Centro de Computao - Unicamp

Introduo ao Access

Sumrio
Conceitos Microsoft Access ......................................................................................................................................................................................................... 1
Caixa de dilogo apresentada na inicializao do Access.......................................................................................................................................................... 2
Iniciando um Banco de Dados ................................................................................................................................................................................................. 3
Janela Banco de Dados............................................................................................................................................................................................................. 4
Criando uma Tabela .................................................................................................................................................................................................................... 5
Estrutura da Tabela.................................................................................................................................................................................................................. 6
Propriedades do Campo ........................................................................................................................................................................................................... 7
Definindo as Propriedades do Campo....................................................................................................................................................................................... 8
Chave Primria ........................................................................................................................................................................................................................ 9
Modo Folha de Dados - Incluir e Excluir registros ................................................................................................................................................................. 10
Criando uma Consulta ............................................................................................................................................................................................................... 11
Criando uma nova consulta .................................................................................................................................................................................................... 12
Escolhendo as tabelas/consultas para compor a sua consulta................................................................................................................................................... 13
Tela de Estrutura da Consulta ................................................................................................................................................................................................ 14
Como montar uma consulta, executar e gravar ....................................................................................................................................................................... 15
Criando consultas com critrios ............................................................................................................................................................................................. 16
Criando consultas classificando registros e fornecendo parmetros...................................................................................................................................... 17
O que um filtro? Quais os mtodos usados para filtrar registros? ........................................................................................................................................ 18
Como criar um filtro avanado ? ............................................................................................................................................................................................ 19
Criando um Formulrio ............................................................................................................................................................................................................. 20
Assistente de Formulrio........................................................................................................................................................................................................ 21
Escolhendo estilo e ttulo para seu formulrio ........................................................................................................................................................................ 22
Visualizando registros em um formulrio............................................................................................................................................................................... 23
Trabalhando na Estrutura do seu formulrio .......................................................................................................................................................................... 24
Adicione um Rtulo e um Campo........................................................................................................................................................................................... 26
Alterando a aparncia do seu formulrio ................................................................................................................................................................................ 27
Criando um relatrio.................................................................................................................................................................................................................. 29
Assistente de relatrio............................................................................................................................................................................................................ 30
Agrupando Dados no Assistente............................................................................................................................................................................................. 31
Escolhendo o Layout, Orientao e Estilo............................................................................................................................................................................... 32
Trabalhando na Estrutura do relatrio.................................................................................................................................................................................... 34
Conhecendo a tela de Classificar e agrupar ............................................................................................................................................................................ 35
Crie e imprima etiquetas de endereamento ........................................................................................................................................................................... 36
Montando sua etiqueta ............................................................................................................................................................................................................... 37

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Introduo ao Access

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Introduo ao Access

&RQFHLWRV0LFURVRIW$FFHVV

1RWDV

O que o Access?
O Access um Sistema de Gerncia de Banco de Dados
Relacional Interativo (SGBD) para o Microsoft Windows. Sua
utilizao muito simples, no sendo necessrio programar
para criar um banco de dados.
O que um SGBD?
O Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados um
sistema capaz de armazenar e recuperar informaes em
banco de dados.
O que um Banco de Dados?
Um Banco de Dados um recurso para a manipulao
eficiente de um grande conjunto de informaes
estruturadas e armazenadas de forma organizada e
integrada.
O que um Objeto?
Um objeto uma unidade que pode ser selecionada e
manipulada. No Access existem alguns objetos que podem
ser criados e utilizados, tais como: tabelas, formulrios,
relatrios, macros e mdulos. Outros recursos que tambm
so considerados objetos so: figuras, grficos, caixas de
dilogos,etc.

Pg.:

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Introduo ao Access

como tipo escolher Banco de Dados Microsoft Access e

clique no boto CRIAR.

&DL[DGHGLiORJRDSUHVHQWDGDQDLQLFLDOL]DomR
GR$FFHVV

Ao inicializar o Access ser apresentada esta caixa de

dilogo, voc dever escolher uma das opes a seguir:
Banco de Dados Vazio Criar um banco de dados
vazio. Ao exibir a caixa de dilogo Novo Arquivo de
Banco de Dados, na caixa de texto Salvar em voc
dever procurar o caminho, em Nome do Arquivo
preencher o nome do novo banco de dados e em Salvar

Assistente de Banco de Dados - Criar um banco de

dados utilizando o assistente de banco de dados. Ao exibir
a caixa de dilogo Novo, voc ter as guias:
Geral - apresentar um cone de Banco de Dados
Vazio (idem a primeira opo).
Banco de Dados - apresentar vrios cones de
banco de dados pr-definidos, voc dever clicar duas
vezes no banco que mais lhe convm, ir exibir a caixa
de dilogo Novo Arquivo de Banco de Dados (seguir
os passos da caixa de dilogo Novo Arquivo de Banco
de Dados que esto descritos na primeira opo).
Aps ter clicado no boto CRIAR automaticamente
ser aberto o assistente de Banco de Dados, com as
tabelas pr-definidas para este banco.
Abrir Banco de Dados Existente - Abrir um banco de
dados j criado. Ao escolher esta opo voc poder
selecionar Mais Arquivos..., ir exibir a caixa de dilogo
Abrir, na caixa de texto Examinar voc dever procurar
o caminho, em Nome do Arquivo preencher o nome do
arquivo de banco de dados e em Arquivos do tipo
escolher Banco de Dados Microsoft Access, ou voc
poder selecionar um dos ltimos arquivos de banco de
dados acessados.
1RWDV


Pg.:

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Para criar um novo banco de dados:

A partir do menu Arquivo, escolha a opo Novo Banco de

,QLFLDQGRXP%DQFRGH'DGRV

Acionar Ajuda

Abrir Banco de Dados

Novo Banco de Dados

Esta a tela inicial do Access, a partir dela voc poder

criar, abrir, converter, compactar ou reparar um banco de
dados . Poder atribuir segurana ao definir contas de
usurios e grupos e/ou criptografar um Banco de Dados
(codificar um banco de dados que s poder ser lido pelo
Access).
A janela inicial constituda por:
1. Barra de Ttulo: Ttulo de apresentao do Microsoft
Access.
2. Barra de Menu :
Menu que contm funes
desempenhadas pelo Access.
3. Barra de Ferramentas : Botes com as funes mais
utilizadas no Access.

Dados ou clique sobre o cone Novo banco de Dados

na barra de ferramentas. O Access exibir a caixa de dilogo
Novo, voc ter as guias:
A guia Geral apresentar um cone de Banco de Dados
Vazio, ao clicar duas vezes com o mouse ir exibir a caixa
de dilogo Novo Arquivo de Banco de Dados, na caixa
de texto Salvar em voc dever procurar o caminho, em
Nome do Arquivo preencher o nome do novo banco de
dados e em Salvar como tipo escolher Banco de Dados
Microsoft Access e clique no boto "CRIAR".
A guia Banco de Dados apresentar vrios cones de
banco de dados pr-definidos, voc dever clicar duas
vezes no banco que mais lhe convm, ir exibir a caixa de
dilogo Novo Arquivo de Banco de Dados (seguir os
passos da caixa de dilogo Novo Arquivo de Banco de
Dados que esto descritos na primeira guia), aps ter
clicado no boto CRIAR automaticamente ser aberto o
assistente de Banco de Dados, com as tabelas prdefinidas para este banco.
1RWDV

Pg.:

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-DQHOD%DQFRGH'DGRV

5. Guias de Objetos: Tabelas, Consultas, Formulrios,

Relatrios, Macros e Mdulos (Uma srie de
procedimentos programados na linguagem VBA - Visual
Basic para Aplicativos).
6. Lista dos objetos existentes no seu banco de dados.
Para trabalhar com os objetos nesta janela preciso:
Clique sobre a guia do objeto desejado.
Clique sobre o boto Novo ou selecione o objeto e
clique sobre o boto Abrir ou Estrutura.
1RWDV

A janela principal de banco de dados aparece assim que

criado um novo banco de dados ou carregado para a
memria um banco de dados j existente, nesta janela voc
ir trabalhar com os objetos do seu banco de dados.
Esta janela constituda:
1. Nome do Banco de Dados.
2. Boto Novo: Para criar um novo objeto.
3. Boto Abrir: Para executar um objeto j existente.
4. Boto Estrutura: Para entrar na estrutura do objeto.

Pg.:

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&ULDQGRXPD7DEHOD


Modo Estrutura - Voc primeiramente criar a estrutura de

sua tabela, como nome, tipo de dados e caractersticas de
cada campo, para depois cadastrar os dados.
Assistente de Tabela - O assistente ajudar na criao de
sua tabela, porm, limitado em tabelas pr-definidas.
Importao de Tabela - O assistente ajudar na
importao de dados (veja em "Importar Dados").
Assistente de Vinculao de Tabela - O assistente criar
tabelas no banco de dados atual que esto vinculadas a
um arquivo externo, voc poder utilizar o arquivo como se
fosse uma tabela do seu banco de dados atual, porm,
no poder modificar a estrutura de uma tabela vinculada.
1RWDV

Uma tabela um objeto do Access que armazena dados em

linhas (registros) e colunas (campos). Os dados
normalmente descrevem um assunto como por exemplo,
empregados ou vendas.
Para criar uma nova tabela, siga os passos abaixo:
Com a janela de banco de dados ativa, clique sobre o
objeto Tabela.
Clique sobre o boto Novo.
O Access exibir a caixa de dilogo Nova Tabela, onde
voc possui as alternativas:
Modo Folha de Dados - Voc ir cadastrar diretamente
os dados e a estrutura ser criada baseada no contedo
dos dados cadastrados, como por exemplo, se voc
cadastrar uma data (15/07/97), na estrutura o tipo do
campo ser data/hora.

Pg.:

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(VWUXWXUDGD7DEHOD

Nome
Nomecom
com
at
at64
64
caracteres
caracteres

Uma
Umapequena
pequenadescrio
descrioajuda
ajudaaa
lembrar
o
propsito
do
campo
lembrar o propsito do campoeeser
ser
exibida
exibidana
nabarra
barrade
destatus
status

Tipo
Tipodo
do
valor
valor

Caractersticas
Caractersticas

O Access apresenta esta janela para voc definir a estrutura

da tabela que ser criada.
Para criar uma tabela, voc precisa:
Criar os campos que a compem (nome campo).
Definir o tipo de dados dos campos (texto, memorando,
nmero, data/hora, ...).
Definir as propriedades dos campos (tamanho, formato,
regras, ...).
Definir que campos so indexados e o tipo de ndice.
Definir qual campo ou conjunto de campos ser chave
primria da tabela.

Nome do Campo: nesta coluna voc deve definir os

campos para a tabela (os nomes podem ter at 64
caracteres, espaos, undescore, acento).
Tipo de Dados: onde voc define o tipo dos campos (nesta
coluna, clique em cima da seta para baixo para visualizar
a lista dos tipos de campos disponveis).
Descrio: Digite uma descrio que informe sobre o
contedo do campo (no obrigatrio).
Propriedades: aqui voc deve definir as propriedades
(caractersticas) dos campos e da tabela. Todos os objetos
do Microsoft Access possuem propriedades, que so
definidas para determinar a sua aparncia e o seu
funcionamento.
Para criar um campo na estrutura da Tabela:
Clique na primeira linha da coluna Nome do Campo.
Depois de digitar o nome do campo aperte a tecla <TAB>
para mover o cursor para as prximas colunas.

1RWDV

A Janela de Estrutura da Tabela constituda por:

Pg.:

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3URSULHGDGHVGR&DPSR

Para cada campo que criado na tabela, o Access atribui

um conjunto de propriedades de acordo com o tipo de
dados escolhido. Veja a seguir a descrio dessas
propriedades:
Tamanho - Define o tamanho do campo na tabela (tipo
texto, nmero e autonumerao).
Casa Decimal - Define o nmero de casas decimais dos
campos numricos (tipo nmero e moeda).
Formato - Define o layout que o campo assume (todos os
tipos, exceto o objeto OLE).
Mscara de Entrada - Define o padro para entrada de
dados num campo (tipo texto, nmero, data/hora e
moeda).
Legenda - um ttulo para o campo (todos os tipos).

Valor Padro - Define o mesmo contedo para um campo

(todos os tipos exceto autonumerao e objeto OLE).
Regra de Validao - uma condio de validade para a
informao ser aceita (todos os tipos, exceto
autonumerao e objeto OLE).
Texto de Validao - A mensagem que o usurio recebe
quando afeta a regra de validao (todos os tipos, exceto
autonumerao e objeto OLE).
Requerido - Define se um campo deve ou no ser
preenchido (todos os tipos, exceto autonumerao).
Permitir Comprimento Zero - Indica se uma seqncia
vazia vlida como informao para um campo (tipo texto,
memorando e hyperlink).
Indexado - Ajuda na pesquisa e classificao dos campos
de maneira rpida e eficiente (todos os tipos, exceto
memorando, objeto OLE e hyperlink).
Novos Valores - Como novos valores devem ser gerados
(tipo autonumerao): incremento ou aleatrio.
1RWDV

Pg.:

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'HILQLQGRDV3URSULHGDGHVGR&DPSR

Clique
Cliqueaqui
aquipara
paraselecionar
selecionar
aalinha
do
campo
linha do campodesejado
desejado

1RWDV

eeclique
cliqueaqui
aqui
para
paradefinir
definiraa
propriedade
propriedade
tamanho
tamanho

Para definir qualquer propriedade de um campo:

Clique no seletor de linhas do campo desejado.
Clique na linha da propriedade que deseja alterar.
Na propriedade Tamanho do campo procure usar
sempre o menor tipo de dados, pois exige menos memria e
o processamento fica mais rpido. Um campo definido como
tipo de dados igual a Nmero, pode ter os seguintes
tamanhos: Byte (ocupa 1 byte); Inteiro (ocupa 2 bytes);
Inteiro Longo (ocupa 4 bytes); Simples (ocupa 4 bytes);
Duplo (ocupa 8 bytes); Cdigo de Replicao (ocupa 16
bytes).

Pg.:

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Clique sobre o cone Chave Primria

na barra de
ferramentas ou a partir do menu Editar, escolha a opo
Chave Primria.

&KDYH3ULPiULD

clique no seletor de linha do

campo desejado

e pressione o cone
Chave Primria

A Chave Primria permite a identificao nica de cada

registro de uma tabela. Considerada como ndice principal
para a tabela, ela utilizada para associar dados entre as
tabelas.

Se ao gravar sua tabela, o Access no encontrar um campo

como chave primria, ele pergunta se voc deseja ou no
que ela seja criada. Caso responda Sim, o Access criar na
tabela um campo com o nome Cdigo, do tipo
AutoNumerao e o definir como chave primria da tabela,
se a tabela j possuir um campo do tipo AutoNumerao, o
Access o designar como chave primria da tabela.
1RWDV

Voc pode selecionar mais de um campo (at dez campos)

para Chave Primria, ou seja, a concatenao dos campos
passa a ser uma Chave Primria. Os campos do tipo
memorando, objeto OLE e hyperlink no podero compor
sua chave primria.
Para definir a chave primria :
Clique no seletor de linhas do campo que ser chave
primria.
Para selecionar mais de um campo:
Clique no seletor do primeiro campo, aperte a tecla
<SHIFT> e clique nos outros campos que deseja
marcar.

Pg.:

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0RGR)ROKDGH'DGRV,QFOXLUH([FOXLU

Clique com o mouse no seletor de linha do registro

desejado e pressione a tecla <DEL> ou clique sobre o

UHJLVWURV

cone

1RWDV

Atravs da folha de dados voc pode incluir e excluir

registros em uma tabela.
Se a janela de Banco de Dados estiver ativa, selecione a
Tabela desejada e clique o boto Abrir.
Se a Estrutura da Tabela estiver ativa, clique o cone
Folha de Dados

na barra de ferramentas.

Para incluir um registro na tabela:

Digitar as informaes campo a campo, registro a
registro, utilize o mouse ou a tecla <TAB> para mudar de
campo. Cada registro digitado automaticamente
inserido na tabela ativa.
Para excluir um registro da tabela:

Pg.:

10

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&ULDQGRXPD&RQVXOWD

Tipos de Consulta:

- &RQVXOWD DFUpVFLPR - utilize este tipo de consulta para

copiar todos os registros ou um conjunto de registro
especificados, de uma tabela para outra atravs de
condies.
- &RQVXOWD H[FOXVmR - esta consulta permite que voc exclua
um conjunto de registro especificados atravs de uma
condio.
- Para terminar a execuo de uma consulta, tecle
CRTL+BREAK.


Uma consulta um objeto onde voc pode fazer perguntas

ao Access sobre determinados dados armazenados em
sua(s) tabela(s).
O Access permite que voc crie vrios tipos de consultas:

1RWDV

- &RQVXOWD VHOHomR - So as mais usadas. Voc pode

selecionar os dados de uma ou mais tabela(s)/consulta(s)
para visualizao.
- &RQVXOWD GH WDEHOD GH UHIHUrQFLD FUX]DGD - apresenta
seus dados na forma de uma planilha eletrnica. til para
melhor visualizao de grande quantidade de informaes.
- &RQVXOWDFULDUWDEHOD - atravs desta consulta voc poder
criar uma nova tabela.
- &RQVXOWD DWXDOL]DomR - utilizada para alteraes em um
conjunto de dados que voc possa selecionar atravs de
condies.

Pg.:

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Introduo ao Access

&ULDQGRXPDQRYDFRQVXOWD


Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza

registros com valores de campos duplicados na
tabela.
Assistente de Consulta Localizar no Coincidentes:
encontra os registros em uma tabela que no
possuem registros relacionados em outra.

1RWDV


Com a Janela de Banco de Dados ativa, siga os passos

abaixo para criar uma consulta:
-

Clique sobre o objeto Consulta.

Clique sobre o boto Novo.
O Access exibir a caixa de texto Nova Consulta, com
as seguintes opes:

Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar

assistente.
Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta
de seleo a partir de campos que voc escolheu.
Assistente de Consulta de Tabela de Referncia
Cruzada: exibe os dados no formato de uma
planilha eletrnica.

Pg.:

12

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Introduo ao Access

(VFROKHQGRDVWDEHODVFRQVXOWDVSDUD
FRPSRUDVXDFRQVXOWD

Se a janela Mostrar Tabela no for apresentada ou se voc

precisar apenas inserir uma nova tabela/consulta em uma
consulta j existente, na barra de ferramentas, clique sobre o
cone

1RWDV

Ao escolher o modo estrutura ser apresentada a tela

Mostrar Tabela onde voc deve selecionar uma tabela ou
consulta para compor sua nova consulta.
Para selecionar o objeto:
Clique sobre a consulta ou tabela desejada.
Clique sobre o boto Adicionar.

Para fechar a janela:

Clique sobre o boto Fechar.

Pg.:

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Introduo ao Access

7HODGH(VWUXWXUDGD&RQVXOWD

Relacionamento

Classificao: Para classificar um campo voc dever

escolher se o campo ser apresentado na ordem
crescente ou decrescente.
Mostrar: Assinalar somente o campo que ser
apresentado na Consulta.
Critrio: Conjunto de informaes que definiro as
caractersticas da sua Consulta.
Ou: Faz parte do critrio.

1RWDV

Especifica campos e condies

para a consulta

Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas

desejadas para sua consulta voc poder especificar os
campos desejados e condies para executar a consulta.
Nesta tela de estrutura, mostrado o relacionamento
existente entre as tabelas, se no existir esse
relacionamento, voc ter que cri-lo em sua consulta,
ligando os campos que possuem o mesmo propsito.
Na grade de consulta, voc dever preencher as linhas da
seguinte forma:
- Campos: Preencher o nome dos campos que desejar
para a Consulta.
- Tabela: Tabela que o campo faz parte.

Pg.:

14

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&RPRPRQWDUXPDFRQVXOWDH[HFXWDUH

Para executar uma consulta:

JUDYDU

clique sobre o cone Executar

ferramentas.

na barra de

Conhecendo os modos da consulta, na barra de ferramentas

clique na seta do cone "Exibir", aparecer as opes:

Modo estrutura - Para alterar a consulta.

Modo folha de dados - Para visualizar o resultado da
consulta.
Modo SQL - Para consultar o cdigo em SQL.

Para gravar sua consulta:

- Clique o cone Salvar
na barra de ferramentas ou no
menu Arquivo, escolha a opo Salvar.
Para incluir um campo em sua Consulta:
- Selecione o campo a ser adicionado na Consulta.
- Arraste-o at a linha Campo.

1RWDV

Para incluir TODOS os campos:

- Clique no asterisco (*) existente no topo de cada lista
de campos e depois arraste-o para a linha de campo.
Nesta linha ser apresentado um campo assim:
tabela3.* - o que significa que todos os campos da
tabela3 foram selecionados para consulta.

Pg.:

15

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Introduo ao Access

&ULDQGRFRQVXOWDVFRPFULWpULRV

1RWDV

Consulta utilizando Critrios:

Critrio a condio utilizada para limitar o conjunto de
registros desejados para o resultado da consulta. Como o
exemplo acima, onde voc consulta apenas o jogador
Eduardo. Para isso, com o modo estrutura da Consulta
ativo:
- Na linha Critrio, do campo "nome do jogador" digite
Eduardo* (o asterisco *, quando no sei o nome completo)
e execute a consulta.
Voc pode especificar os critrios de vrios outros modos,
por exemplo:
Na linha Critrio, do campo "num do jogador", digite:
- Entre 2 e 3 e execute, depois digite: > 1 e < 4 e execute.
Na linha Critrio, do campo "nome do jogador", digite:
- c* (o resultado desta consulta ser os registros com os
nomes dos jogadores que comeam com c).

Pg.:

16

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Introduo ao Access

&ULDQGRFRQVXOWDVFODVVLILFDQGRUHJLVWURVH

1RWDV

IRUQHFHQGRSDUkPHWURV

Consulta classificando registros:

Para especificar a ordem de classificao dos registros, faa
o seguinte:
- Na linha de Classificao do campo desejado, especifique
Crescente ( 0-9 e A-Z) ou Decrescente (9-0 e Z-A).

Consulta de parmetros solicitando critrio:

Estabelea parmetros para que a consulta faa uma
pergunta ao usurio.
- Na linha Critrio, do campo desejado, digite a pergunta
entre colchetes, como a seguir:
[Entre com o nmero do jogador]
Ao executar a consulta, o Access exibir uma caixa de
dilogo onde o usurio dever digitar o nmero do jogador
que deseja pesquisar.

Pg.:

17

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Introduo ao Access

Filtrar Por Seleo - Utiliza um valor ou parte de um valor

2TXHpXPILOWUR"4XDLVRVPpWRGRVXVDGRV
SDUDILOWUDUUHJLVWURV"

selecionado em um campo da folha de dados, para localizar

somente registros que contenham ou que no contenham
esse valor.
Filtrar Por Formulrio - Utiliza uma verso da folha de dados
com campos vazios, voc poder digitar os valores que


Filtro uma consulta rpida feita diretamente na tabela.

Ambos recuperam um subconjunto de registros de uma
tabela/consulta.
Quando usar o filtro?
Voc dever usar o filtro para visualizar temporariamente ou
editar um subconjunto de registros enquanto estiver dentro
de uma tabela.
Quando usar a consulta de seleo?
Voc dever usar a consulta de seleo se desejar:
- Visualizar um subconjunto de registros sem abrir uma
tabela.
- Consultar registros de mais de uma tabela ao mesmo
tempo.
- Escolher os campos que exibiro o resultado.
- Efetuar clculos na consulta.

deseja que os registros filtrados contenham.

Filtrar Para Entrada - Utiliza um valor ou expresso que voc
digita na caixa "Filtro para:", para localizar somente registros
que contm o valor ou satisfazem a expresso que voc
especificar. (para localizar a caixa "Filtro para:", clicar com o
boto direito em um campo no modo folha de dados de uma
tabela/consulta)
Como criar um filtro:
- No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e clique
no boto Abrir (para abrir no modo folha de dados).
- Escolher o mtodo desejado para filtrar registros na
barra de ferramentas ou na barra de menu no item
Registros .
- Para executar esse filtro, clique o cone Aplicar Filtro
na barra de ferramentas.

Quais os mtodos usados para filtrar registros?

1RWDV

Pg.:

18

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Introduo ao Access

&RPRFULDUXPILOWURDYDQoDGR"

Para voltar na estrutura do filtro:

- Na barra de menu no item Registros, escolha a opo
Filtrar" e "Filtrar/classificar avanado"
Para salvar um filtro como consulta, faa o seguinte:
- Primeiramente voc deve estar na estrutura do filtro.
- Na barra de ferramentas, clique o cone Salvar como

Voc pode criar tambm um Filtro Avanado.

Para criar um filtro avanado:
- No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e
clique no boto Abrir (para abrir no modo folha de
dados).
- Na barra de menu no item Registros, escolha a opo
"Filtrar" e "Filtrar/classificar avanado". O Access
exibir uma tela parecida com uma estrutura de
Consulta.
- Selecione o(s) campo(s) desejados para o filtro do
mesmo modo como voc fez na consulta.
- Digite a condio na linha do critrio da coluna do
campo desejado.
- Para executar esse filtro, clique o cone Aplicar Filtro
na barra de ferramentas.

Consulta.


1RWDV

O Access, aps a execuo do filtro, exibir os registros de

acordo com o critrio estipulado.
Para mostrar todos os registros novamente:
- Na barra de ferramentas ou na barra de menu no item
Registros, escolha a opo "Remover Filtro".

Pg.:

19

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Introduo ao Access

&ULDQGRXP)RUPXOiULR


Um formulrio um objeto do banco de dados que permite

a visualizao e manipulao (incluso /alterao /excluso
das informaes contidas em uma tabela ou consulta
atravs de um Layout mais agradvel.
Criando um novo Formulrio:
Para criar um formulrio, voc deve estar com a Janela de
Banco de Dados ativa:
Clique sobre o objeto Formulrio.
Clique sobre o boto Novo
A caixa de dilogo Novo Formulrio ser apresentada.
nesta caixa que voc definir em qual consulta ou tabela o
seu formulrio ser baseado.

Voc dever escolher uma das seguintes opes que lhe

ajudaro a criar um formulrio automaticamente (exceto
modo estrutura que ser manual):
Modo de Estrutura: cria um formulrio sem utilizar um
assistente, os campos so selecionados manualmente.

Assistente de Formulrio - cria o seu formulrio

automaticamente baseado nos campos que voc
selecionou.

AutoFormulrio: Colunar - exibe as informaes em uma

nica coluna, um campo embaixo do outro.

AutoFormulrio: Tabular - exibe as informaes como em

uma planilha, ou seja, linhas e colunas onde cada linha
equivale a um registro e cada coluna um campo.

AutoFormulrio: Folha de Dados cria automaticamente

um formulrio de Folha de Dados (formato tabela).

Assistente de grfico - exibe as informaes na forma de

grficos.

Assistente de tabela dinmica cria formulrio como uma

Tabela Dinmica do Microsoft Excel.

No nosso caso, clique em Assistente Formulrio

Clique sobre o boto OK.
1RWDV


Pg.:

20

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Introduo ao Access

$VVLVWHQWHGH)RUPXOiULR

Clique sobre o boto Avanar.

Agora, voc deve escolher o Layout do Formulrio e

clique em Avanar.

1RWDV

Esta a janela do Assistente de formulrio, que ir ajudlo, nesta primeira etapa voc deve escolher os campos que
iro compor o seu formulrio.
Para selecionar apenas um campo, clique no cone
se voc quiser todos, clique no cone

; ou

e
vo permitir que voc remova da
Os cones
lista dos campos que iro compor seu formulrio os campos
que voc no deseja.
Siga os passos do assistente respondendo as perguntas:
Selecione todos os campos que deseja para o
formulrio.

Pg.:

21

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Introduo ao Access

(VFROKHQGRHVWLORHWtWXORSDUDVHX

1RWDV

IRUPXOiULR

Selecione o Estilo do seu formulrio e depois, clique

sobre o boto Avanar.
Na prxima tela escolha um ttulo para o seu formulrio,
escolha a opo Abrir o formulrio para iniciar as
alteraes ou entrar na Estrutura do Formulrio para
modific-la e clique sobre o boto Concluir.

Pg.:

22

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Introduo ao Access

9LVXDOL]DQGRUHJLVWURVHPXPIRUPXOiULR

&DL[D GH 7H[WR:

neste controle so mostrados as
informaes contidas nas suas tabelas ou consultas, so
utilizados tambm para incluso, excluso e alterao dos
dados.

Para movimentao dos registros, voc pode utilizar a barra

de navegao como mostra a figura abaixo:

1RWDV


Os objetos que existem dentro de um formulrio so

chamados de Controles. Esses controles so usados para
visualizar, modificar e incluir seus dados nas tabelas, so
utilizados tambm para exibir resultados de um clculo,
ttulos ou mensagens, grficos, imagens e outros objetos.
Access possui vrios controles que voc pode adicionar ao
seu formulrio, veja alguns exemplos:
5yWXORV: so controles utilizados para incluir uma
legenda, um ttulo ou uma mensagem.

Pg.:

23

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Introduo ao Access

7UDEDOKDQGRQD(VWUXWXUDGRVHXIRUPXOiULR


Utilizar o Modo Estrutura



Voc pode perceber que, quando estamos no modo

Estrutura, o nosso formulrio est dividido entre trs parte
(chamadas sees): Cabealho, Detalhe e Rodap.
Cabealho: nesta seo, geralmente, est o ttulo do
Formulrio. Um cabealho pode conter outros objetos,
como por exemplo uma caixa de texto indicando a data do
dia, mas isso no muito comum.
Detalhe: nesta seo encontra-se todo o corpo do
formulrio, isto , as informaes contidas em uma tabela
ou consulta.
Rodap: a seo Rodap usada normalmente para
exibir nmero de pginas por exemplo, em um formulrio
impresso.
1RWDV

Agora que voc j criou seu formulrio, vamos aprender

como alterar sua aparncia. Para isso, na barra de
ferramentas, clique no cone de Estrutura.
Sees dentro de um formulrio:

Pg.:

24

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Introduo ao Access

Posicione o mouse em um
gerenciador de
redimensionamento. Ele deve assumir as seguintes
mscaras: (veja exemplo na figura.)

Obs.: Toda vez que o mouse assumir a mscara:

voc poder selecionar ou digitar um texto.

1RWDV

Um controle formado por um rtulo e uma caixa de texto.

Para selecionar:
clique no controle desejado.
Para mover um controle:
Posicione o cursor em um gerenciador de
movimentao, o cursor do mouse deve aparecer como
uma mo aberta
(para mover a etiqueta e a caixa de
texto juntos) ou apenas com o dedo indicador (para
mover ou a caixa de texto ou a etiqueta
separadamente).
Para redimencionar um controle:

Pg.:

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Introduo ao Access

Para inserir uma Caixa de Texto no Formulrio:

$GLFLRQHXP5yWXORHXP&DPSR

Clique sobre o cone Caixa de Texto

na caixa de
ferramentas e solte.
Na estrutura do formulrio, clique no local onde voc
deseja incluir a caixa de texto. O Access criar uma caixa
de texto No Acoplado. Isso significa que no existe
nenhum campo de sua tabela ou consulta vinculado
essa caixa de texto. O que voc deve fazer o seguinte:
Clique dentro da Caixa de Texto onde est escrito No
Acoplado
e digite o nome do campo da
tabela/consulta desejado para esta Caixa. O mesmo
vale para o Rtulo que acompanha a Caixa de Texto.

1RWDV

Para adicionar novos controles em um formulrio

utilizaremos a Caixa de Ferramentas. Para isso, verifique se
ela est ativa, se no estiver, ento na barra de
ferramentas, clique o cone Caixa de Ferramentas
para acion-la.
Para inserir um texto no seu formulrio:
Clique sobre o cone Rtulo
e solte.

Na estrutura do formulrio, clique no local onde voc

deseja incluir o texto. No nosso caso, digitar o texto:
(Para uso Interno). O Access mesmo j dimensiona o
rtulo conforme sua necessidade.

Pg.:

26

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$OWHUDQGRDDSDUrQFLDGRVHXIRUPXOiULR

Estilo negrito,
itlico e
sublinhado

Objeto

Fonte

Tamanho
da Fonte

Altere o estilo e largura das bordas, clicando sobre o

cone

1RWDV

Alinhamento

Para alterar a aparncia do seu formulrio voc deve estar

no modo estrutura, utilizar a barra de ferramentas
formatao (figura acima) ou clicar com o boto direito do
mouse sobre o objeto desejado.
Usando a barra de ferramentas de formatao:
Primeiramente devo selecionar o objeto desejado ,
clicando sobre o objeto ou escolhendo o objeto na caixa
de combinao objeto.
Altere o tipo da fonte escolhendo na caixa de
combinao Fonte
e seu tamanho na caixa de
combinao Tamanho da Fonte.
Altere o estilo para negrito 1, itlico , ou sublinhado S,
clicando sobre o cone desejado.
Altere o alinhamento para alinhar esquerda ou
centralizar ou alinhar direita, clicando sobre o cone

Altere a cor de fundo, cor da fonte ou cor da borda,

clicando sobre o cone

Pg.:

27

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Introduo ao Access

7UDEDOKDQGRFRPDVSURSULHGDGHVGRV

FRQWUROHVVHo}HVRXIRUPXOiULRV

No Access, um formulrio, cada uma de suas sees e

controle possui o seu conjunto de propriedades que
determinam a sua aparncia e o seu comportamento.
Algumas propriedades dos controles, assumem as mesmas
caractersticas definidas em uma tabela.
Para visualizar as propriedades de um controle, um
formulrio ou uma seo, faa o seguinte:
Selecione o objeto que voc deseja alterar ou visualizar
suas propriedades.

Clique,

na

barra

de

ferramentas,

cone

Propriedades
ou na barra de menu, o item Exibir e
escolha Propriedades.
Definindo algumas propriedades de um controle:
Nome um nome de identificao para seu controle.
Origem do Controle Voc determinar a origem de seu
controle, ou seja, o valor que este controle ir assumir
estar acoplado a uma tabela ou consulta.
Comportamentos da Tecla ENTER - nesta propriedade
voc pode definir qual o efeito da tecla ENTER no seu
formulrio.
Visvel - definir se o seu controle deve ou no ser exibido
no Formulrio.
Exibir Quando - definir quando um controle pode ser
exibido, se somente em um formulrio, ou impresso ou
impresso e formulrio.
Bloqueado - se seu controle permitir a alterao de seus
dados no modo formulrio.
Ativado - permite que o campo tenha o foco no modo
Formulrio.
Parada de Tabulao - permite que voc mude de campo
apertando a tecla <TAB>.


1RWDV


Pg.:

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Introduo ao Access

&ULDQGRXPUHODWyULR


O relatrio um objeto do banco de dados com a finalidade

de imprimir registros em um Layout personalizado, alm de
permitir a utilizao de agrupamento de registros em vrios
nveis, clculos de somatria, mdias e outros, obtendo
totais e subtotais. O relatrio muito parecido com o
formulrio, porm possui maior controle sobre a exibio
dos dados quando impressos.
Para criar um relatrio, voc deve:
Estar com a janela de Banco de Dados ativa.
Clique sobre o objeto Relatrios

Clique sobre o boto Novo

A caixa de dilogo Novo Relatrio ser apresentada.
nesta caixa que voc definir em qual consulta ou tabela o
seu relatrio ser baseado.
Voc dever escolher uma das seguintes opes que lhe
ajudaro a criar o relatrio automaticamente (exceto modo
estrutura que ser manual):
Modo de estrutura: cria um relatrio sem utilizar um
assistente,
os
campos
so
selecionados
manualmente.
-

Assistente de relatrio ir ajud-lo a criar o seu

relatrio baseado nas respostas que voc fornecer
para o assistente.

AutoRelatrio: Colunar - exibe as informaes em

uma nica coluna, um campo embaixo do outro.

AutoRelatrio: Tabular - exibe as informaes como

em uma planilha, ou seja, linhas e colunas onde cada
linha equivale a um registro e cada coluna um campo.

Assistente de grfico - exibe as informaes na forma

de grficos.

Assistente de eWLTXHWD - relatrio para emisso de

Etiquetas. Por exemplo, HWLTXHWDV GH HQGHUHoDPHQWR
para Mala Direta.

1RWDV

Pg.:

29

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Introduo ao Access

$VVLVWHQWHGHUHODWyULR

campo), >> (move todos os campos) e clique sobre o

boto Avanar.


1RWDV

Selecionando a opo Assistente de relatrio, escolha a

tabela/consulta desejada e clique no boto OK. Siga
respondendo o assistente.

voc deve escolher os campos que faro parte do seu

Relatrio, para isso utilize as flechas > (move campo a

Pg.:

30

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Introduo ao Access

$JUXSDQGR'DGRVQR$VVLVWHQWH

clique em Opes
de resumo

Se desejar incluir um resumo de valores (subtotal) para cada

grupo, clique no boto Opes de resumo .

Nesta tela voc definir os nveis de grupo que deseja,

basta selecionar o campo que ser agrupado e clicar no
cone >. Se desejar mais de um agrupamento, voc
poder definir a prioridade, o relatrio exibir os dados
classificados por grupos. Por exemplo, este relatrio estar
agrupado por cidade. Dentro de opes de agrupamento,
voc poder definir o intervalo de agrupamento do campo.
Siga no assistente clicando no boto Avanar.

1RWDV

Especifique a ordem de classificao para seus campos na

tela abaixo.

Pg.:

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Introduo ao Access

(VFROKHQGRR/D\RXW2ULHQWDomRH(VWLOR

clicar em Avanar .
Escolher na segunda tela o estilo do seu relatrio e clicar em
Avanar.
Na prxima tela digite um ttulo para o seu Relatrio e clicar
no boto Concluir.
1RWDV

Na primeira tela voc dever escolher:

layout forma mais agradvel de apresentao de seus
dados, depender do tipo de relatrio que voc escolher
se agrupado ou no.
orientao forma de apresentao horizontal definir
como paisagem ou forma vertical definir como retrato.

Pg.:

32

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Introduo ao Access

9LVXDOL]DQGRRUHODWyULR

Na barra de menu no item Arquivo, escolha imprimir

ou na barra de ferramentas, clique o cone Imprimir
.

1RWDV

Visualizar Impresso: neste modo o Access exibe seu

relatrio como ele seria impresso.
Para alternar para o Modo de Visualizao:
Clique sobre o cone Visualizar Impresso
barra de ferramentas.

, na

Para mudar de pgina em um Relatrio, siga os passos a

seguir:
Primeira pgina

Pgina Anterior

ltima pgina

Prxima pgina

Para imprimir um relatrio:

Pg.:

33

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7UDEDOKDQGRQD(VWUXWXUDGRUHODWyULR

Detalhes - aqui ficaro os dados que variam, como o

campo nmero do telefone.
Rodap - funciona como um cabealho, s que
exibido no final da pgina.

Para inserir, deletar ou modificar qualquer objeto do relatrio

siga as mesmas instrues dos formulrios.
1RWDV

No Modo Estrutura, voc pode alterar a aparncia do seu

Relatrio. Para isso:

Clique sobre o cone Estrutura

, na barra de
ferramentas . Ser apresentada a tela da estrutura,
como mostra a figura acima.

Um relatrio divido basicamente em trs partes:

Cabealhos, Detalhes e Rodaps.
Cabealhos - aqui ficaro os dados constantes. Por
exemplo um ttulo ou uma data. Os dados do
cabealho do relatrio s sero exibidos na primeira
pgina do relatrio e os dados do cabealho da
pgina sero exibidos a cada nova pgina.
Poderemos ter tambm cabealho de campo ao
escolhermos agrupar por um determinado campo,
neste caso a cada agrupamento ser apresentado
um conjunto de registros.

Pg.:

34

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Introduo ao Access

&RQKHFHQGRDWHODGH&ODVVLILFDUHDJUXSDU

Ordem de classificao: determina se os dados sero

classificados em ordem crescente ou decrescente.
Selecione o campo e preencha as propriedades do
grupo:
Cabealho e Rodap de grupo: Em um agrupamento
necessrio que o campo a ser agrupado fique em um
cabealho de grupo, separado dos demais campos.
Reagrupar: define como os valores so agrupados.
Nmero de caracteres: determina um intervalo vlido para
os valores no campo.
Manter junto: define como um grupo ser impresso.

cabealho
de grupo


Para adicionar um novo grupo ao relatrio, excluir um grupo

ou alterar suas propriedades voc deve:

Visualizar o relatrio no modo estrutura.

Clique no cone Classificar e agrupar
ou no menu Editar nesta mesma
opo.

1RWDV

Trabalhando na tela Classificar e agrupar:

Campo/Expresso: Nesta coluna
voc dever
selecionar o campo para o agrupamento ou
classificao. O primeiro campo indica o primeiro
nvel.

Pg.:

35

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&ULHHLPSULPDHWLTXHWDVGHHQGHUHoDPHQWR

Clique no boto Avanar, siga respondendo o

assistente.

1RWDV



Para criar etiquetas de endereamento no Access:

Na Janela Banco de Dados selecione o objeto
relatrio e clique no boto Novo.
Na tela Novo relatrio selecione a opo
Assistente de etiqueta, escolha a tabela/consulta
desejada e clique no boto OK.
Na prxima tela voc definir o tamanho da etiqueta
desejado.

Pg.:

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Introduo ao Access

0RQWDQGRVXDHWLTXHWD

Na prxima tela voc poder classificar por um ou

mais campos.

Clique no boto Avanar, escolha um nome para o

seu relatrio de etiquetas e clique no boto
Concluir.
Na barra de menu no item Arquivo, escolha imprimir
ou na barra de ferramentas, clique o cone Imprimir

.
Na primeira tela voc ir determinar a aparncia do
texto (fonte, cor) e clique no boto Avanar.
Na segunda tela voc desenhar o prottipo da
etiqueta, movendo os campos desejados com o
cone > e clique em Avanar.

1RWDV

([HPSORGHHWLTXHWD

Pg.:

37