Administrao do Tempo (*)

Eduardo O C Chaves
I. Por que Administrar o Tempo?
II. Empecihos ! Administrao do Tempo
III. "erramentas de Administrao de Tempo
I. Por que Administrar o Tempo?
#anto A$ostinho a%irmou& em suas Confisses& que discutir o tempo ' a$o muito compicado& pois o
tempo parece ser& quando no tentamos discorrer so(re ee& a$o simpes& que todo o mundo conhece.
)asta& por'm& tentar teori*ar so(re ee para que nos ve+amos diante de $rande con%uso .
Ao me propor discutir a administrao do tempo estou& de certa %orma& correndo riscos semehantes. ,e
um ado& o risco de %icar discutindo o -(vio& que ' do conhecimento $era. ,e outro& o de& ao tentar %u$ir
do -(vio& cair na maior con%uso.
.este tra(aho tento evitar con%uso& mesmo correndo o risco de s- di*er -(vio. .a verdade& !s ve*es
precisamos ser reem(rados do -(vio.
Comecemos por anaisar a$uns mitos acerca da administrao do tempo.
O primeiro ' que quem administra o tempo torna/se escravo do re-$io. A verdade ' (em o contr0rio.
1uem administra o tempo cooca/o so( controe& torna/se senhor dee. 1uem no o administra ' por ee
dominado& pois aca(a %a*endo as coisas ao sa(or das press2es do momento& no na ordem e no
momento em que dese+aria.
Esse mito se aimenta do %ato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (peo
menos no in3cio) que ' poss3ve pro$ramar 4556 do seu tempo. Administrar o tempo& para eas& aca(a
sendo& por causa disso& como vestir uma camisa de %ora e no mais tir0/a. A verdade ' que administrar
o tempo no ' pro$ramar a vida nos m3nimos detahes7 ' adquirir controe so(re ea. 8 necess0rio
pane+ar& sem d9vida. :as ' preciso ser %e;3ve& sa(er %a*er corre2es de curso. #e voc< est0 %a*endo
a$um tra(aho e est0 inspirado& produ*indo (em& no h0 ra*o para parar& simpesmente porque o
tempo aocado !quea tare%a e;pirou. #e a tare%a que viria a se$uir& em seu pane+amento& puder ser
rea$endada& sem maiores pro(emas& no interrompa o que voc< vem %a*endo (em. Administrar o tempo
' %a*er o que voc< considera importante e priorit0rio& ' ser senhor do pr-prio tempo& no ' pro$ram0/o
nos m3nimos detahes e depois tornar/se escravo dee.
O se$undo mito ' que a $ente s- produ* mesmo& ou ento s- tra(aha mehor& so( presso. Esse ' um
mito criado para racionai*ar a pre$uia& a indeciso& a tend<ncia ! procrastinao. .o h0 evid<ncia que
o +usti%ique& at' porque os que assim a$em poucas ve*es tentam tra(ahar sem presso para comparar
os resutados / so(re si mesmos e so(re os que os circundam. A evid<ncia& na verdade& +usti%ica o
contr0rio daquio que e;pressa o mito. Em conte;tos escoares& por e;empo& quem estuda ao on$o do
ano& com cama e sem press2es& sai/se& $eramente& muito mehor do que quem dei;a para estudar nas
v'speras das provas e& por isso& v</se o(ri$ado a passar noites em caro para %a*er aquio que deveria
vir %a*endo durante o tempo todo. .ada nos permite concuir que o que vae no conte;to escoar& a esse
respeito& no vaha em outros conte;tos.
O terceiro mito ' que administrar o tempo ' a$o que se apica apenas ! vida pro%issiona. "aso.
Certamente h0 muitas coisas em sua vida pessoa e %amiiar que voc< reconhece que deve e dese+a
%a*er mas no %a* / =por %ata de tempo=. >oc< pode estar querendo& h0 anos& re%ormar a$umas coisas
em sua casa& escrever um ivro ou um arti$o& aprender uma 3n$ua estran$eira& ou ento a danar&
desenvover a$um ho((?& tirar duas semanas sem pertur(a2es nas montanhas& curtir os %ihos que
esto crescendo& tudo isso sem conse$uir. A cupa vai sempre na %ata de tempo. A administrao do
tempo poder0 permitir que voc< %aa essas coisas em sua vida pessoa e %amiiar.
O quarto mito ' que ter tempo ' questo de querer ter tempo. >oc< certamente +0 ouviu muita $ente di*er
isso. ,e certo modo essa a%irmao ' verdadeira / at' onde ea vai. .ormamente damos um +eito de
arrumar tempo para %a*er aquio que reamente queremos %a*er. :as a a%irmao no di* tudo. .o
(asta simpesmente querer ter tempo para ter tempo. 8 preciso tam('m querer o meio indispens0ve de
o(ter mais tempo / e esse meio ' a administrao do tempo.
Contr0ria a esses mitos& a verdade ' que administrar o tempo ' sa(er us0/o para %a*er aqueas coisas
que voc< considera importantes e priorit0rias& pro%issiona ou pessoamente. Administrar o tempo '
or$ani*ar a sua vida de ta maneira que voc< o(tenha tempo para %a*er as coisas que reamente $ostaria
de estar %a*endo& pro%issiona e pessoamente& e que possivemente no vem %a*endo porque anda to
ocupado com tare%as ur$entes e de rotina (muitas deas no to ur$entes nem to priorit0rias) que no
so(ra tempo.
1uem tem tempo no ' quem no %a* nada7 ' quem conse$ue administrar o tempo que tem. Todos n-s
conhecemos pessoas (um tio idoso& uma prima) que (peos nossos padr2es) no %a*em nada o dia inteiro
e& no entanto& constantemente se di*em sem tempo .
Por outro ado& quem administra o tempo no ' quem est0 todo o tempo ocupad3ssimo. Peo contr0rio.
#e voc< vir a$um que tra(aha o tempo todo& %ica at' mais tarde no servio& tra* tra(aho para casa !
noite e no %im de semana& pode concuir& com certe*a& que essa pessoa no sa(e administrar o tempo.
1uem administra o tempo $eramente no vive numa corrida perp'tua contra o tempo& no precisa
tra(ahar horas e;tras / e& $eramente& produ* muito mais@
:as no se en$ane7 o processo de administrar o tempo no ' %0ci. 8 preciso reamente querer tornar/se
senhor de seu tempo para conse$uir administr0/o. #e voc< ainda no se compenetrou da necessidade
de %a*</o& aqui vo a$umas considera2es que podem convenc</o.
4. Tempo ' >ida
Em(ora o equipamento (0sico de que dispomos para viver se+a a nossa mente (e& no caso da maioria
das pessoas que esto endo isto& no a %ora& ou a veocidade)& o tempo ' o recurso %undamenta da
nossa vida& a mat'ria prima (0sica de nossa atividade.
1uando o nosso tempo termina& aca(a a nossa vida. .o h0 maneiras de o(ter mais. Por isso& tempo '
vida. 1uem administra o tempo $anha vida& mesmo vivendo o mesmo tempo. Proon$ar a durao de
nossa vida no ' a$o so(re o qua tenhamos muito controe. Aumentar a nossa vida $anhando tempo
dentro da durao que ea tem ' a$o& por'm& que est0 ao acance de todos.
O tempo ' um recurso no renov0ve e perec3ve. 1uando o tempo aca(a& ee aca(a mesmo. E o tempo
no usado no pode ser estocado para ser usado no %uturo. O tempo no ' como rique*as& que podem
ser acumuadas para uso posterior. 1uem no administra o seu tempo +o$a sua vida %ora& porque um dia
s- pode ser vivido uma ve*. #e o tempo de um dia no %or usado sa(iamente& no h0 como aproveit0/o
no dia se$uinte. Amanh ser0 sempre um novo dia e o ho+e perdido ter0 sido perdido para sempre . Eu
avisei que ia di*er o -(vio. Poucas coisas so to -(vias como o que %oi a%irmado neste par0$ra%o / mas
quo %reqAentemente nos comportamos como se no o sou('ssemos@
:as o tempo& em(ora no renov0ve e perec3ve& ' um recurso democraticamente distri(u3do. A
capacidade menta& a ha(iidade& a intei$<ncia& as caracter3sticas %3sicas so muito desi$uamente
distri(u3das entre as pessoas. O tempo& por'm& enquanto estamos vivos& ' distri(u3do i$uamente para
todos. O dia tem BC horas tanto para o mais ato e;ecutivo como para o mais po(re desempre$ado.
Todos rece(emos BC horas de tempo por dia. .a verdade& temos todo o tempo que e;iste7 no e;iste
tempo que a$u'm possa $uardar para si& em detrimento dos outros. A$u'm pode rou(ar meu dinheiro&
os o(+etos que possuo. :as nin$u'm conse$ue rou(ar meu tempo7 outra pessoa s- conse$uir
determinar como eu vou usar meu tempo se eu o consentir.
#e ' assim& devemos nos per$untar por que a$uns produ*em tanto com o tempo de que disp2em e
outros no conse$uem produ*ir nada / no mesmo tempo. .o ' que os 9timos no %aam nada (no so
daquees que se evantam mais cedo apenas para ter mais tempo para no %a*er nada)7 !s ve*es so
ocupad3ssimos& e& no entanto& pouco ou mesmo nada produ*em. A e;picao est0 no se$uinte7 o
importante ' o que %a*emos com nosso tempo.
B. Tempo ' ,inheiro
8 importante se compenetrar do %ato de que nosso tempo ' vaioso. D0 pessoas e institui2es que esto
dispostas a pa$ar dinheiro peo nosso tempo. Por isso ' que se di* que tempo ' dinheiro . 1uem
administra o tempo& na verdade& $anha no apenas vida7 pode tam('m trans%ormar esse $anho de vida
em $anho de dinheiro.
Para acanar um determinado resutado ou produ*ir a$uma coisa& com determinado n3ve de quaidade&
precisamos investir %undamentamente tempo eEou dinheiro.
Ima$inemos e;empos corriqueiros. #eu carro est0 precisando de uma impe*a. Ou ' preciso consertar a
instaao e'trica de sua casa. #uponhamos que voc< sai(a avar um carro e %a*er um conserto e'trico
com um n3ve de quaidade aceit0ve& e que em am(os os casos o servio vai evar cerca de uma hora de
seu tempo.
Independentemente de quanto vaha a hora de seu tempo& se voc< no tem mais nada que reamente
queira %a*er (como dormir& assistir a um +o$o de %ute(o na T>& etc.)& provavemente vai concuir que vae
mais a pena voc< mesmo avar o carro& ou consertar a instaao e'trica& do que pa$ar um ava/carro ou
um eetricista para %a*er o servio. O uso de seu tempo economi*a dinheiro& nesse caso. #e& por'm&
voc< pode empre$ar seu tempo $anhando mais dinheiro do que voc< vai economi*ar& ou& ento& se h0
coisas que voc< queira %a*er que so mais importantes& para voc<& do que o dinheiro que ir0 $astar&
provavemente vai concuir que vae mais a pena pa$ar um ava/carro ou um eetricista para %a*er o
servio.
Por outro ado& mesmo que voc< tenha tempo& se voc< dese+a um tra(aho de mehor n3ve de quaidade
do que aquee que ' capa* de produ*ir& pode vaer mais a pena pa$ar um (om pro%issiona para %a*er o
servio.
A questo a manter em mente ' que o tempo tem um vaor monet0rio para quem tem o(+etivos7 a
deciso de empre$0/o ou no em determinada tare%a deve evar em considerao esse vaor. #e avar o
carro eva uma hora e voc< economi*a de* reais %a*endo& voc< mesmo& a tare%a& ento seu tempo&
naquea situao& vae de* reais por hora. Por outro ado& se voc< no tem nada mais a %a*er& a'm da
tare%a que est0 contempando reai*ar& ento o %ator tempo dei;a de ser uma vari0ve reevante.
Fm outro e;empo pode a+udar. #uponhamos que voc< no possua nem (iciceta& nem carro& nem
heic-ptero e queira ir a #o Pauo. >oc< pode ir a p' (e evar tr<s dias)& au$ar uma (iciceta (e evar
v0rias horas)& ir de Gni(us (e evar cerca de tr<s horas& ponto a ponto)& tomar um ta;i (e evar um hora)&
ou %retar um heic-ptero (e evar quin*e minutos). Cada uma dessas op2es envove um certo uso de
tempo e um determinado disp<ndio de dinheiro. #e voc< tem pouco tempo e (astante dinheiro& pode
decidir $astar mais dinheiro e %retar o heic-ptero. #e voc< tem pouco dinheiro e (astante tempo& pode
decidir ir a p'. ,ependendo da =mistura=& voc< pode escoher uma das op2es intermedi0rias.
A quaidade do resutado& por'm& tam('m precisa ser evada em considerao. Indo a p'& voc< vai
che$ar em #o Pauo cansado& su+o& estropiado. Indo de heic-ptero& voc< vai che$ar como saiu. Isso
pode eventuamente pesar na deciso .
,i$amos& portanto& que um investimento de tempo T e de dinheiro H produ* um resutado com um
determinado n3ve de quaidade 1.
#e continuarmos a investir a mesma quantidade de tempo e de dinheiro& ' de esperar que a quaidade
vai se manter a mesma. #e aumentarmos o investimento de tempo& podemos manter a quaidade
diminuindo o investimento de dinheiro& ou vice versa.
#e aumentarmos o investimento de tempo& mantendo o investimento de dinheiro estacion0rio& ou vice/
versa& podemos mehorar a quaidade& que pode ser mais mehorada ainda se aumentarmos am(os os
investimentos.
#e diminuirmos o investimento de tempo& mantendo o investimento de dinheiro estacion0rio& ou vice/
versa& iremos piorar a quaidade& que pode ser pior ainda se redu*irmos am(os os investimentos.
Por a3 voc< v< que pode trocar seu tempo por dinheiro. .a verdade& o tra(aho ' uma permuta de tempo
por dinheiro7 a$u'm me pa$a peo meu tempo (isto '& peo meu tempo produtivo). E isso nos tra* !
questo da produtividade.
I. Administrao do Tempo e Produtividade
1uem administra o tempo& aumenta sua produtividade. Produtividade ' o produto da e%ic0cia pea
e%ici<ncia.
#er e%ica* ' %a*er as coisas certas& isto '& %a*er aquio que consideramos importante e priorit0rio.
#er e%iciente ' %a*er as coisas certo& isto '& com a menor quantidade de recursos poss3ve.
#er produtivo ' %a*er certo as coisas certas& isto '& %a*er aquio que consideramos importante e priorit0rio
com a menor quantidade de recursos poss3ve. E tempo ' um recurso %undamenta7 nada pode ser %eito
sem tempo. Por isso ee ' %reqAentemente escasso e caro.
8 poss3ve ser e%ica*& isto '& %a*er o que precisa ser %eito& sem ser e%iciente. Todos conhecemos pessoas
que %a*em o que devem %a*er& mas evam tempo demasiado& ou $astam muito dinheiro& para %a*</o.
Essas pessoas so e%ica*es mas ine%icientes.
Por outro ado& todos conhecemos pessoas que %a*em& de maneira e;tremamente e%iciente& coisas que
so inessenciais& que no t<m a menor importJncia. 1uem conse$ue coocar cem mi pedras de domin-
em p'K sem derru(ar nenhuma& possivemente se+a muito e%iciente nessa tare%a / mas e;tremamente
ine%ica*.
>emos& tave* at' mais %reqAentemente& pessoas que so ine%ica*es e ine%icientes. Todos +0 vimos o
(aconista de o+a ou o cai;a de (anco que tenta atender a mais de um %re$u<s ou ciente ao mesmo
tempo& que simutaneamente tenta responder !s per$untas de outro& conversar com coe$as que v<m
pedir in%orma2es ou +o$ar conversa %ora& etc. Esse indiv3duo parece ocupado / na verdade est0 ocupado
/ mas ' improdutivo7 no mais das ve*es no conse$ue %a*er as coisas que devem ser %eitas nem %a*er o
que %a* de maneira correta.
Tornar mais e%iciente quem ' ine%ica* (por e;empo& dando/he um computador) !s ve*es at' piora a
situao. Fm e;empo e;a$erado pode a+udar. Fm (<(ado a p' ' ine%ica* e (%ei*mente) ine%iciente. #e o
coocarmos ao voante de um autom-ve& poder0 tornar/se muito mais e%iciente em sua ine%ic0cia (isto '&
%a*er muito mais rapidamente o que no deveria %a*er& causando um dano muito maior) .
#er produtivo& portanto& no ' a mesma coisa que ser ocupado. Est0 errado o ditado americano que di*7
=I% ?ou Lant somethin$ done& $ive it to a (us? person=. A pessoa pode ser ocupada e no produtiva& em
cu+o caso no %ar0 a tare%a adiciona que he est0 sendo pedida.
C. Administrao do Tempo e Meduo de #tress
1uem administra o tempo redu* o stress causado peo mau uso do tempo.
Aqui tam('m a id'ia de mau uso ou desperd3cio do tempo pressup2e a noo de o(+etivos.
#e no tenho nenhum o(+etivo& se+a pro%issiona& se+a pessoa& ento provavemente vou dei;ar o tempo
%uir& despreocupadamente& como um rio que passa por de(ai;o de uma ponte. .o h0 como avaiar meu
uso do tempo nesse caso. A 9nica coisa que posso querer %a*er ' =matar o tempo=. .uma situao como
essa& provavemente no vou ter stress.
O tempo aparece como (em ou ma usado apenas para a pessoa que tem o(+etivos& que quer reai*ar
a$uma coisa. O (om ou mau uso do tempo depende do que se pretende acanar . O mau uso do tempo
causa stress porque tempo ma usado ' tempo usado para %a*er aquio que no consideramos
importante e priorit0rio.
Fsar o tempo de %orma no pane+ada no equivae& necessariamente& a %a*er mau uso do tempo (como
+0 se indicou). "reqAentemente temos que aterar nosso pane+amento& %a*er coisas que no estavam na
nossa a$enda. .osso tempo s- ter0 sido desperdiado se essas atera2es nos evarem a %a*er coisas
que no consideramos importantes.
:au uso do tempo no ' %icar sem %a*er nada& $astar tempo no a*er& dedicar tempo a ho((ies ou !
%am3ia& se ' isso que +u$amos importante e queremos / e todos n-s dese+amos isso em determinados
momentos. #e& entretanto& num dado momento& voc< reamente quer estar endo um ivro& ou
tra(ahando num reat-rio& e se v< o(ri$ado a %a*er um passeio com as crianas& ou a entreter %amiiares&
voc< se sente tenso& porque o tempo no estar0 sendo utii*ado para aquio que voc< considera
importante e priorit0rio naquee momento / e& portanto& no estar0 sendo (em usado.
8 sempre (om em(rar que& da mesma %orma que o mau uso do tempo causa stress& o (om uso do
tempo normamente tra* satis%ao& sentido de reai*ao e %eicidade.
II. Empecihos ! Administrao do Tempo
Com e;ceo de a$uns poucos que se pretendem de%ensores da i(erdade irrestrita e assim se
posicionam contr0rios a todo tipo de administrao& incusive do tempo& a maior parte das pessoas
reconhece que no sa(e administrar seu tempo& $ostaria de %a*</o& mas se v< diante de uma s'rie de
empecihos que di%icutam e parecem mesmo impossi(iitar o (om uso do tempo.
Esses empecihos so de v0rias nature*as. Os principais so de ordem instituciona (administrativa&
am(ienta) e de ordem pessoa. >amos discutir primeiro os empecihos de nature*a instituciona (e;cesso
de tare%as& de pap'is& de interrup2es& de tee%onemas& de reuni2es). Neramente concu3mos
(erradamente) que o pro(ema est0 mais nos outros do que em n-s mesmos. Ao %ina discutiremos
a$uns empecihos de nature*a pessoa7 a tend<ncia ! procrastinao& a indeciso& a tentativa de
esconder a verdade de n-s mesmos. Estes so os empecihos mais di%3ceis de vencer. :esmo que os
o(st0cuos institucionais se+am removidos& nossas possi(iidades de administrar o tempo sero poucas
se os empecihos pessoais no %orem conquistados.
4. E;cesso de Tare%as
Fm empeciho %amoso ' o e;cesso de tare%as. Nrande parte das pessoas& e certamente a maioria
daquees que estaro endo este tra(aho& t<m coisas demais para %a*er. O e;cesso de tare%as
%reqAentemente paraisa7 a pessoa no sa(e por onde comear e aca(a %icando imo(ii*ada.
B. E;cesso de Pap'is
Ounto do e;cesso de tare%as& e parciamente $erado por eas& h0 o e;cesso de pap'is.
O e;cesso de pap'is& por'm& tem causas independentes do e;cesso de tare%as. :uitas pessoas e
institui2es nos mandam pap'is no soicitados que nada t<m que ver com nossas tare%as. As maas
diretas $eradas por computador a$ravaram sensivemente o ac9muo de correspond<ncia que nada
si$ni%ica mas que %reqAentemente ' ohada antes de ser +o$ada %ora (ou& pior& antes de ser coocada de
ado para uma eventua necessidade).
A'm disso& a$uns coe$as e muitos superiores nos mandam pap'is que no hes interessam e com os
quais no sa(em o que %a*er. Pimpam& assim& suas mesas !s custas da nossa.
A conseqA<ncia disso ' que nossa mesa de tra(aho %ica escondida de(ai;o de uma montanha de
pap'is. 1uando precisamos de a$o importante& no sa(emos e;atamente onde est0& $astamos tempo a
procurar& custamos a achar& encontramos outras coisas que nos interessam e que desviam e consomem
nossa ateno& e assim por diante. Por causa do e;cesso de pap'is& aca(amos $astando minutos
preciosos& !s ve*es horas.
I. E;cesso de Interrup2es
A maior parte das pessoas no conse$ue tra(ahar por um per3odo ra*o0ve de tempo sem interrup2es
de coe$as ou de estranhos / e;ceto& tave*& aqueas pessoas que& pea sua posio e estio de tra(aho&
ou por terem uma secret0ria ciente de seus deveres& conse$uem controar o acesso ! sua saa.
Aquees que tra(aham em ocais a(ertos ou em empresas que adotam o estio da =porta a(erta=
%reqAentemente se v<em %orados a dar do seu tempo a todos aquees que se +u$am no direito de
coocar a ca(ea para dentro da saa e di*er7 =>oc< tem um minutinho?=& =Posso %a*er uma
per$untinha?=& =,0 para voc< me dar uma a+uda*inha aqui?=& etc. #empre usam o diminutivo para dar a
impresso de que sero (reves. .em sempre o so. Fma coisa eva ! outra& e quando o interrompido se
d0 conta a =per$untinha=& a =a+uda*inha=& o =minutinho= aca(ou evando meia hora (quando no mais).
Como a manuteno de (oas rea2es pessoais no tra(aho ' a$o que a maior parte das pessoas +u$a
importante& eas %icam sem sa(er como idar com o pro(ema sem ser indeicadas. Aca(am se
pre+udicando& tendo que %icar tra(ahando at' mais tarde& ou que evar tra(aho para casa& ou no
%a*endo com a quaidade dese+ada o que tinham para %a*er.
C. E;cesso de Tee%onemas
A$o semehante acontece com tee%onemas / principamente para quem tem que atender seu pr-prio
tee%one& sem o %itro de uma secret0ria e%iciente. .a verdade& tee%onemas so uma %orma especia de
interrupo.
:uitas %irmas no t<m rotinas e procedimentos (em esta(eecidos para responder a per$untas ou a
pedidos de in%ormao& de sorte que v0rios tipos de tee%onemas aca(am tendo que ser atendidos por
pessoas cu+o tempo seria muito mais (em empre$ado em outras tare%as. Fm tee%onema inconveniente&
ou num momento inconveniente& pode estra$ar um dia.
Q. E;cesso de Meuni2es
O pro(ema do e;cesso no n9mero e na durao das reuni2es no )rasi ' dos mais s'rios. Temos muito
mais reuni2es do que seria necess0rio& eas duram muito mais do que seria sensato esperar& e muito
mais $ente participa deas do que seria preciso. .o )rasi h0 essa noo esquisita de que a importJncia
de uma pessoa de certa %orma se mede pee n9mero de reuni2es para as quais ea ' convocada .
A'm disso& as reuni2es so convocadas no raro sem a devida anteced<ncia& causando mis'ria nas
a$endas das pessoas& seus o(+etivos no so anunciados com care*a e anteced<ncia& nem a pauta
com a ista de participantes ' distri(u3da previamente& as pessoas convocadas no sa(em porque esto
sendo convocadas nem o que se espera deas& no podendo& portanto& se preparar. As reuni2es nunca
comeam na hora& %reqAentemente por atraso de quem as convoca ou de pessoa que (na hora se %ica
sa(endo)K indispens0ve para sua conduo. .unca se %i;a um imite para a durao da reunio. Fma
ve* iniciada a reunio& todo mundo parece sentir que tem a o(ri$ao de di*er a$uma coisa para
+usti%icar sua presena . A durao e o conte9do das interven2es no ' controado. Nasta/se um tempo
enorme discutindo quest2es paraeas. ,epois das reuni2es nenhum dos participantes tem id'ia cara do
que %icou resovido& se ' que a$uma coisa %oi resovida& nem ' in%ormado do andamento das coisas que
%oram decididas.
R. Tend<ncia ! Procrastinao
A tend<ncia ! procrastinao parece ser uma caracter3stica comum dos seres humanos. Poucas so as
pessoas que tomam uma deciso de imediato& assim que con%rontadas com uma tare%a ou um pro(ema.
A incapacidade de tomar uma deciso eva muitas pessoas a protear& na esperana de que o pro(ema
se resova por si s- e a deciso se torne desnecess0ria.
8 preciso distin$uir a tend<ncia ! procrastinao do (om senso que recomenda no tomar uma deciso
no caor de uma discusso& ou quando no h0 in%orma2es su%icientes& ou coisa equivaente.
A tend<ncia ! procrastinao aparece principamente quando a tare%a a ser reai*ada ' muito di%3ci&
compe;a& on$a& ou desa$rad0ve. Parece que temos esperana de que as coisas se %aro ou se
resovero por si pr-prias& se as dei;armos s-s.
III. "erramentas de Administrao do Tempo
Pistar os pro(emas no ' di%3ci. A maioria das pessoas conhece (em as suas di%icudades no tocante !
administrao do tempo. :ais di%3ci ' encontrar sou2es para essas di%icudades. As sou2es& em
re$ra& no passam de (om senso. :as o mais di%3ci de tudo ' se$uir o (om senso.
4. Para o E;cesso de Tare%as
As coisas que temos a %a*er so& %reqAentemente& de nature*a (astante diversa. A$umas deas so para
ser %eitas ao on$o do tempo& e podem se desdo(rar em v0rias tare%as& proon$ando/se por meses e
anos (como escrever um ivro). Outras podem ser epis-dicas e r0pidas& envovendo uma s- tare%a (como
pa$ar a conta de u*). A$umas di*em respeito ao nosso servio e so ur$entes (terminar o reat-rio para
a reunio do Conseho ,iretor na pr-;ima se$unda %eira). Outras t<m que ver como nossa vida pessoa e
no t<m maior ur$<ncia (aprender a danar& ou perder uns quiinhos). A$umas so desa$rad0veis
(terminar um noivado ou um casamento de v0rios anos)& outras pra*erosas (sair de %'rias e passar duas
semanas na praia).
A primeira coisa a %a*er ' separar& entre aqueas coisas que dese+amos ou precisamos %a*er& aqueas
que se constituem verdadeiros pro+etos& envovendo v0rias tare%as& e aqueas coisas que& pea sua
nature*a& +0 so =a$end0veis= enquanto tais. As primeiras vo para uma Pista :estre (=:aster Pist=)S as
se$undas& para uma =Pista de Pem(retes= (=To ,o Pist=).
A. A Pista :estra
A Pista :estre ' aquea ista dos pro+etos que voc< quer ou precisa desenvover a curto& m'dio e on$o
pra*o. ,eve incuir coisas como =Preparar Meat-rio Anua do ,epartamento=& =Escrever Arti$o so(re
Tend<ncias Atuais de :arTetin$=& =Pane+ar Me%orma da Casa=& =Aprender In$<s=& =Perder 45 T$=& etc. Ea
deve incuir tam('m os seus pro+etos de vida& como =Estar %inanceiramente independente dentro de seis
anos=& =Ir morar na "rana daqui a de* anos=& etc.
,epois de ea(orada e revista a ista& ea dever ser priori*ada. A cada um dos pro+etos nea incu3dos
dever ser atri(u3da uma prioridade& que re%ete o seu $rau de importJncia em reao aos outros pro+etos.
A %orma mais %0ci de %a*er isso ' comparar& dois a dois& pro+eto por pro+eto& decidindo qua dees ' mais
importante& at' que a ista este+a ordenada se$undo suas prioridades. :as o pro(ema de priori*ao
ser0 discutido em maior detahe adiante.
A$uns desses pro+etos so reativamente simpes no tocante aos meios necess0rios para reai*0/os.
Para aprender in$<s& por e;empo& (asta procurar uma (oa escoa e se matricuar. Outros pro+etos so
(em mais compe;os. 1uais so os meios que nos evam ! independ<ncia %inanceira em seis anos? O
que devemos %a*er para ter condi2es de morar na "rana daqui a de* anos? Para que voc< reai*e
esses pro+etos dentro do pra*o previsto& possivemente ' preciso que comece +0 a %a*er aqueas coisas
que so condi2es necess0rias para o sucesso do pro+eto.
Escarecidas essas quest2es& voc< ter0 que que(rar seus pro+etos priorit0rios em tare%as& at' que eas
se+am su%icientemente pequenas para poder ser incu3das em sua Pista de Pem(retes para
a$endamento.
). A Pista de Pem(retes
A Pista de Pem(retes incuir0 todas as coisas que voc< tem que %a*er e que podem ser incu3das em sua
a$enda di0ria como um item. .ada nessa ista deve& portanto& em princ3pio& evar mais do que quatro& ou&
tave*& do que duas horas por dia.
Essa ista vai incuir coisas de todos os tipos& desde =Metirar tao de cheques no )anco= at' ="a*er
evantamento (i(io$r0%ico para arti$o so(re :arTetin$=. A primeira tare%a pode ser e;ecutada em 4Q
minutos (dependendo da pro;imidade do (anco)& a se$unda pode no estar concu3da ao ca(o de quatro
horas& tendo que permanecer na ista.
8 com (ase nessa ista que voc< vai compor sua a$enda di0ria& que vai incuir outras coisas como
reuni2es de rotina& reuni2es especiamente convocadas& atendimento de cientes& etc.
C. Priori*ao
Antes de discutir a ea(orao da a$enda (semana e di0ria)& ' preciso anaisar um pouco mais a
questo da priori*ao.
Estudos de administrao t<m sido virtuamente unJnimes em apontar o que ' %reqAentemente chamado
de Princ3pio de Pareto . .o importa a 0rea ou a atividade& oitenta por cento dos retornos que voc<
o(t'm prov<m de vinte por cento de seus investimentos7 oitenta por cento dos ucros de uma empresa
prov<m das vendas de vinte por cento de seus produtos& oitenta por cento dos votos de um candidato
prov<m de vinte por cento de ocais& e assim por diante.
Esse princ3pio& tam('m chamado de princ3pio dos U5EB5& provavemente se apica a voc<. Oitenta por
cento do sucesso que voc< o(t'm& ou vir0 a o(ter& depende& ou depender0& de vinte por cento de suas
atividades. Isso si$ni%ica que se voc< se contentar com apenas oitenta por cento do sucesso que voc<
aspira a acanar& voc< poder0 eiminar oitenta por cento das coisas que ho+e %a*@
O pro(ema& por'm& ' sa(er identi%icar quais so os vinte por cento que respondem (ou respondero) por
oitenta por cento de seu sucesso. #- sa(endo %a*er essa identi%icao ' que voc< ser0 capa* de dar
prioridade !quio que reamente merece prioridade.
A primeira coisa a manter constantemente em mente ' a distino entre o importante e o ur$ente.
Conceituamente& todos n-s sa(emos distin$uir o importante do ur$ente.
Para voc< poder identi%icar o que reamente ' importante para voc< ' preciso responder com care*a !
se$uinte per$unta7 O que voc< reamente quer na vida ou da vida? Mique*a? Poder? #a(edoria e
conhecimento? TranqAiidade e pa* de esp3rito com um m3nimo de se$urana %inanceira e pro%issiona?
O qu<? Importantes sero aqueas coisas que contri(uem para que voc< atin+a seus o(+etivos maiores de
vida. Fr$entes sero aqueas coisas que precisam ser %eitas& mesmo que voc< no ve+a como eas
possam se encai;ar em seus o(+etivos mais a(ran$entes.
#e& em reao a uma tare%a espec3%ica& voc< tem d9vidas se ea ' importante para voc<& tente investi$ar
o que de pior poder0 he acontecer se voc< simpesmente dei;ar de %a*</a. #e a tare%a di* respeito ao
seu servio& per$unte7 >oc< rece(er0 uma repreenso de seu superior? >oc< perder0 a oportunidade de
ser promovido? >oc< ser0 despedido? Caso a resposta se+a ne$ativa a todas essas per$untas& procure
desco(rir se o tempo que voc< dedicaria a essa tare%a poderia ser mais (em aproveitado %a*endo uma
outra tare%a que poderia he render maiores dividendos pro%issionais em termos de seus o(+etivos
maiores.
.o se esquea de que& em reao !s coisas que voc< contempa %a*er& h0 sempre quatro
possi(iidades7
Eas so importantes e ur$entes
Eas so importantes e no/ur$entes
Eas so no/importantes e ur$entes
Eas so no/importantes e no/ur$entes
Comeando com os e;tremos& se a tare%a que voc< contempa %a*er ' importante e ur$ente& d</he
prioridade e a$ende/a imediatamenteS se no ' nem importante nem ur$ente& esquea/a e passe para a
se$uinte.
A di%icudade maior est0 em idar com coisas importantes mas no ur$entes e ur$entes mas no
importantes. :inha su$esto ' que voc< dedique tanto tempo quanto poss3ve !s tare%as importantes&
para as quais voc< se sentir0 naturamente motivado (a despeito de sua no/ur$<ncia). 1uanto !s
tare%as ur$entes& mas que no so importantes em termos de seus o(+etivos maiores de vida& contempe
as se$uintes possi(iidades7
#e voc< tem su(ordinados& investi$ue a possi(iidade de dee$0/as a a$um dees. Cuidado& por'm& para
no dee$ar apenas =a(aca;is=.
#e voc< no tem su(ordinados& procure desco(rir a$um coe$a que $oste de reai*0/as e se+a
competente para %a*</as (em ($eramente e;iste a$u'm@)& e su$ira ao seu superior que aquea pessoa
tave* se+a mais (em indicada para essas tare%as (e;picando porqu<).
"aa o e;erc3cio de investi$ar o que de pior poder0 he acontecer se voc< simpesmente dei;ar de
reai*ar a tare%a. :uitas coisas so tidas como ur$entes mais por h0(ito ou tradio& no tendo nenhuma
importJncia. Eimine/as& neste caso.
#e eimin0/as no %or poss3ve& procure su(stitu3/as7 use sua criatividade e;aminando qua a %inaidade
da tare%a e procurando encontrar outra maneira de atin$ir os mesmos o(+etivos sem reai*ar a tare%a
espec3%ica em questo& e reai*ando outras que voc< considere mais importantes& por he tra*erem mais
dividendos eEou satis%ao.
Caso no ha+a como dee$0/as& trans%eri/as& eimin0/as ou su(stitu3/as& concentre/as todas em um s-
(oco de tempo e tente se ivrar deas de uma ve*. Procure tratar deas como se (e(e um rem'dio
amar$o7 de uma s- ve*& e de pre%er<ncia em hor0rio =no/no(re= (ve+a a se$uir).
,. A A$enda (#emana e ,i0ria)
Fma ve* que voc< tenha care*a so(re essas quest2es& no ' di%3ci priori*ar suas atividades com vistas
ao seu a$endamento.
Ao pane+ar sua a$enda& procure pensar nea em termos de peo menos uma semana& composta de
(ocos de hor0rios di0rios. Fse um %ormu0rio de A$enda #emana que mostra toda uma semana.
Procure desco(rir seu =hor0rio no(re=7 aquee em que voc< %unciona mehor& est0 mais (em disposto&
mais aerta& aquee& en%im& em que voc< ' mais produtivo. ,i$amos que se+a o per3odo entre U7I5 e 447I5
da manh. Tente (oquear esse tempo em sua A$enda #emana para tra(ahar sem interrup2es nas
atividades mais importantes para voc< (nos vinte por cento que he traro oitenta por cento dos retornos).
)oqueie em sua A$enda #emana os hor0rios de reuni2es e compromissos rotineiros& procurando
trans%erir para outro hor0rio aquees que re$uarmente v<m acontecendo dentro de seu hor0rio no(re.
Fse a$umas das su$est2es que sero dadas a se$uir para conse$uir (ocos de tr<s horas sem
interrup2es. "eche a porta de sua saa& di$a ! sua secret0ria que no pode atender nin$u'm (e;ceto
seu che%e& sua muher& etc.)& ponha na porta uma nota di*endo que no pode ser pertur(ado& %u+a para a
(i(ioteca ou outro u$ar sosse$ado (caso ha+a). .o atenda tee%onemas (e;ceto& novamente& de seu
che%e& sua muher& etc.)& autori*ando sua secret0ria a di*er que voc< no est0& ou est0 ocupad3ssimo& ou
ento instaando uma secret0ria eetrGnica com uma mensa$em cort<s. #e no conse$uir trans%erir as
reuni2es e os compromissos marcados para seu hor0rio no(re& investi$ue a possi(iidade de mandar
a$u'm em seu u$ar ou de simpesmente no comparecer. E assim por diante.
#ua A$enda #emana deve he permitir que pane+e sua semana em $randes (ocos de hor0rio. Isso
%eito& comece a ea(orar sua A$enda ,i0ria& com (ase em sua Pista de Pem(retes e usando a estrutura
%ornecida por sua A$enda #emana.
A$ende em primeiro u$ar aqueas tare%as importantes e que envovem um pequeno disp<ndio de tempo.
"aa todas eas e voc< +0 sentir0 um pouco da satis%ao que a reai*ao do que ' importante tra*.
1uanto !s tare%as importantes e que envovem (astante tempo& procure que(r0/as em su(/tare%as e
a$ende/as em (ocos de uma ou duas horas& dentro de seu hor0rio no(re. A diviso em su(/tare%as he
dar0 uma perspectiva mehor do tempo que ser necess0rio para a tare%a inteira e a reai*ao de
a$umas su(/tare%as he dar0 o incentivo para en%rentar as outras.
Meserve um (oco de meia ou uma hora& %ora de seu hor0rio no(re& para idar com a rotina7
correspond<ncia& tee%onemas& recados& etc. Procure %a*er isso no %ina dos per3odos da manh e da
tarde& quando voc< est0 mais cansado e sua produtividade para tratar de coisas mais importantes no '
tanta. Procure no se ocupar dessas coisas de rotina %ora dos hor0rios reservados para isso.
#e voc< precisa sair de seu oca de tra(aho para %a*er uma visita ou a$uma outra tare%a& re9na todas
as coisas que voc< tem que %a*er %ora do oca de tra(aho e procure reai*0/as enquanto voc< estiver
%ora. Or$ani*e seu tra+eto de modo a permitir a reai*ao do maior n9mero de tare%as em uma s- sa3da.
#e+a reaista& e a$ende seu dia com uma certa %o$a. #e+a %e;3ve& e no considere sua a$enda como
imut0ve. Ao %ina de cada dia& e;amine o dia se$uinte& e %aa os a+ustes necess0rios. .o se esquea de
%a*er isso no domin$o& porque os compromissos de se$unda/%eira de manh& muitas ve*es vistos apenas
na se;ta/%eira anterior& so %reqAentemente esquecidos.
E. ,ee$ao de Tare%as e "ooL/Fp
,ee$ar a tare%as ' a$o que toda pessoa em posio de direo& che%ia& superviso ou coordenao
precisa aprender a %a*er.
A$umas pessoas t<m $randes di%icudades em dee$ar tare%as& tentando concentrar em si mesmas todas
eas ($eramente por achar que a responsa(iidade ' sua). A'm disso& dee$ar e;i$e um investimento
inicia de tempo para e;picar ao su(ordinado as tare%as que ee deve reai*ar& para dei;ar caras as
e;pectativas em reao ao tra(aho& para trein0/o e dar/he suporte& se %or o caso. :uitas ve*es uma
tare%a dee$ada no ' e;ecutada a contento no por %aha do su(ordinado& mas sim da pessoa que
dee$ou& que no e;picou e;atamente o que deveria ser %eito& de que maneira& em que pra*os& etc.
,ee$ar ' uma arte. Como +0 mencionado& no se deve dee$ar apenas tare%as desa$rad0veis& mas
tam('m tare%as estimuantes e que tra$am satis%ao.
#e+a qua %or& por'm& a nature*a da tare%a dee$ada& to di%3ci quanto dee$ar& ou tave* mais di%3ci ainda&
'& tendo dee$ado& manter um esquema e%iciente de acompanhamento ou %ooL/up das tare%as
dee$adas. #em um %ooL/up e%etivo torna/se muito di%3ci veri%icar se eas esto sendo e;ecutadas
adequadamente.
A mehor su$esto que conheo para o pro(ema ' a se$uinte. .uma $aveta de arquivo ao seu acance&
pre%erivemente em sua pr-pria mesa de tra(aho& cooque CI pastas. Como aternativa use duas pastas
san%ona& uma de I4 e uma de 4B divis2es. Identi%ique as pastas ou as divis2es com os n9meros 4 a I4
(para os dias do m<s) e com os nomes dos do*e meses. As pastas ou as divis2es com os n9meros dos
dias sero usadas para %ooL/ups do m<s em curso& as pastas ou divis2es com os nomes dos meses
para %ooL/ups dos meses su(seqAentes.
Isso %eito& toda ve* que voc< dee$ar uma tare%a a a$u'm& re$istre numa %oha de memorando (voc<
pode at' %a*er uma %oha padro e ;erocopiar ou dupicar) a tare%a& a pessoa& e a data em que voc< quer
%a*er um acompanhamento ou para a qua voc< soicitou retorno. Arquive essa %oha na pasta ou diviso
do dia correspondente a essa data& se ' no m<s em curso& ou na pasta ou diviso do m<s
correspondente a essa data& se ' em m<s su(seqAente.
.o %ina de cada dia voc< veri%ica a pasta do dia se$uinte& e caso ha+a a$uma ao a tomar (tee%onema&
reunio& etc.)& a$ende/a para o dia se$uinte. .o 9timo dia do m<s& pe$ue a pasta do m<s se$uinte e
separe o seu materia& arquivando/o nas pastas dos dias do m<s.
,esta %orma voc< poder se manter sempre em dia so(re o andamento das tare%as que dee$ou.
". Eiminao de Tare%as
Por mais que voc< racionai*e suas atividades e dee$ue tare%as& ser0 sempre necess0rio redu*ir o
n9mero de coisas que voc< %a*& eiminando tare%as. Eimine& primeiro& aqueas que no so nem
importantes nem ur$entesS depois& na medida do poss3ve& as que parecem ur$entes mas no so
importantes. 8 incr3ve o n9mero de coisas que %a*emos simpesmente por h0(ito& sem +amais question0/
as.
B. Para o E;cesso de Pap'is
:uitas pessoas t<m um ape$o muito $rande aos seus pap'is. Coecionam todo e quaquer pape que he
caia so(re a mesa. Pe$am c-pia de tudo (as ve*es mais de uma c-pia) e $uardam tudo& com a id'ia de
que aquio um dia poder ser 9ti.
#e voc< ' assim& vai precisar se reeducar drasticamente. Aqui vo tr<s princ3pios que podem a+ud0/o.
.o $uarde c-pia de nenhum pape que voc< possa ocai*ar %acimente na (i(ioteca ou nos arquivos
$erais da empresa. #e um dia voc< reamente precisar do pape& sa(er0 onde encontr0/o.
#- $uarde aquio que no estar0 dispon3ve %acimente em outro oca e que voc< tenha certe*a de que
poder0 precisar. #e tiver a menor d9vida quanto ! utiidade& +o$ue %ora.
E;amine& uma ve* por m<s& os pap'is que voc< $uardou %ora de arquivo e +o$ue %ora os que +0
caducaram ou aquees que voc< entrementes concuiu que no vai usar.
A. #istema de Arquivos de Acordo com a Pista :estre
Os outros pap'is& que so importantes para seus pro+etos& devem ser arquivados em pastas dedicadas a
cada um dos itens constantes de sua Pista :estre& que devero ser mantidas to ! mo quanto poss3ve.
1uando voc< rece(er ou er a$uma coisa que ' reevante a esses pro+etos& arquive imediatamente na
pasta correspondente7 no dei;e so(re a mesa. 1uando voc< se em(rar de a$o reativo a esses
pro+etos& %aa uma anotao e a arquive na pasta correspondente.
). Correspond<ncia
"aemos& em primeiro u$ar& so(re a correspond<ncia rece(ida.
Todos os dias& ao e;aminar sua correspond<ncia no hor0rio especiamente dedicado a isso& compenetre/
se do princ3pio de que cada item dever0 ter um destino& nada devendo& em princ3pio& ser coocado em
cima da mesa para deciso posterior.
#e o item no he interessa& +o$ue/o %ora ou mande/o para a$u'm a quem reamente se+a de interesse&
com cara indicao de que a pessoa pode +o$ar o materia %ora se no o dese+ar (caso contr0rio ea
poder0 devov</o).
#e o item se re%ere a a$uma coisa que deve ser providenciada por um su(ordinado& remeta/o a ee e
%aa uma nota para %ooL/up& caso necess0rio.
#e o item se re%ere a um dos pro+etos de sua Pista :estre& e no e;i$e ao imediata& arquive/o na pasta
correspondente.
#e o item se re%ere a um pro+eto +0 concu3do& arquive/o na pasta respectiva& que deve estar& se poss3ve&
num arquivo morto& %ora de sua saa.
#e o item e;i$e uma resposta %0ci e curta& ea(ore/a e despache/a imediatamente.
Em 9tima instJncia& caso no consi$a reamente tomar uma deciso a respeito do item de
correspond<ncia& cooque/o na pasta de correspond<ncia do dia se$uinte. :as cuidado7 nunca dei;e um
item na pasta de correspond<ncia por mais de tr<s dias. O idea ' imp0/a diariamente.
1uanto ! correspond<ncia e;pedida& se+a sucinto na correspond<ncia interna& usando tanto quanto
poss3ve cartas/padro& reservando cartas mais (em ea(oradas (o que no quer di*er on$as) para
destinat0rios e assuntos que assim o e;i$irem. :esmo no caso de uma correspond<ncia e;terna& se ea
se destina apenas a pedir in%orma2es so(re um produto& pode ter certe*a de que a carta deve ser
atendida& mesmo que se+a padro e no atin+a os mehores n3veis de quaidade $ramatica e esti3stica.
Procure arquivar toda a correspond<ncia e;pedida em duas c-pias7 uma ordenada seqAenciamente pea
data da correspond<ncia e outra na pasta do pro+eto a que se re%ere ou em a$uma outra pasta.
,ependendo de sua situao de tra(aho& voc< pode optar por a(rir pastas para seus superiores& para
cada um de seus %uncion0rios& para cada um dos principais departamentos da empresa& etc.& para ai
$uardar (inter alia) a se$unda c-pia da correspond<ncia interna reativa a ees e;pedida por voc<.
C. Meat-rios
8 incr3ve o n9mero de reat-rios ($erados interna ou e;ternamente) que aparecem em uma companhia
de porte m'dio para cima. A maior parte dees no merece ser ido. In%ei*mente& para que sai(amos se o
reat-rio merece ou no ser ido $eramente temos que </o& ou peo menos %ohe0/o.
Poupe tempo endo o 3ndice& ou endo a introduo e concuso. #e no encontrar materia de interesse&
economi*e o tempo que seria dedicado a uma eitura detida.
Fma souo saud0ve para o pro(ema ' o chamado #um0rio E;ecutivo& que muitas empresas e;i$em
se+a +untado aos reat-rios& que nada mais ' do que um resumo o(+etivo& de no m0;imo duas p0$inas& do
conte9do do reat-rio. Pendo o sum0rio& +0 temos uma id'ia ra*oavemente cara se devemos ou no
investir mais tempo na eitura.
1uando voc< concuir que determinados reat-rios que he so enviados de rotina no he interessam&
pea para ser tirado da ista de pessoas a quem o reat-rio ' enviado. Isso poupa tempo e espao em
sua estante ou em seu cesto de i;o e a+uda a outra pessoa a economi*ar recursos.
,. Peituras
,ependendo da sua 0rea de atuao voc< poder0 ter uma quantidade ra*o0ve de eituras t'cnicas (e&
tave*& at' no/t'cnicas) a %a*er. #e voc< tem uma especiai*ao t'cnica (di$amos que se+a en$enheiro
ou anaista de sistemas) mas est0 atuando em& di$amos& marTetin$ ou vendas& voc< poder ter uma
quantidade ainda maior de eituras& pois provavemente dese+ar0 se manter mais ou menos atuai*ado
quanto aos principais desenvovimentos em sua 0rea de ori$em e na 0rea em que est0 atuando. .o '
di%3ci encontrar pessoas que se sentem o(ri$adas a er mais de de* revistas t'cnicas ou pro%issionais por
m<s.
.esta 0rea ' preciso tomar uma s'rie de decis2es por ve*es muito di%3ceis.
Em primeiro u$ar& ' preciso imitar a quantidade de +ornais& revistas e peri-dicos que voc< <. Pimite/se
!s revistas t'cnicas e pro%issionais mais importantes e essenciais ! sua tare%a. Eimine& tanto quanto
poss3ve& aqueas eituras que muita $ente %a* apenas para veri%icar se h0 ai a$uma coisa interessante
(como& por e;empo& no caso de +ornais& mesmo +ornais mais t'cnicos& como a Gazeta Mercantil). A
menos que seu servio dependa de in%orma2es que se ateram dia a dia& um +orna ' per%eitamente
dispens0ve (e;ceto por curiosidade). #e a not3cia ' de importJncia& ea permanecer0 em notici0rio por
mais de um dia e atrair0 sua ateno. #e sua companhia ' reativamente $rande& considere a
possi(iidade de atri(uir a a$um %uncion0rio que possa che$ar mais cedo a tare%a de %ohear os +ornais&
mandar recortar e ;erocopiar as not3cias que podem ser de interesse para a companhia& para serem
distri(u3das !s pessoas que voc< achar que precisam </as.
Em se$undo u$ar& ' preciso conter um pouco a curiosidade. O ser humano ' naturamente curioso.
:uitas pessoas& ao er uma revista& %reqAentemente tentam %a*</o de capa a capa& endo 3ndices&
editoriais& counas assinadas& arti$os de %undo& se2es especiai*adas& resenhas / muitos endo at'
mesmo os an9ncios (que podem ser 9teis caso seu tra(aho envova decis2es acerca de compras
si$ni%icativas). Ae$am& para +usti%icar seu comportamento& que ' preciso se manter (em in%ormado. :as
essa eitura de capa a capa ' perda de tempo. A ae$ao de que ' necess0rio manter/se (em in%ormado
precisa ser anaisada com cuidado. 8 verdade que quaquer pro%issiona ho+e precisa estar (em
in%ormado. :as h0 uma di%erena entre estar (em in%ormado e acumuar dados acerca de %atos
%reqAentemente triviais e sem importJncia. Estar (em in%ormado ' ter conhecimento das in%orma2es
necess0rias para o (om desempenho de suas %un2es. E mais do que isso7 ' sa(er onde encontrar as
in%orma2es dese+adas& caso voc< no as tenha ! mo. O restante %reqAentemente pode ser dispensado.
O pro(ema ' mais quaitativo do que quantitativo.
Em terceiro u$ar& procure no dedicar um momento e;cusivo em sua a$enda ao e;ame de revistas
t'cnicas. Essa ' uma atividade que voc< pode reai*ar %acimente em situa2es no a$endadas. "oheie
suas revistas& por e;empo& enquanto estiver %aando ao tee%one ou quando no (anheiro& ou ento
carre$ue/as consi$o para %ohe0/as enquanto espera ser atendido em escrit-rios ou consut-rios& ou
enquanto a$uarda em %ias. Ou %oheie/as enquanto via+a (caso no diri+a voc< mesmo).
Em quarto u$ar& encontre ou invente um sistema de assinaar os arti$os que so de interesse para uma
eitura cuidadosa mais tarde. A$umas pessoas marcam as p0$inas com cips& do(rando/as& ou inserindo
um pedao de pape. Outros arrancam os arti$os ou os ;erocopiam& para arquiv0/os em pastas de
eituras ou dedicadas a v0rios assuntos de interesse. 1uaquer que se+a o m'todo& certi%ique/se de que
voc< ser0 capa* de ocai*ar o arti$o mais tarde& quando %or </o. Poucas coisas so to e;asperantes e
produ*em tanta perda de tempo como tentar em(rar& e procurar encontrar& onde emos determinada
coisa de que a$ora temos necessidade. #e voc< ' daquees que no t<m cora$em de arrancar as
p0$inas dos arti$os de suas revistas e no t<m possi(iidade de ;erocopiar tudo que ' de interesse&
anote em um caderninho o assunto do arti$o e a %onte& para re%er<ncia posterior .
Em quinto u$ar& ' preciso er os arti$os de importJncia. Para tanto& o mehor momento ' quando voc<
est0 tra(ahando em um pro+eto para o qua as in%orma2es contidas nos arti$os so importantes. 8
nesse momento que ees provavemente sero idos com ateno e cuidado7 quando voc< reamente
precisa dees. Certi%ique/se& portanto& de que o sistema de arquivo que voc< montou permite ocai*ar
com rapide* e e%ici<ncia todos os arti$os so(re determinado assunto que voc< marcou como
interessantes& quando voc< tiver necessidade dees .
I. Para o E;cesso de Interrup2es
A souo c0ssica ao pro(ema da interrupo ' o (oqueio& $eramente atrav's de uma secret0ria
competente e en'r$ica. Essa souo& por'm& est0 %icando di%3ci de impantar& se+a porque as empresas
adotam uma po3tica de porta a(erta e ivre acesso& se+a porque adotam sistemas de =poos= de
secret0rias& e;ceto para seus e;ecutivos mais $raduados. .essas condi2es& torna/se di%3ci or$ani*ar o
acesso ao oca de tra(aho de modo a diminuir as interrup2es.
,iante disso& as aternativas que restam a quem no tem secret0ria nem pode %echar a porta so as
se$uintes& que tratam tanto de evitar interrup2es como de diminuir seus danos& quando eas ocorrem.
A. Como Evitar Interrup2es
Para evitar interrup2es& comunique cort<smente aos seus coe$as e su(ordinados que voc< pre%ere
tra(ahar sem interrup2es em determinados per3odos e pea/hes que& na medida do poss3ve&
respeitem sua privacidade. 8 pre%er3ve que o per3odo se+a %i;o& todos os dias& durante o seu =hor0rio
no(re= (o per3odo em que voc< ' mais produtivo) // di$amos das U7I5 !s 447I5 h. Cooque/se !
disposio dees em outros hor0rios caramente anunciados.
Ainda para evitar interrup2es& %u+a para a (i(ioteca ou saa de reuni2es& caso e;istam e este+am
dispon3veis& a %im de tra(ahar com sosse$o. Ou tra(ahe em casa& se sua empresa o permitir e sua casa
%or mais tranqAia do que seu am(iente de tra(aho.
). Como Pidar com Interrup2es
1uando& a despeito de suas provid<ncias& voc< %or interrompido durante seu hor0rio de privacidade& ou
mesmo em outra ocasio em que pre%ira no s</o& di$a com %ranque*a a quem o interrompeu que voc<
est0 %a*endo a$o importante eEou ur$ente e que passar0 pea saa dee assim que terminar. #e no %or
nada importante& ee he dir0 de pronto. #e %or importante& voc< manter0 maior controe so(re o momento
de encerrar a conversa estando na saa da outra pessoa do que estando ea em sua saa.
C. Para o E;cesso de Tee%onemas
.ovamente aqui a souo c0ssica ' o (oqueio& atrav's de uma secret0ria competente. Caso voc< no
tenha uma secret0ria pr-pria& %ica mais di%3ci& mas a$uma %itra$em de seus tee%onemas peo PA)V
pode ser vi0ve. #e no %or& e voc< tiver que atender seus tee%onemas& considere a possi(iidade de
instaar uma secret0ria eetrGnica no seu tee%one& caso isso no se+a proi(ido pea empresa.
A'm disso& h0 v0rias medidas que podem ser adotadas para diminuir o pro(ema& tanto em termos de
diminuir o n9mero de tee%onemas como em termos de diminuir seus danos.
A. Meduo do .9mero de Tee%onemas
Procure imitar o n9mero de tee%onemas& usando ao m0;imo outras aternativas& como Correio Eetr-nico
(caso e;ista esse sistema em sua empresa). Ao tee%one& uma conversa pu;a a outra e& quando menos
se perce(e& se %oram 4Q minutos.
). Como Pidar com Tee%onemas
Procure controar a durao dos tee%onemas& interrompendo os mais on$os& se %or preciso. Ae$ue que
tem outro tee%onema para atender& que seu che%e aca(a de cham0/o& ou& em 9tima instJncia& desi$ue
a(ruptamente& dando a impresso de que a inha caiu (a cupa vai cair na companhia tee%Gnica& desde
que voc< no %aa isso mais de uma ve* com a mesma pessoa...).
1uando voc< rece(er um tee%onema que pre%eriria no ter atendido& di$a que est0 e;tremamente
ocupado e que chamar0 de vota assim que se desocupar. 1uando voc< chama& voc< tem maior controe
so(re a durao do tee%onema.
#e voc< rece(e um tee%onema so(re um assunto que poderia ser resovido por um su(ordinado& di$a
que i$ar0 de vota& e mande seu su(ordinado i$ar em seu nome. A outra pessoa rece(er0 o recado de
que deve tratar desse assunto com o su(ordinado& principamente se %or (em atendida.
Em situa2es e;tremas& em que no puder %u$ir de um tee%onema on$o e desinteressante& procure
%a*er mais a$uma coisa ao mesmo tempo7 er uma revista& assinar pap'is& atuai*ar sua a$enda& cortar
ou i;ar as unhas& etc. Assim o tempo que voc< $astaria para %a*er essas coisas compensa um pouco o
tempo perdido com o tee%onema des$astante.
Q. Para o E;cesso de Meuni2es
D0 pro(emas distintos reativos !s reuni2es de que voc< participa e !s que voc< or$ani*a. "aarei&
primeiro& so(re as reuni2es de que voc< participa& sem ser por eas respons0ve& e& depois& discutirei as
reuni2es que voc< ' respons0ve por or$ani*ar.
Antes de prosse$uir& por'm& ' preciso ressatar que a$uns autores encaram reuni2es de uma %orma
muito mais positiva. Este ' o caso& por e;empo& de Neor$e ,avid Wie%%er& em seu ivro The Strategy of
Meetings. Arriscaria a di*er que parte da ra*o pea qua as reuni2es so vistas com (ons ohos por
Wie%%er ' que ee de%ine como reunio quaquer a+untamento de duas ou mais pessoas que se+a orientado
para ne$-cios ou pro%isso . Assim sendo& se o presidente da empresa chama ! sua saa o seu
assistente& temos uma reunio. #e voc< vai at' a mesa de sua secret0ria para discutir uma questo com
ea& temos outra. E assim por diante. .este te;to estou considerando como reuni2es apenas aqueas
especiamente convocadas como tais& que possuem um coordenador& v0rios participantes& etc. e no
todo e quaquer contato pro%issiona ou de ne$-cios.
Por outro ado& ' oportuno ressatar que Wie%%er no ne$a que $rande parte das reuni2es ' improdutiva. O
que ee su$ere ' que cada um deve sa(er usar reuni2es em proveito pr-prio& para evar adiante a sua
=a$enda pessoa= e promover os seus o(+etivos (que podem no coincidir com os da reunio). ,essa
%orma& mesmo uma reunio desastrosa& do ponto de vista $o(a& pode vir a ser e;ceente& do seu ponto
de vista pessoa& se& por e;empo& %oi convocada por um seu concorrente a uma promoo interessante.
.este caso& sua a$enda pessoa ' contri(uir (h0(i e discretamente) para que a reunio no se+a (em
sucedida (tomando cuidado para que voc< no parea estar (oicotando a reunio ou o coe$a). O
%racasso desse tipo de reunio ' o seu sucesso pessoa.
Em(ora respeitando a$umas das cooca2es de Wie%%er& neste te;to estou considerando reuni2es
apenas do ponto de vista dos o(+etivos decarados para os quais %oram convocadas (supondo que esses
o(+etivos tenham sido e;picitados& coisa que %reqAentemente no acontece). Em(ora reuni2es possam&
em muitos casos& tornar/se e;ceentes pacos em que voc< pode promover seus o(+etivos pessoais& no
me parece que isso se+a sempre o caso& ou que apenas esse %ato possa +usti%ic0/as.
A. Meduo do .9mero de Meuni2es
8 incr3ve o n9mero de reuni2es de que participamos sem que deas retiremos quaquer proveito .
Xs ve*es somos convocados para uma reunio (%reqAentemente de rotina) porque a pessoa que
e;ercia nossa %uno anteriormente se interessava peo assunto (em n3ve pessoa e no
instituciona) e era chamada a participar. Ea saiu& e continuamos a participar& sem sa(er direito
porqu<.
Outras ve*es %omos n-s que mudamos de %uno e& no entanto& continuamos a participar de
reuni2es que se reacionam com nossa %uno anterior& meramente por h0(ito ou rotina.
Xs ve*es participamos de reuni2es simpesmente porque achamos que ' preciso estar in%ormado
so(re o que se passa na empresa.
#e voc< se enquadra em a$um desses casos& pode ter certe*a de que est0 usando ma o seu tempo. D0
v0rias maneiras de sa(er o que se passa em reuni2es sem deas participar (pedindo para rece(er as
atas ou minutas& por e;empo7 em cinco minutos voc< < o que %icou duas horas sendo discutido). A'm
disso& no ' preciso ressatar que poucas coisas so reamente decididas em reuni2es. Estas so
%reqAentemente usadas (na mehor das hip-teses) para e;porar ou testar id'ias e para =(rainstormin$=&
ou (na pior das hip-teses) para rati%icar decis2es +0 tomadas e dar uma sensao aos participantes da
reunio de que ees estiveram envovidos no processo decis-rio.
Medu*a o mais poss3ve o n9mero de reuni2es de que voc< participa e s- participe daqueas que
reamente %orem importantes. #e no %or poss3ve eiminar sua participao em uma reunio que voc<
considera irreevante& considere mandar a$um su(ordinado em seu u$ar& che$ar atrasado e sair mais
cedo& pedir para s- ser chamado se %or discutido a$um assunto que e;i+a a sua presena& e&
eventuamente& %atar. A mehor aternativa& por'm& ' procurar convencer a pessoa que convoca a reunio
de que sua presena ' desnecess0ria / para a reunio e para voc<.
.o caso de uma reunio que voc< considera irreevante mas ! qua ' o(ri$ado a comparecer& eve
a$uma coisa para %a*er durante a reunio. Fm reat-rio ou uma revista para %ohear& pap'is para assinar&
etc. #eu c're(ro conse$ue processar muito mais in%ormao do que aquea que ' veicuada em uma
reunio t3pica. #e voc< no conse$ue evitar a participao em uma reunio irreevante& participe dea
=em pioto autom0tico=& usando parte de sua ateno para %a*er outras coisas.
). Meduo do Tempo e Aumento de Produtividade
.o caso de reuni2es convocadas por voc<& s- convoque aqueas que %orem estritamente necess0rias.
E;amine a possi(iidade de su(stituir a reunio por consutas tee%Gnicas& teecon%er<ncia ou correio
eetrGnico. #e %or reamente preciso reai*ar a reunio& tome os se$uintes passos7
Antes da reunio& com anteced<ncia m3nima de YB horas& prepare e distri(ua uma convocao
que e;picite caramente o(s) o(+etivo(s) da reunio& que aponte os resutados que voc< espera
acanar& que contenha o nome e tee%one de todos os participantes e uma (reve indicao do
que cada um dees deve tra*er ! reunio& que in%orme o hor0rio de in3cio e de t'rmino da
reunio& o oca e;ato em que ea se reai*ar (com instru2es& caso necess0rio)& e o n9mero de
seu tee%one para con%irmao e contato. 8 muito importante que a convocao escarea a
nature*a da reunio7 se ' e;porat-ria& se ' para transmitir ou coher in%orma2es& se '
dei(erativa ou decis-ria& se ' para re%erendar decis2es +0 tomadas& etc. Escoha para participar
apenas aqueas pessoas cu+a presena ' indispens0ve ! sua conduo.
.o in3cio da reunio& distri(ua uma pequena pauta com a ordem em que os assuntos sero
discutidos (os mais importantes primeiro) e os (ocos de tempo a serem dedicados a cada um
dees. Os assuntos devem todos estar vincuados ao o(+etivo decarado na convocao.
Especi%ique& oramente ou por escrito& as re$ras do +o$o (por e;empo7 interven2es de no mais
de tr<s minutos& mais de uma interveno da mesma pessoa so(re o mesmo assunto s- com a
concordJncia dos demais& processo para apresentao e votao de mo2es& se %or o caso&
etc.).
,urante a reunio& e;era sua coordenao com mo %irme& %a*endo uso& se necess0rio& de
humor eEou deicade*a para desarmar os participantes mais recacitrantes. :antenha o %oco da
discusso nos assuntos da pauta e nos o(+etivos da reunio& o(serve a aocao de tempo para
cada assunto& e termine a reunio no hor0rio previsto& mesmo que nem todos os itens tenham
sido discutidos. #e voc< coocou os assuntos mais importantes primeiro& ees tero sido
discutidos. Incua os assuntos que no %orem discutidos na pauta de uma outra reunio ou
consute os participantes por tee%one so(re ees.
Ap-s a reunio& distri(ua uma ata sucinta que incua a data& oca e nome dos participantes& e
uma indicao dos resutados da reunio (por e;empo& as decis2es tomadas& caso a reunio
tenha sido decis-ria)& +unto com o nome da pessoa respons0ve peo seu acompanhamento ou
pea sua impementao. .ada de transcrever o teor das discuss2es reai*adas ou o processo
se$uido para a tomada de deciso (e;ceto quando a(soutamente essencia em casos
controversos ou deicados)& muito menos o que cada um disse durante a reunio.
R. Para a Tend<ncia ! Procrastinao
Aqui entramos a 0rea dos empecihos pessoais ! administrao do tempo. Para com(ater a tend<ncia !
procrastinao ou proteao& ' necess0rio entender suas causas. Eas so todas de nature*a
psico-$ica.
A principa causa da procrastinao ' a %ata de vontade de %a*er determinada coisa. Isto se d0& como
vimos& quando e porque a tare%a a ser reai*ada ' muito di%3ci& compe;a& on$a& ou desa$rad0ve. Em
reao a esse tipo de tare%a& todos temos uma incinao natura a se$uir o conseho de :arT TLain7
=.unca dei;e para amanh o que voc< pode dei;ar para depois de amanh= .
Mecord<mo/nos de quando 'ramos crianas. :uitas crianas detestam espina%re e a maioria deas&
quando o(ri$adas a com</o& dei;am/no para o %im (na esperana& tave*& de que a$uma coisa acontea
que as deso(ri$ue da detestada tare%a). A$o semehante acontece com e;ecutivos.
A %orma de idar com essa causa ' en%rentar o pro(ema com cora$em e determinao7 comer o
espina%re primeiro& e ento dedicar/se !quio que nos causa maior pra*er. Assim sendo& quando
con%rontados com uma tare%a desa$rad0ve ou di%3ci& mas necess0ria& devemos procurar reai*0/a
imediatamente e& se poss3ve& de uma s- ve* (rem'dio ruim se toma de um s- $oe). Caso contr0rio& ea
se torna v3tima de nossa tend<ncia ! procrastinao.
A e;peri<ncia tem mostrado que as pessoas de maior sucesso so as que tratam o mais r0pido poss3ve
das tare%as desa$rad0veis ou particuarmente di%3ceis. "a*er o resto& depois& torna/se um pra*er.
Outra causa da procrastinao ' o per%eccionismo. Os per%eccionistas& porque dese+am %a*er tudo com a
maior per%eio& %reqAentemente t<m di%icudade para comear tare%as que no dominam (em ou para as
quais no e;istam crit'rios e;p3citos de desempenho. #entem/se o(ri$ados a se capacitar primeiro&
adquirindo as ha(iidades necess0rias& ou ento a (uscar crit'rios de desempenho. Como di%icimente
esto contentes com o dom3nio que possuem de quaquer ha(iidade& e como os crit'rios de
desempenho em determinadas 0reas so di%3ceis de de%inir& nunca comeam a reai*ar determinadas
tare%as& porque no se consideram prontos& ou nunca as concuem& porque nunca esto satis%eitos com o
produto.
A mehor maneira de idar com essa causa da procrastinao ' reconhecer que num conte;to $erencia
no e;istem muitas tare%as que possam ser desempenhadas com per%eio& mesmo que e;istam
crit'rios de desempenho (em de%inidos. ,evemos tam('m reconhecer que& a maior parte das ve*es& o
que %a*emos poderia ser %eito mehor& mas apenas com um maior investimento de tempo& que& tave*&
no compense. Per%eccionistas precisam aprender a conviver com o %ato de que %reqAentemente '
preciso %a*er o que tem de ser %eito& mesmo que em n3ve de quaidade aqu'm do dese+ado& porque a
aternativa reaista o mais das ve*es no ' um produto de mehor quaidade& mas& sim& nenhum produto.
Procure se compenetrar do %ato de que nem todas as tare%as precisam ser %eitas com o mesmo n3ve de
quaidade& e& portanto& nem todas eas precisam rece(er quotas equivaentes de tempo. Fm reat-rio
interno& por e;empo& no precisa ser muito (uriado. #e voc< se contentar com uma reduo de 456 na
quaidade do produto& e isso he poupar C56 do tempo que seria $asto no reat-rio& ento o tempo
poupado provavemente poder ser mehor utii*ado em outra tare%a.
Por outro ado& se o reat-rio %or diri$ido ! presid<ncia da empresa& ou aos acionistas& ou ao p9(ico em
$era& uma reduo de 456 na quaidade e C56 no tempo de ea(orao pode no ser aceit0ve.
Considere tudo isso.
Fma terceira causa da procrastinao ' a iuso de que no %a*emos a tare%a que estamos
procrastinando por %ata de tempo. Para manter a iuso& procuramos nos manter ocupados / mas
$eramente com triviaidades (coisas sem importJncia) ou com coisas que no t<m muita ur$<ncia.
Mesovemos& por e;empo& impar nossa mesa& arrumar nosso arquivo ou arm0rio& coocar em dia nossa
conta(iidade pessoa& etc. Assim& damos a n-s mesmos a impresso de que estamos ocupad3ssimos&
para poder +usti%icar a no reai*ao da tare%a procrastinada& mascarando nossa procrastinao de %ata
de tempo.
A eiminao dessa causa envove reconhecer que& por mais h0(eis que se+amos em en$anar/nos a n-s
mesmos& no %undo sa(emos que o pro(ema rea no ' %ata de tempo. Essa t0tica& na verdade& nos
causa stress& porque sa(emos que estamos en$a+ados em um teatro do qua somos atores e audi<ncia&
e do qua s- poderemos sair perdendo.
Fma quarta causa de procrastinao pode ser detectada em +ovens de taento que& aparentemente por
acharem que sua compet<ncia ' to -(via e vis3ve& acreditam que nunca precisam demonstr0/a.
A%irmam que poderiam ter reai*ado maravihas& se apenas tivessem querido. O pro(ema ' que nunca
querem& tave* por medo de %racassar e assim destruir a ima$em de compet<ncia que t<m procurado
criar. Aimentam essa ima$em com a ae$ao de que nunca %racassaram. O que no ' dito ' que nunca
se en$a+aram em %a*er nada.
O en%rentamento dessa causa da procrastinao envove& novamente& honestidade com n-s mesmos. .o
%undo& conhecemos nossos receios mais pro%undos. A 9nica %orma de venc</os ' en%rentando/os.
.a verdade& o temor do %racasso '& em $era& uma causa independente da procrastinao e da
indeciso. 1uem no tenta no %aha / mas tam('m no acana sucesso .
D0& por %im& uma s'rie de t0ticas que podem nos a+udar a derrotar a procrastinao.
A primeira deas ' dividir um pro(ema compe;o e di%3ci em v0rios pro(emas menores& ou est0$ios& e
atacar imediatamente os mais simpes e %0ceis. :esmo a +ornada mais on$a comea sempre com o
primeiro passo. A em(rana disso nos dar0 um certo sentido de reai*ao& ! medida que pro$redimos&
que poder nos a+udar a en%rentar o restante do pro(ema.
A se$unda ' nos dar um pr<mio ou uma recompensa pea concuso de cada parcea ou est0$io da
tare%a. :as devemos manter a honestidade7 a recompensa deve vir depois da concuso& no antes ou
em ve* dea.
.a verdade& a honestidade com n-s mesmos ' o %ator chave na uta contra a procrastinao. .o
devemos tentar mascarar a reaidade7 isso sai %reqAentemente caro& em termos o(+etivos ou
psico-$icos.
Y. Como o Computador Pode A+udar
D0 v0rios tipos de so%tLare que podem ser 9teis ao o(+etivo maior de administrar o tempo. Entre ees os
mais importantes so Nerenciadores de In%orma2es Pessoais& Nerenciadores de Contatos e
Mecuperadores de Te;to. 8 (om que se di$a que nenhum desses instrumentos trata dos empecihos
pessoais ! administrao do tempo.
A. Nerenciadores de In%orma2es Pessoais
Nerenciadores de In%orma2es Pessoais& ou =Persona In%ormation :ana$ers= (PI:s)& esto se tornando
e;tremamente popuares ho+e em dia. D0 v0rios dees no mercado& com recursos e caracter3sticas !s
ve*es (em di%erentes& mas um (om PI: deve a+ud0/o peo menos nas se$uintes tare%as7
a. A$endamento
A maior parte dos PI:s permite que voc< re$istre todos os seus compromissos (com hora de in3cio e
t'rmino)& incua anota2es reativamente on$as acerca dos eventos (como& por e;empo& uma pauta&
em(retes& re$istros para em(rana %utura& etc.)& anote eventos c3cicos (como anivers0rios& %eriados&
pa$amentos %i;os a serem %eitos mensamente& outros compromissos recorrentes& etc.). Os PI:s he
o%erecem uma mapa do tempo dispon3ve& detectam con%itos caso voc< tente marcar mais de um
compromisso no mesmo hor0rio (mais dei;am que voc< marque& depois de aert0/o)& comeam a
noti%ic0/o do evento com n dias de anteced<ncia& caso voc< assim o determine& ou %a*em tocar um
aarme n minutos antes& caso voc< o dese+e. A maior parte dees o avisar0 dos compromissos que voc<
teve (ou deveria ter tido) desde que i$ou o computador pea 9tima ve* / a$o que permitir0 que voc<
peo menos se +usti%ique& no caso de ter se esquecido dees. Todos os PI:s permitem que voc< imprima
a a$enda de um dia& de uma semana& de um m<s& em v0rios %ormatos.
(. )ase de ,ados de Endereos e Tee%ones
A maior parte dos PI:s tam('m permite que voc< construa& de %orma mais estruturada& uma (ase de
dados de nomes& endereos e tee%ones& que poder0 ser pesquisada a partir de quaquer campo ou su(/
campo / na verdade& a partir de quaquer cadeia de caracteres. Ees tam('m permitem que voc< ane;e
anota2es v0rias a quaquer nome& que %icaro vincuadas a ee& podendo& por'm& tam('m ser
recuperadas independentemente.
c. Me$istro de Tee%onemas (Phone Po$s)
Os PI:s podem ser usados tam('m para =phone o$s=& que he permitem %a*er anota2es so(re
tee%onemas rece(idos ou %eitos / $eramente at' RC mi caracteres por entrada. Cada o$ poder0 indicar
quem iniciou a chamada& o dia e a hora em que %oi %eita& quais os assuntos discutidos& se dever0 haver
um %ooL/up& e quando& etc. O o$ poder0 %icar vincuado ao re$istro da pessoa com quem voc<
conversou& de modo que& a quaquer momento& voc< poder0 ter um re$istro competo de todos os
contatos tee%Gnicos reai*ados com aquea pessoa.
d. .otas Pivres
Os PI:s so e;ceentes para re$istrar anota2es ivres& so(re quaquer assunto& desde =Tee%onar para
I):= at' re$istros detahados so(re os n9meros e senhas de suas contas (anc0rias e seus cart2es de
cr'dito. >oc< pode usar essa caracter3stica para anotar onde eu determinados arti$os& onde viu
determinadas coisas& ou se+a& para re$istrar tudo aquio que voc< normamente anota em caderninhos&
%ohas sotas& enveopes usados& =Post Its=& etc. Os PI:s possuem recursos para que voc< se+a em(rado
das anota2es que %e* em determinadas datas& recorrentes ou no& permitindo at' que voc< se+a
noti%icado com anteced<ncia de n dias ou que um aarme venha a soar em determinada hora de um dado
dia& tra*endo a anotao em questo para a tea.
e. Tare%as e Pro+etos
1uase todos os PI:s tam('m permitem que voc< %aa um $erenciamento (no muito compe;o) de
tare%as eEou pro+etos& dando/he a oportunidade de de%inir itens& como tare%as ou pro+etos& a serem
desenvovidos so( a sua responsa(iidade ou de outra pessoa& com pra*o de reai*ao& com dada
prioridade vis/!/vis outras tare%as e outros pro+etos& etc. Em(ora no se+am to so%isticados como
Nerenciadores de Pro+etos& os PI:s podem ser tudo o de que voc< precisa nessa 0rea.
%. Mecuperao de In%orma2es e )usca de Te;to
A maior vanta$em de %a*er tudo isso atrav's de um PI: est0 no %ato de que as in%orma2es nee
re$istradas podem ser recuperadas com e;trema rapide*& visto que na maior parte dees todo o te;to '
inde;ado. A $rande vanta$em dessa caracter3stica para a or$ani*ao do materia que voc< eu ou tem
que er +0 %oi assinaada em notas de rodap'. :as h0 outros usos. #e voc< no se em(ra se discutiu o
oramento numa reunio com Pedro ou num tee%onema para Pauo& mas sa(e que %e* uma anotao
so(re isso em seu PI:& uma (usca da paavra =oramento= he %ornecer0 na tea todos os conte;tos em
que ea %oi usada& se+a em um item na a$enda& em uma anotao so(re a pauta de uma reunio& no
re$istro de um tee%onema ou em uma nota ivre em que voc< %e* um em(rete para si pr-prio acerca do
assunto.
8 desnecess0rio %risar que sua ista mestre& sua ista de em(retes& sua a$enda (semana ou di0ria)& etc.&
tudo isso pode estar computadori*ado com a a+uda de um PI:.
). Nerenciadores de Contatos
Nerenciadores de Contatos (ou =Contact #o%tLare=) so um tipo especiai*ado de PI: diri$ido a
pro%issionais cu+o tra(aho se reai*a quase que e;cusivamente peo tee%one& como pessoa de
teecompras& teevendas& teemarTetin$& etc. Ees permitem que cada contato se+a detahadamente
re$istrado e que todas as in%orma2es acerca de um determinado %ornecedor ou ciente se+am a$rupadas
atrav's de v0rios crit'rios.
C. Mecuperadores de Te;to
Mecuperadores de Te;to& ou =Te;t/Metrieva #o%tLare=& so pro$ramas especiai*ados em ocai*ar
e;press2es& paavras ou cadeias de caracteres em arquivos $erados por $erenciadores de (ases de
dados& panihas eetrGnicas& processadores de te;to& ou quaquer outro pro$rama.
#uponhamos que voc< sa(e que escreveu uma carta para a Encyclopaedia Britannica& mas no sa(e
em que arquivo de seu disco r3$ido est0 arma*enada a carta. Fm so%tLare de recuperao de te;to
varrer0 todos os arquivos de seu disco (ou todos os arquivos com e;tenso .,OC) e ocai*ar0 aquees
que contenham a paavra =)ritannica=. Ou tave* voc< no se em(re do nome usado para $ravar a
paniha de custos. O so%tLare %ar0 uma (usca em todos os arquivos de paniha e em um instante
ocai*ar0 aqueas que cont<m a paavra =custo=.
Tendo em vista o %ato de que !s ve*es $astamos um tempo incr3ve procurando coisas nas centenas de
arquivos de um disco r3$ido& um so%tLare como este pode a+udar (astante na economia de tempo. .o o
con%unda com o PI:& que s- ocai*a paavras ou cadeias de caracteres no materia que %oi introdu*ido
nee. Os Mecuperadores de Te;to ocai*am quaquer paavra ou cadeia de caracteres em quaquer tipo
de arquivo de te;to.
(*) Este ivreto %oi escrito em 4ZZB. Em 4ZZU preparei um (reve arti$o& que ' um resumo dee& chamado
=Administrar o Tempo ' Pane+ar a >ida=.
[ Cop?ri$ht (? Eduardo Chaves
Past revised7 5Q +an B55I