CURSO EFA _________________________ 2012 / 2013

Formando: __________________________________________________ Data: _____ / _____ / ______ REA/Assunto: __________________ Formador / Mediador: _______________________

Avaliao

Formando

Formador

Mdulo: 780 Aplicaes de Gesto Administrativa Primavera Express Dicas e Configuraes

A PRIMAVERA Business Software Solutions dedica-se ao desenvolvimento e comercializao de solues de gesto e plataformas para integrao de processos empresariais num mercado global, disponibilizando solues para as Pequenas, Mdias, Grandes Organizaes e Administrao Pblica. Est ligada a vrios sectores, desde a construo, comrcio, ensino, indstria, retalho, administrao pblica, etc
1 Docente: Ana Batista

Existem vrias, mas vamos indicar apenas algumas das linhas do Primavera: PRIMAVERA EXECUTIVE - A experincia das empresas de topo PRIMAVERA PROFESSIONAL - Um novo patamar na gesto das PME PRIMAVERA STARTER EASY, STARTER E STARTER PLUS - Para negcios que vo crescer PRIMAVERA EXPRESS - A soluo gratuita para micro empresas A configurao de qualquer aplicao de acordo com as nossas necessidades e preferncias permite uma utilizao mais agradvel e intuitiva da mesma. Alm disso permite tirar melhor partido de todos os recursos e funcionalidades disponveis. Por vezes, os utilizadores no exploram suficientemente bem todas as potencialidades oferecidas, e utilizam apenas uma pequenssima percentagem de todos os recursos disponveis. Um dos grandes paradigmas da evoluo das aplicaes empresariais, fazer com que ao mesmo tempo que as funcionalidades evoluem de verso para verso, face evoluo normal do mercado e das exigncias crescentes dos clientes, fazer com que a curva de aprendizagem para o utilizador final se mantenha o mais baixa possvel, de forma a que o utilizador se concentre no que realmente importante, e no com processos complicados, morosos, de baixo valor acrescentado. INSTALAO Para poder efetuar o download de PRIMAVERA EXPRESS deve comear por se registar no site da PRIMAVERA

http://www.primaverabss.com/pt/Solu%c3%a7%c3%b5es-ERPPRIMAVERA%20EXPRESS-PRIMAVERA%20EXPRESS.aspx indicando os dados solicitados. Receber de imediato por email a notificao de registo efectuado.

Docente: Ana Batista

 Por se registar no site da PRIMAVERA BSS passar a receber as notificaes sobre as novas verses que venham a ser disponibilizadas e, tambm, informao sobre truques e dicas teis para a utilizao do seu produto. Para o download do produto use o link que faz parte do e-mail que recebeu aps o registo.

Escolha preferencialmente a opo SAVE de modo a salvaguardar o ficheiro em disco antes de proceder sua instalao. O tempo para o download depender dos recursos que tem disponveis, especialmente da largura de banda utilizada. partida, a instalao do software exigir do utilizador apenas a aceitao e confirmao das opes sugeridas no ecr. No final da instalao o produto dever automaticamente entrar em funcionamento. Ao abrir a soluo PRIMAVERA Express ir encontrar um Navegador onde esto organizadas as vrias categorias da aplicao (Favoritos, Tesouraria, Vendas, Inventrio, etc) Graas sua elevada extensibilidade, o Navegador d-lhe a possibilidade de configurar o ambiente de trabalho, adaptando-o s suas necessidades, criando os seus prprios atalhos e listas, de forma a aceder mais facilmente informao de que necessita com maior frequncia.

Docente: Ana Batista

Criao/Abertura de uma empresa

A criao/abertura de empresas uma operao auxiliada pelo Administrador, atravs de uma sequncia de ecrs. Para iniciar a sua empresa abra o programa PRIMAVERA Express Administrador, atravs do menu Iniciar Todos os Programas. Aps selecionar o programa Primavera Express Administrator v.7.50, necessrio que confirme a operao, atravs do boto confirmar.

O produto possui de raiz duas empresas, uma de demonstrao (que lhe ser til para perceber a dinmica de funcionamento da soluo) e uma empresa standard denominada Express que ser a empresa a utilizar
4 Docente: Ana Batista

para registar as suas operaes. Escolha esta ltima para poder seguir com os seus trabalhos, personalizando a informao com os dados referentes sua empresa.

Para criar uma nova empresa standard com o nome da sua empresa necessrio eliminar a empresa standard existente (Express) e criar uma nova. Iremos criar uma nova empresa mais adiante. Para j iremos trabalhar com a empresa standard Express.

INTRODUZIR OS DADOS DA EMPRESA

Para introduzir os dados da sua empresa aceda ao menu Empresa. Com o boto direito do rato escolha a opo Propriedades e preencha os campos principais com a informao sobre a sua empresa que ir constar nos documentos a emitir: Nome da empresa, Morada, n Contribuinte, etc. Tambm pode aceder clicando 2 vezes com o rato em cima da empresa.

Docente: Ana Batista

Docente: Ana Batista

CRIAO DE ARTIGOS Para podermos criar um stock de artigos, vamos ao menu Sistema e acedemos ao Primavera Express v7.50, confirmando a aplicao. Abre o Navegador no lado esquerdo onde temos acesso aos Favoritos, Tesouraria, Vendas, etc Para criar artigos, h que ir a Favoritos. Clicar onde diz Criar/alterar artigos. Outra opo ir a Inventrio e clicar em Artigos.

Docente: Ana Batista

 Abre a janela dos artigos onde atravs da opo Novo, acedemos ao registo de um novo artigo. Preencha os dados solicitados pelos vrios separadores, ao seu gosto. No se esquea principalmente dos seguintes campos: tipo de artigo, taxa de iva e pvp do artigo. Se clicar na parte superior do menu, onde diz Listas, consegue verificar a lista de todos os artigos criados at data. Se pretende eliminar algum artigo, ter que em Listas, selecionar o artigo pretendido e fazer enter. Depois aparece no topo da janela a opo Anular, onde deve clicar e confirmar a anulao. Se no pretende gerir o stock de determinado artigo deve desativar a opo Movimenta Stock.

Depois de preencher os campos da ficha do artigo, GRAVE o registo, atravs do comando Gravar.
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Repita a operao para a introduo de todos os artigos que quiser. CRIAO DE CLIENTES

Siga o processo descrito para a criao dos artigos, mas agora para a tabela de Clientes. Ver que esta tabela j tem registado um cliente de cdigo VD, para utilizao nas vendas para clientes indiscriminados, por exemplo as Venda a Dinheiro. No Navegador, ir a Favoritos, Criar/alterar clientes; Ou no Navegador, ir a Vendas, Clientes. Preencha todos os dados solicitados nos primeiros quatro separadores da ficha do Cliente, de modo a poder faturar de seguida sem problemas. Caso j tenha introduzido um registo de um cliente e o queira eliminar, ter que seguir os seguintes passos: Selecionar o cliente que pretende e fazer Enter;

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 Com a ficha de cliente aberta, selecionar no topo, onde diz Anular. De seguida pede confirmao de anulao do registo atual.

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ENTRADA EM STOCK Para dar entrada de stock, no Navegador, clicar em Favoritos, Movimentar stock. Escolha o documento Entrada Stock e introduza os artigos que inseriu anteriormente. Ao inserir os dados, automaticamente aparece a descrio, quantidade e preo dos artigos.
11 Docente: Ana Batista

Agora que tem Clientes e Artigos introduzidos pode passar de imediato emisso dos documentos de vendas. No entanto, caso pretenda gerir stocks, deve comear, no sendo obrigado a tal, por registar as entradas da mercadoria. Se no o fizer, aquando da emisso da factura ser notificado sobre a inexistncia do artigo em stock. Pode, no entanto, confirmar a fatura, ficando o stock do referido artigo com unidades negativas, situao que poder atualizar a qualquer momento atravs de uma entrada em stock, na opo de stocks.

Para fazer aparecer o artigo, deve digitar o cdigo do artigo pretendido e fazer enter que logo ir aparecer a respetiva descrio. Pode ainda clicar em Quantidade e alter-la com as quantidades pretendidas para cada produto. FATURAO Para faturar ou emitir qualquer documento de vendas, escolha no Navegador, Vendas, a opo Vendas/Encomendas.

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 Em documento temos que selecionar o tipo de documento que pretendemos, se uma fatura, uma venda a dinheiro, uma nota de crdito, etc

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 selecione outro documento novo que pretende utilizar, neste caso uma fatura.

Identifique depois o Cliente, pressionando F4 para aceder lista de Clientes, selecione o cliente pretendido para a fatura e clique novamente f4 para aparecer os dados cliente no documento.

No editor de linhas em baixo, identifique o Cdigo do Artigo e pressione ENTER para mudar de coluna e de linha. No deixe de observar as opes a que pode aceder atravs do menu disponvel via boto direito do seu rato.

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 No final, escolha GRAVAR para guardar o documento ou IMPRIMIR para guardar e imprimir de seguida. Se o documento que acabou de introduzir for um documento a crdito, j poder ver esse mesmo crdito lanado na opo de Contas Correntes. RECEBIMENTOS Para processar um recebimento e emitir o respectivo documento de liquidao, escolha a opo Operaes sobre C/C Contas correntes, indo a Navegador, Tesouraria, Pagamentos e Recebimentos, Operaes sobre C/C.

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Comece por Identificar o Cliente. De seguida, escolha o tipo de documento a processar. partida, para a liquidao de uma fatura por exemplo, dever utilizar o Documento de Recebimento.

Na grelha de documentos a liquidar, marque na coluna mais direita o(s) documentos que vai liquidar. Pode liquidar um documento parcialmente, escrevendo o valor a liquidar na coluna a Pagar. Depois de identificar o(s) documentos a liquidar escolha CONFIRMAR. A seguinte janela vai-lhe a aparecer no ecr onde dever identificar os dados do documento de liquidao. No final escolha IMPRIMIR se pretender gravar e imprimir a

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nota de liquidao, isto , o recibo.

ALTERAR A IMAGEM DE FUNDO Podemos alterar a imagem de fundo para outra. Para isso, no Primavera Express v7.5, ir ao menu Utilizador, Preferncias, Sistema. No painel lateral esquerdo, clicar em cores e modificar o fundo. PROCURAR ATUALIZAES Ir ao menu Ajuda. Procurar atualizaes. Instalar a verso mais recente primavera8.

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BASE DE DADOS DA EMPRESA No Administrador, com a empresa selecionada, clicar com o boto direito do rato e podemos aceder a um conjunto de opes.

Dentro de Manuteno, podemos aceder a algumas funcionalidades da base de dados da empresa como por exemplo:

Compactao da Base de Dados

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Com a utilizao normal do Primavera Express, a BD vai crescendo lentamente a ponto de poder em casos extremos poder atingir o limite imposto pela verso do SQL instalada que no MSDE de 2GB, e no SQL Express 2005 de 4GB. Compactar a BD permite no s diminuir o seu tamanho, como tornar o acesso mesma mais rpido. No Administrador, carregar com o boto direito em cima da BD a compactar:

Como possvel verificar, o espao disponvel pode ser eliminado, o que faz diminuir o tamanho.

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Neste caso, com um tamanho to pequeno como o desta BD no se ir notar nenhuma melhoria de performance visvel.

CRIAR NOVOS UTILIZADORES PARA ACESSO APLICAO No Administrador, basta criar um novo utilizador preenchendo todos os dados necessrios e ativando a opo Administrador (com acesso ilimitado a todas as aplicaes. Passa agora a ser necessrio introduzir o nome de utilizador e password em todos os acessos ao programa.

Para criar um novo utilizador, ir a Segurana, utilizadores.

Novo - criao de um novo utilizador. Fornecer os dados de acesso assim como a palavra passe.

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 Prxima vez que entrar no sistema, j aparece com um sistema de login.

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Docente: Ana Batista

Pode sempre remover o utilizador criado, clicando com o boto direito do rato e clicar em Remover.

possvel ainda criar vrios utilizadores e associ-los a vrios perfis de forma a restringir o acesso s vrias funcionalidades e documentos da aplicao.
22 Docente: Ana Batista

Com as permisses de acesso ativas, podemos definir que o utilizador A no tem acesso a alterar preos, nem fazer descontos de vendas, ou o utilizador B nos documentos de venda apenas pode visualizar, os documentos existentes, no tendo permisso para modificar, criar ou anular.

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Docente: Ana Batista

CRIAR UM GRFICO DE VENDAS Uma imagem vale mais do que mil palavras, neste caso, um grfico, pode demonstrar de uma forma simples e direta a evoluo das vendas da nossa organizao. Para conseguir gerar o grfico necessrio ir ao Navegador, Vendas, Explorao > Vendas > Resumos das vendas. Aqui, no separador Restries podemos filtrar a informao que ir entrar para o grfico, e agrupar a mesma por dia, ms ou trimestre. Depois de carregar em atualizar, basta selecionar as linhas e colunas que pretendemos, e com o boto direito do rato em cima escolher a opo Grfico. Depois de gerado o grfico, podemos ainda personaliz-lo alterando as cores, o tipo, e ainda se pretendemos que seja bidimensional ou tridimensional. Podemos ainda imprimir, guardar como imagem, ou enviar por email.

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Docente: Ana Batista

COLOCAR NA FICHA DO ARTIGO O PREO COM IVA

Na ficha de cada artigo podemos definir vrios tipos de preos que podem ser teis para situaes em que temos por exemplo vrios tipos de clientes como cliente finais e revendedores, ou queremos definir um preo mnimo para situaes especiais. Na ficha de cada cliente podemos definir a que linha de preos ele esta afecto. Com os vrios PVPs nos artigos podemos ainda definir por exemplo que o PVP 6 igual ao PVP 1 + IVA. Desta forma podemos ter na ficha de cada artigo o respectivo preo com e sem IVA. Para ativar esta regra temos que aceder ao Administrador, Empresas (Todas), selecionar a nossa empresa Express e dentro do mdulo Logstica e Tesouraria, clicar em parmetros da empresa fazer a seguinte alterao:

O resultado final que no artigo o PVP 6 passa agora a ser baseado no 1 + IVA, embora o clculo seja feito automaticamente, sendo necessrio apenas carregar no boto mesmo ao lado do valor. Deixa agora de ser necessrio estar constantemente a somar o valor do IVA quando estamos na ficha de um artigo, podendo ainda construir listas de artigos com base no PVP 6, j que a lista base s inclui o PVP 1, 2 e 3.

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Docente: Ana Batista

Editar os documentos do tipo talo

Para os utilizadores que utilizam o mdulo POS, possvel personalizar todos os documentos do tipo talo, j que estes documentos so documentos de texto simples. Para aceder ao editor de documentos POS: ir a Navegador, Vendas, Utilitrios > Config. Documentos POS O documento VD o documento base para todos os documentos para clientes. Os restantes so os documentos de abertura e fecho de caixa e entrada e sada de caixa, que tambm podem ser alterados. Para o exemplo vamos alterar o documento VD:

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Docente: Ana Batista

 Se quisermos escrever texto livre, basta colocar o cursor e escrever. Podemos ainda adicionar campos da BD, disponveis esquerda da janela. Existem ainda opes de formatao do texto, que podem ser utilizadas, como negrito (Bold), sublinhado (Und.), entre outros. Para o exemplo alterei o cdigo do cliente para ficar a negrito. O formato a seguir : /BA[<Nome-Tam>]/BD B = Bold A = Inicio da formatao Nome = Nome do campo Tam = Tamanho mximo do campo D = Fim da formatao Mais sobre configurao de documentos no boto Ajuda

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Docente: Ana Batista

CRIAR LISTA DE ARTIGOS AGRUPADOS POR FAMLIA

A criao e edio de listas permite-nos fazer coisas muito teis, como agrupamento de dados, clculos por colunas, adicionar campos de outras tabelas, criar formataes utilizando cores, etc Agrupar os artigos por famlias, muito til porque torna a consulta mais inteligente e rpida. Imagine que tem 20 monitores em stock, com cdigos e descries diferentes. Quando um cliente lhe pergunta que monitores tem em stock e o respectivo preo, ou sabe exatamente com que cdigos e descries eles foram criados, e mesmo assim tem que fazer a busca um a um, ou no caso de no saber como foram criados (at porque pode ter sido outra pessoa a faze-lo), corre o risco de no indicar ao cliente todos os monitores, o que pode na pior das hipteses levar a que perca uma venda. No navegador, Favoritos, Criar/alterar artigos, carregar com o boto direito e fazer Novo atalho> Lista.

Na Categoria escolher a lista a duplicar: tabela Artigos

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Docente: Ana Batista

Clicar em Duplicar. Dar um novo nome nova lista como: Artigos / Famlia:

Confirmar e de seguida fazer Editar. Nas propriedades da lista, aceder aos Campos.

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Docente: Ana Batista

Da lista de campos disponveis, passar para os campos visveis os campos: Famlia, da tabela Artigos, e o campo Descrio, da tabela Famlias:

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Docente: Ana Batista

Confirmar a alterao da Lista. Na tabela de Artigos, no boto Listas, temos agora uma nova lista.

O ltimo passo a fazer , ativar o boto Agrupar e de seguida arrastar a coluna Famlia para o espao entretanto criado para agrupamentos.

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Docente: Ana Batista

Os botes ao lado do boto Agrupar servem para abrir e fechar todos os grupos. Para que esta lista fique como principal quando fazemos F4, necessrio ir a Sistema > Preferncias > Comercial, e no separador Listas por defeito nos editores indicar a mesma.

Associar Documentos de Stock a uma entidade

Uma vez que o Primavera Express no tem mdulo de compras, a nica forma de controlar os stocks das mercadorias compradas fazendo um documento de Entrada de Stock para cada compra a fornecedor. A nica forma de associar esta entrada de stock a uma compra a um fornecedor no menu Contexto > Outras Condies. Isto possibilita, caso seja necessrio saber a quem foi comprada a mercadoria em questo.

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Docente: Ana Batista

No existindo um campo para colocar os detalhes do documento de compra, podemos criar um artigo especifico comum cdigo identificativo como por exemplo ##COMPRA, e com a descrio Factura Fornecedor N XXXX / Data XX-XXXXXX de forma a conseguir em cada documento de entrada, guardar tambm o nmero da Factura, a data e outra informao de relevo, substituindo apenas os campos com X.

Alterao rpida e automtica de preos de artigos

Utilitrios > Alterao de Preos Neste assistente poder alterar os preos dos artigos utilizando uma frmula, ou indicando manualmente o novo preo, na ltima coluna. bastante mais rpido do que abrir a ficha de cada artigo individualmente.

Se pretender utilizar uma frmula, tem vrios cenrios disposio. Neste exemplo, dei entrada de stock do artigo 0001, com valor de custo de 100 Euros. Atualizei o PVP1, com base no ltimo preo de custo, definindo desta forma uma margem de lucro de 10%.

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Docente: Ana Batista

Configurao de quantidades mnimas e mximas em stock

Na ficha de cada artigo podemos definir as quantidades desejveis mnimas, mximas e de reposio em stock. Posteriormente, podemos emitir um mapa que nos mostrar todos os artigos que esto abaixo ou acima desses valores.

Esta configurao poder ser til porque uma ajuda para prevenir ruptura de stocks, e tambm para saber quais os artigos que esto a mais, no caso de no existir interesse nisso, como por exemplo artigos com validade de curta durao, ou que ocupem muito espao. O campo de reposio serve para colocar por exemplo quantidades mnimas a partir da qual se deve considerar uma encomenda ao fornecedor.
34 Docente: Ana Batista

Os mapas podem ser gerados em Explorao > Stocks > Controlo de Stocks

Avisos de vencimento
Se pretende emitir avisos de documentos pendentes para liquidao, aos seus clientes, saiba que existe um assistente para esse efeito, sendo esta mais uma forma de persuadir o cliente cumprir com as suas obrigaes. Aceda aos Saldos em Conta Corrente em Explorao > Contas Correntes > Saldos / Avisos Vencimento. Poder aqui definir os perodos para os quais os valores devem ser agrupados. Poder ainda definir um valor mnimo (total), a considerar.

Ao carregar em imprimir dever escolher a opo Avisos de vencimento.

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Docente: Ana Batista

Sair um documento idntico ao da imagem seguinte. Existem 3 avisos, cada um com a sua numerao sequencial.

Como definir um desconto por condio de pagamento

Aceder a Navegador, Tabelas > Gerais, Terceiros, outras tabelas > Condies de pagamento. Neste exemplo vou alterar o Pronto Pagamento, de modo a conceder um desconto financeiro de 5% a clientes que optem por esta condio.

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Docente: Ana Batista

Neste exemplo, o cliente Vidro-Z, na sua ficha paga a 30 dias. Nesta venda em especfico optou por pagar a pronto. No menu Contexto, depois de alterar para pronto pagamento, automaticamente foi atribudo o respectivo desconto financeiro de 5%, poupando assim 26,03 Euros.

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