UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS

PR-REITORIA DE ADMINISTRAO
DEPARTAMENTO DE SERVIOS GERAIS DSG
DIMAT Diviso de Material
Departamento Servios Gerais 1
Instruo Normativa 205 / 1988
Obj et i va a raci onalizao, com mi ni mi zao
de cust os, do uso de mat eri al no mbi t o do
SI SG
O MI NI STRO- CHEFE DA SECRETARI A DE ADMI NI STRAO PBLI CA DA PRESI DNCI A DA
REPBLI CA- SEDAP/ PR, no uso da compet nci a del egada pel os Decret os n. 91. 155, de
18. 03. 85 e n. 93. 211, de 03. 09. 86, e consi derando que a SEDAP e o rgo Cent ral do
Si st ema de Ser vi os Ger ai s SI SG ( Decr et o n. 75. 657, de 24. 04. 75) , responsvel pel a
ori ent ao normat i va dos rgos set ori ai s i nt egrant es do r ef eri do si st ema, RESOLVE:
Bai xar a pr esent e I nst ruo Normat i va - I . N. com o obj et i vo de raci onali zar com
mi ni mizao de cust os o uso de mat eri al no mbi t o do SI SG at ravs de t cni cas modernas
que at uali zam e enri quecem essa gest o com as desej vei s condi es de operaci onali dade,
no emprego do mat eri al nas di versas at i vi dades.
Para fi ns dest a I nst ruo Normat i va consi dera- se:
Mat eri al - Desi gnao genri ca de equi pament os, component es, sobressal ent es, acessri os,
vecul os em geral , mat ri as- pri mas e out r os i t ens empr egados ou passvei s de empr ego nas
at i vi dades das organi zaes pbli cas feder ai s, i ndependent e de qual quer fat or, bem como,
aquel e ori undo de demoli o ou desmont agem, aparas, acondi ci onament os, embal agens e
resduos economi cament e aprovei t vei s.
DA AQUISIO
2. As compras de mat eri al , para reposi o de est oques e/ ou para at ender necessi dade
especfi ca de qual quer uni dade, devero, em pri ncpi o, ser efet uadas at ravs do
Depart ament o de Admi ni st rao, ou de uni dade com at ri bui es equi val ent es ou ai nda,
pel as corr espondent es repart i es que, no t erri t ri o naci onal , sej am pr oj ees dos rgos
set ori ai s ou secci onai s, del egaci as, di st ri t os, et c.
RACIONALIZAO
2. 1. r ecomendvel que as uni dades supraci t adas cent r ali zem as aqui si es de
mat eri al de uso comum, a fi m de obt er mai or economi ci dade, evi t ando- se a
prol i ferao i ndesej vel de out r os set ores de compras.
2. 2. A descri o do mat eri al para o Pedi do de Compra dever ser el aborada at ravs
dos mt odos:
2. 2. 1. Descri t i vo, que i dent i fi ca com cl areza o i t em at ravs da enumerao de
suas caract erst i cas fsi cas, mecni cas, de acabament o e de desempenho,
possi bili t ando sua perf ei t a caract eri zao para a boa ori ent ao do processo
li ci t at ri o e dever ser ut ili zada com absol ut a pri ori dade, sempre que
possvel ;
2. 2. 2. Ref er enci al , que i dent i fi ca i ndi ret ament e o i t em, at ravs do nome do
mat eri al , ali ado ao seu smbol o ou nmer o de ref ernci a est abel eci do pel o
fabri cant e, no r epr esent ando necessari ament e prefer nci a de marca.
2. 3. Quando se t rat ar de descri o de mat eri al que exi j a mai ores conheci ment os
t cni cos, podero ser j unt ados ao pedi do os el ement os necessri os, t ai s como:
model os, grfi cos, desenhos, prospect os, amost r as, et c.
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2. 4. Todo pedi do de aqui si o s dever ser pr ocessado aps veri fi cao da
i nexi st nci a, no al moxari fado, do mat eri al soli cit ado ou de si mil ar, ou sucedneo que
possa at ender as necessi dades do usuri o.
2. 5. Deve ser evi t ada a compra vol umosa de mat eri ai s suj ei t os, num curt o espao de
t empo, a perda de suas caract erst i cas normai s de uso, t ambm daquel es propensos
ao obsol et i smo ( por exempl o: gner os al i ment ci os, esf erogrfi cas, fi t as i mpressoras
em geral , cor ret i vos para dat il ografi a, papel carbono e i mpressos suj ei t os ser em
al t erados ou supri mi dos, et c.
DO RECEBIMENTO E ACEITAO
3. Recebi ment o o at o pel o qual o mat eri al encomendado e ent regue ao rgo pbli co no
l ocal previ ament e desi gnado, no i mpli cando em acei t ao. Transfer e apenas a
responsabi li dade pel a guarda e conser vao do mat eri al , do fornecedor ao rgo r ecebedor .
Ocor rer nos al moxari fados, sal vo quando o mesmo no possa ou no deva al i ser est ocado
ou r ecebi do, caso em que a ent r ega se far nos l ocai s desi gnados. Qual quer que sej a o l ocal
de r ecebi ment o, o r egi st ro de ent rada do mat eri al ser sempre no Al moxari fado.
3. 1. O r ecebi ment o, rot i nei rament e, nos rgos si st mi cos, decor r er de:
a. compra;
b. cesso;
c. doao;
d. permut a;
e. t ransf er nci a; ou
f. produo i nt erna.
3. 2. So consi derados document os hbei s para r ecebi ment o, em t ai s casos r ot i nei ros:
a. Not a Fi scal , fat ura e not a fi scal / fat ura;
b. Termo de cesso/ doao ou decl arao exarada no pr ocesso r el at i vo
permut a;
c. Gui a de r emessa de mat eri al ou not a de t ransfernci a; ou
d. Gui a de pr oduo.
3. 2. 1. Desses document os const aro, obri gat ori ament e: descri o do mat eri al ,
quant i dade, uni dade de medi da, pr eos ( uni t ri o e t ot al ) .
3. 3. Acei t ao a operao segundo a qual se decl ara, na document ao fi scal , que o
mat eri al recebi do sat i sfaz as especi fi caes cont rat adas.
3. 3. 1. O mat eri al recebi do fi car dependendo, para sua acei t ao, de:
a) conf er nci a; e, quando f or o caso;
b) exame qual it at i vo.
3. 4. O mat eri al que apenas depender de conf er nci a com os t ermos do pedi do e do
document o de ent r ega, ser r ecebi do e acei t o pel o encar regado do al moxari fado ou
por servi dor desi gnado para esse fi m.
3. 5. Se o mat eri al depender, t ambm, de exame quali t at i vo, o encarr egado do
al moxari fado, ou servi dor desi gnado, i ndi car est a condi o no document o de ent r ega
do f ornecedor e sol i ci t ar ao Depart ament o de Admi ni st rao ou a uni dade
equi val ent e esse exame, para a r espect i va acei t ao.
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3. 6. O exame quali t at i vo poder ser f ei t o por t cni co especi alizado ou por comi sso
especi al , da qual , em pri ncpi o, far part e o encar regado do al moxari fado.
3. 7. Quando o mat eri al no cor responder com exat i do ao que f oi pedi do, ou ai nda,
apresent ar fal t as ou defei t os, o encar r egado do r ecebi ment o provi denci ar j unt o ao
fornecedor a r egul ari zao da ent r ega para ef ei t o de acei t ao
DA ARMAZENAGEM
4. A ar mazenagem compr eende a guarda, l ocal i zao, segurana e pr eservao do mat eri al
adqui ri do, a fi m de supri r adequadament e as necessi dades operaci onai s das uni dades
i nt egrant es da est rut ura do rgo ou ent i dade.
4. 1. Os pri nci pai s cui dados na armazenagem, dent r e out r os so:
a) os mat eri ai s devem ser r esguardados cont ra o furt o ou roubo, e pr ot egi dos
cont ra a ao dos peri gos mecni cos e das ameaas cl i mt i cas, bem como de
ani mai s dani nhos;
b) os mat eri ai s est ocados a mai s t empo devem ser forneci dos em pri mei ro l ugar,
pri mei ro a ent rar, pri mei ro a sai r - PEPS, com a fi nali dade de evi t ar o
envel heci ment o do est oque;
c) os mat eri ai s devem ser est ocados de modo a possi bilit ar uma fci l i nspeo e
um rpi do i nvent ri o;
d) os mat eri ai s que possuem grande movi ment ao devem ser est ocados em
l ugar de fci l acesso e pr xi mo das r eas de expedi o e o mat eri al que
possui pequena movi ment ao deve ser est ocado na part e mai s afast ada das
reas de expedi o;
e) os mat eri ai s j amai s devem ser est ocados em cont at o di ret o com o pi so.
preci so ut ili zar cor ret ament e os acessri os de est ocagem para os prot eger;
f) a ar rumao dos mat eri ai s no deve prej udi car o acesso as part es de
emergnci a, aos ext i nt ores de i ncndi o ou a ci rcul ao de pessoal
especi ali zado para combat er a i ncndi o ( Corpo de Bombei ros) ;
g) os mat eri ai s da mesma cl asse devem ser concent rados em l ocai s adj acent es,
a fi m de facili t ar a movi ment ao e i nvent ri o;
h) os mat eri ai s pesados e/ ou vol umosos devem ser est ocados nas part es
i nferi ores das est ant es e port a- est rados, eli mi nando- se os ri scos de aci dent es
ou avari as e f aci lit ando a movi ment ao;
i ) os mat eri ai s devem ser conservados nas embal agens ori ginai s e soment e
abert os quando houver necessi dade de forneci ment o par cel ado, ou por
ocasi o da ut ili zao;
j ) a ar rumao dos mat eri ai s deve ser fei t a de modo a mant er vol t ada para o
l ado de acesso ao l ocal de armazenagem a face da embal agem ( ou et i quet a)
cont endo a marcao do i t em, permi t i ndo a fci l e rpi da l ei t ura de
i dent i fi cao e das demai s i nformaes r egi st radas;
k) quando o mat eri al t i ver que ser empi l hado, deve- se at ent ar para a segurana
e al t ura das pi lhas, de modo a no af et ar sua qual i dade pel o efei t o da presso
decor rent e, o arej ament o ( di st nci a de 70 cm apr oxi madament e do t et o e de
50 cm aproxi madament e das par edes)
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DA REQUISIO E DISTRIBUIO
5. As uni dades i nt egrant es das est rut uras organi zaci onai s dos rgos e ent i dades sero
supri das excl usi vament e pel o seu al moxari fado.
5. 1. Di st ri bui o o processo pel o qual se faz chegar o mat eri al em perfei t as condi es
ao usuri o.
5. 1. 1. So doi s os pr ocessos de f orneci ment o:
a) por Pr esso;
b) por Requi si o.
5. 1. 2. O f orneci ment o por Presso o pr ocesso de uso facul t at i vo, pel o qual se
ent rega mat eri al ao usuri o medi ant e t abel as de provi so pr evi ament e
est abel eci das pel o set or Compet ent e, e nas pocas fi xadas,
i ndependent ement e de qual quer sol i ci t ao post eri or do usuri o. Essas
t abel as so pr eparadas normal ment e, para:
a) mat eri al de li mpeza e conservao;
b) mat eri al de expedi ent e de uso r ot i nei ro;
c) gneros al i ment ci os.
5. 1. 3. O f orneci ment o por Requi si o o processo mai s comum, pel o qual se
ent rega o mat eri al ao usuri o medi ant e apresent ao de uma r equi si o
( pedi do de mat eri al ) de uso i nt erno no rgo ou ent i dade.
5. 2 As requi si es/ forneci ment os devero ser f ei t os de acordo com:
a) as t abel as de pr ovi so;
b) cat l ogo de mat eri al , em uso no rgo ou ent i dade.
5. 3 As quant i dades de mat eri ai s a ser em forneci dos devero ser cont rol adas, l evando-
se em cont a o consumo mdi o mensal dessas uni dades usuri as, nos 12 ( doze) l t i mos
meses.
5. 4 Nas r emessas de mat eri al para uni dades de out r as l ocal i dades, o set or r emet ent e,
quando ut ilizar t ransport e de t ercei ros, dever at ent ar para o segui nt e:
a) grau de fragi li dade ou pereci bili dade do mat eri al ;
b) mei o de t ransport e mai s apr opri ado;
c) val or do mat eri al , para fi ns de seguro pel a t ransport adora; e
d) nome e endereo det al hado do dest i nat ri o de for ma a faci l it ar o desembarao
da mercadori a ou a ent rega di ret a a esse dest i nat ri o.
5. 5. A gui a de r emessa de mat eri al ( ou not a de t ransf er nci a) , al m de out ros dados
i nformat i vos j ul gados necessri os, dever cont er:
a) descri o padroni zada do mat eri al ;
b) quant i dade;
c) uni dade de medi da;
d) preos ( uni t ri o e t ot al ) ;
e) nmero de vol umes;
f) peso;
g) acondi ci onament o e embal agem; e
h) grau de fragi li dade ou pereci bili dade do mat eri al .
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5. 6. O r emet ent e comuni car, pel a vi a mai s rpi da, a remessa de qual quer mat eri al , e
o dest i nat ri o, da mesma f orma, acusar o r ecebi ment o.
5. 7. Para at endi ment o das requi si es de mat eri al cuj o est oque j se t enha exauri do,
caber ao set or de cont r ol e de est oques encami nhar o respect i vo pedi do de compra ao
set or compet ent e para as devi das provi dnci as.
DA CARGA E DESCARGA
6. Par a fi ns dest a I . N. consi dera- se:
a. carga - a efet i va r esponsabi li dade pel a guarda e uso de mat eri al pel o seu
consi gnat ri o;
b. descarga - a t ransfer nci a dest a responsabi li dade.
6. 1. Toda movi ment ao de ent rada e sada de carga deve ser obj et o de r egi st ro, quer
t rat e de mat eri al de consumo nos al moxari fados, quer t rat e de equi pament o ou
mat eri al permanent e em uso pel o set or compet ent e. Em ambos os casos, a ocorr nci a
de t ai s r egi st ros est condi ci onada apresent ao de document os que os j ust i fi quem.
6. 2. O mat eri al ser consi derado em carga, no al moxari fado, com o seu r egi st ro, aps
o cumpri ment o das formal i dades de r ecebi ment o e acei t ao.
6. 3. Quando obt i do at ravs de doao, cesso ou permut a, o mat eri al ser i ncl udo
em carga, a vi st a do r espect i vo t ermo ou pr ocesso.
6. 4. A i ncl uso em carga do mat eri al produzi do pel o rgo si st mi co ser r eali zada
vi st a de pr ocesso r egul ar, com base na apropri ao de cust os f ei t a pel a uni dade
produt ora ou, na fal t a dest es, na val orao ef et uada por comi sso especi al , desi gnada
para est e fi m.
6. 4. 1. O val or do bem pr oduzi do pel o rgo si st mi co ser i gual a soma dos
cust os est i mados para mat ri a- pri ma, mo- de- obra, desgast e de equi pament os,
energi a consumi da na produo, et c.
6. 5. A descarga, que se efet i var com a t r ansf ernci a de responsabi li dade pel a guarda
do mat eri al :
a) dever, quando vi vel , ser pr ecedi da de exame do mesmo, real i zado, por
comi sso especi al;
b) ser, como regra geral , baseada em processo regul ar, onde const em t odos os
det al hes do mat eri al ( descri o, est ado de conservao, pr eo, dat a de
i ncl uso em carga, dest i no da mat ri a- pri ma event ual ment e aprovei t vel e
demai s i nformaes) ; e
c) decor rer, no caso de mat eri al de consumo, pel o at endi ment o as r equi si es
i nt ernas, e em qual quer caso, por cesso, venda, permut a, doao,
i nut ili zao, abandono ( para aquel es mat eri ai s sem nenhum val or econmi co)
e furt o ou r oubo.
6. 5. 1. Face ao r esul t ado do exame menci onado na al nea "a" dest e subi t em, o
di ri gent e do Depart ament o de Admi ni st rao ou da uni dade equi val ent e
aquil at ar da necessi dade de aut ori zar a descarga do mat eri al ou a sua
recuperao, que, ai nda, se houver i ndci o de i rregul ari dade na avari a ou
desapareci ment o desse mat eri al , mandar proceder a Si ndi cnci a e/ ou
I nquri t o para apur ao de r esponsabi li dades, ressal vado o que di spe o i t em
3. 1. 1. da I . N. . / DASP n . 142/ 83.
6. 6. Em pri ncpi o, no dever ser fei t a descarga i sol ada das peas ou part es de
mat eri al que, para ef ei t o de carga t enham si do regi st radas com a uni dade "j ogo",
"conj unt o". , "col eo", mas si m provi denci ada a sua recuper ao ou subst i t ui o por
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out ras com as mesmas caract erst i cas, de modo que fi que assegurada,
sat i sfat ori ament e, a r econst i t ui o da menci onada uni dade.
6. 6. 1. Na i mpossi bilidade dessa recuperao ou subst i t ui o, devera ser f ei t a, no
regi st ro do i nst rument o de cont rol e do mat eri al , a observao de que fi cou
i ncompl et o( a) o( a) "j ogo" , " conj unt o", "col eo" ; anot ando- se as fal t as e os
document os que as consi gnaram.
SANEAMENTO DE MATERIAL
7. Est a at i vi dade vi sa a ot i mi zao fsi ca dos mat eri ai s em est oque ou em uso decor r ent e da
si mpli fi cao de vari edades, r eut ili zao, r ecuperao e movi ment ao daquel es
consi derados oci osos ou recupervei s, bem como a al i enao dos ant i econmi cos e
i rrecupervei s.
7. 1. Os est oques devem ser obj et o de const ant es Revi ses e Anl i ses. Est as at i vi dades
so r esponsvei s pel a i dent i fi cao dos i t ens at i vos e i nat i vos.
7. 1. 1. Consi deram- se i t ens at i vos aquel es requi si t ados r egul arment e em um dado
perodo est i pul ado pel o rgo ou ent i dade.
7. 1. 2. Consi deram- se i t ens i nat i vos aquel es no movi ment ados em um cer t o
perodo est i pul ado pel o rgo ou ent i dade e compr ovadament e
desnecessri os para ut il izao nest es.
7. 2. O set or de cont r ol e de est oques, com base nos resul t a dos obt i dos em face da
Revi so e Anl i se ef et uadas pr omover o l evant ament o dos i t ens, r eali zando
pesqui sas j unt o as uni dades i nt egrant es da est rut ura do rgo ou ent i dade, com a
fi nali dade de const at ar se h ou no a necessi dade desses i t ens naquel es set or es.
7. 2. 1. Est as at i vi dades t ambm so r esponsvei s pel o r egi st ro si st emt i co de
t odas as i nformaes que envol vem um i t em de mat eri al . Est e r egi st ro dever
ser f ei t o de modo a permi t i r um fcil acesso aos dados pret endi dos, bem
como, dever cont er di sposi t i vos de "Al ert a" para si t uaes no desej adas.
7. 3. O cont r ol e dever sempr e sat i sfazer as segui nt es condi es:
a) fci l acesso as i nfor maes;
b) at ualizao num menor t empo possvel ent re a ocor rnci a do fat o e o r egi st ro.
7. 3. 1. Compet e ao set or de Cont r ol e de Est oques:
a) det ermi nar o mt odo e grau de cont rol es a ser em adot ados para cada
i t em;
b) mant er os i nst rument os de regi st r os de ent radas e sadas at uali zados;
c) promover consi st nci as peri di cas ent re os r egi st ros ef et uados no Set or
de Cont rol e de Est oques com os dos depsi t os ( fi chas de prat el ei ra) e a
conseqent e exi st nci a fsi ca do mat eri al na quant i dade regi st rada;
d) i dent i fi car o i nt erval o de aqui si o para cada i t em e a quant i dade de
ressupri ment o;
e) emi t i r os pedi dos de compra do mat eri al rot inei rament e adqui ri do e
est ocvel ;
f) mant er os i t ens de mat eri al est ocados em nvei s compat vei s com a
polt i ca t raada pel o rgo ou Ent i dade;
g) i dent i fi car e r ecomendaro Set or de Al moxari fado a ret i rada fsi ca dos
i t ens inat i vos devi do a obsol escnci a, dani fi cao ou a perda das
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caract erst i cas normai s de uso e comprovadament e i nservvei s, dos
depsi t os subordi nados a esse set or .
TIPOS DE CONTROLES
7. 4. General i zar o cont rol e seri a, al m de di spendi oso, as vezes i mpossvel quando a
quant i dade e di ver si dade so el evadas. Dest e modo, o cont r ol e deve ser fei t o de
manei ra di ferent e para cada i t em de acordo com o grau de i mport nci a, val or r el at i vo,
di fi cul dades no r essupri ment o.
7. 4. 1. Est es cont rol es podem ser:
a) regi st ro de pedi dos de forneci ment o( r equi si es) ;
b) acompanhament o peri di co;
c) acompanhament o a cada movi ment ao.
7. 4. 2. Em se t rat ando de i t ens que envol vam val or es el evados ou de i mport nci a
vi t al para a organi zao, a medi da que so r equi si t ados deve- se observar o
I nt erval o de Aqui si o para que no ocor ram fal t as e consequent ement e
rupt ura do est oque.
RENOVAO DE ESTOQUE
7. 5. O acompanhament o dos nvei s de est oque e as deci ses de quando e quant o
comprar devero ocorr er em funo da apl i cao das frmul as const ant es do subi t em
7. 7.
7. 6. Os fat ores de Ressupri ment o so defi ni dos:
a) Consumo Mdi o Mensal ( C) - mdi a ari t mt i ca do consumo nos l t i mos 12
meses;
b) Tempo de Aqui si o( T) - perodo decorri do ent re a emi sso do pedi do de compra
e o r ecebi ment o do mat eri al no Al moxari fado ( rel at i vo, sempr e, a uni dade ms) ;
c) I nt erval o de Aqui si o ( I ) - perodo compr eendi do ent re duas aqui si es normai s
e sucessi vas;
d) Est oque Mni mo ou de Segurana ( Em) - a menor quant i dade de mat eri al a ser
mant ida em est oque capaz de at ender a um consumo superi or ao est i mado para
um cert o perodo ou para at ender a demanda nor mal em caso de ent rega da
nova aqui si o. apli cvel t o soment e aos i t ens i ndi spensvei s aos servi os do
rgo ou ent i dade. Obt m- se mul t ipli cando o consumo mdi o mensal por uma
frao ( f) do t empo de aqui si o que deve, em pri nci pi o, vari ar de 0, 25 de T a
0, 50 de T;
e) Est oque Mxi mo ( EM) - a mai or quant i dade de mat eri al admi ssvel em est oque,
sufi ci ent e para o consumo em cert o perodo, devendo- se consi derar a rea de
armazenagem, di sponi bilidade fi nancei ra, i mobil izao de r ecursos, i nt erval o e
t empo de aqui si o, pereci ment o, obsol et i smo et c. . . Obt m- se somando ao
Est oque Mni mo o pr odut o do Consumo Mdi o Mensal pel o i nt erval o de
Aqui si o.
f) Pont o de Pedi do ( Pp) - Nvel de Est oque que, ao ser at i ngi do, det ermi na
i medi at a emi sso de um pedi do de compra, vi sando a recompl et ar o Est oque
Mxi mo. Obt m- se somando ao Est oque Mni mo o produt o do Consumo Mdi o
Mensal pel o Tempo de Aqui si o;
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g) Quant i dade a Ressupri r ( Q) - nmero de uni dades adqui ri r para recompor o
Est oque Mxi mo. Obt m- se mul t ipli cando o Consumo Mdi o Mensal pel o
I nt erval o de Aqui si o.
7. 7. As frmul as apli cvei s gernci a de Est oques so:
a) Consumo Mdi o Mensal C = Consumo Anual : 12
c) Est oque Mni mo Em = C x f
d) Est oque Mxi mo EM = Em + C x I
e) Pont o de Pedi do Pp = Em + C x T
f) Quant i dade a Ressupri r Q = C x I
7. 7. 1. Com a fi nalidade de demonst rar a apl i cao dessas f rmul as segue um
exempl o merament e el uci dat i vo, const ant e do Anexo I dest a I . N. e uma
demonst rao grfi ca const ant e do anexo I I .
7. 8. Os parmet r os de revi so poder o ser r edi mensi onados a vi st a dos r esul t ados do
cont r ol e e cor ri gi das as di st ores por vent ura exi st ent es nos est oques.
DA MOVIMENTAO E CONTROLE
7. 9. A movi ment ao de mat eri al ent re o al moxari fado e out ro depsi t o ou uni dade
requi si t ant e dever ser pr ecedi da sempre de r egi st ro no compet ent e i nst rument o de
cont r ol e ( fi cha de prat el ei ra, fi cha de est oque, li st agens pr ocessadas em comput ador)
a vi st a de gui a de t ransfer nci a, not a de r equi si o ou de out r os document os de
descarga.
7. 10. Ao Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e compet e ai nda:
super vi si onar e cont r ol ar a di st ri bui o raci onal do mat eri al requi si t ado, promovendo
os cort es necessri os nos pedi dos de f orneci ment o das uni dades usuri as, em funo
do consumo mdi o apurado em sri e hi st ri ca ant eri or que t enha servi do de suport e
para a proj eo de est oque vi gent e com fi nali dade de evi t ar, sempre que possvel , a
demanda r epri mi da e a conseqent e rupt ura de est oque.
7. 11. Nenhum equi pament o ou mat eri al permanent e poder ser di st ri budo uni dade
requi si t ant e sem a respect i va carga, que se efet i va com o compet ent e Termo de
Responsabili dade, assi nado pel o consi gnat ri o, ressal vados aquel es de pequeno val or
econmi co, que devero ser rel aci onados ( rel ao carga) , consoant e di spe a
I . N. / SEDAP N. 142/ 83.
7. 12. Cumpr e ao Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e no que
concerne ao mat eri al di st ri budo, cui dar da sua l ocal izao, recol hi ment o, manut eno
e redi st ri bui o, assi m como da emi sso dos compet ent es Termos de
Responsabili dade que devero cont er os el ement os necessri os per fei t a
caract eri zao do mesmo.
7. 13. Para ef ei t o de i dent i fi cao e i nvent ri o os equi pament os e mat eri ai s
permanent es r ecebero nmeros seqenci ai s de r egi st ro pat ri moni al .
7. 13. 1. O nmero de r egi st ro pat ri moni al dever ser apost o ao mat eri al , medi ant e
gravao, fi xao de pl aquet a ou et i quet a apropri ada.
7. 13. 2. Para o mat eri al bi bli ogrfi co, o nmero de r egi st ro pat ri moni al poder ser
apost o medi ant e cari mbo.
7. 13. 3. Em caso de r edi st ri bui o de equi pament o ou mat eri al permanent e, o
t ermo de r esponsabi li dade dever ser ut ili zado fazendo- se del e const ar a nova
l ocalizao, e seu est ado de conser vao a assi nat ura do novo consi gnat ri o.
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7. 13. 4. Nenhum equi pament o ou mat eri al permanent e poder ser movi ment ado,
ai nda que sob a responsabi li dade do mesmo consi gnat ri o, sem pr vi a ci nci a
da Seo de Pat ri mni o da uni dade.
7. 13. 5. Todo equi pament o ou mat eri al permanent e soment e poder ser
movi ment ado de uma uni dade organi zaci onal para out ra at ravs do
Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e.
7. 13. 6. Compet e ao Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e
promover pr evi ament e o l evant ament o dos equi pament os e mat eri ai s
permanent es em uso j unt o aos seus consi gnat ri os, com a fi nalidade de
const at ar os aspect os quant i t at i vos e quali t at i vos desses.
7. 13. 7. O consi gnat ri o, i ndependent ement e de l evant ament o dever comuni car
Seo de Pat ri mni o, qual quer i rregul ari dade de funci onament o ou
dani fi cao nos mat eri ai s sob sua responsabi li dade.
7. 13. 8. O Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e pr ovi denci ar a
recuperao do mat eri al dani fi cado sempre que veri fi car a sua vi abili dade
econmi ca e oport uni dade.
DOS INVENTRIOS FSICOS
8. I nvent ri o fsi co o i nst rument o de cont r ol e para a veri fi cao dos sal dos de est oques
nos al moxari fados e depsi t os, e dos equi pament os e mat eri ai s permanent es, em uso no
rgo ou ent i dade, que i r permi t i r, dent r e out ros:
a. o aj ust e dos dados escri t urai s de sal dos e movi ment aes dos est oques com sal do
fsi co r eal das i nst al aes de armazenagem;
b. a anli se do desempenho das at i vi dades do encarr egado do Al moxari fado at ravs
dos resul t ados obt i dos no l evant ament o fsi co;
c. o l evant ament o da si t uao dos mat eri ai s est ocados no t ocant e ao saneament o dos
est oques;
d. o l evant ament o da si t uao dos equi pament os e mat eri ai s permanent es em uso e
das suas necessi dades de manut eno e reparos;
e. a const at ao de que o bem mvel no necessri o naquel a uni dade.
8. 1. Os t i pos de i nvent ri os Fsi cos so:
a. anual - dest i nado a compr ovar a quant i dade e o val or dos bens pat ri moni ai s
do acer vo de cada uni dade gest or a, exi st ent e em 31 de dezembr o de cada
exer cci o - const i t udo do i nvent ri o ant eri or e das vari aes pat ri moni ai s
ocor ri das durant e o exer cci o;
b. inicial r eal izado quando da cri ao de uma uni dade gest ora, para i dent i ficao
e regi st ro dos bens sob sua r esponsabi lidade;
c. de transferncia de responsabilidade - r eal i zado quando da mudana do
di ri gent e de uma uni dade gest ora;
d. de extino ou transformao - r eal i zado quando da ext i no ou
t ransformao da uni dade gest ora;
e. eventual - r eali zado em qual quer poca, por i ni ci at i va do di ri gent e da unidade
gest ora ou por i ni ci at i va do rgo fi scali zador.
8. 1. 1. Nos i nvent ri os dest i nados a at ender s exi gnci as do rgo fi scal izador
( SI STEMA DE CONTROLE I NTERNO) , os bens mvei s ( mat eri al de consumo,
equi pament o, mat eri al permanent e e semovent es) sero agrupados segundo
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as cat egori as pat ri moni ai s const ant es do pl ano de Cont as ni co ( I . N. / STN N.
23/ 86) .
8. 2. No i nvent ri o analt ico, para perf ei t a caract eri zao do mat eri al , fi gurao:
a. descri o padroni zada;
b. nmero de r egi st ro;
c. val or ( pr eo de aqui si o, cust o de pr oduo, val or arbi t rado ou pr eo de
avali ao) ;
d. est ado ( bom, oci oso, r ecupervel , ant i econmi co ou i rr ecupervel ) ;
e. out ros el ement os j ul gados necessri os.
8. 2. 1. O mat eri al de pequeno val or econmi co que t i ver seu cust o de cont r ol e
evi dent ement e superi or ao ri sco da perda poder ser cont r ol ado at ravs do
si mpl es r el aci onament o de mat eri al ( rel ao - carga, de acordo com o
est abel eci do no i t em 3 da I . N. / DASP N. 142/ 83.
8. 2. 2. O bem mvel cuj o val or de aqui si o ou cust o de produo f or
desconheci do ser avali ado t omando como refernci a o val or de out r o,
semel hant e ou sucedneo, no mesmo est ado de conservao e a preo de
mer cado.
8. 3. Sem pr ej uzo de out ras normas de cont r ol e dos si st emas compet ent es, o
Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e poder ut i lizar como
i nst rument o ger enci al o I nvent ri o Rot at i vo, que consi st e no l evant ament o r ot at i vo,
cont nuo e sel et i vo dos mat eri ai s exi st ent es em est oque ou daquel es permanent es
di st ri budos para uso, fei t o de acordo com uma pr ogramao de f orma a que t odos os
i t ens sej am recenseados ao l ongo do exer cci o.
8. 3. 1. Poder t ambm ser ut i lizado o I nvent ri o por Amost ragens para um acer vo
de grande port e. Est a modal i dade alt ernat i va consi st e no l evant ament o em
bases mensai s de amost ras de i t ens de mat eri al de um det ermi nado grupo ou
cl asse, e i nferi r os r esul t ados para os demai s i t ens do mesmo grupo de
cl asse.
8. 4. Os i nvent ri os fsi cos de cunho ger enci al , no mbi t o no SI SG devero ser
ef et uados por comi sso desi gnada pel o Di ret or do Depart ament o de Admi ni st rao ou
uni dade equi val ent e, ressal vados aquel es de prest ao de cont as, que devero se
subordi nar s normas do Si st ema de Cont r ol e I nt erno.
DA CONSERVAO E RECUPERAO
9. obri gao de t odos a quem t enha si do confi ado mat eri al para guarda ou uso, zel ar pel a
sua boa conservao e di li genci ar no sent i do da r ecuperao daquel e que se avari ar.
9. 1. Com o obj et i vo de mi ni mi zar os cust os com a r eposi o de bens mvei s do acer vo,
compet e ao Depart ament o de Admi ni st rao, ou uni dade equi val ent e organi zar,
pl anej ar, e operaci onar um pl ano i nt egrado de manut eno e r ecuperao para t odos
equi pament os e mat eri ais permanent es em uso no rgo ou ent i dade, obj et i vando o
mel hor desempenho possvel e uma mel hor l ongevi dade desses.
9. 2. A manut eno peri di ca deve obedecer s exi gnci as dos manuai s t cni cos de cada
equi pament o ou mat eri al permanent e, de forma mai s raci onal e econmi ca possvel
para o rgo ou ent i dade.
9. 3. A recuperao soment e ser consi der ada vi vel se a despesa envol vida com o bem
mvel orar no mxi mo a 50% ( ci nqent a por cent o) do seu val or est i mado no
mer cado; se consi derado ant i econmi co ou i rr ecupervel , o mat eri al ser ali enado, de
conf ormi dade com o di spost o na l egi sl ao vi gent e.
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DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAO
10. Todo servi dor pbli co poder ser chamado r esponsabi lidade pel o desapar eci ment o do
mat eri al que lhe for confi ado, para guarda ou uso, bem como pel o dano que, dol osa ou
cul posament e, causar a qual quer mat eri al , est ej a ou no sob sua guarda.
10. 1. dever do servi dor comuni car, i medi at ament e, a quem de di rei t o, qual quer
i rregul ari dade ocorri da com o mat eri al ent regue aos seus cui dados.
10. 2. O document o bsi co para ensej ar exame do mat eri al e/ ou averi guao de causas
da i rregul ari dade havi da com o mesmo, ser a comuni cao do responsvel pel o bem,
de manei ra ci rcunst anci ada, por escri t o, sem prej uzo de part i ci paes verbai s, que,
i nformal ment e, ant eci pam a ci nci a, pel o admini st rador , dos fat os ocorri dos.
10. 2. 1. Recebi da a comuni cao, o di ri gent e do Depart ament o de Admi ni st rao
ou uni dade equi val ent e, aps a aval i ao da ocor r nci a poder:
a. concl ui r que a perda das caract erst i cas ou avari a do mat eri al ocor r eu do
uso normal ou de out r os fat or es que i ndependem da ao do
consi gnat ri o;
b. i dent i fi car, desde l ogo, o( s) responsvel ( ei s) pel o dano causado ao
mat eri al , suj ei t ando- ( s) s provi dnci as const ant es do subi t em 10. 3. ;
c. desi gnar comi sso especi al para apurao da i rregul ari dade, cuj o r el at ri o
dever abordar os segui nt es t pi cos, ori ent ando, assi m, o j ul gament o
quando r esponsabi lidade do( s) envol vi do( s) no event o:
a ocorr nci a e suas ci rcunst nci as;
est ado em que se encont ra o mat eri al ;
val or do mat eri al , de aqui si o, arbi t rado e val or de aval i ao;
possi bili dade de r ecuperao do mat eri al e em uso negat i vo, se h
mat ri a- pri ma a aprovei t ar;
sugest o sobr e o dest i no a ser dado ao mat eri al ; e,
grau de r esponsabili dade da( s) pessoa( s) envol vi da( s) .
10. 3. Caract eri za a exi st nci a de r esponsvel ( ei s) pel a avari a ou desapar eci ment o do
mat eri al ( alneas b e c do subi t em 10. 2. 1) , fi car( o) esse( s) responsvel ( ei s)
suj ei t o( s) , conforme o caso e al m de out ras penas que forem j ul gadas cabvei s, a:
a. arcar com as despesas de r ecuperao do mat eri al ;
b. subst i t ui r o mat eri al por out ro com as mesmas caract erst i cas;
c. i ndeni zar, em di nhei ro, esse mat eri al , a preo de mer cado, val or que dever
ser apurado em processo regul ar at ravs de comi sso especi al desi gnada pel o
di ri gent e do Depart ament o de Admi ni st rao ou da uni dade equi val ent e.
10. 3. 1. Da mesma forma, quando se t r at ar de mat eri al cuj a uni dade sej a "j ogo" ,
"conj unt o", "col eo", suas peas ou part es dani fi cadas devero ser
recuperadas ou subst i t udas por out ras com as mesmas caract erst i cas, ou na
i mpossi bili dade dessa r ecuperao ou subst i t ui o, i ndeni zadas, em di nhei ro,
de acordo com o di spost o no subi t em 10. 3. ( alnea C) .
10. 4. Quando se t rat ar de mat eri al de procednci a est rangei ra, a i ndenizao ser f ei t a
com base no val or de r eposi o ( consi derando- se a conver so ao cmbi o vi gent e na
dat a da i ndeni zao) .
10. 5. Quando no for( em) , de pr ont o, i dent i fi cado( s) responsvel ( ei s) pel o
desapareci ment o ou dano do mat eri al , o det ent or da carga sol i ci t ar ao chefe i medi at o
provi dnci as para abert ura de si ndi cnci a, por comi sso i ncumbi da de apurar a
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responsabi li dade pel o fat o e comuni cao ao rgo de Cont r ol e I nt erno, vi sando
assegurar o r espect i vo ressarci ment o Fazenda Pbl i ca ( art . 84, do Decret o Lei n.
200/ 67) .
10. 6. No dever ser obj et o de si ndi cnci a, nos casos de ext ravi o, et c. , o mat eri al de
pequeno val or econmi co, nos t ermos do subi t em 3. 1. 1. da I . N. / DASP N. 142/ 83.
10. 7. Todo ser vi dor ao ser desvi ncul ado do cargo, funo ou empr ego, dever passar a
responsabi li dade do mat eri al sob sua guarda a out r em, sal vo em casos de f ora mai or ,
quando:
a. i mpossi bili dade de fazer, pessoal ment e, a passagem de r esponsabi li dade do
mat eri al , poder o servi dor del egar a t ercei ros essa i ncumbnci a; ou
b. no t endo esse procedi do na f orma da al nea ant eri or, poder ser desi gnado
servi dor do rgo, ou i nst i t uda comi sso especi al pel o di ri gent e do
Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e, nos casos de cargas
mai s vult osas, para conf ernci a e passagem do mat eri al .
10. 7. 1. Caber ao rgo cuj o ser vi dor est i ver dei xando o cargo, funo ou
empr ego, t omar as provi dnci as prel i minares par a a passagem de
responsabi li dade, i ndi cando, inclusi ve, o nome de seu subst i t ut o ao set or de
cont r ol e do mat eri al permanent e.
10. 7. 2. A passagem de r esponsabi li dade dever ser fei t a, obri gat ori ament e,
vi st a da veri fi cao fsi ca de cada mat eri al permanent e e l avrat ura de novo
Termo de Responsabi li dade.
10. 8. Na hi pt ese de ocorr er qual quer pendnci a ou i rr egul ari dade, caber ao di ri gent e
do Depart ament o de Admi ni st rao ou da uni dade equi val ent e adot ar as pr ovi dnci as
cabvei s necessri as apurao e i mput ao de r esponsabi li dade.
DA CESSO E ALIENAO
11. A cesso consi st e na movi ment ao de mat eri al do acervo, com t ransf er nci a de posse,
grat ui t a, com t r oca de responsabi lidade, de um rgo para out r o, dent r o do mbi t o da
Admi ni st rao Federal Di ret a.
11. 1. A al i enao consi st e na operao que t ransfer e o di rei t o de propri edade do
mat eri al medi ant e, venda, permut a ou doao.
11. 2. Compet e ao Depart ament o de Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e, sem
prej uzo de out ras ori ent aes que possam advi r do rgo cent ral do Si st ema de
Ser vi os Gerai s - SI ASG:
11. 2. 1. Col ocar di sposi o, para cesso, o mat eri al i dent i fi cado como i nat i vo nos
al moxari fados e os out ros bens mvei s di st ri budos, consi derados oci osos.
11. 2. 2. Pr ovi denci ar a ali enao do mat eri al consi derado ant i econmi co e
i rrecupervel .
DISPOSIES FINAIS
12. Nenhum mat eri al dever ser l iberado aos usuri os, ant es de cumpri das as f ormal i dades
de r ecebi ment o, acei t ao e r egi st ro no compet ent e i nst rument o de cont r ol e ( fi cha de
prat el ei ra, fi cha de est oque, li st agens) .
13. O Depart ament o de Admi ni st rao ou a uni dade equi val ent e dever acompanhar a
movi ment ao de mat eri al ocorri da no mbi t o do rgo ou ent i dade, r egi st rando os
el ement os i ndi spensvei s ao r espect i vo cont rol e fsi co peri di co com a fi nali dade de
const at ar as r eai s necessi dades dos usuri os e evi t ar os event uai s desperdci os.
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14. As comi sses especi ai s de que t rat a est a I . N. devero ser const i t udas de, no mni mo,
t rs ser vi dores do rgo ou ent i dade, e sero i nst i t udas pel o Di ret or do Depart ament o de
Admi ni st rao ou uni dade equi val ent e e, no caso de i mpedi ment o desse, pel a Aut ori dade
Admi ni st rat i va a que el e est i ver subordi nado.
15. As di sposi es dest a I . N. apl i cam- se, no que couber, aos Semovent es.
16. Fi ca revogada a I . N. / SEDAP N. 184 de 08 de set embro de 1986 ( D O U de 10/ 09/ 86) ,
bem como as demai s di sposi es em cont rri o.
17. Est a I nst ruo ent rar em vi gor na dat a de sua publi cao.
ALUZO ALVES
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ANEXO I
DA INSTRUO NORMATIVA N. 205, DE 08/04/88
PREVISO DE ESTOCAGEM
( exemplo merament e elucidat ivo)
I t em: Fit a corrigvel para mquina de escrever mod. I BM 82.
Supondo- se conhecidos:
a. Consumo:
ANO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL
1980 260 270 250 286 264 230 320 210 250 246 264 270 3.120
b. Tempo de Aquisio ( T) : 2 ( dois) meses
c. I nt ervalo de Aquisio ( I ) : 6 meses ( aquisio semest rais)
d. Est oque mnimo ( Em) : fixado para o at endiment o de requisies durant e 0,25 do t empo de
aquisio ( T)
CALCULAR:
I CONSUMO MDI O MENSAL C = ( CONSUMO ANUAL : 12)
C = ( 3 X 120 ) : 12
C = 260 fit as
I I ESTOQUE M NI MO Em = C x f
Em = 260 x ( 0,25 x 2)
Em = 260 x 0,50
Em = 130 fit as
I I I ESTOQUE MXI MO EM = Em + C x I
EM = 130 + ( 260 x 6)
EM = 130 + 1.560
EM = 1.690 fit as
I V PONTO DE PEDI DO Pp = Em + C x T
Pp = 130 + ( 260 x 2)
Pp = 130 + 520
Pp = 650 fit as
V QUANTI DADE A RESSUPRI R Q = C x I
Q = 260 x 6
Q = 1.560 fit as