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Apostila MSProject-2008
Apostila MSProject-2008
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
Prof. Dr. Oscar Ciro Lpez (oscar.lopez@unisul.br)
Florianpolis, 2008
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
SUMRIO
APRESENTAO ......................................................................................................................................3
GERENCIAMENTO DE PROJETOS .........................................................................................................3
PLANEJAMENTO DE PROJETOS COM PERT/CPM..............................................................................5
ESTABELECENDO OS REQUISITOS ..............................................................................................................6
REPRESENTAO AMERICANA OU REDE I-J ..............................................................................................7
REPRESENTAO FRANCESA OU REDE DE PRECEDNCIAS ........................................................................8
CONSTRUINDO REDES PELO MTODO AMERICANO ..................................................................................9
MICROSOFT PROJECT ...........................................................................................................................11
CARACTERSTICAS BSICAS DO MICROSOFT PROJECT ............................................................................11
TRINGULO DO PROJETO .........................................................................................................................12
O PROCESSO DE PLANEJAMENTO NO MICROSOFT PROJECT......................................................................13
O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT .............................................................................14
ALGUNS MODOS DE VISUALIZAO .........................................................................................................15
Modo Grfico de Gantt / Gantt de Controle ......................................................................................16
O modo Grfico PERT .......................................................................................................................17
O modo Uso da Tarefa .......................................................................................................................18
O modo Uso do Recurso.....................................................................................................................19
O modo Planilha de Recursos ............................................................................................................20
O modo Grfico de Recursos..............................................................................................................20
Parametrizao inicial do MS Project: A tela Opes.......................................................................21
Configurar o Calendrio de Trabalho de projeto ..............................................................................22
COMEANDO UM PROJETO DO COMEO ...................................................................................................23
Criar e organizar uma lista de tarefas ...............................................................................................24
Estabelecer as duraes das tarefas...................................................................................................24
Algumas aes freqentes sobre as tarefas ........................................................................................24
Estabelecendo Relaes entre Tarefas ...............................................................................................25
Criando Tarefas Resumidas: indentando atividades..........................................................................27
Alocao de recursos .........................................................................................................................28
Definies Preliminares..................................................................................................................28
Criar Planilha de Recursos .............................................................................................................31
Editar um Recurso ..........................................................................................................................31
Associar Recursos s Tarefas .........................................................................................................32
Superalocao de Recursos ............................................................................................................32
Perfis de Alocao de Recursos nas Atividades .............................................................................36
Trabalhando com os custos ................................................................................................................37
Salvando o Projeto .............................................................................................................................38
Acompanhando o Projeto ...................................................................................................................39
Mltiplos Projetos ..............................................................................................................................41
Relatrios ...........................................................................................................................................42
Durao do Projeto............................................................................................................................42
Modelo Probabilstico ........................................................................................................................45
EXERCCIOS .............................................................................................................................................46
BIBLIOGRAFIA .........................................................................................................................................53
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
APRESENTAO
O objetivo deste documento apresentar os conceitos introdutrios para o emprego dos
recursos do MS Project. O contedo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que
apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de
projetos, desde a sua criao, edio e controle.
Portanto, diversos recursos avanados do MS Project no fazem parte do escopo do presente
documento. Recomendamos, portanto, queles que pretendem trabalhar com gerncia de
projetos, a complementao do conhecimento atravs da consulta livros que tratam do
assunto.
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O entendimento do termo gerenciamento de projetos envolve conceitos relacionados com o
conhecimento amplamente utilizado na viabilizao e aperfeioamento de negcios e
empreendimentos, nos mais diversos setores da economia, bem como, com o que realmente
se compreende por projetos.
O gerenciamento entendido como o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os
esforos realizados pelos membros de uma organizao e o uso de todos os recursos
organizacionais para alcanar os objetivos estabelecidos - se torna um instrumento de grande
valia quando utilizado em todo o ciclo de vida de um empreendimento, desde a sua
concepo at seu ciclo de operao.
Na viso do PMI - Project Management Institute (2004), o projeto entendido como sendo um
empreendimento temporrio conduzido para criar um produto ou servio nico.
Essa definio, no entanto, ressalta que o projeto, caracterizado como empreendimento, almeja
alcanar objetivos, envolve desafios e incertezas, em funo de serem executados dentro de
prazos definidos (para atender a caracterstica de temporaneidade) e com caractersticas de
singularidade, no sentido de serem diferentes de qualquer outro empreendimento anterior.
Portanto, temporrio significa que cada projeto tem um comeo e um fim bem definidos.
Chega-se ao fim do projeto quando os seus objetivos foram alcanados ou quando torna-se
claro que os objetivos do projeto no sero ou no podero mais ser atingidos. O projeto
ento encerrado.
O termo nico significa que o produto ou servio produzido de alguma forma diferente de
todos o dos outros produtos ou servios semelhantes. Os projetos envolvem o desenvolvimento
de algo que nunca foi feito antes, e que , portanto, nico. Um produto ou servio pode ser
nico, mesmo considerando que j tenha sido desenvolvida uma infinidade de
produtos/servios em sua categoria. Por exemplo, muitos e muitos edifcios j foram
construdos, mas cada nova unidade lanada, nica com um proprietrio diferente, projeto
prprio, localizao especfica, construtor diferente, e assim por diante.
Nesse sentido, o gerenciamento de projetos pode ser entendido como o processo de planejar,
organizar e administrar tarefas e recursos para alcanar algum objetivo gerencial concreto,
geralmente submetido restries de tempo, recursos ou custos.
Segundo o PMI (2004), o gerenciamento de projetos aplicao do conhecimento, habilidades,
ferramentas e tcnicas s atividades do projeto, de forma a atingir as necessidades e
expectativas dos interessados pelo projeto.
O ato de atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas,
invariavelmente envolve o equilbrio entre demandas concorrentes, como:
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Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses
aspectos desde o incio do projeto, passando pelo planejamento e outras fases do projeto, at
a sua concluso.
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Estabelecendo os requisitos
O tempo necessrio para a execuo das tarefas, isto a durao de cada uma das
atividades, adotada sempre numa nica unidade, de acordo com o bom senso e a
preciso desejada para o planejamento.
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As atividades, originalmente, eram identificadas colocando por extenso o seu nome. Entretanto
hoje em dia, com o uso intensivo do computador, a identificao simblica a mais usada (veja
Figura 1.4). Uma representao simblica identifica uma atividade por um cdigo ou smbolo
que substitui o registro do nome por extenso que consta da base de dado (veja Quadro 1).
Didaticamente, este tipo de identificao torna mais simples e rpido o entendimento e
aprendizagem da construo de uma rede.
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(N INICIAL, N FINAL)
ATIVIDADE
DURAO
(1, 2)
Anlise de Viabilidade
(1, 3)
Tramites legais
(2, 5)
(2, 4)
Demolies
(3, 4)
Instalaes provisrias
(3, 6)
Sondagens
(5, 7)
Marcao e gabarito
(4, 5)
Fantasma
(4, 7)
Tapumes e sinalizao
(6, 7)
Projeto de fundaes
No mtodo Francs h a necessidade de introduzir duas tarefas fictcias que so: INCIO e FIM
(veja Figura 5b).
As atividades no Mtodo Francs se interligam por meio de setas que representam 4 (quatro)
tipos de relaes de dependncia, como mostra a Figura 6
a) Representao Francesa
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2. De um evento podem nascer vrias atividades (Figura 8a) e, para um evento, podem
convergir vrias atividades (Figura 8b).
3. Uma atividade somente pode iniciar se TODAS (relao fim-incio) as suas atividades
ANTECESSORAS concluram.
4. Entre dois eventos sucessivos somente pode existir uma nica atividade (veja a
explicao no Quadro 2).
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MICROSOFT PROJECT
O Microsoft Project um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento de
projetos. Esse aplicativo possibilita organizar a informao sobre a atribuio de tempos s
tarefas, a associao de custos tanto de mo de obra quanto de materiais, de forma a propricial
o gerenciamento dos prazos, sem exceder o oramento, objetivando alcanar as metas
propostas para o projeto.
O Microsoft Project uma ferramenta eficaz e flexvel, cuja primeira verso foi lanada em
1985 que, alm de contar com interface grfica e amigvel, vem sofrendo melhorias e dispondo
de novos e poderosos recursos para permitir a administrao de projetos, sejam simples ou
complexos.
O Microsoft Project uma ferramenta de planejamento para:
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o Microsoft Project pode ajud-lo em:
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Possui um conjunto padro de relatrios e o usurio pode criar seus prprios relatrios;
O clculo da rede feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opo pode
ser desativada, caso conveniente;
O clculo da rede pode ser feito do incio para o fim ou do fim para o incio;
Tringulo do projeto
No processo de gerenciamento de um projeto atravs do MS Project, trs fatores
desempenham papeis determinantes, a saber:
Durao: o tempo necessrio para completar o projeto, que se reflete na sua prpria
programao.
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Recursos para executar uma tarefa, preciso de recursos, os quais podem incluir
pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa.
Como os recursos raramente se encontram disponveis 24 horas por dia, sete dias por
semana, freqentemente necessrio levar em conta a sua disponibilidade. Importante
tambm definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project sero alocados
as atividades.
O Microsoft Project planeja o inicio e o final de uma tarefa tomando em conta diversos fatores,
incluindo as dependncias entre as tarefas, as delimitaes e as interrupes, como dias
festivos, feriados e frias.
O Microsoft Project programa cada tarefa utilizando a relao durao = trabalho / esforo do
recurso, onde:
POR EXEMPLO:
Se trs pintores trabalham dos dias numa tarefa, com um esforo de 8 horas por dia, o
trabalho de cada recurso de 16 horas (2 dias * 8 horas).
O entendimento desta frmula muito importante para saber de que maneira as mudanas
realizadas nas tarefas afetam a programao do projeto.
Uma vez criada a lista de atividades ou tarefas e fornecida toda a informao para a
programao, o plano gerado. Voc poder visualizar um modelo completo do projeto, com
sua data de trmino e as datas de inicio e trmino de cada uma das tarefas que o compem. O
processo envolve:
Atualizar o planejamento em relao ao progresso das tarefas. Isso permite que sejam
respondidas perguntas tais como: est o projeto dentro do oramento previsto? H
necessidade de trabalho em horas extras? O projeto ir sofrer atraso?
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Barras de Ferramentas: Contm cones para os comandos mais utilizados pelo usurio, ou
seja, contm uma srie de botes que servem de atalho para comandos que normalmente
seriam acessados pela Barra de menus.
Barra de Modos: Contm cones para as visualizaes mais utilizadas pelo usurio.
Barra de Edio: Ao se entrar com dados nas tabelas do programa, eles aparecem tambm
nesta barra (igual que na planilha Excel)
Tabela de Tarefas: Espao onde so inseridos os dados de entrada para o banco de dados do
MS Project.
rea do Grfico de Gantt: Espao onde aparecem as visualizaes grficas, como por
exemplo o grfico de Gantt.
Escala de Tempo: Algumas visualizaes possuem uma escala de tempo que est composta
de duas partes: uma escala de tempo principal, na parte superior e uma escala secundria, na
parte inferior. Ambas escalas podem ser reduzidas ou ampliadas pelo usurio.
Barra separadora vertical: pode ser movida para esquerda ou para direita, possibilitando uma
visualizao melhor a parte grfica ou as colunas da tabela de tarefas.
A seguir, algumas as opes mais importantes sero apresentados em maiores detalhes.
O Grfico de Gantt;
A Planilha de Recursos;
O Grfico de Recursos;
A Planilha de Uso do Recurso;
A Planilha de Uso da Tarefa;
Diagrama de Rede.
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muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito grande.
Normalmente, quando se deseja olhar uma tarefa especfica do projeto utiliza-se a funo <Ir
para a tarefa selecionada>. Para isso:
1. Seleciona-se a tarefa na visualizao de planilha
2. Na barra de ferramentas seleciona-se a funo ir
para a tarefa selecionada.
3. Ao clicar na funo o Microsoft Project desloca o
grfico de Gantt at a data de incio da tarefa.
Clicando sobre o grfico possvel realizar diversas aes, tais como alterar a relao de
precedncia entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc. Alm disso, vrias opes
podem ser acessadas clicando-se com o boto direito do mouse sobre a rea do grfico.
Para imprimir o Grfico de Gantt, no <Menu Principal>, selecione a opo <File> (Arquivo),
depois <Print>... (Imprimir...). Voc poder imprimir o grfico de todo o projeto ou apenas parte
dele, de acordo com as pginas ou a escala de tempo.
O modo Grfico PERT
Alm do Grfico de Gantt, pode-se visualizar o projeto atravs do Diagrama da Rede, que
apresenta a precedncia entre as tarefas (este diagrama tambm chamado Diagrama de
Precedncias). Para acessar o modo do Grfico PERT, na Barra de Modos clique no boto
<Diagrama da Rede>.
O modo Grfico PERT ou Diagrama de Rede (Figura 13) a opo que mostra o fluxo geral do
projeto e o relacionamento das tarefas, i.e, um modo de visualizao que mostra as
dependncias entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede.
As tarefas so representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so
representadas por linhas que conectam as caixas. As caixas, que representam cada tarefa,
contm o nome da tarefa, o nmero da sua identificao (ID), a durao, a data de incio e de
trmino.
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Voc pode alterar a aparncia do modo de Gantt, com um duplo clique em qualquer lugar da
rea do grfico, escolhendo novas definies dentre as disponveis na caixa de dialogo Estilo
de Caixa.
O Diagrama de Rede til para:
Inserir e editar informaes sobre tarefas e recursos, como, por exemplo, trabalho,
datas de incio e de trmino, custo, alocao de trabalho e disponibilidade de
trabalho.
Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas
especficas.
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Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo
delimitaes do trabalho.
Dividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma data
posterior.
Determinar quanto tempo cada recurso tem disponvel para atribuies de trabalho
adicionais;
Verificar quantas horas cada recurso est agendado para trabalhar em tarefas
especficas;
Variar a quantidade de trabalho que uma pessoa gasta em uma tarefa definindo
delimitaes do trabalho.
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No h feriado
a partir destas informaes que sero determinados o tempo de execuo de cada tarefa, os
recursos a ela vinculados e conseqentemente a durao do projeto.
Para alterar as informaes do calendrio padro, clique na guia <Calendrio> que aparece na
tela de opes e altere os valores desejados. Observe que nem todas as informaes do
calendrio padro podero ser modificadas.
Voc pode trocar o calendrio
do projeto para que reflita os
dias e horas laborveis de
cada pessoa que participa no
projeto.
Os valores predeterminados
do
calendrio
so
de
segunda-feira sexta-feira,
das 8:00 a.m. at as 17:00
p.m., com uma hora de
almoo. As definies so
vlidas para o ms corrente
(o ms que aparece na tela).
O
calendrio
pode
ser
modificado
facilmente,
podendo
definir
outros
perodos
no
laborveis,
feriados ou frias.
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Configure o Calendrio
Trabalho de projeto;
de
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Dica: Sugere-se que a primeira tarefa a ser inserida tenha o nome do prprio projeto, pois,
posteriormente, todas as tarefas abaixo do nome do projeto podem ser recuadas a direita,
tornando a primeira atividade o marco inicial do empreendimento.
COMO MOVER UMA TAREFA?
O MS Project pode mover tarefas de uma localizao para outra. A grande vantagem que o
MS Project mantm todas as caractersticas da tarefa na sua nova posio
Para mover uma tarefa:
Selecione a tarefa;
No menu <Editar> escolha <Excluir tarefa>. Voc tambm pode usar a tecla Delete
do teclado.
Digite 0.
O grfico de Gantt exibe ento o marco como um diamante preto, com a data do lado.
Estabelecendo Relaes entre Tarefas
Criada a lista de tarefas informada a durao de cada uma delas, o prximo passo
estabelecer a relao de precedncia entre as tarefas, isto , construir vnculos entre as
tarefas. As relaes entre as tarefas so denominadas de relaes de dependncia ou
precedncia. Uma tarefa que deva comear ou finalizar antes de outra tarefa possa comear
chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do incio ou fim de outra tarefa
chamada tarefa sucessora. Por exemplo, algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes
que outras possam comear ou, ainda, outras podem depender da data de incio de uma tarefa
predecessora.
Vincular um projeto consiste em estabelecer uma dependncia entre tarefas. Quando voc
vincula tarefas, na realidade voc define uma dependncia entre as datas de incio e de
trmino. No MS Project, essas relaes podem ser (veja Figura 6):
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Trmino-a-incio (TI): a relao padro quando voc vincula tarefas. Assim que a
primeira tarefa finaliza, a prxima tarefa tem incio;
Incio-a-trmino (IT) a relao menos comum. Pode ocorrer quando o fim de uma
tarefa depende do incio de uma tarefa posterior.
Voc pode realizar a vinculao
entre tarefas de diversas
maneiras. Para vincular duas
atividades, proceda da seguinte
maneira (Figura 22):
1. Selecione a primeira tarefa;
2. Selecione a segunda tarefa.
Voc pode usar
CTRL+Clique do Mouse
para selecionar tarefas que
no sejam adjacentes;
3. No menu <Editar> escolha
a opo <Vincular
Tarefas> ou na barra de
ferramentas clique no cone
.
Durao: Durao
Predecessores: Predecessores
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medida que o conjunto de atividades que compem o projeto est sendo informado, repare
que o MS Project automaticamente vai montando o Grfico de Gantt.na rea Grfica (lado
direito da planilha), ou seja, par e
passo em que voc informa cada
atividade, o cronograma fsico
(Grfico de Gantt) do projeto vai
sendo plotado, bem como,
construdas as relaes de
precedncia entre elas.
Criando Tarefas Resumidas:
indentando atividades
Tarefas de resumo um recurso
para montar uma rede criando
estruturas hierrquicas entre as
tarefas (Figura 25). O MS Project
permite hierarquizar tarefas em
at 9 nveis.
Para criar nveis em um conjunto
de
atividades,
proceda
da
seguinte maneira:
Figura 25 Indentando tarefas
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Para remover uma atividade, isto , para remover a estrutura de tpicos criada, basta
pressionar, na barra de ferramentas, o cone recuo para a esquerda.
Alocao de recursos
Neste ponto do processo de planejamento do projeto, necessrio fazer a identificao do
diferentes recursos para a realizao das tarefas. A atribuio de recursos torna o
gerenciamento da agenda do projeto mais precisa, bem como o uso do software poder
fornecer informaes para ajud-lo no gerenciamento desses recursos. Alm disso, como
padro, o Microsoft Project calcula a durao de cada tarefa com base no nmero de recursos
atribudos e na sua alocao tarefa.
Os recursos so responsveis pela concluso efetiva das tarefas do projeto. H dois tipos de
recursos, os recursos materiais e os recursos de trabalho.
Use os recursos quando desejar indicar quem ou o que responsvel pela concluso das
tarefas em sua agenda. Voc pode configurar recursos em seu projeto e atribu-los s tarefas.
Use recursos em seu projeto quando sua meta for:
Ser mais preciso ao agendar o tempo necessrio para as tarefas e a data de sua
provvel concluso.
Monitorar os recursos aos quais tenha sido atribudo muito pouco ou bastante trabalho.
Quando um recurso alocado a uma tarefa, o Microsoft Project calcula o tempo de trabalho do
recurso baseado em valores de alguns campos.
Microsoft Project somente agenda trabalho durante as datas e horrios definidas como
horas de trabalho do recurso, definidas no calendrio do recurso.
Caso o usurio defina que as unidades do recurso sero menores que 100%, isto , o
recurso no estar alocado o tempo todo para a tarefa, o Microsoft Project agenda o
tempo de uso do recurso de acordo com o percentual, dividindo de forma uniforme o
trabalho. Por exemplo, caso haja uma tarefa que dure 40 horas e um recurso seja
alocado com 50% de utilizao (ou 0,5 da unidade), ento este recurso dever
trabalhar somente 20 horas nesta tarefa. O mesmo vale para caso em seja necessrio
alocar mais de 100% de unidades de recurso.
Para entender melhor estes conceitos preciso conhecer como o Micorsoft Project parametriza
e calcula a durao em funo da alocao de recursos.
Definies Preliminares
Como j foi dito anteriormente, sempre convm, ao se criar um novo projeto, estabelecer
antecipadamente as definies preliminares que sero vlidas para todo o projeto. No caso de
recursos, importante conhecer os seguintes conceitos e definies:
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Do mesmo modo, em uma tarefa de pilotar avio, se dissermos que em uma viagem de Braslia
a So Paulo, com um piloto, o vo demora 1 hora e 30 minutos, no importa a quantidade de
pilotos que pilotem o avio, a durao do vo ser a mesma. Ou seja, ao adicionarmos mais
recursos tarefa, a durao desta no se modificou. Logo, esta uma atividade que no
possui controle de empenho.
Por padro, no Microsoft Projectas tarefas so de Unidades Fixas e controladas pelo
empenho. Isso significa que quanto mais recursos forem atribudos a uma tarefa, menor ser o
trabalho que cada recurso precisar executar.
Se voc tiver uma tarefa de Durao Fixa e controlada pelo empenho, quanto mais recursos
forem atribudos, menor ser o trabalho que cada recurso precisar fazer para concluir a
quantidade de trabalho reduzida da atribuio. Como se trata de uma tarefa de durao fixa,
isso ter o efeito adicional de que cada recurso poder ter um esforo menor, isto , menos
unidades de atribuio.
Por sua natureza, uma tarefa de Trabalho Fixo controlada pelo empenho. Exatamente como
ocorre com as tarefas de unidades fixas controladas pelo empenho, se voc adicionar recursos,
o trabalho ser distribudo entre as atribuies e a durao diminuir.
Para determinar o tipo de atividade, siga os seguinte passos:
No Grfico de Gantt, no campo Nome da Tarefa, para cada tarefa, clique duas vezes
sobre ela;
Percentual: os valores
so fornecidos na forma
percentual. Por exemplo,
pode-se informar que o
recurso Pedreiro de uma
tarefa estar dedicado a
ela durante 50% de seu
tempo total dirio;
Decimal:
os
valores
fornecidos se referem a
quantidades inteiras com
frao.
Por
exemplo,
pode-se dizer que se
necessita de 2,5 gales
de tinta para a tarefa
pintura ou, ento, que se
necessita de 0,5 pedreiro
para realizar a tarefa.
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Editar um Recurso
O Microsfot Project permite que voc edite as informaes de cada um dos recursos que sero
utilizados no projeto. Para isso, faa (Figura 28):
1. Na planilha de recursos,
d um clique duplo na
linha do recurso que
deseja editar;
2. Quando o quadro
Informaes sobre o
recurso estiver disponvel,
faa as alteraes
necessrias e pressione
OK.
O campo disponibilidade do
recurso utilizado quando o
recurso est disponvel em
apenas uma parte do projeto.
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Para atribuir mais de uma vez o mesmo recurso, digite uma porcentagem maior que 100 no
campo Unidades, tal como 200 por cento para dois carpinteiros. Se necessrio, digite o
nome de um novo recurso no campo Nome.
Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est atribudo
tarefa selecionada. O nome do recurso tambm aparece prximo barra de tarefas no
Grfico de Gantt.
Superalocao de Recursos
Os recursos so superalocados quando
recebem mais trabalho do que podem
concluir nas suas horas de trabalho
agendadas. Em qualquer grfico ou
planilha, a superalocao apresentada
com o recurso ficando na cor vermelha.
Antes de tentar resolver problemas de
superalocao
de
recursos,
ser
necessrio determinar que recursos so
superalocados,
quando
ficam
superalocados, para quais tarefas esto
atribudos e em que momentos. Para
resolver o problema, os recursos devem
ser alocados de forma diferente ou a tarefa
deve ser re-agendada para um momento
quando o recurso estiver disponvel.
Figura 30 - Superalocao de recursos
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Deixar um espao para horas extras. Pode-se inserir o trabalho em regime de horas
extras para o recurso no campo trabalho hora extra.
Na Barra de modos, clique em Uso da tarefa. Os recursos esto agrupados embaixo das
tarefas s quais esto atribudos.
DICA 1: Voc tambm pode alterar o valor de trabalho total de uma atribuio de recurso
inserindo um novo valor no campo Trabalho.
DICA 2: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os valores de
trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais esto atribudos. Na Barra
de modos, role e clique em Uso do recurso.
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NIVELAMENTO DE RECURSOS
O nivelamento de recursos (ou redistribuio de
recursos) outra opo que se pode utilizar em
situaes nas quais a carga de uso de um
determinado
recurso
exceda
a
sua
disponibilidade. O Microsoft Project chama de
nivelamento ao processo de descobrir, a partir da
simulao de cenrios, uma nova programao de
tarefas, de tal forma que o projeto possa ser
executado com os recursos disponveis.
O software permite que seja feito o nivelamento
manual de uma tarefa ou o nivelamento
automtico das tarefas (Figura 31).
Para realizar o nivelamento de recursos de um
projeto, proceda da seguinte maneira:
1. Clique em <Ferramentas>, do Menu principal
e escolha a opo <Redistribuio de
recursos>;
2. Determine se o nivelamento ser manual ou
automtico;
3. Escolha a forma de procura por super alocaes (preciso). A procura poder ser realizada
minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou ms a ms;
4. Determine o intervalo em que o nivelamento ser realizado;
5. Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuio. Existem 3 ordens de
nivelamento:
Padro: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a
possibilidade de deslocamento durante o nivelamento. Se ocorrer empate na folga, o
critrio passa a ser o ID da atividade.
6. Defina os outros parmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser
dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de
alocao de recursos e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente;
7. Clique em <Redistribuir agora>.
8. Compare as situaes antes e depois do nivelamento atravs do modo de exibio Gantt
de Distribuio.
9. Clique em <Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas> (ou atraso
somente dentro das folgas disponveis).
O Microsoft Project permite que sejam definidas Restries e Prioridades para o
Nivelamento. As restries limitam os ajustes que o software pode fazer ao determinar quais
atividades devem ser distribudas.
Os principais tipos de restrio so:
Mais tarde possvel A atividade deve se iniciar o mais tarde possvel, no permitindo
folga entra as atividades;
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No iniciar antes de: A atividade somente se inicia aps uma determinada data;
No iniciar depois de: A atividade tem um limite mximo de data para se iniciar;
No terminar antes de
A atividade somente
concluda aps uma
determinada data;
No terminar depois
de A atividade tem
um limite mximo de
data para ser concluda.
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3. Clique em guia
<Avanado>;
4. No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK.
A prioridade indica a importncia de uma atividade e a disponibilidade para o nivelamento. As
tarefas com prioridade mais baixa so atrasadas ou divididas primeiro.
Os principais tipos de prioridade so:
Mdia a configurao
padro do Microsoft Project
Mnima A atividade
ser a primeira a ser
nivelada caso algum
conflito ocorra e a envolva.
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Pico inicial: O trabalho agendado com um pico nos primeiros momentos do trabalho,
ocorrendo uma queda nos valores de trabalho logo aps esse pico. A velocidade de queda
mais lenta que a velocidade de crescimento.
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O custo de uma tarefa a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das suas alocaes de
recursos. O custo do recurso calculado a partir das informaes de custo unitrio do recurso
custo normal, custo de hora extra, custo por utilizao e mtodo de acmulo que voc
define para o recurso.
CUSTOS FIXOS
Chama-se Custo Fixo
de uma tarefa ao valor
que fornecido
independentemente de
sua durao ou dos
recursos que a tarefa
vai utilizar.
Para utilizar custos em
tarefas no Microsoft
Project, deve-se
inicialmente defini-los
na Tabela Custo
(Figura 33).
Para isso, clique
<Exibir>, aponte para
<Tabela...> e
selecione a opo
<Custo>).
As colunas da tabelas
tm o seguinte
significado:
Custo Fixo:
Custo Total: um valor calculado pelo programa e representa o valor total do custo da tarefa
(custo fixo + custos dos recursos);
Linha de Base: o custo congelado em uma determinada data. calculado como a soma do
custo fixo com os custos de todos os recursos (tal como Custo total);
Variao: representa a variao entre o custo estimado da Linha de base e o custo fixo;
Real: custo verdadeiro da execuo da tarefa;
Restante: custo restante
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
38
Salvando o Projeto
Para salvar o projeto criado, siga o seguinte
procedimento (que o mesmo para todos os
programas Microsoft):
o
a
a
a
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
39
No
menu
Exibir,
clique em Gantt de
controle.
Se
necessrio,
pressione TAB para
ver os campos de
variao.
No menu <Exibir>,
aponte para Barras de ferramenta e clique em <Controle>.
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
40
Se voc inserir uma data de trmino, certifique-se de que a tarefa esteja 100% concluda; o
Microsoft Project assumir que a data est correta e reagendar as tarefas
apropriadamente.
Clique em OK.
Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho do seu projeto assim que
o projeto est em andamento. Antes de o projeto comear, voc cria uma linha de base que
uma cpia do cronograma original que permanece inalterado.
Ao acompanhar o projeto voc trabalha com trs tipos de informaes:
Linha de Base: o modelo fixo de como o projeto deveria prosseguir. Tambm pode
chamar-se informaes planejada. Essa informao no muda a menos que voc
especifique que deseja mudar a linha de base.
Atual: Este um modelo funcional que est sempre mudando, para as tarefas que vo
ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar
medida que voc recebe novas informaes e faz ajustes.
Em percentual;
COMPARANDO RESULTADOS
Quando voc salva uma linha de base, o
Microsoft Project proporciona formas para
voc comparar o seu cronograma atual e os
dados reais com a linha de base.
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
41
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
42
Relatrios
Diversos relatrios podem ser emitidos pelo MS Project. Eles contm uma srie de informaes
sobre o projeto que no aparecem nos diagramas. Para acessar as opes de relatrios
predefinidos, clique em <Exibir> no Menu Principal e depois selecione a opo <Relatrios...>.
Aparecer uma janela como a
mostrada na Figura 40, escolha o
relatrio desejado e pressione
Selecionar.
Os relatrios pr-definidos so do tipo:
Figura 40 - Relatrios
atrasadas, concludas e em andamento.
Atividades Atuais so
relatrios que analisam o
acompanhamento e o controle
do
projeto,
identificando
atividades
pendentes,
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
43
O Microsoft Project
automaticamente
calcula as datas de um
projeto (inclusive de
todas as tarefas)
sempre que se efetua
alguma alterao de
dados.
Para isso so utilizadas
as Informaes sobre
o projeto.
Alm das datas acima, o Microsoft Project fornece tambm dois valores para as folgas das
tarefas:
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
44
CAMINHO CRTICO
Denomina-se de caminho crtico seqncia de tarefas que define a durao do projeto. Em
outras palavras, o caminho crtico representa a srie de atividades que precisam ser
executadas de acordo com as datas previstas no cronograma para que o projeto seja concludo
dentro do prazo determinado.
As tarefas crticas possuem valor nulo para Folga Total ou Margem de Atraso Total. No
Microsoft Project possvel informar que devem ser consideradas como crticas todas as
tarefas cujo valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor clique em
<Ferramentas>, no Menu Principal, selecione a opo <Opes...>, clique na guia
<Clculo> e verifique o campo <Tarefas so crticas se o valor de Folga Total menor ou
igual a ... dias>.
Cabe ressaltar que uma rede PERT/COM pode conter um ou mais caminhos crticos. A
determinao do caminho crtico simples realizada atravs do Assistente de grficos de
Gantt.
1. Pressione a ferramenta Assistente de Grfico de Gantt;
2. Pressione Avanar;
3. Selecione a caixa Caminho Crtico no campo tipo de informaes;
4. Pressione Concluir;
5. Pressione Formatar;
6. Pressione Sair do Assistente.
MLTIPLOS CAMINHOS CRTICOS
Quando um projeto apresenta diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ele
possui diversos caminhos de encerramento. comum que apenas um deles defina a durao
do projeto: ele constitui o caminho crtico. Os outros, por se encerrarem antecipadamente,
possuem uma folga quando comparados com o caminho crtico. Esta situao (existncia de
folga em caminhos que chegam ao final do projeto) geralmente no agrada ao gerente do
projeto, que deseja gerenciar como crticos todos os caminhos que chegam ao final do projeto.
O Microsoft Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as seguintes opes de clculo
das datas atrasadas (ou ltimas datas de trmino) para os diversos caminhos que chegam
ao final:
Utilizar, para todas as ltimas tarefas, a maior data de trmino encontrada entre todas as
ltimas tarefas da rede;
Utilizar, para cada ltima tarefa, a sua prpria data de trmino. Neste caso tem-se a
situao denominada mltiplos caminhos crticos.
Para ativar uma opo ou outra, deve-se ativar ou no o campo <Calcular vrios caminhos
crticos>, que aparece clicando-se na opo <Ferramentas>, do Menu Principal, opo
<Opes...>, guia <Clculo>.
ULTRAPASSANDO O CAMINHO CRTICO
A reduo da durao do caminho crtico geralmente mencionada como estouro do caminho
crtico. Como as tarefas crticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes
estratgias para estourar o caminho crtico so focalizadas na reduo da durao das tarefas.
Mudana nas relaes das tarefas: Esta estratgia encurta o caminho crtico sem
acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de trabalho.
Acrscimo de mais Recursos: Esta estratgia encurta a durao das tarefas orientadas a
recurso.
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
45
Modelo Probabilstico
O Microsoft Project permite a entrada de dados no chamado modelo probabilstico. Nesta
opo, voc informa a durao otimista, a esperada e a pessimista para cada tarefa. Para
acess-la, clique em <Exibir>, no Menu Principal, aponte para <Tabela...>, selecione <Mais
tabelas...> e selecione <Planilha de Entrada para PERT PA> (Figura 42).
Cada durao do modelo
probabilstico tem um peso
padro:
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
46
Exerccios
Resolver os seguintes exerccios usando o MS PROJECT
MSProject_Lio 01; Lio 02 e Lio 03
ID
1
2
Nome da tarefa
Preparo do terreno
Fundaes
Durao
2s
3s
Alvenaria
3s
Esgotos
1s
Telhado
5s
Piso
1s
Instalaes Eltricas
3s
Instalaes Hidrulicas
4s
Portas e Janelas
6s
10
Pintura Interna
8s
11
Pintura Externa
2s
12
Limpeza
1s
Predecessora
Preparo do terreno
Fundaes
Fundaes
Alvenaria
Esgotos
Telhado
Telhado
Telhado ; Piso
Instalaes Eltricas; Instalaes Hidrulicas; Portas e Janelas
Portas e Janelas
Pintura Interna; Pintura Externa
MSProject_Lio 04
ID
1
2
3
4
5
6
7
8
Nome da tarefa
Atividade A
Atividade B
Atividade C
Atividade D
Atividade E
Atividade F
Atividade G
Atividade H
Durao
2d
2d
2d
2d
2d
2d
2d
2d
Predecessora
Observao
Atividade A
TRMINO A INCIO
Atividade C (II+1d)
Atividade E (TT+1d)
1 Atividade G (IT+3d)
MSProject_Lio 05
Otimista
Mais provvel
Pessimista
Dependncia
35
39
50
20
25
38
38
45
60
10
30
49
56
A, B
55
65
68
C, D
25
39
46
E, F
73
90
96
55
60
70
25
40
50
H, I, G
20
30
46
15
25
35
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
47
MSProject_Lio 06
ID
Nome da tarefa
Durao
Preparo do terreno
2s
PREDECESSORA
Fundaes
3s
Preparo do terreno
Alvenaria
3s
Fundaes
Esgotos
1s
Fundaes
Telhado
11d
Alvenaria
2d
Alvenaria (II)
2d
Colocao Caibros
2d
10
2d
Colocao Caibros
11
4d
12
2d
13
Cumeeiras e Arremates
2d
14
Colocao de Calhas
2d
Cumeeiras e Arremates
Telhado Pronto
15
0d
Colocao de Calhas
16
Piso
1s
Esgotos
17
Instalaes Eltricas
3s
Telhado
18
Instalaes Hidrulicas
4s
Telhado
19
Portas e Janelas
6s
Telhado; Piso
20
Pintura Interna
8s
21
Pintura Externa
2s
Portas e Janelas
22
Limpeza
1s
MSProject_Lio 07
ID
Nome da tarefa
Durao
PREDECESSORA
RECURSOS
Preparo do terreno
2s
Fundaes
3s
Preparo do terreno
2 Pedreiros + 3 serventes
Alvenaria
3s
Fundaes
2 Pedreiros + 2 Serventes
Esgotos
1s
Fundaes
1 Pedreiro + 1 Servente
Telhado
5s
Alvenaria
1 Carpinteiro + 2 Servente
Piso
1s
Esgotos
1 Pedreiro + 1 Servente
Instalaes Eltricas
3s
Telhado
Instalaes Hidrulicas
4s
Telhado
1 Encanador + 1 Servente
Portas e Janelas
6s
Telhado ; Piso
10
Pintura Interna
8s
1 Pintor + 1 Servente
11
Pintura Externa
2s
Portas e Janelas
1 Pintor + 1 Servente
12
Limpeza
1s
2 Serventes
2 Serventes
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
48
MSProject_Lio 08 e Lio 09
Entrada de Custos Fixos das Tarefas (Exibir > Tabela > Custo)
ID
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Nome da tarefa
Preparo do terreno
Fundaes
Alvenaria
Esgotos
Telhado
Piso
Instalaes Eltricas
Instalaes Hidrulicas
Portas e Janelas
Pintura Interna
Pintura Externa
Limpeza
Durao
2s
3s
3s
1s
5s
1s
3s
4s
6s
8s
2s
1s
Predecessora
Preparo do terreno
Fundaes
Fundaes
Alvenaria
Esgotos
Telhado
Telhado
Telhado ; Piso
Instalaes Eltricas; Instalaes Hidrulicas; Portas e Janelas
Portas e Janelas
Pintura Interna; Pintura Externa
MSProject_Lio 10
ID
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Nome da tarefa
Atividade A
Atividade B
Atividade C
Atividade D
Atividade E
Atividade F
Atividade G
Atividade H
Atividade I
Durao
1s
1s
2s
1s
2s
3s
1s
3s
1s
Predecessora
Atividade A
Atividade A
Atividade B; Atividade C
Atividade C
Atividade C
Atividade D; Atividade E
Atividade F
Atividade G; Atividade H
Recursos
2 Tratores
2 Tratores
3 Tratores
2 Tratores
2 Tratores
2 Tratores
2 Tratores
2 Tratores
3 Tratores
Recurso 1 (Pedro) = 1
Recurso 2 (Jos) = 1
Nome da tarefa
Durao (dias)
Recurso 1 (Pedro)
A
3
1
B
1
1
C
2
1
D
4
1
E
2
0
F
3
0
G
5
1
H
3
0
I
2
1
J
1
1
K
4
1
L
6
1
Disponibilidade:
Recurso 2 (Jos)
1
0
1
0
1
1
1
1
1
0
1
0
Predecessora
A
B
C
C, F
E, G
D
I
H, I
J, K
Custo Fixo
640
1.540
6.100
600
3.450
2.850
3.300
2.800
6.700
5.200
2.100
400
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
49
MSProject_Lio 12: Planeje o Modelo de Escritrio de Projetos, a partir dos seus subprojetos
Nome da tarefa
Id
1
2
3
4
5
Durao
0d
10d
17d
20d
0d
Pred.
1
2
3
4
Subprojeto Escopo
Id
1
2
3
4
5
6
7
Nome da tarefa
Modelo de escritrio de projetos
ESCOPO
Determinar o escopo do escritrio de projetos
Documentar requisitos de um escritrio de projeto de alto nvel, incluindo
recursos
Justificar o escritrio de projetos atravs do modelo de empresa
Garantir o patrocnio dos executivos
Escopo concludo
Durao
0d
Pred.
3d
2d
3d
2d
0d
4
5
6
Subprojeto Anlise/Logstica
Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Nome da tarefa
Escopo concludo
ANLISE/LOGSTICA
Analisar documentao do escopo do escritrio de projetos
Estabelecer uma estrutura de gerenciamento
Analisar os objetivos comerciais
Definir o objetivo do escritrio
Definir metas
Estabelecer plano de comunicaes
Garantir os recursos principais do escritrio de projetos
Logstica concluda
Durao
0d
1d
3d
2d
2d
3d
1d
1s
0d
Pred.
1
2
3
4
5
6
7
8
Subprojeto Diretivas
Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Nome da tarefa
Recursos garantidos
DIRETIVAS E PROCEDIMENTOS
Definir os melhores processos
Definir as melhores ferramentas
Definir as melhores tcnicas
Estabelecer relacionamentos entre recursos
Definir critrios de compatibilidade
Definir processos de teste dos projetos
Definir requisitos de relatrios
Definir prioridades do escritrio de projetos
Diretivas e procedimentos concludos
Durao
0d
1s
1s
1s
1s
1s
1s
1s
1s
0d
Pred.
1
1
1
1
1
3; 4; 5; 7; 6
8
9
10
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
50
EXERCCIOS COMPLEMENTARES
Exerccio - I)
Id
Nome da tarefa
Reunio de acionistas
Planejar reunio
Durao
Predecessoras
Nomes de recursos
Planejamento preliminar
1d
2d
Secretaria
Buscar conferencista
3d
0d
Vice-presidente; gerente
Carta de notificao
1h
10
Preparar carta
1d
Auxiliar administrativo
11
Revisar carta
2,5d
10 Tipo I-I
12
Aprovar carta
1d
11
Vice-presidente
13
Imprimir carta
2d
12
centro de fotocpias
14
Enviar carta
0d
13
15
Secretria
Detalhes da reunio
16
3d
11
17
1d
16 Tipo I-I
Secretria
18
1d
17 Tipo I-I
Secretria[2]
19
Preparar programa
3d
18
Secretria
20
Imprimir programa
1d
19
Secretria
1d
21
Realizar reunio
Exerccio - II)
Construo predial: dois blocos com 2 pavimentos garagem; 12 pavimentos tipo e tico.
ID
NOME DA TAREFA
Incio
Servios Iniciais
DURAO
PREDECESSORAS
CUSTOS
Levantamento topogrfico
2.400,00
Sondagem
3.127,30
Servios tcnicos
Instalao do canteiro
58.000,00
Demolies
1.886,30
3.769,80
Tapumes e alojamentos
67.313,50
10
Locao da obra
12.059,79
11
Movimento de terra
12
Escavaes
13
14
15
16
15.200,10
717,80
8.891,88
13.325,33
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
51
17
Instalaes de guinchos
7.528,28
18
Instalaes de proteo
31.459,00
19
Andaimes
20
Infra-Estrutura
21
Fundaes profundas
22
Instalao de equipamentos
23
Armaduras
172,16
136.202,40
1.300,00
59.443,65
24
Superestrutura
25
Formas
26
Armaduras
632.378,17
27
Concreto pr-misturado
200.021,92
28
Concreto Estrutural
393.099,84
30
2.044.893,82
Paredes e Paineis
31
Alvenaria de elevao
32
Alvenaria estrutural
2.304,00
33
Elemento vazado
3.780,40
34
722.408,85
Esquadrias de madeira
35
Portas
273.586,18
36
Janelas
106.392,01
37
Esquadrias metlicas
38
Portas
273.586,18
39
Janelas
106.392,01
40
Outros elementos
41
42
43
44
45
46
Vidros
Vidro temperado
2.236,00
Cobertura
Estrutura de madeira
1.698,03
Telhas
7.162,04
Impermeabilizao
47
Impermeabilizao de baldrame
48
Impermeabilizao de pisos
49
Impermeabilizao de coberturas
50
Impermeabilizao de reservatrios
51
Impermeabilizao de cortinas
52
196,63
1.035,20
161.269,71
29.827,07
3.020,69
688,00
Forros
53
Chapisco
49.515,62
54
Reboco
95.057,77
Acabamento
64.569,21
55
56
57
Chapisco
75.104,69
58
Reboco
237.007,02
59
Acabamentos
570.747,56
60
61
41.504,71
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
62
52
Piso
63
Regularizao de bases
147.853,86
64
571.203,45
65
328.163,47
66
Instalaes Hidrulicas
67
49.784,61
68
88.599,06
69
70
15.184,35
71
71.221,20
72
47.382,90
73
47.299,60
74
1.965,12
75
8.056,44
76
4.480,20
77
2.049,42
78
16.982,73
79
62.707,68
80
96.684,96
81
148.832,55
82
Aparelhos e metais
305.132,19
83
Instalaes Eltricas
102.623,91
84
12.441,22
85
17.220,22
86
27.293,35
87
37.555,36
88
68.088,79
89
90
91
Tomadas e interruptores
92
Luminrias internas
93
Para-raios
94
255.451,80
668,84
116.126,14
24.859,16
5.597,20
Pintura
95
236.840,46
96
263.691,60
97
Pintura de concreto
49.836,44
98
11.962,63
99
Servios Complementares
100
Paisagismo
101
Quadra de esportes
11.314,15
102
Limpeza
16.784,07
103
Fim
3.547,92
INTRODUO AO MICROSOFT
PROJECT
53
Bibliografia
Este trabalho foi baseado e contm trechos dos seguintes documentos e livros:
NOCERA, Rosaldo de Jesus. Planejamento e controle de obras na prtica com Microsoft
Project 98. Santo Andr: Editora Tcnica de Engenharia, 2000.
PRADO, Darci. Usando o MS Project em Gerenciamento de Projetos. Belo Horizonte:
Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1998
PRADO, Darci Santos do. PERT/CPM. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial,
1998. Nmero de Chamada: 658.404 P91 1998
TEIXEIRA, Francisco e AZEVEDO, Ivan Jorge de. MS PROJECT 2000. Apostila. Universidade
Federal da Bahia UFBA, 2001.
VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos. 3. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2002.
KIMURA, Marco. Curso Bsico de MS Project 2000. Apostila Verso 1.0. PMI. 2002.