Manualprocedimentos Julho

Manual de Procedimentos Administrativos
Servios de Administrao Escolar Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva
ndice
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Caracterizao dos Servios de Administrao Escolar
Localizao e Horrio de Funcionamento
Competncias dos Servios de Administrao Escolar
Constituio dos Servios de Administrao Escolar
Competncias do Chefe dos Servios de Administrao Escolar
Competncia dos Assistentes Tcnicos
Consideraes Gerais
Organograma dos Servios de Administrao Escolar
Setores dos Serv.Adm.Escolar Descrio e Procedimentos Adotados
Setores de Contabilidade e Tesouraria
Polticas e Procedimentos Contabilsticos
Escriturao
Normas de tratamento de Receitas
Contabilidade: Procedimentos adotados
Tesouraria: Procedimentos adotados
Esquematizao da realizao de despesas
Esquematizao da realizao de receitas
Realizao de visitas de estudo
Setor: Recursos Humanos
Subsetor de Pessoal, Frias, Faltas e Licenas: procedimentos adotados
Esquematizao dos procedimentos adotados
Subsetor de Vencimentos
Setor de Alunos: procedimentos adotados
Matrculas, Avaliaes
Exames nacionais e provas de aferio, outros
Setor de Expediente e Arquivo: procedimentos adotados
Setor de Patrimnio: procedimentos adotados
Setor ASE: procedimentos adotados
Seguro escolar
Bufete
Refeitrio, Bar dos Professores, Reprografia, Transportes Escolares
Auxlios Econmicos
Manuais Escolares _________________________
Papelaria
Leite Escolar
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Caracterizao dos Servios de Administrao Escolar

Localizao e horrio de funcionamento:
Os Servios de Administrao Escolar encontram-se situados na Escola Secundria de Vila
Nova de Paiva, Sede do Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva. Os servios funcionam em
horrio contnuo, no encerrando para almoo, de segunda a sexta-feira, com atendimento ao
pblico entre as 9h e as 16h30m.
Competncias dos Servios de Administrao Escolar:

a) Atender e informar corretamente todos quantos se lhe dirijam;
b) Adquirir nos termos da lei, e depois de autorizados pelo conselho administrativo, os materiais,
equipamentos e servios requisitados pelos diversos setores da escola;
c) Expor em local pblico normas para preenchimento de documentos e prestar o auxlio
necessrio;
d) Executar e fornecer aos diversos setores os impressos de requisio de material (relaes de
necessidades e requisies internas);
e) Receber e encaminhar os justificativos de faltas;
f) Enviar a correspondncia;
g) Encaminhar a correspondncia recebida para os respetivos destinatrios;
h) Prestar apoio de teor informativo associao de pais e encarregados de educao, sempre
que solicitado;
i) Manter um arquivo com a legislao e normas aplicadas ao processo educativo e aos seus
agentes, de forma a serem consultados fcil e rapidamente;
j) Manter atualizado o inventrio dos equipamentos sob sua responsabilidade;
k) Cumprir todas as disposies previstas na lei para o funcionamento dos servios.
Constituio dos Servios de Administrao Escolar:

Os Servios de Administrao Escolar so constitudos por:
- Um Chefe de Servios, responsvel pelos servios;
- Um Assistente Tcnico que desempenha as funes de Tesoureiro;
- 13 Assistentes Tcnicos que desempenham funes nas reas de gesto de Alunos, Recursos
Humanos, Contabilidade, Tesouraria, ASE, Expediente e Arquivo, Patrimnio.
Competncias do Chefe dos Servios de Administrao Escolar:

- Coordenar, na dependncia da direo da escola, toda a atividade administrativa em todas as
reas de gesto;
- Dirigir e orientar o pessoal afeto ao setor administrativo no exerccio dirio das suas tarefas;
- Exercer todas as competncias delegadas pela Direo;
- Propor medidas tendentes modernizao, eficincia e eficcia dos servios de apoio

administrativo;
- Participar no conselho administrativo;
- Preparar e submeter a despacho do Diretor da Escola todos os assuntos respeitantes ao
funcionamento da Escola;
- Assegurar a elaborao do projeto de oramento da escola de acordo com as linhas orientadoras
do Conselho Geral;
- Coordenar, de acordo com o conselho administrativo, a elaborao das contas de gerncia;
- Adotar medidas que visem a conservao das instalaes, do material e dos equipamentos.
Competncias dos Assistentes Tcnicos:

- Desempenhar sob orientao do chefe dos servios de administrao escolar, as tarefas que lhe
foram atribudas na distribuio de servio, designadamente funes de natureza executiva,
enquadradas com instrues gerais e procedimentos bem definidos, com certo grau de
complexidade, relativas a uma ou mais reas de atividade administrativa e financeira (gesto de
alunos, de recursos humanos, contabilidade, tesouraria, expediente e arquivo, ASE).
- Colaborar e mostrar disponibilidade e recetividade ao participar, juntamente com toda a
comunidade educativa nas vrias atividades culturais e outras, empenhar-se na criao de um
ambiente de trabalho digno e saudvel para assim contribuir para uma melhoria de qualidade,
produtividade e incentivo ao respeito pelas regras de convivncia, motivao e satisfao
profissional, no sentido de projetar ainda uma imagem que permita o reconhecimento exterior da
escola.
- Atendimento e informao aos alunos, encarregados de educao, pessoal docente e no
docente e restantes utentes dos servios.
- A descrio dos contedos funcionais no pode, em caso algum, constituir fundamento para o
no cumprimento dos deveres de obedincia, sigilo profissional e respeito.
Consideraes Gerais:
O cargo de Tesoureiro designado pelo Conselho Administrativo.
A responsabilidade da distribuio de servio da Direo, e da Chefe de Servios de
Administrao Escolar, tendo em conta as funes de natureza executiva, enquadradas com
instrues gerais e procedimentos definidos, relativas s reas de atividade administrativa.
O Conselho Administrativo composto por 3 elementos: O Presidente do Conselho
Administrativo na pessoa do Diretor, um Vice-presidente que um dos elementos da Direo
designado pelo Diretor, e um Secretrio, que a Chefe de Servios de Administrao Escolar.
Os Servios esto organizados com o sistema de Gesto de Processos que consiste na distribuio
de um conjunto de funes das vrias reas de atividade pelas assistentes tcnicas.

Organograma dos Servios de Administrao Escolar

Setores dos Servios de Administrao Escolar:

- Descrio do Setor
- Procedimentos adotados
- Esquematizao dos procedimentos adotados

SETORES: Contabilidade e Tesouraria

Polticas e Procedimentos Contabilsticos:
A contabilidade rege-se por princpios. A aplicao destes princpios deve conduzir obteno de
uma imagem verdadeira e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo
oramental da entidade.
Os princpios contabilsticos so os seguintes:
Da Entidade Contabilstica: Constitui entidade contabilstica todo o ente pblico ou de direito
privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POC-Educao.
Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gesto e informao o requeiram,
podem ser criadas subentidades contabilsticas, desde que esteja devidamente assegurada a
coordenao com o sistema central.
Da Consistncia: Considera-se que a entidade no altera as suas polticas contabilsticas de um
exerccio para o outro.
Do Custo Histrico: Os registos contabilsticos devem basear-se em custos de aquisio ou de
contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa.
Da Materialidade: As demonstraes financeiras devem evidenciar todos os elementos que
sejam relevantes e que possam afetar avaliaes ou decises pelos utentes interessados.
Escriturao:
A Escola efetua o registo contabilstico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de
contabilidade pblica, em software informtico adequado para o efeito e certificado pelo
Ministrio da Educao.
As dotaes para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribudas nas rubricas
Outras despesas correntes - diversas e Outras despesas de capital diversas (Decreto-Lei n.
43/89, Regime Jurdico de Autonomia).
Suportes de informao documentos:
Todas as operaes originam obrigatoriamente a emisso de um documento que as descreve e as
classifica e que constitui o suporte de todos os registos a efetuar nos livros de escriturao.
Suportes de informao informticos:
Mapas extrados do Contab, automaticamente gerados atravs do registo dos documentos em
Movimentos.
Classificao das receitas e das despesas:
A partir de 2003, aplicam-se elaborao dos oramentos, os cdigos de classificao econmica
das receitas e das despesas pblicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei n 26/2002, de 14 de
fevereiro.

Normas para tratamento de Receitas:

Todas as receitas arrecadadas pela Escola so entregues ao Tesouro, atravs de Guia de Receita
de Estado, at ao dia 10 do ms seguinte ao qual deram entrada, com indicao de consignao
em despesas correntes ou de capital, conforme orientaes do Conselho Administrativo.
Dependendo da sua origem, so registados como receitas do Oramento Privativo (Fonte de
Financiamento 123) ou de Fundos Comunitrios (Fonte de Funcionamento 242). So includas na
Requisio de Fundos de Funcionamento no ms em que forem entregues ao Tesouro em Guia.
Contabilidade
Ao setor de Contabilidade compete, em termos gerais:
Recolher, examinar, conferir e proceder escriturao de todos os dados relativos s transaes
financeiras e operaes contabilsticas;
Desenvolver, em conjunto com o Conselho Administrativo, os procedimentos da aquisio de
material e de equipamentos necessrios ao funcionamento das diversas reas de atividade da
escola.
Procedimentos adotados:
- Registar contabilisticamente os oramentos iniciais de despesa e receita das despesas de
funcionamento e de pessoal, no incio do ano civil, bem como os reforos ou cativaes durante o
ano.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos saldos iniciais de despesas correntes e
de capital.
- Realizar a abertura e encerramento do ano civil, atravs da conferncia de todos os mapas
oficiais e respetivos saldos.
- Realizar a abertura e o encerramento dos meses, analisando e conferindo todos os mapas
oficiais e saldos de contas oramentais e patrimoniais.
- Registar contabilisticamente as alteraes oramentais transferncias entre dotaes,
mensalmente.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos s fases da despesa: cabimento prvio,
cabimento (relao de necessidades), compromisso (requisio oficial/nota de encomenda) e
obrigao (fatura; venda a dinheiro; fatura/recibo) das despesas de funcionamento.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos s fases da receita: direito e recebimento.
- Registar contabilisticamente os movimentos extra-oramentais de entrada ou sada.
- Importar do software de gesto de pessoal e vencimentos, os movimentos relativos s despesas
de pessoal de acordo com as fases de cabimento e compromisso (requisio de fundos, modelo
RF3), obrigao e pagamento ao pessoal.
- Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos duodcimos vencidos da FoFi 111, no
1 dia til de cada ms, e aos crditos disponveis das FoFi 123 e 242, na data de envio da
requisio de fundos de funcionamento para a MISI.
- Elaborar at ao dia 10 de cada ms e registar contabilisticamente os movimentos relativos s
guias de entrega de receitas de estado referentes s receitas arrecadadas no ms anterior, para
entrega Tesoureira.
- Elaborar mensalmente at ao dia 14 de cada ms a requisio de fundos das despesas de

funcionamento a enviar ao Gabinete de Gesto Financeira, e exportar para a MISI os respetivos
dados.
- Elaborar as guias de reposio de saldos no final de cada ano civil.
- Criao e atualizao dos ficheiros de Fornecedores, bem como da sua situao relativamente
inexistncia de dvidas.
- Elaborao de previses de consumo e criao das vrias peas de procedimentos de aquisio
pblica ao abrigo do cdigo dos contratos pblicos, na plataforma eletrnica Gatewit por ajuste
direto regime geral quando a adjudicao fr superior a 5000,00 e inferior a 75.000,00
(produtos fora dos acordos quadro celebrados pelo CAPI) e na plataforma eletrnica Vortal
(produtos ao abrigo dos acordos quadro celebrados pelo CAPI), e ainda aquisies por ajuste
direto regime simplificado, quando a adjudicao fr inferior a 5.000,00.
- Elaborao de agregaes de necessidade solicitadas pelo CAPI, para aquisies ao abrigo dos
acordos quadro, e posterior aquisio na Plataforma Tradeforum.
- Realizao de encomendas a fornecedores (requisio oficial/nota de encomenda), aps
verificado e registado o cabimento prvio, e indicao do compromisso ao fornecedor na nota de
encomenda, e aps autorizada a aquisio pelo conselho administrativo e adjudicada a aquisio
ao fornecedor.
- Elaborar mensalmente o balancete geral das despesas de pessoal e funcionamento por FoFi.
- Elaborar mensalmente o mapa de fluxos de caixa, os mapas de alteraes oramentais e os
mapas de controlo da execuo oramental da despesa e da receita.
- Elaborar mensalmente reconciliaes bancrias de todas as contas em nome da escola.
- Elaborao do projeto de oramento de estado, anualmente, para envio ao GGF.
- Elaborao e envio ao tribunal de contas, dos mapas que compem a conta de gerncia da
instituio, na plataforma online de prestao de contas do Tribunal de Contas, e o mapa da
despesa em conta do captulo 03 do oramento geral do estado, at ao final do ms de abril.
- Cursos Financiados: Envio SINASE e POPH da informao necessria realizao da execuo
fsica e financeira dos projetos financiados e titulados pela instituio.
- Dar cumprimento ao disposto na Lei dos compromissos e pagamentos em atraso - LPCA (Lei n
8/2012 de 21 de Fevereiro) regulamentada pelo Decreto-Lei n 127/2012 de 21 de Junho.
Documentos Internos
Contabilidade:
utilizados
mapas
oficiais
gerados
pela
Requisio Interna
Relao de Necessidades
Requisio Oficial/Nota de Encomenda
Dirio de Compromissos
Balancetes Mensais
Folha de Cofre
Livro-Caixa
Livro Contas Correntes
Mapa de Encargos por Liquidar
Extratos de Contas
Mapa de Fluxos de Caixa
Mapas de Controlo Oramental da Despesa e Receita

Mapas das Alteraes Oramentais
Mapa de Fundos Disponveis
Tesouraria
Ao setor de Tesouraria compete, em termos gerais:
Efetuar, registar e conferir todos os movimentos financeiros de entradas e sadas de verbas de
qualquer espcie.
-Arrecadar as receitas da instituio proceder ao seu depsito e registar contabilisticamente.
-Dar prioridade a pagamentos a terceiros por transferncia bancria ou emisso de cheque,
procedendo ao envio dos cheques a fornecedores e registar contabilisticamente os respetivos
movimentos.
-Registar contabilisticamente a receita da requisio de fundos de pessoal.
-Registar contabilisticamente a receita da requisio de fundos de funcionamento.
- Entrega nas finanas e respetivo pagamento das guias de receita de estado.
-Registar contabilisticamente a fase de pagamento das despesas com pessoal e respetivos
descontos.
-Receitas em numerrio dirias:
- Efetuar controlo dirio de movimentos de dbitos e crditos nas contas bancrias.
- Registar na folha de cofre manuscrita do ASE os respetivos movimentos de despesa e receita.

Esquematizao da realizao de despesas aquisio de bens e

servios
Relao de Necessidades
Interna
Externa
Autorizao do
Conselho
Administrativo
Verificar cabimento
da despesa
Verificar a existncia do
material no Economato e
fornecimento do mesmo
Existe Cabimento
Registo do
Cabimento Prvio
Agregao de Necessidades
com o CAPI (Procedimento
de Contratao e
Adjudicao a cargo do CAPI)
Autorizao de Abertura de
Procedimento de Aquisio Pblica
No existe
Cabimento
Aguarda cabimento
oramental
Reforo de
Verba
Procedimento de Contratao
Autorizao de adjudicao
Fornecimento do
material
Recebimento do
material e
conferncia
Alterao
Oramental
Existe
Cabimento
No existe
Cabimento
Adjudicao
Verificao dos Fundos Disponveis a 3 meses

(Mapa dos Fundos Disponveis)
Requisio Oficial ao fornecedor

(Registo do compromisso)
Recebimento da fatura
(Registo da obrigao)
Gera informao para os livros oficiais de

registo:
- Dirios de Compromissos
- Contas Correntes
- Dirios de Movimentos
- Balancetes
- Mapa de Compromissos
- Mapa de Fundos Disponveis
Verificao dos Saldos Autorizao do

Conselho Administrativo
(autorizao de pagamento)
Pagamento da despesa
(Cheque/TRF Bancria)
(Registo do pagamento)
Receo do Recibo e Arquivo dos

documentos

Gera informao para os livros

oficiais de registo:
- Contas Correntes
- Balancetes
- Livro de Caixa
- Folha de Cofre
- Encargos por liquidar
10
Esquematizao da realizao de despesas prestao de servios de

consultoria tcnica (Portaria n 4-A/2011)
Identificao da
necessidade do servio
Pedido Direo Geral do Oramento de

declarao de confirmao de cabimento
oramental
Pedido de parecer prvio ao

Ministrio das Finanas e
Administrao Pblica
Parecer
favorvel
Parecer no
favorvel
Registo do
Cabimento Prvio
Autorizao de Abertura de
Procedimento de Aquisio Pblica
Procedimento de Contratao
Autorizao de adjudicao
Adjudicao
Prestao do
Servio
Recebimento da fatura
(Registo da obrigao)
Contrato
Registo do Compromisso
Verificao dos Saldos

Autorizao do Conselho
Administrativo
(autorizao de pagamento)

Receo do Recibo e Arquivo dos

documentos
(Cheque/TRF Bancria)
(Registo do pagamento)
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Esquematizao da arrecadao de receitas

Aquisio do
Direito verba
Entrada da
Verba
(Recebimento)
Depsito no
Banco
Reforo de
Verba
Registo no
Oramento de
Receitas/Despesas
Entrega ao Tesouro em Guia de Receita at

ao dia 10 do ms seguinte
(Movimento Extraoramental de Sada)
Incluso da Verba em Requisio de

Fundos de Funcionamento na Fonte de
Financiamento respetiva
Elaborao da Requisio de Fundos de

Funcionamento Mensal e Registo
contabilstico dos Crditos Disponveis.
Elaborao do Plano de Aplicao de Verbas
Exportao para o Gabinete de Gesto

Financeira/MISI, da Requisio de Fundos
de Funcionamento at data fixada
Recebimento da Verba em Banco
Registo Contabilstico das verbas:

- Ciclo Completo de Receita (Fonte de
Financiamento 111)
- Movimento Extraoramental de Entrada
(Fontes de Financiamento 123 e 242)
Gera informao para os livros

oficiais de registo:
- Contas Correntes
- Balancetes
- Livro de Caixa
- Folha de Cofre
- Mapa dos Fundos Disponveis

12
Realizao de Visitas de Estudo

Organizao
(Professor/Diretor de Turma)
Comunicao pelo Professor ao ASE, do nmero de

alunos subsidiados
Receitas - Arrecadao
(O Professor recebe dos alunos com Escalo de
Subsdio B e C, as importncias acordadas)
Receitas - Entrega
(O Professor entrega Tesouraria as receitas
arrecadadas)
Depsito da verba recebida na conta bancria da

Escola, pela Tesouraria
Seguem-se os mesmos procedimentos indicados na

Esquematizao da Arrecadao de Receitas.
Receo das faturas (e registo contabilstico das mesmas

seguindo os mesmos procedimentos indicados na
esquematizao da Realizao de Despesas)
Fatura referente a
alunos subsidiados
Fatura referente aos

restantes alunos
Pagamento ao fornecedor

13
SETOR: Recursos Humanos

Ao Setor de Recursos Humanos compete, em termos gerais:
Efetuar todos os procedimentos relativos gesto do pessoal docente e no docente afeto
entidade.
Subsetores de Pessoal, Frias, Faltas e Licenas:

- Organizar e manter atualizados os processos relativos situao do pessoal docente e no
docente, designadamente o processamento de vencimentos e registos de assiduidade.
- Atender e informar todo o pessoal docente e no docente da escola, assim como todos os outros
utentes.
- Organizar, manter atualizados, rececionar e enviar os processos individuais do pessoal docente e
no docente.
- Preparar o processo de justificativos de faltas para apresentar Direo.
- Marcar as faltas do pessoal docente e no docente na aplicao do software de gesto de
pessoal e vencimentos.
- Elaborar e imprimir a lista de antiguidade do pessoal docente at 31 de agosto e no docente
at 31 de dezembro.
- Elaborar e imprimir o mapa de frias do pessoal docente e no docente entre os meses de
maro e abril.
- Preparar todos os procedimentos relativos aos contratos de pessoal docente e no docente.
- Elaborao dos contratos do pessoal docente e pessoal no docente em qualquer altura que seja
necessrio, utilizando os procedimentos adequados: imprimi-los, mandar assinar ao docente e
Direo e anotar a respetiva cabimentao.
- Adotar os procedimentos relativos validao do concurso do pessoal docente.
- Adotar os procedimentos relativos s necessidades residuais de docentes durante o ano.
- Adotar os procedimentos relativos a concursos de pessoal no docente.
- Elaborar e enviar os processos de aposentao, acidentes em servio e juntas mdicas do
pessoal docente e no docente.
- Proceder comunicao das juntas mdicas sempre que ultrapasse o limite de faltas por
doena, ou por outros motivos que o justifiquem.
- Proceder s inscries ou reinscries na CGA ou Segurana Social.
- Proceder s atualizaes para a ADSE.
- Preparar ofcios, faxes e emails relativos rea de pessoal.
- Proceder desmaterializao/digitalizao dos processos individuais.

14

RECURSOS
HUMANOS
Progresses e
Reposicionamentos
na Carreira
Contrato
/Nomeao
/Destacamento
/Mobilidade
Faltas
Atestados
Juntas Mdicas (aps 55 dias)
Baixa Mdica
PESSOAL
Ficha Individual
Afixar Mapa de
Progresses
Atualizaes na
CGA/Seg. Social e
ADSE
Frias
Licenas
Devem ser marcadas

na
totalidade
e
gozadas no perodo
estipulado pelo Sr.
Diretor (tendo em
ateno as faltas
descontar nas frias)
Gravidez de Risco
Maternidade
Paternidade
Parental
Licenas c/s/ vencimento
Lista de Antiguidade
APOSENTAO
- Pessoal Docente: elaborada at

30 de outubro.
- Pessoal no Docente: elaborada
aps 31 de dezembro.
- Afixadas
(tm as duas um prazo de
reclamao de 30 dias)

15
Subsetor de Vencimentos:
- Preparar/processar mensalmente os vencimentos de todo o pessoal docente e no docente
atravs da aplicao de gesto de pessoal e vencimentos.
- Elaborar a Requisio de Fundos;
- Extrao e verificao das folhas de vencimento, no que respeita anlise dos descontos e
abonos;
- Extrair todos os mapas legais para posterior anlise e respetivo envio a fim de serem entregues
ao sector da tesouraria para posterior pagamento s entidades:
- ADSE mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade;
- IRS mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade;
- CGA mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade
- CGD mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade;
- Segurana Social mensalmente atravs de aplicao da respetiva entidade;
- Seguro atravs de correspondncia via CTT;
- Sindicato atravs de correspondncia via CTT;
- Ajudas de custo e transportes, extrair a relao e entregar tesouraria para pagamento;
- Exportar para o MISI os dados relativos a todo o pessoal do Agrupamento;
- Envio mensal, do recibo de vencimento atravs de correio eletrnico, CTT e em mo;
- Envio anual do modelo 10, atravs da respetiva aplicao disponvel no Portal das Finanas;
- Extrao das declaraes de IRS anuais, a fim de serem entregues ao pessoal docente e no
docente.

16

VENCIMENTOS
Preparar
Processar
Consultar/
Alterar
Ajudas de Custo
Impresso de Mapas
para a Tesouraria e a
Contabilidade
Impresso de
folhas de
Vencimento
Calcular
Mapas
Mensais
Recibos
Mapas Anuais
CGA
Segurana Social
ADSE
Sindicato
Seguros
Banco
Outros descontos
Outros abonos
IRS Declarao Anual
Calcular Modelo
RF3
Envio ao GGF
(At 8 de cada ms)
Calcular Plano de
Aplicao de Verbas
Exportao MISI
Balancete

17
SETOR: Alunos
Ao setor de Alunos compete, em termos gerais:
A gesto de todos os procedimentos relativos ao percurso escolar do aluno.
O Agrupamento de Escolas de Vila Nova de Paiva, comporta os nveis de ensino agrupados da
seguinte forma:
- Por 5 Jardins de Infncia Pr-Escolar dos 3 aos 5 anos;
- Por 5 EB1 do 1 ao 4 ano;
- Por 1 EB2,3 do 5 ao 8 ano;
- Por 1 Escola Secundria do 9 ano ao secundrio, Cursos Profissionais, que lhe do
equivalncia ao 12 ano;
O grande nmero de graus de ensino ministrados neste Agrupamento obriga execuo de
mltiplas tarefas, que de seguida se descrevem e que resultam das respetivas leis e regulamentos,
bem como de ordens emanadas dos superiores hierrquicos.
muito importante manter organizados e atualizados os processos relativos gesto dos alunos
em suporte de papel (Processo Individual) e na aplicao informtica de gesto de alunos
realizando todas as operaes administrativas que o mesmo disponibiliza.
Matrculas:
Criao e Atualizao de Ficheiros Individuais relativos a cada aluno aps se verificarem os
seguintes procedimentos:
- Inscries/Reinscries no Pr-escolar;
- Matrculas/ renovao de matrculas: 1 /2/ 3 Ciclos, Secundrio, Cursos Profissionais, Cursos
de Educao e Formao (Nvel 3 Ciclo) e Novas Oportunidades (Nvel 3 Ciclo);
- Envio e receo de transferncias de matrculas;
-Pagamento de matrcula: propinas, expediente, seguro escolar, carto magntico/estudante e
multa quando a matrcula for efetuada fora do prazo;
-Constituio de Turmas;
Avaliaes:
- Preparar, antecipadamente, dossier destinado ao diretor de turma para as reunies de
avaliao;
- Impresso para o DT de toda a documentao necessria para posterior entrega aos
encarregados de educao;
- Realizar as inscries de alunos nos Exames Nacionais;
- Dar apoio ao aluno e Diretor de Turma no pedido de autorizao, ao JNE, de condies especiais
de exames;
- Provas de aferio, exames nacionais do ensino bsico e secundrio;
- Impresso de Termos do 1, 2 e 3 Ciclos;
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Exames Nacionais e Provas de Aferio (Programas PAEB, ENEB e ENES)

- Operao dos programas referidos, lanando os dados referentes aos alunos, corretores e
impresso de documentos;
- Importao e exportao de dados referentes a provas/exames obedecendo, com rigor, s datas
estabelecidas pelo Jri Nacional de Exames;
- Elaborar e manter atualizados os dossiers dos referidos programas;
- Impresso de pautas de final de perodo e de resultados de provas de aferio (4 ano) e
resultados de exames nacionais 2, 3 ciclo e secundrio (6, 9, 11 e 12);
- Executar administrativamente todo o processo de reapreciao e reclamao das provas de
exame;
- Impresso de Termos do Programa ENES (Secundrio);
- Impresso da ficha ENES (ficha de Acesso ao Ensino Superior);
-No final do ano letivo imprimir Registo Biogrfico referente a alunos, no final de cada ciclo;
Outros:
- Proceder ao envio de mapas estatsticos relacionados com os alunos;
- Proceder ao envio de correspondncia diversa (ofcios, fax, e-mail);
- Exportao para a MISI dos dados relativos aos alunos;
- Preparar comunicaes internas, de cariz administrativo, de Alunos, Diretores de Turma,
Pais/Encarregados de Educao e outros utentes da escola;
- Passar certificados de matrcula, certides de frequncia ou concluso, cartas de curso e
diplomas nos respetivos modelos;
- Arquivo de documentos e materiais nos dossiers tcnico pedaggico dos Cursos Profissionais;
- Prestar atendimento ao pblico, relativamente rea funcional (alunos);
- Preparar processos de atribuio de equivalncias estrangeiras;

19

ALUNOS
Matriculas
Inscries
Transferncias
Vrios Ciclos
Processo
Cursos
Individual
Ficheiro
MISI
Cursos
Disciplinas
Turmas
Faltas
Avaliaes
Cursos Profissionais
(por mdulos)
CEF
Avaliao Final
MISI
Frequncia Final de
cada perodo
Exames
(PAEB, ENEB e
ENES)
Exames nacionais,
de equivalncia
frequncia e a nvel
de escola
Inscries
Registo de classificaes
Requisio
Reapreciao
Resultados das reapreciaes
Pautas
Termos
Certificados
Diplomas

Certificao
20
SETOR: Expediente e Arquivo

Ao setor de Expediente compete, em termos gerais:
Efetuar o tratamento de classificao e arquivo de toda a correspondncia recebida e expedida.
- Elaborao dos dossiers, organizados de acordo com a Lista Classificadora do Arquivo;
- Receo do correio seja via E-mail seja via CTT e classific-lo no arquivo;
- Dar cumprimento ao solicitado pelo Diretor/Elementos da Direo/Chefe de Servios
relativamente ao expediente:
- Responder por E-mail ou ofcio;
- Dar informao aos Coordenadores/ Professores/ Assistentes, seja por mo, E-mail ou
via CTT;
- Fornecer dados/informao pedida;
- Arquivar o expediente nos respetivos dossiers de arquivo.

Elaborao dos dossiers
de arquivo e expediente
Receo do Correio
Registo de Entrada e
Classificao
Enviar a Despacho
Direo/Chefe de
Servios de
Administrao Escolar
Arquivar expediente no
arquivo
Dar cumprimento ao
Despacho emanado pela
Direo/Chefe de
Servios de
Administrao Escolar
Informar os interessados
Fornecer
Dados/Informao

21
SETOR: Patrimnio
Ao setor de Patrimnio compete, em termos gerais:
Registo de todos os bens inventariveis, num software informtico adequado para o efeito.
Procedimentos Adotados:
- Organizar e manter atualizado o inventrio e cadastro de todos os bens mveis, com exceo
dos no duradouros. So bens no duradouros os que tm consumo imediato, com uma durao
til estimada inferior a um ano.
- Proceder ao registo informtico atravs do CIME (Cadastro e Inventrio dos Bens Mveis do
Estado), de todos os bens mveis:
- Bens destinados ao apetrechamento das instalaes escolares, sujeitas ao cadastro e inventrio
dos bens do estado;
- Para efeitos de inventariao, os mveis identificam-se a partir da sua designao, marca,
modelo e atribuio do respetivo cdigo correspondente do classificador geral, nmero de
inventrio, ano e custo de aquisio, custo de produo ou valor de avaliao.
- As vrias espcies de mveis so agrupadas por classes.
- Os mveis que se encontram afetos aos servios esto sujeitos a avaliaes; as avaliaes devem
basear-se nos preos correntes de mercado, ao seu valor atual.
- So tambm objeto de amortizao, todos os bens mveis, bem como as grandes reparaes a
que os mesmos tenham sido sujeitos que aumentam o seu valor real ou a durao provvel da
sua utilizao.
- A amortizao baseia-se na estimativa do perodo de vida til e no custo de aquisio.
- O perodo de vida til varia consoante o tipo de bem.
- Legislao Aplicvel: Portaria n 671/2000, de 17 de abril.

22

CIBE
Cadastro e Inventrio dos
Bens do Estado
CIME
Cadastro e Inventrio dos Bens

Mveis do Estado
Ficheiro
- Classificaes
Econmicas
Consultas
- Geral
- Entradas
- Abatidos
- Alteraes
- Classificador
geral
- Abates
- Fornecedores
-Responsvel pelo
Controlo
Movimentos
- Bens
Amortizveis
- Bens Disponveis
Mapas
- Ficha de
Identificao
- Ficha de Inventrio
- Ficha de
Amortizao
- Salas / Locais
- Outros

23
SETOR: Ao Social Escolar (ASE)

Ao setor da Ao Social Escolar compete, em termos gerais:
Adotar todos os procedimentos relativos gesto dos subsetores Transportes Escolares, Seguro
Escolar, Bufete, Bar de Professores, Papelaria, Auxlios Econmicos, Leite Escolar, Refeitrio.
Procedimentos Adotados:
- Executar o programa informtico do ASE;
- Organizar os servios de refeitrio, bufete e papelaria e orientar o pessoal que neles trabalha, de
forma a melhorar a qualidade dos servios;
- Elaborar os mapas mensais e trimestrais, relativos aos setores e enviar para a DREC.
- Organizar os processos individuais dos alunos que se candidatem a subsdios ou bolsas de
estudo.
- Organizar e assegurar a informao dos apoios complementares aos alunos, aos Encarregados
de Educao e aos Professores / Diretores de Turma;
- Em caso de acidente escolar, proceder ao encaminhamento dos alunos e organizar os respetivos
processos;
- Organizar e planear os Transportes Escolares em colaborao com a autarquia;
- Planear e requisitar os produtos necessrios para os vrios setores, bem como as requisies
oficiais, assegurando o bom funcionamento e boa gesto de todos os setores;
- Contabilidade do ASE e Livro-caixa;
- Elaborao da Conta de Gerncia;
- Gesto do Leite Escolar;
- Organizar o programa e-escolinha.
- Nos Servios Administrativos procede-se ao carregamento monetrio do carto magntico de
identificao do aluno/funcionrio.
Seguro Escolar
Todos os alunos que se encontrem matriculados e a frequentar este Agrupamento, esto
abrangidos pelo seguro de atividade escolar. Considera-se acidente escolar, tudo o que provoque
ao aluno doena, leso corporal ou morte e que resulte de uma causa externa sbita, fortuita ou
violenta e que ocorra no local ou no tempo de atividade escolar.
Neste setor, considera-se a atividade desenvolvida com a autorizao e responsabilizao das
autoridades escolares, com a orientao e acompanhamento de um docente, nomeadamente:
O trabalho escolar realizado pelos alunos dentro ou fora da sala de aula.
Atividades desenvolvidas no pavilho gimnodesportivo.
Atividades recreativas ou culturais realizadas dentro da escola ou em espaos cedidos a esta.
Em prticas desportivas organizadas pelos servios do Ministrio de Educao.
Visitas de estudo e excurses dentro do pas e que se realizem nas condies legais.
Atividades de tempos livres, incluindo as organizadas em interao Escola/Comunidade.
Intoxicao por ingesto de alimentos fornecidos pela cantina ou bufete.
24
Todo o acidente que ocorra na deslocao residncia/escola considerado acidente escolar

desde que:
Ocorra no percurso habitual feito pelo aluno.
Ocorra no perodo de tempo considerado necessrio para percorrer a distncia da
escola/residncia ao local do acidente.
O aluno utilize transportes escolares ou pblicos no percurso normal de ida e regresso da escola,
salvo quando houver responsabilidade da entidade transportadora.
Em caso de atropelamento a Ao Social Escolar s atuar quando a culpa do acidente for, toda
ou em parte, do aluno e se verificarem as seguintes condies:
Ter ocorrido no percurso habitual casa/escola e dentro do perodo de tempo necessrio a
percorrer a distncia a p.
. Ser participado imediatamente s autoridades policiais e judiciais competentes.
. Ser participado Ao Social Escolar em impresso prprio.
. A Ao Social Escolar s atuar aps deciso judicial.
Esquematizao dos procedimentos adotados Seguro Escolar

Seguro em Viagem Visitas de Estudo
Acidente
Socorro ao aluno
Dentes
Avisar a famlia
Servio Nacional de
Sade
Inqurito
Encargo (Fatura)
Doena
Avisar a famlia
Mdico
(Oramentos)
Requisio - DREC
Autorizao de
Pagamento - DREC
Registo do Encargo
Gera informao para o Dirio de Faturas
Atropelamento
Agncia de Seguros
- Oramentos
Avisar a famlia
Inqurito
DREC
(3 dias)
Apenas para o
estrangeiro,
envolve todos os
alunos e assegura
todo o tipo de
acidente, morte e
funeral
Participao
s
autoridades
policiais
Ministrio Pblico
Deciso do Tribunal
Se o aluno for culpado,
o Seguro Escolar paga a
totalidade das dvidas
Verificao de Saldos Autorizao de Pagamento

(Conselho Administrativo)
Pagamento da despesa cheque/transf. bancria
Gera informao para

a Folha de Cofre

Receo do recibo e arquivo

de documentos
25
Bufete
1 O horrio de funcionamento do bufete encontra-se exposto em local visvel junto s suas
instalaes, bem como o preo dos produtos.
2 Tm acesso ao bufete os professores, alunos, funcionrios e outros utilizadores devidamente
autorizados pelo Diretor.
3 A aquisio dos produtos faz-se mediante a entrega ao funcionrio do respetivo carto
magntico/numerrio.
4 O preo dos produtos praticados no bufete no deve ter como objetivo o lucro, mas apenas
garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos
parmetros de razoabilidade definidos superiormente.
5 Ao ASE, no setor do bufete, compete:
a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de
conservao;
b) Devolver ou inutilizar, informando o Diretor e o Assistente Tcnico responsvel pelo setor, os
produtos que no se apresentem em condies de serem consumidos;
c) Requisitar os produtos necessrios ao funcionamento do seu setor elaborando a relao de
necessidades;
d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que no esgote em condies normais;
e) Verificar, sempre que possvel em conjunto com o Assistente Tcnico, a receo da mercadoria,
de acordo com a requisio oficial.
Esquematizao dos procedimentos adotados - Bufete

Relao de
Necessidades
Requisio
Oficial
Fatura
Introduo da
mercadoria
Mapa da
Receita
Diria
Receita
Prpria do
Estado
Registo do
Encargo
Gera informao para o dirio

de faturas
Receo do Recibo e
arquivo dos documentos
Lucros
Suplementos
Alimentares
Verificao dos saldos

autorizao do conselho
administrativo (autorizao de
pagamento)
Pagamento da Despesa
Cheque ou Transferncia
Bancria

Gera
informao
para Folha de
Cofre
26
Refeitrio
1 O horrio de funcionamento do refeitrio encontra-se exposto em local visvel, junto s suas
instalaes. O horrio de funcionamento do refeitrio o seguinte: 12H15 s 14H00.
2 O preo da senha o fixado por lei, e a mesma deve ser adquirida no dia til anterior, ou no
prprio dia da refeio, at s 10H30, com um agravamento de preo.
3 - Podem utilizar o refeitrio os professores, funcionrios e alunos da escola.
4 - Todos os alunos e demais utentes devero esperar ordeiramente a sua vez de entrar na
cantina escolar, seguindo na fila de "self-service", com ordem e respeito absoluto pelas instrues
dadas pelo funcionrio de servio.
5 No ltimo dia til de cada semana deve ser exposta, para a semana seguinte, nas instalaes
do refeitrio e no local de aquisio de senhas, a respetiva ementa (e a respetiva ficha nutricional)
para essa semana que enviada pela DREC (responsvel pela concesso das cantinas).
6 Por razes de sade e a pedido do interessado, antecipadamente, pode ser confecionada uma
refeio de dieta que, no entanto, no deve ultrapassar o custo da refeio normal.
7 Ambos os refeitrios (Escola Secundria e EB 2,3 Aquilino Ribeiro) so de gesto
concessionada pela DREC.
Bar dos Professores

Este setor gerido em termos financeiros e de stocks, pelo ASE.
Reprografia
Este setor, apesar de ser de gesto financeira do Oramento Privativo da Escola (Atividade 192,
Fonte de Financiamento 123), gerido em termos de stocks, pelo ASE.
Transportes Escolares
O conjunto dos meios de transporte utilizados pelos alunos na sua deslocao diria casa/escola e
escola/ casa e que visa o cumprimento da escolaridade obrigatria, bem como a continuao de
estudos designa-se por transporte escolar.
Para os alunos que no cumpriram ainda a escolaridade obrigatria o transporte escolar
gratuito.
Os alunos devero solicitar/levantar os passes junto dos Servios Administrativos.
Auxlios Econmicos
Os auxlios econmicos visam reforar as bonificaes da prestao de servios aos alunos com
menos recursos de modo a permitir o cumprimento da escolaridade obrigatria.

27
CONDIES DE ATRIBUIO DE BONIFICAES:

1. Todos os alunos se podero candidatar devendo para isso:
* Preencher o boletim que ser adquirido na papelaria.
* Entregar o boletim devidamente preenchido nos Servios Administrativos acompanhado de
declarao da segurana social ou da entidade patronal respeitante ao escalo de Abono de
Famlia, no perodo previamente estabelecido e divulgado.
Esquematizao dos procedimentos adotados Auxlios Econmicos

Inqurito/Boletim
de Candidatura a
Subsdio
(Diretor de Turma)
Alimentao
Anlise da
Declarao de
Abono de Famlia
Material de
uso corrente
Afixao das listas dos

alunos candidatos ao
subsdio e respetivo
escalo
Material de uso
duradouro
Atribuio do
Escalo de Subsdio
Bolsa de
Mrito
Atividade de
complemento
curricular
Fatura
Gera informao
para o dirio de
faturas
Registo do
encargo
Levantamento
dos alunos
carenciados
que participam
Os auxlios
econmicos
disponibilizam
a verba
necessria para
a atividade a
que os alunos
tm direito

administrativo (autorizao
de pagamento)
Receo do recibo e
arquivo dos documentos
cheque/transferncia
bancria
Gera informao para a

Folha de Cofre
Manuais Escolares
Relativamente aos manuais escolares, os alunos abrangidos pelo subsdio escolar, tero direito
aos mesmos, (bem como de material escolar) dentro dos limites legais.
28
A aquisio dos manuais escolares efectuada atravs da constituio de procedimento de

aquisio pblica em plataforma electrnica.
Papelaria
1 - O horrio de funcionamento da papelaria deve estar exposto em local visvel junto s suas
instalaes, bem como o preo dos produtos.
2 - Tm acesso papelaria os professores, alunos, funcionrios e outros utilizadores devidamente
autorizados pela Direo, em material necessrio aos trabalhos escolares.
3 - O preo dos produtos praticados na papelaria no deve ter como objetivo o lucro, mas apenas
garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos
parmetros de razoabilidade definidos superiormente.
7 Ao ASE, no setor da papelaria, compete:
a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de
conservao.
b) Devolver ou inutilizar os produtos que no se apresentem em boas condies.
c) Requisitar os produtos necessrios ao funcionamento do seu setor, elaborando a respetiva
relao de necessidades.
d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que no esgote em condies normais.
e) Inventariar as necessidades em termos de aquisio, reparao ou conservao dos
equipamentos.
f) Manter inventrios atualizados, tanto dos produtos consumveis em armazm como dos
equipamentos.
Esquematizao dos procedimentos adotados Papelaria

Relao de
Necessidades
Requisio
Oficial
Fatura
Registo do
encargo
Gera informao
para o dirio de
faturas
Receo do recibo
e arquivo dos
documentos
Introduo da
mercadoria
Lucros
Mapa da receita
diria
Prmio para os
alunos
Material para a
biblioteca

do pagamento)
(cheque/transferncia bancria)

Material para
um aluno muito
carenciado

folha cofre
29
Leite Escolar
Tm acesso ao consumo do leite escolar, todos os alunos que frequentam o ensino pr-escolar e o
1 ciclo nas escolas pertencentes a este Agrupamento.
A aquisio do leite escolar controlada pelos Servios Administrativos, estando um Assistente
Tcnico responsvel por todo o processo de organizao do leite escolar.
A aquisio do leite escolar efectuada atravs da constituio de procedimento de aquisio
pblica em plataforma electrnica.
Esquematizao dos procedimentos adotados Leite Escolar

Levantamento
das
Necessidades
Requisio
Oficial
Fatura
Introduo
da
mercadoria
Registo do
encargo
Registo dirio
de consumo
Mapa de
consumo
Mapa mensal
Gera informao
para o dirio de
faturas

do pagamento)
(cheque/transferncia bancria

folha cofre
Receo do recibo e arquivo

dos documentos

30

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Caracterizao dos Servios de Administrao Escolar

Competncias dos Servios de Administrao Escolar:

Constituio dos Servios de Administrao Escolar:

Competncias do Chefe dos Servios de Administrao Escolar:

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Competncias dos Assistentes Tcnicos:

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Organograma dos Servios de Administrao Escolar

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Setores dos Servios de Administrao Escolar:

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