UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPIRITO SANTO - UFES

CENTRO DE CINCIAS JURDICAS E ECONMICAS - CCJE

DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA

TATIANA DE JESUS DOS SANTOS

RELATRIO DE PRTICA EM ARQUIVO I

Vitria
2014/1

TATIANA DE JESUS DOS SANTOS

RELATRIO DE PRTICA EM ARQUIVO I

Relatrio apresentado para avaliao na

disciplina de Prtica I, perodo 2014/1 do
curso de Arquivologia, ministrada pelo
professor Inaldo Conceio.

VITRIA
2014/1

SUMRIO
1. INTRODUO ..................................................................................................................................... 4
2.1. REA DE ESTGIO ........................................................................................................................ 5
2.2. ESPAO FSICO, CLIMATIZAO, SEGURANA E ACESSIBILIDADE................................................ 6
2.3. SERVIOS PRESTADOS AOS USURIOS E COMUNIDADE .......................................................... 9
2.4. ACERVO ...................................................................................................................................... 9
2.5. RECURSOS HUMANOS............................................................................................................... 10
2.5. RECURSOS HUMANOS............................................................................................................... 11
2.6. LEGISLAO............................................................................................................................... 12
3. CARACTERIZAO DAS ATIVIDADES REALIZADAS ............................................................................ 13
3.1. PRIMEIRA ETAPA (20 horas) ....................................................................................................... 13
3.2. SEGUNDA ETAPA (50 horas) ....................................................................................................... 14
3.2.1 PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL E TRATAMENTO. ..................................................... 17
3.3. TERCEIRA ETAPA (10 horas) ....................................................................................................... 18
3.4. QUARTA ETAPA (15 horas) ......................................................................................................... 19
3.5.1 Visita tcnica GED. ............................................................................................................... 20
4. SUPORTE PARA A SOLUO DE PROBLEMAS DURANTE O ESTGIO ................................................. 20
5. CONSIDERAES FINAIS................................................................................................................... 22
6. REFERNCIAS ................................................................................................................................... 23
7. ANEXOS............................................................................................................................................ 24
7.1. ORGANOGRAMA GERAL DA SECRETRIA DO ESTADO DO ESPRITO SANTO................................. 24
7.2. REPRESENTAO DO AXIOMA ................................................................................................... 25
7.3. LAYOUT DO ARQUIVO ESTRUTURADO ....................................................................................... 26
7.4. FOTOS ........................................................................................................................................... 27
7.4.1. Foto 1 ..................................................................................................................................... 27
7.4.2. Foto 2 ..................................................................................................................................... 28
7.4.3. Foto 3 ..................................................................................................................................... 29
7.4.4. Foto 4 ..................................................................................................................................... 30
7.4.5. Foto 5 ..................................................................................................................................... 31

1. INTRODUO

O local escolhido para a realizao do estgio supervisionado foi o Arquivo da

Secretria de Educao do Estado do Esprito Santo, um rgo pblico na
rea da educao com o objetivo de formular e implementar as polticas
pblicas estaduais que garantam ao cidado o acesso educao; e a
implementao da educao profissional de vrios nveis. Situada na Rua Dr.
Vicente Burian, S/N, Jardim Limoeiro Serra.
A data de incio do estgio foi no dia 02 de maio de 2012, e seu trmino foi dia
11 de junho de 2012, com 120 horas no total.
O profissional coordenador, responsvel pela Unidade de Informao, o
profissional Fernando Azevedo Becalli, portador do registro profissional n
000143-ES.
Da estrutura do local, pude conhecer sua rea, seu espao fsico, sua
climatizao, segurana e acessibilidade, acervo, recursos humanos e servios
prestados aos usurios.

2. CARACTERIZAO DO CAMPO E DA REA DE ESTGIO

2.1. REA DE ESTGIO
O Arquivo da SEDU responsvel por recebimento, guarda e
salvaguarda da documentao textual produzida pelas Superintendncias
Regionais que por sua vez, recebem documentao das escolas e instituies
de modalidades de educacional, relacionadas vida funcional dos servidores
em mbito administrativo e magistrio, com designao a nvel efetivo e
temporrio (Designao Temporria Administrativo e Designao Temporria
Magistrio), essa documentao apresentada em forma de processos
contendo uma sequncia numrica de oito dgitos, envolto por uma capa
personalizada, gerenciada pelo Sistema Eletrnico de Protocolo.
O arquivo tem sobre sua responsabilidade um Acervo documental textual
considera pela SEDU como permanente, e apresenta necessidade de
tratamento documental, no que diz respeito ao Sistema de Arranjo dessa
documentao,

que

possui

constantes

solicitaes

dos

servidores

aposentados, os servidores buscam benefcios e bonificao por tempo de

servio, e os servidores que esto prximos a se aposentar. A documentao
necessita de cuidados referentes Preservao e Conservao, de acordo
com a lei 8159/1991:

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e o de proteo

especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
(...)
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.

Tem como misso coordenar e desenvolver a poltica e a gesto arquivstica de

documentos da Secretria do Estado do Esprito Santo, visando agilizar o
acesso s informaes produzidas, contribuindo para a sua eficincia
administrativa. Essa misso se intensifica com o advento da lei 12.527/2011,
que orienta:

Art. 6 Cabe aos rgos e entidades do poder pblico, observadas as

normas e procedimentos especficos aplicveis, assegurar a:
I - gesto transparente da informao, propiciando amplo acesso a
ela e sua divulgao;
II - proteo da informao, garantindo-se sua disponibilidade,
autenticidade e integridade; e
III - proteo da informao sigilosa e da informao pessoal,
observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e
eventual restrio de acesso.

2.2. ESPAO FSICO, CLIMATIZAO, SEGURANA E ACESSIBILIDADE

O Arquivo da Secretria de Educao do Estado do Esprito Santo, um rgo

pblico na rea da educao com o objetivo de formular e implementar as
polticas pblicas estaduais que garantam ao cidado o acesso educao; e
a implementao da educao profissional de vrios nveis. Situada na Rua Dr.
Vicente Burian, S/N, Jardim Limoeiro Serra.
O Arquivo no possui uma sede prpria, e devido a esse fator, locatrio de
um galpo para fins industriais, que foi adaptado para receber o arquivo, e que
permanece muito distante da sede administrativa (descentralizado) falta uma
poltica voltada para a gesto documental. As condies ambientais do galpo
no so as ideias para manter um arquivo dessa proporo, a iluminao do
local precria, por ser um galpo muito auto alguns corredores do arquivo em
determinados momentos do dia temos poa luminosidade, dificultando a
visualizao da localizao dos processos nas caixas. No existe controle da
temperatura, to pouco da umidade relativa do ar, fazendo com que os
documentos em geral sofram variaes bruscas de temperaturas, em sua
maioria muito alta.

O grande problema do galpo est relacionado falta de estrutura fsica para

abrigar esses setores supracitados e principalmente um setor como o Arquivo
que, devido grande quantidade de documentos armazenados.
As instalaes hidrulicas, bem como as eltricas, no do garantia nenhuma
de segurana. Verificam-se alguns vazamentos nas pias e vasos sanitrios,
sendo que alguns se encontram interditados, a infiltraes devido a chuvas. O
sistema de combate a incndio possui detector de fumaa que est desativado,
e foram alocado extintores de incndio, porm foram feitas substituies de
extintores a base de gua sendo apenas dois a base de gs, prprio para
combater incndio em arquivo que possui um grande acervo documental de
suporte em papel, no total so dez extintores que contempla toda a estrutura
fsica do arquivo, e apenas trs so de p qumico.
O sistema de iluminao tambm precrio, algumas lmpadas encontram-se
muito distante fazendo com que a iluminao inadequada, o que torna o
ambiente com pouca luminosidade mido, propenso ao de insetos e
microrganismos.
Ocorre tambm, no perodo da tarde, forte incidncia de raios solares .
Todo o relato acima demonstra a falta de cuidados adequados com a
documentao sob a guarda da Administrao da SEDU, o que dificulta o
acesso aos mesmos pelos usurios. De acordo com Pereira (2003, p. 16):

O acesso ao documento de arquivo conduz ao reconhecimento da sua

importncia pelos usurios. Para que esse acesso ocorra a longo termo
preciso que os respectivos programas de preservao e conservao
sejam implementados, atravs da elaborao das polticas de
preservao e conservao luz da legislao nacional sobre os
arquivos abrangido todos os suportes de informao.

Embora exista armazenada grande quantidade de material bastante inflamvel

no local, existe apenas uma sada de emergncia, e no possui porta cortafogo, e os extintores so considerados pouco pelo volume documental
existente. Cabe ainda ressaltar que, at o momento, no foi realizado nenhum
tipo de treinamento com os servidores locais para que, em caso de
emergncia, eles saibam se portar utilizando os extintores disponveis.

O local dispe de uma nica entrada e o acesso s dependncias do arquivo e

a entrada para o escritrio se d por uma escada. A partir dessa problemtica
foi despertada a ateno para a inacessibilidade para usurios que possua
algum tipo de deficincia, que por sua vez tem o acesso a rgos pblico
garantido pela Lei N 10.098 de 19 de dezembro.
Art. 11. A construo, ampliao ou reforma de edifcios pblicos ou
privados destinados ao uso coletivo devero ser executadas
de modo que sejam ou se tornem acessveis s pessoas portadoras de
deficincia ou com mobilidade reduzida.
I nas reas externas ou internas da edificao, destinadas a garagem
e a estacionamento de uso pblico, devero ser reservadas vagas
prximas dos acessos de circulao de pedestres, devidamente
sinalizadas, para veculos que transportem pessoas portadoras de
deficincia com dificuldade de locomoo permanente;
II pelo menos um dos acessos ao interior da edificao dever estar
livre de barreiras arquitetnicas e de obstculos que impeam ou
dificultem a acessibilidade de pessoa portadora de deficincia ou com
mobilidade reduzida;

Tendo em vista que o arquivo tem que dispor de condies de acesso a todos
quantos quiserem fazer uso das informaes nele contidas, verifica-se a
ausncia de rampas de acesso aos portadores de necessidades especiais com
dificuldades de locomoo.

2.3. SERVIOS PRESTADOS AOS USURIOS E COMUNIDADE

O Setor de Arquivo atendem os usurios por intermdio dos setores da SEDU,

as Secretrias, e das Superintendncias Regionais. A maioria dos usurios so
os prprios servidores, que entram em contato com a SEDU, que solicita a
documentao (processo) para o arquivo, por meio de correio eletrnico e via
telefone, a expectativa de resposta considerado hbil, pois o setor depende
tambm da utilizao de veculos para o transporte da documentao, que por
sua vez liberada pela Administrao Geral da SEDU, que fazem a entrega e
recebimento de processos, no que se referem s contrataes temporrias,
tempo de servio, prestao de servio, prestao de contas, frequncia de
servidores, higienizao de documentos, e presta assistncia tcnica s 11
Superintendncias Regionais de Educao (SREs) atravs da Comisso
Setorial de Avaliao de Documentos (CADS) utilizando como ferramenta o
Programa de Gesto Documental (PROGED) do Estado do Esprito Santo.

2.4. ACERVO

O acervo do arquivo da SEDU possui documentao da fase Corrente e

permanente.
Arquivo corrente: Documentao contida em processos referente a contrao
do servidor em Designao Temporria

DTA e Designao Temporria

Magistrio DTM
Arquivo Permanente: guarda de documentos da vida funcional dos servidores.
QUANTITATIVO DO ACERVO: Existe atualmente uma mdia de 23.400 caixas
com documentos em custdia do Setor de Arquivo. O que equivale a 21.060
metros lineares de documentos. Sendo que:

Arquivo Corrente: Possui 18.720 caixas, equivale a 16.848 metros

lineares.
Arquivo Permanente: Possui 4.680 caixas, equivalente a 4.212 metros
lineares.

10

Arquivo Permanente - SEDU:

A pesquisa foi realizada no Fundo Secretria de Educao, composto
pelos seguintes documentos considerados permanentes:
Quadro Demonstrativo de Profissional;
Ficha de Empenho;
Folha de Ponto Servidor
Ficha de Frequncia;
Ficha Funcional Efetivo;
Ficha de Monitor
Folha de Pagamento,
Folha Financeira FGTS, Apurao Contbil
Boletim de Frequncia;
Salrio Famlia;
Contratos;
Portarias;
Ordem de Servios;
Boletim de Arquivamento;
FAFABES;
Atestados Mdicos;
Licena Mdica;
Quadro demonstrativo de escolas singulares.

*As informaes em negrito j passaram ou estam sendo realizados

intervenes, tratamento de preservao e conservaao.

11

2.5. RECURSOS HUMANOS

Quanto aos servidores lotados no arquivo, encontram-se neste setor, 18

servidores, de diversos vnculos, sendo estes:

QUADRO DE SERVIDORES
QUNT.
1

CARGO
Supervisor

DESIGNAO
DT - Cargo Comissionado;

Assistente Administrativo

DT Cargo Comissionado

Assistente Administrativo

Efetivo

Arquivista

DTA;

Assistentes Administrativos

DTA

Estagirios do curso de

Estgio

Arquivologia
*DT= Designaao Temporria; DTA= Designaao Temporria Administrativa.

A princpio pode-se pensar que existem muitos servidores lotados no setor,

mas se levarmos em considerao o fato de que: verifica-se a existncia de
uma grande quantidade de servidores estagirios, ou mesmo de cargo de
confiana, que se configuram em mo de obra temporria; a quantidade de
servios prestados, qualifica ao arquivo como arquivo geral da SEDU, e em sua
maioria a acumulo de servio para o mesmo servidor.
Existe ainda a impercia no manuseio e no restauro da documentao
permanente do arquivo, onde alguns servidores utilizam alimentos prximos
mesa onde se encontra a documentao que est passando por higienizao,
fumante no toma o cuidado de higienizar as mos para utilizar a
documentao independente da fase documental.

12

2.6. LEGISLAO.

LEGISLAO

LEIS ESTADUAIS

LEIS FEDERAIS

Plano de Classificao e
Manual de Gesto
Tabela de Temporalidade Documental do Estado
do Esprito Santo
De Documentos da
Administrao Pblica
do Estado do Esprito
Santo Atividade Meio.
Lei Federal n 8.159, de 8 Portaria n 39-R de
06.07.2011 - Normatiza
de janeiro de 1991.
o uso do manual de
Gesto Documental;
Legislao editada pelo
CONARQ.

Leis e Decretos

Lei 12.527, de 18 de
novembro de 2011.

processo Decreto n 7.845, de 14

de novembro de 2012.
aquisio Proged.
Regulamenta
para
Membros Comit Seger; procedimentos
credenciamento
de
segurana e tratamento de
informa classificada.
Decreto

Decreto n 1.522-R, de 10 Lei n 6.684, de 24 de

maio de 2001;
de outubro de 2005.

Lei 8.159, de 08 de janeiro

de 1991

Decreto n 17 R, de 10 Decreto 998 - R de Lei n 12.965, de 23 de

de maro de 2007.
05.02.2002 - Prazo de abril de 2014.
tramitao

de

processos;
PORTA I N 60-R, de 27
agost de 200 9

Conselho Nacional de
Arquivos: Resoluo n
5, 6, 7, 14 e 20.

Lei n 9.800, de 26 de
maio de 1999.

13

3. CARACTERIZAO DAS ATIVIDADES REALIZADAS

3.1. PRIMEIRA ETAPA (20 horas)
Essa etapa foi destinada ao conhecimento orgnico-funcional da Unidade de
Informao (Arquivo Geral da SEDU), diagnstico da situao em que se encontra o
acervo e como so coletados os dados de usurio do arquivo.
A atividade do estgio est voltada para a documentao considerada pela
SEDU como permanente, o acervo encontra-se sem quadro de arranjo.

Foi

realizado um calendrio especfico, pois precisaria atender a funcionria Regina

Scheppa que acompanharia as atividades, e as atividades acadmicas da aluna.
A data escolhida para inicio do estgio supervisionado foi o dia 12 de maio de 2014
com previso para finalizao 12 de junho de 2014, mas foi preciso prorrogar o
prazo de finalizao para o dia 25 de julho de 2014, onde ser finalizada a execuo
das atividades programada.
Nesta etapa a estagiria teve contato com todas as principais atividades que o
arquivo na fase corrente est realizando, recebimento de processos, arquivamento,
anexao no banco de dados do Sistema Eletrnico de Protocolo, a criao de
dossi.
O Arquivo da SEDU funciona das 08:00h s 12:00h e de 13:00h s 17:00h
atendendo diversidades de pblicos.
utilizada como instrumento de coleta de dados de usurios do arquivo guia
de desarquivamento, que nesse caso so os e-mails de solicitao que o servidor
encaminha para o arquivo. Aps o desarquivamento, anexada uma ficha de
controle de arquivamento e desarquivamento, preenchido o Boletim de
Andamento, indicando o solicitante, o setor, data, e responsvel pelo envio, e
recebimento no setor de destino.

Para o recebimento de processos, o procedimento comea em verificar a

procedncia da S.R.E, efetuar a separao dos setores SUPET, GA, GRH,
Almoxarifado, Protocolo, Corregedoria que normalmente refere-se a contratos de

14

DTA, DTM que so arquivados juntos, e os demais setores que possuem um volume
maior de documentos so separados de acordo com o setor, GEOFI e Patrimnio.
O arquivo da SEDU no possui Plano de Classificao.

3.2. SEGUNDA ETAPA (50 horas)

As atividades para tratamento da documentao na fase permanente so de
higienizao, organizao, e alimentao no banco de dados interno, e
acondicionamento. Essa documentao no possui o Sistema de Arranjo,
ocasionando grande dificuldade em localizar a documentao necessria.
Existe um trabalho de tratamento da documentao permanente, a equipe
iniciou o trabalho para salvaguardar as documentaes em condies ideais. As
Fichas de Empenho bastante utilizada para informar o tempo que os servidores
estiveram efetivos, vem sofrendo intervenes de higienizao, e ordenao por
Letra (A,B, C...), descrio dos nomes dos servidores por ordem de letra, e
quantidade de ficha existente em planilha Excel, acondicionamento das fichas em
caixas, e posteriormente passar pela ordenao alfabtica (ficha por ficha), pois a
prioridade desse trabalho era possibilitar a localizao rpida e eficaz das fichas
para a funcionria que trabalha diretamente com essa documentao. Participei da
digitao e reviso dos dados dos servidores na planilha Excel, que ainda est
sendo concludas, as fichas est por ordem de letra acondicionada em caixas,
codificado pela primeira letra do nome do servidor.
A prxima atividade refere-se tipologia documental Folha de Pagamento,
que se encontra em pastas suspensas que esto danificadas, oxidadas, pois
possuem metal nas bordas e internamente; a documentao est sendo afetada
pelas condies insalubres do ambiente, acumulando sujidade, e ataques de agente
biolgicos, traa, baratas, roedores, e tambm exposio radiao da luz. Foi
realizada o diagnostico condies, metadados para a descrio em planilha Excel, j
est sendo realizada a higienizao e mudana do acondicionamento, e confeco
de etiquetas para melhor localizao erecuperao da informao.
A Folha de Pagamento faz parte de um conjunto documental, que possui
importante significado para os servidores que esto aposentados e para quem
pretende aposentar, pois quando no encontrado a informao na Ficha de

15

Empenho, Folha de Ponto, a informao ser direcionada para a Folha de

Pagamento que possui metadados que identificam e comprova o vnculo do servidor,
como: o ano de emisso, o nome do funcionrio, nmero funcinal, o cargo, a escola
e municipio de atuao, a data do vinculo, salario base e liquido. Exemplificado na
tabela abaixo:

Secretria de Estado da Educao Folha de Pagamento.

Data Emisso.

Minicipio

Escola EPSG So Jos

21-10-96

Cod. 21

Dores do Rio Preto

Numero

Nome

Salrio

Data

Base

Admisso

Pag. 413
Outubro/96

Cargo

Salrio
Liqudo

Professor
362255

Tatiana de Jesus dos Santos

600,00

20-03-2013

03 25h

561,41

Foram utilizados os conhecimentos adquiridos nas aulas de Preservao e

conservao em unidades de informao, onde foi realizada a higienizao dos
documentos com os seguintes materiais:
Higienizao: trinha horizontal de serdas macias, pincel de polegada, pina,
estrator, flanela, borracha.
Acondicionamento: Garra plstica, capa papel duplex, caixas de poliondas,
etiquetas de identificao e ordenao.

O primeiro passo foi realizar a limpeza da documentao ainda nas pastas prximo
a estante, retirando as teias de aranha, e a sujidade mais agressiva. Logo aps esse
processo as pastas foram tranferidas para uma sala com condicionais para efetuar a
higienizao mais completa, utilizando uma mesa de escritrio, removendo assim
todas as impurezas que estavam causando a deteriorao do documento, como fita
adesiva, grampos metlico, clips. Em alguns dias devido a demanda do local o
servio de higienizaao teve que ser realizado proximo o local de acondicionamento

16

dos documentos. O terceiro passo, foi fixao da garra plstica, e a capa plstica.
A qurta etapa se deu em acondicionar a documentao j com a proteo, nas
caixas de poliondas, foi criado pela estagiaria o modelo de etiqueta a ser utilizado
para esse tipo documental, onde contm as informaes, Setor, a tipologia
documental (Folha de Pagamento), ms, ano, o nmero da caixa, e a quantidade de
pastas acondicionadas, e por fim foram encaminhadas para a estante.
Modelo Etiqueta Folha de Pagamento.
Figura 1: Modelo de Etiqueta.

SETOR: GRH / ARQ.

FOLHA DE PAGAMENTO

MS: 11

ANO: 1994

CAIXA

001
Quant. Pastas
1,2

EPI: normalmente existe epis no arquivo para uso dos funcionrios, mas devido
renovao de contratos por parte de todo o sistema de gesto da SEDU, foi preciso
comprar luvas e mascara por conta das estagirias, para execuo dos servios.
Ainda foram utilizados jaleco, culos de proteo, e alcool em gel utilizado de cada
termino do servio.
Existe hoje no arquivo permanente cerca de 4.680 caixas de dcoumentos,
equivalente a 4.212 metros lineares.

17

A Folha de Pagamento possui 97,2 metros lineares, foram tratadas apenas: o

equivalente a 21,6 metros lineares, cerca de 53200 folhas de pagamento,
acondicinada em 48 caixas de poliondas.
Os resultados da higienizaao foram satisfatrios, a funcionria responsvel pela
documentao, aprovou o servio, e pretende permitir outros estagirios a auxilia-la
no tratamento da documentao, a servidora da SEDU Sede, poder consultar a
informao com mais segurana, podendo localizar a documentao com eficincia,
no correndo mais o risco de danificar, derrubar a documentao ou at provocar
um acidente devido s pontas enferrujada das pastas Az, mesmo porque no local
onde se encontra a documentao permanente no existe mesa de triagem, para
consulta e separao da documentao.

3.2.1 PROGRAMA DE GESTO DOCUMENTAL E TRATAMENTO.

O Sistema de Gesto Documental adotado pela SEDU est padronizado pelo

Programa de Gesto Documental Estado do Esprito Santo (PROGED), que atende
todo Estado, e estabeleceu atravs de normas, o Manual de Gesto Documental
com objetivo de auxiliar os servidores estaduais nas atividades bsicas referente
gesto documental, principalmente o Setor de Protocolo e Arquivo permitindo uma
ao mais segura e eficaz. A qualidade no atendimento ao cliente/usurio
priorizada devido ao entendimento que atravs do relacionamento entre rgo e
Sociedade que surge a porta de entrada de documentao nas instituies pblicas
estaduais, outro objetivo seria a otimizao do trabalho nos setores pblicos.

O Arquivo da SEDU no dispe de um plano de classificao de documentos.

Porm, j est em andamento o Projeto para Elaborao do Plano de Classificao
e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos das Atividades-Fim da
Secretaria de Estado da Educao do Estado do Esprito Santo.
O PROGED solicitou as secretrias credenciadas criao do Plano de
Classificao e da Tabela de Temporalidade das atividades-fim. O Arquivo Pblico
do Estado do Esprito Santo (APEES) est atualizando os instrumentos de gesto

18

documental Tabela de Temporalidade e Plano de Classificao das atividademeio do Governo do Esprito Santo. A tabela de temporalidade a ferramenta que
visa determinar a destinao final dos documentos gerados, definindo os prazos
pelos quais eles devem ser guardados e os critrios para uma correta eliminao. A
eliminao de documentos replicados realizada mediante autorizao do
Secretrio da SEDU, e aps trinta dias de publicao no Dirio Oficial,
O objetivo promover uma melhor preservao dos acervos de guarda permanente
- que possuem relevante valor histrico e informativo e tambm otimizar o espao e
reduzir custos de manuteno por meio do descarte dos volumes de massa
documental que no necessitam ser guardados. Uma organizao mais adequada
dos acervos facilita ainda o acesso do pblico aos documentos do seu interesse.

3.3. TERCEIRA ETAPA (10 horas)

3.3.1 Diagnstico: Preservao, conservao.

A sede atual do Arquivo no prpria; o prdio alugado e divide espao fsico com
a Escola Extinta das Superintendncias Regionais de Carapina - Vitria, Vila Velha,
Cariacica, Viana e Guarapari. O local no dispe de condies que assegurem a
preservao e a conservao do acervo. Tratando-se dos itens anteriormente
mencionados: o local possui rachaduras nas paredes, no h controle de insetos,
nem controle de mofo e fungos, no possui sadas de emergncia, dentre outros;
possui controle de temperatura nos escritrios, que feito por meio de um aparelho
ACJ considerado ultrapassado.
Quanto ao armazenamento dos documentos, feito atravs de caixas poliondas na
cor azul e verde, arquivadas em estantes de ferro ou de ao.
Tambm foi analisada a impercia da funcionria que apesar de todos os
contratempos, possui boa vontade em executar o servio e demonstra disposio
em aprender a maneira correta de executar o servio. Pois nas condies atuais, a
funcionria a nica em sua funo no tratamento da documentao permanente,
que est sendo realizada de maneira inadequada, com materiais imprprios para
documentao danificada, pois utilizado suporte secundrio, como capa de

19

processos que seriam descartadas,com nvel de sujidade alto, composto por papel e
plstico com acidez elevada que a longo prazo poder aumentar deteriorao do
documento, utiliza-se tambm a colagem desse material ao documento, cola
escolar, fita adesiva, material inadequado para uma coleo documental
permanente.
O galpo onde os documentos so acondicionados no possui nenhum sistema de
controle de temperatura e ambiental, estando expostos a mudanas climticas
bruscas, ora muito alta ora muito baixa, exposta a radiao da luz, artificial e solar, a
infiltraes sendo inadequado para documentos, e provocando grande desconforto
aos funcionrios quando os mesmo necessitam desarquivar e arquivar a
documentao. O ambiente tambm no dispe de aparelhos desumidificadores,
para equilbrio da umidade relativa do ambiente e nem de outros aparelhos para a
leitura de nveis ambientais como o termmetro e o higrmetro, dentre outros.

3.4. QUARTA ETAPA (15 horas)

3.4.1 Ao Social e cultura do arquivo

Durante o perodo de estagio no houve aes voltado para a realizao de Ao

Social e nem Cultural na instituio.
O processo de mediao e acesso informao arquivstica se d por meio de
dilogo entre o requerente e o servidor/estagirio, com a finalidade de se chegar a
satisfao do usurio que tem seus pedidos atendidos, em at trs dias teis.
H no arquivo a disponibilizao da informao e isso se d por meio de
digitalizao, fotocpia ou fotografia da documentao.
No que se refere s melhorias, uma sugesto que se divulgue mais as atividades
do arquivo, para que haja uma interao adequada do arquvo com os demais
setores da SEDU.

20

Foi mencionado pelo supervisor do arquivo Fernando Becalli, a possibilidade de

iniciar um projeto voltado memria do arquivo, para tanto ser necessrio criar
uma equipe com funes bem organizada e distribuda. Pois ser necessria a
busca da informao a partir da memria coletiva de funcionrio que participaram da
criao do arquivo desde a poca que era alocada na Faculdade de Musica do
Esprito Santo FAMES, e que passou desde l por duas grandes mudanas, para
o bairro Goiabeiras, e a transferncia definitiva do arquivo de Cariacica para o
arquivo geral da SEDU.

Por volta de 2008 o arquivo foi obrigado a mudar

novamente, devido a falta de espao, e da locao de um galpo para comportar a

massa documental, passando a residir na cidade de Serra, no bairro Jardim
Limoeiro. A iniciativa tem como objetivo a criao de um Centro de Memria do
Arquivo Geral da SEDU, com o intuito de ter registrado fatos e acontecimentos
histricos que envolvem tanto a instituio quanto seus funcionrios, e relatar um
pouco a histria da SEDU, j que se encontram tais fatos somente atravs de
funcionrios mais antigos.

3.5. QUINTA ETAPA (5 horas)

3.5.1 Visita tcnica GED.
No ser compreendido nesse trabalho, a partir da deciso do professor
orientador Tiago Braga.

4. SUPORTE PARA A SOLUO DE PROBLEMAS DURANTE O ESTGIO

Como solues propor-se-, por meio de ofcio expedido ao profissional arquivista
do local, as seguintes medidas:
Requerer adiantamento de obras de reforma no local que abrigar o Arquivo;
Existe um projeto de compra da sede do arquivo, com previso para o
primeiro semestre de 2016, que tambm j possui um projeto para compra de
estantes deslizantes.
Interao do corpo institucional para criao dos objetivos para ser aplicado

21

ao Plano de Polticas de Preservao e conservao de acervo documental.

Aps a aquisio da sede prpria para o arquivo, efetuar o mapeamento de
riscos ambientais e monitoramento de infestaes de agentes externos,
diagnosticando as prioridades a ser executado atravs do Programa de
Planejamento de Preservao.

Criao do Sistema de Arranjo, e criar instrumento de pesquisa, sendo que

possvel ordenao da documentao permanente por espcie e tipologia
documental.
Treinamento com os funcionrios do arquivo, atravs de palestras, oficina a
respeito de como proceder com a documentao, principalmente no que diz
respeito ao tratamento documental permanente;
necessrio de contratao de mo de obra com qualificao para acervo
permanente.
Aquisio de material apropriado, como papel PH7, neutro, ou papel alcalino
para uso de suporte secundrio, cola sem acidez, para executar atividades
de restauro, reparo documental, quando necessrio utilizar suporte
secundrio para aumentar a resistncia e durabilidade do documento,
Solicitar caixas apropriadas para acondicionamento da documentao.
Tratamento, armazenamento e acondicionamento de alguns documentos
especficos: folhas de pagamento, ficha de empenho, ficha de funcionrio e
outros;
Foi analisada a possibilidade da criao do Sistema de Arranjo atravs da
Identificao do Fundo documental existente, evidenciando os conjuntos
documentais que tenham relaes uns aos outros. E ordenar pela serie,
espcie e tipologia documental;
Sendo imprescindvel criao do instrumento de controle para que a
profissional possa localizar de maneira precisa a documentao utilizada pra
informar tempo de servio. E assim executarmos um instrumento de pesquisa
atravs de catalago, onde outros usurios do acervo arquivstico da SEDU
possa localizar a documentao e posteriormente a informao, em caso de
falta da profissional designada para o acervo permanente.

22

5. CONSIDERAES FINAIS
Ao iniciar o estgio, havia o receio de no saber lidar com a prtica, j que at o
presente momento s havia tido noes tericas referentes arquivologia. Porm,
com o decorrer do tempo, foi possvel a adaptao nas atividades prticas na
unidade de informao. Para que isso fosse possvel, teve-se a orientao de
profissionais

dotados

de

competncia,

que

mantm

seus

conhecimentos

atualizados, desenvolvem suas habilidades e destacam suas atitudes, agregando

valor a unidade de informao. O desenvolvimento do estgio realizado no Arquivo
Geral da SEDU proporcionou, alm de experincia e conhecimento das rotinas de
arquivo, melhorando a habilidade em fornecer informao, considerando o tempo
para busca documental, atendendo o usurio de forma que venham facilitar a
localizao, manipulao e retorno desse documento para a caixa devida.
Percebeu-se que para bem desempenhar as tarefas incumbidas, administrar o
tempo fundamental; alm disso, preciso que o profissional busque sempre
conhecimentos paralelos sua formao, com vistas a uma maior amplitude de
conhecimentos e melhoria do desempenho profissional
Aprendeu-se que necessrio listar todos os compromissos e priorizar as atividades
que possuem maior grau de urgncia e importncia. A preservao da memria
comea nas mos do arquivista, o que torna sua responsabilidade ainda maior no
que diz respeito ao trato com os documentos. Lopez (1999) afirma que:

(...) ou se age com o objetivo de garantir a sobrevivncia de documentos

para a histria, porque eles informam sobre mudanas e transformaes
sociais, ou os historiadores tero de se contentar com documentos tidos
como histricos, na mais vulgar acepo desse termo, selecionados por
profissionais que nada entendem das demandas do fazer histrico. (LOPEZ,
1999, p. 30)

Conclui-se que o programa de estgio favoreceu a qualificao tcnica, emocional e,

principalmente, social, permitindo a prtica de trabalhar em equipe, respeitando as
diferenas e visualizando os benefcios que este exerccio ocasiona, podermos
receber da experiencia de quem exercicita a profisso em arquivos por anos, mas
que no possui graduaao, e que possui o conheicmento prtico do fazer
arquivstico e esto dispostos em compatilhar seus conhecimentos e experincias.

23

6. REFERNCIAS

BRASIL. Lei n.8159 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica Nacional de

Arquivos Pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel
em:http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/legislao/lei8159htm. Acesso em:
10/ago/2012.
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental, 4
edio,Rio de Janeiro, FGV, 2008, P. 125-216.
JARDIM, J.M. A inveno da memria nos arquivos pblicos. Cincia da
Informao, Braslia, v.25, n.12, p.1-13, 1995.
LOPEZ, A.P.A. Tipologias documentais de partidos polticos e associaes
polticas brasileiras. So Paulo: Loyola, 1999.

ROUSSEAU, J.Y., COUTURE, C. Os fundamentos da disciplina arquivstica.

Lisboa: publicaes Dom Quixote, 1998.
SOARES. N.T. As novas funes dos arquivos e dos arquivistas. CADERNOS
FUNDAP, So Paulo, ano 4, n. 8, p. 40-48, abr. 1984.
LEGISLAO PROGED: <http://www.proged.es.gov.br/legislacao/default.asp>

No 8.159

Disponvel em: < http://

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 19 de julho de
2014.
LEI

No 10.098,

de

08

de

janeiro

de

1991.

Disponvel
em:
<
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l10098.htm>. Acesso em: 19 de julho de
2014.
LEI

DE 19

DE

DEZEMBRO

DE

2000.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=54

24

7. ANEXOS

7.1. ORGANOGRAMA GERAL DA SECRETRIA DO ESTADO DO ESPRITO SANTO.

25
7.2 REPRESENTAO DO AXIOMA

ARQUIVO
CORRENTE
Designao
Temporria
Administrativ
a.

Cessao de
Contrato de
Designao

Temporri
a

ACERVO DAS ESCOLAS EXTINTAS

DE ACESSO RESTRITO.

Designao
Temporria
Magistrio

Superintendncia Regional de Ensino - SRE

SRE Vila
Velha Colgio
Nacional

Frias de
Contrato de
Designao
Temporria

SRE Carapina Colgio Luis de

Cames
Colgio
Brasileiro de
Vitria

SER Cariacica
Colgio
Passionista

ARQUIVO PERMANENTE

Quadro
Demonstrativo
de Profissional

Ficha de
Empenho

Folha de Ponto
Servidor

Ficha de
Frequncia

Ficha
Funcional
Efetivo

Ficha de
Monitor

Folha de
Pagamento

Folha
Financeir
a
Boletim de
Frequncia

Salrio
Famlia

Contratos
SEDU

Portaria
s
Ordem
de
Servios

Quadro
demonstrativo de
escolas singulares

Licena
Mdica
Boletim de
Arquivamento
Atestados
Mdicos

Escola
Extinta
FAFABES

SRE
Colatina Colgio So
Jos

26

7.3. LAYOUT DO ARQUIVO ESTRUTURADO

27

7.4. FOTOS
7.4.1. Foto 1

Entrada do Arquivo da SEDU Jardim Limoeiro.

Parte do acervo que encontra-se em pasta Az.

Arquivo Permanente.

28

7.4.2. Foto 2
EPI, material para higienizao.

Antes da limpeza previa.

Documento contaminado, poeira, teia de

aranha.

Depois da limpeza previa.

29

7.4.3. Foto 3
Partes metalicas oxidadas.
Processo de higienizao.

Limpeza de adesivos, fitas.

Retirada das folhas.

Higienizaao com borracha, remoo de

sujidades.

30

7.4.4. Foto 4
Antes da higienizao.

Processo de higienizao, externo.

Remoo de fita adesiva.

Substituo do prendedor metalico por

garra plstica.

Depois da higienizao.

Colocao da Capa, para proteo do

documento.

31

7.4.5. Foto 5
Identificao interna do documento, ano,
ms e pasta tratada..

Colocao da etiqueta, identificao

externa.

Capacidade de armazenamento.

Armazenamento.

Dois volume por caixa.

Servio completo.

32

7.4.6. Foto 6

Servidoras atendendo a solicitao de usurios, interno e externo.

Arquivo permanente.

Arquivo corrente.

33

7.4.7. Foto 7

Servidoras da SEDU sede, setor Gerencia de Recursos Humanos GRH.

Consultando documentao de carater permanente, com auxilio do funcionrio do
arquivo

34

APNDICE