ATRIBUTOS PESSOAIS DE UM AUDITOR

Os auditores devem evidenciar alguns atributos pessoais que facilitem a sua

actuação segundo os princípios das auditorias (conduta ética, apresentação
fiel/honesta , cuidado profissional adequado, independência, abordagem baseada
em evidências)

Um auditor deve ser/ter:

a) Ético – honesto, sincero, discreto;
b) Mente aberta – disponibilidade para considerar ideias e pontos de vista
alternativos;
c) Diplomático – tacto para lidar com pessoas e situações;
d) Observador – activamente alerta para as circunstâncias e actividades;
e) Perspicaz – alerta para compreender e entender as circunstâncias e
situações;
f) Versátil – ajusta-se rapidamente a diferentes situações;
g) Tenaz – persistente, enfocado no cumprimento dos objectivos;
h) Decisivo – chega rapidamente a conclusões baseadas no raciocínio lógico e
analítico; e
i) Auto-confiante – actua independentemente enquanto interage eficazmente
com outros.

Atributos pessoais
Desejáveis Indesejáveis
Bom julgador Influenciável
Mente aberta Não saber ouvir
Flexível Inflexível
Diplomático Não saber comunicar
Autodisciplinado Indisciplinado
Imparcial Parcial
Bom ouvinte Preconceituoso
Paciente Argumentador
Bom comunicador Desonesto
Interessado Sem ética profissional
Bom observador Opinar no que não lhe cabe
Analítico Dominador
Humano Impaciente
Bom planeador Grosseiro
Criterioso Mal educado
Persistente Intimidador
Íntegro Bom moço
Profissional Monopolizador
Ético Tendencioso
Sóbrio Burocrático
Não ter medo de ser impopular Aceitar presentes e facilidades
Pontual Falador
Habilidoso no trato com pessoas Crítico
Maduro Sem objectividade
Querer ser amado
Precipitado
 TÉCNICAS DE ENTREVISTA

Realizar as entrevistas:

► com as pessoas dos níveis e funções adequados, que

desempenham tarefas e actividades dentro do âmbito da
auditoria;
► durante o horário normal de trabalho e, sempre que possível,
no local de trabalho habitual dos entrevistados;

Uma entrevista pode ser desdobrada em seis etapas.

Coloquemos o entrevistado à vontade, antes e durante a entrevista.

Afinal nós é que somos as visitas.

Expliquemos o nosso objectivo. De que informação precisamos, que

informação procuramos. Porque razão vamos colocar todas essas
questões. Esta abertura, este partilhar de informação mais facilmente
poderá originar um mesmo comportamento por parte do interlocutor.
Uma boa técnica é mostrar a Lista de Comprovação em branco.

Descubra o que faz o seu interlocutor. Use perguntas que comecem

por: quem, o que, onde, quando, porque e como. Evite questões que
possam ser respondidas sim ou não, ou questões que orientam para
uma resposta concreta Pode iniciar a entrevista perguntando às pessoas
que descrevam o seu trabalho. O truque é: começar a pergunta com
uma questão muito aberta, e mantê-lo a falar

► permanecer natural – não dar conselhos, não discordar ou

concordar, não criticar ou interrogar;
► dar atenção completa – demonstrar que está a ouvir;
► perguntar a respeito do que o entrevistado disse – procure
informação mais a fundo, induza-o a dizer-lhe tudo o que sabe.
“além disso, você pode dizer algo mais ...?”

Analise o que estão fazendo. Depois de ouvir as palavras, precisamos

analisar o significado dessas palavras. Repita a resposta usando
palavras diferentes para melhorar as hipóteses de compreensão.
Desenhe fluxogramas no seu bloco de notas. Cuidado não entre em
demasiados pormenores.

Elabore uma conclusão provisória. É tempo de elaborar uma conclusão

prévia. O que é correcto deve ser comunicado, o que está mal também
deve ser comunicado mas dando sempre o oportunidade de esclarecer
melhor. Registar as conclusões por escrito.
 ► reforçar os principais pontos mencionados – deixe-o ouvir as
suas palavras repetidas por si; isso faz com que ele se limite
aos factos;
► transforme os sentimentos dele em palavras – diga o que os
sentimentos dele parecem significar; quando ele os ouve ditos
pelo auditor, ele avalia-os e modera;
► obtenha a concordância dele – resuma o que ambos disseram e
encoraje-o a sugerir o próximo passo.

Explique o passo seguinte. O último ponto no processo de entrevista é

concluir a conversa deixando que a outra pessoa saiba o que se segue:
se está satisfeito, se em resultado da entrevista precisa de consultar
registos adicionais. Agradeça a participação e cooperação, peça
desculpa pela perturbação gerada pela entrevista. É importante
lembrar que as pessoas querem saber como se portaram na entrevista e
se ela acabou.
As tácticas do auditor
Não existem métodos padronizados para condução da auditoria. Mas
existem regras que o auditor deve aprender a usar para aumentar a
eficácia do seu trabalho. São elas:

• aplique em todas as situações, durante a condução da auditoria: o

quê, quem, quando, onde, porquê, como;
• procure evidências objectivas em bases factuais, solicite: mostre-me
como; mostre-me onde; mostre-me o que é e quando é; procure
registos;
• faça perguntas hipotéticas: o que acontece se ... ; suponha que...
• não se preocupe em dizer que não entendeu, e pedir para que seja
explicado novamente;
• peça exemplos para ter a certeza de que entendeu a resposta;
• use o poder das perguntas silenciosas;
• seja sistemático:
• não deixe de fazer perguntas; coloque uma pergunta de cada vez;
não se esqueça de fazer perguntas óbvias; pense cuidadosamente a
respeito das perguntas; pergunte a quem realiza a tarefa, e não ao
seu superior,
• não faça conversa de sala, seja preciso
• use linguagem que o auditado compreenda;
• fale com clareza e cuidado;
• repita a pergunta se necessário;
• seja cortês, educado; cumprimente os auditados
• mostre interesse; saiba ouvir;
• relaxe e seja humano, não demonstre atitude de polícia;
• seja imparcial, impassivo, e não se emocione;
• volte ao local, sempre que necessário, para complementar aspectos
ou informações ainda não totalmente esclarecidas;
• use as suas listas de verificação para não perder a abrangência
necessária
• conduza a auditoria buscando a rastreabilidade para a frente e para
traz, através dos requisitos especificados;
• quando sair da área auditada agradeça e peça desculpa pela
interrupção da rotina de trabalho.
 As tácticas do auditado
O auditor deve estar atento às tácticas do auditado, para evitar que
elas interfiram no processo de auditoria.

• coisas que podem acontecer e que roubem tempo precioso do

auditor: rodeios; explanações longas- almoços e longas paragens
para o café; demora no atendimento ao auditor; interrupções
planeadas; esquecimento de atender as solicitações do auditor;
ausência de preparação; perguntas buscando esclarecer dúvidas
hipotéticas.
• actos provocatórios planeados para intimidar o auditor.
• alegação de casos especiais para confundir o auditor.
• afirmações para testar a força e a firmeza do auditor.
• questionar a competência do auditor para avaliação das actividades.
• falsos elogios e admiração para envaidecer o auditor.
• alegação de que o profissional responsável faltou ou foi dispensado
para impedir o acesso a determinadas informações.
 Tipos de Perguntas

Abertas São perguntas que não podem ser respondidas com um

simples "Sim" ou "Não"; e, sendo abertas, também não fornecem
qualquer pista acerca do tipo de resposta que o auditor espera.
Quais as suas tarefas ?

Sondagem São usadas para estreitar ou concentrar perguntas que

são demasiado gerais ou para provocar mais informação quando não foi
dito o suficiente. Para seguir uma pergunta principal como:
"Descreva-me o que envolve o seu posto de trabalho", duas das
perguntas de sondagem poderiam ser:
Diga-me mais qualquer coisa sobre a codificação
Descreva-me como é que gere a carga de ensaios

Fechadas Este tipo de pergunta é usado para clarificar um facto

e pode apenas pedir um simples "Sim" ou "Não" como resposta. Por
exemplo: Está dentro da especificação? Esta rubrica é sua?

Resumo Estas são usadas para confirmar a compreensão do

entrevistador acerca daquilo que disse. Na prática, isso envolve a
reprodução de uma das suas respostas. Por exemplo: Portanto, está a
dizer-me que a amostragem é feita na primeira caixa?

Hipotéticas Estas são perguntas do género "Que é que você fazia

se ... ?" e são usadas para investigar como se reage em determinadas
circunstâncias. Podem ser relativamente directas se estiverem
relacionadas com o trabalho, por exemplo: Imagine que eu sou um
cliente insatisfeito. Que faria se eu fizesse uma reclamação?

Existem mais dois tipos de perguntas que devem conhecer e devem

evitar!!!!!!!!!!

Múltiplas
• Esse é o tipo de pergunta que inquire sobre mais de uma coisa, por
exemplo:
Pode dizer-me como é que planeia a carga de ensaios, quanto
tempo gasta com cada tarefa e como é que administra os
intervalos?

Orientadoras
• Estas são perguntas que parecem sugerir um tipo particular de
resposta. Por exemplo:

• Considera que devia ter desligado o reactor nuclear antes de ele ter
explodido?