Como planear e gerir uma mudana de instalaes

ndice
Introduo Passo 1 - Planear a mudana Passo 2 - Nomear um responsvel de projecto Passo 3 - Determinar quem muda para onde Passo 4 - Instalar as in ra-estruturas t!cnicas Passo " - #scol$er a empresa de mudanas Passo % - &udar o pessoal

Introduo
TOPO ^ &udar de instala'es ! uma importante deciso a tomar na vida da empresa( Normalmente associada ao crescimento e e)panso de uma empresa* a mudana de instala'es* apesar dos inc+modos* deve ser encarada com optimismo( No entanto* do ponto de vista psicol+,ico* ! sempre associada a conceitos ne,ativos como a ruptura( -ada empresa* tendo em conta a sua cultura espec. ica* deve manter os tra/al$adores o mais in ormados poss.vel so/re a estrat!,ia da mudana( Nesta situao* no $ nada pior do que manter o secretismo( 0euni'es ,erais* almoos* cocktails*newsletters* e-mail* as escol$as so m1ltiplas para e)plicar a nova ase que a empresa vai atravessar( 2 comunicao deve ser a mais directa poss.vel* de orma a evitar altera'es na in ormao* devendo* por isso* evitar-se a transmisso das in orma'es atrav!s da cadeia $ierrquica( Nunca ! demais e)plicar as ra3'es da mudana* risando sempre os aspectos positivos como a situao econ+mica avorvel da empresa e a necessidade de se adequar ao mercado e 4s e)i,5ncias dos clientes( 6actores que implicam a e)panso( &as* ateno7 no se devem dar e)pectativas erradas(

Passo 1 - Planear a mudana

TOPO ^ 2 primeira e 1nica re,ra /sica na mudana de instala'es de uma empresa ! o planeamento( 8o vrios os crit!rios a considerar quando uma empresa planeia uma mudana deste tipo7 Volume da mudana( 9ma coisa ! mudar duas pessoas* outra ! mudar 2":( Local de destino( 9ma mudana s+ pode ser /em sucedida se o local de destino estiver completamente preparado( ; pura ico pensar que se pode mudar e depois ir arranjando aos poucos as novas instala'es* porque se ica eternamente em condi'es de icientes( Timing: Decidir qual a mel$or altura para a3er a mudana ! al,o quase imposs.vel( Primeiro porque calcular com e)actido o pra3o no qual as novas instala'es vo icar prontas ! um e)erc.cio de pura adivin$ao* devido aos in1meros contratempos que sur,em na e)ecuo das o/ras( # depois porque no e)iste al,o como <a mel$or altura para a3er uma mudana<( 2s !rias no so a mel$or altura* porque $ muitos tra/al$adores ausentes* e o inal do ano tam/!m no* porque coincide com o per.odo de ec$o de contas( -oncluso7 <a mel$or altura< ! quando as novas instala'es esto prontas(

Passo 2 - Nomear um responsvel de projecto

TOPO ^ Para lidar com toda a lo,.stica da mudana a empresa deve nomear um responsvel de projecto* um passo que deve ser se,uido tanto nas pequenas como nas m!dias empresas(

= responsvel de projecto ! al,u!m7 -om disponi/ilidade acrescida para* durante um m5s ou dois* pensar na mudana( Numa empresa maior* no ! vivel ,erir e planear uma mudana com as preocupa'es do dia-a-dia( 0esponsvel* moderador* din>mico e s!rio -om capacidades de ,esto -om autoridade pr+pria ou dele,ada da 2dministrao ?ue pode ser coadjuvado por especialistas e consultores* nomeadamente para os aspectos in ormticos* el!ctricos e de telecomunica'es -om um oramento controlado mas dispon.vel para a mudana 8e no e)istir na empresa uma pessoa com estas caracter.sticas* ento deve ser contratada do e)terior( #sta pode vir a revelar-se a deciso mais acertada* em/ora numa primeira impresso no seja a soluo ideal por ser a mais cara(

Passo 3 - Determinar quem muda para onde

TOPO ^ Num processo de mudana o primeiro passo no ! contratar um arquitecto* mas de inir quem vai mudar* para onde e a orma de rea,rupar as pessoas( 8+ depois entra o arquitecto porque no ! da sua compet5ncia de inir <quem muda para onde<* decis'es que envolvem crit!rios de ordem or,>nica e uncional de cada empresa( 2 arrumao do pessoal da empresa tem* em parte* a ver com status( ; necessrio de inir quem tem direito a ,a/inete* quem ocupa as reas mais no/res* com mais lu3 e optar ou no por um open space( 2 distri/uio o/edece a re,ras de /om senso e l+,ica* tendo em ateno que um dos o/jectivos da mudana de instala'es ! aumentar a renta/ilidade da empresa( 2 direco ica com as 3onas mais no/res* ou seja* os ,a/inetes privados ou as reas mais luminosas e sosse,adas do escrit+rio* caso se opte por um open space( # aqueles que tra/al$am mais pr+)imos da direco devem icar posicionados perto da mesma( 2 locali3ao das salas de reuni'es no deve icar muito a astada desta rea( 2,rupar as pessoas por equipas ou sec'es de acordo com as un'es e)ercidas poder tam/!m ajudar a aumentar a produtividade( @ partida deve ser equacionada a possi/ilidade de aumentar o n1mero de postos de tra/al$o sem ser necessrio reestruturar toda a or,>nica da empresa(

2 $ierarqui3ao dos lu,ares o/edece a crit!rios como Au3 8osse,o #spao 2cessi/ilidade &o/ilirio &as ! o aspecto uncional que deve ser privile,iado e no os <privil!,ios< de cada pessoa( 9m pequeno espao de la3er* onde os tra/al$adores podero tomar ca ! ou umar um ci,arro* no caso de um escrit+rio <verde<* e aliviar a tenso do tra/al$o* ajudar a tornar todo o escrit+rio mais sosse,ado* criando assim um mel$or am/iente de tra/al$o( = arquitecto* na posse da in ormao de <quem muda para onde<* ir ,erir toda a remodelao* tendo em conta a uno a dar ao espao* mas sempre so/ a superviso do ,estor de projecto( ; a esse interlocutor 1nico que o arquitecto deve apresentar op'es como o tipo de mo/ilirio ou revestimentos( = primeiro pro/lema sur,e neste ponto porque as su,est'es do arquitecto* normalmente* atin,em valores

superiores ao oramento atri/u.do inicialmente(

Passo 4 - Instalar as in ra-estruturas t!cnicas

TOPO ^ #)istem tr5s in ra-estruturas a ter em conta7 ener,ia el!ctrica* in ormtica e telecomunica'es( #ventualmente* pode-se acrescentar o ar condicionado( Energia elctrica7 No que se re ere 4 instalao da ener,ia el!ctrica normalmente conclui-se que no se instalou o n1mero su iciente de tomadas el!ctricas e que as e)istentes no esto nos locais certos( Por isso* aconsel$a-se que o projecto seja eito por especialistas( &ais uma ve3* ! undamental $aver a de inio pr!via de <quem muda para onde< para que as tomadas estejam em n1mero su iciente e no local adequado( 2l!m disso* ! necessrio no esquecer mandar instalar tomadas de uso ,eral para otocopiadoras* mquinas da ,ua ou ca ! e at! mesmo para o aspirador de limpe3a( Por posto de tra/al$o aconsel$a-se um m.nimo de quatro tomadas* sendo o ideal seis* para evitar* por ra3'es de se,urana e est!tica* as ic$as triplas e e)tens'es(

Telecomunicaes7 = primeiro passo ! a3er o pedido de lin$as e)ternas quer tele +nicas quer de dados( Bodos os operadores de telecomunica'es levam al,um tempo a instal-las( 2ssim que o responsvel de projecto disp'e de uma ideia clara de <quem muda para onde< deve requerer as lin$as ao operador porque j sa/e onde estas vo terminar( ?uando se decide mudar de instala'es normalmente ! porque a empresa est em e)panso e* portanto* ter de se rever a central tele +nica( -aso a empresa decida adquirir este equipamento deve imediatamente ne,ociar com o ornecedor a retoma da vel$a central( 2 central deve estar li,ada e pronta a uncionar antes da c$e,ada da primeira pessoa( 2 tare a no ! di .cil* apenas tem de ser planeada( -aso no $aja uma nova central tele +nica ! recomendvel que a mudana seja eita num im-de-semana* sendo a central dos 1ltimos elementos a sair das vel$as instala'es e dos primeiros a entrar nas novas porque a sua instalao leva al,um tempo* so/retudo se $ouver muitas e)tens'es( 2s redes de comunica'es tele +nica e in ormtica sur,em intimamente li,adas* com o mesmo tipo de tomadas e ca/os( = no planeamento pr!vio implicar ca/la,ens separadas de ,esto independente e muito mais caras( Neste momento e)istem tecnolo,ias dispon.veis* ao n.vel das ca/la,ens estruturadas* que permitem a utili3ao indi erenciada para tele ones ou in ormtica e que incluem tomadas compat.veis( Informtica7 ; importante a construo de uma /oa arquitectura in ormtica que poder implicar* dependendo das necessidades de cada empresa* a aquisio de novos servidores( Nesta rea ! imprescind.vel a contratao de pessoal especiali3ado na construo de redes in ormticas* caso a empresa no possua estes recursos( =s servidores e sistemas centrais so dos 1ltimos equipamentos a sair e dos primeiros a entrar( Dependendo da comple)idade e do n1mero de servidores a mudana destes equipamentos deve ser planeada para a noite ou o inal de semana( #m C:D dos casos este equipamento apenas pode icar parado 24 $oras( 8e a actividade 4 qual a empresa se dedica no possi/ilita a sua cessao em nen$um momento* $ que optar pela instalao provis+ria de um equipamento de su/stituio at! o de initivo estar instalado(

Passo " - #scol$er a empresa de mudanas

TOPO ^ 2 empresa de mudanas deve ser contratada para a3er todo o servio porque os custos no so demasiado elevados e as solu'es de recurso aca/am por se revelar desastrosas(

2 escol$a da empresa de mudanas deve ter em conta os se,uintes crit!rios7 especiali3ao em mudanas de empresas* com e)peri5ncia na mudana de material in ormtico apresentao de re er5ncias de tra/al$os j e ectuados veri icao da identi icao de todo o material* ,arantir que nada ica esquecido* transporte completo e con erir a entre,a no local certo e)ist5ncia de se,uro = responsvel de projecto deve ela/orar um inventrio do material a transportar* veri icar o seu estado ap+s a entre,a e no $esitar em re,istar qualquer reclamao relacionada com a mudana(

Passo % - &udar o pessoal

TOPO ^ Depois das instala'es estarem totalmente prontas ento deve-se comear a or,ani3ar a mudana das pessoas( 2 primeira condicionante ! o impacto no servio( E que avaliar o tempo m)imo que cada tra/al$adorF servio pode icar imo/ili3ado e decidir quando a3er a mudana7 dias de semana* im-de-semana* $oras de servios ou depois do e)pediente( Deve ser ela/orada uma matri3 de planeamento que determine quem deve mudar em primeiro lu,ar e ela/orar um plano de contin,5ncia para as pessoas que se encontram de !rias* ausentes em servio ou doentes( = pormenor ! a palavra de ordem nesta ase( -ada tra/al$ador tem de trans erir tr5s coisas* merecendo cada uma delas um tratamento di erente7 Pertences individuais7 Pelo menos 4G $oras antes da data da mudana devem ser ornecidos aos tra/al$adores cai)otes* ita-cola e marcadores( -ada um tem de identi icar as suas coisas com tr5s in orma'es /ase7 nome* posto de tra/al$o de onde vem e para onde vai( 2 partir deste momento os carre,adores podem comear a transportar os cai)otes que devero ser depositados no local e)acto nas novas instala'es(

Informtica7 = ideal ! que seja o utili3ador a desli,ar o seu computador pessoal HP-I( No undo trata-se de desmontar quatro peas7 corpo* teclado* monitor e rato e* eventualmente* a impressora( ; undamental relem/rar que devem ser eitas c+pias dos dados mais importantes( =s P- so em/alados pelo pessoal da mudana* depois de devidamente identi icados pelos seus utili3adores( 0e er5ncias 8apo - Pesquisa transportesJ KKK(sapo(ptFempresasFservicosFtransportesFmudancasF P,inas 2marelas InternetJ KKK(pa,inasamarelas(pt 2#I=9 - Pesquisa transportesJ KKK(aeiou(ptFassuntoFiniciaL23C 2utor7 P&# Ne,+cios

Transferncia de Local de Trabalho

8ai/a mais so/re a ,arantia de inamovi/ilidade do tra/al$ador( 1. Proteco do local de trabal o = -+di,o do Bra/al$o estipula uma ,arantia de inamovi/ilidade do tra/al$ador* ao proi/ir o empre,ador de o trans erir para outro local de tra/al$o* salvo nos casos previstos na lei ou em instrumento de re,ulamentao colectiva aplicvel( #sta ,arantia decorre da import>ncia que o local de tra/al$o representa na es era pessoal do tra/al$ador* uma ve3 que a $a/itao* a vida amiliar* os estudos ou os tempos de la3er so ,eralmente or,ani3ados* ou pelo menos condicionados* em uno daquele local(

!. Possibilidade de transfer"ncia do trabal ador 2 lei prev5 diversas modalidades de trans er5ncia do tra/al$ador por deciso unilateral do empre,ador* consoante a sua durao e undamento( #lencam-se em se,uida cada uma dessas modalidades* identi icando-se os respectivos requisitos e condi'es de validade( 2(1( Brans er5ncia individual de initiva 2 trans er5ncia individual de initiva constitui a modi icao do local de tra/al$o de um determinado tra/al$ador* sem previso de re,resso ao local de tra/al$o de ori,em( #sta trans er5ncia encontra-se dependente do preenc$imento dos se,uintes requisitos7 iI #)ist5ncia de um interesse le,.timo do empre,ador 8er necessrio que a deciso da empresa assente em crit!rios de ,esto racionais e no em motivos desra3oveis ou pessoais* nomeadamente de .ndole persecut+ria ou sancionat+ria( iiI Ine)ist5ncia de preju.3o s!rio para o tra/al$ador No se encontram tipi icadas na lei situa'es que consu/stanciem um preju.3o s!rio para o tra/al$ador* pelo que* a t.tulo e)empli icativo* este pode decorrer de um aumento si,ni icativo do tempo de deslocao* da impossi/ilidade de au)iliar amiliares doentes ou da di iculdade de acesso a determinados tratamentos $ospitalares( #m todo o caso* importa ter presente que apenas mediante o con ronto dos interesses concretos em jo,o M o interesse do empre,ador que undamenta a trans er5ncia e o interesse do tra/al$ador em manter o seu local de tra/al$o M ser realmente poss.vel a erir se o preju.3o provocado ! su icientemente intenso para ser quali icado de Ns!rioO( 2(2( Brans er5ncia individual temporria 2 trans er5ncia temporria distin,ue-se da trans er5ncia de initiva uma ve3 que* ao contrrio desta* o tra/al$ador re,ressa ao local de tra/al$o indo um determinado per.odo de tempo( #m re,ra* a trans er5ncia temporria no pode e)ceder % meses( Bodavia* por e)i,5ncias imperiosas do uncionamento da

empresa* o empre,ador pode colocar o tra/al$ador a e)ercer un'es em outro local de tra/al$o por per.odo superior( 2 trans er5ncia individual temporria distin,ue-se* ainda* das desloca'es em servio* uma ve3 que* nestas 1ltimas* o posto de tra/al$o no so re qualquer modi icao ,eo,r ica* mantendo-se na estrutura or,ani3ativa do esta/elecimento onde o tra/al$ador la/ora( =s requisitos e condi'es de validade da ordem de trans er5ncia so id5nticos aos da trans er5ncia individual de initiva( Por!m* no caso de trans er5ncia temporria* a anlise do preju.3o s!rio deve levar em considerao a transitoriedade da alterao e* consequentemente* o menor impacto que esta provoca na vida pessoal do tra/al$ador( 2(3( Brans er5ncia colectiva Hde initiva e temporriaI ?uando a trans er5ncia do tra/al$ador or consequ5ncia da mudana ou e)tino* total ou parcial* do esta/elecimento onde aquele presta servio* a sua admissi/ilidade no est dependente do preenc$imento de requisitos materiais( -om e eito* o interesse s!rio do empre,ador decorre* precisamente* da deciso de mudar ou encerrar o esta/elecimento( Por seu turno* o preju.3o s!rio do tra/al$ador* a e)istir* no justi ica que toda a estrutura produtiva deva icar paralisada em prole de interesses individuais* prevalecendo nesta situao o direito constitucional de li/erdade de iniciativa econ+mica em detrimento do direito 4 esta/ilidade do local de tra/al$o( #. $lusulas de mobilidade geogrfica = -+di,o do Bra/al$o prev5 a aculdade das partes restrin,irem ou alar,arem a possi/ilidade do empre,ador trans erir o tra/al$ador para outro local de tra/al$o( #sta aculdade incide* essencialmente* so/re o conceito de preju.3o s!rio presente na trans er5ncia individual de tra/al$adores* podendo as partes contratantes desde lo,o de inir as condi'es e circunst>ncias em que o tra/al$ador pode ser trans erido ainda que a mudana do local de tra/al$o acarrete um

preju.3o s!rio para este( #stas clusulas de mo/ilidade ,eo,r ica caducam ao im de dois anos se* durante esse pra3o* no orem activadas( %. Procedimento = empre,ador deve comunicar ao tra/al$ador* por escrito* a deciso de trans er5ncia* com a se,uinte anteced5ncia7 iI oito dias* no caso de trans er5ncia temporriaJ iiI trinta dias* no caso de trans er5ncia de initiva( 2 comunicao deve ser undamentada e indicar a durao previs.vel da trans er5ncia* mencionando* sendo caso disso* a e)ist5ncia de clusula de mo/ilidade ,eo,r ica( &. 'es(esas = empre,ador deve custear as despesas do tra/al$ador decorrentes do acr!scimo dos custos de deslocao e da mudana de resid5ncia ou* em caso de trans er5ncia temporria* de alojamento( -ontrariamente ao que sucede em mat!ria de requisitos de admissi/ilidade da trans er5ncia* as partes no podem a astar por m1tuo acordo a o/ri,ao de custeamento das despesas( ). *esoluo do contrato de trabal o Eavendo trans er5ncia de initiva o tra/al$ador poder resolver o contrato de tra/al$o se aquela acarretar um preju.3o s!rio( 8endo o caso* o tra/al$ador ter direito a au erir uma compensao equivalente a um m5s de retri/uio /ase e diuturnidades por cada ano completo de anti,uidade( #sta compensao* todavia* no poder ser in erior a tr5s meses de retri/uio /ase e diuturnidades( #m caso de raco de ano* a compensao ser calculada proporcionalmente( +. Proteco es(ecial em caso de transfer"ncia #m prole da de esa dos interesses da colectividade de tra/al$adores* al,uns destes so o/jecto de uma proteco

especial* a im de ,arantir o e ectivo e)erc.cio das un'es para as quais oram eleitos ou desi,nados( 2ssim* o tra/al$ador mem/ro de estrutura de representao colectiva dos tra/al$adores no pode ser trans erido de local de tra/al$o sem o seu acordo* salvo quando tal resultar de e)tino ou mudana total ou parcial do esta/elecimento onde presta servio( 8endo poss.vel a trans er5ncia* o empre,ador deve comunic-la 4 estrutura representativa a que o tra/al$ador pertena* com uma anteced5ncia id5ntica 4 da comunicao e ectuada a este 1ltimo( ,. Transfer"ncia a (edido do trabal ador = -+di,o do Bra/al$o prev5* ainda* a concesso aos tra/al$adores v.timas de viol5ncia dom!stica de um direito a ser trans eridos para outro local de tra/al$o( Nesta situao* a trans er5ncia decorre de um interesse do tra/al$ador e no de uma necessidade do empre,ador* icando este o/ri,ado a trans erir aquele( 2ssim* os tra/al$adores v.timas de viol5ncia dom!stica t5m direito a ser trans eridos* temporria ou de initivamente* a seu pedido* para outro esta/elecimento da empresa* quando veri icadas as se,uintes condi'es7 iI 2presentao de quei)a-crimeJ iiI 8a.da da casa de morada de am.lia no momento em que se e ectue a trans er5ncia( Bodavia* o empre,ador pode adiar a trans er5ncia com undamento em e)i,5ncias imperiosas li,adas ao uncionamento da empresa ou servio* ou at! que e)ista um posto de tra/al$o compat.vel dispon.vel( 8e o empre,ador adiar a trans er5ncia pelos motivos re eridos* o tra/al$ador poder* nesse caso* suspender o contrato de tra/al$o at! que ocorra a trans er5ncia( = tra/al$ador tem ainda a aculdade de solicitar ao empre,ador o tratamento con idencial da sua situao(

Bia,o -oc$o el 23evedo

2dvo,ado do Departamento de Direito do Bra/al$o da 808 2dvo,ados