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Resumo Arquivologia
Resumo Arquivologia
Fonte de informao;
Guardio de matria prima para trabalho de pesquisa histrica.
Podemos afirmar que o arquivo fundamental para o
desenvolvimento dos trabalhos realizados nas empresa e
instituies culturais, pois os mesmos possuem uma forma de organizao da informao, seja ela escrita, sonora, audiovisual, impressa, desenhada e etc. Portanto, de
suma importncia dizer, que todas as decises geralmente so tomadas, a partir das informaes encontradas
nos arquivos (Memria da Instituio ou empresa).
5. Classificao dos Arquivos
ENTIDADE MANTENEDORA:
Arquivos Pblicos - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais de
mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia
de suas funes especficas, administrativas, judicirias ou legislativas.
Arquivos Privados - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais,
famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas
atividades especficas e que possuam uma relao orgnica perceptvel do processo de acumulao.
EXTENSO:
Arquivos Setoriais - So aqueles que funcionam junto
aos criadores do documento, cumprindo funes de arquivo corrente.
Arquivos Gerais - So aqueles que se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais.
NATUREZA DE DOCUMENTO:
Arquivos Especiais - Aqueles que tm sob sua guarda
documentos de formas fsicas diversas: fotografias, slides, discos, fitas magnticas, fitas cassetes, disquetes,
CD-Rom, microformas, etc., e que por essa razo, merecem tratamento especial em seu armazenamento, registro, acondicionamento, controle, conservao e etc.
Arquivos Especializados - Aqueles que tm sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana
num campo especfico, independente da forma fsica que
apresentem, como por exemplo: arquivos mdicos ou hospitalares, arquivo de engenharia e assim por diante. Esses arquivos so tambm chamados de arquivos tcnicos
ADMINISTRAO:
Centralizado
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Descentralizado
6. Tipos de arquivamento
a posio que so dispostos as fichas e documentos e no a forma dos mveis onde se faz a guarda dos
mesmos. A saber:
horizontais os documentos so acondicionados um
sobre os outros e armazenados, sobre estantes, escaninhos e caixas. Sendo amplamente utilizado para: plantas, mapas e desenhos.
Ex.:
Ex.:
a) Funes
Custodiar temporariamente a documentao pblica
ou privada de reduzida utilizao;
Custodiar a documentao de rgos recentemente extintos;
Custodiar a documentao relativa as atividades especiais ou extintas;
Custodiar a documentao regular ou especial; de valor histrico ou relativo, ainda no avaliada para custdia definitiva.
b) Objetivos
Reduzir os custos da documentao;
Favorecer a eficincia das operaes governamentais;
Contribuir para a racionalizao da guarda e preservao dos documentos de arquivo.
Arquivo Permanente Terceira idade:
Onde os documentos que perderam todo seu valor administrativo so conservados porque possuem contedo histrico e probatrio. Esses documentos permitem
conhecer todo um passado histrico. Todo o material
proveniente dos Arquivos Correntes e Intermedirios. O
material deve vir em grupos, ordenados e classificados
segundo um critrio pr-estabelecido.
A responsabilidade dos funcionrios muito grande, pois
tero que conservar e preservar toda a documentao ali
recolhida, alm de arranjar o material da melhor forma,
possibilitando o acesso a pesquisa histrica e recuperando a informao no mais curto espao de tempo.
Os documentos no arquivo permanente no so eliminados.
Importante:
ACESSO:
Franqueado ou Ostensivo Documento de consulta livre.
Restrito Documento de consulta limitada.
ESTGIOS DA EVOLUO DO ARQUIVO
(TEORIA DAS 3 IDADES)
Essas fases de evoluo so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como a Teoria das trs idades:
Arquivo Corrente Primeira idade:
Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados freqentemente e conservados nos prprios setores onde se originam.
A sua funo guardar, conservar e classificar os documentos, segundo um planejamento pr-estabelecido.
As suas atividades so: produzir, receber, classificar, arquivar,
controlar, selecionar e transferir os documentos. Geralmente
localizam-se nos escritrios, setores ou prximo deles.
Arquivo Intermedirio Segunda idade:
Arquivamento transitrio dos documentos de reduzida utilizao, assegurando o processamento, armazenagem e acesso racional com vista a custdia, a pesquisa e a eliminao.
Transferncia e Recolhimento
a) Transferncia - passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.
A transferncia da documentao deve ser feita, mediante um critrio pr-estabelecido dos setores interessados.
A remessa efetuada em duas ou trs vias, enfocando
as seguintes informaes:
Setor de onde provm os documentos;
Forma de ordenao;
Quantidade, datas limites, etc.
Todos os arquivos Correntes e Intermedirios devem
enviar documentos para os arquivos permanentes, havendo porm, um regimento, onde se defina todos os procedimentos a serem adotados quanto ao recolhimento.
b) Recolhimento passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente cuja suas
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Protocolo
Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso.
Denominao atribuda ao prprio nmero de registro
do documento.
Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.
Classificao de documentos = Arranjo de documentos
Processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao - estrutural ou funcional - dos
documentos em fundos arquivsticos, na ordenao de
sries dentro dos fundos e, se necessrio, de subsries e itens documentais dentro das sries.
Avaliao
Processo de anlise de arquivo visando estabelecer a destinao final do documento (guarda permanente ou eliminao) de acordo com valores probatrios ou informativos.
Eliminao/Descarte
Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda permanente.
Metro Linear
A unidade de controle de extenso dos arquivos, tomando-se como base o espao ocupado pelos documentos
nas estantes
Paleografia
Estudo dos escritos antigos.
Diplomtica
Corpo de conceitos e mtodos, originalmente desenvolvidos nos sculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a
autenticidade e a fidelidade dos documentos.
ndice - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e
facilitar sua localizao no texto.
Pasta
So folhas de cartolina ou papelo forte dobradas para
guardar documentos. Podem ser simples, sanfonadas,
suspensas, entre outras.
Projeo
a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio papelo.
Notao
a inscrio feita na projeo. Pode ser alfabtica, numrica, alfa-numrica, aberta ou fechada.
a)
Tabela de Equivalncia - Instrumento que d equivalncia de antigas notaes para as novas que tenham sido
adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de
arranjo de um arquivo.
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O DOCUMENTO
11. Conceito
Registro de uma informao independentemente da natureza do Suporte que a contm.
Aquele que, produzido ou recebido por uma Instituio
pblica ou privada,no exerccio de suas atividades, constitua elemento de Prova ou de Informao.
Registro de uma informao, produzida ou recebida por uma
instituio pessoa fsica ou jurdica, que constitua elemento
de prova ou de informao, independentemente da natureza
do suporte que a contm (papel, audiovisual, iconogrfico,
meio magneto tico, fotogrfico, filme entre outros).
12. Classificao dos documentos
Segundo sua forma, contedo e caracterstica fsica,
os documentos podem ser classificados segundo: gnero, natureza do assunto, espcie e tipo de documento.
GNERO:
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes:
Cartogrficos - So documentos em formatos e dimenses
variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas, perfis;
Icnogrficos - So documentos em suporte sintticos,
em papel emulsionado ou no, contendo imagem esttica. Exemplo: fotografias (diapositivos, ampliaes e
negativos fotogrficos, desenhos e gravuras);
Informticos - So documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador. Exemplo: disco flexvel
(disquete), disco rgido e disco ptico;
Filmogrficos - So documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugadas (ou no), em trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.
Exemplos: filmes e fitas videomagnticas.
Microgrficos - So documentos em suporte flmico resultante da microproduo de imagens, mediante a utilizao de tcnicas especficas. Exemplo: microficha,
microfilme em rolo, carto e jaqueta;
Textuais - os documentos manuscritos, datilografados/
digitados ou impressos. Apresentam inmeros tipos fsicos ou espcies documentais criados para produzir
determinada ao especfica, tais como: contratos, folha
de pagamento, livros de contas, requisies diversas,
atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabela, questionrios, correspondncia e outros.
Exemplos: datilografados, impressos ou manuscritos;
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Valor administrativo - valor que possuem dos documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funes.
Valor legal ou jurdico: valor que possuem os documentos
que envolvem direitos a curto ou longo prazos tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem carter probatrio.
Valor fiscal - valor que possuem os documentos relativos a
operaes financeiras e a comprovao de despesas e receita.
Valor Secundrio - Refere-se a possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados: o documento passa a ser fonte de
pesquisa e informao para o prprio servio e de terceiros.
14. Caractersticas dos documentos
de acordo com prazo de guarda
Guarda eventual
So documentos de interesse passageiro que no
possuem valor administrativo e jurdico para o rgo.
Guarda temporria
So aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, conseqentemente, do seu prazo de reteno.
Guarda permanente
So documentos de valor probatrio, isto , relativos a
direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da
coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos
ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes.
15. Mtodos de Arquivamento
So vrias rotinas que envolvem o arquivamento de um
documento na fase corrente e, do cuidado dispensando a
cada uma delas, depende o bom atendimento ao usurio.
Na escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as
caractersticas dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente consultado. Os mtodos comumente utilizados so:
Alfabtico - quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome;
Geogrfico - quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local (cidade, distrito, comarca, Estado, Regio e/ou pas);
Numrico simples - quando o elemento principal para a
recuperao da informao for o nmero do documento;
Numrico cronolgico - quando ao nmero do documento vier associado a data;
Mtodo Alfabtico:
o mtodo mais simples, fcil e prtico. Sua consulta direta e
o elemento principal a ser considerado o nome ou a razo
social. Conhecido tambm como mtodo nominal ou onomstico. Existe divergncia na maneira de arquivar os nomes. Acham
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Arquivam-se:
Os nomes de jornais, instituies e revistas precedidos de artigos, no se considera o artigo para fins de
ordenao. Escreve-se no final entre parnteses.
Ex.: O Globo
The Time
Arquivam-se: GLOBO (O)
TIME (THE)
De acordo com as necessidades das instituies,
estas regras podem ser alteradas porm, o arquivista
deve sempre usar o mesmo critrio
NOTA: Para melhor atender pesquisa no caso de pessoas
ou instituies que possuam nomes figurados ou sejam conhecidas por parcelas de seus nomes deve-se ordenar pelo
nome mais conhecido, fazendo as remissivas necessrias.
Ex.: Jos Flix Alves Pacheco
Edson Arantes do Nascimento
Artur Antunes Coimbra
Arquivam-se: FLIX PACHECO
PEL
ZICO
Mtodo Geogrfico
o sistema direto. A busca feita diretamente ao documento. Este mtodo aconselhvel quando se ordena a
documentao de acordo com a diviso geogrfica, isto
, de acordo com os pases, Estados, cidades, municpios, etc. ou quando o principal elemento a ser considerado a procedncia ou local.
13. Nos ttulos de congresso, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados; os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim,
entre parnteses.
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Mtodo Numrico:
O Mtodo Numrico de arquivamento adotado para os
casos em que o principal elemento a ser considerado
em um documento o nmero.
Este um mtodo indireto, pois vai necessitar sempre
de um ndice alfabtico (em fichas, livros) para localizar o documento ou pasta desejada no arquivo.
Ao adotarmos o mtodo numrico precisamos fazer a
opo entre o mtodo: numrico simples, cronolgico
ou dgito-terminal.
a) Numrico Simples
Atribui-se um nmero a cada novo cliente ou assunto que surgir a cada instituio que enviar documentos. Alm do ndice
alfabtico, indispensvel um registro em ficha ou livro.
Caractersticas:
Atribuir um nmero a cada novo elemento. Cada elemento pode ser um cliente (pessoa fsica ou jurdica), um forne-
b) Cronolgico
Alm da ordem numrica, observa-se a data. Este mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas.
Numera-se o documento e no a pasta. Alm do ndice alfabtico-onomstico, existem ndices de procedncia e de assunto.
Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se
aproveita o nmero se for na mesma data.
o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso
de pastas miscelneas, uma vez que cada documento recebe seu prprio nmero de registro, constituindo em um
processo nico, ordenado em rigorosa ordem numrica.
Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros pr ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras.
Desvantagens: mtodo indireto, obrigando duplicidade
de pesquisa.
c) Dgito-terminal
Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de
serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume
de documento, cujo elemento principal de identificao o
nmero. Entre as instituies de grande porte que precisam arquivar parte considervel de seus documentos por
nmero podemos mencionar entre outros: o INSS , as companhias de seguros, os hospitais e os bancos.
Os documentos so numerados seqencialmente, mas
sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza
o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois
dgitos cada um, so lidos da direita para esquerda, formando pares. Decompondo-se, por exemplo, o nmero
829.319, tm-se os seguintes grupos: 82 - 93 - 19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19 de primrio, o grupo 93 de
secundrio e o grupo 82 de tercirio.
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Numrico
Os mtodos numricos ideogrficos ou assuntos mais
conhecidos so : o duplex, o decimal e o unitermo, tambm conhecido como indexao coordenada. Por ser este
mtodo do sistema indireto, torna-se necessrio um esquema de classificao e um ndice alfabtico. Os mtodos numricos aplicados classificao por assunto
facilitam as operaes, pois basta marcar, com um nmero, cada papel, para indicar o local exato onde ele deve
ser arquivado. Alem disso, muito fcil fixar um nmero
do que qualquer outro smbolo formado por letras.
a) Decimal - baseado na tcnica do Sistema Decimal de
Mervill Dewey. Sistema que foi elaborado pelo Instituto Bibliogrfico de Bruxelas, que o ampliou. A classificao decimal foi publicada em 1876. importante ressaltar que se
deve ter muita ateno e responsabilidade por parte de
quem elabora o plano de classificao decimal, para que
durante a sua elaborao no ocorra distores. No existem esquemas padronizados de classificao por assunto, como ocorre na Biblioteconomia Classificao Decimal de Dewey (CDD). Assim cada Instituio e/ou empresa
dever de acordo com a suas peculiaridades, elaborar
seu prprio plano de classificao, onde os assuntos
devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos
conceitos gerais para os particulares, ou seja, do maior
para o menor. Essa elaborao deve ser feita obedecendo o critrio de finalidade e funcionamento de uma organizao, complementando-o com o levantamento minucioso da documentao arquivada. Podemos , no entanto, aplicar a Tcnica de Dewey e no a classificao.
O mtodo decimal divide o conhecimento humano em 9
(nove) classes e uma dcima para generalidades. Os assuntos se agrupam em 10 classes numerados de 0 (zero)
a 9 (nove). As classes de 1 a 9 , agrupam os assuntos de
carter especfico, reservando-se a classe 0 para generalidades e que no pertenam a nenhum assunto determinado. Cada classe dividida em subclasses e uma dcima
para generalidades, separando-se o nmero em classes
de trs algarismos por um ponto. A parte inteira do nmero
composta por trs algarismos. A parte decimal pode no
existir, como pode ter um, dois, trs, ou mais algarismos.
As 10 (dez) primeiras divises so classes, as seguintes
subclasses, e a seguir, temos: diviso, grupo e subgrupo.
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Ex.:
a) Classes
000 - Administrao Geral
100 - Pessoal
200 - Organizao
300 - Oramento
400 - Material
500 - Obras
600 - Transporte
700 - Informaes
800 - Publicaes
900 - Divulgao
cos e combustveis, ter de abrir novas classes, pois nenhuma destas enquadra-se nas classes j existentes.
12 - Equipamentos
13 - Combustveis
Estrutura do Mtodo Duplex
1. Contabilidade
1.1 Contas a Receber
1.1.1 Contas do Governo
1.1.2 Contas da Prefeitura
1.2 Contas a Pagar
1.2.1 Bancos
1.2.1.1 Ultramarino
1.2.1.2 Francs-Italiano
Vantagens Abertura ilimitada de Classe.
Desvantagens Se as classes no forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam do mesmo
assunto em mais de um lugar.
b) Subclasses
100 - Pessoal
110 - Seleo
120 - Aperfeioamento
130 - Preenchimento de Cargos
140 - Vacncia de Cargos
150 - Direitos e Vantagens
160 - Deveres e Responsabilidades
c) Diviso de 130
130 - Preenchimento de Cargos
131 - Nomeao
131.1 - Interina
131.2 - Efetiva
131.3 - Comisso
132 - Vacncia de Cargos
132.1 - Demisso
132.2 - Desligamento
132.3 - Dispensa
133 - Transferncia
133.1 - Ex-officio
133.2 - A Pedido
133.21 - Permuta
Quando o nmero de classificao estiver constitudo
de trs algarismos juntos, colocar-se- um ponto e a
diviso continuar.
Vantagens expanso ilimitada para as subdivises
dos assuntos, os nmeros Classificadores formam nomenclaturas fceis de reter na memria.
Desvantagens exige muita ateno do arquivista e limitao de dez nmeros para classificao.
b) Duplex - A documentao dividida em classe, conforme os assuntos. Partindo sempre do gnero para a
espcie e desta para mincia.
No decimal necessrio fazer a previso antecipada de
todas as atividades. No Duplex o plano inicial no precisa ir
alm das necessidades imediatas. Na medida das necessidades podem ser abertas novas classes. Deve-se fazer
um ndice em fichas para as classes ocupadas. A relao
entre as partes indicada pr um trao de unio (hfen).
Ex.: Uma empresa comea com as seguintes classes principais:
1 - Contabilidade
2 - Empregados
3 - Mveis
4 - Imveis
5 - Seguros
6 - Transportes
7 - Metais
8 - Ferragens
9 - Tintas
10 - leos Lubrificantes
11 - Materiais para Construo
Mais tarde resolve negociar com equipamentos eltri-
2 passo: Para cada palavra-chave ser aberta uma ficha que trar na parte superior a palavra indicativa unitermo e ser dividida em 10 colunas de 0 a 9 .O nmero
de registro transcrito na ficha ou fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do
nmero atribudo ao documento.
Ex.:
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Paralelamente iniciava-se a era da chamada administrao cientfica, que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das administraes dos pases desenvolvidos - sobretudo gesto de
documentos os E. U. A., passou a ser eficincia.
A aplicao dos princpios da administrao cientfica
para a soluo dos problemas documentais gerou o conjunto de princpios da gesto de documentos, os quais
resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e
modernizar as administraes. No se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das prprias instituies arquivsticas. A gesto de documentos veio a contribuir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos:
ao garantir que as polticas e atividades dos governos
fossem documentadas adequadamente;
ao garantir a melhor organizao desses documentos,
caso tivessem valor permanente;
ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente;
ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que
constituiriam o patrimnio arquivstico do pas, ou seja, 5%
da massa documental produzida (segundo a UNESCO).
O que Gesto de Documentos ?
Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao, dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental.
Objetivos:
Assegurar de forma eficiente a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos.
Garantir que a informao esteja disponvel quando e
onde seja necessria.
Assegurar a eliminao dos documentos que no tem
valor histrico ou administrativo.
Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente.
Fases da Gesto de Documentos
1 - Produo de documentos Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de
um rgo ou setor. Deve-se otimizar a criao de documentos, evitando a produo daqueles que no so essenciais, diminuindo o volume de documentos a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo
assim o uso adequados de reprografia e de automao.
2 - Utilizao de documentos Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento
de sua funo administrativa, assim como a guarda aps
cessar o seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de pesquisa.
3 - Destinao dos Documentos Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda
dos documentos, ou seja implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados
permanentemente.
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(MEIOS ELETRNICOS)
(FOTOGRAFIAS)
Tecnologias Aplicadas aos Arquivos
O mundo tem passado nos dois ltimos sculos por
vrias transformaes. O sculo anterior foi o das grandes descobertas e, o nosso, de grandes desenvolvimentos tecnolgicos. Os negcios que geralmente ficavam
no mbito familiar se transformaram em grandes companhias que no mais almejavam o mercado interno e
sim o mundo. Estamos na era da globalizao. Cada vez
mais h a interao entre os pases e o computador o
agente fundamental para esse intercmbio.
A conseqncia desse desenvolvimento se percebe
atravs do enorme volume de papis que tramitam nas
empresas. A verticalizao e o encarecimento do metro
quadrado, ocorridos nos ltimos anos nos grandes centros, levaram definio de diretrizes para um melhor
gerenciamento de documentos.
Com o surgimento das novas tecnologias, os documentos convencionais comearam a migrar para novos
suportes. So elas: Automao da Informao, Microfilmagem e a Digitalizao de Documentos.
a) Automao da Informao
A automao da informao pode ser aplicada nos
arquivos de duas maneiras:
o arquivo como usurio - quando o computador utilizado
como instrumento de trabalho na identificao de sries documentais, no registro de documentos, no controle do acervo etc.
o arquivo como rgo responsvel pela guarda e tratamento tcnico das informaes - quando o suporte da
informao o prprio computador. So os bancos de
dados onde so armazenados registros sobre determinado assunto como: Folha de Pagamento, Razo etc.
Em ambas as situaes a recuperao se d de forma
rpida e eficaz. O ndice de erros muito pequeno, j que
s podem ocorrer por falhas na digitao, o que no acontece nos controles manuais, que necessitam de um grau
elevado de ateno para evitar a ocorrncia de erros.
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14 - Polcia Federal
Filme (Rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. gerado 1 filme original (sais de
prata) para acondicionamento no arquivo de segurana
e 1 cpia (diazo) para consulta, sendo aconselhvel a
utilizao de caixas para a guarda dos carretis com
cores diferentes, objetivando a imediata identificao do
original e cpias. Caso seja necessrio, podem ser geradas outras cpias para distribuio.
Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas. Esse suporte utilizado para qualquer tipo de documento: dossis financeiros,
operacionais, administrativos, cheques, livros, jornais etc.
No preparo da documentao para a microfilmagem, separam-se grupos de aproximadamente 2.400 documentos que sero numerados, seqencialmente, para sua identificao. Depois so inseridas sinalticas que iro completar o grupo a ser microfilmado, de acordo com uma
padronizao pr-estabelecida: Imagem de Abertura e Encerramento (contendo a ordem de colocao dos documentos no filme remetendo-os aos fotogramas, a assinatura da pessoa autorizada que ir dar valor legal ao filme, o
nmero do filme e a data de incio e encerramento da microfilmagem), Folha Zebrada e sinalticas para separar as
diversas informaes (datas, nmeros, assuntos etc.)
Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da
forma anterior. Tambm so gerados 2 Filmes: 1 para guarda
no arquivo de segurana e o outro para consulta. Entretanto,
esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas.
Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos
que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados exigindo, assim, a proximidade
das informaes. Podemos citar os dossis de empregados, de empresas, de contratos etc. Como esse processo
mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.
Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas
e so arquivadas em ordem alfabtica ou numrica. Como
exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados
documentos de aproximadamente 150 empregados. Os
fotogramas so recortados e inseridos nas jaquetas dos
respectivos empregados que encontravam-se arquivadas
alfabeticamente (ou numericamente - por matrcula). A vida
funcional do empregado est acondicionada em um s local, independente do perodo de emisso dos documentos
a ele relacionados. A recuperao da informao ser rpida e no haver o menor problema em atualizaes futuras.
Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM - Computer Output
Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a
microficha, atravs da fita spooll, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros
de formulrios contnuos.
As listagens, que outrora atrapalhavam a vida do empregado tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio, se
apresentam, atualmente, em um suporte que permite fcil consulta e que necessita de um pequeno espao para guarda.
Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que
sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu manuseio. So geradas microfichas para os arquivos referentes a: folha de pagamento, razo etc.
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Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples - unicamente para a leitura - ou conjugados (leitoras/copiadoras) - para a leitura e cpia em papel.
Digitalizao de Documentos
Com o avano da tecnologia, outras mdias vo sendo
criadas. Como o computador uma pea fundamental
nesse desenvolvimento, sua capacidade ampliada diaa-dia, modificando, consideravelmente, a execuo dos
servios em qualquer ramo do conhecimento humano.
Atualmente o computador um elemento fundamental no gerenciamento das informaes. Nesta dcada,
os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sistemas j existentes de texto, grfico e nmeros.
O que vem a ser um sistema de imagens e de que
maneira ele est relacionado com a administrao de
documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos
ajudaro a responder esta questo.
A microfilmagem uma mdia que facilita muito as empresas no que se refere a reduo de espao, rapidez na
recuperao da informao e segurana. Entretanto, ela
no abrange normalmente todos os arquivos da empresa,
j que sua utilizao se d no arquivo permanente e em
alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de contabilidade. Com isso, a maioria dos documentos est no
suporte papel nos arquivos correntes e intermedirios.
Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilho de
documentos so produzidos nos Estados Unidos todos
os dias e que, um documento copiado, no mnimo,
vinte vezes. As transmisses em fax geram mais de 85
milhes de pginas por ano.
A AIIM (Association for Information and Image Management Internacional) em conjunto com uma empresa de consultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as
mdias em que as informaes estavam armazenadas: 95%
em papel; 4% em microfilmes; 1 % meios magnticos. Isso
mostra que as empresas continuam gastando grande parte
do seu tempo no gerenciamento dos documentos.