nas demais sub-contas, o GnuCash vai gerar um registro de movimentao financeira na conta/sub-conta relacionada no campo Transferncia.

Adiantamentos Os adiantamentos concedidos a Tis e Supervisores devem ser tratados como despesas normais, e lanados nas respectivas sub-contas de Despesa. Quando houver restituio, essa deve ser lanada em uma das sub-contas de Restituio, em Receitas, conforme o caso. Vejamos um exemplo: digamos que voc adiantou R$50,00 ao Supervisor Administrativo Fulano. Voc ir lanar esse valor na sub-conta de Despesa intitulada Adiantamentos Supervisores Administrativos:

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Imagem 15: Registro da Despesa na sub-conta Adiantamentos Supervisores Administrativos

Suponhamos que houve uma sobra de R$15,00 desse valor: ele dever ser reembolsado para a Regional. Para isso, utilize a conta de restituio Restituio Supervisores Administrativos, como segue:

Imagem 16: Restituio de verba para o Caixa do Plo

Criando uma nova sub-conta.

Em algum momento, voc pode se deparar com a necessidade de uma nova sub-conta para registrar uma movimentao freqente no plo. Nesse caso, voc pode criar uma nova sub-conta. Para isso, siga os passos descriminados abaixo: Primeiro Clique com o boto direito do mouse em cima da conta na qual deseja criar uma sub-conta e escolha a opo Nova Conta como na imagem:

Imagem 17: Inserindo uma nova sub-conta

Segundo Insira os dados da nova sub-conta como no exemplo a seguir:

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Terceiro Clique no boto OK para confirmar a criao da nova subconta. Para saber mais Veja o tutorial completo do GnuCash em http://www.gnucash.org/docs/v1.6/pt_PT/index.html

Imagem 18: Assistente de Nova Conta. No digite valor no "Cdigo de Conta"

Bom trabalho a todos!

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Idealizadores: Henrique Oliveira, Diretor Administrativo Financeiro e Thomas Hansen, Gerente de TI Elaborao: Yur Abondanza Kuhlmann