2011

H muito tempo as empresas preocupam-se com a guarda dos

documentos, fiscais, contbeis, trabalhistas, encargos sociais, tributos,
etc.
Quando entramos na "era da revoluo informtica" acreditou-se que a
montanha de documentos iriam se acabar. Tudo estaria resolvido com
o armazenamento de informaes em "rolos de fita magntica", depois
"disquetes", e assim vieram tantos outros nomes para se armazenarem
dados.

Prazos obrigatrios de guarda de

documentos pelo Amparo Legal.
Mas a verdade que, apesar de toda a evoluo tecnolgica, ns,
pessoas fsicas e jurdicas, no podemos nos desfazer dos papis. No
tivemos nosso "sonho" realizado de que os computadores iriam limpar
as mesas dos escritrios, os armrios, os arquivos, etc.
Pois bem, ainda que continuemos a manter a iluso de que os papis
sero, no futuro, artigo em extino, a realidade que, hoje eles (os
papis) continuam sim, muito importantes, para no dizer,
indispensveis, s empresas.

Ateno:
Se no tiver certeza quanto ao prazo para destruio de um
determinado documento no o faa, pois necessrio observar que o
prazo de guarda para um rgo pode ser diferente para o outro,
conforme o tipo de documento.

Trabalhista e Previdencirio
Federal
Estadual
Municipal
Livros Fiscais Prazo de Conservao

Trabalhista e Previdencirio
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Prazo de
Guarda pela
Empresa

Incio da Contagem

Amparo Legal

5 anos

Retroativo data da
extino do contrato de
trabalho

Inciso XXIX.art.7 CF,

art. 11CLT

-Acordo de prorrogao de horas

5 anos

Retroativo data da
extino do contrato de
trabalho

Inciso XXIX.art.7 CF,

art. 11CLT

- Atestado de Sade Ocupacional

Tempo de
validade

- CAGED - Cadastro Geral de Empregados e

Desempregados

36 meses

Primeiro dia do
exerccio seguinte

- Carta com Pedidos de Demisso

5 anos

Retroativo data de
extino do contrato de
trabalho

- CAT - Comunicao de Acidente do Trabalho

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

ART.32 E 45 LEI
8.212/91

- CIPA - Comisso Interna de Preveno de

Acidentes - livros de atas

5 anos

Prximo processo
eleitoral

Item 5.40 Port. MTb

n3.214/78

- CIPA - Comisso Interna de Preveno de

Acidentes - livros de atas

Indeterminado

Item 5.40 Port. MTb

n3.214/78

- COFINS - Contribuio Financiamento da

Seguridade Social (inclusive DARF)

5 anos

Data do recolhimento

Par. 2, art. 10, Lei

Compl.
n70/91

- Comprovante de entrega GPS (Guia da

Previdncia Social) ao sindicato profissional

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art.32 e 45 lei 8.212/91

Tipos de Documentos

- Acordo de compensao de horas

- Comprovante de pagamento de benefcios

reembolsados pelo INSS

- Comunicao do Aviso Prvio

- Contrato de trabalho

Item 7.4.5 Poraria

SSST
n 24/94
Par 2 art 1, Port. MTb
n 194/95

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte ou
data de anulao da
Art.32 e 45 lei 8.212/91
constituio do crdito
anteriormente efetuado

5 anos

Retroativo data de
extino do contrato de
trabalho

Inciso XXIX.art.7 CF,

art. 11CLT

Indeterminado

- DARFs - PIS (Programa de Integrao Social)

10 anos

Data do recolhimento

Art.3, 10 Dec-lei n
2052/83

- Depsitos do FGTS

30 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte ou

Art23, Par. 5, Lei

8.036

data de anulao da
constituio do crdito
anteriormente efetuado

de 11 de Maio de 1990.

10 anos
Indeterminado

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 209 e 210 do

Decreto n3.048/99

- Ficha de Acidente de Trabalho e Formulrio

Resumo Estatstico Anual

3 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Item 13 Port.MTb n
3214/78

- FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social

10 anos

Data do recolhimento

Art 31 e 44 Dec. n
92698/86

- Folha de pagamento

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art 32 e 45 lei 8.212/91

- GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de

Garantia do Tempo de Servio e Informaes
Previdncia Social

30 anos

Retroativo data de
extino do contrato de
trabalho

Item 11 sa Resoluo
INSS n 19/2000

- GPS (Guia da previdncia Social) - original

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Itens 2 e 3 do Manual
de Preenchimento da
GPS

- GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuio

Sindical

5 anos

- GRE - Guia de Recolhimento do FGTS

30 anos

Prximo processo
eleitoral

Art 23 Par. 5 Lei 8036

de 11 de Maio de 1990

- Histrico clnico

20 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Item 7.4.5 Port.SSST

n 24/94

- Documento das entidades isentas de

contribuies previdencirias (Livro Razo,
balano patrimonial e demonstrativo de resultado
do exerccio etc.)
Livro Dirio

- Lanamentos contbeis de contribuies

previdencirias
Livro Dirio
Livro Razo

Art. 173 c/c Art. 150

Cdigo Tributrio
Nacional

1 dia do exerccio
seguinte ou data de
10 anos
anulao da constituio Art 32 e 45 lei 8.212/91
Indeterminado
do crdito anteriormente
efetuado

- Livro "Registro de Segurana"

Exist. do
equipamento

- Livro de Inspeo do Trabalho

Indeterminado

- Livros ou fichas de Registro de Empregado

Indeterminado

Item 9.3.8.1 Port.SSST

m25/94

- Livros, carto ou fichas de ponto

5 anos

Retroativo data da
extino do contrato de
trabalho

- Mapa de avaliao dos acidentes do Trabalho

(SESMT)

5 anos

Data do comprovante de Item 4.12 Port. MTb n

entrega
3214/78

Inciso XXIX,art.7
CF,art art.11 CLT

- PIS-Programa Integrao Social - PASEP Progr.Formao Patrim. Serv. Pblico

10 anos

Data de recolhimento

- PPP- Perfil Profissiogrfico Previdencirio

30 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

- RAIS - Relao Anual de Informaes Sociais

10 anos

Data de entrega

Art. 3 e 10 Dec.-lei n
2052/83

- RE - Relao de Empregado do FGTS

30 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 23 Par.5 Lei n

8036/1990

- Recibo de entrega do formulrio Declarao de

Instalao

Indeterminado

Art. 3 e 10 Dec.lein2052/83

Portaria SSST n 04/95

- Recibo de entrega do vale-transporte

5 anos

Retroativo data da
extino do contrato de
trabalho

Inciso XXIX,art 7
CF,art. 11 CLT

- Recibo de pagamento de salrio

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Inciso XXIX,art 7
CF,art. 11 CLT

- Recibos de pagamento de frias

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Inciso XXIX,art 7
CF,art. 11 CLT

- Recibos de pagamento do 13 salrio

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Inciso XXIX,art 7
CF,art. 11 CLT

- Recolhimentos previdencirios do contribuinte

individual

Item 9.3.8.1 Port. SSST

n 25/94

Indeterminado

- Registro PPRA (Programa de Preveno de

Riscos Ambientais)

20 anos

Planejamento anual
seguinte

Art.23 Par. 5 Lein

8036

- RFP - Guia de Recolhimento Rescisrio do

FGTS e Informaes Previdncia Social

30 anos

Data do recolhimento

Item 3 da Resoluo
INSS n 637/98

- Salrio-educao - documentos relacionados ao

benefcio

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 7 IN n 1/97

- Salrio-famila - documentos relacionados ao

benefcio

10 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Par. 1 Art. 84 Dec.

3048/99

- SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do

FGTS e Informaes Previdencia Social

30 anos

1 dia do exerccio
seguinte ou data de
anulao da cinstituip
do crdito anteriormente
efetuado

Item 11 da Resoluo
INSS n 19/2000

- Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa

5 anos

Data da extino do
contrato de trabalho

Par.nico Art. 5
Resol. 71/94

- Termo de Resciso do Contrato de Trabalho

5 anos

Data da extino do
contrato de trabalho

Inciso XXIX,art.7 CF,

art. 11 CLT

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Federal Comercial Fiscal

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Prazo de
Guarda pela
Empresa

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Arquivo em meio
magntico (sistema de
processamento de dados
para registrar negcios e
atividades econmicas,
escriturar livros ou
elaborar documentos)

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 7 IN SRF n 68/95

- Auditores independentes
(documentos, relatrios,
pareceres etc)

5 anos

Data da emisso de
seu parecer

Resoluo

- Compensao mercantil

20 anos

Tipos de Documentos

Art. 10 Cd. Coml.Brasileiro

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte ou
data de anulao da
constituio do
crdito anteriormente
efetuado

- Comprovantes da
Escriturao (Notas Fiscais
e recibos)

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte ou
data de anulao da Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95
constituio do
e art. 173 CTN
crdito anteriormente
efetuado

- Contrato de Seguros informao de valores

20 anos

Trmino da vigncia

Resolio CFC n872/2000

- Contratos de seguros de
bens - documentos
originais

5 anos

Trmino vig. ou
prazo prescricional, o
que for maior

Resoluo CFC n 872/2000

- Contratos de seguros
pessoas - documentos
originais

20 anos

Trmino da vigncia

Resoluo CFC n 872/2000

- Contratos Previdencirios
Privados

20 anos

Trmino da vigncia

Art. 3 ao 7 Circ. SUSEP 74/99

- DECORE - Declarao
Comprobatria de
Percepo de Rendimentos

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Resoluo CFC n 872/2000.

- DIPJ - Declarao
Integrada de Informaes
Econmico-Fiscal - Pessoa
Jurdica

5 anos

Primeiro dia do
exercicio seguinte

MIPJ, IN SRF n 28/2000

- Comprov. dedues I.
Renda (desp. e receitas de
projetos culturais, obras
audivisuais. etc.)

Art.10 IN SE/MINC/SRF n 1/95

- DIRF - Declarao de
imposto de Renda Retido
na Fonte

5 anos

Data da entraga
SRF

Art. 25 da IN SRF 146/99

- Extino das debntures

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 74 da Lei 6.404/76

- Imposto de Renda documentos relativos

declarao (geral)

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Imposto sobre Produtos

Industrializados (pessoa
jurdica) - comprovantes
de escriturao

- Livros obrigatrios de
escriturao fiscal e
comercial
Livro Dirio
Livro Razo

5 anos

Ocorrncia fato
gerador 1 dia exerc.
seguinte ou data
Art. 116,421, DEC. n 2637/98 c/c art. 37 Lei n
anulao.constituio
9430/96
crdito anteriormente
efetuado

Primeiro dia do
exerccio seguinte ou
5 anos
data de anulao da
Indeterminado
constituio do
10 anos
crdito anteriormente
efetuado

- Novao mercantil

20 anos

- Pagamentos mercantis

20 anos

- S\A - Ttulos ou contratos

de investimentos coletivos

8 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

- Ttulos de capitalizao documentos originais

20 anos

Trmino da vigncia
ou resgate, o que for
maior

- Ttulos de capitalizao informaes de valores

20 anos

Trminno da
vigncia

Art. 174,195 do Cd. Tributrio Nacional

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Estadual Fiscal
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Prazo de
Guarda
pela
Empresa

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Bilhete de Passagem
Arquivrio

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Bilhete de Passagem e Nota

Bagagem

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Bilhete de Passagem
Ferrovirio

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Bilhete de Passagem
Rodovirio

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Carn de recolhimento ME e EPP anterior regime de

estimativa

5 anos

Art. 193 do RICMS

Art. 193 do RICMS

- Conhecimento de
Transporte Aqutico de
Gargas

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Conhecimento de
Transporte Ferrovirio de
Cargas

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Conhecimento de
Transporte Rodovirio de
Cargas

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Cupon Fiscal emitido por

ECF

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Despacho de Transporte

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Documentos fiscais e
formulrios no emitidos Desenquad. ME/ EPP

5 anos

Art. 193 do RICMS

Art. 193 do RICMS

- Livro de Movimento de
Combustveis

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registro de
Entradas

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registro de Sadas

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de
Apurao do ICMS

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de
Apurao do IPI

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

Tipos de Documentos

- Livro de Registros de
Controle da Produo e do
Estoque

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de
Impresso de Documentos
Fiscais

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de
Inventrio

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de Selo

Especial de Controle

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Livro de Registros de
Utilizaes de Documentos
Fiscais e Termos de
Ocorrencias

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 221 do RICMS

- Manifesto de Carga

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Nota Fiscal de Servios de

Comunicao

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Nota Fiscal de Servios de

Telecomunicao

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Nota Fiscal de Servios de

Transporte

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Nota Fiscal de Venda a

Consumidor

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Nota Fiscal, modelos 1 ou

1-A

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Nota Fiscal/Conta de
energia eltrica

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Ordem de Coleta de Cargas

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

- Resumo de Movimento
Dirio

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 111,174,193 do RICMS c/c

Art. 67 do Decreto n 6.374/89.

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Municipal Comercial Fiscal

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Prazo de
Guarda
pela
Empresa

nicio da Contagem

Amparo Legal

- Documentos em geral

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Livro de Registro de
Impresso de Documentos
Fiscais

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Livro de Registro de
Movimento Dirio de
ingressos em Diverses
Pblicas

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Livro de Registro de Notas

Fiscais de Servios Prestados

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Livro de Registro de Notas

Fiscais-Faturas de Servios
Prestados a Terceiros

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Impressos Fiscais e Termos

de Ocorrncias

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Nota Fiscal - Fatura de

Servio

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

- Nota Fiscal de Servio

5 anos

Primeiro dia do
exerccio seguinte

Art. 174 do Cd. Trib. Nacional

Tipos de Documentos

Esses prazos sero vlidos enquanto no prescritas eventuais aes que lhe sejam pertinentes.

Livros Fiscais Prazo de Conservao

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As empresas num modo geral indstria, comrcio e prestadoras de servios devem conservar seus livros fiscais
durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. p.ex.: nota fiscal emitida em
01.02.97, o crdito do imposto (ICMS/IPI) ter a sua prescrio em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretao
equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentaes sem observar as regras de outros tributos.

Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prev tratamento especial para conservao de documentos relacionados
toda atividade praticada, incluindo neste caso a prpria documentao do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173,
inciso I, ao prever que a Fazenda Pblica tem o direito de constituir o crdito tributrio, ou seja, exigir o tributo
administrativamente, at 5 anos do primeiro dia do exerccio quele em que o lanamento poderia ter sido efetuado,
acaba criando uma forma diferente de contar o perodo necessrio para a guarda dos documentos. O fato gerador do
imposto de renda pessoa jurdica ocorre com a entrega da declarao DIPJ no exerccio seguinte aos fatos
registrados (ano-base). Sendo assim, teramos uma contagem totalmente alargada para fins de conservao de
documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contbeis.
Ano do registro dos fatos administrativos e contbeis

1996

Ano da entrega da declarao do imposto de renda

1997

Incio da prescrio (CTN/66, art. 173, inciso I)

1998

(+) 5 anos para ocorrncia da prescrio (1998 + 5)

2003

Prazo necessrio para guarda dos documentos (1996 2003)

7 anos

Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI

5 anos

Esse entendimento foi ratificado pela Lei n. 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de compras", exigido
pelo imposto de renda, foi substitudo pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos
ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princpio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202
e 230) para prescrio, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.