Auditorias

Gesto da Qualidade Joo Noronha ESAC 2006

Termos e definies

Auditoria

Processo sistemtico, independente e documentado para obter evidncias de auditoria e respectiva avaliao objectiva com vista a determinar em que medida os critrios da auditoria so satisfeitos Auditoria Combinada Sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental auditados conjuntamente Auditoria Conjunta Duas ou mais organizaes auditoras cooperam para realizar uma auditoria a um nico auditado

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Termos e definies

Critrios da auditoria

Conjunto de polticas, procedimentos ou requisitos Registos, afirmaes factuais ou outra informao, que sejam verificveis e relevantes para os critrios da auditoria

Evidncias da auditoria

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Termos e definies

Constataes da auditoria

Resultados da avaliao das evidncias da auditoria de acordo com os critrios da auditoria

Podem indicar a conformidade ou no conformidade com os critrios da auditoria, bem como oportunidades de melhoria

Concluses da auditoria

Resultados finais de uma auditoria, decididos pela equipa auditora aps ter tido em considerao os objectivos da auditoria e todas as constataes da auditoria

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Termos e definies

Cliente da auditoria

Pessoa ou organizao que requer uma auditoria Organizao a ser auditada Pessoa com competncia para realizar uma auditoria Atributos pessoais demonstrados e capacidade demonstrada de aplicar conhecimentos e de saber fazer

Auditado

Auditor

Competncia

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Termos e definies

Equipa auditora

Um ou mais auditores que realizam um auditoria, apoiados, se necessrio, por peritos tcnicos Pessoa que possui conhecimento especfico ou experincia qualificada para a equipa auditora Os conhecimentos e a experincia qualificada referem-se tanto organizao, processo ou actividades a auditar, lngua ou orientao cultural

Perito tcnico

Um perito tcnico no actua como auditor no mbito da equipa auditora

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Termos e definies

Programa de auditorias

Conjunto de uma ou mais auditorias planeadas para um dado perodo de tempo e com um fim especfico

Inclui todas as actividades necessrias para planear, organizar e conduzir auditorias

Plano de auditoria

Descrio das actividades e dos preparativos de uma auditoria Extenso e limites de uma auditoria

mbito da auditoria

Inclui descrio dos locais, unidades organizacionais, actividades e processos e perodo de tempo abrangido

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Auditoria da Qualidade

Exame sistemtico e independente para determinar

se as actividades e os resultados relativos qualidade satisfazem as disposies prestabelecidas e se esto, efectivamente, a ser aplicadas e se so adequadas para atingir os objectivos.

Definies

Observao Uma constatao de factos durante a auditoria, apoiada na evidncia objectiva Evidncia Objectiva Informao qualitativa ou quantitativa, registos, constatao de factos relevantes para a qualidade de um bem ou servio ou para a existncia e implementao de um elemento do sistema da qualidade

Toda esta informao deve basear-se na observao, medies e ensaios que podem ser verificados

No conformidade O no cumprimento dos requisitos especificados

Abrange o desvio ou ausncia de uma ou mais caractersticas da qualidade ou de elementos de um sistema da qualidade relativamente aos requisitos especificados

Tipos de Auditorias (empresa)

Auditorias internas (de 1 parte)

Desencadeadas pela empresa Efectuadas por entidades externas (iniciativa externa) Clientes (de 2 Parte) Certificao (de 3 Parte)

Auditorias externas

Por entidade independente

Auditorias aos fornecedores

Desencadeadas pela empresa em relao aos seus fornecedores

Auditorias da Qualidade

So feitas por pessoas sem responsabilidades directas nos sectores a auditar (independncia) em colaborao com pessoal dos sectores Aplica-se no s aos sistemas de qualidade, mas tambm aos

Procedimentos Produtos ou servios

Uma das funes avaliar necessidades de aces de melhoria ou de correco

Princpios de auditoria

Conduta tica

pilar do profissionalismo

Confiana, integridade, confidencialidade e discrio so essenciais para auditar

Apresentao imparcial

obrigao de relatar com verdade e rigor

Constataes, concluses e relatrios de auditorias reflectem com verdade e rigor as actividades das auditorias. So relatados os obstculos significativos encontrados durante a auditoria, assim como opinies divergentes , no resolvidas, entre a equipa auditora e o auditado

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Princpios de auditoria

Devido cuidado profissional

aplicao de diligncia e de discernimento na auditoria

Os auditores actuam com o cuidado adequado importncia da tarefa que executam e confiana neles depositada pelo cliente da auditoria e outras partes interessadas. Ter a competncia necessria um factor importante

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Princpios de auditoria

Independncia

Base para a imparcialidade da auditoria e para a objectividade das concluses da auditoria

Os auditores so independentes da actividade a ser auditada e so livres de preconceitos e de conflitos de interesse. Os auditores mantm um estado de esprito objectivo ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constataes e as concluses da auditoria sero unicamente baseadas em evidncias da auditoria.

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Princpios de auditoria

Abordagem baseada em evidncias

Mtodo racional para chegar a concluses de auditoria fiveis e reprodutveis num processos de auditoria sistemtico

A evidncia da auditoria verificvel. Baseia-se em amostras de informao disponvel, dado que uma auditoria conduzida num perodo de tempo finito e com recursos finitos. O uso apropriado da amostragem est intimamente relacionado com a confiana a depositar nas concluses da auditoria.

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Tipos de Auditorias (mbito)

Auditoria ao Sistema

Avaliao das diferentes funes quanto adequabilidade e aplicao Avaliao de processos e tarefas para verificar a sua adequabilidade e eficcia Avaliao de um reduzido nmero de produtos/servios previamente inspeccionados e aceites

Auditoria do Processo

Auditoria ao Produto/Servio

Tipos de Auditorias (tipo)

Auditoria de concesso

Auditoria da qualidade realizada para efeitos de concesso da acreditao/certificao na sequncia de anlise de processo de candidatura Auditoria da qualidade realizada para efeitos da manuteno da acreditao/certificao Auditoria da qualidade realizada para efeitos de renovao da acreditao/certificao Auditoria da qualidade realizada para efeitos de tornar extensvel a acreditao/certificao a novos domnios bem definidos, no abrangidos pela acreditao/certificao anterior. Auditoria da qualidade destinada a avaliar a adequabilidade e os resultados de medidas correctivas decorrentes de no conformidades verificadas em auditorias anteriores.

Auditoria de acompanhamento

Auditoria de renovao

Auditoria de extenso

Auditoria de seguimento

Porqu um programa de auditorias?

Para assegurar que o sistema (documentado) satisfaz um conjunto de requisitos. Para assegurar que o sistema prtico, compreendido e seguido. Para gerar registos (provas) das auditorias incluindo:

reas auditadas No conformidades Aces correctivas Aces preventivas

Gesto de um programa de auditorias

Um programa pode incluir uma ou mais auditorias

Dimenso, natureza e complexidade da organizao

Inclui todas as actividades necessrias para planear e organizar os tipos e nmero de auditorias, e providenciar recursos para a conduo eficaz e eficiente num dado perodo de tempo A gesto de topo deve atribuir a autoridade pela gesto do programa de auditorias Os responsveis devem

Estabelecer, implementar, monitorizar, rever e melhorar o programa de auditorias Identificar os recursos necessrios e assegurar a sua proviso
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Gesto de um programa de auditorias

Autoridade sobre o programa de auditorias

Estabelecimento de um programa de auditorias -Objectivos e extenso -Responsabilidades -Recursos -Procedimentos

Melhoria do Programa de Auditorias

Implementao de um programa de auditorias -Calendarizao das auditorias -Avaliao dos auditores -Seleco das equipas auditoras -Direco das actividades de auditoria - Manuteno de registos

Competncia e avaliao de auditores

Actividades de auditoria

Manuteno e reviso do programa de auditorias -Monitorizao e reviso -Identificao de necessidades de aces correctivas e preventivas -Identificao de oportunidades de melhoria

Adaptado de NP EN ISO 19011:2003

Gesto de um programa de auditorias

Autoridade sobre o programa de auditorias

PLANEAR ACTUAR (Act) Estabelecimento de um programa de auditorias (Plan)

-Objectivos e extenso -Responsabilidades -Recursos -Procedimentos

Melhoria do Programa de Auditorias

Implementao de um programa de auditorias -Calendarizao das auditorias -Avaliao dos auditores -Seleco das equipas auditoras -Direco das actividades de auditoria - Manuteno de registos

Competncia e avaliao de auditores

Actividades de auditoria

EXECUTAR VERIFICAR (Check) Manuteno e reviso do programa de auditorias (Do)

-Monitorizao e reviso -Identificao de necessidades de aces correctivas e preventivas -Identificao de oportunidades de melhoria

Adaptado de NP EN ISO 19011:2003

Exemplos de programas de auditoria

Uma srie de auditorias internas cobrindo um sistema de gesto da qualidade de toda a organizao para o ano em curso Auditorias, de segunda parte, ao sistema de gesto de potencias fornecedores de produtos crticos, a serem realizadas nos seis meses seguintes Auditorias para efeito de certificao/registo e acompanhamento, conduzidas por um organismo de certificao/registo de terceira parte, ao sistema de gesto da qualidade, num intervalo de tempo contratualizado entre o organismo de certificao e o cliente

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Objectivos do programa de auditorias

Podem basear-se em:

Prioridades da gesto Intenes comerciais Requisitos do sistema de gesto Requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais Necessidade de avaliao de fornecedores Requisitos dos clientes Necessidades de outras partes interessadas Riscos para a organizao
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Objectivos do programa de auditorias

Exemplos:

Satisfao dos requisitos de certificao relativa a uma norma de sistema de gesto Verificao da conformidade com requisitos contratuais Obteno e manuteno da capacidade de um fornecedor Contribuio para a melhoria do programa de gesto

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Extenso de um programa de auditorias

Varia com Dimenso, natureza e complexidade da organizao mbito, objectivo e durao de cada auditoria a ser conduzida Frequncia das auditorias a serem conduzidas Nmero, importncia, complexidade, semelhana e localizao das actividades a serem auditadas Requisitos normativos, estatutrios, regulamentares e contratuais Necessidade de acreditao ou registo/certificao Concluses de auditorias anteriores ou resultado de reviso de um programa de auditorias anteriores Questes culturais, lingusticas e sociais Preocupaes das partes interessadas Alteraes significativas na organizao ou das suas operaes

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Responsabilidades pelo programa de auditorias

Uma ou mais pessoas Compreenso dos princpios de auditoria, competncias dos auditores e aplicao de tcnicas de auditoria Capacidades de gesto Compreenso tcnica e do negcio/actividade relevantes para as actividades a auditar Os responsveis devem Estabelecer os objectivos e a extenso do programa de auditorias Estabelecer as responsabilidades e os procedimentos e assegurar que os recursos so proporcionados Assegurar a implementao do programa de auditorias Assegurar que so mantidos os registos apropriados do programa de auditorias Monitorizar, rever e melhorar o programa de auditorias
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Recursos do programa de auditorias

Recursos financeiros

Desenvolver, implementar, gerir e melhorar as actividades de auditoria

Tcnicas de auditoria Processos para obter e manter as competncias dos auditores, e para melhorar o seu desempenho Disponibilidade de auditores e de peritos tcnicos com competncias apropriadas aos objectivos especficos do programa de auditoria Extenso do programa de auditorias Tempo de deslocao, alojamento e outras necessidades das auditorias
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Procedimentos do programa de auditorias

Planeamento e calendarizao das auditorias Garantia de competncia dos auditores e auditores coordenadores Seleco de equipas auditoras apropriadas e a atribuio dos seus papis e responsabilidades Conduo de auditorias Conduo do seguimento da auditoria (se aplicvel) Manuteno de registos do programa de auditorias Monitorizao do desempenho global do programa de auditorias Relato dos resultados globais do programa de auditorias gesto de topo Para pequenas organizaes todas as actividades podero ser abordadas num nico procedimento
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Implementao do programa de auditorias

Comunicao do programa de auditorias s partes interessadas Coordenao e calendarizao das auditorias e outras actividades necessrias para o programa de auditorias Estabelecimento e manuteno de processo de avaliao de auditores e seu desenvolvimento profissional contnuo Confirmao da seleco das equipas auditoras Confirmao da conduo das auditorias de acordo com o programa de auditorias Confirmao do controlo dos registos das actividades das auditorias Confirmao da reviso e da aprovao dos relatrios de auditorias e sua distribuio ao cliente da auditoria e a outras partes interessadas Confirmao do seguimento das auditorias, se aplicvel

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Registos do programa de auditorias

Registos relacionados com as auditorias individuais Planos de auditorias Relatrios das auditorias Relatrios das no conformidades Relatrios de aces correctivas e preventivas Relatrios de seguimentos das auditorias Resultados da reviso do programa de auditorias Registos relacionados com o pessoal auditor Competncia do auditor e avaliao do desempenho Seleco da equipa auditora Manuteno e melhoria da competncia Servem para demonstrar a implementao do programa de auditorias Devem ser conservados e devidamente salvaguardados
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Monitorizao do programa de auditorias

Criao de indicadores de desempenho

Capacidade das equipas auditoras para implementar o plano das auditorias Conformidade com os programas e os calendrios das auditorias Retorno da informao dos clientes da auditoria, dos auditados e dos auditores

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Verificao do programa de auditorias

A implementao do programa de auditorias deve ser revista

avaliar se os objectivos foram alcanados para melhoria continua do programa

A reviso deve ser reportada gesto de topo A reviso deve considerar

Resultados e tendncias da monitorizao Conformidade com os procedimentos Evoluo das necessidades e expectativas das partes interessadas Registos dos programas de auditorias Prticas de auditorias alternativas ou novas Consistncia no desempenho entre equipas auditoras em situaes semelhantes

Os resultados da reviso podem levar a aces correctivas, preventivas e melhoria do programa de auditorias

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Actividades de auditoria
Incio da auditoria Execuo da auditoria

Conduo da reviso dos documentos

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

Fecho da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local

Seguimento da auditoria

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Incio da auditoria

Nomeao do coordenador da equipa auditora Definio de objectivos, mbito e critrios da auditoria Determinao da exequibilidade da auditoria Seleco da equipa auditora Estabelecimento do contacto inicial com o auditado
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Incio da auditoria - 1

Nomeao do coordenador da equipa auditora

Os responsveis pela gesto do programa de auditorias nomeiam o coordenador da equipa auditora para a auditoria especfica

Quando realizada uma auditoria conjunta, importante obter, antes de se iniciar a auditoria, o acordo das organizaes auditoras sobre as responsabilidades especficas de cada organizao, particularmente no que respeita autoridade do coordenador da equipa nomeada para a auditoria

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Incio da auditoria - 2

Definio de objectivos da auditoria

Os objectivos da auditoria definem o que se pretende com a sua realizao. Exemplos:

Determinao da extenso da conformidade do sistema de gesto do auditado, ou de partes dele, com os critrios da auditoria Avaliao da capacidade do sistema de gesto para assegurar a conformidade com requisitos estatutrios, regulamentares ou contratuais Avaliao da eficcia dos sistema de gesto para ir ao encontro dos seus objectivos especficos Identificao de reas de potencial melhoria do sistema de gesto

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Incio da auditoria - 3

Definio do mbito da auditoria

O mbito da auditoria descreve a extenso e os limites da auditoria

Locais Unidades organizacionais Actividades Processos Perodo de tempo da durao da auditoria

Deve tambm ser definido o

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Incio da auditoria - 4

Definio dos Critrios da Auditoria

Os critrios so utilizados como referncia para a determinao da conformidade

Polticas Procedimentos Normas Leis e Regulamentos Requisitos do sistema de gesto Requisitos contratuais Cdigos de conduta do sector industrial/de negcio
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Incio da auditoria - 5

Os objectivos da auditoria devero ser definidos pelo cliente da auditoria O mbito e os critrios devero ser definidos entre o cliente da auditoria e o coordenador da equipa auditora, de acordo com os procedimentos do programa de auditoria Quaisquer alteraes devero ser acordadas pelas partes Nas auditorias combinadas (gesto + ambiente) o coordenador deve assegurar que os objectivos, mbito e os critrios da auditoria so apropriados natureza da auditoria combinada
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Incio da auditoria - 6

Determinao da exequibilidade da auditoria

Existe informao suficiente e apropriada para planear a auditoria? H cooperao adequada por parte do auditado? A auditoria pode ser realizada no tempo previsto? Os recursos disponveis so os adequados?

Se a auditoria no for exequvel, convm que seja proposta uma alternativa ao cliente da auditoria, consultando o auditado

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Incio da auditoria - 7

Seleco da Equipa Auditora

A equipa auditora seleccionada deve ter a competncia necessria para atingir os objectivos da auditoria No caso de existir um s auditor, este deve assumir todas as obrigaes aplicveis de um auditor coordenador

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Incio da auditoria - 8

Seleco da Equipa Auditora Factores a ter em conta na deciso da dimenso e composio da equipa auditora

Objectivos, mbito, critrios e durao estimada da auditoria Se a auditoria uma auditoria combinada ou conjunta Competncia global da equipa auditora necessria para atingir os objectivos da auditoria Requisitos estatutrios, regulamentares, contratuais e de acreditao/certificao A necessidade de assegurar a independncia da equipa auditora em relao s actividades a auditar e de evitar conflitos de interesses A aptido dos membros da equipa auditora para interagir eficazmente com o auditado e para trabalhar em equipa O idioma da auditoria e a compreenso das caractersticas sociais e culturais especficas do auditado

permitida resolver estas questes quer atravs das prprias competncias do auditor, quer atravs do apoio de um perito tcnico

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Incio da auditoria - 9

Seleco da Equipa Auditora

Para garantir a competncia global da equipa auditora

Identificao dos conhecimentos e competncias necessrias para atingir os objectivos da auditoria Seleco da equipa de modo a que todos os conhecimentos e competncias necessrios estejam presentes na equipa auditora

Podem ser utilizados peritos tcnicos para colmatar conhecimentos e competncias no cobertas pela equipa auditora

Os peritos devero operar sob a orientao de um auditor No devem auditar sem direco ou orientao

Auditores em formao podem ser includos na equipa

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Incio da auditoria - 10

Contacto inicial com o auditado Pode ser formal ou informal Deve ser feito pelos responsveis pela gesto do programa de auditorias ou pelo coordenador da equipa Serve para

Estabelecer canais de comunicao com o representante do auditado Confirmar a autoridade para conduzir a auditoria Proporcionar informao sobre a durao proposta e a composio da equipa auditora Solicitar acesso a documentos relevantes, incluindo registos Determinar regras de segurana aplicveis ao local Efectuar preparativos para a auditoria Acordar quanto participao de observadores e necessidade de guias para a equipa auditora

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Actividades de auditoria
Incio da auditoria Execuo da auditoria

Conduo da reviso dos documentos

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

Fecho da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local

Seguimento da auditoria

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Conduo da reviso de documentos

A documentao do auditado deve ser revista antes da auditoria no local para determinar a conformidade do sistema com os critrios da auditoria

Podem ser includos documentos e registos relevantes do sistema de gesto e relatrios de auditorias anteriores

Ter em considerao a dimenso, natureza e a complexidade da organizao e os objectivos e o mbito da auditoria Em certos casos pode ser feita no incio das actividades no local Noutros casos poder ser necessria uma visita prvia para obter uma perspectiva geral apropriada da informao relevante Se a documentao for inadequada o coordenador deve informar o cliente, responsveis pelo programa de gesto de auditorias e auditado

Deciso sobre a continuidade ou suspenso da auditoria at estarem resolvidos os problemas da documentao

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Actividades de auditoria
Incio da auditoria Execuo da auditoria

Conduo da reviso dos documentos

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

Fecho da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local

Seguimento da auditoria

Preparao para as actividades da auditoria no local

Preparao do plano de auditoria Atribuio de tarefas equipa auditora Preparao dos documentos de trabalho

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Preparao do plano de auditoria

O auditor coordenador prepara um plano de auditoria que serve de base para o acordo de entendimento entre o cliente, a equipa auditora e o auditado com vista conduo da auditoria

O plano deve facilitar a calendarizao e a coordenao das actividades de auditoria

O grau de detalhe deve reflectir o mbito e a complexidade da auditoria

Os detalhes entre a primeira auditoria e seguintes, ou entre auditorias internas ou externas podem diferir

O plano deve ser suficientemente flexvel para permitir alteraes consideradas necessrias medida que as actividades de auditoria no local progridam (ex. mudana no mbito)
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Elementos do plano da auditoria

Objectivos da auditoria Critrios da auditoria e documentos de referncia mbito da auditoria

Identificao das unidades organizacionais e funcionais e dos processos a serem auditados

Datas e locais das actividades no local Horrio e durao esperada da auditoria no local

Reunies com a gesto do auditado e reunies da equipa auditora

Papeis e responsabilidades dos membros da equipa e acompanhantes Afectao de recursos apropriados para as reas crticas da auditoria
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Elementos do plano da auditoria

Outros elementos possveis no plano da auditoria Identificao do representante do auditado para a auditoria Idioma utilizado na auditoria e relatrio (se pertinente) Tpicos do relatrio da auditoria Preparativos logsticos

Deslocaes, instalaes, etc.

Confidencialidade Aces de seguimento da auditoria O plano deve ser revisto e aceite pelo cliente da auditoria e apresentado ao auditado antes da auditoria no local Objeces por parte do auditado devem ser resolvidas por todas as partes Qualquer reviso do plano de auditoria deve ser acordada entre as partes interessadas antes da continuao da auditoria

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Atribuio de tarefas equipa auditoria

O auditor coordenador, aps consulta da equipa, atribui a cada membro responsabilidades para auditar processos, funes, locais, reas ou actividades especficas, respeitando:

Independncia dos auditores Competncia dos auditores Uso eficaz de recursos Diferentes papis e responsabilidades dos auditores, auditores em formao e peritos tcnicos

De modo a que os objectivos sejam atingidos podem ser alteradas as atribuies medida que a auditoria progride
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Preparao dos documentos de trabalho

Os membros da equipa auditora devem rever a informao relevante para as suas atribuies e preparar documentos necessrios para referncia e registo durante a auditoria

Listas de verificao e planos de amostragem da auditoria Formulrios para registo de informao

Evidncias de suporte Constataes da auditoria Registos de reunies

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Preparao dos documentos de trabalho

A utilizao de listas de verificao e formulrios no deve restringir a extenso das actividades da auditoria

Estas podem ser alteradas como resultado de informao compilada durante a auditoria

Os documentos de trabalho devem ser retidos, pelo menos, at ao final da auditoria Documentos confidencias devem ser sempre salvaguardados pelos elementos da equipa
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Actividades de auditoria
Incio da auditoria Execuo da auditoria

Conduo da reviso dos documentos

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

Fecho da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local

Seguimento da auditoria

Execuo da auditoria

Conduo da reunio de abertura Comunicao durante a auditoria Papis e responsabilidades de guias e observadores Recolha e verificao de informao Elaborao das constataes da auditoria Preparao das concluses das auditoria Conduo da reunio de encerramento

Reunio de Abertura

Reunio com a gesto do auditado ou com os responsveis pelas funes ou processos a auditar

Confirmar o plano da auditoria Apresentar a metodologia utilizada na realizao da auditoria Confirmar os canais de comunicao Dar oportunidade para o auditado colocar questes

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Reunio de Abertura

Em auditorias internas em pequenas organizaes a reunio de abertura pode ser informal e consistir em informar que vai ser realizada uma auditoria e explicar a sua natureza Noutras situaes ter de ser mais formal

Registo de presenas Dirigida pelo auditor coordenador Ter em considerao os seguintes pontos (se apropriado)

Reunio de Abertura

Apresentao dos participantes e descrio dos seus papis Confirmao dos objectivos, critrios e mbito da auditoria Confirmao do horrio da auditoria, data e hora da reunio de encerramento, reunies intercalares, alteraes de ltima hora Mtodos e procedimentos da auditoria

Informar que as evidncias de auditoria so baseadas em amostragem e que existem elementos de incerteza quando se audita

Confirmao de canais de comunicao Confirmao do idioma a ser utilizado

Reunio de Abertura

Confirmao de que o auditado ser mantido ao corrente do progresso da auditoria Confirmao de disponibilidade de recursos e instalaes necessrias equipa Confirmao de questes de confidencialidade Confirmao de procedimentos de segurana no trabalho, emergncia e segurana para a equipa Confirmao da identidade, funo e disponibilidade dos guias Metodologia de elaborao do relatrio

Classificao de no conformidades

Informao sobres as circunstncias que podem pr termo auditoria Informao de sistema de recurso relativo realizao ou s concluses da auditoria

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Comunicao durante a auditoria

Pode ser necessrio estabelecer disposies formais para a comunicao entre a equipa auditora e o auditado durante a auditoria A equipa auditora deve reunir periodicamente para trocar informaes, avaliar o progresso da auditoria, e se necessrio, redistribuir trabalho O auditor coordenador deve comunicar periodicamente ao cliente e auditado o progresso da auditoria Se surgir evidncia de risco imediato e significativo o auditado, e se necessrio o cliente da auditoria, devem ser avisados Se se verificar que os objectivos da auditoria no so atingveis o auditor coordenador deve relatar as razes ao cliente e auditado para se decidir a aco apropriada Todas as alteraes no mbito da auditoria devem ser revistas com e aprovados pelo cliente e, se apropriado, pelo auditado

Papis e responsabilidades dos guias e observadores

Guias e observadores podem acompanhar a equipa mas no fazem parte dela Os guias apoiam a equipa auditora e actuam a pedido do auditor coordenador Responsabilidades

Estabelecer contactos e horrios para as entrevistas Combinar visitas a partes especficas do local ou organizao Assegurar que as regras relativas segurana so conhecidas e respeitadas pela equipa auditora Testemunhar a auditoria em nome do auditado Prestar esclarecimentos ou apoiar a recolha de informao

Recolha e verificao da informao

Durante a auditoria a informao relevante para os objectivos, mbito e critrios da auditoria deve ser recolhida

Recolher tambm informao que se relaciona com as interfaces entre funes, actividades e processos

A informao recolhida por amostragem e deve ser verificada

S a informao verificvel pode constituir evidncia da auditoria As evidncias da auditoria devem ser registadas

As evidncias da auditoria so baseadas em amostras da informao disponvel (a auditoria no exaustiva)

Existe um elemento de incerteza quando se audita Quem actua com base nos resultados da incerteza deve estar consciente da incerteza
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Fontes de informao

Recolha por amostragem apropriada e verificao

Registos, afirmaes factuais ou outra informao, que sejam verificveis e relevantes para os critrios de auditoria Conjunto de polticas, procedimentos ou requisitos

Evidncias de auditoria

Avaliao de acordo com os critrios da auditoria

Constataes da auditoria

Resultados da avaliao das evidncias de auditoria de acordo com os critrios da auditoria Resultados finais de uma auditoria, decididos pela equipa auditora aps ter tido em considerao os objectivos da auditoria e todas as constataes da auditoria

Reviso

Concluses da auditoria

Recolha de informao

Entrevistas com empregados e outras pessoas Observao de actividades

Incluindo ambiente e condies de trabalho Poltica, objectivos, planos, procedimentos, normas, instrues, licenas e autorizaes, especificaes, desenhos, contratos e encomendas

Documentos Registos Inspeco, actas de reunies, relatrios de auditorias, registo de programas de monitorizao e os resultados de medies Resumos de dados, anlises e indicadores de desempenho Informao sobre os programas de amostragem e procedimentos para controlo dos processos de amostragem e medio Relatrios de outras fontes

Retorno de informao do cliente, outra informao de entidades externas, avaliaes de fornecedores

Bases de dados informticas e pginas da Internet

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Conduo de entrevistas

Pessoas de nveis e funes apropriadas Nas horas normais de trabalho e, se possvel, no local de trabalho do entrevistado

Colocar o entrevistado vontade Explicar as razes da entrevista e as anotaes tomadas Iniciar pedindo uma descrio do trabalho do entrevistado Evitar perguntas fechadas Resumir a entrevista e rev-la com o entrevistado Agradecer a participao e cooperao

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Elaborao das constataes da auditoria

Evidncias avaliadas de acordo com os critrios de auditoria

Gerando as. Constataes da auditoria Conformidade ou no conformidade com os critrios de auditoria As constataes podem identificar uma oportunidade de melhoria
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As constataes podem indicar

Se for objectivo da auditoria

Elaborao das constataes da auditoria

A equipa auditora deve reunir durante a auditoria para rever as constataes da auditoria A conformidade com os critrios deve ser resumida para indicar

Locais Funes e Processos auditados

Cada constatao da auditoria e as suas evidncias de suporte devem ser registadas

se referido no plano de auditoria

As no conformidades e respectivas evidncias de auditoria devem ser registadas

Devem ser revistas com o auditado para obteno do reconhecimento da correco das evidncias e para a compreenso das no conformidades

Deve ser tentada a resoluo de opinies divergentes sobre evidncias e/ou constataes

Os pontos em desacordo devem ficar registados

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Preparao das concluses da auditoria

A equipa auditora deve conferenciar antes da reunio de encerramento

Rever as constataes da auditoria e qualquer outra informao recolhida durante a auditoria na perspectiva dos objectivos da auditoria Acordar sobre as concluses da auditoria

Tendo em considerao a incerteza inerente ao processo de auditoria Caso seja especificado nos objectivos da auditoria Se includo no plano de auditoria

Preparar recomendaes

Discutir o seguimento da auditoria

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Concluses da auditoria

Assuntos que podero ser abordados A extenso da conformidade do sistema de gesto com os critrios da auditoria A implementao, manuteno e melhoria eficazes do sistema de gesto A capacidade do processo de reviso pela gesto para garantir a pertinncia, a adequao, a eficcia e a melhoria contnua do sistema de gesto Se especificado nos objectivos da auditoria as concluses podem conduzir a recomendaes relacionadas com Melhorias Relacionamentos de negcio Certificao/registos Futuras actividades de auditoria

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Reunio de encerramento

Dirigida pelo coordenador da auditoria Para apresentar as constataes e as concluses da auditoria

Para que sejam entendidas e reconhecidas pelo auditado Para acordarem, se necessrio, o perodo de tempo para o auditado apresentar um plano de aces correctivas e preventivas Podero estar presentes o cliente e outras partes interessadas
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O auditado deve estar presente na reunio

Reunio de encerramento

O auditor coordenador deve advertir o auditado sobre quaisquer situaes encontradas durante a auditoria que possam diminuir a confiana nas concluses da auditoria Em auditorias internas em pequenas organizaes, a reunio de encerramento pode limitar-se comunicao das constataes e concluses da auditoria Noutras situaes poder ser formal incluindo elaborao de acta com registo de presenas Opinies divergentes devem ser discutidas e se possvel resolvidas

Se no resolvidas devem ser registadas

No caso de serem feitas recomendaes para melhoria deve ser enfatizado que no so vinculativas

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Actividades de auditoria
Incio da auditoria Execuo da auditoria

Conduo da reviso dos documentos

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

Fecho da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local

Seguimento da auditoria

Preparao do relatrio de auditoria

O auditor coordenador o responsvel pela preparao e pelos contedos do relatrio de auditoria O relatrio deve proporcionar um registo completo, exacto, conciso e claro da auditoria

Contedos do relatrio de auditoria

Os objectivos da auditoria O mbito da auditoria Identificao das unidades organizacionais e funcionais ou processos auditados e o perodo de tempo abrangido A identificao do cliente da auditoria A identificao do auditor coordenador e dos membros da equipa auditora As datas e os locais onde decorreram as actividades de auditoria a instalaes Os critrios de auditoria As constataes da auditoria As concluses da auditoria

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Outros contedos.

O plano de auditoria A lista de representantes do auditado Um resumo do processo de auditoria, incluindo a incerteza e/ou quaisquer obstculos encontrados que possam diminuir a fiabilidade das concluses da auditoria As opinies divergentes e no resolvidas entre a equipa auditora e o auditado As recomendaes para melhoria, se especificado nos objectivos da auditoria Os planos de aco de seguimento acordados, caso existam Uma declarao sobre a natureza confidencial dos contedos A lista de distribuio do relatrio de auditoria

Aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

O relatrio deve ser emitido dentro do prazo acordado

Em caso de atraso as razes devem ser comunicadas ao cliente e um novo prazo acordado

O relatrio deve ser datado, revisto e aprovado de acordo com o definido nos procedimentos do programa de auditorias O relatrio aprovado deve ser distribudo aos destinatrios designados pelo cliente O relatrio propriedade do cliente da auditoria

Os membros da equipa auditora e todos os destinatrios devem respeitar e manter a confidencialidade do relatrio

Actividades de auditoria
Incio da auditoria Execuo da auditoria

Conduo da reviso dos documentos

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

Fecho da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local

Seguimento da auditoria

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Fecho da auditoria

A auditoria est concluda quando; Todas as actividades descritas no plano de auditoria estiverem concludas O relatrio da auditoria aprovado tiver sido distribudo Os documentos relacionados com a auditoria so retidos ou destrudos por acordo entre as partes e procedimentos do programa de auditoria ou outros requisitos A equipa auditora e os responsveis pelo programa de auditorias devem manter a confidencialidade Se for requerida a revelao de contedos dos documentos da auditoria o cliente da auditoria e o auditado devero ser informados

Actividades de auditoria
Incio da auditoria Execuo da auditoria

Conduo da reviso dos documentos

Preparao, aprovao e distribuio do relatrio de auditoria

Fecho da auditoria Preparao para as actividades da auditoria no local

Seguimento da auditoria

Seguimento da auditoria

As concluses da auditoria podem indicar a necessidade de aces correctivas, preventivas ou de melhoria As aces so levadas a cabo pelo auditado, dentro de um prazo acordado, e no fazem parte da auditoria O auditado deve informar o cliente da auditoria sobre o estado das aces A concluso e eficcia da aco correctiva deve ser verificada A verificao pode fazer parte de uma auditoria subsequente Se o programa de auditorias especificar o seguimento por membros da equipa auditora convm manter a independncia em auditorias subsequentes

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Responsabilidades

do Cliente do auditor do auditado

Responsabilidade do Cliente

Estabelece a necessidade e o objectivo da auditoria e inicia o processo Escolhe a organizao/departamento a auditar Determina o mbito geral da auditoria, por exemplo qual a norma ou documento que serve de referencial Recebe o relatrio da auditoria Decide que aces de seguimento devero ser tomadas, se necessrio, e informa o auditado das mesmas.

Responsabilidades do auditor

Respeitar os requisitos da auditoria Comunicar e clarificar os requisitos da auditoria Planear e executar o que lhe foi confiado de um modo efectivo e eficiente Documentar as observaes Fazer um relatrio dos resultados da auditoria Verificar a efectividade das aces correctivas tomadas em resultado da auditoria Manter (em segurana) os documentos necessrios auditoria

Devolver documentos que sejam solicitados Assegurar que os documentos se mantenham confidencias No divulgar informao confidencial

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Responsabilidades do auditado

Informar os empregados envolvidos do mbito e objectivos da auditoria Nomear membros da empresa para contactar e acompanhar os auditores Fornecer todos os recursos necessrios equipa de auditoria para que a auditoria seja eficiente e eficaz Fornecer aos auditores acesso a locais e documentos necessrios Cooperar com os auditores de modo a que os objectivos da auditoria sejam alcanados Determinar e implementar as aces correctivas sugeridas pelo relatrio de auditoria

Competncia e avaliao de auditores

A confiana e a credibilidade do processo de auditoria depende da competncia de quem conduz a auditoria. A competncia baseada na demonstrao:

Dos atributos pessoais Da capacidade de aplicar os conhecimentos e competncias obtidos atravs

Da escolaridade Da experincia profissional Da formao como auditor Da experincia em auditorias

Conceito de competncia
Competncia

Qualidade
Conhecimentos e competncias especficos da qualidade Conhecimentos e competncias genricos

Ambiente
Conhecimentos e competncias especficos ambientais

Escolaridade

Experincia Profissional

Formao como auditor

Experincia em auditorias

Atributos pessoais

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Atributos pessoais

Atributos para agir de acordo com os princpios de auditoria

tico

Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto Disposto a considerar ideias e pontos de vista alternativo Usando de tacto no relacionamento com as pessoas Activamente consciente do meio fsico envolvente e actividades Instintivamente atento e capaz de perceber situaes Ajustando-se prontamente a diferentes situaes Persistente, focalizado a atingir os objectivos Alcanando concluses oportunas baseadas em raciocnio lgico e anlise Agindo e funcionando de forma independente, interagindo eficazmente com os outros
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Esprito aberto

Diplomata

Observador

Perceptivo

Verstil

Tenaz

Decidido

Auto-confiante

Conhecimentos e competncias 1

A - Princpios, procedimentos e tcnicas de auditoria

Permitem ao auditor aplicar aqueles mais adequados auditoria Garantia que as auditorias so conduzidas de forma consistente e eficaz Aplicar os princpios, procedimentos e tcnicas de auditoria Planear e organizar o trabalho de uma forma eficaz Conduzir a auditoria de acordo com o programado Prioritizar e concentrar-se nas questes com importncia Recolher informao Atravs de entrevistas eficazes Da capacidade de ouvir Da observao e reviso de documentos registos e dados
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O auditor dever ser capaz de

Conhecimentos e competncias 2

Compreender a adequabilidade e consequncias da utilizao de tcnicas de amostragem em auditoria Verificar a exactido da informao coligida Confirmar a suficincia e a adequao das evidncias da auditoria para suportar constataes e concluses da auditoria Avaliar os factores que podem influenciar a fiabilidade das constataes e concluses da auditoria Utilizar documentos de trabalho para registar as actividades de auditoria Preparar relatrios de auditoria Manter a confidencialidade e segurana da informao Comunicar eficazmente, quer atravs da competncia lingustica pessoal quer atravs de um interprete

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Conhecimentos e competncias 3

B Sistema de gesto e documentos de referncia

Possibilita ao auditor a compreenso do mbito da auditoria e a aplicao dos critrios da auditoria Aplicao de sistemas de gesto a diferentes organizaes Interaco entre os elementos do sistema de gesto Normas de sistemas de gesto da qualidade e de gesto ambiental, procedimentos aplicveis ou outros documentos do sistema de gesto utilizados como critrios de auditoria Reconhecimento de diferenas entre documentos de referncia e da sua hierarquia Aplicao dos documentos de referncia em diferentes situaes de auditoria Sistemas e tecnologias de informao para autorizao, segurana, distribuio e controlo de documentos, dados e registos

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Conhecimentos e competncias 4

C Situaes organizacionais

Possibilita ao auditor a compreenso do contexto operacional da organizao

Dimenso, estrutura, funes e relaes organizacionais Processos gerais de negcio e terminologia com eles relacionada Hbitos culturais e sociais do auditado

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Conhecimentos e competncias 5

D Legislao, regulamentao e outros requisitos aplicveis disciplina

Possibilita trabalhar dentro, e tendo conscincia, dos requisitos aplicveis organizao a ser auditada

Cdigos, legislao e regulamentao locais, regionais e nacionais Contratos e acordos Tratados e convenes internacionais Outros requisitos que a organizao subscreva

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Conhecimentos e competncias 6

O auditor coordenador deve ser capaz de

Planear a auditoria e utilizar eficazmente os recursos durante a auditoria Representar a equipa auditora nos contactos com o cliente da auditoria e o auditado Organizar e dirigir os elementos da equipa auditora Providenciar a direco e orientao a auditores em formao Conduzir a equipa auditora para a obteno de concluses da auditoria Evitar e resolver conflitos Preparar e concluir o relatrio da auditoria
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Conhecimentos e competncias 7

Auditores de sistemas de Gesto da Qualidade

A- Mtodos e tcnicas relacionados com a qualidade

Permite examinar os sistemas de gesto da qualidade e gerar as constataes e as concluses apropriadas A terminologia da qualidade Os princpios de gesto da qualidade e sua aplicao As ferramentas de gesto da qualidade e sua aplicao (ex. ferramentas bsicas, controlo estatstico do processo) Possibilita abranger o contexto tecnolgico no qual a auditoria conduzida a terminologia especfica do sector As caractersticas tcnicas de processos e produtos/servios Os processos e prticas especficos do sector
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Nesta rea os conhecimentos e competncias abrangem

B- Processos e produtos

Nesta rea os conhecimentos e competncias abrangem

Os auditores no so!

Inquisidores Apontadores de erros Acusadores Polcias Fiscais Anjos vingadores Desonestos Hiperactivos

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Qualificaes dos auditores

Formao escolar

o ensino secundrio completo ou equivalente Devem demonstrar aptido para exprimir conceitos e ideias de forma clara e fluente, oralmente e por escrito.

Qualificaes dos auditores

Formao especfica Formao profissional especfica que garanta capacidade e competncia nos domnios requeridos para a realizao e gesto das auditorias Conhecimento e compreenso das normas de acordo com as quais os sistemas da qualidade so auditados Conhecimento das tcnicas de realizao de questionrios, inquritos, avaliao e de relatrios. Conhecimento complementares exigidos para gerir auditorias

Planeamento Organizao Comunicao Direco

As competncias devero ser demonstradas atravs de exames orais ou escritos ou por outros meios considerados aceitveis

Qualificaes dos auditores

Experincia profissional

Mnimo de 4 anos a tempo inteiro de experincia adequada Pelo menos dois (dos 4) na rea da garantia/gesto da qualidade Experincia no processo de realizao de auditorias Mnimo de 4 auditorias, que correspondam a Um total de 20 dias incluindo

Anlise de documentao Actividade de auditoria Relatrio

A experincia deve ser recente

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Qualificaes dos auditores

Utilizar os atributos para Obter e avaliar com iseno a evidncia objectiva Permanecer fiel ao propsito da auditoria sem medo ou favor Avaliar permanentemente os efeitos das observaes da auditoria e das interaces do pessoal durante a auditoria Relacionar-se com as pessoas pela via que melhor conduza aos objectivos da auditoria Reagir com sensibilidade aos hbitos nacionais do pas em que realizada a auditoria Reagir eficazmente a situaes difceis Chegar a concluses sempre baseadas nas observaes da auditoria Permanecer verdadeiro e no concluir sob a influncia daquilo que no baseado em evidncia

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