REDAO OFICIAL E EMPRESARIAL

REDAO OFICIAL E COMERCIAL

CORRESPONDNCIA Correspondncia o dilogo escrito entre emissor e receptor, que podem ser duas pessoas ou entidades. Este tipo de redao tem duas finalidades: levar algum tipo de conhecimento ao receptor e constituir um testemunho do acontecimento. CORRESPONDNCIA OFICIAL Em uma frase, pode-se dizer que redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais. CORRESPONDNCIA COMERCIAL OU EMPRESARIAL Correspondncia comercial o conjunto de preceitos orientadores da elaborao e circulao de papis prprios s organizaes empresariais, destinados a criar, manter ou encerrar transaes. A carta o instrumento usual de comunicao escrita no comrcio, indstria, bancos e afins, entre as entidades, ou delas a fregueses ou clientes, uma vez que nela se concentram as observaes, conselhos e comentrios. QUADRO DE RECURSOS DOS DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS DENOMINAO Ofcio Memorando Carta Ata Fax/Telex Relatrio FINALIDADE ALCANCE Tratamento de assuntos oficiais pelos Interno e externo rgos Pblicos da Administrao Pblica. Encaminhamento de atos, propostas, Interno pedidos, etc, afetos aos chefes dos Poderes Pblicos. Tratamento de assuntos diretamente Uma ou vrias pessoas. a pessoas ou publicamente em jornais. Registro em que se relatam os Externo e interno. assuntos de uma reunio, assemblia ou conveno. Transmisso de mensagens urgentes Externo e interno. ou quando h premncia em se dar cincia de certos documentos. Exposio circunstanciada sobre Superior hierrquico. atividades em funo do cargo que exerce.

QUALIDADES EXIGIDAS PELA CORRESPONDNCIA OFICIAL E EMPRESARIAL Vocabulrio simples e formal; clareza;

objetividade; frases curtas; gramtica correta.

PRONOMES DE TRATAMENTO: concordncia e emprego Concordncia com os Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita. Emprego dos Pronomes de Tratamento O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado1; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
1

Nos termos do Decreto no 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da Unio.

Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justia 70.064-900 Braslia. DF Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 70.123 Curitiba. PR Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...) Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...) Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa

Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos. 2.2. Fechos para Comunicaes O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores. 2.3. Identificao do Signatrio Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

O PADRO OFCIO

H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando.

Exemplo de Ofcio

5 cm

[Ministrio] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] [Endereo para correspondncia]. [Endereo - continuao] [Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]

Ofcio no 524/1991/SG-PR Braslia, 27 de maio de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor Deputado [Nome] Cmara dos Deputados 70.160-900 Braslia DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas Senhor Deputado, 2,5 cm 1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa). 3 cm 2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em considerao as caractersticas scio-econmicas regionais. 3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente. 4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo. igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade civil. 5. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das entidades civis acima mencionadas.

(297 x 210mm)

1,5 cm

3,5 cm 6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessria transparncia e agilidade. Atenciosamente, [Nome] [cargo]

Exemplo de Aviso

5 cm

Aviso no 45/SCT-PR Braslia, 27 de fevereiro de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor [Nome e cargo]

Assunto: Seminrio sobre uso de energia no setor pblico. Senhor Ministro, 2,5 cm Convido Vossa Excelncia a participar da sesso de abertura do Primeiro Seminrio Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Pblico, a ser realizado com 5 de maro prximo, s 9 horas, no auditrio da Escola Nacional de Administrao Pblica ENAP, localizada no Setor de reas Isoladas Sul, nesta capital.

Decreto no 99.656, de 26 de outubro de 1990. Atenciosamente,

[nome do signatrio] [cargo do signatrio]

1,5 cm

O Seminrio mencionado inclu-se do Programa Nacional 3,0 cm das Comisses Internas de Conservao de Energiana atividadesPblicos, institudo pelo em rgo

Exemplo de Memorando Oficial

5 cm Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 1991

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento. 2 Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados. 3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito. 4. Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados.
1.

3 cm

Atenciosamente, [nome do signatrio] [cargo do signatrio]

(297 x 210mm)

1,5 cm

CORRESPONDNCIA EMPRESARIAL A correspondncia empresarial tem sofrido modificaes ao longo do tempo tanto em relao forma quanto em relao ao estilo de linguagem impostas pela dinamicidade exigida pelas organizaes modernas. Assim, h um cuidado cada vez maior para compatibilizar a eficincia da mensagem com a sua forma. Isso tem provocado adaptaes que variam de empresa para empresa, no sentido de adequar as normas da correspondncia realidade. No que se refere s normas de uso dos pronomes de tratamento e ao uso de uma linguagem mais concisa e objetiva a correspondncia empresarial se aproxima da oficial, mas no que se refere formatao dos documentos h algumas especificidades que precisamos observar. CHAVES (sentenas ou termos que devem ser evitados) Chaves de introdues 1.Vimos, atravs desta, solicitar ... Usar apenas: Vimos solicitar. 2.Venho, pela presente, solicitar a V.Sa. ... Preferir: Venho solicitar... 3.Solicitamos a V. Sa. a incluso de Maria de Ftima Silva no curso de... O pronome de tratamento V. Sa. s ser utilizado quando o destinatrio exigir tal formalidade. 4.Acusamos o recebimento de seu ofcio... Hoje em dia no se utiliza mais o verbo acusar nos textos empresariais. 5.Em resposta ao contrato referenciado... No existe a palavra referenciado, to usada nos textos. Substitua-a pela forma correta: mencionado, referido ou citado. Chaves em fechos 1.Reiteramos os protestos de elevada estima e considerao. A ltima Instruo normativa do Governo, como vimos anteriormente, recomenda apenas dois fechos para correspondncias oficiais: respeitosamente e atenciosamente. 2.Sem mais para o momento. Ora, quando se analisa o significado dessa frase, percebe-se que ela indica com rudeza que no se tem mais nada para acrescentar. Portanto, s deve ser usada em comunicaes em que no se pretenda encerrar de forma polida, como em cartas de cobrana ou similares. EXEMPLO DE MEMORANDO SINTTICO LOGOTIPO DA EMPRESA MEMORANDO PARA: Gerente de RH_________________________ DATA: 29-06-2002 DE: Chefe do Treinamento_____________________________N: 45 ASSUNTO: Dados para a elaborao do Manual da Secretria Estou enviando, para sua anlise e comentrios, os dados colhidos entre as secretrias da Empresa, visando elaborao do Manual da Secretria. Atenciosamente,

EXEMPLO DE MEMORANDO EXTENSO TIMBRE DA EMPRESA MEMO n 23/GEREC Porto Alegre, 5 de setembro de 2002. A: TODAS AS GERNCIAS Assunto: Padres de Correspondncia Encaminhamos em anexo os novos padres de correspondncia interna e externa que sero utilizados em nossa Empresa. Essa reformulao faz parte do processo de modernizao que estamos implantando e trar implicaes tanto na agilidade das tomadas de deciso internas quanto na melhoria da qualidade da relao com o cliente. Esclarecemos que cada novo padro encontra sua aplicao detalhada, conseqncia dos estudos elaborados pela consultoria externa em conjunto com nossos colaboradores internos. Solicitamos, ento, a divulgao para todos os setores com a recomendao de utilizao imediata. Agradecemos sua colaborao. Atenciosamente,

Fulano de Tal

EXEMPLO DE CARTA EMPRESARIAL

Ct 24 GEREM So Paulo, 7 de maio de 2002.

Empresa Tal S.A. Setor de Compras At.: Sr. Flvio de Castro Assunto: Lanamento de modernas mquinas registradoras

Prezado Senhor, Estamos lanando no mercado as mais modernas mquinas registradoras que sua mente pode imaginar. Anexamos folheto ilustrativo, mas gostaramos que viesse constatar as vantagens e facilidades de nosso produto, pessoalmente, na loja interna da fbrica. Permita que lhe mostremos o que podemos e queremos fazer para ajud-lo a aumentar seus lucros. Atenciosamente,

Paulo Garcia Jnior Gerente de Marketing

BIBLIOGRAFIA UTILIZADA BELTRO, Odacir & BELTRO, Marisa. Correspondncia: linguagem & comunicao Oficial, empresarial, particular. 20 ed. So Paulo: Atlas, 1998. GOLD, Miriam. Redao Empresarial Escrevendo com Sucesso na Era da Globalizao. So Paulo: Makron Books, 2000. BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. rev. e

atual. Braslia: Presidncia da Repblica, 2002.