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Melhorar a produtividade

Existe uma obsesso real pela produtividade no local de trabalho mas as


solues apresentadas para a melhorar nem sempre so as ideais. As
inmeras reunies ao longo do dia, longas chamadas telefnicas ou emails
com 20 tpicos no ajudam e, pelo contrrio, s contribuem para o
aumento da distrao e da perda de foco no que deveria mais contar: o
trabalho.
Para ajudar, o perito em produtividade e gesto de projetos Tony Wong elaborou
para a revista Forbes uma lista de 9 dicas imprescindveis para aumentar a
produtividade.
1. Reduza a lista de tarefas para metade. Durante os dias de trabalho no se
deve tentar meter todas as tarefas nas oito horas. No necessrio fazer 30 mil
coisas num nico dia. Tenha mais uma atitude de menos mais (less is more) e
foque-se somente nas tarefas que realmente contam.
2. Faa mais pausas. Essa dor de cabea aps vrias horas de trabalho um
claro sinal de que o melhor parar. A glucose no crebro foi totalmente usada e
agora o momento de refrescar ao dar um passeio, comer qualquer coisa ou
simplesmente meditar. Ao regressar, vai ter as suas baterias carregadas e vai
conseguir alcanar uma maior eficincia.
3. Cumpra a regra do 80/20. Apenas 20% do que se faz diariamente produz 80%
dos resultados. Elimine as coisas que no so importantes durante a jornada, estas
tm um efeito mnimo na sua produtividade total. Por exemplo, divida o seu projeto
em vrios passos e remova sistematicamente tarefas at ficar com os 20% que
obtm 80% dos resultados.
. Use a manh para se focar em si prprio. Acordar e comear a ler emails
um grande erro. Comece por tomar um bom pequeno almoo com a sua famlia, ler
as notcias, meditar ou exercitar-se. Desta forma, no permite que terceiros ditem o
seu incio de dia e ganha combustvel suficiente para tornar o seu dia produtivo.
5. Cumpra as tarefas mais difceis antes de almoo. Os maiores desafios
devem ser resolvidos quando a cabea est mais fresca. Reunies de trabalho ou
encontros com clientes devem ser marcados para a parte da tarde. Com este
agendamento, ser mais fcil criar uma nova e mais produtiva forma de gerir o seu
tempo.
6. Email: Melhore a sua etiqueta. O correio eletrnico, por excelncia, mata a
produtividade geralmente uma distrao das tarefas mais relevantes. Manter-se
afastado desta armadilha bastante importante. Muitos trabalhadores geralmente
colocam vrias pessoas na conversa por email, como forma de sacudir a gua do
capote, mas muitas vezes isto um sinal de preguia, e distrai todos ao criar rudo

face s tarefas que esto a tentar completar. Como regra, quando receber um email
com muitas pessoas em CC, faa um favor a todos e transfira-os para BCC na sua
resposta. Se a conversa for alm de duas respostas de email, est na altura de
pegar no telefone.
7. Crie um sistema. Com a experincia, vamos criando alguns hbitos menos
produtivos mas agora altura de parar para pensar. Para aqueles que verificam a
sua caixa de correio compulsivamente, o ideal planear um horrio de manh,
tarde e noite para gerir a caixa. Caso contrrio, as distraes sero mais que muitas
impedindo uma melhor produtividade.
8. No confunda produtividade com preguia. Apesar de ningum gostar de
admitir, a procrastinao o pior inimigo da produtividade. De facto, vrios
mtodos usados para poupar tempo - como enxurradas de emais e reunies sem
fim so, na verdade, formas de evitar trabalhar sria. Foque-se em fazer as
coisas mais importantes da forma mais eficiente e eficaz possvel.
9. Pare de fazer tudo ao mesmo tempo. Multi-tasking? No, obrigado! Mudar as
tarefas 10 vezes por dia leva a uma queda do QI em, pelo menos, 10 pontos. Faa
as coisas de uma forma mais eficaz e eficiente ao focar-se numa tarefa de cada vez.

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