Informtica II

Gesto Comercial e da Produo

EXCEL TABELAS DINMICAS

(TPICOS ABORDADOS NAS AULAS DE INFORMTICA II)

Curso de Gesto Comercial e da Produo Ano Lectivo 2002/2003

Por: Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro

Informtica II
Gesto Comercial e da Produo

NDICE

1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 4. 5. 6. 7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

INTRODUO...................................................................................................................................2 O QUE SE PODE FAZER RECORRENDO A TABELAS DINMICAS ....................................2 ANALISAR DADOS RAPIDAMENTE .......................................................................................................2 MOSTRAR SOMENTE DETALHES QUE SE QUER VISUALIZAR.................................................................3 ALTERAR RAPIDAMENTE ESTRUTURA DE VISUALIZAO DOS DADOS.................................................4 CRIAR GRFICOS QUE SE ALTERAM EM FUNO DOS DADOS E ESTRUTURA DA TABELA .....................4 COMO SE ORGANIZAM OS DADOS NUMA TABELA DINMICA .......................................5 PASSOS PARA CRIAR TABELA DINMICA..............................................................................6 ACTUALIZAR ALTERAES DOS DADOS ORIGEM..............................................................9 CRIAR GRFICO A PARTIR DE TABELA DINMICA..........................................................10 OPTIMIZAR TABELAS DINMICAS .........................................................................................11 ALTERAR LAYOUT DE TABELAS DINMICAS ....................................................................................11 TRABALHAR COM TOTAIS.................................................................................................................16 FORMATAR TABELA DINMICA .......................................................................................................18 ALTERAR TIPO DE CLCULO DE DADOS ............................................................................................19 AGRUPAR ITENS DE CAMPO ..............................................................................................................20 ORDENAR ITENS ...............................................................................................................................22

7.6

TABELAS DINMICAS 1. Introduo

As tabelas dinmicas, TD, podem ser definidas da seguinte forma: So tabelas interactivas que resumem elevadas quantidades de dados, usando a estrutura e mtodos de clculo especificados. uma ferramenta de anlise de dados que produz o resumo de registos num formato tabular conciso.

2. O que se pode fazer recorrendo a Tabelas Dinmicas

2.1 Analisar dados rapidamente

As TD permitem organizar dados e calcular informao resumida utilizando categorias (campos) e funes resumo (soma, mdia, etc).

Na Figura 1 encontram-se os dados dos valores das vendas e das respectivas unidades vendidas por Trimestre, Ms, Regio, Distrito e Representante.

Trimestre 1T 1T 1T 1T 1T 1T 1T 1T 1T 1T 1T 2T 2T 2T 2T 2T 2T

Ms Jan Jan Jan Jan Fev Fev Fev Mar Mar Mar Mar Abr Abr Abr Mai Mai Mai

Regio centro centro norte norte centro norte norte centro centro norte norte centro norte norte centro norte norte

Distrito Viseu Viseu Braga Porto Viseu Braga Porto Viseu Viseu Porto Braga Viseu Braga Porto Viseu Braga Porto

Representante r3 r1 r2 r1 r1 r2 r3 r1 r3 r2 r2 r1 r2 r3 r1 r2 r3

Vendas 825 828 2619 1689 2235 1191 2868 1296 2622 2862 3862 1626 2952 2178 2559 2436 3369

Unidades 275 276 563 873 745 397 956 432 874 954 1287 542 984 726 853 812 1123

Figura 1- Lista de dados

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Para analisar rapidamente os valores e unidades das vendas de cada representante por ms e por trimestre poderamos gerar a seguinte tabela dinmica.
Trimestre Soma de Vendas Ms Jan Fev Mar Abr Mai Total global (Todos) Representante r1 2517 2235 1296 1626 2559 10233

r2 2619 1191 6724 2952 2436 15922

r3 825 2868 2622 2178 3369 11862

Total global 5961 6294 10642 6756 8364 38017

Figura 2 - Tabela dinmica com campos Trimestre, Representante e Ms respectivamente em pgina, em coluna e em linha 2.2 Mostrar somente detalhes que se quer visualizar

possvel escolher itens e nvel de detalhe a visualizar. A tabela dinmica da Figura 2 pode ser alterada: escondendo itens r1 e r3; aumentando um nvel de detalhe, colocando distrito em linha, conforme se pode verificar na Figura 3.
Trimestre (Todos) Representante r1 0 0 0 0 0 0 1689 0 0 0 0 1689 828 2235 1296 1626 2559 8544 10233

Soma de Vendas Distrito Ms Braga Jan Fev Mar Abr Mai Braga Total Porto Jan Fev Mar Abr Mai Porto Total Viseu Jan Fev Mar Abr Mai Viseu Total Total global

r2 2619 1191 3862 2952 2436 13060 0 0 2862 0 0 2862 0 0 0 0 0 0 15922

r3 0 0 0 0 0 0 0 2868 0 2178 3369 8415 825 0 2622 0 0 3447 11862

Total global 2619 1191 3862 2952 2436 13060 1689 2868 2862 2178 3369 12966 1653 2235 3918 1626 2559 11991 38017

Figura 3 - Tabela dinmica com o campo Trimestre em pgina, os campos Distrito e Ms em linha e o campo Representante em coluna

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2.3 Alterar rapidamente estrutura de visualizao dos dados

As categorias podem ser arranjadas em funo da anlise desejada. possvel mover o campo distrito para uma orientao em coluna, resultando a tabela dinmica da Figura 4.
Trimestre (Todos) Soma de Distrito Representante Vendas Braga Braga Total Porto Ms Jan Fev Mar Abr Mai Total global r2 2619 1191 3862 2952 2436 13060 r1 1689 0 0 0 0 1689 r2 0 0 2862 0 0 2862 r3 0 2868 0 2178 3369 8415

Porto Total 1689 2868 2862 2178 3369 12966

Viseu r1 828 2235 1296 1626 2559 8544 r3 825 0 2622 0 0 3447

Viseu Total Total global 1653 2235 3918 1626 2559 11991 5961 6294 10642 6756 8364 38017

2619 1191 3862 2952 2436 13060

Figura 4 - Tabela dinmica com campo Trimestre em pgina, campo ms em linha e campos Distrito e Representante em coluna.

2.4 Criar grficos que se alteram em funo dos dados e estrutura da tabela

possvel criar grficos que mostram mltiplos nveis de detalhe da TD. Na figura 5 apresentase o grfico gerado a partir da TD da Figura 3 (ver pgina anterior), com os subtotais retirados.

Representao grfica (sem totais)

14000 12000 10000 Vendas 8000 6000 4000 2000 0 Mai Mai Jan Porto Mar Jan Braga Mar Jan Viseu Mar Mai r1 r2 r3

Meses/Distritos

Figura 5 - Representao grfica da tabela dinmica da Figura 3 (ver pgina anterior).

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3. Como se organizam os dados numa Tabela Dinmica

Os dados organizam-se atravs da escolha de campos e em funo dos seus itens. Campos so categorias de dados e correspondem a campos da lista de dados. Itens so subcategorias de um campo que determinam a forma de resumo dos dados. Os dados da Figura 1 contemplam os seguintes campos e itens: Campos trimestre ms regio distrito representante vendas unidades Itens 1T 2T Jan Fev Mar Abr Mai Centro Norte Braga Porto Viseu r1 r2 r3

As correspondncias entre os campos e itens dos dados e os elementos da tabela so as seguintes: itens - tornam-se cabealhos de linhas ou colunas campos - tornam-se cabealhos de itens Tipos de campos: campos linha - campo com orientao em linha; campos coluna- campo com orientao em coluna; campos pgina - campo com orientao em pgina; campos dados - tipicamente com valores numricos a resumir (por defeito atravs da funo SOMA se os dados forem numricos ou, em caso contrrio, por defeito com funo CONTAGEM)

Os campos linha, coluna e pgina usualmente possuem um nmero limitado de valores.

Trimestre Ms PGINA Regio COLUNA LINHA DADOS Vendas Unidades Distrito Representante

Figura 6 - Esquema do mecanismo de definio da estrutura da Tabela dinmica para os dados da Figura 2.

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4. Passos para criar Tabela Dinmica

Dados Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos => executa o assistente de tabelas e grficos dinmicos, cujos passos se descreve seguidamente;
Passos do assistente:

1 Especificar o tipo dos dados origem, que podem ser:

- Lista ou Base de dados do excel; - Origem externa => query ( aplicao de acesso a dados que encontra e visualiza dados guardados em tabelas externas, antes de devolver dados ao excel para TD); - Intervalos mltiplos de consolidao => permite combinar e resumir dados de mltiplos intervalos de diferentes documentos, com cabealhos em linhas e em colunas; - Dados de outra TD.

2 Especificar a localizao dos dados origem;

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3 Onde colocar a tabela dinmica?

-Folha de clculo actual ou nova folha Botes: Se clicar em esquema

Surge janela em que se permite arrastar os nomes dos campos da lista para os tipos de campos de TD;

Se concluir, sem seleccionar esquema

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Surge o esquema da tabela dinmica na prpria folha, para onde se podem arrastar os campos existentes na janela Tabela dinmica, com o mesmo efeito que o passo anterior.

Resultado da Seleco Efectuada para criar a Tabela Dinmica

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5. Actualizar alteraes dos dados origem

A forma mais simples de actualizar determinadas alteraes consiste no comando Actualizar Dados que pode ser desencadeado atravs do menu Dados ou atravs do boto ! da barra de ferramentas Consulta e Tabela Dinmica. Contudo, a maior parte das alteraes no so actualizadas atravs deste processo, conforme se descreve seguidamente. Alteraes que podem ser actualizadas recorrendo a Actualizar Dados: alterao do contedo de registos j existentes na lista de dados; remoo de campos ou itens na lista de dados; itens novos ou alterados nas linhas e campos j existentes na lista de dados.

Exemplo 1:

Utilizando os dados da Figura 1 e alterando o ms do ltimo registo da lista para Jun, gerado um novo item que altera a estrutura da tabela. A actualizao desta alterao pode ser concretizada atravs do comando Actualizar Dados. Alteraes no actualizadas atravs de Actualizar Dados: insero de novos campos na lista de dados; insero de novos registos na lista de dados; A insero de novos campos ou registos alteram a dimenso da lista de dados origem utilizada pela TD, sendo necessrio proceder sua redefinio. Para redefinir a rea de localizao dos dados necessrio proceder da seguinte forma: posicionar o cursor na TD; utilizar o boto assistente de tabela dinmica da janela Tabela Dinmica, para ter acesso ao assistente de TD; utilizar o boto <Anterior do assistente para aceder ao 2 passo, onde o intervalo de localizao dos dados poder ser redefinido.

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6. Criar Grfico a partir de Tabela Dinmica

Os aspectos a ter em conta na elaborao de grficos a partir de uma TD so: As alteraes do layout da TD, tais como ocultar itens, mostrar detalhes ou reorganizar campos, so reflectidas no grfico; No se pode representar campos pgina mas sim pginas individuais (o boto Mostrar pginas, gera pginas individuais) => no incluir na rea a representar graficamente campos pgina; Para obter bons resultados: - a TD no deve ter mais do que 2 campos linha e 2 campos coluna; - os totais e subtotais devem ser apagados; Os itens so usados como categorias e nomes de sries do grfico da seguinte forma: - categorias => utiliza campos da orientao onde n de campos maior; - campos no interiores tornam-se categorias de nvel superior (Observando o grfico da Figura 5 (pg. 4) visualiza-se a existncia de dois nveis de categorias, nomeadamente, no nvel inferior, os meses, e no nvel superior os distritos).

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7. Optimizar Tabelas Dinmicas

7.1 Alterar layout de Tabelas Dinmicas

Acrescentar campos TD Posicionar cursor na TD; aceder ao 3 passo do assistente de TD; arrastar o nome do campo da lista para o tipo de campo de TD desejado.
Exemplo 2:

Adicionando o campo distrito, em linha, tabela dinmica da Figura 2 (pg. 3) obtm-se a Tabela Dinmica da Figura 3 (pg. 3). De referir que neste caso, o distrito adicionado como um campo exterior porque foi deslocado para uma posio acima do campo ms.

Adicionar campos linha ou coluna interiores para adicionar detalhes a um item

arrastar para a orientao pretendida o item que for suposto acrescentar.

Exemplo 3:

Recorrendo TD da fig. 7 ( esquerda) e detalhando as vendas dos meses por distrito, ficaremos com a tabela dinmica apresentada direita.

Figura 7 - Tabela dinmica da Figura 2 com detalhe no item Jan

Adicionar campos de dados

Os campos de dados so adicionados da mesma forma que os restantes campos. Os aspectos a ter em considerao na utilizao de campos de dados so os seguintes: podem existir vrios campos de dados diferentes; os campos de dados podem estar duplicados, ao contrrio dos restantes tipos de campos; os campos de dados podem usar funes resumo diferentes; tem de existir pelo menos um campo de dados.

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Remover campos Linha, Coluna e Pgina

A remoo de um campo linha, coluna ou pgina pode ser efectuada recorrendo a vrios processos alternativos descritos seguidamente.

(1 processo) Seleccionar um campo na TD arrastar para fora da rea da TD

(2 processo) - seleccionar uma clula da tabela dinmica - aceder ao assistente - aceder caixa de dilogo de Esquema de tabelas e grficos dinmicos - arrastar para fora os campos que no interessem

Remover campos de dados adicionais

(tem de ficar pelo menos 1 campo de dados)

Utilizar o 2. processo (imediatamente atrs)

Esconder um item de um campo linha, coluna ou Pgina

Seleccionar o campo Aceder ao menu de contexto Ocultar

Figura 8 - Tabela dinmica com item Porto oculto

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Esconder um item ou visualizar um item anteriormente ocultado

Faa clique sobre a seta que se encontra direita do campo para o qual pretende mostrar ou ocultar itens. Seleccione a caixa de verificao para cada um dos itens que pretende mostrar e desmarque a caixa de verificao para cada um dos itens que pretende ocultar.

Neste caso, tornmos a ver o item Porto, ocultado anteriormente.

Esconder e mostrar detalhes

Processo 1

Duplo clique no item cujos detalhes se pretende ocultar Seleccione o item de que pretende ocultar os detalhes (neste caso as vendas por distritos) Abra o menu de contexto e seleccione agrupar e destacar Seleccione ocultar detalhe Para mostrar detalhes selecciona-se a opo mostra detalhes

Processo 2

Depois de escondidos os detalhes de um determinado item de nvel inferior, com duplo clique nos item de nvel superior (de que depende o item de nvel inferior oculto), ir ocultar os detalhes desse item (repete a operao ocultar executada anteriormente)

Figura 9 - Tabela dinmica com detalhes dos itens dos distritos correspondentes ao ms de Janeiro ocultos

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Alterar a orientao de um campo linha, coluna ou pgina

arrastar o campo alterando a sua orientao ou executar a mesma operao no assistente das tabelas e grficos dinmicos assistente.

Alterar a posio de um item

possvel alterar a ordem dos itens da seguinte forma: seleccionar o item e aproximar o cursor no canto superior direito at este ficar com aspecto de seta depois arrastar para o item para a posio desejada

Alterar a orientao de dados com mltiplos campos de dados

Se a TD tem mais do que um campo de dados ento existe um campo com o nome dados que pode ser arrastado para alterar orientao dos dados. Contudo, os campos de dados no podem ser movidos para a orientao pgina.
Exemplo 4: A TD apresentada na Figura 10 possui dois campos de dados: Unidades e Vendas. Movendo o campo Dados para a orientao em coluna a TD fica com o aspecto da Figura 11. Figura 10 - Tabela dinmica com mltiplos campos de dados

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Figura 11 - Tabela dinmica com mltiplos campos de dados (aps deslocao do campo dados para a orientao em coluna)

Alterar a visualizao de dados com campos Pgina

Para visualizar diferentes pginas na mesma folha de clculo usar a seta drop-down => filtra dados a visualizar na TD consoante item escolhido Para visualizar pginas em folhas diferentes usar boto Mostrar Pginas (barra de ferramentas)

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7.2 Trabalhar com totais

Totais globais - totais de linha ou de coluna Subtotais - valores calculados para itens de linha ou coluna quando existe mais do que um campo na orientao. Os subtotais so calculados, por defeito, para todos os itens de campos no interiores.
Quando criar dois ou mais campos de linha ou de coluna num relatrio de tabela dinmica, o Microsoft Excel apresenta automaticamente subtotais para os campos de linha e de coluna externos. Para campos de linha ou de coluna internos, o Excel apenas apresenta subtotais se os adicionar. Total Global no inclui valores de itens escondidos mas usa dados originais, ou seja, no usa valores de subtotais usa obrigatoriamente a mesma funo que a rea de dados

Subtotais So calculados a partir dos dados origem podem usar uma funo diferente da usada na rea de dados

Mostrar e esconder Totais globais

Na barra de ferramentas Tabela Dinmica, faa clique sobre tabela dinmica e em seguida sobre opes ou Aceder ao passo 3 do assistente a em opes, activar ou desactivar totais.

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Adicionar ou remover subtotais num relatrio de tabela dinmica

Duplo toque no campo ou menu contexto do campo e seleccionar definies de campo na rea Subtotais seleccionar: - Automtico => para obter funo resumo por defeito (SOMA) - Personalizados => para escolher outra funo - Nenhum => para retirar subtotais

Adicionar ou remover subtotais em campos interiores

Para apresentar subtotais para um campo de linha ou coluna interno, faa duplo clique no campo pretendido ou no menu de contexto do campo pretendido, seleccionar definies de campos. Depois, clique sobre Personalizado em Subtotais e, em seguida, faa clique sobre uma funo de sumrio na caixa situada direita. Para remover subtotais, faa clique sobre Nenhuma em Subtotais. Para utilizar uma funo de sumrio diferente ou para mostrar mais do que um tipo de subtotal, faa clique sobre as funes de sumrio que deseja utilizar na caixa direita de Personalizado. Consulte uma descrio das funes de sumrio disponveis.

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7.3 Formatar Tabela Dinmica

Alterar o formato numrico da rea de dados de um relatrio de tabela dinmica

Seleccione uma clula na rea de dados do relatrio de tabela dinmica. Na barra de ferramentas Tabela dinmica, faa clique sobre Definies dos campos. Faa clique sobre Nmero. Na lista Categoria, faa clique sobre a categoria de formato que deseja. Seleccione as opes desejadas e, em seguida, faa clique sobre OK. Para obter ajuda sobre uma opo, faa clique sobre o ponto de interrogao e, em seguida, sobre a opo.

Notas No relatrio de tabela dinmica, o Microsoft Excel altera o formato de numero de todas as clulas que pertenam ao mesmo campo de dados que a clula seleccionada. Se o relatrio de tabela dinmica tiver mais do que um campo na rea de dados, ter de formatar cada um dos campos separadamente.

Quando altera o formato de nmeros num relatrio de tabela dinmica que tem um relatrio de grfico dinmico associado, a formatao dos rtulos do eixo de valores do grfico alterada de forma a utilizar a mesma formatao.

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Mudar o nome de um campo ou item de uma Tabela dinmica

Faa clique sobre o campo ou item cujo nome deseja mudar.

Escreva um novo nome. Prima ENTER.

Notas A atribuio de um novo nome no altera os dados de origem Quando muda o nome dos campos e itens da tabela dinmica, os dados de origem no sero afectados. A atribuio de um novo nome a itens numricos altera-os para texto Quando muda o nome a um item numrico, o Microsoft Excel formata o item como texto. O Excel armazena valores de texto e valores numricos em separado. Mesmo que restaure o nome original, o item continua formatado como texto e no pode ser ordenado nem agrupado como um item numrico.

7.4 Alterar tipo de clculo de dados

=> Clculo Personalizado - clculo de clula baseado nos valores de outras clulas da rea de dados.

seleccionar clula da rea de dados comando definio dos Campos => acrescenta rea caixa de dilogo (Mostrar dados como, Campo boto opes >> base e Item base) em Mostrar dados como seleccionar tipo de clculo seleccionar campos e/ou itens em campos base e/ou Item base, tendo em conta funo escolhida

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Tipos de clculo: Diferena de - visualiza dados como a diferena entre o campo e item especificado % De - visualiza dados como % do campo e item especificados Diferena % De - combina os 2 tipos de clculos anteriores, ou seja, utiliza o mesmo mtodo que a funo Diferena De, mas mostra a diferena como uma percentagem dos dados base Executar total em - visualiza valores acumulados % de linha - mostra os dados de cada linha como uma % do total dessa linha % de Coluna- mostra os dados de cada coluna como uma % do total dessa coluna % de total - Mostra os dados como uma percentagem do total Global de todos os dados ndice - aplica o seguinte mtodo de clculo: (valor_na_clula) * (Total_global) /(total global da linha)*(total global da coluna)

7.5 Agrupar itens de campo

Agrupar itens seleccionados seleccionar itens a agrupar menu contexto da seleco feita, opo agrupar e destacar e seleccionar agrupar. => adiciona campo de grupo (ex: nome_campo2) e item group1. Os nomes e a orientao do novo campo pedem ser alterados posteriormente.
Exemplo 5:

Recorrendo TD da figura 2, agrupando os itens r1 e r2 obtm-se a seguinte TD.

Trimestre (All) Representante r2 2619 1191 6724 2952 2436 15922 r3 r3 825 2868 2622 2178 3369 11862 Total global 5961 6294 10642 6756 8364 38017

Soma de Vendas Representante2 Agrupar1 Ms r1 Jan 2517 Fev 2235 Mar 1296 Abr 1626 Mai 2559 Total global 10233

Figura 12 - Tabela dinmica com itens agrupados

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Para formar grupos com restantes itens utilizar o mesmo processo.

Desagrupar itens Para desagrupar um grupo [ou vrios grupos]=> seleccionar item de grupo [ou itens de grupo] (ex: Agrupar1, Agrupar2) menu contexto da seleco feita, opo agrupar e destacar e seleccionar desagrupar. Agrupar ou desagrupar itens numricos num campo da tabela dinmica ou do grfico dinmico
Utilizado para formar classes quando se coloca campo numrico nas orientaes linha ou coluna. Para agrupar itens numricos, execute os seguintes passos: Seleccione os itens numricos que pretende agrupar Faa clique com o boto direito do rato sobre a seleco, aponte para Agrupar e destacar no menu de atalho e, em seguida, faa clique sobre Agrupar. Na caixa agrupamento, poder indicar o valor inicial e final do grupo e qual o intervalo para definir cada classe. Notas Para desagrupar itens numricos Faa clique com o boto direito do rato sobre o grupo, aponte para Agrupar e destacar no menu de atalho e, em seguida, faa clique sobre Desagrupar. No pode desagrupar um nico grupo num campo numrico; o Microsoft Excel desagrupa todos os grupos para o campo.

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Agrupar datas e horas Processo equivalente ao anterior excepto opes de Por que so as seguintes: segundos minutos horas Dias Meses Trimestres Anos
Para agrupar datas ou horas, execute um dos seguintes passos: Faa clique com o boto direito do rato sobre o campo que contm os itens de data ou de hora que pretende agrupar, aponte para Agrupar e destacar no menu de atalho e, em seguida, faa clique sobre Agrupar. Se necessrio, escreva o nome do primeiro item a agrupar na caixa Iniciar em e, em seguida, escreva o nome do ltimo item a agrupar na caixa Terminar em. Na caixa Por, faa clique sobre um ou vrios perodos de tempo referentes aos itens do grupo. Para agrupar itens por semanas, faa clique sobre Dias na caixa Por, certifique-se de que Dias o nico perodo de tempo que est seleccionado e, em seguida, faa clique sobre 7 na caixa Nmero de dias. Se assim pretender, pode fazer clique sobre mais perodos de tempo para efectuar o agrupamento, como por exemplo Ms.

Agrupar itens de campo Pgina mover campo Pgina para orientao linha ou coluna agrupar itens mover novamente o campo para a orientao pgina
7.6 Ordenar itens

Ordenar itens por labels seleccionar itens A ..... Z

Ordenar item por valor na rea de dados Seleccionar campo Dados - Ordenar na caixa Ordenar por colocar referncia da clula da rea de dados do item a ordenar escolher ordenao ascendente ou descendente Se for seleccionada uma clula da rea de dados, recorrendo ao boto OPES possvel escolher tipo de ordenao (da esquerda para a direita ou de cima para baixo).

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Recorrendo ainda ao boto OPES possvel escolher ordenaes especiais (ex: ordenao por meses).

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