TERMINOLOGIAS ARQUIVSTICAS

ACERVO
Totalidade dos documentos sob custdia de um
arquivo.
ACESSO
Possibilidade de consulta a documentos.
Funo arquivstica destinada a tornar
acessveis os documentos e a promover sua utilizao
mediante a preparao e a publicao de
instrumentos de pesquisa, a organizao de servio
educativo, de referncia e divulgao.
ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar documentos de forma
apropriada sua preservao e manuseio.
ACUMULAO
Reunio de documentos produzidos e recebidos
no curso das atividades de uma instituio ou pessoa.
ADMINISTRAO DE ARQUIVOS
Direo, superviso e coordenao das
atividades de arquivo.
ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS
Ver GESTO DE DOCUMENTOS
AMOSTRAGEM
Tcnica de seleo de documentos
representativos de um conjunto.
ANEXAO
Juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para
referncia, o nmero do processo mais antigo.
ANEXO
Documento juntado a outro ou a um processo
por afinidade de contedo, em carter definitivo.
APENSAO
Juntada em carter temporrio, feita com o
objetivo de elucidar ou subsidiar a matria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e
independncia.
APENSO
Documento juntado a processo sem contudo
passar a integr-lo.
ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em reas
utilizadas para este fim.
Ver tambm ACONDICIONAMENTO
ARQUIVAMENTO
1. Seqncia de operaes que visam guarda
ordenada de documentos
2. Ao pela qual uma autoridade determina a
guarda de um documento cessada a sua tramitao
Ver tambm ARRANJO

MTODO DE ARQUIVAMENTO
ARQUIVO
1. Conjunto de documentos independente da
natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa
fsica ou jurdica, pblica ou privada, ao longo de suas
atividades.
2. Instituio ou servio que tem por finalidade a
custdia, o processamento tcnico, a conservao e
utilizao de arquivos.
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
1. Arquivo com predominncia de documentos
decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma
instituio; expresso usada em oposio a arquivo
tcnico.
2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo administrativo
ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsvel pela normalizao dos
procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de
uma administrao, podendo ou no assumir a
centralizao do armazenamento. Tambm chamado
arquivo geral
Ver tambm ARQUIVO SETORIAL
ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitao ou
no, que pelo seu valor primrio objeto de consultas
freqentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administrao.
2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo corrente
ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo pblico mantido pela administrao
pblica estadual
ARQUIVO GERAL
Ver ARQUIVO CENTRAL
ARQUIVO HISTRICO
Ver ARQUIVO PERMANENTE
ARQUIVO INTERMEDIRIO
1. Conjunto de documentos originrios de
arquivos correntes, com uso pouco freqente que
aguarda destinao.
2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo intermedirio.
3. Depsito especialmente construdo para
armazenamento de arquivos intermedirios.
ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo pblico mantido pela administrao
pblica municipal.
ARQUIVO NACIONAL
Arquivo pblico mantido pela administrao
central ou federal de um pas.
ARQUIVO PARTICULAR
Ver ARQUIVO PRIVADO.
ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos preservados em
carter definitivo em funo de seu valor.
2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo permanente tambm
chamado de arquivo histrico.
ARQUIVO PRIVADO
Arquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica
de direito privado.
ARQUIVO PBLICO
1. Arquivo acumulado por instituio pblica no
exerccio de suas funes, independente de seu
mbito de ao e do sistema de governo do pas.
2. Arquivo integrante da administrao pblica.
ARQUIVO REGIONAL
Arquivo encarregado de arquivos de uma
determinada regio.
ARQUIVO SETORIAL
1. Arquivo acumulado por um determinado setor
ou servio de uma administrao
2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo setorial, existindo um arquivo
central, estar a ele tecnicamente subordinado.
ARQUIVO TCNICO
1. Arquivo com predominncia de documentos
decorrentes do exerccio das atividades-fim de uma
instituio; expresso usada em oposio a arquivo
administrativo.
2. Unidade administrativa ou servio
encarregado do arquivo tcnico
ARRANJO
Seqncia de operaes que, de acordo com
um plano ou quadro previamente estabelecido, visa
organizao dos documentos de um arquivo ou
coleo, utilizando-se diferentes mtodos.
ATIVIDADE-FIM
Expresso que designa as atividades
desenvolvidas em decorrncia da finalidade de uma
instituio.
Ver tambm ARQUIVO TCNICO

ATIVIDADE-MEIO.
ATIVIDADE-MEIO
Expresso que designa as atividades que do
suporte consecuo das atividades-fim de uma
instituio.
Ver tambm ARQUIVO ADMINISTRATIVO.
AVALIAO
Processo de anlise e seleo de documentos
de arquivo, que estabelece sua destinao de acordo
com os valores que lhes so atribudos.
Ver tambm COMISSO DE AVALIAO.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os
documentos de um arquivo, da sua produo at sua
eliminao ou guarda permanente.
Ver tambm TEORIA DAS TRS IDADES
CLASSE
Cada diviso que compe um sistema de
classificao.

CLASSIFICAO
1. Organizao dos documentos de um arquivo
ou coleo, de acordo com um Plano de Classificao
ou Quadro de Arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o
contedo de documentos, selecionar a categoria de
assunto sob a qual devem ser arquivados e
determinar o cdigo para a sua recuperao.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s
informaes neles contidas, graus de restrio de
acesso. Tambm chamada classificao de
segurana.
CLASSIFICAO DECIMAL
Ver MTODO DECIMAL.
CDIGO
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou
nmeros que mediante uma conveno, representam
dados.
Ver tambm NOTAO.
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
Sistema de cdigo derivado de um Plano de
Classificao.
COMISSO DE AVALIAO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao
de documentos de um arquivo.
CONSERVAO
Ato ou efeito de promover a preservao e a
restaurao de documentos.
CONSULTA
Busca direta ou indireta de informaes.
DATA DE ACESSO
Perodo a partir do qual, terminado o prazo de
restrio de acesso, o documento est liberado para
consulta.
DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica, em que
so mencionados o incio e trmino do perodo
abrangido por um conjunto de documentos.
DESCARTE
Excluso de documentos do acervo de um
arquivo, aps avaliao, com a finalidade de
encaminh-los a uma instituio ou pessoa.
Ver tambm ELIMINAO
DESCRIO
Conjunto de procedimentos que, levando em
conta os elementos formais e de contedo das
unidades de arquivamento representam-nas nos
instrumentos de pesquisa.
DESTINAO
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao
encaminhamento dos documentos para guarda
permanente ou eliminao
Ver tambm: TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAO
1. Conjunto de documentos
2. Ato ou servio de coleta, organizao,
processamento tcnico e disseminao de
informaes e documentos
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes qualquer
que seja o suporte utilizado.
Ver tambm ITEM DOCUMENTAL.
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de
instituies de direito privado que produz efeitos de
ordem jurdica na comprovao de um fato.
DOCUMENTO PBLICO
1. Do ponto de vista da acumulao, documento
de arquivo pblico.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento
de propriedade do poder pblico.
3. Do ponto de vista da produo, documento
emanado do poder pblico.
DOSSI
Unidade de arquivamento constituda de
documentos relacionados entre si por assunto.
ELIMINAO
Destruio de documentos que, na avaliao,
foram considerados sem valor para a guarda
permanente.
ESPCIE DOCUMENTAL
Diviso de gnero documental, que rene tipos
documentais por suas caractersticas comuns de
estruturao da informao, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio.
FICHRIO
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo
critrios pr-estabelecidos, utilizado para fins de
controle e recuperao de documentos e informaes.
2. Mvel utilizado para guarda de fichas.
FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma
provenincia; termo que equivale a arquivo. Tambm
referido como ncleo.
FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados
novos documentos, em funo do gerador do arquivo
continuar em atividade. Tambm referido como ncleo
aberto.
FUNDO FECHADO
Fundo que, em funo do fato do gerador do
arquivo no se encontrar mais em atividade, no
receber acrscimos de documentos de data posterior
a sua existncia. Tambm referido como ncleo
fechado.
GNERO DOCUMENTAL
Reunio de espcies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e a forma de registro da
informao, como documentao audiovisual,
documentao cartogrfica, documentao
iconogrfica, documentao informtica,
documentao microgrfica, documentao textual.
GESTO DE DOCUMENTOS
Administrao da produo, tramitao,
organizao, uso e avaliao de documentos,
mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a
racionalizao e eficincia dos arquivos. Tambm
referida como administrao de documentos.
GUIA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO.
GUIA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA
IDENTIFICAO
Processo de reconhecimento, sistematizao e
registro de informaes sobre arquivos com vistas ao
seu controle fsico e/ou intelectual.
ITEM DOCUMENTAL
Unidade documental materialmente indivisvel.
Tambm referido como pea.
Ver tambm DOCUMENTO.
JUNTADA
Ato ou efeito de apensao ou anexao de um
processo a outro. Termo tambm aplicado juno de
documentos a um processo.
LISTA DE ELIMINAO
Relao de documentos cuja eliminao foi
autorizada.
Ver tambm. TERMO DE ELIMINAO
LISTA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAO DE RECOLHIMENTO
LISTA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA
MTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqncia de operaes que determina a
disposio dos documentos de um arquivo ou coleo,
uns em relao aos outros, e a identificao de cada
unidade.
MTODO DECIMAL
Mtodo de ordenao que tem por eixo um
plano prvio de distribuio dos documentos em dez
grandes classes, cada uma podendo ser subdividida
em dez subclasses e assim por diante.
NOTAO
Cdigo de identificao das unidades de
arquivamento, constitudo de nmeros, letras e/ou
sinais, que permite sua ordenao ou localizao.
NCLEO
Ver FUNDO
ORDENAO
Ato ou efeito de dispor documentos ou
informaes segundo um determinado mtodo.
PEA
Ver ITEM DOCUMENTAL
PERODO DE RETENO
Perodo de tempo, baseado em estimativas de
uso, em que os documentos devem ser mantidos nos
arquivos correntes, antes de serem transferidos para
um arquivo intermedirio, ou em um arquivo
intermedirio, antes de serem recolhidos ao arquivo
permanente.
PLANO DE CLASSIFICAO
Esquema elaborado a partir do estudo das
estruturas e funes da instituio e anlise do
arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os
documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos. Expresso geralmente
adotada em arquivos correntes.
Ver tambm CDIGO DE CLASSIFICAO
PRAZO DE ELIMINAO
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para
eliminao de documentos no considerados de valor
permanente.
PRAZO DE GUARDA
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao
fim do qual a destinao efetivada. Tambm
referido como prazo de reteno.
Ver tambm PERODO DE RETENO
PRAZO DE RETENO
Ver PRAZO DE GUARDA
PRESERVAO
Preveno da deteriorao e danos em
documentos, por meio de adequado controle
ambiental e/ou tratamento.
PRINCPIO DA PROVENINCIA
Princpio bsico da Arquivologia segundo o qual
os arquivos gerados por uma instituio ou pessoa
no devem ser misturados aos de outros geradores.
PRINCPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS
Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA
PROJEO
Salincia colocada, ou existente, na parte
superior das fichas, guias ou pastas suspensas
destinada ao registro de informaes, permitindo
rpida visualizao.
PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro,
classificao , distribuio, tramitao e expedio de
documentos.
Ver tambm ARQUIVO CORRENTE
RECOLHIMENTO
1. Entrada de documentos em arquivos
permanentes, em conformidade com a sua jurisdio
arquivstica.
2. Operao pela qual um conjunto de
documentos passa da custdia do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente.
Ver tambm RELAO DE RECOLHIMENTO
RECUPERAO DA INFORMAO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a
informao desejada.
RELAO DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle da entrada de
documentos em arquivos permanentes.
RELAO DE TRANSFERNCIA
Instrumento de controle da entrada de
documentos em arquivos intermedirios.
SELEO
Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos
documentos de valor permanente e dos passveis de
eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente
estabelecidos.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos
de arquivamento compatveis entre si, tendo em vista
a organizao e conservao de documentos ou
arquivos, bem como acesso gil s informaes neles
contidas.
SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que independentemente
da posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e
articulado na persecuo de objetivos comuns.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinao, aprovado pela
autoridade competente, que determina prazos de
transferncia, recolhimento ou eliminao de
documentos.
TEORIA DAS TRS IDADES
Teoria segundo a qual os arquivos so
correntes, intermedirios ou permanentes de acordo
com a freqncia de uso por seus geradores e a
identificao de seus valores primrio e secundrio.
Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS
TERMO DE ELIMINAO
Instrumento que rene informaes sucintas
sobre os documento que, aps terem cumprido o
prazo de guarda estabelecido na Tabela de
Temporalidade, foram eliminados.
Ver tambm LISTA DE ELIMINAO.
TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene
documentos por suas caractersticas comuns em
termos de frmula diplom, natureza de contedo ou
tcnica do registro, tais como cartas precatrias,
cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero,
decretos -leis, decretos legislativos, fotografias
temticas, retratos, daguerretipos, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Ver TIPO DOCUMENTAL
TRANSFERNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermedirio
TRIAGEM
Ver SELEO
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se
toma por base para fins de armazenamento, notao e
arranjo.
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a
administrao produtora do arquivo, na medida em
que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Ver tambm VALOR PRIMRIO
VALOR FISCAL
Valor atribudo a documentos ou arquivos para
comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
VALOR HISTRICO
Ver VALOR PERMANENTE
VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas
informaes nele contidas, independente de seu valor
probatrio.
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei
para comprovar um fato ou constituir um direito .
Ver tambm VALOR PROBATRIO
VALOR PERMANENTE
Valor probatrio ou valor informativo que justifica
a guarda permanente de um documento em um
arquivo.
Ver tambm VALOR SECUNDRIO
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo aos documentos em funo do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e
para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade
para fins diferentes daqueles para os quais foram
originalmente produzidos.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se toma
por base para fins de armazenamento, notao ou
arranjo.

FONTE: Arquivo Nacional
Dicionrio de Termos Arquivsticos: subsdios
para uma terminologia brasileira.