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Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos
MODELO DE REQUISITOS PARA

SISTEMAS INFORMATIZADOS DE
GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS
e-ARQ Brasil
2006
dezembro
Verso 1
EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DO E-ARQ BRASIL
Equipe de redao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Claudia Lacombe Rocha - Arquivo Nacional
Margareth da Silva - Arquivo Nacional
Rosely Cury Rondinelli Museu do ndio
Integrantes da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos que participaram
deste trabalho
Ana Pavani PUC-RJ at setembro de 2004
Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional
Carmen Tereza Coelho Moreno Biblioteca Nacional at julho de 2005
Ednylton Franzosi Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
Gladys Machado Pereira Santos Lima Marinha do Brasil
Humberto Innarelli Universidade Estadual de Campinas
Luiz Fernando Sayo Comisso Nacional de Energia Nuclear
Marcos de Oliveira Matos - Marinha do Brasil at julho de 2004
Maria Izabel de Oliveira Arquivo Nacional
Maria Rosangela da Cunha Marinha do Brasil
Neire do Rossio Martins Universidade Estadual de Campinas
Paulo Roberto Ferreira Passos Presidncia da Republica
Sergio Dagnino Falco Cmara dos Deputados
Vanderlei Batista dos Santos - Cmara dos Deputados
Colaboradores
Ana Celeste Indolfo - Arquivo Nacional
Brenda Couto de Brito Rocco - Arquivo Nacional
Elisabeth Maulo - Arquivo Nacional
Eugnio Pacelli - Casa Civil da Presidncia da Repblica
Nilmar Sasse Analista de Sistemas
Rodolfo de Sousa Nascimento - Arquivo Nacional
Vera Lcia Hess de Mello Lopes - Arquivo Nacional
O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes CPqD apoiou o

Arquivo Nacional na redao dos requisitos de segurana, armazenamento, preservao,
funes administrativas e tcnicas, usabilidade, interoperabilidade, disponibilidade,
desempenho e escalabilidade.
Reviso
Alba Gisele Gouget Arquivo Nacional
Mariana Simes Arquivo Nacional
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ
Sumrio
INTRODUO ..................................................................................................4
1
2
3
4
Objetivos ........................................................................................................ 8
mbito e utilizao:.......................................................................................... 8
Limites da especificao: .................................................................................. 9
Normas e outras orientaes de referncia;....................................................... 10
4.1 Normas: ............................................................................................................................................. 10
4.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos................................................................................. 10
4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos............ 10
4.4 Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais ....................................................... 11
5 Organizao da especificao: ......................................................................... 11
PARTE I - GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS ................................... 14

1
2
3
4
5
consideraes iniciais ..................................................................................... 14

O que gesto arquivstica de documentos ....................................................... 15
Definio da poltica arquivstica ...................................................................... 17
Designao de responsabilidades ..................................................................... 18
Planejamento e implantao do programa de gesto arquivstica de documentos ... 19
5.1 Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de documentos. .................... 20
5.2 Metodologia do programa de gesto ................................................................................................. 22
5.3 Suspenso ou extino do SIGAD...................................................................................................... 27
6 Procedimentos e operaes tcnicas do sistema de gesto arquivstica de
documentos digitais e convencionais ................................................................ 27
6.1 Captura .............................................................................................................................................. 27
1.1.1 Registro .............................................................................................................................................. 28
1.1.2 Classificao...................................................................................................................................... 30
1.1.3 Indexao........................................................................................................................................... 30
1.1.4 Atribuio de restrio de acesso ...................................................................................................... 31
1.1.5 Arquivamento..................................................................................................................................... 31
6.2 Avaliao, Temporalidade e Destinao ........................................................................................... 32
6.3 Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ..................................................................... 34
6.4 Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana ..................................... 35
6.5 Armazenamento.................................................................................................................................. 37
6.6 Preservao ....................................................................................................................................... 39
7 Instrumentos utilizados na gesto arquivstica de documentos............................. 40
7.1 Plano de Classificao e Cdigo de Classificao............................................................................ 41
7.2 Tabela de temporalidade e destinao............................................................................................... 41
7.3 Manual de Gesto Arquivstica de Documentos ................................................................................ 42
7.4 Esquema de classificao de acesso e segurana.............................................................................. 43
7.5 Glossrio............................................................................................................................................ 43
7.6 Vocabulrio controlado e Tesauro .................................................................................................... 43
PARTE II - ESPECIFICAO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS

INFORMATIZADOS DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) ... 45
ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE................................................................... 46
1 Organizao dos documentos arquivsticos: plano de classificao e manuteno dos
documentos .................................................................................................. 46
1.1 Configurao e Administrao do Plano de Classificao no SIGAD .............................................. 48
1.2 Classificao e metadados das unidades de arquivamento ............................................................... 50
1.3 Gerenciamento dos dossis/processos ............................................................................................... 51
1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos................................................................ 52
9
10
11
12
13
14
1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados................................................................................. 53

1.6 Gerenciamento de documento e processos/dossis arquivsticos convencionais, hbridos ............... 54
Tramitao e fluxo de trabalho ........................................................................ 56
2.1 Controle do fluxo de trabalho ............................................................................................................ 56
2.2 Controle de verses e do status do documento .................................................................................. 59
Captura ........................................................................................................ 60
3.1 Captura: procedimentos gerais.......................................................................................................... 60
3.2 Captura em lote.................................................................................................................................. 64
3.3 Captura de mensagens de correio eletrnico .................................................................................... 64
3.4 Captura de documentos convencionais ou hbridos........................................................................... 65
3.5 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados .............................................. 66
3.6 Estrutura dos procedimentos de gesto ............................................................................................ 67
Avaliao e Destinao ................................................................................... 69
4.1 Configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos........................................... 69
4.2 Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos................................................. 71
4.3 Exportao de documentos ................................................................................................................ 72
4.4 Eliminao ......................................................................................................................................... 74
4.5 Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e hbridos ............................... 75
Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos ........................................ 77
5.2 Pesquisa e localizao ....................................................................................................................... 77
5.3 Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som .................................................................. 79
Segurana..................................................................................................... 82
6.1 Cpias de segurana.......................................................................................................................... 82
6.2 Controle de acesso ............................................................................................................................. 83
6.3 Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de acesso informao sensvel 86
6.4 Trilhas de Auditoria ........................................................................................................................... 88
6.5 Assinaturas Digitais........................................................................................................................... 90
6.6 Criptografia ....................................................................................................................................... 91
6.7 Marcas d'gua Digitais...................................................................................................................... 92
6.8 Acompanhamento de Transferncia................................................................................................... 93
6.9 Autoproteo...................................................................................................................................... 93
6.10 Alterar, Apagar e Truncar Documentos Arquivsticos Digitais......................................................... 94
Armazenamento ............................................................................................ 97
7.1 Durabilidade...................................................................................................................................... 97
7.2 Capacidade ........................................................................................................................................ 98
7.3 Efetividade de armazenamento .......................................................................................................... 99
Preservao ................................................................................................ 101
8.1 Aspectos fsicos ................................................................................................................................ 103
8.2 Aspectos lgicos............................................................................................................................... 103
8.3 Aspectos gerais ................................................................................................................................ 104
Funes Administrativas ............................................................................... 105
Conformidade com a legislao e regulamentaes .......................................... 106
Usabilidade ................................................................................................. 107
Interoperabilidade ........................................................................................ 111
Disponibilidade ............................................................................................ 112
Desempenho e escalabilidade ........................................................................ 113
METADADOS ................................................................................................ 115

ANEXO 1 - GLOSSRIO ................................................................................ 116
REFERNCIAS .............................................................................................. 131
Introduo
Neste documento apresentado um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil - que foi elaborado no mbito da
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos no perodo
de 2004 a 2006.
Esse trabalho foi desenvolvido considerando a existncia de um importante legado de
documentos em formato digital, cujas caractersticas vem sendo tratadas por
especialistas de diversas reas entre as quais arquivologia e tecnologia da informao.
Esses especialistas conceituam o documento arquivstico e o documento arquivstico
digital para poderem analisar e proporem solues que enfrentem o desafio trazido por
este formato.
Inicialmente, importante explicitar as definies de documento arquivstico e
documento arquivstico digital estabelecidas pela Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos CTDE. Essas definies, assim como outros conceitos utilizados, encontramse no glossrio.
O que documento arquivstico?

um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa
fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer
que seja o suporte, e dotado de organicidade.
O que documento arquivstico digital?

um documento arquivstico codificado em dgitos binrios,
produzido,
tramitado
e
armazenado
por
sistema
computacional. So exemplos de documentos arquivsticos
digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento,
gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico,
pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades
de um vasto repertrio de diversidade crescente.
O que documento arquivstico convencional?

um documento arquivstico produzido,
armazenado em formato no digital.
tramitado
Alm disso, foram levados em considerao os fundamentos da diplomtica1, da

arquivologia, especialmente da gesto de documentos, e da tecnologia da informao
para fornecer um conjunto de requisitos que seja amplo, rigoroso e de qualidade.
Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e autenticidade
dos documentos.
O que e-ARQ Brasil?

uma especificao de requisitos que estabelece um
conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao
produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de
gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de
garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como
seu acesso.
Alm disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a
identificao de documentos arquivsticos digitais.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto

Arquivstica de Documentos SIGAD- independente da plataforma tecnolgica em que
for desenvolvido e/ou implantado.
O objeto do e-ARQ Brasil o documento arquivstico digital. Este documento no trata de
processos de digitalizao, isto , de procedimentos tcnicos de converso de um
documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado, como o escner.
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os
convencionais. No caso dos documentos convencionais o sistema registra apenas as
referncias sobre os documentos e, no caso dos documentos digitais, a captura, o
armazenamento e o acesso so feitos por meio do SIGAD.
Os requisitos se dirigem a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte
do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos
arquivsticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado dentre outras
funes da gesto arquivstica de documentos.
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operaes tcnicas da gesto arquivstica
de documentos desde a produo, tramitao, utilizao e arquivamento at a sua
destinao final. Todas essas atividades podero ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual,
tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferir
credibilidade produo e manuteno de documentos arquivsticos.
O que SIGAD?
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas,
caracterstico do sistema de gesto arquivstica de
documentos,
processado
por
computador.
Pode
compreender um software particular, um determinado
nmero
de
softwares
integrados,
adquiridos
ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao desses.
O sucesso do SIGAD depender fundamentalmente da
implementao prvia de um programa de gesto
arquivstica de documentos.
A produo de documentos digitais levou criao de sistemas informatizados de
gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos
arquivsticos digitais sejam confiveis e autnticos e que possam ser preservados com
essas caractersticas, fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os

conceitos arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos documentos digitais.
Nesse sentido, importante estabelecer a diferena entre Sistema de Informao, Gesto
Arquivstica de Documentos, Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos,
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) e Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica de Documentos (SIGAD).
Sistema de Informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e provem acesso informao
proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de
um rgo ou entidade.
Gesto Arquivstica de Documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou seu recolhimento para a guarda permanente.
Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, cuja interao permite a eficincia e a
eficcia da gesto arquivstica de documentos.
Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)

Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no-estruturada de
um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuio. Entende-se por informao noestruturada aquela que no est armazenada em banco de dados, tal como mensagem
de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho
(workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos,
repositrios, entre outras.
A literatura sobre GED geralmente distingue as seguintes funcionalidades: captura (ou
entrada), armazenamento, apresentao (ou sada) e gerenciamento e cita as tecnologias
de digitalizao, automao de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades,
no como componentes obrigatrios.
Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD)

um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do sistema de
gesto arquivstica de documentos, processado por computador.
O SIGAD e aplicvel em sistemas hbridos, isto , que utilizam documentos digitais e
documentos convencionais.
Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de

classificao, controle de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao,
armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio
e longo prazo de documentos arquivsticos digitais e no digitais confiveis e autnticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos
arquivsticos digitais do rgo ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em
movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas web, bases de
dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertrio de diversidade crescente.
A partir dessas definies podemos tecer as seguintes consideraes:
Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no

rgo ou entidade, incluindo o sistema de gesto arquivstica de documentos,
biblioteca, centro de documentao, servio de comunicao entre outros;
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o

faz a partir de uma concepo orgnica, ou seja, os documentos possuem uma
inter-relao que reflete as atividades da instituio que os criou. Alm disso,
diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivstico de
ciclo de vida2 dos documentos;
Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e

como tal sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica
arquivstica no rgo ou entidade.
Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD:

captura, armazenamento, indexao e recuperao de
todos os tipos de documentos arquivsticos;
captura, armazenamento, indexao e recuperao de
todos os componentes digitais do documento arquivstico
como uma unidade complexa3;
gesto dos documentos a partir do plano de classificao
para manter a relao orgnica entre os documentos;
implementao de metadados associados aos documentos
para descrever os contextos desses mesmos documentos
(jurdico-administrativo,
de
provenincia,
de
procedimentos, documental e tecnolgico)4;
2
O ciclo de vida dos documentos se refere s sucessivas etapas pelas quais passam os
documentos: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda
permanente ou eliminao).
3
Um documento arquivstico digital pode ser constitudo por vrios componentes digitais, como por
exemplo, um relatrio acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos
arquivos digitais. Alm disso, h que se considerar a relao orgnica dos documentos
arquivsticos.
4
Ver Glossrio.
integrao entre documentos digitais e convencionais;

foco na manuteno da autenticidade dos documentos;
avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e
preservao daqueles considerados de valor permanente;
aplicao de tabela de temporalidade e destinao de
documentos;
transferncia e o recolhimento dos documentos por meio
de uma funo de exportao.
gesto de preservao dos documentos.
A especificao dos requisitos e dos metadados a ser implementada em um SIGAD ser

tratada na Parte II deste documento.
OBJETIVOS
orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais

e no digitais;
fornecer especificaes tcnicas e funcionais, alm de metadados, para orientar a

aquisio e/ou a especificao e desenvolvimento de sistemas informatizados de
gesto arquivstica de documentos.
MBITO E UTILIZAO:
O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou para
avaliar um j existente, cuja atividade principal seja a gesto arquivstica de documentos.
O e-ARQ Brasil aplicvel para os sistemas que produzem e mantm somente
documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e
convencionais ao mesmo tempo. Com relao aos documentos convencionais o sistema
inclui apenas o registro das referncias nos metadados, j no caso dos documentos
digitais, o sistema inclui os prprios documentos.
Desde que a organizao estabelea um programa de gesto arquivstica de documentos,
o e-ARQ Brasil aplicvel s organizaes dos setores pblico e privado e em qualquer
esfera e mbito de atuao, servindo para diferentes tipos de documentos arquivsticos.
Destina-se igualmente aos documentos relativos s atividades-meio e s atividades-fim
de um rgo ou entidade e no se restringe a qualquer ramo de atividade especfica.
Pode ser adotado como padro ou norma pela administrao pblica federal, estadual,
municipal, dos poderes executivo, legislativo e judicirio a fim de uniformizar o
desenvolvimento e aquisio de sistemas que visam produzir e manter documentos
arquivsticos em formato digital.
O e-ARQ Brasil especialmente dirigido a:
fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em

conformidade com os requisitos exigidos;
profissionais da gesto arquivstica de documentos: para orientar a execuo

desses servios a partir de uma abordagem arquivstica;
usurios de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeo do SIGAD

instalado;
potenciais usurios de um SIGAD: como base na elaborao de um edital de

licitao para a apresentao de propostas de fornecimento de software;
potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como

material auxiliar para a especificao dos servios a serem comprados;
organizaes de formao: como um documento de referncia formao em

gesto arquivstica de documentos;
instituies acadmicas: como recurso de ensino.
Todo o contedo deste documento inicial est em consonncia com a poltica do Conselho
Nacional de Arquivos, que verifica a proteo especial dos documentos de arquivo e,
particularmente, a preservao do patrimnio arquivstico digital. As orientaes, polticas
e especificaes contidas neste documento esto alinhadas com a necessidade de
garantir que os documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma
confivel, autntica e permaneam acessveis.
O contedo deste documento de domnio pblico, no havendo restries quanto sua
reproduo nem quanto utilizao das informaes nele contidas. A reproduo pode
ser feita em qualquer suporte, sem necessidade de autorizao especfica, desde que
sejam mencionados os crditos ao Conselho Nacional de Arquivos. O uso do material, no
todo ou em parte, com fins depreciativos ser objeto de tratamento jurdico por parte do
Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional, rgo da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, detentor dos direitos autorais.
proibida a utilizao do todo ou de parte do contedo deste documento para fins
comerciais.
LIMITES DA ESPECIFICAO:
O e-ARQ Brasil compreende uma extensa variedade de requisitos para diferentes esferas
de atuao, ramos de atividade e tipos de documentos. No entanto, o e-ARQ Brasil
sozinho no abrange todos os requisitos necessrios para qualquer rgo ou entidade
poder criar, manter e dar acesso a documentos digitais. As organizaes possuem
exigncias legais e regulamentares distintas que devem ser levadas em conta ao se
adotar esse modelo. Cada organizao deve considerar as suas atividades, os
documentos que produz, bem como o contexto de produo e manuteno do documento
e, dependendo da situao, acrescentar requisitos especficos e/ou assegurar que os
requisitos listados aqui como facultativos ou altamente desejveis possam ser
classificados como obrigatrios. Alm disso, o sucesso da implementao depende de
uma srie de decises, que vo exigir a adoo de uma poltica arquivstica abrangente
que no se limita pura e simplesmente a selecionar um software ou adaptar um j
existente.
Esse documento, ainda que discorra sobre vrios aspectos da gesto arquivstica de
documentos, deixa a critrio de cada organizao ou grupo de organizao a deciso de
como adotar o e-ARQ Brasil, se de forma modular ou completa. Por ltimo, cabe ressaltar
que o presente documento foi elaborado para profissionais das reas de administrao,
de arquivo e de tecnologia da informao, requerendo a interao entre esses
profissionais para que a implementao seja bem sucedida.
4
4.1
NORMAS E OUTRAS ORIENTAES DE REFERNCIA;

Normas:
a) Sobre especificao de requisitos de segurana funcional:

ISO 15408 - Common Criteria 2.x.
b) Sobre gesto de documentos
AS ISO 15489.1 - Australian Standard Records Management. Part 1: general, 2002.
AS ISO 15489-2 - Australian Standard Records Management. Part 2: guidelines, 2002.
c) Sobre preservao
ISO 14721 - Reference model for an open archival information system (OAIS). 2003.
4.2
Resolues do Conselho Nacional de Arquivos
Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001.

Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo do CONARQ n 4, de 28 de maro de
1996, que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a
Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos
correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR),
e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da
Administrao Pblica.
Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004.
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica
de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
4.3
Modelos de requisitos para

arquivstica de documentos
sistemas
informatizados
de
gesto
THE NATIONAL ARCHIVES OF ENGLAND, WALES AND THE UNITED KINGDOM.

Requirements for electronic records management systems: 1: Functional
requirements - 2002 revision: final revision. Kew:The Archives, 2002.
UNITED STATES. Department of Defense. Design criteria standard for electronic
records management software applications: DOD 5015.2-STD. Washington: The
Department, 2002.
10
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO, E INSTITUTO DE

INFORMTICA (Portugal). Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos.
In: Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos.
Lisboa:O Instituto, 2002. v. 2
4.4
Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comit de arquivos correntes em ambiente

electrnico. Documentos de arquivo electrnicos: manual para arquivistas. ICA,
Estudo n 16. Disponvel em: <http://www.ica.org/biblio.php?pdocid=285> Acesso em:
08 ago 2006.
INTERNATIONAL RESEARCH ON PERMANENT AUTHENTIC RECORDS IN ELECTRONIC
SYSTEMS. INTERPARES project. Disponvel em: <http://www.interpares.org>.
Acesso em: 04 ago 2006.
NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION (United States). Electronic
Records Management Initiative. Disponvel em: <http://www.archives.gov/recordsmgmt/initiatives/erm-overview.html>. Acesso em: 08 ago 2006.
PUBLIC RECORD OFFICE (United Kingdom). Management, appraisal and
preservation
of
electronic
records
guidelines.
Disponvel
em:
<http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.htm>. Acesso
em: 08 ago 2006.
UNESCO. Divisin de la Sociedad de la Informacin. Directrices para la preservacin
del patrimonio digital. Preparado por la Biblioteca Nacional de Australia. Canberra:
Biblioteca
Nacional
de
Austrlia,
2002.
176p.
Disponvel
em:
http://unesdoc.unesco.org/ulis/cgibin/ulis.pl?database=ged&req=2&by=3&sc1=1&look=new&sc2=1&text_p=inc&text=Dir
ectrices+para+la+preservaci%F3n+del+patrimonio+digital&submit=GO>. Acesso em:
08 ago 2006.
ORGANIZAO DA ESPECIFICAO:
O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I Gesto arquivstica de

documentos - pretende fornecer um arcabouo para que o rgo ou entidade possa
desenvolver um programa de gesto arquivstica de documentos e a Parte 2
Especificao de requisitos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de
documentos descreve os requisitos necessrios para desenvolver o SIGAD.
A Parte I contm cinco captulos e trata da poltica arquivstica, do planejamento e da
implantao do programa de gesto arquivstica de documentos, dos procedimentos e
controles do SIGAD e dos instrumentos utilizados na gesto de documentos.
A Parte II est organizada em Aspectos de Funcionalidade, Metadados, Aspectos de
Tecnologia, Glossrio e Referncias. Aspectos de funcionalidade contm onze captulos,
divididos em sees e trata de: organizao dos documentos (incluindo o plano de
classificao), produo, tramitao, captura, destinao, recuperao da informao,
segurana, armazenamento, preservao, funes administrativas e tcnicas e requisitos
adicionais. Cada seo compreende um prembulo e a relao dos requisitos relativos
quela seo. Os requisitos so apresentados em quadros numerados com o enunciado
correspondente e a classificao dos nveis de obrigatoriedade.
11
Nveis dos requisitos:

Neste documento os requisitos foram classificados em obrigatrios, altamente desejveis
e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigncia para que o SIGAD
possa desempenhar suas funes.
No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados da seguinte forma:
so obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que...;
altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve...;
facultativos quando indicados pela frase: O SIGAD pode....
Cada requisito numerado classificado como:
(O)
= Obrigatrio =
O SIGAD tem que ...;
(AD)
= Altamente Desejvel =
O SIGAD deve ...;
(F)
= Facultativo =
O SIGAD pode ....
TEM = significa que o requisito imprescindvel.

DEVE = significa que podem existir razes vlidas em circunstncias particulares para
ignorar um determinado item, mas a totalidade das implicaes deve ser cuidadosamente
examinada antes de escolher uma proposta diferente.
PODE = significa que o requisito opcional.
Tanto para os requisitos considerados altamente desejveis como para os requisitos

facultativos, deve ser observado que uma implementao que no inclui um determinado
item altamente desejvel ou facultativo deve estar preparada para interoperar com uma
outra implementao que inclui o item, mesmo tendo funcionalidade reduzida. De forma
inversa, uma implementao que inclui um item altamente desejvel ou facultativo deve
estar preparada para interoperar com uma outra implementao que no inclui o item.
12
Parte I
Gesto arquivstica de documentos
13

1
CONSIDERAES INICIAIS
Aps a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso

militar, e comeou uma expanso pelas instituies pblicas e privadas dos pases do
capitalismo central. At a dcada de 1970 o uso do computador era limitado aos
especialistas devido necessidade de domnio de estruturas complexas de hardware
(componentes fsicos do sistema computacional) e de software (programas). Eram os
tempos do CPD (Centro de Processamento de Dados), cujos profissionais atuavam
completamente separados do resto da instituio.
Os anos de 1980 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as
redes de trabalho. Os primeiros marcaram o incio da descentralizao das atividades
informatizadas. O desenvolvimento de programas amigveis e custos baixos da
tecnologia levaram disseminao do uso dos microcomputadores. Tal disseminao foi
potencializada com o advento da tecnologia de rede, a qual evoluiu rapidamente das
redes locais (Local Area Network LAN) para as metropolitanas, nacionais e globais,
sendo a Internet a maior delas.
O avano da Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC), ocorrido a partir dos anos
de 1990, muda radicalmente os mecanismos de registro e de comunicao da informao
nas instituies pblicas e privadas. Os documentos gerados no decorrer das atividades
dessas instituies, at ento em meio convencional, assumem novas caractersticas, isto
, passam a ser gerados em ambientes eletrnicos, armazenados em suportes
magnticos e pticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades fsicas para
se tornarem entidades lgicas. Alm disso, o gerenciamento dos documentos, tanto
digitais como os convencionais, comea a ser feito por meio de sistema informatizado
conhecido como Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED.
Os documentos digitais trouxeram uma srie de vantagens na produo, transmisso,
armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A facilidade
de criar e transmitir documentos traz como conseqncia a informalidade na linguagem,
nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posies hierrquicas.
A facilidade de acesso pode acarretar intervenes no autorizadas que podem resultar
na adulterao ou perda dos documentos. A rpida obsolescncia tecnolgica (software,
hardware e formatos) e a degradao das mdias digitais dificultam a preservao de
longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contnua. Os problemas em questo
tornam necessria a adoo de medidas preventivas para minimiz-los.
Considerando-se que os documentos arquivsticos se constituem, primeiramente, em
instrumentos fundamentais para a tomada de decises e para a prestao de contas de
um rgo ou entidade e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de
direitos aos cidados e testemunhos de ao, faz-se necessria a adoo de
procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade
desses documentos bem como seu acesso contnuo. Isso s possvel por meio da
implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos.
A partir dos documentos digitais, a gesto arquivstica de documentos tornou-se o
principal foco de estudo da comunidade arquivstica internacional. Nos ltimos anos,
projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canad, Europa e Austrlia resultaram na
reviso de conceitos arquivsticos, na definio de diretrizes de gesto e na especificao
de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gesto arquivstica de
documentos.
14
A gesto arquivstica de documentos compreende a responsabilidade dos rgos

produtores e das instituies arquivsticas5 em assegurar que a documentao produzida
seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam
devidamente recolhidos s instituies arquivsticas.
A partir da dcada de 1950, o conceito de gesto arquivstica de documentos foi
estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produo documental,
facilitar o seu acesso e regular a sua eliminao ou guarda permanente.
No Brasil, a gesto arquivstica de documentos ganhou amparo legal a partir da Lei n
8.159, de 8 de janeiro de 1991 Lei de Arquivos - e do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro
de 2002, que regulamenta a gesto de documentos para a Administrao Pblica Federal.
O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela Lei n 8.159, de 1991, tem por finalidade
definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e exercer orientao normativa,
visando a gesto documental e a proteo especial aos documentos de arquivo6. um
rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por um Plenrio, Cmaras
Tcnicas, Cmaras Setoriais e Comisses Especiais. Do Plenrio participam o diretor-geral
do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio
federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos pblicos estaduais e do Distrito Federal, dos
arquivos municipais, das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia,
representantes das associaes de arquivistas e das instituies profissionais que atuam
nas reas de ensino, pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
O Sistema Nacional de Arquivos SINAR - tem o CONARQ como rgo central e
composto pelo Arquivo Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio federais e pelos arquivos estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem
ainda integrar o SINAR as pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de
arquivos, mediante acordo com o CONARQ. O SINAR tem por finalidade implementar a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, em conformidade com as diretrizes e
normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gesto, a preservao e o acesso s
informaes e aos documentos na esfera de competncia dos integrantes do SINAR.7
, pois no mbito do CONARQ, que a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE
redigiu e elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil.
O QUE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou

entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram suas polticas,
funes, procedimentos e decises. Nesse sentido, constituem-se em documentos
arquivsticos, os quais conferem aos rgos e entidades a capacidade de:
Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e o

controle social das informaes;
Apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de deciso;
Entende-se por instituio arquivstica aquela que tem como finalidade a guarda, a preservao, o
acesso e a divulgao de documentos arquivsticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e
centros de documentao.
6
Conforme art. 1 do decreto n 4.073, de 2002.
Conforme arts. n 10 a n 13 do decreto n 4.073, de 2002.
15
Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
Fornecer evidncia em caso de litgios;
Proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e dos

usurios ou clientes;
Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovao,

bem como a pesquisa histrica;
Manter a memria corporativa e coletiva.
Para conferir essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser confiveis,

autnticos, acessveis, compreensveis e possam ser preservados, o que s possvel por
meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos.
A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE define gesto arquivstica de
documentos8 como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos est a teoria das trs idades.
Segundo essa teoria, os documentos passam por trs idades, a saber:
Corrente: refere-se aos documentos que esto em curso, isto , tramitando ou

que foram arquivados, mas que so objeto de consultas freqentes; eles so
conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do rgo
produtor;
Intermediria: refere-se aos documentos que no so mais de uso corrente mas

que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo
intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e
destinao para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente

preservados devido a seu valor histrico, probatrio ou informativo.
A passagem dos documentos de uma idade para outra definida por meio do processo de
avaliao, que leva em conta a freqncia de uso dos documentos por seus produtores e
a identificao de seus valores primrio e secundrio. O valor primrio atribudo aos
documentos considerando a sua utilidade administrativa imediata, isto , as razes pelas
quais esses documentos foram criados. J o valor secundrio refere-se ao valor atribudo
aos documentos em funo da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais
foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e
pesquisas acadmicas. A propsito, lembramos que segundo Rousseau e Couture:
Enquanto todos os documentos tm um valor primrio que dura mais ou menos tempo
conforme os casos, nem todos tm ou adquirem necessariamente um valor secundrio9.
No caso dos documentos que cumpriram valor primrio mas no apresentam valor
secundrio, estes sero eliminados. J aqueles que no so mais necessrios s
A CTDE entende gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto de documentos,

ressaltando a caracterstica arquivstica dessa gesto para diferenci-la de outros tipos de
gerenciamento de documentos.
9
Rousseau, Jean-Yves e Couture, Carol, 1994, p.118.
16
atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou mas apresentam valor

secundrio, sero destinados guarda permanente.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica aprovados pelo CONARQ10
so instrumentos fundamentais para a implementao da gesto arquivstica de
documentos.
Alm de aprovar e publicar esses instrumentos, regulamentando a classificao e
avaliao de documentos, o CONARQ regulamentou tambm, em suas resolues, os
procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento de documentos11.
Os rgos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter polticas,
procedimentos e prticas para a gesto arquivstica de documentos, com base nas
diretrizes estabelecidas pelo CONARQ.
A gesto arquivstica de documentos compreende:
definio da poltica arquivstica,
designao de responsabilidades,
planejamento do programa de gesto,
implantao do programa de gesto.
No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto arquivstica

de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos arquivsticos
exclusivamente em formato digital: textos, mensagens de correio eletrnico, bases de
dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da web etc.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua
autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos e a intervenes no
autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio. Somente com procedimentos
de gesto arquivstica possvel assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos
digitais.
DEFINIO DA POLTICA ARQUIVSTICA
Os rgos e entidades devem definir uma poltica de gesto arquivstica de documentos

que tenha por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiveis, autnticos,
acessveis, compreensveis e possam ser preservados de maneira que possam apoiar
suas funes e atividades.
Essa poltica iniciada com uma declarao oficial de intenes que especifica, de forma
resumida, como ser realizada a gesto no rgo ou entidade. A declarao pode incluir
as linhas gerais do programa de gesto, bem como os procedimentos necessrios para
que essas intenes sejam alcanadas. Deve tambm ser comunicada e implementada
em todos os nveis dos rgos e entidades. No entanto, uma declarao por si s no
10
Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001.

Resoluo do CONARQ n 1, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 2, de 18 de
outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 5, de 30 de setembro de 1996; Resoluo do CONARQ
n 7, de 20 de maio de 1997; Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004; Resoluo do
CONARQ n 21, de 4 de agosto de 2004; Resoluo do CONARQ n 24, de 3 de agosto de 2006.
11
17
garante uma boa gesto arquivstica de documentos. Para a poltica ser bem sucedida,
so fundamentais o apoio da direo superior e a alocao dos recursos necessrios para
a sua implementao. Alm disso, necessria a formao de um grupo de trabalho
ligado aos nveis mais altos da hierarquia do rgo ou entidade, com a designao de um
responsvel pelo cumprimento da poltica e implementao do programa de gesto
arquivstica.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve ser formulada com base na anlise
do perfil institucional, isto , seu contexto jurdico-administrativo, estrutura
organizacional, misso, competncias, funes e atividades, de forma que os documentos
produzidos sejam os mais adequados, completos e necessrios. Alm disso, esta deve
estar articulada s demais polticas informacionais existentes no rgo ou entidade, tais
como polticas de sistemas de informao e de segurana da informao.
fundamental que todos os funcionrios estejam envolvidos na poltica de gesto
arquivstica de documentos a ser implantada na instituio. Para tanto deve ser feito um
trabalho de conscientizao sobre a relevncia da gesto arquivstica de documentos, e
sobre o papel que cabe a cada um na produo e manuteno de documentos confiveis
e autnticos.
A poltica de gesto arquivstica de documentos deve explicitar as responsabilidades e
designar as autoridades envolvidas, de forma que, por exemplo, onde for identificada a
necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem o responsvel por
essas aes.
DESIGNAO DE RESPONSABILIDADES
A designao de responsabilidades um dos fatores que garantem o xito da gesto

arquivstica de documentos. Nesse sentido, as autoridades responsveis tero o dever de
assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de
gesto.
As responsabilidades devem ser distribudas a todos os funcionrios de acordo com a
funo e a hierarquia de cada um e devem envolver as seguintes categorias:
Direo superior a autoridade mxima responsvel pela real viabilidade da

poltica de gesto arquivstica de documentos. Caber a ela apoiar integralmente a
implantao dessa poltica, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e
promovendo o envolvimento de todos no programa de gesto arquivstica de
documentos.
Profissionais de arquivo so os responsveis pelo planejamento e a implantao

do programa de gesto arquivstica, bem como pela avaliao e pelo controle dos
trabalhos executados no mbito do programa. Alm disso, os profissionais de
arquivo so responsveis tambm pela disseminao das tcnicas e cultura
arquivsticas.
Gerentes de unidades ou grupos de trabalho so os responsveis por garantir

que os membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como
parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gesto arquivstica de
documentos.
Usurios finais so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e uso dos

documentos arquivsticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido
pelo programa de gesto.
18
Gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao so as

equipes responsveis pelo projeto, pelo desenvolvimento e pela manuteno de
sistemas de informao nos quais os documentos arquivsticos digitais so
gerados e usados e responsveis pela operacionalizao dos sistemas de
computao e de comunicao.
PLANEJAMENTO E IMPLANTAO
ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS
DO
PROGRAMA
DE
GESTO
O programa de gesto arquivstica de documentos deve tomar como base a poltica

arquivstica e a designao de responsabilidades definidas anteriormente, alm do
conhecimento do contexto jurdico-administrativo, de forma que tal programa esteja de
acordo com a misso institucional e a legislao vigente.
O planejamento envolve o levantamento e a anlise da realidade institucional, o

estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo rgo ou
entidade, o desenho do sistema de gesto arquivstica de documentos e a elaborao de
instrumentos e manuais.
No planejamento do programa de gesto, algumas tarefas fundamentais devem ser
cumpridas:
levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas;
levantamento da produo documental, diferenciando os documentos arquivsticos

dos no arquivsticos;
levantamento, caso existam, dos sistemas

tratamento de documentos e informaes;
definio, a partir do levantamento da produo documental, dos tipos de

documentos que devem ser mantidos e produzidos, e que informaes devem
conter;
definio e/ou aperfeioamento da forma desses documentos;
anlise e reviso do fluxo dos documentos;
elaborao e/ou reviso do plano de classificao e da tabela de temporalidade e

destinao;
definio dos metadados a serem criados no momento da produo do documento

e ao longo do seu ciclo de vida;
definio e/ou aperfeioamento

arquivamento dos documentos;
definio e/ou aperfeioamento dos procedimentos para acesso, uso e transmisso

dos documentos;
definio do ambiente tecnolgico que compreende os sistemas (hardware e

software), os formatos, os padres e os protocolos que daro sustentao aos
procedimentos de gesto e preservao de documentos, integrando, quando
possvel, os sistemas legados;
definio da infra-estrutura para armazenamento dos documentos convencionais,

a qual compreende rea fsica, mobilirio e acessrios;
dos
utilizados
procedimentos
de
internamente
protocolo
para
de
19
definio das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informao;
definio de programas de capacitao de pessoal;
elaborao e/ou reviso de manuais e instrues normativas.
definio dos meios de divulgao e de capacitao de pessoal;
definio do plano de ao do programa de gesto com seus objetivos, suas metas

e estratgias de implantao, divulgao e acompanhamento visando melhoria
contnua.
A implantao do programa de gesto arquivstica de documentos envolve a execuo e

o acompanhamento de aes e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos
objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere a capacitao de
pessoal, implantao de sistemas de gesto arquivstica, integrao com os sistemas de
informao existentes e processos administrativos do rgo ou entidade. Essa etapa pode
incluir a suspenso de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados
inadequados.
A execuo propriamente dita coloca em prtica os planos de ao e os projetos
aprovados.
O acompanhamento da implantao ocorre por meio de relatrios, sumrios, grficos,
reunies e entrevistas, entre outros. O acompanhamento percorre todo o processo de
implantao e pode implicar em reviso e correes operacionais e estratgicas.
A reviso deve gerar decises, providncias e medidas de aperfeioamento do prximo
ciclo do planejamento da gesto arquivstica de documentos.
5.1
Exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto arquivstica de

documentos.
O programa de gesto arquivstica de documentos ter que atender a uma srie de

exigncias, tanto em relao ao documento arquivstico como ao seu prprio
funcionamento, a saber:
O documento arquivstico deve:
refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ao implementada;
conter os metadados necessrios para documentar a ao;
ser capaz de apoiar as atividades;
prestar contas das atividades realizadas.
O programa de gesto arquivstica de documentos deve:
contemplar o ciclo de vida dos documentos;
garantir a acessibilidade dos documentos;
manter os documentos em ambiente seguro;
reter os documentos somente

temporalidade e destinao;
pelo
perodo
estabelecido
na
tabela
de
20
implementar estratgias de preservao dos documentos desde sua produo pelo

tempo que for necessrio.
garantir as seguintes qualidades de um documento arquivstico: organicidade,

unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
A cada uma das qualidades do documento arquivstico mencionadas acima, corresponde

novo conjunto de exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto, conforme
especificado abaixo.
a) Organicidade:
O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaes que
mantm com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem suas funes e
atividades. Os documentos arquivsticos no so coletados artificialmente, mas esto
ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificao, o qual os
contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivsticos apresentam um
conjunto de relaes que devem ser mantidas.
Exigncia: Os procedimentos de gesto arquivstica devem registrar e manter as relaes
entre os documentos e a seqncia das atividades realizadas por meio da aplicao de
um plano de classificao.
b) Unicidade:
O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual pertence; podem
existir cpias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu
lugar, porque o conjunto de suas relaes com os demais documentos do grupo sempre
nico.
Exigncia: o programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada
documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve.
c) Confiabilidade12:
Um documento arquivstico confivel aquele que tem a capacidade de sustentar os
fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento
produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto h que ser dotado de completeza13
e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Dificilmente pode-se assegurar a
veracidade do contedo de um documento, ela inferida a partir da completeza e dos
procedimentos de criao. A confiabilidade uma questo de grau, ou seja, um
documento pode ser mais ou menos confivel.
Exigncia: para garantir a confiabilidade, o programa de gesto arquivstica dos rgos e
entidades deve assegurar que os documentos arquivsticos sejam produzidos da seguinte
forma: no momento em que ocorre a ao, ou imediatamente aps, por pessoas
diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente autorizadas; com o
12
Confiabilidade sinnimo de fidedignidade, traduo do termo em ingls reliability.Reliability is

conferred to records by the controls exercised on the creation and by the completeness of their
form. DURANTI, 2000, p. 12, nota 2.
13
Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos intrnsecos e

extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao qual
pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar conseqncias (ver
Glossrio).
21
grau de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como pelo sistema
jurdico.
d) Autenticidade:
Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser, independente de se
tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo
de corrupo. Enquanto a confiabilidade est relacionada ao momento da produo, a
autenticidade est ligada transmisso do documento e sua preservao e custdia.
Um documento autntico aquele que se mantm da mesma forma como foi produzido
e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua
produo. Assim, um documento no completamente confivel, mas transmitido e
preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico.
Exigncia: para assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de
gesto arquivstica tem que garantir sua identidade14 e integridade15. Para tanto deve
implementar e documentar polticas e procedimentos que controlem a transmisso, a
manuteno, a avaliao, a destinao e a preservao dos documentos, garantindo que
os mesmos estejam protegidos contra acrscimos, supresso, alterao, uso e ocultao
indevidos.
e) Acessibilidade:
Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado,
apresentado e interpretado.
Exigncia: para assegurar a acessibilidade, o programa de gesto arquivstica deve
garantir a transmisso de documentos para outros sistemas sem perda de informao e
de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, em
qualquer tempo e de apresent-lo com a mesma forma que tinha no momento da sua
criao.
5.2
Metodologia do programa de gesto
A metodologia do planejamento e da implantao de um programa de gesto arquivstica

de documentos estabelece oito passos que no so lineares, isto , podem ser
desenvolvidos em diferentes estgios, interativamente, parcialmente ou gradualmente,
de acordo com as necessidades do rgo ou entidade. A metodologia prev, ainda, ciclos
de aplicao, sendo que as tarefas previstas do passo C ao passo H, devem ser realizadas
periodicamente.
Os oito passos acima referidos so:
a) Levantamento preliminar
Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislao, regimento e regulamento.
14
Refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivstico e o distinguem dos demais. Tais
atributos se constituem nos elementos intrnsecos da forma documental e nas anotaes.
15
Refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum
tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
22
O objetivo deste primeiro passo gerar o conhecimento necessrio sobre a misso, a

estrutura organizacional e o contexto jurdico-administrativo no qual o rgo ou entidade
opera, de forma que possa identificar as exigncias para produzir e manter documentos.
O levantamento preliminar tambm implica numa apreciao geral dos pontos fortes e
fracos das prticas de gesto de documentos existentes no rgo ou entidade. Essa
apreciao representa a base para a definio do escopo do programa de gesto.
Este passo fundamental para a definio de quais documentos devem ser produzidos e
capturados, bem como para a elaborao do plano de classificao e da tabela de
temporalidade e destinao, que devem ter como base as funes e atividades
desenvolvidas pelo rgo ou entidade.
b) Anlise das funes, das atividades desenvolvidas e dos documentos
produzidos
Consiste em identificar, documentar e classificar cada funo e atividade, bem como
identificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos.
O objetivo deste passo desenvolver um modelo conceitual sobre o que o rgo ou
entidade faz e como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com a
misso e as atividades. O modelo subsidiar a definio dos procedimentos de produo,
captura, controle, armazenamento, acesso e destinao dos documentos. Essa definio
particularmente importante em ambientes eletrnicos, onde os documentos adequados
no sero capturados e mantidos caso o sistema no seja projetado para tal.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
esquema de classificao das funes e atividades;
mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais documentos so

produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas.
A anlise das funes e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de

gesto arquivstica de documentos, que podem incluir:
tesauro e vocabulrio controlado para identificar e indexar documentos de uma

atividade especfica;
cdigo de classificao para contextualizar os documentos produzidos e recebidos;
tabela de temporalidade e destinao que define os prazos de guarda e as aes

de destinao dos documentos.
c) Identificao das exigncias a serem cumpridas para a produo de

documentos
Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma
documental que melhor satisfaa cada funo ou atividade desempenhada, e definir
quem est autorizado a produzir cada documento. Essas exigncias devem tomar por
base a legislao vigente, as normas internas e os riscos decorrentes da falta de registro
de uma atividade em documento arquivstico.
O objetivo deste passo assegurar que somente os documentos realmente necessrios
sejam produzidos, que sua produo seja obrigatria e que sejam feitos de forma
completa e correta.
lista das exigncias a serem cumpridas para a produo e manuteno de

documentos;
23
relatrio de avaliao dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade

em documento arquivstico;
documento formal, regulamentando as exigncias a serem cumpridas para a

produo e manuteno de documentos, ou seja, quais documentos devem ser
produzidos, que forma documental devem apresentar e os nveis de permisso de
acesso.
d) Avaliao dos sistemas existentes

Consiste em identificar e avaliar o sistema de gesto arquivstica de documentos e outros
sistemas de informao e comunicao existentes no rgo ou entidade.
O objetivo deste passo identificar as lacunas entre as exigncias para a produo e
manuteno de documentos e o desempenho do sistema de gesto arquivstica de
documentos e dos sistemas de informao e comunicao existentes. Isso fornecer a
base para o desenvolvimento de novos sistemas ou alteraes nos sistemas vigentes de
forma a atender s exigncias, identificadas e acordadas nos passos anteriores.
Os produtos resultantes deste passo podem ser:
inventrio do sistema de gesto arquivstica de documentos e dos sistemas de

informao e comunicao existentes no rgo ou entidade;
relatrio sobre o sistema de gesto arquivstica de documentos e sistemas de

informao existentes, avaliando at que ponto atendem s exigncias a serem
cumpridas para a produo e manuteno de documentos arquivsticos.
e) Identificao das estratgias para satisfazer as

cumpridas para a produo de documentos arquivsticos
exigncias
serem
Consiste em determinar as estratgias (padres, procedimentos, prticas e ferramentas)

que levem ao cumprimento das exigncias para a produo de documentos arquivsticos.
O objetivo deste passo avaliar o potencial de cada estratgia em alcanar o resultado
desejado e o risco, em caso de falha.
A escolha das estratgias deve levar em conta:
a natureza do rgo ou entidade, incluindo sua misso e histria;
os tipos de atividades desenvolvidas;
a forma como as atividades so conduzidas;
o ambiente tecnolgico existente;
as tendncias tecnolgicas;
a cultura institucional.
lista das estratgias selecionadas para satisfazer as exigncias para produo dos
documentos arquivsticos;
documento a ser encaminhado administrao, recomendando a elaborao de

um projeto de gesto arquivstica de documentos e relacionando as estratgias a
serem adotadas com as devidas justificativas.
24
f) Projeto do sistema de gesto arquivstica de documentos

Consiste em projetar um sistema de gesto arquivstica de documentos que incorpore as
estratgias selecionadas no passo anterior, que atenda s exigncias identificadas e
documentadas no passo c e que corrija quaisquer deficincias identificadas no passo
d, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informao e comunicao
existentes e integrando-os ao sistema de gesto arquivstica de documentos.
O projeto de um sistema de gesto arquivstica de documentos visa:
projetar mudanas ou adaptaes para sistemas informatizados, processos e

prticas correntes;
determinar como incorporar essas mudanas ou adaptaes para melhorar a

gesto dos documentos arquivsticos no rgo ou entidade;
adaptar ou adotar solues tecnolgicas, considerando, o quanto possvel, um

plano estratgico de evoluo que vise minimizar os efeitos da obsolescncia
tecnolgica.
Para alcanar esses objetivos o projeto de um sistema de gesto arquivstica de

documentos deve incluir:
definio de tarefas, responsabilidades e cronograma;
diagramas representando as arquiteturas e os componentes do sistema;
modelos representando vises diferentes do sistema, tais como: processos, fluxos

de dados e entidades de dados;
especificaes detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnolgicos

como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular,
evolutivo e expansvel;
plano de segurana da informao (fsica e lgica) e de contingncia;
metodologia e procedimentos de auditoria;
planos mostrando como o projeto integrar os sistemas e os processos existentes;
previso de treinamento de pessoal;
planos de teste;
plano de implementao do sistema;
detalhamento das revises peridicas do projeto, em conformidade com o plano

estratgico de evoluo e com as mudanas na tecnologia e no mercado.
g) Implementao do sistema de gesto arquivstica de documentos

Consiste na execuo do projeto por meio de:
treinamento de pessoal;
introduo do sistema de gesto arquivstica de documentos ou adaptao do j

existente;
integrao do sistema de gesto arquivstica de documentos

procedimentos e os sistemas de informao e comunicao existentes.
com
os
A implementao de um sistema de gesto arquivstica de documentos um

empreendimento complexo, que deve ser realizado com um mnimo de interrupo das
atividades do rgo ou entidade, e que envolve elevada prestao de contas e risco. Tais
25
riscos podem ser minimizados por um planejamento cuidadoso e pela documentao dos
processos de implementao.
regulamentao das polticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e

manuais;
material de treinamento;
documentao dos processos de converso e migrao dos sistemas;
relatrios sobre avaliao de desempenho do sistema de gesto arquivstica de

documentos.
h) Monitoramento e ajustes
Consiste em recolher, de forma sistemtica, informao sobre o desempenho do sistema
de gesto arquivstica de documentos.
O desempenho medido avaliando se os documentos esto sendo produzidos e
organizados de acordo com as necessidades do rgo ou entidade e se esto relacionados
apropriadamente aos processos dos quais fazem parte.
O objetivo deste passo avaliar o desempenho do sistema, detectar possveis
deficincias e fazer os ajustes necessrios.
Este passo envolve:
entrevistas com a administrao, equipe e outros parceiros;
aplicao de questionrios para medir o desempenho do sistema de gesto

arquivstica de documentos;
exame da documentao (manuais de procedimentos, material de treinamento)

desenvolvida durante a implementao do sistema de gesto arquivstica de
documentos;
observao, anlise
implementados.
auditoria
das
informaes
dos
procedimentos
O monitoramento garantir o retorno contnuo dos investimentos no programa de gesto

arquivstica de documentos, alm de fornecer informao objetiva sobre a capacidade do
rgo ou entidade em produzir e gerenciar documentos arquivsticos apropriados,
garantindo o armazenamento dos mesmos de maneira segura.
O monitoramento minimizar o grau de exposio a riscos por falha do sistema de gesto
arquivstica de documentos. Alm disso, antecipar a identificao de mudanas
significativas nas exigncias para a produo e manuteno de documentos arquivsticos,
bem como a necessidade de um novo ciclo de desenvolvimento do programa de gesto.
desenvolvimento e aplicao de uma metodologia para avaliar objetivamente o

sistema de gesto arquivstica de documentos;
documentao do desempenho do sistema de gesto arquivstica de documentos;
relatrio para a administrao com concluses e recomendaes.
26
5.3
Suspenso ou extino do SIGAD
Quando um SIGAD suspenso ou extinto, este deve ficar acessvel para consulta e novos
documentos no devem ser includos. Quanto aos documentos j inseridos, podero ser
removidos de acordo com as diretrizes de destinao ou transferidos para outros
sistemas.
O processo de suspenso ou extino de SIGAD deve ser documentado, incluindo planos
de converso ou mapeamento dos dados, pois essas informaes detalhadas sero
necessrias verificao de autenticidade e manuteno da acessibilidade dos
documentos contidos no sistema suspenso ou extinto.
PROCEDIMENTOS E OPERAES TCNICAS DO SISTEMA DE GESTO

ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS E CONVENCIONAIS
6.1
Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico,

incorporando-o ao sistema de gesto arquivstica, por meio das seguintes aes:
registro;
classificao;
indexao;
atribuio de restrio de acesso;
arquivamento.
Os objetivos da captura so:
identificar o documento como documento arquivstico;
demonstrar a relao orgnica dos documentos.
A captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando

passar a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o
documento tanto poder ser includo num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado,
como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou
diretrio, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gesto arquivstica de documentos em papel, a
captura feita no momento em que o documento registrado, classificado e/ou
identificado.
Em um SIGAD o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e
ento capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido
fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro, a
captura pode prever a introduo de outros metadados tais como: data e hora da criao,
da transmisso e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do
27
digitador e do destinatrio, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em

vrios nveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do
rgo ou entidade e do seu contexto jurdico-administrativo.
Os metadados so essenciais para identificar o documento arquivstico de um modo
inequvoco e mostrar sua relao com os outros documentos.
A captura tem como pr-requisito a definio de:
quais documentos (produzidos e recebidos) sero capturados pelo sistema de

gesto arquivstica de documentos;
quem deve ter acesso a esses documentos e em quais nveis;
por quanto tempo sero retidos.
As decises sobre captura e reteno devem ser consideradas no momento da concepo

do sistema de gesto arquivstica de documentos. A deciso sobre quais documentos
devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos deve levar em conta a
anlise dos seguintes fatores: legislao vigente, exigncias quanto transparncia e ao
exerccio das atividades do rgo ou entidade, bem como grau de risco que correm caso
no capturem documentos arquivsticos.
Documentos que exigem captura so aqueles que:
responsabilizam uma organizao ou indivduo por uma ao;
documentam uma obrigao ou responsabilidade;
esto relacionados prestao de contas do rgo ou entidade.
1.1.1 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico dentro do sistema
de gesto arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma
descrio informativa. Em um SIGAD, essa descrio informativa a atribuio de
metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e
capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, bem como facilitar sua
recuperao.
Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de
gesto arquivstica de documentos, ou seja, alm do nmero identificador atribudo pelo
sistema, um documento pode receber tambm um nmero nico de processo/dossi ao
qual pertence.
As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o
controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade,
assegurando sua localizao, recuperao e acesso. Aps o recebimento dos documentos,
o servio de protocolo faz o registro, atribuindo nmero e data de entrada, anotando o
cdigo de classificao e o assunto e procedendo distribuio do documento nas
unidades destinatrias.
Na Administrao Pblica, em determinados casos, documentos formaro processos, os
quais devero ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o
documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado ou
procedimentos como despachos, pareceres tcnicos, anexos ou ainda instrues para
pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a unidade protocolizadora faz o
28
registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero formado a partir de

parmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade.
Neste sentido, deve-se seguir as recomendaes e normas especficas existentes para a
utilizao dos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos da administrao
pblica, que regulamentam o registro, a autuao e outros procedimentos relativos aos
processos e outros documentos oficiais.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios:
nmero identificador atribudo pelo sistema;
data e hora do registro;
ttulo ou descrio abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeia

um documento arquivstico.;
produtor: nome da pessoa fsica ou jurdica responsvel pela criao do

documento arquivstico;
autor: nome da pessoa fsica autoridade e capacidade para emitir o documento ou

em cujo nome ou sob cujo comando o documento emitido;
redator: nome da pessoa fsica responsvel pela redao do documento;
originador: identificao da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo

eletrnico ou login no qual o documento gerado ou enviado.
O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas sobre o documento e

sobre outros documentos a ele relacionados, tais como:
data de produo;
data e hora da transmisso e recebimento;
destinatrio (com identificao do cargo): organizao ou pessoa para quem o

documento foi dirigido;
espcie documental: diviso de gnero documental que rene tipos documentais

por seu formato. So exemplos de espcies documentais ata, carta, decreto,
memorando, ofcio, planta, relatrio;
classificao de acordo com o cdigo de classificao16;
associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de

registrarem a mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao;
formato, software e verso e sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi
capturado;
mscaras de formatao (template) necessrias para apresentar o documento;
restrio de acesso17;
descritor: palavra ou grupo de palavras que, em indexao e tesauro, designa um

conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos e significados;
16
Ver 6.1.2 - Classificao
17
Ver 6.1.4 Atribuio de restrio de acesso
29
prazos de guarda18;
documentos anexos.
1.1.2 Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos
arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao
feita a partir de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade que poder
incluir, ou no, a atribuio de um cdigo aos documentos.
A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores
(processos e dossis) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo
do rgo ou entidade. Para tanto, deve tomar por base o contedo do documento, que
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A
classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se em
referencial bsico para sua recuperao.
Os objetivos da classificao so:
Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos;
assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo

do tempo;
auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a uma

determinada funo ou atividade;
possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os documentos

associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.
A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes passos:
identificar a ao que o documento registra;
localizar a ao ou atividade no plano de classificao;
comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se apropriada

unidade que gerou o documento;
aplicar a classificao ao documento.
1.1.3 Indexao
A indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio
controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao.
A seleo dos termos para indexao normalmente feita com base em:
18
tipologia documental: diviso de espcie documental que rene documentos por

suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza
de contedo ou tcnica do registro. So exemplos de tipos documentais: atestado
de freqncia de pessoal, atestado de sade ocupacional, alvar de licena para
construo, alvar de habite-se;
ttulo ou cabealho do documento;
Ver 6.2 Avaliao, temporalidade e destinao
30
assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem

corretamente o contedo do documento;
datas associadas com as transaes registradas no documento;
documentao anexada.
O objetivo da indexao ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos

documentos, podendo ser feita de forma manual ou automtica.
1.1.4 Atribuio de restrio de acesso

Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana,
ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a
legislao estabelece diferentes graus a serem atribudos a cada documento.
Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas estaro sujeitos s restries de acesso, conforme
legislao em vigor.
A atribuio de restries deve ser feita no momento da captura, com base no esquema
de classificao de segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade e envolve os
seguintes passos:
identificar a ao ou atividade que o documento registra;
identificar a unidade administrativa qual o documento pertence;
verificar a precauo de segurana e o grau de sigilo;
atribuir o grau de sigilo e as restries de acesso ao documento;
registrar o grau de sigilo e as restries de acesso no sistema de gesto

arquivstica de documentos.
1.1.5 Arquivamento
Arquivar a tcnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente
classificados de acordo com o plano de classificao, todos os documentos de um rgo
ou entidade, utilizando mtodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam
facilmente localizados e manuseados.
No sistema de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado
quando colocado, juntamente com outros a ele relacionados, dentro de uma pasta ou
arquivo que contm um ttulo, ordenados conforme critrios previamente estipulados.
Esse agrupamento conecta o documento aos demais documentos sobre o mesmo
assunto, funo ou atividade.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos em papel dever controlar os ttulos
das pastas. Colocar um documento em uma pasta um processo consciente de
determinar a classificao daquele documento e arquiv-lo em uma seqncia prdefinida. Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados
seqencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a destinao
podem ser controladas por mecanismos pr-definidos.
31
Um sistema de gesto arquivstica de documentos digitais dever tambm controlar os

ttulos das pastas ou diretrios onde os documentos foram armazenados procurando
fazer as conexes existentes entre os vrios objetos digitais a partir de uma codificao
identificadora nica. Os documentos digitais arquivados em repositrios organizados
podem ser datados e numerados seqencialmente como medida de segurana. As
condies de acesso e a destinao podem ser controladas por mecanismos prdefinidos.
A operao de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos
documentos convencionais porque nesses ltimos o arquivamento ao mesmo tempo
uma operao lgica e fsica, como por exemplo arquivar um relatrio na pasta
Relatrios. No documento digital, como suporte e contedo so entidades separadas e
constitudo por um objeto fsico (suporte), lgico (software e formato) e conceitual
(apresentao), a operao de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo a
sua identificao nica e os ponteiros para outros objetos digitais.
6.2
Avaliao, Temporalidade e Destinao
A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos,

pois permite racionalizar o acmulo dos documentos nas fases corrente e intermediria,
facilitando a constituio dos arquivos permanentes.
A avaliao o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando estabelecer
prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio19 que
lhes so atribudos. Os prazos de guarda e as aes de destinao devero estar
formalizados na tabela de temporalidade e destinao do rgo ou entidade.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos
documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s
necessidades da administrao que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse
sentido, nenhum documento dever ser conservado por tempo maior que o necessrio.
A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e efetivase, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de
valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo.
Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que no
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses
arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial.
A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na
separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao,
mediante critrios e tcnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao.
A complexidade e a abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao,
que implica no estabelecimento de critrios de valor, requerem a participao de pessoas
ligadas a diversas reas profissionais do rgo ou entidade, conforme legislao vigente.
O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD,
deve identificar a temporalidade e a destinao prevista para o documento no momento
da captura e do registro, de acordo com os prazos e as aes previstas na tabela de
temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada
em um metadado associado ao documento.
19
Ver item 3 na Introduo.
32
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve tambm ter capacidade de

identificar os documentos que j cumpriram sua temporalidade para implementar a
destinao prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema dever ser capaz de listar os
documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e
destinao.
As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos de forma
sistemtica no curso rotineiro das atividades do rgo ou entidade. Essas mesmas
determinaes no podero ser implementadas em documentos que estejam com
pendncias, sob litgio ou investigao.
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes:
reteno dos documentos, por um determinado perodo, no arquivo corrente do

rgo ou entidade que os gerou.
eliminao fsica;
transferncia;
recolhimento para instituio arquivstica;
eliminao.
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem

valor para a guarda permanente.
A eliminao deve ser precedida da elaborao de listagem, do edital de cincia de
eliminao e do termo de eliminao, segundo a legislao vigente e deve obedecer aos
seguintes princpios:
a eliminao dever sempre ser autorizada pela autoridade arquivstica na sua

esfera de competncia;
os documentos arquivsticos que estiverem pendentes, sob litgio ou investigao,

no podero ser destrudos;
a eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao

posterior de qualquer informao confidencial contida nos documentos eliminados,
como por exemplo dados de identificao pessoal ou assinatura.
todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e

cpias de preservao, independente do suporte, devero ser destrudas.
Transferncia
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao
final. Ao serem transferidos, os documentos devero ser acompanhados de listagem de
transferncia.
A transferncia pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do rgo

ou entidade que produziu o documento;
transferncia para uma instituio arquivstica, que ficar responsvel pela

custdia do documento.
33
Quando os documentos transferidos ficam sob a custdia de um rgo ou entidade

diferente da que os produziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao
de mant-los e gerenci-los de forma adequada, garantindo sua destinao final,
preservao e acesso. Todas essas obrigaes devem estar formalizadas em um contrato
firmado entre o rgo ou entidade que produziu os documentos e o responsvel pela sua
custdia.
Recolhimento
Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a
jurisdio arquivstica a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser
acompanhados de instrumentos que permitam sua identificao e controle, segundo a
legislao vigente20.
Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para instituio
arquivstica que implicam na transposio desses documentos de um SIGAD para outro
sistema informatizado, devero adotar algumas providncias no que diz respeito a:
6.3
compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela

instituio arquivstica recebedora;
documentao tcnica necessria para

(processamento e estrutura dos dados);
instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos

digitais e informaes que possibilitem a presuno de autenticidade dos
documentos recolhidos instituio arquivstica;
informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.
interpretar
documento
digital
Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever funes de recuperao e

acesso aos documentos arquivsticos e s informaes neles contidas, de forma a
satisfazer a conduo das atividades e os requisitos relativos transparncia do rgo ou
entidade. A recuperao inclui a pesquisa, a localizao e a apresentao dos
documentos.
Em um SIGAD a apresentao dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou
mais dispositivos de apresentao, tais como monitor de vdeo, impressora, caixa de som
etc. No mbito do sistema de gesto arquivstica de documentos, a pesquisa feita por
meio de instrumentos de busca tais como guias, inventrios, catlogos, repertrios e
ndices. J em um SIGAD a pesquisa feita por meio de parmetros pr-definidos,
selecionados dentre as informaes coletadas no momento do registro do documento e
dentre os metadados a ele associados.
Todos os recursos de pesquisa, localizao e apresentao de documentos tm que ser
submetidos a controles de acesso e segurana, os quais sero especificados a seguir.
20
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e Resoluo do CONARQ n 2 do CONARQ, de 1995.
34
6.4
Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever controles de acesso e

procedimentos de segurana que garantam a integridade dos documentos. Dentre esses
procedimento, pode-se destacar o uso de controles tcnicos e programticos,
diferenciando tipos de documentos, perfis de usurios e caracterstica de acesso aos
dados, manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de cpias de segurana.
Alm disso, tambm devem ser levadas em conta exigncias e procedimentos de
segurana da infra-estrutura das instalaes.
Controle de acesso
O sistema de gesto arquivstica de documentos precisa limitar ou autorizar o acesso a
documentos, por usurio e/ou grupos de usurios.
O controle de acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
restrio de acesso aos documentos;
exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos

usurios autorizados;
uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana,

ou seja, se so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos21,
regras, normas e legislao22 estabelecem diferentes razes para o sigilo e tambm
diferentes graus a serem atribudos a cada documento e as autoridades competentes
para faz-lo. (Ver seo 6.1.4 atribuio de restrio de acesso)
Os documentos relativos ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas, como por exemplo dossis funcionais e pronturios
mdicos, esto sujeitos a restries de acesso, conforme legislao especfica.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos deve garantir que os usurios no

autorizados no tenham acesso aos documentos classificados, isto , submetidos s
categorias de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que so originalmente sigilosos.
O acesso aos metadados dos documentos sigilosos depende de regulamentao interna
do rgo ou entidade.
O monitoramento e mapeamento das permisses de acesso so um processo contnuo
em todos os sistemas de gesto arquivstica de documentos.
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus
respectivos metadados. A gesto desse uso inclui:
21
identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , o que ele pode acessar;
identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;
Lei 8.159/1991.
22
Decreto n 4.553 de 27 de dezembro de 2002, Decreto n 5.301, de 9 de dezembro de 2004, e

Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005.
35
garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso a documentos

classificados e aos originalmente sigilosos;
registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos

(visualizao, impresso, transmisso e cpia para a rea de transferncia) com
identificao de usurio, data, hora e, se possvel, a estao de trabalho;
reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana que

tem por objetivo verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau
de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da
natureza do rgo ou entidade e dos documentos produzidos.
Trilha de auditoria
A trilha de auditoria o conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento
de intervenes ou tentativas de intervenes feitas no documento arquivstico digital ou
no SIGAD.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos
dentro de um SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento,
armazenamento, recuperao da informao, acesso e uso, preservao e destinao),
informando quem operou, a data e hora e as aes tomadas. A trilha de auditoria tem o
objetivo de fornecer informaes sobre o cumprimento das polticas e regras da gesto
arquivstica de documentos do rgo ou entidade e serve para:
identificar os autores de cada operao sofrida pelos documentos;
prevenir a perda de documentos;
monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD.
garantir a segurana e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo rgo ou

entidade, deve-se implementar aes de rastreamento de forma a:
determinar os passos a serem dados em resposta s atividades ou aes

registradas em um documento;
atribuir responsabilidade por uma ao a uma pessoa;
registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que ocorreu.
Cpias de segurana
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos
arquivsticos e dos seus metadados. Deve tambm poder recuper-los rapidamente em
caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingncia, quebra de segurana
ou degradao do suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da
informao do rgo ou entidade.
No caso dos sistemas de gesto arquivstica de documentos convencionais pode-se
prever a reproduo de documentos para outros suportes como medida de segurana,
como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou digitalizao.
No caso dos sistemas de gesto arquivstica de documentos digitais, o SIGAD deve
prover meios de realizao de cpias de segurana (backup). Esse processo consiste na
realizao de cpias peridicas das informaes com o propsito de restaurao posterior
das mesmas, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo
36
acidente. O processo reverso ao backup o de restaurao (restore), que consiste em

recuperar as informaes para o ambiente de produo do SIGAD em um estado
consistente.
Como o objetivo restaurar o sistema em caso de falhas, as informaes no so
armazenadas por perodos muito longos (normalmente at um ano). Dessa forma o
procedimento de cpias de segurana no pode ser confundido com uma estratgia de
preservao de longo prazo.
Segurana da infra-estrutura
A natureza das medidas de segurana da infra-estrutura de instalaes do acervo digital
diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente daquela do acervo
convencional. Essas medidas devem levar em conta os seguintes aspectos:
6.5
as salas reservadas a computadores servidores, equipamentos de rede e ao

armazenamento dos documentos digitais devem ter temperatura ambiente e
umidade relativa do ar controladas e fornecimento estvel de energia eltrica.
Deve haver controle contnuo para verificar se essas condies esto sendo
atendidas;
equipamentos contra incndio tm que ser providos em toda rea de instalao e

estarem de acordo com as normas de segurana estabelecidas;
a substituio dos equipamentos contra incndio tem que seguir uma rotina de
verificao e ocorrer antes do final da vida til prevista para os mesmos;
o rgo ou entidade tem que prever instalaes adequadas de pra-raios, com

procedimentos de manuteno peridica, seguindo a legislao e normas tcnicas
j estabelecidas;
a rea reservada instalao do SIGAD dever ser compartimentada, com o

objetivo de controlar o acesso s informaes;
as salas de computadores servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e

devem ter controle eletrnico de acesso;
para acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de segurana tm

que estar de acordo com as atribuies individuais e com as regras de segurana
do rgo ou entidade.
Armazenamento
As consideraes e as aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos

convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve
garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de
temporalidade e destinao.
Documentos de valor permanente, independente do formato, requerem um
armazenamento criterioso desde o momento da sua criao para garantir sua
preservao de longo prazo.
Num cenrio hbrido, isto , que envolve ao mesmo tempo documentos arquivsticos
convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de armazenamento que atendam
igualmente s necessidades desses dois tipos de documentos.
37
As condies de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades

fsicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando tambm a proteo contra
acesso no autorizado e perdas por destruio, furto e sinistro.
No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e entidades devem dispor de
polticas e diretrizes para converso ou migrao desses documentos de maneira a
garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilizao. Os procedimentos de converso e
migrao devem detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e nos formatos dos
documentos (ver seo 6.6, especificamente voltada Preservao).
Os fatores importantes na seleo das opes de armazenamento so:
volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado
em conta para se avaliar a capacidade de armazenamento, isto , reas de
depsito, tipos e quantidade de estante e, no caso de documentos digitais,
capacidade dos dispositivos de armazenamento;
segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos,

arquivos, computadores) devero prever limitao de acesso aos documentos,
como, por exemplo, controle das reas de armazenamento e sistemas de deteco
de entradas no autorizadas. O depsito deve estar localizado em rea que no
seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos
que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (ver seo 6.4,
Segurana cpias de segurana e segurana da infra-estrutura);
caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte,

peso, grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade
influenciaro na adequao das condies de armazenamento. Nesse sentido,
devero ser adotados procedimentos - como o controle e verificao do tempo de
vida til e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos
documentos. importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e
adequados ao formato e quantidade de documentos. As reas de depsito
devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de nveis de
umidade, proteo contra sinistro, contaminao (tal como istopos radioativos,
toxinas e mofo) e infestao de insetos ou microorganismos. Os documentos
digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto , transferir as
informaes contidas num suporte para outro. Essa tcnica conhecida por
rejuvenescimento (refreshing).
freqncia de uso: o uso mais ou menos freqente dos documentos deve ser
levado em conta na seleo das opes de armazenamento. No caso dos
documentos convencionais, as opes envolvero acondicionamento (pastas
suspensas, caixas entre outros) e localizao dos depsitos (prximos ou distantes
da rea de trabalho). J em relao aos documentos digitais, as opes podem
envolver armazenamento on-line (acesso imediato) ou off-line nas chamadas
mdias removveis de armazenamento (disco ptico, fita magntica e outros) em
diferentes graus de disponibilidade e velocidade.
custo relativo das opes de armazenamento dos documentos: alm do custo dos
dispositivos de armazenamento, deve ser considerado os dos equipamentos para
sua manipulao e de software de controle. Pelo previsvel alto volume de custo,
pode ser considerada a opo de terceirizao do armazenamento. Nesse caso,
porm, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custdia,
restries de acesso e capacidade tecnolgica. Recursos como o uso de
criptografia, podem impedir acessos no autorizados. Do mesmo modo, a
38
utilizao de checksum23 permite rastrear eventuais comprometimentos de

contedo.
Os documentos digitais so armazenados em dispositivos de armazenamento eletrnicos,
magnticos e pticos. interessante notar que do ponto de vista tecnolgico,
distinguem-se trs tipos de memria, em ordem decrescente de preo e velocidade de
acesso:
Memria primria
Memria secundria
Memria terciria
A memria primria de funcionamento essencial, necessria a qualquer sistema

computacional. nela que o software e os dados so armazenados durante a execuo.
Representantes tpicas dessa classe so as memrias RAM (Random Access Memory).
So memrias extremamente rpidas. Seu contedo de natureza dinmica, voltil,
permanecendo registrado apenas durante a execuo do software.
A memria secundria apresenta volume maior de armazenamento que a primria, sendo
por outro lado mais lenta. No voltil. So exemplos os discos rgidos magnticos (hard
disk HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas
tecnologias permitem, atravs do uso de disk arrays, obter-se maior desempenho e
confiabilidade do que seria conseguido com discos isolados.
A memria terciria compreende fitas magnticas, discos pticos e outros. Usos tpicos
incluem armazenamento do acervo digital e cpias de segurana. Outra nomenclatura
corrente para essa classe de memria "mdias de armazenamento". A memria terciria
tem caracterstica no voltil na preservao de dados. Seu preo unitrio to pequeno
que requisitos de confiabilidade devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuzo da
perda de dados superior ao preo das mdias que fisicamente os contm.
As memrias secundria e terciria so adequadas para armazenamento.
6.6
Preservao
Os documentos arquivsticos tm que se manter acessveis e utilizveis por todo o tempo

que se fizer necessrio, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo.
Devero ser asseguradas as caractersticas dos documentos tais como autenticidade e
acessibilidade - pela adoo de estratgias institucionais e tcnicas pr-ativas de criao
e de preservao, que garantam a sua perenidade. Essas estratgias so estabelecidas
por uma poltica de preservao.
Tradicionalmente a preservao de documentos arquivsticos se concentra na obteno
da estabilidade do suporte da informao. Nos documentos convencionais, o contedo e o
suporte esto intrinsecamente ligados, dessa forma a manuteno do suporte garante a
preservao do documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco da
preservao a manuteno do acesso, que pode implicar na mudana de suporte e
formatos, bem como na atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte
digital e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem essas
intervenes peridicas.
23
Valor calculado a partir dos dados para verificar que no houve alterao.
39
As estratgias de preservao para os documentos arquivsticos devem ser selecionadas

com base na sua capacidade de manter as caractersticas dos documentos e na avaliao
custo-benefcio. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restries de acesso,
cuidados no seu manuseio direto e obteno de suportes e materiais mais durveis
(papel, tinta, disco ptico, fita magntica, etc).
No caso especfico dos documentos digitais, essas estratgias incluem a preveno da
obsolescncia tecnolgica e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos de
migrao como rejuvenescimento (refreshing) e converso24.
Outras tcnicas utilizadas na preservao de documentos digitais so: emulao,
encapsulamento e preservao da tecnologia. A adoo de formatos digitais abertos se
configura adicionalmente como medida de preservao recomendvel e necessria.
Qualquer que seja a estratgia de preservao adotada, h que se documentar os
procedimentos e as estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponveis outros procedimentos
para preservar documentos digitais por longos perodos.
As estratgias de preservao de documentos digitais e dos respectivos metadados
devem ser formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaborao do projeto
desse sistema. S assim ser possvel garantir o uso e acesso aos documentos digitais
durante todo o perodo previsto para sua guarda.
INSTRUMENTOS
DOCUMENTOS
UTILIZADOS
NA
GESTO
ARQUIVSTICA
DE
necessrio o desenvolvimento de uma srie de instrumentos para apoiar os

procedimentos e operaes tcnicas de gesto arquivstica de documentos.
Instrumentos principais:
plano de classificao, codificado ou no, baseado nas funes e atividades do

rgo ou entidade;
Tabela de temporalidade e destinao;
Manual de gesto arquivstica de documentos;
Esquema de classificao referente segurana e ao acesso aos documentos.
Instrumentos adicionais:
glossrio
vocabulrio controlado
tesauro
Outros instrumentos que no so especficos da gesto arquivstica de documentos, mas

que podem apoiar as operaes de gesto:
24
relatrio de anlise do contexto jurdico-administrativo do rgo ou entidade;
relatrio de riscos que envolvem as atividades desenvolvidas pelo rgo ou

entidade;
Ver Glossrio.
40
plano de contingncia e plano de preveno contra desastres;
estrutura organizacional e delegao de competncias do rgo ou entidade;
registro dos funcionrios e das permisses de acesso aos sistemas do rgo ou

entidade.
7.1
Plano de Classificao e Cdigo de Classificao
Um plano de classificao um esquema de distribuio de documentos em classes, de

acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das
estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido25.
A estruturao de um plano de classificao pode ser facilitada pela utilizao de cdigos
(numricos ou alfanumricos) para designar as classes, constituindo um cdigo de
classificao.
O Cdigo de Classificao de Documentos um instrumento de trabalho utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo ou entidade
no exerccio de suas funes e atividades.
A classificao utilizada para agrupar os documentos a fim de contextualiz-los, agilizar
sua recuperao e facilitar tanto as tarefas de destinao (eliminao ou recolhimento
dos documentos) como de acesso.
O nmero de nveis de classificao varia de acordo com o rgo ou entidade e envolve
os seguintes fatores:
7.2
natureza das atividades desenvolvidas;
tamanho do rgo ou entidade;
complexidade da estrutura organizacional;
tecnologia utilizada.
Tabela de temporalidade e destinao
A tabela de temporalidade e destinao um instrumento arquivstico que determina

prazos de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento e eliminao de
documentos.
A elaborao da tabela de temporalidade e destinao dever envolver a autoridade
administrativa, o arquivista ou o responsvel pela guarda de documentos, os profissionais
das reas jurdicas e financeiras, alm de profissionais ligados ao campo de conhecimento
de que tratam os documentos objeto da avaliao e quaisquer outros que se faam
necessrios.
No setor pblico, a aplicao da tabela de temporalidade e destinao dever estar
condicionada sua aprovao pela instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera
de competncia.
A tabela de temporalidade e destinao dever contemplar as atividades-meio e as
atividades-fim. Sua estrutura bsica deve apresentar os seguintes itens:
25
Cf. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, 2005, p. 132.
41
identificador de classe;
prazos de guarda nas fases corrente e intermediria;
destinao final (eliminao ou guarda permanente);
observaes necessrias sua aplicao.
Deve-se elaborar um ndice alfabtico para agilizar a localizao dos assuntos no plano ou
cdigo e na tabela.
A definio dos prazos de guarda no sistema de gesto arquivstica de documentos de um
rgo ou entidade tem por finalidade:
conservar os documentos necessrios ao cumprimento de obrigaes legais e de

prestao de contas;
conservar os documentos importantes para a memria corporativa;
eliminar os documentos que no so mais necessrios;
atender s necessidades e interesses de pessoas ou instituies externas ao rgo

ou entidade por meio das seguintes aes:
o
identificao dos interesses legtimos de terceiros na preservao dos

documentos arquivsticos. Os interessados podem ser pessoas e
organizaes afetadas pelas aes ou decises do rgo ou entidade ou
que precisam dos seus documentos arquivsticos para cumprir funes
como auditores, entidades investigativas, autoridades arquivsticas ou
pesquisadores;
identificao e avaliao dos ganhos legais, financeiros, polticos, sociais e

outros que o rgo ou entidade possa ter na preservao dos documentos
arquivsticos para servir aos interesses da pesquisa e da sociedade como
um todo;
cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivstica, na sua esfera

de competncia.
O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o

documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades
organizacionais.
O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediria relaciona-se ao perodo em que
o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso,
podendo, ento, ser transferido para depsitos em outro local, embora disposio do
rgo produtor.
7.3
Manual de Gesto Arquivstica de Documentos
O rgo ou entidade deve elaborar um manual com o objetivo de estabelecer

procedimentos regulares no tocante produo, tramitao, arquivamento e destinao
dos documentos arquivsticos, de acordo com as normas e legislao vigentes. Esse
manual deve contemplar todos os tipos de documentos necessrios conduo das
atividades do rgo ou entidade, independente do suporte, incluindo atividades-meio e
finalsticas.
O manual pode compreender os seguintes pontos:
42
7.4
definio e identificao de todos os documentos arquivsticos produzidos,

incluindo a distino dos documentos no arquivsticos, como documentos
pessoais, cpias extras, publicaes, entre outros;
classificao dos documentos de acordo com a atividade desenvolvida;
classificao dos documentos quanto segurana, sigilo e sua desclassificao;
estabelecimento da forma documental no que diz respeito a logomarca, ttulo,

numerao, local, data, origem, destinatrio, assunto, anexos, normas de
redao, formas de tratamento, assinatura, regras de digitao, rubrica,
autenticao (selo, carimbo, carimbo de tempo, assinatura digital) etc;
procedimentos para captura, registro, autuao, recebimento,

distribuio, expedio e reproduo dos documentos;
procedimentos para a implementao do plano de classificao, da tabela de

temporalidade e destinao e da destinao dos documentos.
tramitao,
Esquema de classificao de acesso e segurana
O esquema de classificao de acesso e segurana a definio das categorias de

usurios e as permisses de acesso e uso do sistema de gesto arquivstica de
documentos para criao, leitura, atualizao e eliminao dos documentos.
O rgo ou entidade deve controlar quem est autorizado a ter acesso aos documentos
arquivsticos e em que circunstncias este permitido, dado que os documentos podem
conter informao pessoal, comercial ou operacionalmente sensvel. igualmente
necessrio aplicar as restries de acesso a usurios externos, de acordo com a
legislao vigente.
7.5
Glossrio
Um glossrio um vocabulrio afeito a uma rea especfica do conhecimento, que

envolve definies conceituais, dispostas em ordem alfabtica. Num glossrio os termos
no guardam relaes entre si.
Um glossrio pode estar anexo ao plano de classificao e tabela de temporalidade e
destinao, bem como ao manual de gesto.
7.6
Vocabulrio controlado e Tesauro
A indexao dos documentos pode ser limitada terminologia estabelecida no plano de

classificao ou a outros controles adequados complexidade dos documentos do rgo
ou entidade, como tesauro ou vocabulrio controlado.
Vocabulrio controlado um conjunto normalizado de termos que serve indexao e a
recuperao da informao. Permite controlar a terminologia utilizada na indexao,
estabelecendo os termos aceitos pelo rgo ou entidade e controlando o uso de
sinnimos, homnimos, abreviaturas e acrnimos. O significado dos termos no
definido, mas apenas algumas relaes entre eles, como, por exemplo, relao entre
sinnimos.
43
Um tesauro uma lista controlada de termos ligados por meio de relaes semnticas,
hierrquicas, associativas ou de equivalncia, que cobre uma rea especfica do
conhecimento. Em um tesauro o significado do termo e as relaes hierrquicas com
outros termos so explicitados.
44
Parte II
Especificao de requisitos para sistemas informatizados de

gesto arquivstica de documentos (SIGAD)
45
Aspectos de funcionalidade
1
ORGANIZAO DOS DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS:

CLASSIFICAO E MANUTENO DOS DOCUMENTOS
PLANO
DE
A organizao dos documentos arquivsticos feita com base num plano ou cdigo de
classificao. Tal instrumento se constitui no ncleo central de qualquer SIGAD. Por meio
dele se estabelece a hierarquia e a relao orgnica dos documentos devidamente
demonstradas na forma pela qual tais documentos so organizados em unidades de
arquivamento26.
Os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou
entidade so acumulados em unidades de arquivamento e organizados de forma
hierrquica em classes27 de acordo com um plano de classificao28. Como no h
necessariamente agrupamento fsico dos documentos digitais, os mesmos so agrupados
em unidades lgicas de arquivamento por meio de metadados como, por exemplo,
nmero identificador, ttulo, cdigo.
As atividades de gesto de documentos, como o controle da temporalidade e destinao
dos documentos, so feitas com base nas unidades de arquivamento. Desta forma, no
momento do arquivamento os documentos devem ser inseridos em uma unidade de
arquivamento, que est subordinada hierarquicamente ao plano de classificao. O
diagrama a seguir exemplifica esta organizao hierrquica dos documentos.
26
Unidade de arquivamento o documento tomado por base para fins de classificao, arranjo,
armazenamento e notao. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossi, um processo ou
ainda uma pasta onde esto reunidos documentos sob o mesmo cdigo de classificao, como por
exemplo, as folhas de ponto de um determinado ano, relatrios de atividades relativos a um
determinado perodo ou atas de reunio.
27
Daqui por diante, nesta seo, o termo classe dever ser entendido como termo genrico que
inclui os demais nveis do plano de classificao, isto , subclasse, grupo e subgrupo.
28
A Resoluo do CONARQ n 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada

da Resoluo do CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao,
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e
tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas.
46
Diagrama de organizao dos documentos
CLASSE
SUBCLASSE
CLASSE
SUBCLASSE
GRUPO
CLASSE
SUBCLASSE
CLASSE
SUBCLASSE
GRUPO
SUBGRUPO
Unidade de arquivamento
Item
documental
Item
documental
Item
documental
47
1.1
Configurao e Administrao do Plano de Classificao no SIGAD
Os requisitos desta seo referem-se s funcionalidades do sistema para apoiar a

configurao do plano de classificao dentro do SIGAD, ou seja, como desenhar um
plano de classificao em um SIGAD.
Referncia
Requisito
1.1.1
Um SIGAD tem que incluir e ser compatvel com o plano de

classificao do rgo ou entidade.
O plano de classificao dos integrantes do SINAR deve estar
de acordo com a legislao e ser aprovado pela instituio
arquivstica na especfica esfera de competncia.
Um SIGAD tem que garantir a criao de classes, subclasses,
grupos e subgrupos nos nveis do plano de classificao de
acordo com o mtodo de codificao adotado.
Por exemplo, quando se adotar o mtodo decimal para
codificao, cada classe poder ter at no mximo dez
subordinaes e assim sucessivamente.
Um SIGAD tem que permitir a usurios autorizados
acrescentar novas classes sempre que se fizer necessrio.
Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova
classe no respectivo metadado.
Um SIGAD tem que registrar a mudana de nome de uma
classe j existente no respectivo metadado.
Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe
inteira, incluindo as subclasses, grupo, subgrupos e os
documentos ali classificados, para um outro ponto do plano de
classificao. Nesse caso, necessrio fazer o registro do
deslocamento nos metadados do plano de classificao.
Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados tornem
inativa uma classe onde no sero mais classificados
documentos.
Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado
apague uma classe inativa.
S pode ser apagada uma classe que no tenha documentos
ali classificados.
Um SIGAD tem que impedir a eliminao de uma classe que
tenha documentos ali classificados. Essa eliminao poder
ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali
classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus
metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido
reclassificados.
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.1.7
1.1.8
1.1.9
Obrig29
O
O
O
O
AD
29
O campo obrigatoriedade na tabela apresenta a seguinte classificao:

O obrigatrio
AD altamente desejvel
F - facultativo
48
Referncia
Requisito
1.1.10
Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s

classes, conforme estabelecido no padro de metadados, e
deve restringir a incluso e alterao desses mesmos
metadados somente a usurios autorizados.
Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos
de atribuio de identificadores a classes do plano de
classificao, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos,
separadamente ou em conjunto, na mesma aplicao:
atribuio de um cdigo numrico ou alfanumrico;
atribuio de um termo que identifique cada classe.
Um SIGAD deve prever um atributo associado s classes para
registrar a permisso de uso daquela classe para classificar um
documento.
Em algumas classes no permitido incluir documentos,
nesses casos os documentos devem ser classificados apenas
nos nveis subordinados.
Por exemplo, no cdigo de classificao previsto na Resoluo
do CONARQ n 14:
No permitido classificar documentos no grupo 021
(ADMINISTRAO GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEO).
Os documentos de recrutamento e seleo devem ser
classificados
nos
subgrupos
021.1
(ADMINISTRAO
1.1.11
1.1.12
Obrig29
AD
GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO
E
SELEO:CANDIDATOS
A
CARGO E EMPREGO PBLICOS) e 021.2 (ADMINISTRAO
GERAL:PESSOAL:RECRUTAMENTO E SELEO:EXAMES DE SELEO).
1.1.13
1.1.14
1.1.15
1.1.16
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar

uma classe.
Entende-se por termo completo toda a hierarquia referente
quela classe. Por exemplo:
MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL PERMANENTE:COMPRA
MATERIAL:AQUISIO:MATERIAL DE CONSUMO:COMPRA
Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que
identificam cada classe, sejam nicos no plano de
classificao.
Um SIGAD pode prever a pesquisa e navegao na estrutura
do plano de classificao por meio de uma interface grfica.
Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou
parcialmente um plano de classificao.
Ver item 12 - Interoperabilidade
F
AD
49
Obrig29
Referncia
Requisito
1.1.17
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de

relatrios para apoiar a gesto do plano de classificao,
incluindo a capacidade de:
gerar relatrio completo do plano de classificao;
gerar relatrio parcial do plano de classificao a partir de
um ponto determinado na hierarquia;
gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos
classificados em uma ou mais classes do plano de
classificao;
gerar relatrio de documentos classificados por unidade
administrativa.
1.1.18
Um SIGAD deve possibilitar consulta ao plano de classificao

a partir de qualquer atributo ou combinao de atributos e
gerar relatrio com os resultados obtidos
AD
1.2
Classificao e metadados das unidades de arquivamento
Os requisitos desta seo referem-se formao e classificao e reclassificao das

unidades de arquivamento (dossis/processos e pastas) e associao de metadados.
Referncia
Requisito
1.2.1
Um SIGAD tem que permitir a classificao das unidades de

arquivamento somente nas classes autorizadas.
Ver requisito 1.1.12
Um SIGAD tem que permitir a classificao de um nmero
ilimitado de unidades de arquivamento dentro de uma classe.
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para
identificar uma unidade de arquivamento, tal como especificado
no item 1.1.13.
Um SIGAD tem que permitir a associao de metadados s
unidades de arquivamento e deve restringir a incluso e
alterao desses mesmos metadados somente a usurios
autorizados.
Um SIGAD tem que associar os metadados das unidades de
arquivamento conforme estabelecido no padro de metadados.
Um SIGAD tem que permitir que uma nova unidade de
arquivamento herde da classe em que foi classificada,
determinados metadados pr-definidos.
Exemplos desta herana so: temporalidade prevista e restrio
de acesso.
Um SIGAD deve relacionar os metadados herdados de forma
que uma alterao no metadado de uma classe seja
automaticamente incorporada unidade de arquivamento que
herdou esse metadado.
Um SIGAD pode permitir a alterao conjunta de um
determinado metadado em um grupo de unidades de
arquivamento previamente selecionado.
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.2.7
1.2.8
Obrig
O
O
O
O
AD
50
Referncia
Requisito
1.2.9
Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento

e seus respectivos volumes e/ou documentos sejam
reclassificados por um usurio autorizado, e tem que permitir
que todos os documentos j inseridos permaneam na(s)
unidade(s) de arquivamento e volume(s) que esto sendo
transferidos, mantendo a relao entre os documentos, volumes
e unidades de arquivamento.
Quando uma unidade de arquivamento ou documento
reclassificado, um SIGAD deve manter registro de suas posies
anteriores reclassificao, de forma a manter um histrico.
Quando uma unidade de arquivamento ou documento
reclassificado, um SIGAD deve permitir que o administrador
introduza as razes para a reclassificao.
Um SIGAD pode permitir que os usurios criem referncias
cruzadas para unidades de arquivamento afins.
1.2.10
1.2.11
1.2.12
1.3
Obrig
AD
AD
Gerenciamento dos dossis/processos
Os requisitos desta seo referem-se ao gerenciamento dos documentos arquivsticos no

que diz respeito a controles de abertura e encerramento de dossis/processos e seus
respectivos volumes e incluso de novos documentos nesses dossis/processos e
respectivos volumes ou em pastas virtuais.
Referncia
Requisito
1.3.1
Um SIGAD tem que registrar nos metadados a data de abertura

e de encerramento do dossi/processo.
Essa data pode se constituir em parmetro para aplicao dos
prazos de guarda e destinao do dossi/processo.
Um SIGAD tem que permitir que um dossi/processo seja
encerrado atravs de procedimentos regulamentares e somente
por usurios autorizados.
Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossis/processos j
encerrados por usurios autorizados.
Um SIGAD tem que impedir o acrscimo de novos documentos
a dossis/processos j encerrados.
Dossis/processos encerrados devero ser reabertos para
receber novos documentos.
Um SIGAD deve ser capaz de registrar mltiplas entradas para
um documento digital (objeto digital) em mais de um
dossi/processo ou pasta, sem duplicao fsica desse
documento.
Quando um documento digital estiver associado a mais de um
dossi ou processo, o SIGAD dever criar um registro para cada
referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao
mesmo objeto digital
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
Obrig
O
O
AD
51
Referncia
Requisito
1.3.6
Um SIGAD tem que impedir a eliminao de uma unidade de

arquivamento digital ou de qualquer parte de seu contedo em
todas as ocasies, a no ser quando estiver de acordo com a
tabela de temporalidade e destinao de documentos;
A eliminao ser devidamente registrada em trilha de
auditoria.
Um SIGAD tem que garantir a integridade da relao
hierrquica entre classe, dossi/processo, volume e documento
e entre classe, pasta e documento em todos os momentos,
independentemente de atividades de manuteno, aes do
usurio ou falha de componentes do sistema.
Em hiptese alguma poder ocorrer uma situao em que
qualquer ao do usurio ou falha do sistema d origem a uma
inconsistncia na base de dados do SIGAD.
1.3.7
1.4
Obrig
Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos
A formao e manuteno de processos no setor pblico apresentam regras especficas,

que os diferenciam dos dossis, e que apiam a manuteno de sua autenticidade. O
detalhamento dessas regras est previsto em normas e legislao especfica, que devero
ser respeitadas pelo rgo ou entidade, de acordo com a sua esfera e mbito.
Esta seo inclui requisitos especficos para a gesto dos processos, que so aplicveis se
o SIGAD capturar esse tipo de documento.
Referncia
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
30
Requisito
Um SIGAD tem que prever a formao/autuao de processos30,

por usurio autorizado conforme estabelecido em legislao
especfica.
Um SIGAD deve prever funcionalidades para apoiar a pesquisa
de existncia de processo relativo mesma ao/interessado.
Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do
processo digital recebam numerao seqencial sem falhas, no
se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma
numerao.
Um SIGAD tem que controlar a renumerao dos documentos
integrantes de um processo digital.
Este requisito tem por objetivo impedir a excluso no
autorizada de documentos de um processo.
Casos especiais que autorizem a renumerao devem obedecer
legislao especfica na devida esfera e mbito de
competncia.
Obrig
AD
O
Ver Glossrio.
52
Referncia
Requisito
1.4.5
Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de

processos segundo a legislao especfica na devida esfera e no
mbito de competncia. A juntada pode ser por anexao31 ou
por apensao32.
Este procedimento dever ser registrado nos metadados do
processo.
Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensao
de processos segundo a legislao especfica na devida esfera e
no mbito de competncia.
Esse procedimento dever ser registrado nos metadados do
processo.
Um
SIGAD
tem
que
prever
procedimentos
para
desentranhamento de documentos integrantes de um processo,
segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de
competncia.
processo.
Um
SIGAD
tem
que
prever
procedimentos
para
desmembramento de documentos integrantes de um processo
segundo norma especfica na devida esfera e no mbito de
competncia.
processo.
Um SIGAD tem que prever o encerramento33 dos processos
incluindo seus volumes e seus metadados.
Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativao
dos
processos
por
usurio
autorizado
obedecendo
procedimentos legais e administrativos.
Para manter a integridade do processo somente o ltimo volume
receber novos documentos ou peas.
1.4.6
1.4.7
1.4.8
1.4.9
1.4.10
1.5
Obrig
O
O
Volumes: abertura, encerramento e metadados
Em alguns casos os dossis/processos so compartimentados em volumes ou partes, de

acordo com normas e instrues estabelecidas. Essa diviso no est baseada no
contedo intelectual dos dossis/processos, mas em outros critrios, como a dimenso, o
nmero de documentos, perodos de tempo etc. Essa prtica tem como objetivo facilitar o
gerenciamento fsico dos dossis/processos.
31
Juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processos ou documentos

a um outro processo considerado principal, desde que pertencentes ao um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
32
Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,
mantendo cada um a sua numerao especfica, destinada ao estudo e uniformidade de
tratamento em matria semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
33
Na Administrao Pblica Federal o processo arquivado; o que se encerra a ao.
53
Os requisitos desta
dossis/processos.
seo
referem-se
utilizao
de
volumes
para
Referncia
Requisito
1.5.1
Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir

dossis/processos, fazendo distino entre dossis/processos e
volumes.
Um SIGAD deve permitir a associao de metadados aos
volumes e deve restringir a incluso e a alterao desses
mesmos metadados somente a usurios autorizados.
Um SIGAD tem que permitir que um volume herde
automaticamente do dossi/processo ao qual pertence,
determinados metadados pr-definidos, como por exemplo,
procedncia, classes e temporalidade.
Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes a qualquer
dossi/processo que no esteja encerrado.
Um SIGAD deve permitir o registro de metadados
correspondentes as datas de abertura e de encerramento de
volumes.
Um SIGAD tem que assegurar que um volume somente conter
documentos. No permitido que um volume contenha outro
volume ou um outro dossi/processo.
Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado
atravs de procedimentos regulamentares e somente por
usurios autorizados.
Um SIGAD tem que assegurar que, ao abrir um novo volume, o
volume precedente seja automaticamente encerrado.
Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar
aberto,
todos
os
outros
volumes
existentes
nesse
dossi/processo tm que estar fechados.
Um SIGAD tem que impedir a reabertura de um volume j
encerrado para acrscimo de documentos.
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.5.7
1.5.8
1.5.9
1.6
Gerenciamento de documento
convencionais, hbridos
subdividir
Obrig
processos/dossis
AD
AD
O
AD
arquivsticos
O arquivo de uma organizao pode conter documentos ou dossis/processos digitais e

convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossis/processos
convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificao
usado para os digitais e deve ainda possibilitar a gesto de documentos ou
dossis/processos hbridos. Os documentos ou dossis/processos hbridos so formados
por uma parte digital e uma parte convencional.
Referncia
Requisito
1.6.1
Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossis/processos

convencionais e gerenci-los da mesma forma que os digitais.
Para conceito de captura veja item 3.
Obrig
54
Referncia
Requisito
1.6.2
Um SIGAD tem que ser capaz de gerenciar a parte

convencional e a parte digital integrantes de dossis/processos
hbridos, associando-as com o mesmo nmero identificador
atribudo pelo sistema e ttulo, alm de indicar que se trata de
um documento arquivstico hbrido.
Um SIGAD tem que permitir que um conjunto especfico de
metadados seja configurado para os documentos ou
dossis/processos convencionais e tem que incluir informaes
sobre o local de arquivamento.
Um SIGAD tem que ter mecanismos para acompanhar a
movimentao do documento arquivstico convencional de
forma que se evidencie ao usurio a localizao atual do
documento.
Um SIGAD deve ser capaz de oferecer ao usurio
funcionalidades para solicitar ou reservar a consulta a um
documento arquivstico convencional, enviando uma mensagem
para o detentor atual desse documento ou para o administrador.
Um SIGAD pode incluir mecanismos de impresso e
reconhecimento de cdigos de barra para automatizar a
introduo de dados e acompanhar as movimentaes de
documentos ou dossis/processos convencionais.
Um SIGAD tem que assegurar que a recuperao de um
documento ou dossi/processo hbrido permita igualmente a
recuperao dos metadados tanto da parte digital como da
parte convencional.
Sempre que os documentos ou dossis/processos hbridos
estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, um SIGAD
deve garantir que a parte convencional e a parte digital
correspondente recebam a mesma classificao de sigilo.
Um SIGAD tem que poder registrar na trilha de auditoria todas
as alteraes efetuadas nos metadados dos documentos ou
dossis/processos convencionais e hbridos.
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
1.6.7
1.6.8
1.6.9
Obrig
55
TRAMITAO E FLUXO DE TRABALHO
Os requisitos desta seo tratam apenas dos casos em que um SIGAD inclui recursos de
automao de fluxo de trabalho (workflow)34. Abrangem funes para controle do fluxo
de trabalho e atribuio de metadados para registro da tramitao dos documentos
incluindo o status do documento (minuta, original ou cpia).
Os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de trabalho podem compreender:
tramitao de um documento antes do seu registro/captura;
tramitao posterior ao seu registro/captura;
As tecnologias de fluxo de trabalho transferem objetos digitais entre participantes sob o

controle automatizado de um programa. So geralmente usadas para:
gesto de processos ou de tarefas, tais como registro e destinao de documentos

e dossis/processos;
verificao e aprovao de documentos ou dossis/processos antes do registro;
encaminhamento de documentos ou dossis/processos de forma controlada, de

um usurio para outro , com a identificao das aes a serem realizadas tais
como: verificar documento, aprovar nova verso;
comunicao aos usurios sobre a disponibilidade de um documento arquivstico;
distribuio de documentos ou dossis/processos;
publicao de documentos ou dossis/processos na web.
Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivduo especfico, um grupo de

trabalho ou mesmo um software. Um participante o responsvel pela realizao de uma
tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. No caso do participante
ser um indivduo, a tarefa direcionada para um usurio com uma identificao
especfica. No caso do participante ser um grupo de trabalho, a tarefa direcionada para
o grupo (formado por vrios usurios, cada um com sua identificao no sistema). A
tarefa tem que ser distribuda entre os usurios do grupo e aps, ser cumprida por um
membro do grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante um
software, a tarefa direcionada uma funo de programa, que a realiza automaticamente
e reencaminha o documento ao fluxo previsto.
2.1
Controle do fluxo de trabalho
Referncia
Requisito
2.1.1
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que fornecer

os passos necessrios para o cumprimento de trmites
preestabelecidos ou ad hoc. Nesse caso, cada passo significa o
deslocamento de um documento ou dossi/processo, de um
participante para outro, a fim de serem objeto de aes.
34
Obrig
Ver Glossrio.
56
Referncia
Requisito
2.1.2
Um SIGAD tem que ter capacidade, sem limitaes, de

estabelecer o nmero necessrio de trmites nos fluxos de
trabalho.
O fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma
funo para avisar a um participante do fluxo que um
documento lhe foi enviado, especificando a ao necessria.
O fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso do
correio eletrnico para que um usurio possa informar a
outros usurios sobre documentos que requeiram sua ateno.
Esse requisito requer a integrao com um sistema de correio
eletrnico existente.
O recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir
que fluxos de trabalho pr-programados sejam definidos,
alterados e mantidos exclusivamente por usurio autorizado.
O Administrador deve poder autorizar usurios individuais a
redistribuir tarefas ou aes presentes em um fluxo de trabalho
a um usurio ou grupo diferentes daquele previsto.
Um usurio pode precisar enviar um documento a outro usurio,
devido ao seu contedo ou no caso do usurio responsvel se
encontrar em licena.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar
na trilha de auditoria todas as alteraes ocorridas nesse fluxo.
a tramitao de um documento a fim de que os usurios
possam conhecer a situao de cada um no processo.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve gerir os
documentos em filas de espera que possam ser examinadas e
controladas pelo Administrador.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve ter a
capacidade de deixar que os usurios visualizem a fila de espera
de trabalho a eles destinado e que selecionem os itens a
trabalhar.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve fornecer
fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do
usurio ou os dados do sistema.
Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes
dependem de uma condio determinada por um deles. Por
exemplo, um fluxo pode levar um documento a um participante
ou a um outro, conforme os dados de entrada do participante
anterior; ou a definio do fluxo pode depender de um valor
calculado pelo sistema.
um histrico de movimentao dos documentos.
O histrico de movimentao corresponde a um conjunto de
metadados de datas de entrada e sada; nomes de
responsveis; titulo do documento, providncias etc.
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.1.9
2.1.10
2.1.11
2.1.12
Obrig
AD
AD
O
O
AD
AD
AD
57
Referncia
Requisito
2.1.13
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD pode permitir

que usurios autorizados interrompam ou suspendam
temporariamente um fluxo com o objetivo de executar outro
trabalho.
O fluxo s prosseguir com a autorizao do usurio.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir
processamento condicional, isto , permitir que um fluxo de
trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um
documento e prossiga automaticamente quando este
recebido.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve poder
associar limites de tempo a trmites e/ou procedimentos
individuais em cada fluxo e comunicar os itens que expiraram
de acordo com tais limites.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que
reconhecer indivduos e grupos de trabalho como participantes.
Sempre que o participante for um grupo de trabalho, um
recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma
de distribuio dos documentos entre os membros do grupo.
Essa distribuio pode ser:
de acordo com uma seqncia circular predefinida, o SIGAD
envia o prximo documento independentemente da concluso
da tarefa anterior;
ou
medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe
envia o prximo documento da fila do grupo.
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir
que a captura de documentos desencadeie automaticamente
fluxos de trabalho.
meios de elaborao de relatrios completos para permitir que
gestores monitorem a tramitao dos documentos e o
desempenho dos participantes.
a tramitao de um documento em seus metadados. Os
metadados referentes tramitao devem registrar data e hora
de envio e de recebimento e identificao do usurio.
2.1.14
2.1.15
2.1.16
2.1.17
2.1.18
2.1.19
2.1.20
2.1.21
2.1.22
Um SIGAD deve manter verses dos fluxos alterados e

estabelecer vnculos entre os documentos j processados ou em
processamento nos fluxos alterados
O SIGAD deve assegurar que qualquer modificao nos
atributos dos fluxos, como extino ou ampliao do nmero de
pessoas ou extino de autorizao, leve em conta os
documentos vinculados.
Obrig
AD
O
AD
AD
AD
AD
58
2.2
Controle de verses e do status do documento
Um SIGAD tem que ser capaz de, por meio do seu recurso de fluxo de trabalho,
estabelecer o status do documento, isto , se trata de minuta, original ou cpia. No caso
dos documentos digitais, esse status estabelecido de acordo com a rota do documento
no SIGAD. Assim, por exemplo:
um documento criado no espao individual ou do grupo mas no transmitido,

uma minuta;
um documento transmitido do espao individual ou do grupo para o espao

gerencial, onde no poder mais ser alterado, e da para fora da instituio, ser
sempre recebido como um original e armazenado no espao de origem (individual,
do grupo ou gerencial) como uma ltima minuta. Isso porque a transmisso
acrescenta metadados ao documento (como data e hora da transmisso) que o
tornam mais completo;
um documento que enviado do espao individual para o do grupo para fins de

comentrios uma minuta, que dever ter seu nmero de verses devidamente
controlado;
quando um usurio autorizado recupera um documento do espao gerencial e o

armazena em seu espao, ele cria uma cpia. O mesmo acontece quando o
usurio reencaminha um documento para um outro usurio.
Referncia
Requisito
2.2.1
Um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve ser capaz

de registrar o status de transmisso do documento, ou seja, se
minuta, original ou cpia.
Um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas verses
de um documento que est sendo tramitado.
Um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as
diversas verses de um documento.
Um SIGAD tem que manter o identificador nico do documento
e o controle de verses deve ser registrado em metadados
especficos.
2.2.2
2.2.3
2.2.4
Obrig
O
O
O
59
CAPTURA
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico ao

incorpor-lo num SIGAD por meio das seguintes aes: registro, classificao, indexao,
atribuio de metadados e arquivamento.
Dentre essas aes, o arquivamento envolve procedimentos diferentes no que diz
respeito aos documentos digitais e convencionais. Enquanto os primeiros so arquivados
dentro do SIGAD, os convencionais seguem a forma tradicional, isto , pastas ou
equivalentes, sendo referenciados no SIGAD. No caso de um documento convencional ser
acompanhado de anexos digitais armazenados em mdia mvel (disquete, discos pticos
ou ptico-magnticos, fitas magnticas etc), esses anexos podero tanto ser mantidos no
SIGAD como nas referidas mdias.
A captura de documentos digitais em um SIGAD pode ser feita de diversas formas:
captura individual de documento produzido em arquivo digital fora do SIGAD, em

aplicativo e formato especficos (.doc, .pdf, .rtf): o registro inicial feito pelo
usurio ao capturar o documento para o SIGAD;
captura individual de documento produzido em workflow ou em outro sistema de

forma integrada ao SIGAD: o registro e a anexao ao sistema de gesto podem
ser automticos, complementados pelo usurio do SIGAD;
captura em lote: incluso no sistema de um grupo de documentos do mesmo tipo

oriundos de outro SIGAD ou de um GED. Ex.: faturas dirias, dossis, processos.
3.1
Captura: procedimentos gerais
Referncia
Requisito
3.1.1
A captura tem que garantir a execuo das seguintes funes:

registrar e gerenciar todos os documentos convencionais;
registrar e gerenciar todos os documentos digitais,
independente do contexto tecnolgico;
classificar todos os documentos de acordo com o plano ou
cdigo de classificao;
controlar e validar a introduo de metadados.
Um SIGAD tem que ser capaz de capturar documentos digitais
das seguintes formas:
captura de documentos produzidos dentro do SIGAD;
captura de documento individual produzido em arquivo digital
fora do SIGAD;
captura de documento individual produzido em workflow ou
outros sistemas integrado ao SIGAD;
captura de documentos em lote.
Um SIGAD pode automatizar a produo de documentos por
meio da exibio de formulrios e modelos pr-definidos pelo
programa de gesto arquivstica de documentos.
Um SIGAD tem que aceitar o contedo do documento, bem
como as informaes que definem sua aparncia, mantendo as
associaes entre os vrios objetos digitais que compem o
documento, isto , anexos e links de hipertexto.
3.1.2
3.1.3
3.1.4
Obrig
60
Referncia
Requisito
3.1.5
Um SIGAD tem que permitir a insero de todos os metadados,

obrigatrios e optativos, definidos na sua configurao e
garantir que se mantenham associados ao documento.
Os metadados obrigatrios so:
nome do arquivo digital;
nmero identificador atribudo pelo sistema;
data de produo;
data e hora de transmisso e recebimento;
data e hora da captura;
ttulo ou descrio abreviada35;
classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao;
prazos de guarda;
autor (pessoa fsica ou jurdica)36;
escritor (se diferente do autor)37;
originador38;
destinatrio (com seu cargo);
nome do setor responsvel pela execuo da ao contida no
documento;
indicao de anotao;
indicao de anexos;
restrio de acesso;
registro das migraes e data em que ocorreram.
Obrig
Os metadados opcionais se referem a informaes mais

detalhadas sobre o documento, tais como:
espcie / tipo / gnero documental;
indicao de verso;
associaes a documentos diferentes que podem estar
relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se
referirem mesma pessoa ou situao;
formato e software (nome e verso) sob o qual o documento
foi produzido ou no qual foi capturado;
mscaras de formatao (template) necessrias para
interpretar a estrutura do documento;
assunto / descritor (diferentes do j estabelecido no cdigo de
classificao);
localizao fsica.
e outros que se julgarem necessrios.
35
Palavra ou frase que nomeia uma unidade arquivstica. Pode ser formal, quando aparece
explicitamente na unidade arquivstica que est sendo descrita, ou atribuda.
36
Nome da pessoa fsica ou jurdica (rgo ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o
documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento emitido.
37
Nome da pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para elaborar o contedo do
documento.
38
Nome da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico no qual o documento

gerado ou enviado.
61
Referncia
Requisito
3.1.6
Um SIGAD tem que prever a insero dos metadados

obrigatrios, previstos em legislao especfica na devida esfera
e mbito de competncia, no momento da captura de
processos.
Um SIGAD tem que ser capaz de atribuir um nmero
identificador a cada dossi/processo e documento capturado,
que serve para identific-lo desde o momento da captura at
sua destinao final dentro do SIGAD.
O formato do nmero identificador atribudo pelo sistema deve
ser definido no momento da configurao do SIGAD.
O identificador pode ser numrico ou alfanumrico, ou pode
incluir os identificadores encadeados das entidades superiores
no ramo apropriado da hierarquia.
Num SIGAD o nmero identificador atribudo pelo sistema tem
que:
ser gerado automaticamente, sendo vedada sua introduo
manual e alterao posterior;
ou
ser atribudo pelo usurio e validado pelo sistema antes de ser
aceito.
Uma opo seria gerar o nmero identificador automaticamente,
mas nesse caso, ocult-lo do usurio, permitindo a este
introduzir uma seqncia no necessariamente nica como um
identificador. O usurio empregaria essa seqncia como um
identificador, mas o SIGAD a consideraria como metadado
pesquisvel, definido pelo usurio.
Um SIGAD tem que prever a adoo da numerao nica de
processo e/ou documentos oficiais de acordo com a legislao
especfica a fim de garantir a integridade do nmero atribudo
ao processo e/ou documento na unidade protocolizadora de
origem.
Um SIGAD deve utilizar tesauro ou vocabulrio controlado para
apoiar a atribuio do metadado assunto/descritor.
No caso da Administrao Pblica Federal, deve ser utilizada a
Lista de Assuntos de Governo, conforme orientao dos Padres
de interoperabilidade do governo eletrnico (e-Ping).
Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um
documento sejam inseridos somente por usurios autorizados.
Um SIGAD tem que garantir que os metadados associados a um
documento sejam alterados somente por administradores e
usurios autorizados e devidamente registrados em trilhas de
auditoria.
Um SIGAD deve ser capaz de relacionar o mesmo documento
digital (objeto digital) a mais de um dossi ou processo, sem
duplicao fsica do mesmo.
Por exemplo, uma lista de alunos aprovados em concurso de
doutorado de uma determinada universidade estar associada
ao dossi Concurso doutorado 2005 e aos diferentes dossis
de cada aluno aprovado.
3.1.7
3.1.8
3.1.9
3.1.10
3.1.11
3.1.12
3.1.13
3.1.14
Obrig
AD
O
O
AD
62
Referncia
3.1.15
3.1.16
3.1.17
3.1.18
3.1.19
3.1.20
Requisito

dossi, o SIGAD dever criar um registro para cada referncia
desse documento. Cada registro estar vinculado ao mesmo
objeto digital.
Um SIGAD deve ser capaz de inserir automaticamente os
metadados previstos no sistema para o maior nmero possvel
de documentos, pois isso diminui as tarefas do usurio do
sistema e garante maior rigor na insero dos metadados.
Por exemplo, no caso de documentos com forma padronizada
(formulrios, modelos de requerimentos, de memorandos etc)
alguns metadados podem ser inseridos automaticamente, tais
como: nmero identificador, ttulo, classificao, prazo de
guarda.
Um SIGAD tem que garantir a visualizao do registro de
entrada do documento dentro do sistema com todos os
metadados inseridos automaticamente e os demais a serem
atribudos pelo usurio.
Por exemplo, o sistema pode atribuir automaticamente o
nmero identificador, a data de captura, o ttulo, o originador e
requerer que o usurio preencha os demais metadados.
Um SIGAD tem que garantir a insero de outros metadados
aps a captura.
Por exemplo, data e hora de alterao e mudana de suporte.
Sempre que um documento tiver mais de uma verso, o SIGAD
tem que permitir que os usurios selecionem pelo menos uma
das seguintes aes:
registrar todas as verses do documento como um s
registrar uma nica verso do documento como um
registrar
cada
uma
das
verses
do
documento,
separadamente, como um documento arquivstico.
Um SIGAD deve prestar assistncia aos usurios no que diz
respeito classificao dos documentos, por meio de algumas
ou de todas as aes que se seguem:
tornar acessvel ao usurio somente o subconjunto do plano
de classificao que diz respeito sua atividade;
indicar as ltimas classificaes feitas pelo usurio;
indicar dossis que contenham documentos de arquivo
relacionados;
indicar classificaes possveis a partir dos metadados j
inseridos, como, por exemplo, o ttulo;
indicar classificaes possveis a partir do contedo do
documento.
Um SIGAD deve permitir que um usurio transmita documentos
a outro usurio para completar o processo de captura, no caso
dos procedimentos dessa captura serem distribudos entre
vrios usurios.
Obrig
AD
AD
AD
63
Referncia
Requisito
3.1.21
No caso de documentos ou dossis/processos constitudos por

mais de um objeto digital, o SIGAD tem que:
tratar o documento como uma unidade indivisvel,
assegurando a relao entre os objetos digitais;
preservar a integridade do documento, mantendo a relao
entre os objetos digitais;
garantir a integridade do documento quando da recuperao,
visualizao e gesto posteriores;
gerenciar a destinao de todos os objetos digitais que
compem o documento como uma unidade indivisvel.
Um SIGAD tem que emitir um aviso caso o usurio tente
registrar um documento que j tenha sido registrado no mesmo
dossi/processo.
3.1.22
3.2
Obrig
Captura em lote
Referncia
Requisito
3.2.1
Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de

documentos gerados por outros sistemas. Esse procedimento
tem que:
permitir importao de transaes predefinidas de arquivos
em lote;
registrar automaticamente cada um dos documentos
importados contidos no lote;
permitir e controlar a edio do registro dos documentos
importados;
validar a integridade dos metadados.
Exemplos de lote de documento podem ser: mensagens de
correio eletrnico, correspondncia digitalizada por meio de
escner, documentos provenientes de um departamento, de um
grupo ou indivduo, transaes de aplicaes de um computador
ou ainda documentos oriundos de um sistema de gesto de
documentos.
3.3
Obrig
Captura de mensagens de correio eletrnico
O correio eletrnico um sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens

eletrnicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. As
caractersticas do correio eletrnico podem dificultar o seu gerenciamento. Assim, um
SIGAD tem que permitir controles de gesto para:
capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos;
dotar os usurios da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos

previamente selecionados.
Obs: este ltimo procedimento requer que os usurios avaliem a pertinncia e a

importncia dos itens, bem como o risco de no os capturar.
64
Referncia
Requisito
3.3.1
Um SIGAD tem que permitir que, na fase de configurao, se

opte por uma das seguintes operaes:
capturar mensagens de correio eletrnico aps selecionar
quais sero objeto de registro;
ou
capturar automaticamente todas as mensagens de correio
eletrnico.
Um SIGAD pode permitir que os usurios tratem e capturem as
mensagens de chegada a partir do seu prprio sistema de
correio eletrnico. O usurio deve poder tratar cada mensagem
na caixa de entrada, a partir do seu sistema de correio
eletrnico, como se segue:
visualizar cada mensagem de correio e uma indicao dos
respectivos anexos, caso esses existam;
visualizar os contedos dos anexos utilizando um dispositivo
para visualizao de documentos em diferentes formatos;
registrar no SIGAD a mensagem de correio e respectivos
anexos como um novo documento de arquivo;
relacionar a mensagem e respectivos anexos a um documento
existente no SIGAD.
Um SIGAD deve assegurar a captura do nome e no somente do
endereo do originador do correio eletrnico. Por exemplo, Lus
Santos alm de lsa25@ab.br.
3.3.2
3.3.3
3.4
Obrig
AD
Captura de documentos convencionais ou hbridos
O programa de gesto arquivstica de documentos de um rgo ou entidade nico para

documentos convencionais, digitais e hbridos. Assim, o SIGAD ter que capturar todos
esses diferentes tipos de documentos.
A captura do documento convencional ser realizada pelo SIGAD por meio das atividades
de registro, classificao e indexao. O arquivamento ser feito da forma apropriada ao
suporte, formato e tipo do documento.
Referncia
Requisito
3.4.1
O SIGAD tem que poder capturar tambm os documentos

convencionais e/ou hbridos.
O SIGAD tem que acrescentar aos metadados dos documentos
convencionais informaes sobre a sua localizao.
Essa informao s ser acessada por usurios autorizados.
3.4.2
Obrig
O
O
65
3.5
Formato de arquivo e estrutura39 dos documentos a serem capturados
Os rgos e entidades precisaro capturar uma gama diversificada de documentos com

formatos de arquivo e estruturas diferentes. Os requisitos tcnicos para a captura
variaro de acordo com a complexidade dos documentos. Em alguns ambientes no
possvel identificar antecipadamente todas os formatos de arquivo e estruturas possveis
dos documentos, j que alguns so recebidos de fontes externas.
Documentos automodificveis
Alguns documentos aparentam ter seus contedos alterados sem interveno do usurio.
Um exemplo um modelo para elaborao de correspondncia cuja data colocada
automaticamente pelo sistema e armazenada como um campo ou cdigo. Nesse caso,
cada vez que o documento exibido, a data apresentada atualizada. Entretanto o
documento lgico no se modifica, apenas a sua exibio (documento conceitual) que
sofre alteraes conforme o software utilizado para visualiz-lo.
Outros documentos podem conter um cdigo que os modifique realmente. o caso de
uma folha de clculo com um macro sofisticado que a altera (por meio de software de
aplicaes utilizado para visualizao) e, em seguida, guarda-a automaticamente.
Os documentos automodificveis devem ser evitados. Caso isso no seja possvel, os
documentos devem ser armazenados em formatos que desativem o cdigo
automodificador ou visualizados por meio de software que no desencadeie a alterao.
Por exemplo: uma planilha de clculo que contenha macros deve ser convertida para
um formato estvel, como o PDF, antes de ser capturada para o SIGAD.
Quando no for possvel converter os documentos automodificveis para formato estvel
ou visualiz-los por meio de software que no desencadeie a alterao, a captura desses
documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro das informaes relativas s
funes automodificadoras nos metadados.
Referncia
Requisito
3.5.1
Um SIGAD tem que possuir a capacidade de capturar

documentos de diferentes formatos de arquivo e estruturas.
Um SIGAD deve poder capturar, entre outros, os seguintes
documentos:
calendrios eletrnicos;
informaes de outros aplicativos: contabilidade, folha de
pagamento, desenho assistido por computador (CAD);
documentos em papel digitalizados por meio de escner;
documentos sonoros;
videoclipes;
diagramas e mapas digitais;
dados estruturados (EDI);
bases de dados;
documentos multimdia.
A lista de documentos, que um SIGAD tem que suportar, ir
variar de rgo para rgo.
3.5.2
Obrig
O
AD
39
Estrutura dos documentos refere-se a um ou mais arquivos que compem o documento,

conforme exemplificado no item 3.5.3.
66
Referncia
Requisito
3.5.3
Um SIGAD tem que capturar documentos que se apresentam

com as seguintes estruturas:
simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrnico,
slides digitais, som.
composta: mensagens de correio eletrnico com anexos,
pginas web, publicaes eletrnicas, bases de dados.
Um SIGAD deve permitir que um documento composto seja
capturado de qualquer uma das duas formas seguintes:
como um nico documento de arquivo composto;
como uma srie de documentos de arquivo simples
relacionados, um para cada componente do documento
composto.
O SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos e
arquivos medida que forem sendo adotados pelo rgo ou
entidade.
3.5.4
3.5.5
3.6
Obrig
AD
Estrutura dos procedimentos de gesto
A gesto arquivstica de documentos digitais prev o estabelecimento de trs domnios

dentro do ambiente eletrnico, a saber: espao individual, espao do grupo e espao
geral. O espao individual corresponde ao espao designado a cada funcionrio. O espao
do grupo corresponde ao espao designado a cada grupo de trabalho, equipe, comit etc.
O espao geral corresponde ao servio de protocolo e arquivos do rgo ou entidade. Sua
principal caracterstica que uma vez ali, o documento no poder mais ser alterado.
As regras estabelecidas pelo sistema de gesto arquivstica de documentos definem em

que espaos os documentos podem ser:
produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados

e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados;
o espao no qual os metadados sero includos;
os direitos de acesso em cada espao e a maneira pela qual os documentos

tramitaro dentro e fora do rgo ou entidade.
Uma vez capturados no espao geral, os documentos e seus metadados tm que ser
mantidos em verso definitiva e protegidos contra alteraes deliberadas ou acidentais. O
contedo, o contexto e a forma dos documentos capturados devem ser mantidos ao
longo de todo seu ciclo de vida, a fim de preservar a sua autenticidade.
Referncia
Requisito
3.6.1
Um SIGAD tem que ser capaz de reconhecer trs domnios para

o controle dos procedimentos de gesto: espao individual,
espao de grupo e espao geral.
Um SIGAD tem que ser capaz de operacionalizar as regras
estabelecidas pelo sistema de gesto arquivstica de
documentos nos trs espaos.
3.6.2
Obrig
67
3.6.3
3.6.4
3.6.5
Um SIGAD tem que impedir que o contedo de um documento

seja alterado por usurios e Administradores, exceto nos casos
em que a alterao fizer parte do processo documental,
conforme tratado na seo 6.10 Alterar, apagar e truncar.
Um SIGAD deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar
capturar um documento incompleto ou inconsistente de uma
forma que venha a comprometer sua futura autenticidade.
Exemplo: uma correspondncia sem assinatura digital vlida ou
uma fatura de fornecedor no identificado.
Um SIGAD deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar
capturar um documento em que a futura verificao de sua
autenticidade no for vivel.
AD
AD
68
AVALIAO E DESTINAO
Os requisitos desta seo referem-se aos procedimentos de avaliao e destinao dos

documentos gerenciados pelo SIGAD.
No contexto de um SIGAD, a avaliao dos documentos refere-se aplicao da tabela
de temporalidade e destinao de documentos. Essa tabela define o prazo pelo qual os
documentos tm que ser mantidos em um SIGAD e a destinao dos mesmos aps esse
prazo, ou seja, recolhimento ou eliminao.
Para cumprir a destinao prevista na tabela de temporalidade e destinao, um
documento deve ser exportado do SIGAD. Alm disso, um SIGAD pode exportar
documentos para outro sistema por outras razes.
Esta seo estabelece requisitos para a configurao da tabela de temporalidade e
destinao de documentos no SIGAD, para a aplicao da tabela de temporalidade e
destinao no SIGAD e para exportao e eliminao de documentos de um SIGAD.
4.1
Configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos
Estes requisitos referem-se criao e manuteno de tabelas de temporalidade em um

SIGAD.
Referncia
Requisito
4.1.1
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para definio e

manuteno de tabela de temporalidade e destinao de
documentos, associada ao plano de classificao do rgo ou
entidade.
Um
SIGAD
tem
que
associar,
automaticamente,
ao
dossi/processo o prazo e a destinao previstos na classe em
que o documento foi inserido.
Um SIGAD tem que manter tabela de temporalidade e
destinao de documentos com as seguintes informaes:
identificador do rgo ou entidade;
identificador da classe;
prazo de guarda na fase corrente;
prazo de guarda na fase intermediria;
destinao final;
observaes;
evento que determina o incio da contagem do prazo de
reteno na fase corrente e na fase intermediria.
A tabela de temporalidade e destinao de documentos dos
integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislao e
4.1.2
4.1.3
Obrig
40
A Resoluo do CONARQ n 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a verso revisada e ampliada

da Resoluo do CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre a classificao,
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da
administrao pblica. Esse instrumento tambm orienta a elaborao de cdigo de classificao e
tabela de temporalidade e destinao de documentos para as atividades finalsticas.
69
Referncia
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
4.1.9
Requisito
ser aprovada pela instituio arquivstica na especfica esfera de

competncia.40
Um SIGAD tem que prever ao menos as seguintes situaes
para destinao:
apresentao dos documentos para reavaliao em data
futura;
eliminao;
exportao para transferncia;
exportao para recolhimento (guarda permanente).
Um SIGAD tem que prever a iniciao automtica da contagem
dos prazos de guarda referenciados na tabela de temporalidade
e destinao de documentos a partir de pelo menos os
seguintes eventos:
abertura do dossi;
arquivamento do dossi/processo;
desarquivamento de dossi/processo;
incluso de documento em um dossi/processo.
Acontecimentos
especficos,
descritos
na
tabela
de
temporalidade e destinao como, por exemplo, 5 anos a
contar da data de aprovao das contas, quando no puderem
ser detectados automaticamente pelo sistema, devero ser
informados ao SIGAD por usurio autorizado.
Um SIGAD tem que prever que a definio dos prazos de guarda
sejam expressos por:
um nmero inteiro de dias ou
um nmero inteiro de meses ou
um nmero inteiro de anos ou
uma combinao de um nmero inteiro de anos, meses e dias.
Um SIGAD tem que limitar a definio e a manuteno
(alterao, incluso e excluso) da tabela de temporalidade e
destinao de documentos a usurios autorizados.
Um SIGAD tem que permitir que um usurio autorizado altere o
prazo ou destinao prevista em um item da tabela de
temporalidade e destinao de documentos e garantir que a
alterao tenha efeito em todos os documentos ou
dossis/processos associados quele item.
As alteraes na tabela de temporalidade e destinao s
podero ser feitas como resultado de um processo de
reavaliao realizado pela comisso de avaliao do rgo ou
entidade em virtude de mudana do contexto administrativo,
jurdico ou cultural.
Os integrantes do SINAR devero ainda ter suas tabelas
aprovadas pela instituio arquivstica na especfica esfera de
competncia.
Um SIGAD deve ser capaz de manter o histrico das alteraes
realizadas na tabela de temporalidade e destinao de
documentos.
Obrig
AD
70
Referncia
Requisito
4.1.10
Um SIGAD deve ser capaz de importar e exportar total ou

parcialmente uma tabela de temporalidade e destinao de
documento
Ver item 12- Interoperabilidade
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaborao de
relatrios que apiem a gesto da tabela de temporalidade e
destinao, incluindo a capacidade de:
gerar relatrio completo da tabela de temporalidade e
destinao de documentos;
gerar relatrio parcial da tabela de temporalidade e destinao
de documentos a partir de um ponto determinado na
hierarquia do plano de classificao;
gerar relatrio dos documentos ou dossis/processos aos
quais est atribudo um determinado prazo de guarda;
identificar as inconsistncias existentes entre a tabela de
temporalidade e destinao de documentos e o plano de
classificao.
4.1.11
4.2
Obrig
AD
Aplicao da tabela de temporalidade e destinao de documentos
Estes requisitos referem-se aplicao da tabela de temporalidade e destinao de

documentos, ou seja, aos procedimentos de controle e verificao dos prazos e da
destinao prevista, antes de se proceder s aes de destinao propriamente ditas.
Referncia
Requisito
4.2.1
Um SIGAD tem que fornecer recursos integrados tabela de

temporalidade e destinao de documentos para implementar as
aes de destinao.
Para cada dossi/processo, um SIGAD tem que acompanhar
automaticamente os prazos de guarda determinados para a
classe qual pertence.
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para informar ao
usurio autorizado sobre os documentos ou dossis/processos
que j cumpriram ou esto para cumprir o prazo de guarda
previsto.
Um SIGAD deve prover funcionalidades para gerenciar o
processo de destinao, que deve ser iniciado por usurio
autorizado e cumprir os seguintes passos:
identificar
automaticamente
os
documentos
ou
dossis/processos que atingiram os prazos de guarda
previstos;
informar o usurio autorizado sobre todos os documentos ou
dossis/processos que foram identificados no passo anterior;
possibilitar a alterao do prazo ou destinao previstos para
aqueles documentos ou dossis/processos, caso necessrio;
proceder ao de destinao quando confirmado pelo
usurio autorizado.
Um SIGAD tem sempre que pedir confirmao antes de realizar
as aes de destinao.
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
Obrig
71
Referncia
Requisito
4.2.6
Um SIGAD deve prever, em determinados casos, dispositivo de

aviso antes do incio da execuo de uma ao de destinao.
Por exemplo, aviso ao administrador caso um documento
arquivstico possua um determinado nvel de segurana.
Um SIGAD tem que restringir as funes de destinao a
usurios autorizados.
Quando
um
administrador
transfere
documentos
ou
dossis/processos de uma classe para outra, em virtude de uma
reclassificao, o SIGAD tem que adotar automaticamente a
temporalidade e a destinao vigentes na nova classe.
Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado
a mais de um dossi ou processo, e tiver prazos de guarda
diferentes associados a ele, o SIGAD tem que automaticamente
verificar todos os prazos de guarda e destinaes previstas para
esse documento e garantir que o mesmo seja mantido em cada
dossi/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade
e destinao de documentos, de forma que:
a remoo de um documento de um dossi/processo no
prejudique a manuteno desse mesmo documento em outro
dossi/processo, at que todas as referncias desse
documento tenham atingido o prazo de guarda previsto;
a manuteno de um documento em um dossi/processo por
prazo mais longo no obrigue a permanncia desse mesmo
documento em outro dossi/processo de prazo mais curto.
Nesse caso o registro do documento com prazo mais curto tem
que ser removido, mas o documento mantido no SIGAD.
4.2.7
4.2.8
4.2.9
Obrig
AD
O
O

dossi ou processo, o SIGAD dever criar um registro para cada
referncia desse documento. Cada registro estar vinculado ao
mesmo objeto digital.
No momento da eliminao, o objeto digital no poder ser
eliminado sem antes se verificar a temporalidade de todas as
referncias associadas a ele. O objeto digital s poder ser
eliminado quando os prazos de guarda de todas as referncias
tiverem sido cumpridos. Antes disso, s se pode fazer a
eliminao de cada registro individualmente.
4.3
Exportao de documentos
Um SIGAD deve ter capacidade de exportar documentos para apoiar as aes de

transferncia e recolhimento de documentos, ou ainda para realizar uma migrao ou
enviar uma cpia para outro local ou sistema.
Em alguns casos os documentos sero eliminados do SIGAD aps a exportao; em
outros, sero mantidos. Em todos os casos, absolutamente necessrio que as aes
sejam executadas de maneira controlada, fazendo-se registro nos metadados e na trilha
de auditoria e verificando-se os documentos relacionados.
72
Referncia
Requisito
4.3.1
Um SIGAD tem que ser capaz de exportar documentos e

dossis/processos digitais e seus metadados para outro sistema
dentro ou fora do rgo ou entidade.
Quando um SIGAD exportar os documentos e dossis/processos
de uma classe para executar uma ao de transferncia ou
recolhimento, tem que ser capaz de exportar todos os
documentos e dossis/processos da classe includos na ao de
destinao, com seus respectivos volumes, documentos e
metadados associados.
Um SIGAD tem que ser capaz de exportar um documento e
dossi/processo ou grupo de documentos e dossis/processos
numa seqncia de operaes, de modo que:
o contedo, o contexto e a estrutura dos seus documentos no
se degradem;
todos os componentes de um documento digital sejam
exportados como uma unidade. Por exemplo, uma mensagem
de correio eletrnico e seus respectivos anexos;
todos os metadados do documento sejam relacionados a ele
de forma que as ligaes possam ser mantidas no novo
sistema;

todas as ligaes entre documentos, volumes e
dossis/processos sejam mantidas.
Um SIGAD deve ser capaz de exportar dossis/processos:
em seu formato nativo (ou no formato para o qual foi
migrado);
de acordo com o formatos definidos em padres de
interoperabilidade;
de acordo com o formato definido pela instituio arquivstica
que ir receber a documentao, no caso de transferncia ou
recolhimento.
Um SIGAD deve ser capaz de exportar metadados nos formatos
previstos pelo padro de interoperabilidade do governo.
Um SIGAD tem que ser capaz de exportar todos os tipos de
documentos que est apto a capturar.
Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhando sobre
qualquer falha que ocorra durante uma exportao. O relatrio
tem que identificar os documentos e dossis/processos que
tenham originado erros de processamento ou cuja exportao
no tenha sido bem sucedida.
Um SIGAD tem que conservar todos os documentos e
dossis/processos digitais que tiverem sido exportados, pelo
menos at que tenham sido importados no sistema destinatrio
com xito.
Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos
e dossis/processos que foram exportados.
O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que
dever ser mantido.
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.3.6
4.3.7
4.3.8
4.3.9
Obrig
AD
AD
O
O
73
Referncia
Requisito
4.3.10
Um SIGAD tem que gerar listagem em meio digital e em papel

para descrever documentos e dossis/processos digitais que
esto sendo exportados.
Este requisito se aplica principalmente nos casos em que feita
exportao para transferncia ou recolhimento para instituio
arquivstica pblica. Nesse caso, a listagem dever ser
produzida no formato estabelecido pela instituio arquivstica
recebedora.
Um SIGAD deve possibilitar a incluso de metadados
necessrios gesto do arquivo permanente nos documentos e
dossis/processos que sero exportados para recolhimento.
Um SIGAD pode possibilitar a ordenao dos documentos e
dossis/processos digitais a serem exportados de acordo com
elementos de metadados selecionados pelo usurio.
Quando se exportar documentos e dossis/processos hbridos,
um SIGAD deve exigir do usurio autorizado a confirmao de
que a parte sob forma convencional dos mesmos documentos e
dossis/processos tenha passado pelo procedimento de
destinao adequado antes de confirmar a exportao da parte
sob forma digital.
Um SIGAD deve permitir que documentos sejam exportados
mais de uma vez.
4.3.11
4.3.12
4.3.13
4.3.14
4.4
Obrig
AD
AD
AD
Eliminao
A eliminao de documentos arquivsticos deve ser realizada de acordo com o previsto na

tabela de temporalidade e destinao de documentos, aps a avaliao dos documentos e
de acordo com a legislao vigente.41
Da mesma forma que a exportao, as aes para eliminao de documentos
arquivsticos em um SIGAD tm de ser executadas de forma controlada, fazendo-se
registro nos metadados e trilha de auditoria e verificando-se os documentos relacionados.
Referncia
Requisito
4.4.1
Um SIGAD tem que restringir a funo de eliminao de

documentos ou dossis/processos somente a usurios
autorizados.
Um SIGAD tem que pedir confirmao da eliminao a um
usurio autorizado antes que qualquer ao seja tomada com
relao ao documento e dossi/processo e cancelar o processo
de eliminao se a confirmao no for dada.
Um SIGAD tem que avisar o usurio autorizado quando um
documento ou dossi/processo que estiver sendo eliminado se
encontrar relacionado a outro; os sistemas tambm tm de
suspender o processo at que seja tomada uma das medidas
4.4.2
4.4.3
Obrig
41
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e Resolues do CONARQ n 5, 7 e 20, bem como a

legislao especfica das esferas municipal e estadual e poderes da Unio.
74
Referncia
abaixo:
confirmao pelo usurio autorizado para prosseguir ou
cancelar o processo;
produo de um relatrio especificando os documentos ou
dossis/processos envolvidos e todas as ligaes com outros
documentos ou dossis/processos.
Um SIGAD deve permitir a eliminao de documentos ou
dossis/processos de forma irreversvel a fim de que no
possam ser restaurados por meio da utilizao normal do SIGAD
nem por meio de rotinas auxiliares do sistema operacional nem
por aplicaes especiais de recuperao de dados.
Quando um documento tem vrias referncias armazenadas no
sistema, um SIGAD tem que garantir que todas essas
referncias sejam verificadas antes de eliminar o objeto digital.
Ver requisito 4.2.9
Um SIGAD tem que produzir um relatrio detalhando qualquer
falha que ocorra durante uma eliminao. O relatrio tem que
identificar os documentos cuja eliminao no tenha sido bem
sucedida.
Quando eliminar documentos ou dossis/processos hbridos, um
SIGAD deve exigir do usurio autorizado a confirmao de que a
parte sob forma convencional dos mesmos seja eliminada
tambm antes de confirmar a eliminao da parte sob forma
digital.
Um SIGAD tem que gerar relatrio com os documentos e
dossis/processos que sero eliminados.
Essa listagem deve seguir o formato da Listagem de eliminao
conforme o estabelecido na norma vigente.
Um SIGAD tem que manter metadados relativos a documentos
e dossis/processos que foram eliminados.
O Administrador deve indicar o subconjunto de metadados que
dever ser mantido.
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
4.4.8
4.4.9
4.5
Requisito
Obrig
AD
AD
Avaliao e destinao de documentos arquivsticos convencionais e

hbridos
Os documentos arquivsticos convencionais e os hbridos gerenciados pelo SIGAD devem

ter os procedimentos de avaliao e destinao controlados pelo SIGAD, da mesma forma
que os documentos digitais.
Referncia
Requisito
4.5.1
Um SIGAD tem que aplicar a mesma tabela de temporalidade e

destinao de documentos para os documentos convencionais,
digitais ou hbridos.
Um SIGAD tem que acompanhar os prazos de guarda dos
documentos convencionais e deve dar incio aos procedimentos
de eliminao ou transferncia desses documentos, tomando em
considerao suas especificidades.
4.5.2
Obrig
75
Referncia
Requisito
4.5.3
Um SIGAD tem que alertar o administrador sobre existncia e

localizao de uma parte convencional associada a um
documento hbrido que esteja destinado a ser exportado,
transferido ou eliminado.
Um SIGAD deve exportar metadados de documentos e
dossis/processos convencionais.
4.5.4
Obrig
AD
76
PESQUISA, LOCALIZAO E APRESENTAO DOS DOCUMENTOS
Um SIGAD precisa prover funcionalidades para pesquisa, localizao e apresentao dos

documentos arquivsticos com o objetivo de permitir o acesso a eles.
Todas essas funcionalidades tm de ser submetidas aos controles de acesso descritos na
seo 6 - SEGURANA.
Referncia
Requisito
5.1.1
Um SIGAD tem que fornecer facilidades para pesquisa,

localizao e apresentao dos documentos.
Um SIGAD deve fornecer interface de pesquisa, localizao e
apresentao opcionais via um ambiente web.
Um SIGAD deve prever a navegao grfica do plano de
classificao, a navegao direta de uma classe para os
documentos arquivsticos criados nessa classe e a seleo,
recuperao e apresentao direta dos documentos arquivsticos
e de seus contedos por meio desse mecanismo.
5.1.2
5.1.3
5.2
Obrig
O
AD
AD
Pesquisa e localizao
A pesquisa o processo de identificao de documentos arquivsticos por meio de

parmetros definidos pelo usurio com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar
esses documentos, bem como seus respectivos metadados.
Referncia
Requisito
5.2.1
Um SIGAD tem que fornecer uma srie flexvel de funes que

atuem sobre os metadados relacionados com os diversos nveis
de agregao (documento, unidade de arquivamento e classe) e
sobre os contedos dos documentos arquivsticos por meio de
parmetros definidos pelo usurio, com o objetivo de localizar e
acessar os documentos e/ou metadados, quer individualmente
quer reunidos em grupo.
Um SIGAD tem que executar pesquisa de forma integrada, isto
, apresentar todos os documentos e dossis/processos, sejam
eles digitais, hbridos ou convencionais, que satisfaam aos
parmetros da pesquisa.
Um SIGAD tem que permitir que todos os metadados de
gesto42 de um documento ou dossi/processo possam ser
pesquisados.
Um SIGAD deve permitir que os contedos sob a forma de texto
dos documentos possam ser pesquisados.
5.2.2
5.2.3
5.2.4
Obrig
AD
42
Os metadados de gesto so aqueles que apiam a gesto arquivstica do documento, tais como
temporalidade e destinao prevista, cdigo de classificao, entre outros.
77
Referncia
Requisito
5.2.5
Um SIGAD tem que permitir que um documento ou

dossi/processo possa ser recuperado por meio de um nmero
identificador .
Um SIGAD tem que permitir que um documento ou
dossi/processo possa ser recuperado por meio de todas as
formas de identificao implementadas, incluindo no mnimo:
identificador;
ttulo;
assunto
datas
procedncia/interessado
autor/escritor/originador
classificao de acordo com o plano ou cdigo de classificao.
Um SIGAD deve fornecer uma interface que possibilite a
pesquisa combinada de metadados e de contedo do documento
por meio dos operadores booleanos: E, OU e NO.
Um SIGAD deve permitir que os termos utilizados na pesquisa
possam ser qualificados, especificando-se um metadado ou o
contedo do documento como fonte de busca.
Um SIGAD pode permitir o uso de perodos tpicos nos pedidos
de pesquisa nos campos de data, como por exemplo: semana
anterior, ms corrente etc.
Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de
truncamento direita para a pesquisa de metadados.
Por exemplo:
O argumento de pesquisa Bra*il pode recuperar Brasil e
Brazil.
O argumento de pesquisa Arq* pode recuperar Arquivo,
Arquivstica etc.
Um SIGAD deve permitir a utilizao de caracteres coringa e de
truncamento direita para a pesquisa no contedo do
documento.
Um SIGAD deve proporcionar a pesquisa por proximidade, isto
, que uma palavra aparea no contedo do documento a uma
distncia mxima de outra.
Um SIGAD deve permitir que os usurios possam armazenar
pesquisas para reutilizao posterior.
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
5.2.10
5.2.11
5.2.12
5.2.13
Obrig
AD
AD
AD
AD
AD
AD
5.2.14
Um SIGAD deve permitir que os usurios possam refinar as

pesquisas j realizadas
AD
5.2.15
Quando o rgo ou entidade utilizar tesauros ou vocabulrio

controlado, um SIGAD deve ser capaz de realizar pesquisa dos
documentos e dossis/processos por meio da navegao destes
instrumentos.
Um SIGAD deve permitir que usurios autorizados configurem e
alterem os campos default de pesquisa de forma a definir
metadados como campos de pesquisa.
AD
5.2.16
AD
78
Referncia
Requisito
5.2.17
Um SIGAD tem que permitir a pesquisa e recuperao de uma

unidade de arquivamento completa e exibir a lista de todos os
documentos que o compem, como uma unidade, em um nico
processo de recuperao.
Um SIGAD tem que restringir o acesso a qualquer informao
(metadado ou contedo do documento arquivstico) nos casos
em que restries de acesso e questes de segurana assim
determinarem.
5.2.18
5.3
Obrig
Apresentao: visualizao, impresso, emisso de som
Um SIGAD pode conter documentos arquivsticos com formatos e estruturas os mais

diversos e deve ter capacidade para apresent-los ao usurio sem adulter-los, seja
exibindo na tela de computador, imprimindo ou emitindo som.
O sistema dever informar os programas (software) adicionais necessrios e a
configurao adequada, como por exemplo: plug-in, configurao de navegador.
Referncia
Requisito
5.3.1
Um SIGAD tem que apresentar o resultado da pesquisa como

uma lista de documentos e dossis/processos digitais,
convencionais ou hbridos que cumpram os parmetros da
mesma e deve notificar quando o resultado for nulo.
Quando o resultado de uma pesquisa for nulo, o SIGAD pode
sugerir outros parmetros aproximados que possam ser
satisfeitos.
Por exemplo:
Pesquisa inicial com o parmetro Arquivo Nacional
O SIGAD apresenta a seguinte mensagem: Voc no quis dizer?
Arquivo Nacional
Aps apresentar o resultado da pesquisa, um SIGAD tem que
permitir ao usurio as seguintes opes:
visualizar os documentos e dossis/processos resultantes da
pesquisa;
redefinir os parmetros de pesquisa e fazer nova consulta.
Um
SIGAD
deve
permitir
que
os
documentos
e
dossis/processos apresentados em uma lista de resultados
sejam selecionados e, em seguida, abertos por meio de um
clique ou toque de tela ou acionamento de tecla.
5.3.2
5.3.3
5.3.4
Obrig
AD
79
Referncia
Requisito
5.3.5
Um SIGAD deve permitir a configurao do formato da lista de

resultados de pesquisa pelo usurio ou administrador, incluindo
recursos e funes tais como:
Seleo a ordem em que os resultados de pesquisa so
apresentados;
Determinao do nmero de resultados de pesquisa exibidos
na tela de cada vez;
Estabelecimento do nmero mximo de resultados para uma
pesquisa;
Armazenamento dos resultados de uma pesquisa;
Definio dos metadados que devem ser exibidos nas listas de
resultados de pesquisa.
Um SIGAD deve fornecer recursos que permitam a um usurio
navegar para o nvel de agregao imediatamente superior ou
inferior, como por exemplo:
de um documento para a unidade de arquivamento em que
est includo;
de uma unidade de arquivamento para os documentos nele
includos;
de uma unidade de arquivamento para a classe respectiva;
de uma classe para as unidades de arquivamento a ela
relacionadas.
Um SIGAD tem que ser capaz de apresentar o contedo de
todos os tipos de documentos arquivsticos digitais capturados
de forma que:
preserve as caractersticas de apresentao visual e formato
apresentados pela aplicao geradora;
exiba todos os componentes do documento digital em
conjunto, como uma unidade.
Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela todos os tipos
de documentos capturados.
Um SIGAD tem que ser capaz de imprimir os documentos
capturados, preservando o formato produzido pelas aplicaes
geradoras.
Um SIGAD tem que ser capaz de exibir / reproduzir o contedo
de documentos que incluam imagem fixa, imagem em
movimento e som.
Um SIGAD tem que proporcionar ao usurio formas flexveis de
impresso de documentos com seus metadados, incluindo a
possibilidade de definio dos metadados a serem impressos.
Um SIGAD tem que ser capaz de exibir em tela e de imprimir
todos
os
metadados
associados
aos
documentos
e
dossis/processos resultantes de uma pesquisa.
Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos
documentos e dossis/processos resultantes de uma pesquisa.
Um SIGAD tem que permitir a impresso de uma lista dos
documentos que compem um dossi/processo.
Um SIGAD deve permitir que os metadados exibidos nas listas a
que se referem os requisitos 5.3.13 e 5.3.14 possam ser
definidos pelo usurio.
5.3.6
5.3.7
5.3.8
5.3.9
5.3.10
5.3.11
5.3.12
5.3.13
5.3.14
5.3.15
Obrig
AD
AD
O
O
O
O
AD
80
Referncia
Requisito
5.3.16
Um SIGAD tem que permitir que todos os documentos de um

dossi/processo sejam impressos em uma nica operao, na
seqncia determinada pelo usurio.
Um SIGAD tem que incluir recursos destinados a transferir para
suportes adequados documentos que no possam ser
impressos, tais como som, vdeo e pginas Web.
Um SIGAD deve ser capaz de apresentar os documentos
arquivsticos em outros formatos alm do nativo, tais como:
formato XML adequado para publicao;
formato HTML adequado para publicao;
formato aprovado por organismos padronizadores na sua
esfera de competncia;
No que se refere a interoperabilidade com outros sistemas, ver
seo 12 Interoperabilidade.
Um SIGAD tem que ser capaz de realizar pesquisa e exibio de
documentos e dossis/processos simultaneamente para diversos
usurios.
Um SIGAD deve permitir que o administrador determine que
todas as cpias em papel de documentos e dossis/processos
sejam impressas junto com metadados pr-selecionados.
5.3.17
5.3.18
5.3.19
5.3.20
Obrig
AD
AD
81
SEGURANA
Esta seo contm um conjunto de requisitos para servios de segurana: cpias de

segurana, controle de acesso (tanto baseado em papis de usurio quanto grupos de
usurios), classes de sigilo, trilhas de auditoria de sistemas, criptografia para sigilo,
assinatura digital e marcas dgua digitais.
Os requisitos de identificao, autenticao de usurio e trilhas de auditoria devem
integrar qualquer SIGAD. Polticas de segurana especficas podero definir o rigor, maior
ou menor, do tratamento dos demais requisitos.
No que diz respeito ao controle de acesso, esta especificao contempla trs tipos de
requisitos:
de controle de acesso baseado em papis de usurio.
de controle de acesso por grupos.
de classificao quanto ao grau de sigilo.
Os trs tipos de controle de acesso podem ser combinados e os requisitos de

administrao de controle de acesso devem ser adaptados a cada um dos tipos acima ou
a combinao deles, de acordo com a legislao vigente.
Quanto ao uso da tecnologia de criptografia, tanto para sigilo quanto para autenticao, o
rigor dos requisitos est sujeito legislao vigente e poltica de segurana especfica.
Muitas vezes, a criptografia usada como mecanismo de apoio ao controle de acesso
para reforar o sigilo de informaes. Os requisitos de assinatura digital e certificao
digital so necessrios para aquelas organizaes em que documentos so assinados
digitalmente ou verificaes eletrnicas de autenticidade so necessrias.
Esses requisitos no esgotam o tema segurana da informao, pois a segurana integral
sistmica e abrange no somente a tecnologia, mas tambm pessoas, processos e
legislao.
6.1
Cpias de segurana
As cpias de segurana tm por objetivo prevenir a perda de informaes, e garantir a

disponibilidade do sistema. Os procedimentos de backup devem ser feitos regularmente
e, pelo menos uma cpia deve ser armazenada preferencialmente off-site.
Podem-se distinguir vrios tipos de informao necessrios ao funcionamento de um
SIGAD. Essas informaes compreendem os documentos digitais, metadados e
informaes de controle associadas s camadas de software relacionadas ao SIGAD
(Sistema Operacional, Gerenciador de bancos de dados, software aplicativo). Todas essas
informaes devem ser includas nos procedimentos de cpias de segurana.
Referncia
Requisito
6.1.1
Um SIGAD tem que permitir que, sob controle do seu

administrador, mecanismos de backup criem cpias de todas as
informaes
nele
contidas
(documentos
arquivsticos,
metadados e parmetros do sistema).
Obrig
82
Referncia
Requisito
6.1.2
O administrador do SIGAD tem que manter o controle das

cpias de segurana, prevendo testes de restaurao.
As mdias removveis devem ter cpias em suportes
equivalentes e armazenamento off-site.
6.1.3
Obrig
O
AD
6.1.4
Os discos rgidos devem ter backups armazenados em pelo

menos dois locais diferentes e fisicamente distantes.
AD
6.1.5
Um SIGAD deve ser capaz de agendar automaticamente os

backups com periodicidade estipulada pelo administrador. Deve
permitir cpias incrementais ou completas.
Um SIGAD deve dispor mecanismos de assinatura digital das
cpias de segurana assegurando a integridade dos dados e a
identificao do responsvel pelo procedimento.
As assinaturas digitais possibilitam verificao de integridade
inclusive em mdias que estejam off-site. Tais verificaes
podem ser realizadas sem o auxlio do SIGAD.
Um SIGAD tem que incluir funes para restituir os documentos
de arquivo e metadados a um estado conhecido, utilizando uma
combinao de cpias restauradas e rotinas de auditoria.
Dados crticos de configurao e controle do sistema operacional
e do gerenciador de bancos de dados devem ser especialmente
protegidos. Mecanismos especiais de backup devero ser
previstos para dados crticos.
Trilhas de auditoria devem ser copiadas com freqncia,
prevendo-se cpias a serem armazenadas em pelo menos um
local off-site.
AD
6.1.6
6.1.7
6.1.8
6.1.9
6.2
AD
AD
AD
Controle de acesso
Esta seo trata dos requisitos de identificao e autenticao de usurios, controle de

acesso baseado em grupos de usurios e em papis de usurios, bem como dos
requisitos comuns a qualquer tipo de controle de acesso.
Identificao e Autenticao de Usurios
Os requisitos abaixo tratam o mapeamento da identidade do usurio legtimo e as
permisses concedidas a ele, imediatamente aps sua autenticao.
Usurios acessam dados, metadados e funes via a interface do programa. A associao
entre Identidade do Usurio e as autorizaes de acesso feita durante a fase de
identificao e autenticao do usurio via a interface do programa, com base nas
credenciais de autenticao.
Referncia
Requisito
6.2.1
Para implementar o controle de acesso, um SIGAD tem que

manter pelo menos os seguintes atributos dos usurios, de
acordo com a poltica de segurana:
Identificador do usurio;
Autorizaes de acesso;
Credenciais de autenticao.
Obrig
83
Referncia
6.2.2
6.2.3
6.2.4
Requisito
Senha, crach, chave criptogrfica, token USB, smartcard,

biometria (de impresso digital, de retina, etc.) so exemplos
de credenciais de autenticao.
Um SIGAD tem que exigir que o usurio esteja devidamente
identificado e autenticado antes que este inicie qualquer
operao no sistema.
Um SIGAD tem que garantir que os valores dos atributos de
segurana e controle de acesso, associados ao usurio estejam
dentro de conjuntos de valores vlidos.
As credenciais de autenticao s podero ser alteradas pelo
usurio proprietrio ou pelo administrador, com a anuncia do
proprietrio, em conformidade com a poltica de segurana.
Obrig
AD
Aspectos Gerais de Controle de Acesso

Os requisitos desta seo so aplicveis a qualquer organizao para a conduo das
suas funes e atividades, independente do modelo de controle de acesso adotado, de
acordo com a poltica de segurana.
Referncia
Requisito
6.2.5
Um SIGAD tem que permitir acesso a funes do sistema

somente a usurios autorizados e sob controle rigoroso da
administrao do sistema a fim de proteger a autenticidade dos
documentos arquivsticos digitais.
Se o usurio solicitar o acesso ou pesquisa de um documento
arquivstico, volume ou dossi/processo especficos aos quais
no tenha o direito de acesso, um SIGAD deve fornecer uma
das seguintes respostas (estabelecidas durante a configurao):
mostrar o ttulo e os metadados do documento;
demonstrar a existncia do dossi/processo ou documento,
mas no o respectivo ttulo nem outro metadado;
no mostrar qualquer informao do documento, nem indicar
a existncia do mesmo.
Essas opes so apresentadas em ordem crescente de
segurana. O requisito da terceira opo (isto , a mais
rigorosa) implica que um SIGAD ter de excluir esses
documentos de qualquer listagem dos resultados de uma
pesquisa. Esse procedimento normalmente adequado para
documentos que requeiram elevados graus de segurana e
sigilo.
O SIGAD deve ser capaz de registrar e informar tentativas
indevidas de acesso.
Este requisito se aplica tanto a pesquisas em metadados quanto
a pesquisas no prprio documento (texto livre).
Somente administradores autorizados tm que ser capazes de
criar, alterar, remover ou revogar as permisses associadas a
papis de usurios, grupos de usurios ou usurios individuais.
6.2.6
6.2.7
Obrig
AD
84
Referncia
Requisito
6.2.8
Um SIGAD deve implementar imediatamente alteraes ou

revogaes dos atributos de segurana de usurios e de
documentos digitais.
Um SIGAD deve oferecer ferramentas de aumento de
produtividade ao administrador, tais como, realizao de
operaes sobre lotes ou grupos de usurios e lotes de
documentos digitais, agenda de tarefas, anlises de trilhas e
gerao de alarmes.
Quando um SIGAD controlar o acesso por grupos de usurios,
papis de usurios e usurios individuais, deve obedecer a uma
hierarquia de permisses preestabelecida na poltica de
segurana.
6.2.9
6.2.10
Obrig
AD
AD
AD
Controle de Acesso por Grupos de Usurios

Grupos so conjuntos de usurios (possivelmente com papis diferentes) reunidos para a
realizao de alguma atividade em comum, por tempo determinado.
Estes requisitos s so aplicveis s organizaes onde h controle de acesso por grupos
de usurios.
Referncia
Requisito
6.2.11
Um SIGAD tem que implementar a poltica de controle de

acesso por grupos de usurios sobre documentos baseado no
seguinte:
a identidade do usurio e sua participao em grupos;
os atributos de segurana, associados ao documento
arquivstico digital, s classes e/ou aos dossis/processos.
O acesso a documentos, a dossis/processos ou classes, tem
que ser concedido se a permisso requerida para a operao
estiver associada a pelo menos um dos grupos aos quais o
usurio pertena.
Um SIGAD tem que permitir que um usurio pertena a mais de
um grupo.
Um SIGAD pode permitir que alguns usurios estipulem que
outros usurios, papis ou grupos de usurios podem ter acesso
aos documentos sob sua responsabilidade. Essa permisso deve
ser atribuda pelo Administrador, de acordo com a poltica de
segurana do rgo ou entidade.
6.2.12
6.2.13
6.2.14
Obrig
O
F
Controle de Acesso por Papis de Usurios

Papis so funes ou cargos com responsabilidades e autoridades bem definidas.
Operaes so tarefas executadas sobre os documentos, os dossis/processos e as
classes. Atribuies de usurios so as associaes entre usurios e papis. Um usurio
pode estar associado a um ou mais papis e vice-versa. Permisses so garantias
aprovadas para realizao de operaes sobre documentos arquivsticos.
Estes requisitos s so aplicveis aos rgos e entidades onde h controle de acesso por
papis de usurios.
85
Referncia
Requisito
6.2.15
Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos do usurio ao

implementar a poltica de controle de acesso por papis de
usurios sobre documentos digitais:
identificao do usurio;
papis associados ao usurio.
Um SIGAD tem que usar os seguintes atributos dos documentos
digitais ao implementar a poltica de controle de acesso por
papis:
identificao do documento digital;
operaes permitidas para os vrios papis de usurios, sobre
as classes ou unidades de arquivamento a que o documento
pertence.
O acesso a documentos, dossis/processos ou classes tem que
ser concedido somente se a permisso requerida para a
operao estiver presente em pelo menos um dos papis
associados ao usurio.
Um SIGAD tem que impedir que um usurio assuma papis com
direitos conflitantes.
Um SIGAD pode permitir a criao de hierarquias de papis e o
conceito de herana de permisses entre eles.
6.2.16
6.2.17
6.2.18
6.2.19
6.3
Obrig
O
F
Classificao da informao quanto ao grau de sigilo e restrio de

acesso informao sensvel
Os requisitos descritos nesta seo referem-se ao acesso aos documentos arquivsticos

com base na classificao do grau de sigilo bem como restrio de acesso informao
sensvel. Informao sensvel pode estar relacionada honra e privacidade de pessoas
ou a questes estratgicas e de segredo corporativo. Os requisitos so flexveis para
atender tanto s organizaes privadas, quanto aos rgos pblicos. rgos da
administrao pblica so subordinados aos graus de sigilo definidos na legislao
vigente.
Estes requisitos so aplicveis s organizaes em que o teor dos documentos produzidos
e recebidos exige sigilo.
Referncia
Requisito
6.3.1
Um SIGAD tem que implementar a classificao de grau de

sigilo sobre os documentos, os dossis/processos e as classes
do plano de classificao e sobre todas as operaes de usurios
nos documentos.
Um SIGAD tem que implementar a classificao de grau de
sigilo baseando-se nos seguintes atributos de segurana para
documentos e para usurios:
grau de sigilo do documento;
credencial de segurana do usurio.
O grau de sigilo tem que estar associado credencial de
segurana.
6.3.2
Obrig
86
Referncia
Requisito
6.3.3
Um SIGAD tem que recusar o acesso de usurios a documentos

que possuam um grau de sigilo superior sua credencial de
segurana.
Um SIGAD tem que garantir que os documentos sem atribuio
de grau de sigilo, importados a partir de fontes externas ao
SIGAD, estejam sujeitos s polticas de controle de acesso e de
sigilo.
Um SIGAD tem que ser capaz de manter a marcao de sigilo
original durante a importao de documentos marcados com
graus de sigilo, a partir de fontes externas ao SIGAD.
Um SIGAD deve garantir que no haja ambigidade na
associao entre as marcaes de grau de sigilo e os outros
atributos de segurana (permisses) do documento importado.
Um SIGAD tem que permitir que um dos itens abaixo seja
selecionado durante a configurao:
graus de sigilo a serem atribudos a classes e
dossis/processos;
classes e dossis/processos sem grau de sigilo.
Em caso de erro ou reavaliao, o administrador tem que ser
capaz de alterar o grau de sigilo de todos os documentos
arquivsticos de um dossi/processo ou de uma classe, numa
nica operao.
Um SIGAD tem que garantir que o grau de sigilo de um
documento importado esteja associado a um usurio autorizado
com a credencial de segurana pertinente para receber o
documento.
Um SIGAD tem que permitir somente aos administradores
autorizados a possibilidade de alterar a configurao dos valores
predefinidos (default) para os atributos de segurana e
marcaes de graus de sigilo, quando necessrio e apropriado.
realizar as seguintes aes:
remover ou revogar os atributos de segurana dos
documentos;
criar, alterar, remover ou revogar as credenciais de segurana
dos usurios.
Um SIGAD tem que permitir somente ao usurio autorizado,
mediante confirmao, a desclassificao ou reduo do grau de
sigilo de um documento
Um SIGAD deve permitir o armazenamento dos documentos
sigilosos em meios fsicos ou lgicos distintos.
Um SIGAD tem que impedir que um documento sigiloso seja
eliminado.
Os documentos sigilosos tm que se tornar ostensivos para
serem submetidos ao processo de avaliao e serem destinados.
Um SIGAD tem que implementar metadados nos nveis de
dossi, documento ou extrato de documento para controlar o
acesso a informao sensvel.
6.3.4
6.3.5
6.3.6
6.3.7
6.3.8
6.3.9
6.3.10
6.3.11
6.3.12
6.3.13
6.3.14
6.3.15
Obrig
AD
AD
O
87
6.4
Trilhas de Auditoria
A trilha de auditoria consiste num histrico de todas as intervenes, ou tentativas de

intervenes, feitas no documento e no prprio SIGAD. Nesse sentido, tambm um
metadado sobre os documentos arquivsticos digitais e informa sobre a sua autenticidade.
Referncia
Requisito
6.4.1
Um SIGAD tem que ser capaz de registrar na trilha de auditoria

informaes acerca das seguintes aes:
data e hora da captura de todos os documentos;
responsvel pela captura;
reclassificao, desclassificao ou reduo do grau de sigilo
de um documento ou de um dossi/processo, com a
classificao inicial e a classificao final.
qualquer alterao na tabela de temporalidade e destinaode
documentos;
qualquer ao de reavaliao de documentos;
qualquer alterao nos metadados associados a classes,
dossis/processos ou documentos;
data e hora de produo, aditamento e eliminao de
metadados.
alteraes efetuadas nas permisses de acesso que afetem um
dossi/processo, um documento ou um usurio;
aes de exportao e importao envolvendo os documentos;
tentativas de exportao (inclusive para backups) e de
importao (inclusive restore);
usurio, data e hora de acesso ou tentativa de acesso a
documentos e ao SIGAD;
tentativas de acesso negado a qualquer documento;
aes de eliminao de qualquer documento e seus
metadados;
infraes cometidas contra mecanismos de controle de acesso;
mudanas no relgio gerador de carimbos de tempo;
todas as aes administrativas sobre os atributos de
segurana (papis, grupos, permisses, etc);
todas as aes administrativas sobre dados de usurios
(cadastro, ativao, bloqueio, atualizao de dados e
permisses, troca de senha, etc.)
todos os eventos de administrao de manuteno das trilhas
de auditoria (alarmes, cpias, configurao de parmetros,
etc.).
Um SIGAD tem que registrar, em cada evento auditado,
informaes sobre a identidade do usurio, desde que tal
identificao esteja de acordo com a poltica de privacidade da
organizao e a legislao vigente.
Um SIGAD deve permitir apenas ao administrador e ao auditor a
leitura das trilhas de auditoria.
Um SIGAD tem que assegurar que as informaes da trilha de
auditoria estejam disponveis para inspeo a fim de que uma
ocorrncia especfica possa ser identificada e que todas as
respectivas informaes sejam claras e compreensveis.
6.4.2
6.4.3
6.4.4
Obrig
AD
O
88
Referncia
Requisito
6.4.5
Um SIGAD deve possuir mecanismos para a realizao de

buscas nos eventos das trilhas de auditoria.
Para facilidade de relatrio, os resultados podem ser
apresentados ordenados, mas essa ordenao no pode alterar
os dados contidos na trilha.
Um SIGAD tem que ser capaz de impedir qualquer modificao
da trilha de auditoria.
exportar as trilhas de auditoria sem afetar a trilha armazenada,
ou transferir as trilhas de auditoria de um suporte de
armazenamento para outro.
A trilha de auditoria no pode ser excluda antes da data
indicada na tabela de temporalidade. Porm, a transferncia
implica cpia da trilha para outro espao de armazenamento
com a subseqente liberao do espao original. A exportao
a cpia sem a liberao do espao.
Um SIGAD deve ser capaz de gerar um alarme, para os
administradores apropriados, se o tamanho da trilha de
auditoria exceder um limite preestabelecido.
Esse alarme deve ser usado para indicar a proximidade do
esgotamento de espao reservado trilha de auditoria.
Quando o espao de armazenamento da trilha de auditoria
atingir o limite preestabelecido, um SIGAD deve permitir
somente operaes auditveis originadas por administradores.
Todas as outras operaes estariam bloqueadas at a liberao
pelo administrador.
Um SIGAD deve ser capaz de aplicar um conjunto de regras na
monitorao de eventos auditados e, com base nessas regras
indicar a possvel violao da segurana.
Um SIGAD deve garantir pelo menos as seguintes regras para a
monitorao dos eventos auditados:
Acumulao de um nmero predeterminado de tentativas
consecutivas de log in com erro (autenticao mal sucedida),
conforme especificado pela poltica de segurana;
Ocorrncia de vrios log in simultneos do mesmo usurio em
locais (computadores) diferentes.
Login do usurio fora do horrio autorizado, aps log off no
perodo normal.
Um SIGAD tem que fornecer relatrios sobre as aes que
afetam classes, unidades de arquivamento e documentos, em
ordem cronolgica e organizados por:
documento arquivstico, unidade de arquivamento ou classe;
usurio;
tipo de ao ou operao.
6.4.6
6.4.7
6.4.8
6.4.9
6.4.10
6.4.11
6.4.12
Obrig
AD
O
O
AD
AD
AD
AD
89
Referncia
Requisito
6.4.13
Um SIGAD pode fornecer relatrios referentes a aes que

afetem documentos e dossis/processos organizados por posto
de trabalho (nos casos em que for tecnicamente adequado), por
endereo de rede ou outra interface de acesso.
Alguns sistemas podem oferecer diversas interfaces de acesso
aos documentos. Por exemplo, interface web externa, interface
da intranet e interface desktop. Pode ser interessante o registro
de qual interface de acesso foi usada.
configurar o conjunto de eventos auditveis e seus atributos.
Somente administradores autorizados, acompanhados do
auditor, tm que ser capazes de configurar o conjunto de
eventos auditveis e seus atributos.
6.4.14
6.4.15
6.5
Obrig
O
O
Assinaturas Digitais
Assinatura digital uma seqncia de bits que usa algoritmos especficos, chaves
criptogrficas e certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e confirmar
a integridade de um documento. Certificao digital uma tcnica, baseada em uma
infra-estrutura de chaves pblicas, de garantia da validade de assinaturas digitais.
O uso de assinaturas digitais e de certificao digital na administrao pblica foi
padronizado e normalizado com a criao da Infra-estrutura de Chaves Pblicas Brasileira
- ICP-Brasil.
Os requisitos s so aplicveis quando h necessidade de utilizar assinaturas digitais para
assegurar autenticao, imputabilidade e irretratabilidade (ou irrefutabilidade).
Referncia
Requisito
6.5.1
Um SIGAD deve ser capaz de garantir a origem e a integridade

dos documentos com assinatura digital.
incluir, remover, ou atualizar no SIGAD os certificados digitais
de computadores ou de usurios.
Um SIGAD tem que ser capaz de verificar a validade da
assinatura digital no momento da captura do documento.
Um SIGAD, no processo de verificao da assinatura digital, tem
de ser capaz de registrar nos metadados do documento o
seguinte:
validade da assinatura verificada;
a autoridade certificadora do certificado digital;
data e hora em que a verificao ocorreu.
Um SIGAD deve ser capaz de armazenar juntamente com o
documento as seguintes informaes de certificao:
assinatura digital;
certificado digital (cadeia de certificao) usado na verificao
da assinatura;
Lista de Certificados Revogados - LCR;
6.5.2
6.5.3
6.5.4
6.5.5
Obrig
AD
O
O
O
AD
90
Referncia
Requisito
6.5.6
Um SIGAD deve ser capaz de receber atualizaes tecnolgicas

quanto plataforma criptogrfica de assinatura digital.
Um SIGAD deve destruir, ou tornar indisponveis, as chaves de
criptografia quando estas estiverem contidas em listas de
certificados revogados (LCR).
Um SIGAD deve ter acesso a relgios e carimbador de tempo
confiveis para o seu prprio uso.
O relgio gerador do selo de tempo deve ser sincronizado com o
Observatrio Nacional43.
6.5.7
6.5.8
6.6
Obrig
AD
AD
AD
Criptografia
Criptografia um mtodo de codificao de objetos digitais segundo um cdigo secreto

(chave), de modo que estes no possam ser apresentados por uma aplicao de forma
legvel ou inteligvel e somente usurios autorizados podem restabelecer sua forma
original.
Esta seo trata dos servios de segurana apoiados em criptografia. Estes requisitos s
so aplicveis s organizaes onde h elevada necessidade de garantia de sigilo.
importante salientar que, no uso de criptografia em documentos que apresentam longa
temporalidade, devem ser tomadas medidas administrativas para garantir a manuteno
do sigilo e do acesso a esses documentos. Esses documentos no devem ser
armazenados criptografados. Alguns fatores que comprometem a criptografia no longo
prazo so: comprometimento ou obsolescncia da chave, indisponibilidade do portador da
chave e evolues tecnolgicas.
importante lembrar mais uma vez que o Conselho Internacional de Arquivos define
longo prazo para documentos digitais como um perodo a partir de 5 anos contado a
partir da data de produo44.
Referncia
Requisito
6.6.1
Um SIGAD tem que usar a criptografia no armazenamento, na

transmisso e na apresentao de documentos arquivsticos
digitais ao implementar a poltica de sigilo.
Um SIGAD tem que limitar o acesso aos documentos cifrados
somente queles usurios portadores da chave de decifrao.
Um SIGAD tem que registrar os seguintes metadados sobre um
documento cifrado:
indicao se est cifrado ou no;
algoritmos usados na cifrao;
identificao do remetente;
identificao do destinatrio;
Indicao da robustez ou grau de segurana da criptografia.
6.6.2
6.6.3
43
44
Obrig
O
O
Observatrio Nacional - Diviso do Servio da Hora, disponvel em: http://pcdsh01.on.br/

Ver CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2005, p. 41.
91
Referncia
Requisito
6.6.4
Um SIGAD deve poder assegurar a captura de documentos

cifrados, diretamente de uma aplicao de software que
disponha da funcionalidade de cifrao.
Somente os usurios autorizados tm que ser capazes de
realizar as seguintes operaes:
Incluir, remover ou alterar parmetros dos algoritmos
criptogrficos instalados no SIGAD;
Incluir, remover ou substituir chaves criptogrficas de
programas ou de usurios do SIGAD;
Cifrar e alterar criptografia de documentos;
Remover a criptografia de um documento.
A remoo da cifrao pode ocorrer quando a sua manuteno
resultar em indisponibilidade do documento. Por exemplo,
quando a chave de cifrao/decifrao estiver embarcada em
hardware inviolvel cuja vida til est prestes a se esgotar ou
quando o documento for desclassificado.
No caso de remoo da cifrao do documento, os seguintes
metadados adicionais tem que ser registrados na trilha de
auditoria:
Data e hora da remoo da cifrao;
Identificao do executor da operao;
Motivo da remoo da cifrao.
Um SIGAD deve possuir uma arquitetura capaz de receber
atualizaes tecnolgicas quanto plataforma criptogrfica.
6.6.5
6.6.6
6.6.7
6.7
Obrig
AD
AD
Marcas d'gua Digitais
Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre a sua
provenincia e caractersticas e so utilizadas para proteger propriedade intelectual. As
marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo,
visvel ou invisvel, o qual s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo
ou de uma chave protegida. Tecnologias semelhantes podem ser aplicadas a sons e a
imagens em movimento digitalizadas.
O SIGAD pode manter, recuperar e assimilar novas tecnologias de marcas d'gua.
Estes requisitos s so aplicveis s organizaes onde so usadas marcas d'gua
digitais.
Referncia
Requisito
6.7.1
Um SIGAD tem que ser capaz de recuperar informao contida

em marcas d'gua digitais.
Um SIGAD tem que ser capaz de armazenar documentos
arquivsticos digitais que contenham marcas d'gua digitais,
assim como informao de apoio relacionada marca d'gua.
Um SIGAD deve possuir uma arquitetura capaz de receber
atualizaes tecnolgicas quanto plataforma de gerao e de
deteco de marca d'gua digital.
6.7.2
6.7.3
Obrig
O
O
AD
92
6.8
Acompanhamento de Transferncia
Durante o seu ciclo de vida, os documentos arquivsticos digitais e seus respectivos

metadados podem ser transferidos de uma mdia de suporte, ou de um local, para outro,
medida que o seu uso decresce e/ou se modifica. Essa transferncia pode ser interna,
implicando, por exemplo, num deslocamento de armazenamento on-line para
armazenamento off-line, como tambm pode ser externa, implicando num deslocamento
para outra instituio. necessrio um recurso de acompanhamento, a fim de se
registrar a mudana de local, tanto para facilitar o acesso como para cumprir requisitos
regulamentares.
Referncia
Requisito
6.8.1
Um SIGAD deve ser capaz de manter, para cada documento ou

cada dossi/processo, o histrico das movimentaes e
transferncias de mdia sofridas por aquele documento ou
dossi/processo.
Um SIGAD tem que fornecer um recurso de acompanhamento
para monitorar e registrar informaes acerca do local atual e
da transferncia de dossis/processos digitais e convencionais.
A funo de acompanhamento de transferncia tem que
registrar metadados que incluam:
nmero identificador dos documentos atribudo pelo sistema;
localizao atual e tambm as localizaes anteriores,
definidas pelo usurio;
data e hora de envio/transferncia;
data e hora da recepo no novo local;
destinatrio;
Usurio responsvel pela transferncia (sempre que
adequado);
Mtodo de transferncia.
6.8.2
6.8.3
6.9
Obrig
AD
Autoproteo
Num ambiente digital, a autoproteo consiste na capacidade do sistema de computao

de verificar a integridade de programas e de dados de controle como uma medida de
proteo inicial. As tcnicas de autoproteo aumentam a confiana no funcionamento
correto dos programas de computador.
Esta seo trata dos requisitos relativos capacidade do SIGAD de se autoproteger
contra quaisquer erros, falhas ou ataques ao prprio sistema.
Alm dos requisitos de autoproteo, o SIGAD dever interagir com outros sistemas de
proteo, tais como: antivrus, firewall, anti-spyware etc.
Referncia
Requisito
6.9.1
Um SIGAD deve fazer a verificao de vrus ou pragas antes da

efetivao da captura.
Obrig
AD
93
Referncia
Requisito
6.9.2
Um SIGAD deve ter dispositivos e procedimentos que reduzam

as possibilidades de erros, falhas e descontinuidades no seu
funcionamento que causem danos ou perdas aos documentos
arquivsticos digitais.
Aps falha ou descontinuidade do sistema, quando a
recuperao automtica no for possvel, um SIGAD tem que
ser capaz de entrar em modo de manuteno, no qual a
possibilidade de restaurar o sistema para um estado seguro
oferecida.
Na restaurao ao estado seguro, um SIGAD deve ser capaz de
garantir a recuperao de perdas ocorridas, incluindo os
documentos de transaes mais recentes.
Um SIGAD deve garantir que os dados de segurana, quando
replicados, sejam consistentes.
Permisses de controle de acesso, chaves criptogrficas e
parmetros de algoritmos criptogrficos so exemplos de dados
de segurana.
Um SIGAD tem que garantir que as funes de controle de
acesso so invocadas antes de qualquer operao de acesso e
retornadas sem erros antes do prosseguimento normal da
operao.
Um SIGAD tem que preservar um estado seguro de
funcionamento, interrompendo completamente a interao com
usurios comuns, quando quaisquer dos seguintes erros
ocorrerem:
Falha de comunicao entre cliente e servidor;
Perda de integridade das informaes de controle de acesso;
Falta de espao para registro nas trilhas de auditoria.
Quando no for possvel escrever na trilha de auditoria, um
SIGAD deve impedir toda operao de qualquer usurio e
passar para o modo de manuteno.
Um SIGAD deve detectar o reenvio de dados de autenticao e
segurana de um usurio, sem conhecimento deste. O evento
deve ser registrado nas trilhas, cancelando a comunicao com
o sistema remoto/usurio e considerando o usurio fora do
sistema.
Um SIGAD pode atribuir a cada documento, no momento da
captura, um cdigo de manuteno de integridade baseado em
criptografia robusta.
6.9.3
6.9.4
6.9.5
6.9.6
6.9.7
6.9.8
6.9.9
Obrig
AD
AD
AD
AD
6.10 Alterar, Apagar e Truncar Documentos Arquivsticos Digitais

Os documentos arquivsticos completos no podem, em regra, ser alterados e eliminados,
exceto no trmino do seu ciclo de vida num SIGAD. No entanto, os Administradores
podem precisar apagar documentos arquivsticos para corrigir erros de usurio (p. ex.,
declarar documentos de arquivo no dossi/processo errado) ou para cumprir requisitos
jurdicos no mbito de legislao sobre proteo de dados. A ao de eliminar pode ter
um dos significados seguintes:
Eliminao definitiva;
94
Reteno, acompanhada de uma anotao nos metadados do documento

arquivstico, informando que o mesmo no est mais sob o controle da gesto de
documentos arquivsticos.
A capacidade de apagar documentos tem que ser rigorosamente controlada para proteger
a integridade dos documentos arquivsticos. Todas as informaes referentes a essa ao
tm que ser registradas na trilha de auditoria, e elementos indicativos da existncia dos
documentos arquivsticos apagados tm que permanecer nos dossis afetados.
s vezes, os administradores tm necessidade de publicar, ou de disponibilizar
documentos arquivsticos que contm informaes sigilosas (seja em conseqncia de
legislao sobre proteo de dados, seja por questes de segurana, ou de segredo
comercial, etc). Por esse motivo, aos administradores tm que ser dado o poder de
retirar a informao sensvel, sem afetar o documento arquivstico correspondente. Esse
processo chamado de truncamento, ou de corte, e o SIGAD armazena o documento
original e a cpia truncada, chamada de extrato.
Referncia
Requisito
6.10.1
Um SIGAD tem que permitir, a um administrador autorizado a

anulao da operao em caso de erro do usurio ou do
sistema.
Anular uma operao no significa apagar um documento
arquivstico capturado pelo SIGAD.
A anulao da eliminao definitiva de documentos, por ser
irreversvel, no possvel.
Um SIGAD, para evitar erros irrecuperveis, deve inibir a
eliminao (permanente ou lgica) de grupos ou lotes de
documentos fora do processo regular de eliminao previsto na
Tabela de Temporalidade e Destinao de documentos.
Em casos excepcionais, o administrador tem que ser autorizado
a apagar ou corrigir dossis/processos, volumes e documentos.
Nesses casos, um SIGAD tem que:
Registrar integralmente a ao de apagar ou corrigir na trilha
de auditoria;
Produzir um relatrio de anomalias para o Administrador;
Eliminar todo o contedo de um dossi/processo ou volume,
quando os mesmos forem eliminados;
Garantir que nenhum documento seja eliminado, se tal ao
resultar na alterao a outro documento arquivstico;
Informar ao administrador sobre a existncia de ligao entre
um dossi/processo ou documento prestes a ser apagado e
qualquer outro dossi/processo ou documento, solicitando
confirmao antes de concluir a operao;
Manter a integridade total do metadado, a qualquer momento.
No caso de erro na insero de metadados, o administrador ter
que corrigi-lo e o SIGAD ter que registrar essa ao na trilha
de auditoria.
Um SIGAD tem que permitir a um usurio autorizado fazer um
extrato (cpia truncada) de um documento, com o objetivo de
trunc-lo sem alterar o original.
6.10.2
6.10.3
6.10.4
6.10.5
Obrig
AD
95
Referncia
Requisito
6.10.6
Um SIGAD deve dispor de funes de ocultao de informao

sigilosa contida na cpia truncada do documento, permitindo o
seguinte:
Retirada de pginas de um documento;
Adio de retngulos opacos para ocultar nomes ou palavras
sensveis;
Quaisquer outros recursos necessrios para formatos de vdeo
ou de udio, caso existam.
Se o SGAE no fornecer diretamente esses recursos, tem que
permitir que outros pacotes de software os proporcionem.
essencial que quando os recursos para truncar documento
forem empregados, nenhuma informao retirada ou ocultada
seja passvel de visualizao na cpia truncada, na tela, nem
quando impressa ou reproduzida por meios audiovisuais,
independentemente da utilizao de quaisquer recursos, tais
como rotao, variao focal ou qualquer outra manipulao.
Quando uma cpia truncada produzida, um SIGAD tem que
registrar essa ao nos metadados do documento, incluindo
pelo menos a data, a hora, o motivo, e quem a produziu.
Um SIGAD pode solicitar a quem produziu a cpia truncada que
a inclua em um dossi/processo.
Um SIGAD deve registrar uma referncia cruzada a uma cpia
truncada nos mesmos dossis/processos, pastas e documentos
em que se encontra o documento original.
Um SIGAD tem que armazenar na trilha de auditoria qualquer
alterao efetuada para satisfazer os requisitos desta seo.
6.10.7
6.10.8
6.10.9
6.10.10
Obrig
AD
F
AD
96
ARMAZENAMENTO
A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura

tecnolgica que permita a preservao e a recuperao de longo prazo dos documentos
arquivsticos. Por isso, essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os
metadados do sistema (informaes sobre segurana, direitos de acesso e usurios, entre
outros), trilhas de auditoria e cpias de segurana. Do ponto de vista fsico, tais
informaes residem em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e
pticos.
A arquitetura tecnolgica para gerenciamento de arquivos digitais deve ser planejada e
dimensionada de acordo com a misso e as competncias da organizao. Alm disso, os
equipamentos devem adequar-se s caractersticas on-line ou off-line das operaes.
Operaes on-line so aquelas que s podem ser realizadas atravs do SIGAD, ao passo
que operaes off-line podem ser realizadas em outros sistemas computacionais,
desvinculadas do funcionamento do SIGAD.
Um SIGAD deve utilizar dispositivos e tcnicas de armazenamento que garantam a
integridade dos documentos arquivsticos digitais.
Os itens seguintes enumeram requisitos de armazenamento organizados segundo os
critrios de durabilidade, capacidade e viabilidade tcnica.
7.1
Durabilidade
Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD e os documentos neles armazenados

devem estar sujeitos a aes de preservao que garantam sua conservao de longo
prazo.
Referncia
Requisito
7.1.1
Um SIGAD deve utilizar preferencialmente dispositivos e

padres de armazenamento maduros, estveis no mercado e
amplamente disponveis.
Um SIGAD deve utilizar preferencialmente padres abertos de
armazenamento (como exemplo: ISO 9660:1999 definio do
formato de sistema de arquivos para CD-Rom.).
A escolha dos dispositivos de armazenamento deve contemplar
padres estveis de mercado e fornecedores consolidados.
A escolha de dispositivos tm que ser periodicamente revista
sempre que a evoluo tecnolgica indicar mudanas
importantes.
Atividades de migrao tm que ser efetivadas preventivamente
sempre que se torne patente ou previsvel a obsolescncia do
padro corrente.
7.1.2
7.1.3
Obrig
AD
97
Referncia
Requisito
7.1.4
Para as memrias secundrias, um SIGAD tem que manter

registro de MTBF (Mean Time Between Failure)45, bem como as
datas de sua aquisio.
Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD tem que
fazer o gerenciamento das mdias por meio do registro de
durabilidade prevista, data de aquisio e histrico de utilizao.
Informaes tcnicas sobre previsibilidade de durao de mdias
referidas em 7.1.3 devem ser obtidas preferencialmente a partir
de rgos independentes. Quando isso no for possvel, podem
ser utilizadas informaes de fornecedores.
Em ambos os casos deve ficar registrada a origem da
informao.
Para as memrias secundrias e tercirias, um SIGAD deve
manter estatsticas da durabilidade efetivamente observada.
No caso de uso de fitas magnticas, o mecanismo de backup
provido pelo SIGAD deve proporcionar meios para que o item
8.2.6 possa ser implementado automaticamente, integrado
ao do backup.
O acesso s informaes armazenadas em memria terciria
deve ser efetuado preferencialmente mediante uso de rede de
dados.
O objetivo minimizar acesso fsico s mdias, visando
diminuio do desgaste. A manipulao direta das mdias
dever ser restrita a administradores do sistema e no aos
usurios comuns.
Quando se proceder eliminao de documentos, as memrias
de suporte tm que ser devidamente "sanitizadas", isto , ter
suas informaes efetivamente indisponibilizadas.
Este requisito aplica-se principalmente s memrias secundria
e terciria, pela sua caracterstica no voltil. As informaes
devem ser eliminadas de forma irreversvel, incluindo, no caso
de memria terciria, a possibilidade de destruio fsica das
mdias.
7.1.5
7.1.6
7.1.7
7.1.8
7.1.9
7.2
Obrig
AD
AD
AD
Capacidade
Um SIGAD deve garantir escalabilidade no armazenamento, permitindo expanso

ilimitada dos dispositivos de armazenamento.
Referncia
Requisito
7.2.1
Um SIGAD tem que possuir capacidade de armazenamento

suficiente para acomodao de todos os documentos, suas
cpias de segurana.
Obrig
45
MTBF (Mean Time Between Failure). Tempo mdio entre falhas. um valor relativo ao perodo
mdio entre falhas de um sistema ou dispositivo e que permite a avaliao de sua confiabilidade ou
vida til.
98
Referncia
Para grandes volumes de dado, conveniente o uso de

dispositivos com maior capacidade unitria de armazenamento,
a fim de reduzir a sobrecarga operacional.
Em um SIGAD, tem que ser prevista a possibilidade de
expanso da estrutura de armazenamento.
A quantidade de memria primria deve ser superestimada no
momento de aquisio, a fim de minimizar as indisponibilidades
do SIGAD nas situaes de expanso desse tipo de memria.
Quando da aquisio de disk arrays as possibilidades de
expanso dos equipamentos de controle devem ser
consideradas.
Para backups em fita magntica em sistemas com grande
volume de informao, devem ser utilizados sistemas
automticos de seleo, troca e controle de fitas (robots)
Um SIGAD deve permitir ao administrador configurar os limites
de capacidade de armazenamento dos diversos dispositivos.
Um SIGAD deve oferecer ao administrador facilidades para a
monitorao da capacidade de armazenamento.
Esse controle indica, por exemplo, capacidade utilizada,
capacidade disponvel e taxa de ocupao. Tais informaes so
teis para subsidiar aes de expanso em tempo hbil.
Um SIGAD deve informar automaticamente ao administrador
quando os dispositivos de armazenamento on-line atingirem
nveis crticos de ocupao.
Um SIGAD deve manter estatsticas de taxa de crescimento de
utilizao de memria secundria e terciria para informar ao
administrador previses de exausto de recursos.
Este tipo de estimativa possibilita ao administrador antecipar
aes de expanso antes que a utilizao atinja nveis crticos.
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.2.5
7.2.6
7.3
Requisito
Requisito
7.3.1
Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD devem

suportar mtodos de deteco de erros para leitura e escrita de
dados.
Um SIGAD tem que utilizar tcnicas de restaurao de dados
em caso de falhas.
Um SIGAD tem que utilizar mecanismos de proteo contra
escrita, que previnam alteraes indevidas e mantenham a
integridade dos dados armazenados.
7.3.3
AD
AD
AD
AD
Efetividade de armazenamento
Referncia
7.3.2
Obrig
Obrig
AD
O
O
99
7.3.4
7.3.5
A infra-estrutura de um SIGAD deve prever o uso de tcnicas

para garantir maior confiabilidade e desempenho.
As tcnicas recomendadas incluem:
Espelhamento (mirroring) nas memrias secundrias para
maior confiabilidade.
Partio de dados (data stripping) nas memrias secundrias
para maior desempenho.
A integridade dos dispositivos de armazenamento tem que ser
periodicamente verificada.
AD
100
PRESERVAO
Exatamente como no caso dos documentos convencionais, a preservao de documentos

arquivsticos digitais no um fim em si mesmo. Antes, possui um propsito que deve
ser considerado na definio e na implementao das estratgias de preservao. A razo
para preservao de um determinado documento pode ser seu valor probatrio e/ou
informativo.
Os documentos arquivsticos digitais gerenciados por um SIGAD devem ser preservados
durante todo o perodo de tempo previsto para sua guarda, conforme determinado na
tabela de temporalidade e destinao de documentos. Ressalte-se que as caractersticas
desses documentos demandam ateno especfica, principalmente naqueles que sero
mantidos por mais de cinco anos, o que, nesse contexto, j considerado de longo
prazo.
A degradao do suporte e a obsolescncia tecnolgica so os principais fatores de
comprometimento da preservao dos documentos digitais, uma vez que ameaam sua
autenticidade, integridade e acessibilidade.
A degradao do suporte causada por fatores como falta de controle de temperatura,
umidade, luminosidade, agentes qumicos e biolgicos agressores, bem como
manipulao inadequada ou qualidade do suporte utilizado. Alm de respeitar as
condies ambientais especificadas pelo fabricante, preciso realizar a substituio dos
suportes antes do fim de sua vida til, tcnica conhecida como rejuvenescimento
(refreshing).
No que diz respeito obsolescncia tecnolgica, refere-se tanto a hardware quanto a
software e formatos. resultado das mudanas causadas pelo desenvolvimento de novas
tecnologias e sua ascenso no mercado.
O hardware obsoleto pode ser, por exemplo, um determinado tipo de suporte (disco
ptico, fita magntica, por exemplo), unidades de disco, unidades de fita magntica ou os
prprios processadores e componentes utilizados na execuo de programas (software).
Em alguns casos, os fabricantes procuram manter a compatibilidade com o antigo
hardware, assegurando que software e formatos antigos continuem sendo utilizados. No
entanto, essa situao no persiste indefinidamente, pois a compatibilidade geralmente
mantida somente em relao aos hardwares recm-substitudos.
As mudanas em software incluindo sistemas operacionais, sistemas de gerenciamento
de banco de dados e aplicativos como editores de texto, planilhas eletrnicas, editores de
imagem, entre outros costumam ser bastante freqentes. O software podem ser
simplesmente descontinuados, substitudos por outros equivalentes, supostamente
melhores, ou ainda ter sua verso atualizada para correo de bugs ou acrscimo de
novas funcionalidades. importante notar que os fornecedores de software deixam de
prestar suporte a verses mais antigas de seus produtos.
Os formatos tambm sofrem alteraes, muitas vezes em funo de mudanas ocorridas
nos programas (software) aos quais esto associados. Novos programas (software)
podem ser compatveis com os formatos antigos, mas tambm podem apresentar
incorrees durante operaes de leitura e escrita de dados nesses formatos.
Algumas tcnicas comumente
obsolescncia tecnolgica so:
utilizadas
para
evitar
os
riscos
provenientes
da
. preservao da tecnologia: evita a necessidade imediata de implementao de

novos sistemas. Porm, as necessidades de manuteno e integrao com outros
101
sistemas podem apresentar problemas ao longo do tempo. A preservao do hardware,

em especial, uma alternativa cara, mesmo nas situaes em que o hardware
compartilhado entre mais de um usurio. Alm disso, essa alternativa no exeqvel a
longo prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversvel, ficando
completamente indisponvel.
. emulao: a simulao de um determinado hardware ou software atravs de
software. Permite que um computador moderno, possivelmente mais barato e de fcil
manuteno, possa executar programas (software) antigos desenvolvidos originalmente
para outra plataforma. Para evitar possveis perdas de informao e funcionalidades,
deve ser realizada com bastante rigor. A probabilidade de ocorrncia de perdas de
informaes e funcionalidades aumenta medida que so utilizadas diversas camadas de
emulao, como resultado da aplicao dessa tcnica repetidas vezes.
. converso de dados: empregada quando os formatos se tornam obsoletos. Os
dados em formatos antigos so convertidos para novos formatos, apoiados em hardware
e software mais atuais. Esse processo no est isento de problemas, podendo resultar em
perdas de informaes e funcionalidades. A converso de dados tambm pode ser
utilizada para reduzir a quantidade de formatos utilizados e, conseqentemente, de
sistemas a serem mantidos e gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao.
. migrao: a migrao para novos sistemas realizada no caso de obsolescncia de
hardware, software ou formatos. Envolve, inclusive, a converso de dados. Pode
abranger uma grande quantidade de elementos hardware, software e formatos e,
dessa forma, apresentar uma maior complexidade para ser planejada e executada.
Apesar disso, mostra-se como uma alternativa interessante para acompanhamento das
mudanas decorrentes da evoluo tecnolgica. A migrao, assim como a emulao e a
converso de dados, apresenta riscos quanto integridade e funcionalidade dos
documentos arquivsticos digitais, por isso, deve ser realizada de modo criterioso e
sistemtico.
Embora os problemas de degradao dos suportes e obsolescncia tecnolgica possam

ser contornados com conhecimento tcnico e uso de tcnicas de preservao, sua
resoluo pode ser muito dispendiosa. Por isso, as preocupaes com preservao devem
existir desde a concepo do SIGAD e a escolha de sua base tecnolgica. De uma forma
geral, recomenda-se o uso de suportes de alta qualidade e que tenham uma vida til
prevista adequada para os propsitos de preservao, o monitoramento contnuo dos
avanos tecnolgicos e da degradao do suporte, a adoo de formatos abertos e a
busca por solues independentes de hardware, software e fornecedor.
As estratgias e os procedimentos de preservao devem ser bem definidos,
documentados e periodicamente revisados. importante destacar que as aes de
preservao so contnuas e devem ser implementadas desde a produo dos
documentos at sua destinao final.
Nesta seo, no se pretende apresentar procedimentos de preservao preestabelecidos
ou argumentar em favor de uma tcnica especfica. Os requisitos foram organizados em
aspectos fsicos, lgicos e gerais. Levando em conta esses aspectos, cada organizao
deve desenvolver e implementar sua prpria estratgia de preservao de documentos
arquivsticos digitais da forma mais adequada sua realidade e de acordo com as
diretrizes fornecidas pela instituio arquivstica em sua devida esfera de competncia.
102
8.1
Aspectos fsicos
Referncia
Requisito
8.1.1
Os suportes de armazenamento de um SIGAD tm que ser

acondicionados, manipulados e utilizados em condies
ambientais compatveis com sua vida til prevista e/ou
pretendida, dentro das especificaes tcnicas de seu fabricante
e de entidades isentas e com base em estatsticas de uso.
A vida til pretendida de um suporte pode ser menor que sua
vida til prevista, o que permite condies ambientais mais
flexveis.
Um SIGAD deve permitir ao administrador especificar a vida til
prevista/pretendida dos suportes.
Um SIGAD tem que permitir o controle da vida til dos suportes
para auxiliar no processo de rejuvenescimento.
Um SIGAD deve informar automaticamente quais so os
suportes que se encontram prximos do fim de sua vida til.
8.1.2
8.1.3
8.1.4
8.2
Obrig
AD
O
AD
Aspectos lgicos
Referncia
Requisito
8.2.1
Um SIGAD tem que manter cpias de segurana.

As cpias de segurana devem ser guardadas em ambientes
seguros, em local diferente de onde se encontra a informao
original.
Um SIGAD tem que possuir funcionalidades para a verificao
peridica dos dados armazenados, visando deteco de
possveis erros.
Nesse caso, recomenda-se o uso de um checksum robusto, ou
seja, que permita a constatao da integridade dos dados e seja
seguro quanto a fraudes.
Um SIGAD tem que permitir a substituio dos dados

armazenados que apresentarem erros.
Um SIGAD pode permitir a correo dos erros detectados nos
dados armazenados.
Nesse contexto, a correo de erros refere-se restaurao de
dados corrompidos.
Um SIGAD deve informar os resultados da verificao peridica
dos dados armazenados, incluindo os erros detectados, bem
como as substituies e as correes de dados realizadas.
Um SIGAD deve manter um histrico dos resultados da
verificao peridica dos dados armazenados.
Aes de preservao tm que ser efetivadas sempre que se
torne patente ou previsvel a obsolescncia da tecnologia
utilizada pelo SIGAD.
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.2.5
8.2.6
8.2.7
Obrig
AD
AD
O
103
Referncia
Requisito
8.2.8
Um SIGAD tem que suportar a transferncia em bloco de

documentos (incluindo as demais informaes associadas a cada
documento) para outros suportes e/ou sistemas, de acordo com
as normas aplicveis aos formatos utilizados.
8.3
Requisito
8.3.1
Um SIGAD tem que registrar as operaes de preservao

realizadas, em trilhas de auditoria.
Um SIGAD deve utilizar suportes de armazenamento e recursos
de hardware e software que sejam maduros, estveis no
mercado e amplamente disponveis.
As modificaes em um SIGAD e em sua base tecnolgica tm
que ser verificadas em um ambiente exclusivo para essa
finalidade, de modo a garantir que, aps a implantao das
alteraes, os dados continuem sendo acessados sem alterao
de contedo.
Um SIGAD deve utilizar normas amplamente aceitas, descritas
em especificaes abertas e disponveis publicamente, no que
refere a estruturas para codificao, armazenamento e banco de
dados.
Um SIGAD deve evitar o uso de estruturas proprietrias, para
codificao, armazenamento ou banco de dados. Caso venha a
utiliz-las, estas devem estar plenamente documentadas e essa
documentao, disponvel para o administrador.
Um SIGAD tem que gerir metadados relativos preservao dos
documentos e seus respectivos componentes.
8.3.3
8.3.4
8.3.5
8.3.6
Aspectos gerais
Referncia
8.3.2
Obrig
Obrig
O
AD
AD
AD
104
FUNES ADMINISTRATIVAS
Referncia
Requisito
9.1.1
Um SIGAD tem que permitir que os administradores, de uma

maneira controlada e sem esforo excessivo, recuperem,
visualizem e reconfigurem os parmetros do sistema e os
atributos dos usurios.
Um SIGAD tem que fornecer relatrios flexveis para o
administrador gerenciar os documentos e seu uso, que
apresentem no mnimo:
quantidade de dossis/processos, volumes e itens a partir de
parmetros ou atributos definidos (tempo, classe, unidade
administrativa etc);
estatsticas de transaes relativas a dossis/processos,
volumes e itens;
relatrios de atividades por usurio.
Um SIGAD tem que prover documentao cobrindo aspectos de
administrao do sistema. A documentao deve incluir todas as
informaes necessrias para o correto gerenciamento do
sistema.
9.1.2
9.1.3
Obrig
105
10 CONFORMIDADE COM A LEGISLAO E REGULAMENTAES

Um SIGAD tem que cumprir a legislao e regulamentaes vigentes. Setores de
atividades distintos apresentam requisitos legislativos e regulamentares diferenciados.
Sendo assim, todos os requisitos desta seo so genricos e tm que ser adaptados
realidade local de cada rgo produtor de documentos arquivsticos.46
Referncia
Requisito
10.1.1
Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e normas

pertinentes, tendo em vista a admissibilidade legal e o valor
probatrio dos documentos arquivsticos.
Um SIGAD tem que estar de acordo com a legislao e normas
especficas para gesto e acesso de documentos arquivsticos.
Um SIGAD tem que estar em conformidade com requisitos
regulamentares especficos e cdigos de boa prtica necessrios
para a execuo de determinadas atividades.
Este requisito pode ser personalizado para cada contexto, como
por exemplo: sade, justia, educao, previdncia.
10.1.2
10.1.3
Obrig
O
O
46
Para obter informaes sobre legislao arquivstica brasileira, consulte Servios ao Pblico,
opo Legislao Arquivstica, disponvel em: <http://www.arquivonacional.gov.br.>
106
11 USABILIDADE
Projetar um sistema de software com boa usabilidade47 significa concentrar esforos para
produo de um sistema que proporcione facilidade do uso, atravs de suporte para
realizao de tarefas simples, diretas e objetivas, que apiem as metas de produtividade
e qualidade de trabalho do usurio. Se os usurios de um SIGAD encontrarem inmeras
dificuldades de operao, sua efetiva implantao pode fracassar, ocasionando
desperdcio de recursos.
Para se obter um maior grau de usabilidade deve-se pensar no usurio e em suas
necessidades de utilizao, o que significa criar um sistema fcil de entender, de operar e
que siga padres de boas prticas tcnicas j conhecidas e bem estabelecidas.
Usabilidade depende diretamente das tarefas especficas que os usurios realizam por
meio do sistema, bem como do nvel de conhecimento do sistema pelos usurios
envolvidos.
As recomendaes para uma boa usabilidade esto associadas ao contexto operacional do
sistema, aos diferentes tipos de usurios, tarefas, ambientes fsicos e organizacionais.
Quando da elaborao da descrio das caractersticas de um SIGAD, deve-se levar em
considerao: facilidade de utilizao da interface, tipos de usurios, facilidade na
execuo de tarefas, uso de equipamentos adequados, ergonomia, ambiente e contexto
de uso.
Referncia
Requisito
11.1.1
Um SIGAD deve possuir documentao completa, clara,

inteligvel e organizada para instalao e uso do software.
Um SIGAD deve possuir sistema de ajuda on-line.
AD
O sistema de ajuda on-line fornecido pelo SIGAD deve ser

vinculado funo ou tarefa executada, em todo o sistema.
Exemplo:
Quando se est executando uma operao de edio, uma vez
acionada a ajuda, ela deve remeter para o tpico de ajuda da
edio.
Um SIGAD deve permitir a personalizao de contedo de ajuda
on-line por adio de texto ou edio do texto existente.
Exemplo: O responsvel pela administrao do contedo da
ajuda pode adicionar esclarecimentos ou alterar o contedo das
descries, de modo a facilitar o entendimento das funes.
Toda mensagem de erro produzida pelo SIGAD deve ser clara e
significativa, de modo a permitir que o usurio possa recuperarse do erro ou cancelar a operao.
AD
11.1.2
11.1.3
11.1.4
11.1.5
Obrig
AD
AD
AD
47
Uma das caractersticas de qualidade em uso do software a usabilidade, conforme a norma

ISO/IEC 9126:1991 Information technology Software product evaluation : quality characteristics
and guidelines for their use. 1991.
107
Referncia
Requisito
11.1.6
A interface de um SIGAD deve seguir padres preestabelecidos

e consolidados como boas prticas de projeto grfico.
Normas ou regras de interface podem ser relativas utilizao
de padro de identidade visual (ligado marca da instituio
ou alguma legislao especfica do estado/municpio/rgo
federal), bem como a utilizao de guias de estilo para
implementao e verificao da padronizao da interface.
Exemplo:
Em 2000, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elaborou
o documento Diretrizes Gerais para a Construo de Websites
de Instituies Arquivsticas que procura fornecer um
referencial bsico s instituies arquivsticas interessadas em
criar ou redefinir seus stios.
O SIGAD deve empregar um conjunto simples e consistente de
regras de interface, privilegiando a facilidade de aprendizado de
operao pelos seus usurios.
O uso de um conjunto de regras consistentes com o ambiente
operacional em que o SIGAD ser executado permite que ele
apresente menus, comandos e outras facilidades consistentes
em toda aplicao.
Essas regras de interface, quando compatveis com outras
aplicaes principais j instaladas, levam padronizao da
terminologia utilizada para funes, rtulos e aes consistente
em toda a aplicao.
A interface de visualizao dos documentos arquivsticos deve
fornecer o recurso de arrastar e soltar, se apropriado no
ambiente operacional do SIGAD.
AD
O SIGAD deve permitir que a sua estrutura de classes e

dossis/processos possa ser visualizada em diferentes formas
de apresentao.
Deve ser possvel personalizar a interface grfica com o usurio
de um SIGAD. A personalizao deve incluir pelo menos as
seguintes possibilidades:
contedos de menus;
formatos de telas;
utilizao de teclas de funo;
alterao de cores, fontes e tamanhos de fontes em telas e
janelas;
avisos sonoros.
Sempre que um SIGAD utilizar janelas pop-up e barras de
ferramentas, deve-se permitir ao usurio a possibilidade de
configurao e de habilitar/desabilitar esse tipo de recurso.
Porm, de forma a no infringir a recomendao de uso de um
conjunto simples e consistente de regras de interface.
Sempre que um SIGAD permitir o uso de janelas, ele deve
permitir sua movimentao, redimensionamento e gravao das
modificaes da aparncia, de forma a permitir a personalizao
por perfil de usurio.
AD
11.1.7
11.1.8
11.1.9
11.1.10
11.1.11
11.1.12
Obrig
AD
AD
AD
AD
AD
108
Referncia
Requisito
11.1.13
Um SIGAD deve permitir a seleo de avisos sonoros e a

personalizao de tom e volume, bem como a gravao dessas
escolhas no perfil do usurio.
Um SIGAD deve permitir a gravao de opes default para
entrada de dados de configurao:
valores de variveis definidas pelo usurio;
valores iguais aos de um item anterior;
valores que possam ser selecionados de uma lista
configurvel;
valores derivados do contexto, como data, referncia do
dossi/processo, identificador do usurio;
valores predefinidos por um administrador (para campos de
metadados como, por exemplo, o nome da organizao que
est utilizando o sistema).
A interface de um SIGAD com usurio deve ser apropriada para
adaptaes e personalizaes que permitam a sua utilizao por
usurios com necessidades especiais. Essas adaptaes e
personalizaes
devem ser compatveis
com software
especializado que possa vir a ser acoplado (por exemplo,
leitores de telas para cegos), bem como seguir orientaes
especficas de acessibilidade de interface.
Para ambientes e stios apoiados na Web importante seguir
orientaes especficas de acessibilidade48.
desejvel que o padro seguido possa ser verificado atravs
da aplicao de uma validao manual ou automtica, de
preferncia visando obteno de certificao de acessibilidade.
Um SIGAD deve permitir a realizao de transaes ou tarefas
mais freqentemente executadas com um pequeno nmero de
iteraes (por exemplo, cliques de mouse) e sem mudanas
excessivas de contexto.
Um SIGAD deve estar fortemente integrado com o sistema de
correio eletrnico da organizao, de forma a permitir a gerao
de mensagens com possibilidade de manipular documentos
digitais, sem necessidade de sair do SIGAD.
Este requisito deve estar de acordo com as normas de
segurana.
No caso de integrao do SIGAD com o sistema de correio
eletrnico, deve ser possvel fazer referncias a documentos
arquivsticos sem necessidade de envio de cpias adicionais.
11.1.14
11.1.15
11.1.16
11.1.17
11.1.18
Obrig
AD
AD
AD
AD
AD
AD
48
Exemplos:e-MAG - Modelo de Acessibilidade de Governo Eletrnico, disponvel em: <

http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/index.wsp>; Decreto n 5.296, de 02 de
dezembro de 2004, que ...estabelece normas gerais e critrios bsicos para a promoo da
acessibilidade das pessoas portadoras de deficincia ou com mobilidade reduzida...; Guia de
Acessibilidade PRODAM, disponvel em: <http://prodam.sp.gov.br/acessibilidade>; Guia de
Validao
SERPRO,
disponvel
em:
<http://www.serpro.gov.br/acessibilidade/g_validacao.php>; W3C - HTML Validation Service,
disponvel em: <http://validator.w3c.org>.
109
Referncia
Requisito
11.1.19
Um SIGAD deve possuir integrao com o sistema padro de

edio de documentos, de modo que possa fazer uso da
facilidade de gravao.
Um SIGAD pode fornecer recursos que possibilitem o
reconhecimento ptico de caracteres (como por exemplo,
Optical Character Recognition OCR e Intelligent Character
Recognition - ICR) quando for necessria a introduo de
metadados a partir de imagens de documentos impressos, ou
etiquetas identificadoras de documentos.
Um SIGAD deve permitir a definio e utilizao de referncias
cruzadas
entre
documentos
arquivsticos
digitais
correlacionados, permitindo uma fcil navegao entre eles,
inclusive com uso de hyperlinks.
Um SIGAD deve disponibilizar pelo menos dois papis de acesso
diferenciados, um para usurio final e outro para administrador
de sistema.
Um SIGAD deve fornecer para os usurios finais e
administradores funes intuitivas e fceis de usar, que
requeiram poucas aes para completar uma tarefa padro.
Particularmente em operao normal, um SIGAD deve ser capaz
de:
capturar e declarar um documento arquivstico com, no
mximo, trs cliques de mouse ou acionamentos de teclas;
apresentar todos os elementos de metadados obrigatrios
para a captura do documento com mnima demanda para o
usurio;
apresentar o contedo de um documento arquivstico, a partir
de uma lista de pesquisa, com no mximo trs cliques de
mouse ou acionamentos de teclas.
apresentar os metadados de um documento arquivstico com
no mximo, trs cliques de mouse ou acionamentos de teclas.
Um SIGAD deve restringir o acesso s funcionalidades
administrativas impossibilitando sua visualizao ao usurio
final.
Exemplos:
As operaes no disponveis aparecem com fonte atenuada nos
menus e possuem efeito nulo quando acionadas.
O acesso s operaes indisponveis restrito pela configurao
de menus que no as apresentam ao usurio sem permisso
para execut-las.
Um SIGAD deve levar em considerao as condies de
operao como rudo, luminosidade, necessidade de rapidez na
concluso da tarefa, necessidades especficas para dispositivos
mveis, ambiente desktop/Web e necessidades de instalao
automtica, para configurar as formas de interao com o
usurio.
Exemplo:
No se deve utilizar menus audveis em ambientes que
apresentam alto volume de rudos na proximidade dos terminais
de usurios.
11.1.20
11.1.21
11.1.22
11.1.23
11.1.24
11.1.25
Obrig
AD
AD
AD
AD
AD
110
12 INTEROPERABILIDADE
A adoo de regras e padres de comunicao j consolidados permite a consulta entre
sistemas heterogneos sem que o usurio perceba as operaes envolvidas, convergindo
para uma relao sinrgica entre as partes.
Esta seo estabelece requisitos mnimos para que um SIGAD possa interoperar com
outros sistemas de informao, incluindo sistemas legados, respeitando normas de
segurana de acordo com padres abertos de interoperabilidade.
Por interoperabilidade, entende-se:Intercmbio coerente de informaes e servios
entre sistemas. A interoperabilidade deve possibilitar a substituio de qualquer
componente ou produto usado nos pontos de interligao por outro de especificao
similar, sem comprometimento das funcionalidades do sistema49. Isto se faz atravs do
uso de regras e padres de comunicao.
O governo brasileiro definiu a arquitetura e-PING - Padres de Interoperabilidade de
Governo Eletrnico, visando interoperabilidade nas diversas esferas do poder pblico50.
Nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, o SIGAD tem que adotar a
arquitetura e-PING a fim de aumentar a viabilidade tcnica no intercmbio de
informaes entre sistemas.
Referncia
Requisito
12.1.1
Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs, AD

permitindo pelo menos consulta, recuperao, importao e
exportao de documentos e seus metadados.
As operaes de interoperabilidade devem respeitar a legislao
vigente e a poltica de segurana.
Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros sistemas AD
atravs de padres abertos de interoperabilidade.
Por exemplo, padres abertos como os estabelecidos pela ePING, XML e Dublin Core.
Um SIGAD tem que aplicar os requisitos de segurana descritos O
neste
documento
para
executar
operaes
de
interoperabilidade.
Isso fundamental para que as operaes, feitas em ambiente
com interoperabilidade, no afetem a integridade dos
documentos e impossibilitem acessos no autorizados.
12.1.2
12.1.3
49
Obrig
http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/publicacao/noticia.wsp?tmp.noticia=241
50
A
arquitetura
e-PING
do
governo
brasileiro
<http://www.governoeletronico.gov.br/governoeletronico/index.wsp>
est
disponvel
em:
111
13 DISPONIBILIDADE
Requisitos de disponibilidade descrevem as exigncias mnimas sobre prontido de
atendimento de um sistema.
Os requisitos de disponibilidade devem ser especificados pelo administrador do SIGAD de
acordo o nvel de servio a ser fornecido. Por exemplo, os perodos previstos de
atendimento (8x5 indica 8 horas por dia til. 24x7 indica atendimento contnuo), bem
como tempo mximo tolervel em interrupes previstas. O grau de disponibilidade a ser
estabelecido deve levar em conta fatores como, as regras de negcio da organizao, a
necessidade de realizao de backup, manutenes planejadas, entre outros.
Referncia
Requisito
13.1.1
Um SIGAD tem que se adequar ao grau de disponibilidade

estabelecido pela organizao.
Obrig
112
14 DESEMPENHO E ESCALABILIDADE
Os requisitos de desempenho enfocam a eficincia no atendimento aos usurios, de
acordo com suas expectativas quanto aos tempos de resposta. Esses tempos de resposta
so influenciados por fatores externos ao SIGAD, como, por exemplo, infra-estrutura de
rede, volume de trfego de dados e dimensionamento dos servidores e das estaes de
trabalho.
Para um SIGAD, entende-se escalabilidade como sendo a capacidade de um sistema
responder a um aumento de usurios e volume de documentos arquivsticos, mantendo o
desempenho das respostas do sistema. Para tanto, faz-se necessrio, que a um aumento
de hardware corresponda um aumento de desempenho.
Esses acrscimos de hardware podem se dar acrescentando-se mais hosts (escalabilidade
horizontal) ou mais memria RAM e poder de processamento aos hosts existentes
(escalabilidade vertical).
Referncia
Requisito
14.1.1
Um SIGAD deve manter estatsticas dos tempos de

atendimento, discriminados por tipo de operao.
Um SIGAD deve ser expansvel at comportar um nmero
mximo preestabelecido de usurios simultneos, provendo
continuidade efetiva de servios.
Um SIGAD deve incluir rotina de manuteno de:
dados de usurios e de grupos
perfis de acesso
plano de classificao
bases de dados
tabelas de temporalidade
Essas tarefas devem atender a mudanas planejadas da
organizao, sem causar grandes sobrecargas de administrao.
Um SIGAD deve ser escalvel, a fim de permitir adaptao a
organizaes de diferentes tamanhos e complexidades.
Um SIGAD deve fornecer evidncias do grau de escalabilidade
ao longo do tempo.
Avaliaes quantitativas devem incluir:
O nmero mximo de sites remotos suportados com
desempenho adequado.
O tamanho mximo do repositrio, expresso em Gigabytes ou
Terabytes, que pode ser suportado com desempenho
adequado.
O nmero mximo de usurios simultneos que possam ser
atendidos com desempenho adequado.
A sobrecarga administrativa prevista para um perodo de cinco
anos, permitindo crescimento do nmero de usurios e da
quantidade de registros.
A quantidade de reconfiguraes e de indisponibilidades
previstas para um perodo de cinco anos, permitindo o
crescimento do nmero de usurios e da quantidade de
registros.
14.1.2
14.1.3
14.1.4
14.1.5
Obrig
AD
AD
AD
AD
113
Referncia
Requisito
Obrig
A quantidade de reconfiguraes e de indisponibilidades

previstas para um perodo de cinco anos, permitindo
mudanas substanciais na estrutura da organizao,
mudanas nos esquemas de classificao e mudanas na
administrao de usurios.
114
Metadados
Em estudo.
Ser includo na prxima verso.
115
Anexo 1 - Glossrio
AC
Ver: Autoridade Certificadora
Acervo
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
Acessibilidade
Facilidade no acesso ao contedo e ao significado de um objeto digital. (I) Accessibility.
Ver tambm: Acesso
Acesso
Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informao.
Ver tambm: Acessibilidade; classificao (2); credencial de segurana.
Anotao
Informao acrescentada ao documento arquivstico aps sua criao. Exemplo:
urgente, arquive-se, nmero do protocolo, cdigo de classificao, temporalidade,
data, hora e local da transmisso, indicao de anexos e outros.
AR
Ver: Autoridade de registro
Armazenamento
1. Guarda de documentos digitais em dispositivos de memria no voltil. 2. Guarda de
documentos arquivsticos em local apropriado. (I) Storage.
Arquivamento
1. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de
documentos. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento,
cessada a sua tramitao.
Arquivo
1. Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade coletiva, pblica ou
privada, famlia ou pessoa, no desempenho de suas atividades, independente da natureza
dos suportes. 2. Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia, o
processamento tcnico, a conservao e acesso de documentos arquivsticos.
Ver tambm: Arquivo digital.
116
Arquivo digital
Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por computador e
armazenada em suporte apropriado.
Ver tambm: Objeto digital
Assinatura digital
Modalidade de assinatura eletrnica, resultado de uma operao matemtica que utiliza
algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do
documento. Os atributos da assinatura digital so: a) ser nica para cada documento,
mesmo que seja o mesmo signatrio; b) comprovar a autoria do documento digital; c)
possibilitar a verificao da integridade; d) assegurar ao destinatrio o no repdio do
documento digital, uma vez que, a princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso
chave privada que gerou a assinatura.
Ver tambm: Certificado digital; criptografia; Assinatura eletrnica
Assinatura eletrnica
Gerao, por computador, de qualquer smbolo ou srie de smbolos executados,
adotados ou autorizados por um indivduo para ser o lao legalmente equivalente
assinatura manual do indivduo.
Ver tambm: Assinatura digital
Autenticao
Atestao de que um documento verdadeiro ou que uma cpia reproduz fielmente o
original, de acordo com as normas legais de validao.
Ver tambm: Autenticidade; certificado de autenticidade
Autenticidade
Qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta,
original ou cpia, e que livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo.
Ver tambm: Autenticao; certificado de autenticidade
Autoridade Certificadora (AC)
Organizao que emite certificados digitais obedecendo s prticas definidas na Infraestrutura de Chaves-Pblicas - ICP.
Ver tambm: Certificado digital; chave privada; chave pblica; ICP
Autoridade de Registro (AR)
Organizao que distribui certificados digitais aos usurios finais mediante processo de
identificao estabelecido nas prticas definidas na Infra-estrutura de Chaves-Pblicas ICP.
Ver tambm: Certificado digital; chave privada; chave pblica; ICP
117
Avaliao
Processo de anlise de documentos, que estabelece os prazos de guarda e a destinao,
de acordo com os valores que lhes so atribudos.
Banco de dados
1. Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases de dados
relacionadas entre si, segundo um modelo de dados; b) regras que definem as operaoes
vlidas sobre os dados e garantem sua integridade. 2. Sistema Gerenciador de Banco de
Dados - SGBD: software que implementa o banco de dados e permite a realizao de
operaes de manipulao de dados (incluso, alterao, excluso, consulta) e
administrativas (gesto de usurios, cpia e restaurao de dados, alteraes no modelo
de dados).
Ver tambm: Base de dados
Base de dados
Conjunto de dados de mesma natureza, tais como catlogo de registros bibliogrficos,
dados sobre funcionrios de uma empresa, que podem ser gerenciados por um software
SGBD Sistema Gerenciador de Banco de Dados.
Ver tambm: Banco de dados
Blog
Stio na internet onde so publicados contedos pessoais, como notcias, pensamentos,
comentrios e filosofias, atualizados periodicamente. Normalmente refletem o ponto de
vista de seu criador e permitem aos leitores inserirem comentrios. Forma reduzida do
termo weblog.
Captura
Incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, por meio do registro,
classificao e arquivamento.
Ver tambm: Arquivamento; classificao; registro
Categoria de sigilo
Ver: Grau de sigilo
Certificado de autenticidade
Declarao de autenticidade das reprodues dos documentos arquivsticos digitais
emitida pela instituio responsvel por sua preservao.
Ver tambm: Autenticao; autenticidade
Certificado digital
Documento emitido e assinado digitalmente por uma autoridade certificadora, que
contm dados que identificam seu titular e o relaciona sua respectiva chave-pblica.
Ver tambm: Assinatura digital; chave privada; chave pblica
118
Chat
Espao virtual de comunicao que permite que duas ou mais pessoas dialoguem entre si
online mediante troca de mensagens enviadas e recebidas com o auxlio de
computadores interligados em redes locais ou remotas. O texto de uma sesso de chat
pode ser armazenado para consulta posterior.
Chave privada
Chave matemtica formada por uma seqncia de dgitos, usada para criptografia
assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica correspondente que deve ser
mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar digitalmente documentos, bem
como para descriptografar aqueles criptografados com a chave pblica correspondente.
Ver tambm: Assinatura digital; certificado digital; chave pblica
Chave pblica
Chave matemtica formada por uma seqncia de dgitos, usada para criptografia
assimtrica e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada
publicamente por certificado digital, e utilizada para verificar assinaturas digitais.
Tambm pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem
descriptografados com a chave privada correspondente.
Ver tambm: Assinatura digital; certificado digital; chave privada
Ciclo vital dos documentos
Sucessivas fases por que passam os documentos arquivsticos da sua produo guarda
permanente ou eliminao.
Classificao
1. Anlise e identificao do contedo de documentos, seleo do descritor sob o qual o
documento ser recuperado, podendo-se-lhe atribuir um cdigo. 2. Atribuio a
documentos, ou s informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao
especfica. Tambm chamada classificao de segurana.
Ver tambm: Cdigo de classificao; grau de sigilo; plano de classificao
Cdigo de classificao
Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, derivado de um plano de
classificao.
Ver tambm: Classificao; plano de classificao
Confiabilidade
Capacidade de o documento sustentar os fatos a que se refere. Para tanto h que ser
dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos
de criao bem controlados.
Ver tambm: Completeza
119
Completeza
Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os elementos
intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdicoadministrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar conseqncias. (I)
Completeness.
Ver tambm: Elemento intrnseco; elemento extrnseco; confiabilidade
Contexto
Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do contexto de um
documento arquivstico o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a
estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurdico-administrativo, de
procedimentos, de provenincia e tecnolgico.
Ver tambm: Contexto documental; contexto jurdico-administrativo; contexto de
procedimentos; contexto de provenincia; contexto tecnolgico
Contexto documental
Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros instrumentos que situam o
documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, ao fundo.
Contexto; contexto
jurdico-administrativo;
Ver
tambm:
procedimentos; contexto de provenincia; contexto tecnolgico
contexto
de
Contexto jurdico-administrativo
Refere-se a leis e normas externas instituio produtora de documentos as quais
controlam a conduo das atividades dessa mesma instituio.
Ver tambm: Contexto documental; contexto de procedimentos; contexto de
provenincia; contexto tecnolgico.
Contexto de procedimentos
Refere-se a normas internas que regulam a criao, tramitao, uso e arquivamento dos
documentos da instituio.
provenincia; contexto tecnolgico
Contexto de provenincia
Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a
instituio produtora de documentos.
procedimentos; contexto tecnolgico
Contexto tecnolgico
Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e padres) que envolve o
documento.
120
procedimentos; contexto de provenincia

Controle de verso
Conjunto de operaes que permite gerenciar as verses de um documento arquivstico
digital.
Ver tambm: Identificador nico
Converso
Tcnica de migrao que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. converso
de dados: mudana de um formato para outro. 2. converso de sistema computacional:
mudana do modelo de computador e de seus perifricos. (I) Conversion
Ver tambm: Migrao; rejuvenescimento; reformatao
Cpia
Resultado da reproduo de um documento.
Ver tambm: Reproduo
Correio eletrnico
Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens e outros documentos digitais
por meio de redes de computadores.
Ver tambm: Mensagem eletrnica
Credencial de segurana
Um ou vrios atributos associados a um usurio que definem as categorias de segurana
segundo as quais o acesso concedido.
Criptografia
Mtodo de codificao de dados segundo algoritmo especfico e chave secreta de forma
que somente os usurios autorizados podem restabelecer sua forma original.
Ver tambm: Assinatura digital; chave privada; chave pblica; criptografia
assimtrica; criptografia simtrica; ICP
Criptografia assimtrica
Mtodo de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes entre si, que se
relacionam matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado
por uma chave, apenas seja decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves
envolvidas na criptografia assimtrica so denominadas chave pblica e chave privada.
(ITI)
Ver tambm: Chave privada; chave pblica; criptografia simtrica
Criptografia de chave pblica
Ver: Criptografia assimtrica
121
Criptografia simtrica
Mtodo de criptografia que utiliza uma chave simtrica, de forma que o texto seja cifrado
e decifrado com esta mesma chave.
Ver tambm: Criptografia assimtrica
Custdia
Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos, independente de vnculo de
propriedade.
Dado
Representao de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel de ser
comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automtica.
Ver tambm: Metadados
Destinao
Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento dos documentos para a
guarda permanente ou eliminao.
Ver tambm: Eliminao; recolhimento
Digital Object Identifier (DOI)
Ver: DOI
Digitalizao
Processo de converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o
formato digital, por meio de dispositivo apropriado.
Documento
Informao registrada, qualquer que seja o formato ou suporte.
Ver tambm: Documento digital; documento eletrnico; suporte
Documento arquivstico
Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das
suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. (I) Record
Ver tambm: Organicidade
Documento arquivstico digital
Documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e
armazenado por sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos
digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens
de correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um
vasto repertrio de diversidade crescente.
Ver
tambm:
Autenticidade;
completeza;
elemento
extrnseco;
elemento
122
intrnseco; confiabilidade; organicidade.

Documento digital
Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel por meio de sistema
computacional.
Documento eletrnico
Informao registrada, codificada em forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel
por meio de um equipamento eletrnico.
DOI
Sistema para identificao persistente de objetos digitais em redes, bem como para o
intercmbio de informaes sobre propriedade intelectual desses objetos. Marca
registrada da DOI Foundation (http://www.doi.org). Abreviatura de Digital Object
Identifier.
Dossi
Conjunto de documentos relacionados entre si por ao, evento, pessoa, lugar, projeto,
que constitui uma unidade.
Ver tambm: Dossi hbrido; processo
Dossi hbrido
Dossi constitudo por documentos digitais e no digitais. Por exemplo: projetos
arquitetnicos que apresentam a descrio em papel e as plantas em disco ptico.
Ver tambm: Processo hbrido
E-mail
Ver: Correio eletrnico
Elemento extrnseco
Atributo que caracteriza a forma externa do documento arquivstico. Exemplo: tipo, cor e
tamanho da letra; apresentao (textual, grfico, sonoro ou multimdia); selo,
logomarca; assinatura digital; links e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento intrnseco
Elemento intrnseco
Atributo que caracteriza a forma interna do documento arquivstico. Exemplo: autor,
destinrio, data, local, assinatura, assunto e outros.
Ver tambm: Documento arquivstico; elemento extrnseco
123
Eliminao
Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a
guarda permanente.
Emulao
Utilizao de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as
caractersticas de outra, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas sadas.
Exportao
Processo de transferncia de dados de um sistema informatizado para outro, podendo
haver uma converso.
Ver tambm: Converso
Forma documental
Regras de representao que permitem que o contedo de um documento arquivstico
seja comunicado. A forma documental se constitui de elementos extrnsecos e
intrnsecos. (I) documentary form
Ver tambm: Elemento extrnseco; elemento intrnseco
Formato de arquivo
Especificao de regras e padres descritos formalmente para interpretao dos bits
constituintes de um arquivo digital. Pode ser: 1. aberto quando as especificaes so
pblicas (p.ex.: xml, html, odf e rtf); 2. fechado quando as especificaes no so
divulgadas pelo proprietrio (p. ex.: doc); 3. proprietrio quando as especificaes
so definidas por uma organizao que mantm seus direitos, sendo seu uso gratuito ou
no (p.ex.: pdf, jpeg, doc e gif); 4. padronizado quando as especificaes so
produzidas por um organismo de normalizao, sendo os formatos abertos e no
proprietrios (p. ex.: XML). (I) Format; (F) format; (E) formato.
Formato de caractere
Especificao padronizada de como traduzir uma seqncia de bits em caracteres (letras,
nmeros, sinais grficos e de pontuao), por exemplo: ASCII, Unicode e EBCDIC.
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Ver tambm: Sistema de gesto arquivstica
informatizado de gesto arquivstica de documentos
de
documentos;
sistema
Grau de sigilo
Gradao de sigilo atribuda a um documento ou parte dele em razo da natureza de seu
contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de
conhecer.
124
Hardware
Conjunto dos componentes fsicos necessrios operao de um sistema computacional.
(I) (E) Hardware; (F) matriel.
Hipertexto
Forma de estruturao de documentos que permite a leitura por meio de enlaces
(hiperlinks) que possibilitam a conexo direta entre os diversos itens de um documento
e/ou deste para outros. (I) Hipertext.
Hipermdia
Ampliao do conceito de hipertexto segundo a qual vrios meios de armazenamento e
transmisso de informao so integrados atravs de enlaces (hiperlinks), permitindo a
utilizao simultnea de sons, imagens estticas e em movimento e textos. (I)
Hypermedia.
ICP
Ver: Infra-estrutura de Chaves Pblicas
Identificador nico
Cdigo gerado automaticamente que identifica o dossi, o processo ou o item documental
de maneira a distingu-los dos demais. (I) File identifier.
Ver tambm: Controle de verso; registro
Informao
Elemento referencial, noo, idia ou mensagem contida num documento.
Infra-estrutura de Chaves Pblicas (ICP)
um conjunto de tcnicas, prticas e procedimentos, que estabelecem os fundamentos
tcnicos e metodolgicos de um sistema de certificao digital baseado em chave pblica.
Normalmente composto por uma cadeia de autoridades certificadoras composta pela
Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas demais Autoridades Certificadoras - AC e
pelas Autoridades de Registro - AR.
Ver tambm: Autoridade certificadora; autoridade de registro; chave privada;
chave pblica; criptografia assimtrica
Integridade
Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de
corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
Item documental
A menor unidade arquivstica intelectualmente indivisvel.
125
Marca-d'gua Digital
Marcas dgua servem para marcar uma imagem digital com informao sobre a sua
provenincia e caractersticas e so utilizadas para proteger propriedade intelectual. As
marcas dgua sobrepem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo,
visvel ou invisvel, o qual s pode ser suprimido mediante a utilizao de um algoritmo e
uma chave protegida. (I) Digital watermark
Mensagem eletrnica
Documento digital criado ou recebido via um sistema de correio eletrnico, incluindo
anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.
Metadados
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
Mdia
Ver: Suporte
Migrao
Conjunto de procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais
serem acessados face s mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de
um objeto digital: a) de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente
deteriorado ou instvel para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um
formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de
descontinuidade para uma outra mais moderna. A migrao pode ocorrer por converso,
por rejuvenescimento ou por reformatao.
Ver tambm:
rejuvenescimento
Acessibilidade;
converso;
objeto
digital;
reformatao;
Minuta
Verso preliminar de documento sujeita aprovao.
Objeto digital
Arquivo digital que, alm de seu contedo, possui identificador nico e metadados
associados. composto de: 1. objeto fsico o objeto digital enquanto fenmeno fsico
que registra as codificaes lgicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suporte
magntico o objeto fsico a seqncia do estado de polaridades (negativa e positiva);
nos suportes pticos a seqncia de estados de translucidez (transparncia e
opacidade); 2. objeto lgico o objeto digital enquanto conjunto de seqncias de bits,
que constitui a base dos objetos conceituais; 3. objeto conceitual - o objeto digital que
se apresenta de maneira compreensvel para o usurio, por exemplo, o documento
visualizado na tela do computador.
Ver tambm: Arquivo digital
126
OCR
Tcnica de converso de um objeto digital do formato imagem para o formato textual, de
forma a permitir, por exemplo, edio e pesquisa no contedo do texto. Abreviatura de
Optical Character Recognition.
Optical Character Recognition (OCR)
Ver: OCR
Organicidade
Atributo essencial para se considerar que um determinado conjunto de documentos um
arquivo. A organicidade de um arquivo expressa as relaes que os documentos guardam
entre si ao refletirem, na sua totalidade, as funes e atividades da pessoa ou
organizao que os produziu. (I) Archival bond; (F) organicit; (E) organicidad.
Ver tambm: Documento arquivstico
Original
Primeiro documento completo e efetivo.
Patrimnio digital
Conjunto de objetos digitais que possuem valor suficiente para serem conservados a fim
de que possam ser consultados e utilizados no futuro.
Ver tambm: Objeto digital
Plano de classificao
Esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma
instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. Expresso geralmente adotada em
arquivos correntes.
Ver tambm: Classificao; cdigo de classificao
Preservao digital
Aes destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos objetos digitais ao longo
do tempo. Devem alcanar todas as caractersticas essenciais do objeto digital: fsicas,
lgicas e conceituais.
Ver tambm: Migrao; rejuvenescimento
Processo
Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou
judicial, que constitui uma unidade.
Ver tambm: Dossi; processo hibrido
127
Processo hbrido
Processo constitudo de documentos digitais e no digitais de natureza diversa,
oficialmente reunidos no decurso de uma ao administrativa ou judicial, formando um
conjunto conceitualmente indivisvel.
Ver tambm: dossi hbrido
Programa de computador
Seqncia lgica de instrues que o computador capaz de executar para obter um
resultado especfico.
RDF Site Summary (RSS)
Ver: RSS
Recolhimento
Entrada de documentos em arquivos permanentes.
Recuperao da informao
Em sistemas de informao, o processo de pesquisa, localizao e apresentao do
documento. A pesquisa feita por meio da formulao de estratgias de busca para
identificao e localizao de documentos e/ou seus metadados. A apresentao pode ser
feita por meio de visualizao em tela, impresso, leitura de dados de udio e/ou vdeo.
Reformatao
1. tcnica de migrao que consiste na mudana da forma de apresentao de um
documento para fins de acesso ou manuteno dos dados, por exemplo: impresso ou
transformao de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou transferncia
dos documentos de um sistema computacional para uma mdia mvel (tecnologia COLD).
2. Apagar todos os dados de uma unidade de armazenamento. (I) Reformatting
Ver tambm: Converso; migrao; rejuvenescimento
Registro
o procedimento que formaliza a captura do documento arquivstico no sistema de
gesto arquivstica por meio da atribuio de um identificador nico e de outros
metadados (data, classificao, ttulo etc.) que descrevem o documento.
Ver tambm: Identificador nico
Rejuvenescimento
Tcnica de migrao que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem
mudar sua codificao para evitar perdas de dados provocadas por deteriorao do
suporte. (I) Refreshing; (F) repiquage (E) refrescamiento.
Ver tambm: Converso; migrao; reformatao
128
Reproduo
Processo de gerao de uma cpia. (I) Reproduction.
Ver tambm: Cpia
Rich Site Summary (RSS)
Ver: RSS
RSS
Acrnimo para Really Simple Syndication, Rich Site Summary ou ainda RDF Site
Summary. Formato baseado em XML que permite a distribuio de listas de hiperlinks
com notcias ou outros tipos de informao.
Sistema de informao
Conjunto organizado de polticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e provem acesso informao.
(I) Information systems.
Sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto
arquivstica de documentos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais
ou em ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo.
Ver tambm: Gesto arquivstica de documentos; captura
Sistema de gesto arquivstica de documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a
eficcia da gesto arquivstica de documentos.
Ver tambm: Gesto arquivstica de documentos; Sistema informatizado de
gesto arquivstica de documentos
Sistema operacional
Programa de computador que controla a execuo de aplicativos e outros programas,
alocao de recursos e demais operaes de um sistema computacional. (I) operating
system; (F) systme dexploitation; (E) sistema operativo; (P) sistema operativo.
Software
Ver: Programa de computador
Suporte
Base fsica sobre a qual a informao registrada. (I) Medium, storage medium.
Ver tambm: Documento
129
Tramitao
Curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo
administrativa. Tambm referido como trmite ou movimentao.
Transferncia
Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.
Trilha de auditoria
Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou
tentativas de interveno feitas no documento arquivstico digital ou no sistema
computacional. (I) Audit trail.
Valor primrio
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor secundrio
Valor atribudo aos documentos em funo do interesse que possam ter para a entidade
produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foram originalmente produzidos.
Verso
Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (I) Version.
Ver tambm: Minuta; controle de verso
130
Referncias
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificao,
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividadesmeio da administrao pblica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 156p.
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INDOLFO, Ana Celeste, CASCARDO, Ana Maria, OLIVEIRA, Maria Izabel, COSTA, Mnica
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records management software applications: DOD 5015.2-STD. Washington: The
Department, 2002. 57 p.
132

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MODELO DE REQUISITOS PARA

EQUIPE TCNICA DE ELABORAO DO E-ARQ BRASIL

Equipe de redao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

O Centro de Pesquisa e Desenvolvimento em Telecomunicaes CPqD apoiou o

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

PARTE I - GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS ................................... 14

consideraes iniciais ..................................................................................... 14

PARTE II - ESPECIFICAO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados................................................................................. 53

METADADOS ................................................................................................ 115

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O que documento arquivstico?

O que documento arquivstico digital?

O que documento arquivstico convencional?

Alm disso, foram levados em considerao os fundamentos da diplomtica1, da

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

O que e-ARQ Brasil?

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

essas caractersticas, fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os

Gesto Arquivstica de Documentos

Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)

Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD)

Um SIGAD inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de

A partir dessas definies podemos tecer as seguintes consideraes:

Um sistema de informao abarca todas as fontes de informao existentes no

Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o

Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e

Requisitos arquivsticos que caracterizam um SIGAD:

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

integrao entre documentos digitais e convencionais;

A especificao dos requisitos e dos metadados a ser implementada em um SIGAD ser

orientar a implantao da gesto arquivstica de documentos arquivsticos digitais

fornecer especificaes tcnicas e funcionais, alm de metadados, para orientar a

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

O e-ARQ Brasil especialmente dirigido a:

fornecedores e programadores: para orientar o desenvolvimento de um SIGAD em

profissionais da gesto arquivstica de documentos: para orientar a execuo

usurios de um SIGAD: como base para auditoria ou inspeo do SIGAD

potenciais usurios de um SIGAD: como base na elaborao de um edital de

potenciais compradores de servios externos de gesto de documentos: como

organizaes de formao: como um documento de referncia formao em

instituies acadmicas: como recurso de ensino.

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

NORMAS E OUTRAS ORIENTAES DE REFERNCIA;

a) Sobre especificao de requisitos de segurana funcional:

Resolues do Conselho Nacional de Arquivos

Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001.

Modelos de requisitos para

THE NATIONAL ARCHIVES OF ENGLAND, WALES AND THE UNITED KINGDOM.

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO, E INSTITUTO DE

Orientaes para gesto e preservao de documentos digitais

CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comit de arquivos correntes em ambiente

O e-ARQ Brasil est dividido em duas partes. A Parte I Gesto arquivstica de

Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ

Nveis dos requisitos:

No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados da seguinte forma:

so obrigatrios quando indicados pela frase: O SIGAD tem que...;

altamente desejveis quando indicados pela frase: O SIGAD deve...;