O DOCUMENTO ARQUIVSTICO: REFLEXES ACERCA DO PATRIMNIO

CULTURAL

Flvia Helena Conrado Rossato

Mestre em Patrimnio Cultural (UFSM). Arquivista IFRS Campus Porto Alegre

Daniel Flores
Doutor em Metodologas y Lneas de Investigacin en Biblioteconoma y Documentacin (Universidad
de Salamanca). Docente UFSM

Resumo: Este artigo trata, sucintamente, de identificar e caracterizar o documento arquivstico como
patrimnio cultural. O senso comum remete ideia de que patrimnio cultural trata-se,
exclusivamente, de bens arquitetnicos, contudo, isto no corresponde realidade. O conceito de
patrimnio cultural engloba tanto os bens arquitetnicos e monumentos, como os arquivos, os
museus, as bibliotecas, alm de bens imateriais que correspondem aos modos de viver e de se
relacionar dos povos. Assim, este artigo traz o conceito de arquivo e de documento arquivstico, suas
caractersticas e a forma pela qual este bem est relacionado e englobado como patrimnio
documental.
Palavras-chave: Arquivologia, Patrimnio Cultural, Patrimnio Documental Arquivstico.

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO: REFLEXIONES SOBRE EL PATRIMONIO CULTURAL

Resumen: Este artculo trata, brevemente, de identificar y caracterizar el documento de archivo como
patrimonio cultural. El sentido comn se refiere a la idea de que el patrimonio cultural es
exclusivamente de los bienes arquitectnicos, sin embargo, esto no se corresponde con la realidad.
El concepto de patrimonio cultural abarca tanto a bienes como monumentos arquitectnicos, como
archivos, museos, bibliotecas, y los activos intangibles que corresponden a las formas de vivir y de
relacionarse las personas. Por lo tanto, este trabajo trae el concepto de archivo y de documento
archivstico, sus caractersticas y la forma en que este est bien conectado y cerrado como el
patrimonio documental.
Palabras clave: Archivstica, Patrimonio Cultural, Patrimonio documental archivstico.

1. INTRODUO
comum, ao se falar em patrimnio cultural, se ter a noo de que se trata de
um prdio ou monumento histrico. Embora bastante comum, este pensamento
bastante limitado, uma vez que o entendimento do que patrimnio cultural engloba
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os bens materiais e imateriais. Fazem parte do primeiro grupo os bens

arquitetnicos, assim como os arquivos, museus e bibliotecas. No segundo grupo,
so classificadas as manifestaes sociais e culturais. Considerando os arquivos um
patrimnio histrico-cultural, este artigo visa caracterizar o documento arquivstico
como tal, a partir de sua conceituao.

2. O PATRIMNIO CULTURAL
A palavra patrimnio tem origem latina, derivada de dois termos: pater e
monium. Pater significa pai, no somente no sentido paternidade fsica e sim
religiosa e social, associada ideia de se herdar algo dos antepassados. J monium
indica condio, estado, funo. Assim, o termo patrimonium se refere aos bens
herdados de gerao em gerao, sejam bens materiais, costumes e sabedorias
adquiridas.
Para falar da ideia de patrimnio cultural nas sociedades modernas,
interessante, ao menos, pincelar as origens do patrimnio. O conceito de patrimnio
surgiu no mbito do direito de propriedade privado, atravs de valores aristocrticos,
onde a transmisso de bens acontecia no seio da elite romana e no havia a
conscincia de patrimnio pblico (FUNARI; PELEGRINI, 2006). Resumidamente, a
ideia de patrimnio era patriarcal, individual e privativo, exclusivo da aristocracia.
A partir da disseminao do cristianismo e o predomnio da Igreja, o
patrimnio ento conhecido ganha um novo elemento, simblico e coletivo: a
religiosidade, atravs do culto aos santos e da valorizao das relquias. Isto trouxe
um sentido que permanece de certa forma at os dias atuais: a valorizao de
lugares, objetos e ritos coletivos.
Com o surgimento dos estados nacionais que a ideia moderna de
patrimnio comea a ser desenhada, a partir do rompimento com suas bases
aristocrticas e privadas, passando de uma concepo individual coletiva.
Seguidamente aliado a bens arquitetnicos, a concepo de patrimnio cultural vem
evoluindo. Atualmente, pode-se entender patrimnio como

o conjunto de bens culturais, referentes s identidades coletivas. Desta maneira,

mltiplas paisagens, arquiteturas, tradies, gastronomias, expresses de arte,
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documentos e stios arqueolgicos passaram a ser reconhecidos e valorizados pelas

comunidades e organismos governamentais na esfera local, nacional ou
internacional. (ZANITARO; RIBEIRO, 2006 apud PAVEZI, 2010, p. 25)

No Brasil, a questo do patrimnio cultural recente. Sua primeira definio

foi feita a partir de um texto legal, datado de 1937. O Decreto-lei n 25/1937, que
organiza a proteo do patrimnio histrico e artstico nacional, tinha uma
concepo voltada para os bens materiais, sobretudo, ao patrimnio arquitetnico.
A partir de 1985, com a Declarao do Mxico, h a concepo de que o
patrimnio cultural construdo ao longo da histria e se manifesta atravs de um
produto resultante da preservao dessa histria, em um contexto sociocultural. Este
documento afirma que patrimnio cultural compreende as obras materiais e no
materiais que expressam a criatividade desse povo: lngua, os ritos, as crenas, os
lugares e monumentos histricos, a cultura, as obras de artes e os arquivos e
bibliotecas (ICOMOS, 1985, p. 4).
Em 1988, atravs do artigo 216 da Constituio Federal, definido o
patrimnio cultural brasileiro, entendido como bens de natureza material e imaterial,
tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade,
ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira. No
mesmo artigo, so elencados os bens que integram o patrimnio. So eles:

I as formas de expresso;
II os modos de criar, fazer e viver;
III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;
IV as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s
manifestaes artstico-culturais;
V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico,
arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. (BRASIL, 1988, grifo nosso)

Partindo de uma concepo de patrimnio voltado para a preservao de

bens arquitetnicos, em 1937 o Estado brasileiro, cinquenta anos depois, chega num
conceito que engloba as diversas facetas do patrimnio. Ora, se o patrimnio
entendido como um valor que passa de gerao em gerao, h de se considerar,
sobretudo, as facetas do patrimnio imaterial, onde esto classificadas as crenas,
costumes, manifestaes artsticas, entre outras formas de viver e criar.

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O Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional (2013) categoriza o

patrimnio cultural em dois tipos: patrimnio imaterial e patrimnio material.
Entende-se por patrimnio imaterial as prticas, as representaes, as expresses,
os conhecimentos e as tcnicas reconhecidas por uma comunidade, por um grupo e
por indivduos como parte de seu patrimnio cultural.
Fazem parte do patrimnio material os indcios materiais da ao humana.
So classificados de acordo com sua natureza: arqueolgico, paisagstico e
etnogrfico; histrico; belas artes; e das artes aplicadas. Estes ainda so divididos
em outros dois grupos: bens imveis e bens mveis. So considerados bens imveis
os ncleos urbanos, stios arqueolgicos e paisagsticos, e bens individuais.
J os bens mveis so as colees arqueolgicas, os acervos museolgicos,
documentais,

bibliogrficos,

arquivsticos,

videogrficos,

fotogrficos

cinematogrficos.

3. O DOCUMENTO ARQUIVSTICO COMO PATRIMNIO DOCUMENTAL E

CULTURAL

A partir da necessidade do ser humano de registrar suas atividades para uso

posterior, nasce a escrita e, junto com ela, os arquivos, a partir da conscincia da
necessidade de preservao destes registros (SILVA; et. all., 2002).
Ao longo dos anos, o conceito de arquivo passou por diversas evolues.
Mais recentemente, o Arquivo Nacional definiu arquivo como o conjunto de
documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou
privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independente da
natureza dos suportes (ARQUVO NACIONAL, 2005, p. 19).
Ao refletir sobre este conceito de arquivo, chama a ateno o fato de arquivo
ser conceituado como um conjunto de documentos em qualquer suporte. Segundo
Cruz Mundet (1994), a palavra documento, etimologicamente, procede do latim
documentum, que por sua vez deriva do verbo docere, que tem o significado de
instruir, ensinar e, na forma mais evoluda, provar.
O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, ao definir o que um
documento, o faz de forma ampla, sem caracteriz-lo como arquivstico, dizendo que
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documento a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte

(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 65).
O documento, para Duranti e Preston (2008 apud RONDINELLI, 2012), a
unidade indivisvel de informao constituda por uma mensagem fixada num
suporte (registrada) com uma sintaxe estvel. Um documento tem forma fixa e
contedo estvel. Esta definio, embora ainda no trate especificamente do
documento arquivstico, traz duas caractersticas importantes: forma fixa e contedo
estvel.
Para o Diccionario de terminologia archivstica (apud Cruz Mundet, 1994, p.
99, traduo nossa), documento a combinao de um suporte e a informao
registrada nele, que pode ser utilizado com prova ou para consulta. Este conceito
traz dois elementos para caracterizar o documento:
a informao, que um conjunto de signos composto de significados,
transmitido no tempo e no espao;
o suporte, que se configura no meio material onde a informao est
registrada.
A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho Nacional
de Arquivos (CONARQ), que tem por objetivo definir normas, diretrizes,
procedimentos tcnicos e instrumentos legais no tocante a gesto e a preservao
de documentos arquivsticos digitais, definiu que documento arquivstico o
documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer
de suas atividades, qualquer que seja o suporte (CONARQ, 2006). Neste conceito,
destacam-se cinco elementos que constituem o documento arquivstico:
documento, que a informao registrada em um suporte, que contm uma
forma prevista em regras pr- estabelecidas;
pessoa fsica, que compreende qualquer ser humano capaz de atuar
legalmente;
pessoa jurdica, que so grupos de seres humanos organizados e que
constituem uma instituio pblica ou privada;
atividade, que conceituada como o conjunto de atos (criar, manter,
modificar ou extinguir situaes) que tem por objetivo o cumprimento da
atividade em si;

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suporte, que como visto acima, o meio material onde a informao

registrada.
Sistematizando os conceitos dos diferentes autores da Arquivologia, concluise que o documento arquivstico o documento produzido por pessoa fsica ou
jurdica no cumprimento de suas atividades, em qualquer suporte, contendo forma
fsica e contedo estvel.
Alm disso, o uso da expresso documento arquivstico em detrimento a
documento de arquivo evidencia a qualidade do documento, evitando que se
remeta ao local onde o documento possa estar armazenado.
O documento arquivstico possui quatro caractersticas essenciais que o
diferem dos demais tipos de documentos, como por exemplo, o documento
biblioteconmico. So elas: autenticidade, naturalidade, unicidade e organicidade.
Ligada ao processo de criao, manuteno e custdia, a autenticidade a
qualidade do documento arquivstico ser o que diz ser, estando livre de adulterao
e corrupo (RONDINELLI, 2012). Um documento autntico quando criado e
conservado de acordo com procedimentos que podem ser comprovados a partir de
rotinas preestabelecidas.
Por ser produto da atividade humana, o documento arquivstico se acumula
naturalmente, de maneira contnua e progressiva. Da sua caracterstica chamada
naturalidade. Cruz Mundet (1994, p.m99, traduo nossa) ilustra bem esta
caracterstica ao definir que a gnese do documento arquivstico o diferencia dos
demais documentos, pois sua produo est dentro de um processo natural de
atividade, surgindo como um produto e um reflexo das tarefas do produtor.
A unicidade a caracterstica que diz que o documento arquivstico assume
um lugar nico na estrutura documental do grupo qual pertence (RONDINELLI,
2005, p. 48). Bellotto (2008, p. 18) afirma que o documento arquivstico conserva
carter nico em funo de seu contexto original. Para a autora, a unicidade no
est relacionada ao documento ser nico, e sim ao fato de que o documento, no
momento de sua produo, possui caracteres externos e internos genunos, e que
em hiptese alguma poder haver outro documento que seja idntico. Cruz Mundet
(1994) complementa ao afirmar que a informao que um documento arquivstico
registra exclusiva a ele.
Por fim, a organicidade a relao que os documentos arquivsticos possuem
entre si no decorrer das aes para as quais foram criados. Bellotto (2008) afirma
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que a organicidade o reflexo das estruturas organizacionais da entidade produtora

do arquivo. Assim, os documentos arquivsticos levam, entre si, a mesma relao de
hierarquia, dependncia e fluxo.
Alm

destas

quatro

caractersticas,

Duranti

Preston

(2008

apud

RONDINELLI, 2012) ressaltam que o documento arquivstico constitudo de

informao e suporte, sendo que estes dois elementos so indissociveis, tornando
a forma fixa e seu contedo estvel.
Considerando suas caractersticas, o documento arquivstico dotado de
valor testemunhal das atividades que registra e, em decorrncia dessas
caractersticas, possui sentido de forma isolada e, especialmente, quando analisado
no seu conjunto documental. Inclusive, o fato de ter sentido dentro de seu conjunto,
ou seja, a organicidade o ponto crucial de diferenciao do documento arquivstico
dos demais, onde os vnculos arquivsticos so (re)estabelecidos atravs da
classificao dos documentos, que se inicia a partir da produo e se estende at a
fase permanente por meio dos quadros de arranjo.

3.1 O documento arquivstico permanente

Produzido a partir de uma necessidade institucional ou pessoal, o documento
arquivstico tem, como funo primordial, servir administrao. Porm, ao longo de
sua existncia, o documento passa por diferentes momentos e usos, de acordo com
seus valores primrio (administrativo) e secundrio (secundrio). A Arquivologia
sistematizou estas fases atravs do Ciclo de Vida dos Documentos e na Teoria das
Trs Idades.
O Ciclo de Vida dos Documentos diz que qualquer documento arquivstico
passa por um ou mais perodos caracterizados pela frequncia e tipo de utilizao
que dele feita (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 111). A aplicao deste
conceito tem por objetivo facilitar o tratamento de grandes massas documentais ao
dividir a vida do documento em trs perodos: documentos ativos, os semiativos e os
inativos, baseados nos valores primrio e secundrio que os documentos tenham ou
possam ter. A partir da, o Ciclo de Vida dos Documentos tem apoio terico da
Teoria das Trs Idades.

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Antes de se falar nas trs fases pelas quais os documentos passam,

importante conceituar valores primrio e secundrio. O Dicionrio Brasileiro de
Terminologia Arquivstica define o valor primrio como o valor atribudo a
documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais
(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.162). Ou seja, o valor primrio est atrelado s
razes e s necessidades pelas quais o documento arquivstico foi produzido
(BELLOTTO, 2004). O valor secundrio o valor atribudo a um documento em
funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios,
tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi
originalmente produzido. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 163). Ou seja, findo o
valor primrio, alguns documentos possuem um valor residual, de testemunho e/ou
informao, sobre fatos ocorridos, evoluo histrica de instituies, entre outros, e
que so, potencialmente, teis para as pesquisas histrica e social.
Cabe salientar que todo documento arquivstico nasce com valor primrio,
pois todos so produzidos a partir de uma necessidade administrativa, ou seja, todo
o documento arquivstico tem uma razo de existir e isso que compe seu valor
primrio. Quanto ao valor secundrio, nem todo o documento possui este valor,
definido a partir da funo arquivstica chamada avaliao documental. Alguns
documentos, ao serem produzidos, j possuem este valor. Outros, na medida em
que as atividades vo se desenvolvendo, adquirem o valor secundrio. Porm, a
grande maioria dos documentos destituda de valor secundrio, sendo eliminada
aps cumprirem seus prazos de guarda.
Aps definir o que valor primrio e secundrio, possvel caracterizar as
trs fases pelas quais um documento arquivstico passa, de acordo com o Ciclo de
Vida dos Documentos e da Teoria das Trs Idades.
A fase de atividade, tambm chamada de arquivo corrente, compreende o
perodo no qual o documento indispensvel para as atividades administrativas.
Possui valor administrativo e deve estar perto do administrador a fim de facilitar o
uso, pois consultado frequentemente. Quando se encerra a fase corrente, o
documento passa para a fase de semiatividade, ou diretamente para a fase inativa.
No arquivo intermedirio, como tambm chamada a fase semiativa, o
documento arquivstico ainda conservado por razes administrativas, porm a
frequncia em que consultado menor que na fase anterior. Alm disso, os
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documentos arquivsticos que esto na fase intermediria aguardam a destinao:

aqueles destitudos de valor secundrio sero eliminados, findo o prazo de guarda, e
os que possuem valor secundrio sero recolhidos para a prxima fase, a da
inatividade.
Os documentos arquivsticos que forem recolhidos fase inativa1, melhor
caracterizada pelo termo equivalente, arquivo permanente, no atendem mais s
necessidades da administrao, e so preservados em virtude do valor que tm
como fonte de pesquisa histrica e social. Embora os documentos em fase
permanente sejam preservados para finalidades que no envolvem a administrao,
essa rea tambm se beneficia, uma vez que os documentos arquivsticos, ao
testemunhar o desenvolvimento das instituies, aliceram o processo decisrio.
Bellotto (2004) ressalta que o acervo de um arquivo permanente no
constitudo de preciosidade, onde documentos so colecionados de forma isolada. A
autora afirma que:

Um documento histrico quando, passada a fase de ligao razo pela qual foi
criado (informao), atinge a da sua utilizao pela pesquisa histrica (testemunho).
til para a administrao e historiografia, no sentido mais crtico e cientfico, e no
no de deleite cultural. (BELLOTTO, 2004, p. 115)

A autora, na citao anterior, ressalta muito bem a importncia dos

documentos arquivsticos permanentes no estarem atrelados somente ao uso
histrico. Nesse mesmo sentido, Rousseau e Couture (1998) afirmam que a
qualidade de testemunho do documento no pode estar ligada somente s
finalidades histricas, uma vez que h um leque de possibilidades para seu uso,
dentre eles, a prpria administrao que o produziu ou acumulou.

3.2 O patrimnio cultural e o documento arquivstico

Na execuo de suas atividades, as instituies, pessoas e famlias so,
naturalmente, produtoras de documentos que registram fatos, acontecimentos e
1

Rousseau e Couture (1998), nas notas do captulo 3 do livro Os Fundamentos da Disciplina

Arquivstica, salientam que a expresso fase inativa deve ser considerada a partir do uso do
documento arquivstico para fins administrativos.

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memrias, originando documentos arquivsticos que, aps avaliao, constituem-se

em patrimnio arquivstico.
Tanto a legislao brasileira como o Instituto do Patrimnio Histrico e
Artstico Nacional (IPHAN) elencam o patrimnio arquivstico como parte constituinte
do patrimnio cultural brasileiro.
A Constituio Federal de 1988 traz, no artigo 216, a definio e os bens que
integram o patrimnio cultural brasileiro, sendo os mesmos definidos pelo IPHAN
como patrimnio material (constitudo pelos bens mveis e imveis, conforme Livros
do

Tombo)

patrimnio

imaterial

(prticas,

representaes,

expresses,

conhecimentos e tcnicas, tais como instrumentos, objetos, artefatos e lugares

culturais que so reconhecidos por comunidades, grupos e indivduos). Assim, o
patrimnio arquivstico tido como um bem material mvel.
Como exposto anteriormente, o documento arquivstico permanente possui a
qualidade de ser o testemunho das aes de instituies, indivduos e famlias.
atravs do documento arquivstico que informaes so registradas, preservadas e
passadas de gerao em gerao, funo esta que caracteriza este documento
como um patrimnio cultural. Embora nem sempre tido como patrimnio cultural, os
arquivos so ricas fontes de pesquisa pelo fato de custodiarem informaes que
preservam modos de vida e de fazeres da sociedade.
Ao integrar o patrimnio cultural nacional, atravs do exposto no artigo 216 da
Constituio Federal, o patrimnio documental arquivstico tem sua gesto e
preservao garantidos e legalizadas atravs da Lei n 8.159/1991. Porm, ainda h
muito a ser feito para garantir a gesto e a preservao do patrimnio arquivstico, a
partir de aes que busquem o sentimento de pertencimento deste patrimnio pela
sociedade.
Assim, cabe ao profissional arquivista desenvolver sistemas de arquivo,
prezando pela gesto documental desde o incio da produo documental, passando
pelas diferentes funes arquivsticas, com vistas ao acesso, independentemente da
fase em que o documento se encontra, e preservao do patrimnio documental
arquivstico alinhado a programas de difuso com a finalidade de aproximar a
sociedade dos acervos arquivsticos, na tentativa de fomentar o resgaste do
sentimento de pertencimento.

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4. CONSIDERAES FINAIS
Ao se falar em patrimnio cultural, em geral, as pessoas pensam ou lembramse de um prdio histrico, de um conjunto arquitetnico ou de um stio arqueolgico.
Poucos se lembram de um arquivo ou de uma biblioteca, locais ondem os registros
das atividades humana esto guardados. At mesmo quando h projetos de resgate
do patrimnio histrico cultural, grande parte das aes esto voltadas restaurao
de prdios histricos.
Assim, este artigo teve como objetivo trazer um pouco de reflexo no que
tange o patrimnio cultural, especialmente quando se fala em arquivos. No novo
cenrio, onde a tecnologia da informao se faz cada vez mais presente na
produo e disseminao de informaes, faz-se necessrio a busca pelo
reconhecimento do documento arquivstico enquanto patrimnio documental e
cultural, a fim de promover acesso, preservao e disseminao das informaes
registradas nestes documentos.
Ao registrar o funcionamento das instituies e o modo de vida das pessoas e
das famlias, o documento arquivstico se constitui em um patrimnio cultural, na
medida em que leva, de gerao em gerao, formas de vivencias e de fazeres. A
preservao deste patrimnio crucial para que seu papel social seja cumprido ao
longo das geraes. Porm, disponibiliz-lo para acesso imprescindvel para que a
finalidade dos arquivos seja atingida.
Assim, cabe aos profissionais da informao, sejam arquivistas ou no,
desenvolver aes cujo escopo seja o tratamento da documentao voltada ao
acesso e difuso, incentivando o cidado a reconhecer e a pertencer o arquivo
enquanto patrimnio.

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