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ndice
CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS ............................................ 5
O QUE UMA BASE DE DADOS?.................................................................................. 5
O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS?..................................................... 5
SGBDS RELACIONAIS ........................................................................................... 5
CRIAR UMA BASE DE DADOS ...................................................................................... 6
MANUAL DE ACCESS
O QUE SO CONSLTAS DE SELECO .......................................................................................31
SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS ..................................................................................31
UTILIZAO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARDS) ........................................................31
ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS.................................................................................32
SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTM VALORES ..........................................................................32
FORMULRIOS ..................................................................................33
CRIAR FORMULRIOS ............................................................................................ 33
MOVIMENTAO NO FORMULRIO .............................................................................. 35
INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS ..................................................................... 35
LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR ......................................................................... 35
SUBSTITUIR DADOS .............................................................................................. 36
ORDENAO DE REGISTOS ...................................................................................... 36
FILTROS ........................................................................................................... 37
VANTAGENS DOS FILTROS ...................................................................................................37
CRIAR E APLICAR UM FILTRO ................................................................................................37
RELATRIOS ....................................................................................39
CRIAR RELATRIOS .............................................................................................. 39
VISUALIZAO DO RELATRIO ................................................................................. 42
AMPLIAO/REDUO ........................................................................................... 42
PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO .................................................................. 42
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MANUAL DE ACCESS
SGBDS RELACIONAIS
Um SGBDR (Sistema de Gesto de Bases de Dados Relacional) desenhado
especificamente para gerir informao que est organizada em uma ou mais tabelas,
consoante o assunto a que dizem respeito.
O termo relacional refere-se ao modo como um SGBD espera que estejam
organizados os dados que est a gerir. Uma relao, tal como denominada em
matemtica, simplesmente uma tabela de informao (isto , um receptculo de
dados) que est organizada ordenadamente em linhas e colunas, ou seja, num
formato tabular.
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MANUAL DE ACCESS
Listas de preos, formulrios de encomendas, listas telefnicas, contas dos clientes de
um banco e horrios de voos so apenas alguns exemplos de informao organizada
num formato tabular de modo os utilizadores poderem rapidamente extrair a
informao necessria.
A obrigatoriedade dos dados estarem organizados num formato tabular pode parecer
uma restrio, caso a informao que pretende gerir no esteja originalmente nesse
formato. Mas, quase todo o tipo de informao pode ser organizado de modo a ser
armazenada em uma ou mais tabelas.
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MANUAL DE ACCESS
Elementos do Ecr:
Barra de Ttulo
Botes de controle da janela
Barra de Menus
Barra de Ferramentas
Barra de Estado
rea de trabalho
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MANUAL DE ACCESS
O SISTEMA DE AJUDA
Quando se fala em sistemas de ajuda do Access, significa que existem trs formas
distintas de aceder ao ficheiro de Help, mas todas elas eficazmente concebidas por
forma a serem produtivas para os seus utilizadores. So elas: ajuda geral, ajuda
interactiva e os cue cards.
ASSISTENTES
Tal como todas as aplicaes recentes Microsoft, o Access tem sempre dois processos
de realizar uma determinada operao: o processo assistido e automtico recorrendo
aos Assistentes (Wizards), e o processo manual e profissional.
Tabelas
Consultas
Formulrios
Relatrios
Macros
Mdulos
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MANUAL DE ACCESS
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MANUAL DE ACCESS
DEFINIO DE UMA TABELA
No caso dos dados no estarem armazenados em formato tabular, preciso pensar
em como se vai organizar essa informao em uma ou mais tabelas. Deve pensar nos
tipos de informao disponveis que definem os campos das tabelas.
Efectivamente, cabe ao utilizador/administrador da base de dados
satisfazer. por este motivo que o processo de definio de
resultar num processo complexo e moroso, porque nem sempre
utilizadores fornecem as pistas necessrias para classificar
categorias/assuntos.
o papel de cliente a
tabelas pode vir a
as apreciaes dos
a informao por
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Modo Estrutura
Assistente de Tabelas
Importao de Tabelas
Ligao de Tabelas
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MANUAL DE ACCESS
O MTODO "MODO DE ESTRUTURA"
Neste caso, o utilizador visualiza uma caixa de dilogo que est dividida em duas
partes. A parte de topo corresponde grelha de definio dos campos que constituem
a tabela, e em que cada linha corresponde definio de uma campo. Uma tabela
pode ter at 255 campos. A parte inferior corresponde zona de definio das
propriedades que afectam cada campo da tabela.
NOME DE UM CAMPO
O nome de um campo pode ter at 64 caracteres de tamanho, incluir quaisquer
letras, algarismos, espaos e caracteres especiais, excepto o ponto, ponto de
exclamao, acento agudo e os parntesis rectos.
TIPOS DE DADOS
Cada campo da tabela tem de ter atribudo um tipo de dados (do ingls Data Type),
que determina o contedo que pode ser introduzido e o espao de armazenamento
em disco disponvel para esse campo.
Existem alguns aspectos a considerar e que ajudam no correcto funcionamento da
tabela, relativamente ao tipo de dados.
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MANUAL DE ACCESS
A que tipo de operaes vo ser sujeitos
os dados. Serviro como base para
clculos?
Ou
sero
simplesmente
nomes, descries, moradas, etc. E se
forem valores monetrios, o que que
fica guardado: todo o nmero, ou seu
valor literal?
Que quantidade de espao, medido em
bytes, ser necessrio para o Access
guardar esses dados?
Que campos sero utilizados para ordenar e indexar as tabelas? Isto importante,
porque h dois tipos de campos - lgicos e OLE - que no podem ser utilizados nestas
operaes, e outros - numricos - que aumentam a velocidade de pesquisa.
Tipo de
Dados
Utilizao
Texto
Memo
Comentrios e explicaes
Nmero
Data/Hora
Moeda
Valores monetrios
Numerao
Automtica
Sim/No
(lgico)
Objecto OLE
Fotografias, vdeos
Hiperligao
Assistente
de Pesquisa
Caixa de Lista
O que guarda
Tamanho
At 255
caracteres
At 64000
bytes
Datas ou horas
Valores numricos com
casas decimais
Nmero incrementado
automaticamente pelo
Access sempre que se
insere um registo
Valores booleanos:
Sim/No,
Verdadeiro/Falso,
Ligado/Desligado
Objectos criados
noutros programas
utilizando o protocolo
OLE, que podem ser
ligados ou inseridos
numa tabela Access
Partes de uma
hiperligao
Pesquisa dados numa
outra tabela ou
consulta
1,2,4 ou 8
bytes
8 bytes
8 bytes
4 bytes
1 bit
At 1 Gigabyte
at 2048
Caracteres
4 Bytes
DESCRIO
A coluna intitulada Descrio serve para o desenhador da tabela colocar um
comentrio/descrio acerca do campo que est a criar, isto , uma identificao
adicional, mas com carcter opcional.
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MANUAL DE ACCESS
PROPRIEDADES
Quando estamos posicionados na coluna Tipo de Dados, activada a rea inferior
esquerda da caixa de dilogo. Nessa rea existem vrias clulas que permitem definir
as propriedades/caractersticas do campo que se est a criar ou a alterar. Estas
propriedades variam consoante o tipo de dados.
Tamanho do campo
Formatar
Casas decimais
Mscara de introduo
Legenda
Valor predefinido
Regra de validao
Texto de validao)
Necessrio
Indexado
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MANUAL DE ACCESS
CHAVES
Uma das grandes vantagens dos SGBDRs como a Access a possibilidade de
localizar rapidamente determinada informao. A sua comprovada eficincia provm
de um mecanismo interno que atribui a um conjunto de campos a tarefa de identificar
de uma forma nica cada registo da tabela.
Ento a um campo ou um conjunto de campos que identificam de uma forma nica,
sem duplicaes nem valores nulos, um registo na tabela d-se o nome de Chave
Primria.
A definio de uma chave primria traz grandes vantagens, nomeadamente ao nvel
das seguintes operaes:
pesquisa de registos, que se torna consideravelmente mais rpida uma vez que
para o campo chave primria criado automaticamente um ndice
ordenao dos registos, visvel aquando de operaes de consulta ou listagem de
informao
integridade dos dados armazenados no campo chave primria, uma vez que o
Access no permite duplicao de valores nem valores nulos
Pelos motivos acima referidos, todas as tabelas devem ter chave primria constituda
por um ou mais campos.
Uma chave primria composta (mais que um campo) ser necessria quando no
exista um s campo que identifique de uma forma nica o registo, algo que s
possvel se agregarmos a informao desse campo com a de outro campo obtendo
deste modo um registo nico.
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MANUAL DE ACCESS
2. Dar um clique no boto
Chave Primria.
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MANUAL DE ACCESS
Por se tratar da primeira vez que se inserem dados, s existe uma linha que se
encontra vazia. medida que se introduzem registos iro aparecer novas linhas
vazias.
INTRODUO DE DADOS
Para introduzir dados, basta comear a escrever na primeira clula.
Automaticamente, abre-se uma nova linha em branco abaixo da linha corrente.
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MANUAL DE ACCESS
Caso os dados inseridos no campo no correspondam ao tipo especificado aquando da
criao da estrutura da tabela, surgir a seguinte caixa de dilogo:
ADICIONAR REGISTOS
Em virtude da ordem dos registos no ser relevante aquando da sua introduo, o
Access no permite que o utilizador insira registos entre os j existentes. permitido
apenas a adio de registos no fim da tabela. Para tal, basta escolher a opo
Registo do menu Inserir ou Ir Para/Novo no menu Editar.
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MANUAL DE ACCESS
O smbolo + que surge no lado esquerdo dos registos tem como funo mostrar
(permite edio) os registos relacionados na tabela Facturas.
ESCONDER REGISTOS
Pode esconder os registos j introduzidos de modo a no alterar, inadvertidamente, o
contedo dos campos. Para tal, basta escolher a opo Introduo de dados no
menu Registos. A tabela assumir a aparncia de uma tabela que ainda no possui
qualquer registo.
Para voltar a ver todos os registos, deve escolher a opo Remover
Filtro/Ordenao no menu Registos.
Copiar valores
De modo a facilitar a introduo de valores repetidos no mesmo campo de registos
seguidos, pode optar pela utilizao da combinao de teclas CTRL+. Se pretender
copiar valores de campos de registos no adjacentes, ter de recorrer ao binmio
Copiar/Colar (Copy/Paste).
SELECCIONAR REGISTOS
Para efectuar qualquer operao sobre um registo como, por exemplo, copiar ou
eliminar um registo, ter de o seleccionar posicionando o cursor na zona/barra de
seleco que se situa na coluna esquerda do primeiro campo da tabela ao lado do
registo que se pretende seleccionar e dar um clique.
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MANUAL DE ACCESS
Para seleccionar todos os registos de uma tabela poder optar por escolher a opo
Seleccionar todos os registos no menu Editar ou, em alternativa, dar um clique
no quadrado existente do lado esquerdo do nome do primeiro campo (como numa
folha de clculo):
COPIAR REGISTOS
Para copiar registos, dever seleccionar, em primeiro lugar, o(s) registo(s) que
pretende copiar, copi-los e finalmente escolher a opo Colar acrescentando no
menu Editar.
Os
registos
sero
acrescentados
automaticamente
independentemente do registo corrente.
no
fim
da
tabela,
MOVIMENTAO NA TABELA
Para se movimentar nos campos e nos registos pode utilizar as mesmas tcnicas da
folha de clculo. Para alm disso, o utilizador pode recorrer caixa de deslocamento
vertical (elevador), existente no lado direito do ecr para se posicionar num
determinado registo.
Para se posicionar num registo especfico, poder recorrer barra de controle
existente no canto inferior esquerdo do ecr, posicionando o cursor na clula direita
da palavra Registo: e digitar um novo valor confirmando atravs da tecla Enter:
ELIMINAR DADOS
Para eliminar o contedo de um campo, o utilizador deve seleccionar o respectivo
valor e utilizar a tecla Delete ou Backspace. Poder optar pelo comando Cortar do
.
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MANUAL DE ACCESS
Para eliminar um ou mais registos, seleccione-os e utilize a tecla Delete ou escolha a
opo Eliminar no menu Editar.
O Access solicitar ao utilizador que confirme a operao de eliminao dos registos
seleccionados.
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MANUAL DE ACCESS
MOVER COLUNAS
Por vezes, h necessidade de alterar a ordem natural das colunas, por forma a alterar
a sua disposio na tabela. Pode mover colunas sem problemas, dado que esta
operao no vai afectar a estrutura da tabela, uma vez que se trata apenas de um
efeito visual (a nvel de ecr).
Para mover uma ou mais colunas basta seleccionar a coluna ou colunas e arrastar o
selector da coluna para o local pretendido.
ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS
Um efeito com algumas semelhanas ao do congelamento o de esconder colunas.
O facto de se poder esconder colunas consecutivas de uma tabela e posteriormente
faz-las reaparecer uma caracterstica bastante til nas seguintes situaes:
Quando a tabela tem muitos campos e que no podem ser visualizados num s
ecr
Quando existe informao confidencial que s dever ser visvel em algumas
situaes
Para esconder colunas, seleccione a(s) coluna(s) que pretende esconder e escolha a
opo Ocultar Colunas no menu Formatar.
Em qualquer circunstncia, poder recorrer ao menu sensvel ao contexto (sensitive menu) que
se obtm atravs da tecla direita do rato.
Para fazer reaparecer as colunas ter de utilizar a opo Mostrar Colunas no menu
Formatar. Surgir uma caixa com a lista de campos da tabela, com a indicao dos
que esto escondidos, seleccionar o campo que pretende fazer reaparecer e dar um
clique no boto Fechar.
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MANUAL DE ACCESS
Dynaset.
Criar Tabela
Actualizar
Acrescentar
Eliminar
eliminar registos.
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muitos
registos
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MANUAL DE ACCESS
PORQU UTILIZAR CONSULTAS
Com as Consultas possvel:
Escolher campos, registos; ordenar registos; colocar questes relativamente a vrias
tabelas; realizar clculos; utilizar uma Consulta como objecto para formulrios,
relatrios e outras consultas; fazer alteraes aos dados das tabelas.
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MANUAL DE ACCESS
Quando so seleccionadas pelo
menos duas tabelas que esto
relacionadas por um ou mais
campos,
essa
relao
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MANUAL DE ACCESS
SELECCIONAR CAMPOS
Aps a seleco das tabelas, o passo seguinte consiste em escolher os campos a
incluir na consulta.
Para colocar um campo na grelha QBE (query by example) existem duas
alternativas:
1. Dar um duplo clique no campo.
2. Seleccionar o campo e arrast-lo (Drag & Drop) para a clula Campo na
grelha QBE.
Para adicionar todos os campos existem, tambm, dois mtodos:
1. Dar um duplo clique na barra de ttulo da lista de campos arrast-los para a
grelha QBE.
2. Arrastar o asterisco, que surge no topo da lista de campos, para a grelha
QBE. A vantagem deste processo, consiste em no haver a necessidade de
alterar a consulta quando a tabela sofre alteraes na sua estrutura.
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MANUAL DE ACCESS
ORDENAES NA CONSULTA
Quando executado a consulta e visualizado o respectivo dynaset torna-se
frequente e extremamente til a visualizao dos dados obedecendo a uma
determinada ordem. Quando se ordenam registos, podemos coloc-los por ordem
alfabtica ou numrica.
Criar uma consulta com ordenao de dados por um determinado campo ou campos,
torna-se til na medida em que o podemos utilizar na construo de um formulrio ou
relatrio.
Para especificar uma ordenao numa consulta:
Dar um clique na clula Ordenao e seleccionar o tipo de ordenao:
Ascendente ou Descendente.
Pode ser especificada mais que uma
ordenao, desde que as ordenaes
estejam encadeadas. O Access ordena a
partir da 1 coluna esquerda (a que
apresenta ordenao) para a ltima
direita (a que apresenta ordenao).
No podem ser utilizados campos do tipo
Memo ou OLE para ordenao.
Neste exemplo a consulta ordena os
registos por Nmero de Factura.
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MANUAL DE ACCESS
ESPECIFICAO DE CRITRIOS DE SELECO DE REGISTOS
De modo a limitar o dynaset a mostrar apenas alguns registos, deve ser
especificado na clula Critrio uma ou mais condies. Esta condio traduz-se numa
expresso que informa o Access relativamente aos registos que deve seleccionar e
apresentar no dynaset.
Para criar uma expresso dispomos de duas alternativas:
1. Recorrer ao boto
Se for conhecida a sintaxe da expresso que pretendemos definir como critrio, torna-se mais
simples e rpido utilizar a segunda alternativa, ou seja, escrever a expresso directamente na
clula.
Nesta consulta visualizada todas as facturas que NO tenham sido recebidas.
Nesta consulta que utiliza duas tabelas relacionadas so solicitadas todas as facturas
efectuadas Entre 01-01-1999 E 31-01-1999.
O dynaset consequente apresentar todas as facturas ordenadas por nmero de
factura e cuja data de factura esteja dentro do intervalo definido.
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MANUAL DE ACCESS
Esta consulta mostra todas as facturas do Cliente n. 4 entre 01/01/1999 e
31/01/1999.
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MANUAL DE ACCESS
Basta para tal, desligar a caixa Mostrar no QBE do campo que se pretende inibir no
dynaset.
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MANUAL DE ACCESS
CONSULTAS DE SELECO
O QUE SO CONSLTAS DE SELECO
Quando uma consulta de seleco executado, o Access apresenta um subconjunto
de registos num formato tabular (tal como uma tabela). Na maior parte dos casos,
este subconjunto permite que se faam alteraes nos registos e que so
provenientes das tabelas utilizadas na consulta. A este subconjunto d-se o nome de
Dynaset (subconjunto de registos dinmico).
Sabendo especificar critrios de seleco de registos, constitui a chave para desenhar
consultas - simples e complexos. Alguns exemplos comuns de critrios de seleco
que permitem obter:
um conjunto de registos que mostre as facturas emitidas entre 01/06/96 e
10/06/96.
todos os nomes de clientes comeados pelas letras Soc.
todas as facturas no recebidas.
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MANUAL DE ACCESS
ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS
Para um campo:
Com a utilizao de critrios mltiplos, o intervalo de pesquisa torna-se mais curto e
obtm-se exactamente a informao pretendida. Por exemplo, quais os montantes
facturados cujo valor maior que 50000 e menor que 150000.
Para especificar vrios critrios para o mesmo campo, deve-se utilizar os operadores
E e Ou.
Por exemplo, visualizar todos os clientes comeados por S cujas facturas foram
recebidas ou todos os clientes comeados por J cujas facturas ainda no foram
recebidas.
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MANUAL DE ACCESS
FORMULRIOS
A Modo de Estrutura que utilizada nas tabelas e consultas apenas uma das formas
utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas.
No ser porm, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que no
existe um controle real sobre as operaes realizadas pelo utilizador.
O ideal seria utilizar uma analogia de um formulrio em papel, dado que assim
transportvamos para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as
pessoas j se habituaram.
Um formulrio permite a visualizao de um ou mais registos, podendo ser imposta
uma limitao em relao a essa visualizao. Isto no traz nada de novo em relao
Modo de Estrutura. Mas, um formulrio permite ao seu desenhador determinar a
forma como os dados vo aparecer no ecr, utilizar grficos, imagens, etc., bem
como controlar a forma como os dados so introduzidos e visualizados - utilizar listas
de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens de erro para valores
incorrectos, valores predefinidos, resultados de clculos aritmticos, etc.
CRIAR FORMULRIOS
O mtodo mais fcil e rpido de criar um formulrio utilizar o Assistente. O
Assistente Automtico produz um formulrio pr-formatado sem colocar quaisquer
perguntas ao utilizador, para a sua construo.
Todos os outros assistentes colocam questes e constrem o formulrio baseado nas
respostas dadas pelo utilizador.
Quando utiliza um formulrio para introduzir ou visualizar dados, o formulrio deve
estar ligado tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados
dependem apenas de uma tabela, o formulrio deve ser baseado apenas nessa
tabela. Por outro lado, se os dados que pretende colocar no formulrio derivam de
vrias tabelas, ento deve construir uma consulta e basear a construo do
formulrio nessa consulta.
Criar um formulrio com o Assistente
1. Na janela da base de
dados, d um clique no
boto Formulrio
2. Escolha o boto Novo
3. Seleccione o nome da
tabela ou consulta para o
qual
vai
construir
o
formulrio e d um clique
no boto OK.
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MANUAL DE ACCESS
4. O passo seguinte consiste em seleccionar os campos da tabela ou consulta que
se pretendem colocar no formulrio
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MANUAL DE ACCESS
8. Por ltimo, surgir a caixa final do assistente que solicita um ttulo para o
formulrio.
MOVIMENTAO NO FORMULRIO
Num formulrio so utilizadas praticamente as mesmas tcnicas anteriormente
apresentadas para o Folha de dados.
Pode mesmo alternar entre a Folha de dados e o Formulrio. Basta para isso utilizar
os botes respectivos existentes na barra de botes.
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MANUAL DE ACCESS
Para encontrar um valor num determinado campo deve:
1. Posicionar o cursor no campo que pretende utilizar na pesquisa
2. Dar um clique no boto
SUBSTITUIR DADOS
Como do conhecimento atravs de outras aplicaes da Microsoft, o Access tambm
dispe do comando Substituir no menu Editar, que permite substituir de uma forma
rpida, a ocorrncia de uma determinada palavra por outra palavra.
ORDENAO DE REGISTOS
Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, tambm nos
formulrios o utilizador poder recorrer aos botes de ordenao de registos.
Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenao e dar um
clique no boto. Este procedimento aplicvel a tabelas e formulrios.
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MANUAL DE ACCESS
FILTROS
Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer
ao comando Localizar. Porm, este comando apenas vai apresentando as diversas
ocorrncias de uma determinada palavra/texto que existem ao longo da tabela em
vrios registos e por isso levaria algum tempo at serem encontradas todas as
ocorrncias.
Para resolver este problema existem os Filtros. Um filtro no mais do que um
conjunto de condies/critrios aplicados a registos de modo a apresentar apenas um
subconjunto dos registos existentes na tabela. Quer isto dizer que aps a aplicao
do filtro, o Access apresenta apenas os registos que satisfazem as condies
impostas, como se apenas existissem esses registos na tabela.
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MANUAL DE ACCESS
2. Clique no boto
ou
clique
no
boto
Remover
filtro
na
barra
de
2. Clique no boto
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MANUAL DE ACCESS
RELATRIOS
Um relatrio utilizado essencialmente para listar ou imprimir dados, conferindo-lhes
a melhor apresentao possvel. A informao pode ser reunida em grandes grupos
ou subgrupos de dados, sendo possvel obter linhas de totais por cada um deles.
Um relatrio consiste na apresentao de um conjunto de dados, proveniente de uma
ou mais tabelas ou inquritos, organizado e formatado de acordo com determinadas
necessidades em termos de anlise da informao.
Os items utilizados num relatrio podem ser dados existentes em campos, resultados
de clculos, palavras para os ttulos ou mensagens, grficos ou figuras.
Ao contrrio de um formulrio, um relatrio est orientado para uma impressora, e
no serve por isso para introduzir ou alterar dados. Um relatrio apresenta sempre os
dados mais correntes e actualizados, ou seja, o utilizador aps desenhar e gravar o
relatrio pode utiliz-lo vezes repetidas para imprimir ou vizualizar os dados
correntes existentes numa ou mais tabelas ou inquritos.
Com efeito, pode mesmo criar um relatrio a partir dos dados extrados por um
inqurito. Convm lembrar, a este propsito, que um inqurito produz um
subconjunto de dados de uma tabela, e por isso , por sua vez, uma espcie de
tabela.
Com os relatrios pode:
Organizar e apresentar os dados agrupados
Efectuar clculos, subtotais, totais e percentagens
Incluir subformulrios, subrelatrios e grficos
Apresentar os dados em formatos atraentes com a incluso de imagens e
outros objectos grficos
A forma mais fcil de perceber a utilidade de um relatrio e analisar os seus
diferentes componentes observar um exemplo e examinar o seu desenho
(estrutura).
Regra geral, a maior parte da informao existente num relatrio provm de uma
tabela ou de um inqurito (que normalmente, extrai informao de vrias tabelas).
Outra informao corresponde a objectos (texto, linhas, figuras, etc) que faz parte do
prprio relatrio.
CRIAR RELATRIOS
Tal como acontece com os outros objectos de uma base de dados j referidos,
possvel criar um relatrio a partir do zero ou recorrer a um Assistente.
A maneira mais fcil e rpida para criar um relatrio optar pelo assistente de
relatrios. Tal como acontecia para o assistente de formulrios para criar formulrios,
este assistente cria um relatrio automaticamente para a tabela ou inqurito
seleccionado.
Para criar um relatrio atravs do Assistente de Relatrios:
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MANUAL DE ACCESS
1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E
seleccione Assistente de Relatrios.
2. No passo seguinte
seleccione a tabela
ou a consulta na qual
pretende construir o
relatrio e adicione
os
campos
que
pretende
ver
apresentado
na
listagem (relatrio)
3. Neste passo poder
optar
por
um
relatrio agrupado ou
no. Na figura que se
segue, o relatrio
no tem qualquer
agrupamento.
4. Em seguida escolha
o ou os campos pelos
quais
pretende
ordenar o relatrio
5. Seleccione o formato
para o relatrio.
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MANUAL DE ACCESS
6. Seleccione o estilo
que pretende para
o seu relatrio.
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MANUAL DE ACCESS
VISUALIZAO DO RELATRIO
Se tiver optado por um dos assistentes, aps ter respondido a todos os passos surgir
no ecr a primeira pgina do relatrio.
Aps o relatrio ter sido criado e apresentado no ecr, o utilizador pode realizar
diversas aces. A primeira das quais consiste em analisar visualmente o relatrio.
Para tal, basta recorrer s barras de deslocamento vertical e horizontal, para ver todo
o contedo de cada pgina.
Pode tambm saltar de uma pgina para outra, utilizando a barra de controle j
conhecida.
AMPLIAO/REDUO
Quando visualizado o contedo do relatrio, existe o mecanismo de ampliao e
reduo da pgina. Esta alternncia efectuada por um simples clique do boto do
rato em qualquer parte da pgina. Repare que o cursor do rato quando posicionado
em cima da pgina, assume o desenho de uma lupa.
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