ORGANIZAO, SISTEMAS

E MTODOS OSM
FLUXOGRAMA
MANUAL
FORMULRIO
DISTRIBUIO DO
TRABALHO
Fluxograma
Definio
So grficos de processamento para trabalhos de
anlises administrativas
Representam a tcnica mais conhecida e mais
utilizada no estudo de processos administrativos
Podem ser chamados de grficos de procedimento
ou grfico de processos
De maneira geral apresenta o processo passo a
passo, ao por ao.
Fluxograma
Objetivo
Representar o fluxo ou a seqncia normal de
qualquer trabalho, produto ou documento
Identificar a utilidade de cada etapa do
processo
Verificar as vantagens em alterar a seqncia
das operaes
Procurar adequar as operaes (passos) s
pessoas que as executam
Identificar a necessidade de treinamento para
o trabalho especfico do processo

Fluxograma
Simbologia
Inicio ou Fim
Atividade ou
ao
Verificao ou deciso
Conector
Documento
Linha do fluxo
FLUXOGRAMA DO PROCESSO
PRODUTIVO - EXEMPLO
INICIO
RECEBER
O CLIENTE
ATENDER SEUS
PEDIDOS E CRIAR
NOVOS IMPULSOS DE
COMPRA
PAGAMENTO
PEDIDOS
ATENDIDOS
SIM
EFETUAR
VENDA
COLHER DADOS E
INDICADORES DE
OUTROS CLIENTES
PARA PROSPECO
ENTRAR
EM CONTATO COM
FORNECEDORES/SOLICITAR
PRODUTO.
NO
DINHEIRO/CARTO
CREDIRIO
CAIXA
FIM
Vantagens do Fluxograma
Permitir verificar como funcionam os
componente de um sistema
Entendimento mais simples e objetivo
Facilitar e localizar deficincias
Aplicvel a qualquer sistema
Rpido e fcil entendimento de qualquer
alterao nos sistemas
Roteiro de Elaborao
Comunicao
Coleta de dados
Fluxogramao
Anlise de Fluxograma
Relatrio de anlise
Apresentao do trabalho
Tipos de Fluxograma
Vertical e Horizontal
Administrativo ou de Rotinas de Trabalho
Fluxograma Global ou de Colunas
Fluxograma Sinttico
Fluxograma de Blocos
Fluxograma Esqueleto
Fluxograma de Procedimentos
Fluxograma de Documentos
Fluxograma Integrado
Recomendaes Finais
importantssimo determinar, o mais cedo
possvel, a tcnica de fluxogramao a ser
utilizada. H fluxogramas que exigem
diferentes tomadas de informaes
Eliminar passos uma das alternativas na
simplificao de processos. No a nica,
portanto. As demais criar so criar, alterar e
combinar a seqncia de passos
A observao pessoal importante na sua
elaborao
Omitir o registro de um passo pode acarretar
prejuzos
Recomendaes Finais
No esquecer o fato de que um processo no existe de forma
compartimentada, isto , haver sempre reflexo em outros, fora do
campo de estudo
Vincular estudo de processo a um estudo de arranjo fsico (Lay
Out).Alteraes em um processo podem alterar em termos fsicos
A elaborao de manuais de servio ou procedimentos uma
decorrncia natural da anlise e estudo de processos
A anlise de processos constitui-se numa das mais modernas
ferramentas de gesto, e por essa razo convm ao gerente
internaliza-la em toda a sua plenitude, pois sua utilizao certa,
qualquer que seja a abordagem que esteja sendo dada a um
determinado estudo organizacional.
Analise e Desenho de Formulrio
Indicadores da Anlise e Desenho de
Formulrios
Contnua dificuldade na compreenso e
preenchimento.
Formao de filas.
Permanncia de problemas aps a
racionalizao do trabalho.
Demoras na utilizao.
Esses constituem-se em alguns indicadores que apontam ao
profissional de O&M o caminho para anlise e desenho de
formulrios.

Analise e Desenho de Formulrio
OBJETIVOS
Corrigir falhas.
Prover a organizao de uma forma de transmisso, assimilao e
armazenamento de informaes.
Facilitar o fluxo de informaes na organizao, com o mnimo custo e
provendo os melhores resultados.
Uniformizar procedimentos.
Centralizar controles, evitando disperses e dispndio desnecessrio de
tempo.
Promover a criao e desenvolvimento de formulrios dando-lhe o papel
de agente integrador.
Fixar padres uniformes para projetos e especificaes fsicas de
formulrios.
Harmonizar o seu uso junto aos demais componentes que colocam a
organizao em movimento.
Compatibilizar sua ao com a expectativa demonstrada pelo pessoal em
termos de seu preenchimento e manipulao.
Analise e Desenho de Formulrio
ESTRATGIAS
ESTRATGIA A SER ACIONADA COMPOSTA DE UM
CONJUNTO DE FASES OU ETAPAS. O
profissional deve buscar informaes atravs do uso de um questionrio
numa fase preliminar. Que lhe servir de subsdio para todo o estudo do
formulrio. O questionrio dever conter:
Questes abrangentes, que so aquelas que versam sobre os formulrios,
todos, da organizao.
Questes especficas, que so aquelas a serem aplicadas ao formulrio em
estudo e portanto, vlida apenas para o formulrio em si.
Questes integrativas, que so aquelas que abordam o formulrio em
estudo e as relaes que mantm com outros formulrios e demais
aspectos da organizao.
Analise e Desenho de Formulrio
ETAPAS
Inventrio dos formulrios existentes, classificao e codificao.
Levantamento do fluxo de trabalho e da presena de informaes.
Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulrios
existentes ou sua adaptao.
Criao de novos formulrios.
Teste dos formulrios.
OBS: Temos, ento, um conjunto de etapas que vai
orientar o profissional de O&M no estudo dos
formulrios. recomendvel que o profissional detenha
algum conhecimento tcnico de elaborao.
Manualizao
DEFINIO
o conjunto de normas, instrues e documentos sobre
polticas, diretrizes e sistemticas operacionais, dentre
outros. Por ser um veculo fundamental para o
esclarecimento de dvidas, o manual deve ser acessvel,
claro e atualizado. o documento que aglutina
informaes sobre os aspectos ligados ao ambiente,
coordenao, e por via de conseqncia, a controles
internos, ao treinamento e desenvolvimento de recursos
humanos.
Manualizao
DEFINIO


Os manuais constituem-se numa importante fonte
bibliogrfica tcnica constituindo-se em fonte de
pesquisa. Tambm criam facilidades para trabalhos de
re-organizao.
Manualizao

OBJETIVOS

Resumir num nico documento elaborado de
forma sistemtica e criteriosa, as informaes
que possibilitem a assimilao do todo
organizacional de maneira compreensiva e
integrada.
Manualizao
TIPOS
Manual de Organizao: define estruturas, nveis
hierrquicos.
Manual de Operao: d instrues e define rotinas e
procedimentos de servios.
Manual de Formulrios: exibe os formulrios em uso na
empresa, definindo o seu preenchimento, finalidade, rea
que o utiliza e especificaes fsicas.
Manual de Normas: rene leis, normas disciplinares,
normas ticas e morais e normas de
funcionamento.(Regimento Interno)


Manualizao
PROPSITOS
Define a estrutura hierrquica da empresa:
organograma.
Informa: os objetivos ou do departamento ou da diviso.
Apresenta: os direitos e obrigaes da empresa e dos
empregados tanto em relao ao ambiente interno como
externo(comunidade,pais, famlia etc...)
Identifica: alm das posies hierrquicas os cargos,
funes, responsabilidades e autoridade, relaes e inter-
relaes.


Manualizao
PROPSITOS
Subsidia: as anlises da cultura e da histria da empresa,
apresentando fatos como base de consulta e apoio para que
todas as demais informaes de interesse geral e ou particular.
Serve: como base de consulta e apoio e apoio para que todas as
demais informaes e outras formas de comunicao sigam
padres estabelecidos e estejam de conformidade com a
filosofia empresarial e as diretrizes e ou polticas
organizacionais.
Referencia: a avaliao e o acompanhamento de todo o
planejamento estabelecido para a empresa e seus funcionrios,
em nvel estratgico, ttico e operacional.


Manualizao
CONCLUSO
Os manuais organizacionais so os
documentos que definem e contm a
estrutura organizacional indicando de
maneira clara as fronteiras e os inter-
relacionamentos dos rgos e os limites
de responsabilidade e autoridade dos
empregados.


Analise da Distribuio do Trabalho
Etapas da anlise da distribuio do trabalho
1. I dentificao das tarefas individuais;
2. Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou
servios;
3. Montagem do quadro de distribuio do trabalho;
Analise de distribuio do trabalho

Observao:
Geralmente a anlise efetuada com base em quatro
blocos: tempo, capacidade profissional, equilbrio no
volume de trabalho e possibilidades preliminares de
mudana
Analise da Distribuio do Trabalho
TEMPO
a) compatvel com o funcionamento global da unidade;
b) o tempo justifica o resultado final da atividade ou servio, no
h relao entre tempo e importncia de uma atividade ou servio;
c) possvel juntar dois servios num s ou, ento, criar dois
servios onde existe apenas um;
d) convm imaginar a hiptese de eliminao ou criao de
servios;
e) fraes organizacionais atuam de forma sistmica, agindo e
interagindo em outras unidades de igual, maior ou menor
posicionamento na escola hierrquica;
f) fundamental tentar vincular a tarefa ao servio ou atividade e
ao cargo, isto a pessoa que executa a tarefa. Tudo isso em termos
do tempo despendido.
Analise da Distribuio do Trabalho

Indicadores de Problemas na
Distribuio do Trabalho
Internos
Externos.
Alguns tipos de falhas internas podem ocasionar
falhas externas
Problemas de interao sociais
Analise da Distribuio do Trabalho

OBJETIVOS
Funcional
Voltado essencialmente para a organizao
Comportamental
Visa minimizar conflitos
Analise da Distribuio do Trabalho

CAPACIDADE PROFISSIONAL
Deve haver consonncia entre habilidades individuais,
formao tcnica e as tarefas desenvolvidas plos
funcionrios, inclusive superiores e chefes.
O conhecimento superior a mdia do que exigido,
pode ocasionar desvio no uso da autoridade
hierrquica interna..
H prejuzos em funo da baixa capacitao
profissional de um ou mais funcionrios.
Analise da Distribuio do Trabalho
EQUILIBRIO NO VOLUME DE TRABALHO
H funcionrios com carga e trabalho superior aos
demais? Analisar se essa carga se deve ineficincia, se
o funcionrio sente-se bem dessa maneira ou outras
razes.
A entrada de informaes causa estrangulamentos? E a
sada feita de maneira correta?
H funcionrios com carga de trabalho inferior aos
demais.
A existncia de picos pode ser considerada normal?
Analise da Distribuio do Trabalho
TCNICAS
A tcnica indicada para anlise de distribuio do trabalho a do
Quadro de Distribuio do Trabalho(QDT). Sua elaborao e
digitao so simples, pois as fases anteriores do estudo atuam
como preparadoras para a montagem do quadro.
Forma para composio do quadro:
Tradicional - mais freqentemente encontrada nas obras que tratam
do assunto.
Tecnolgica - Usada quando h a necessidade da no liberao das
informaes que apontem falhas individuais. Nesta no h
atribuio de tempo. A vantagem desta forma est no fato de reduzir
a possibilidade de haver conflitos internos.
Custo em valores ms/semana/dia - A base de clculo o salrio
mais encargos pagos a cada funcionrio.

Analise da Distribuio do Trabalho
POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE SIMPLIFICAO


Na anlise da distribuio do trabalho muito importante a
abertura da unidade para a organizao, isto , dar ao estudo a
caracterstica sistmica.
As relaes funcionais interpessoais da chefia podem gerar aes e
reaes que acabam pr influenciar o trabalho propriamente dito.
Pode-se dizer que a importncia do gerente ser possuidor de
conhecimento que o credencie a desenvolver mais de uma tcnica
de abordagem aos problemas e demandas de fraes
organizacionais muito importante.
Analise da Distribuio do Trabalho
RECOMENDAES FINAIS
Evitar de dar ao levantamento das tarefas o carter de preciso, isto
no questionar sobre u numero exato de horas e minutos dedicados
ao trabalho;
O fato de cada funcionrio conduzir seu trabalho da forma que acha
mais interessante no deve ser encarado como um impedimento ao
sucesso do trabalho;
O QDT, pr ser aplicado em unidades de cada gerncia, exigir do
profissional um conhecimento razovel sobre os usos e costumes das
unidades;
A inexistncia de descrio de cargos, subsdio excelente para o
trabalho de racionalizao, no uma necessidade imperiosa para a
realizao do estudo;
O QDT no tem necessariamente ser desenvolvido da forma como
apresentado.