Alexandre Jorge, Fabrcio Paes, Jefferson Sales, Luan Pimentel, Geise Lima e Leonardo Soares!

!Curso tcnico de informtica, Campus de Garanhuns Instituto Federal da Pernambuco, IFPE. E-mail: cti@garanhuns.ifpe.edu.br

SISTEMA DE GESTO DE ATIVIDADES DE EXTENSO NO INSTITUTO
FEDERAL DE PERNAMBUCO CAMPUS GARANHUNS
A SlLuao aLual do lnsuLuLo lederal de ernambuco
(llL) - Campus Caranhuns [1], em Lermos de admlnlsLrao,
e marcada por documenLaes e processos felLos
manualmenLe ou, no mxlmo, com a[uda de planllhas
eleLrnlcas crladas pelos prprlos servldores. Lsse upo de
problema gera perda de Lempo e e suscepuvel a falhas,
gerando um aLraso para aunglr meLas em curLo prazo e
consequenLemenLe frusLrao para os envolvldos no
Lrabalho. Cs problemas se agravam, pols a demanda de
lnformaes que preclsam ser manlpuladas e crescenLe e
requerem agllldade.
A ulvlso de LxLenso (ulLx), seLor responsvel pela
gesLo das auvldades de exLenso do campus, sofre dos
mesmos problemas clLados anLerlormenLe. A demora em
receber e proLocolar Loda a documenLao necessrla, bem
como o cadasLro de manuLeno dos dados dos envolvldos,
resulLa em perca de Lempo com quesLes de menos
lmporLncla, aLrasando processos de malor relevncla. Alem
dlsLo, os processos aLuals demandam a lmpresso de dlversos
documenLos ocaslonando gasLos desnecessrlos com papel.

Com a apllcao do SulLx fol percepuvel uma malor
agllldade na malorla dos processos da dlvlso, que foram
auLomauzados posslblllLando a manlpulao dos dados de
forma rplda e segura, alem de reduzlr a demanda por papel,
consequenLemenLe auxlllando na economla de dlnhelro publlco.
ela lnexlsLncla de slsLemas de soware que auLomauzem as
auvldades do servlo publlco, dlversos processos so
reallzados de forma manual. LsLe problema, em geral,
aumenLa a probabllldade de erros, demanda um uso excesslvo
de papel e gera frusLraes aos servldores envolvldos

ara mlnlmlzar esLes problemas, os alunos do curso Lecnlco de
lnformuca desenvolveram um slsLema, como parLe do seu
Lrabalho de concluso do curso, Lendo por ob[euvo suprlr as
necessldades da ulLx.

ApresenLa-se como llmlLaes do slsLema, o faLo de que suas
funclonalldades foram baseadas nas necessldades da ulLx do
llL, o que pode dlferenclar de ouLras lnsuLules de enslno.
1. lll - losutoto leJetol Je letoomboco - compos
Cotooboos. ulspoolvel em. <bup.//qotooboos.lfpe.eJo.bt>.
Acesso em: 30 de [unho de 2013.

no servlo publlco h dlversos processos que so
reallzados de forma manual e com excesslvo uso de papel, o que
acarreLa em um malor uso de recursos publlcos e os Lorna
passlvels de erro. no lnsuLuLo lederal de ernambuco, campus
Caranhuns, esLes problemas ocorrem em dlversos seLores,
lnclulndo a sua dlvlso de exLenso. 1endo por ob[euvo mlnlmlzar
esLes problemas os alunos do curso Lecnlco de lnformuca desLe
campus desenvolveram um soware para lnformauzar os
processos da dlvlso de exLenso. Seu uso posslblllLa ao seLor
uma manlpulao das lnformaes de forma mals segura e rplda,
alem de garanur uma economla para o servlo publlco por reduzlr
o uso de papel. Com o desenvolvlmenLo desLe slsLema percebe-se
que dlversos ouLros seLores do lnsuLuLo federal Lambem podem
Ler seus processos lnformauzados Lrazendo ganhos para o servlo
publlco e populao no geral.

!"#"$%"&'()"$*. lofotmuco, setvlo pobllco, Jeseovolvlmeoto Je
sofwote, cotsos Je exteoso, sofwote llvte.
!"#$%&
'( *+,!&-$./&
0( %1,"!*12 " %3,&-&#
4 !"#$2,1-&# " -*#5$##/&
6( 5&+52$#/&
17!1-"5*%"+,&#
lnlclalmenLe fol esLudado como funclonavam os
processos da dlvlso de exLenso. 1endo como resulLado,
depols de algumas reunles, o uxograma llusLrado na llgura
1.
!"8"!9+5*1#
1odo o processo lnlcla-se quando um servldor submeLe
uma proposLa de auvldade de exLenso. Aps lsLo o chefe da
ulLx avalla a auvldade reallzando sua aprovao, re[elo LoLal
ou sollclLando modlcaes, noucando o servldor.
Cuando aprovada, a auvldade e aberLa para maLrlcula dos
alunos. nesLe processo haver o preenchlmenLo em papel de
uma cha de cadasLro de cada esLudanLe lndlcando as
auvldades de seu lnLeresse. LsLe processo se repeLe aLe que
no ha[am mals vagas dlsponlvels, quando lsLo ocorrer o chefe
da ulLx lr, manualmenLe, gerar uma cha de frequncla dos
alunos em uma planllha eleLrnlca e encamlnh-la para o
servldor proponenLe que dever preench-la duranLe a
reallzao da auvldade. Ao nal o proponenLe dever lnformar
se o aluno fol aprovado ou no. Aps lsso o chefe da dlvlso
lr gerar os cerucados dos aprovados.
ara mlnlmlzar os esforos manuals e uullzao
demaslada de papel nos processos da dlvlso fol crlado o
SlsLema ulLx (SulLx), desenvolvldo por alguns alunos do curso
Lecnlco em lnformuca do campus Caranhuns como Lrabalho
de concluso de curso. C uxo de uullzao do slsLema se
lnlcla com a reallzao do cadasLro dos usurlos que lro
uullz-lo. So eles: Cs servldores, que podem ser docenLes e/
ou Lecnlco-admlnlsLrauvos, e o chefe da ulLx que Ler
permlsso LoLal sobre o domlnlo do SulLx.
Aps o cadasLro dos usurlos, Lorna-se posslvel submeLer
as proposLas das auvldades de exLenso. A parur daqul, Lodo o
processo do slsLema se assemelha ao uxograma da llgura 1. L
lmporLanLe sallenLar que os alunos Lambem devero ser
cadasLrados no slsLema para as maLrlculas, embora esses no
Lenham acesso dlreLo a ele.
Agradecemos ao nosso orlenLador rofessor Ms.c Leonardo
Soares por acredlLar na equlpe e apresenLar a oporLunldade
do desenvolvlmenLo do SlsLema ulLx. Agradecemos Lambem
ao rofessor ur. Andre adllha, aLual chefe da dlvlso de
exLenso, pela ldela e por nos conar Lodos os dados e
lnformaes lmporLanLes para o desenvolvlmenLo.
8:;<=> ' ? lluxograma dos processos da dlvlso de exLenso (ulLx)