Gerenciamento

Eletrônico de Documentos

Patrícia Henning
profunirio@yahoo.com.br
 E-business

 A Internet leva as empresas a

adotarem o modelo “e” em seus
negócios.
 O e-business é a estrada natural
para ser percorrida pelos
documentos digitais.
 Todas as empresas nos dias de
hoje têm claramente definida que a
direção do seu sucesso é através do
estabelecimento de estratégicas de
e-business.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 Tecnologias que suportam o GED

 KM - Knowledge Manegement
 Gerencimento do Conhecimento é o processo de obter, gerenciar e
compartilhar a experiência e especialização dos funcionários, com o
objetivo de se ter acesso à melhor informação no tempo certo,
utilizando-se de tecnologias de forma corporativa.

 B2B = Business to business

 B2C = Business to Consumer
 B2E = Business to Employees
 ASP - Aplication Service Provider
 Portal que é a entrada eletrônica da empresa para o mundo
será melhor ainda se suportado por tecnologias GED.
 Fase 1: Cria-se a Homepage da empresa, disponibilizando o seu
catálogo, informações de quem eu sou, endereço, como funciono.
 Fase 2: disponibiliza a compra dos produtos da empresa pela Internet
 Fase 3: disponibiliza todas as informações (documentação) da
empresa, através do seu sistema de Informação, pela Internet, para
que seus funcionários possam acessá-la.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 GED - Definição

 É uma técnica, um sistema, uma metodologia para o tratamento e o

processamento automatizados de documentos em papel e/ou suas cópias em
microfilmes. As informações contidas nos documentos podem ser inúmeras,
texto e/ou elementos gráficos; podem ser manuscritas, datilografadas ou
geradas por computador.

 O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos é composto de

configuração de equipamentos, software e, normalmente, de recursos de
telecomunicações baseada em computador e automatizada que armazena e
gerencia imagens (e seus índices) que podem ser lidas por máquinas e
processadas por computador para sua recuperação.

Don M. Avedon

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 Histórico

 O GED teve sua origem no papel, passou por sistemas micrográficos, mais
tarde para sistemas GED, chegando hoje aos sistemas de e-Business.

 A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a

digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais
dos documentos. Hoje essa tecnologia é conhecida como “Document
Imaging” ou “Gerenciamento de Imagens de Documentos”.

 Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos

microfilmados, justamente para converter os documentos gerenciados pela
tecnologia anterior.

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 GED - Vantagens

 É a capacidade de capturar, recuperar e transmitir documentos

contendo todos os tipos de informação, como:

 Manuscritas
 Criadas por computador
 Diagramas fotografias
 Desenhos de engenharia
 Impressões digitais

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 O Universo da informação

 Lida com três formatos:

 Analógico: lidas por seres humanos, incluem informações em

papel ou microfilme

 ASCII: são representações binárias, digitalmente codificadas para

computadores, como os textos digitados no Word

 Bit-map/raster: são representações digitais binárias, que resultam

em imagens

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 Digitação x Digitalização

 É importante diferenciar um documento proveniente da

digitalização; aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm
da digitação, que gera um documento textual.

 Os documentos no formato imagem são, em média, dez vezes

maiores que os textuais, e não podem ser processados por
sistemas típicos de processamento de dados.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

  Para que uma imagem seja processada, seja por um
processador de textos ou por um sistema de processamento de
dados, ela deve passar por um processo de reconhecimento de
caracteres.
 Tal processo transforma uma imagem de um texto num arquivo
de dados realmente textual, que pode ser editado por um
processador de textos.
 Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres
padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a
tecnologia:OCR, Optical Character Recognition, e quando é
preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR,
Intelligent Character Recognition.

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 OCR e ICR
OCR
Optical Character
Recognition
Reconhecimento de fontes
Padronizadas

ICR
Intelligent Character
Recognition
Reconhecimento de fontes
não
padronizadas

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  Trata-se do reconhecimento óptico de caracteres (OCR = Optical
Character Recognition). A partir de um documento digitalizado (imagem)
é aplicado um processo de reconhecimento óptico, baseado em sistemas
de leitura digital.

 Basicamente, o software lê o que está escrito na imagem do documento, e

transforma os caracteres imagem em caracteres textuais de computador.

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Disco Óptico – Periférico de Arquivamento

 O disco óptico é uma evolução do

videodisco, que foi introduzido no
mercado para filmes pré-gravados.

 Depois veio o disco compacto de

áudio, o famoso CD, para músicas.

 Hoje, o disco óptico é muito utilizado

para armazenar informações e
documentos.

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 Tipos de Discos Ópticos

 CD-ROM: (Compacto Disc-Read

Only Memory)
 O mesmo dos CD´s musicais. É
gravado apenas num dos lados e
as informações são contidas numa
única trilha. As informações não
podem ser alteradas após serem
gravadas.
 WORM: (Write - Once, Read –
Many)
 Os discos vem em um cartucho de
plástico. Pode ser gravado dos
dois lados. Após gravados as
informações não podem ser
alteradas nem removidas.
 Discos ópticos Regraváveis
 Os discos vem em um cartucho de
plástico. Podem ser gravados dos
dois lados. Podem ser gravados e
alterados várias vezes.

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 Monitores - Periférico de Exibição

 O ideal é o monitor de 19
polegadas que permite
visualizar a imagem do
tamanho próximo a realidade
no papel. Com isso ganha-se
30% em produtividade.

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 Processo de Digitalização
 É preciso desenvolver um plano
estratégico para lidar com os arquivos
antigos ao implementar um novo sistema
de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos.

 Existem ao menos três abordagens para

os arquivos antigos: não convertê-los,
convertê-los por completo ou fazer a
digitalização segundo a necessidade.  Documentos de alta freqüência de acesso tem
que ser digitalizado independente de ser
estratégico, tático ou operacional.
 Documentos de média e baixa freqüência de
acesso recomenda-se sejam mantidos no
formato analógico a não ser que sejam do tipo
estratégicos
 Documentos estratégicos tem que ser
digitalizados independentemente de serem de
baixa, alta ou média freqüência de acesso.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 Tarefas de conversão

 São sete as tarefas principais a serem realizadas durante a

conversão de arquivos antigos:

 Preparação do documento
 Digitalização
 Limpeza da Imagem
 Edição da Imagem
 Controle de qualidade
 Indexação
 Liberação

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 Preparação do Documento
 A preparação dos documentos abrange as etapas necessárias para
“aprontar os documentos para o scanner”. Essa é uma tarefa bastante
trabalhosa e que jamais pode ser abandonada, mesmo com os mais
modernos sistemas automatizados.

 A eliminação envolve a remoção e destruição de duplicatas, materiais

sem importância e materiais mais antigos do que seu padrão para
retenção. Ela deve ser realizada com muito cuidado e por pessoas
capacitadas, para que se evite a destruição de coisas que , mais tarde,
podem ser itens importantes e valiosos.
 A preparação é composta pela:
 Seleção
 Deslocamento
 Etiquetagem de controle
 Separação
 Reparo de rasgos,sujeiras

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 Preparação do Documento

 A preparação dos documentos é importante para a remoção de grampos, clipes e

outros prendedores de papel que podem causar sérios e dispendiosos danos.

 As folhas maiores do que a largura do scanner de rotação devem ser separadas e

manuseadas com atenção especial.

 A maioria dos scanner reconhece apenas preto e branco, portanto, como parte da
preparação, você teria de identificar por escrito o que está em cor, antes da
digitalização.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

 Digitalização e Escaners
 É o processo de conversão do papel ou microfilme para imagem
 Os documentos podem ser classificados por tamanho, por lotes a fim de
minimizar os ajustes de scanner. Existem três tipos de scanner de
documentos:

 Escaners vetorias, utilizados em sistemas CAD (computer-aided design) ou

projeto assistido por computador, para criação de desenhos de engenharia;

 Scanners de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), que convertem

todos os números e letras do texto num código ASCII para processamento de
dados e textos;

 Scanners raster (digitalizadores), que convertem a imagem num bitmap,

processo conhecido como bitmapping

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 Melhoramento

 Limpeza
 Retirada de sujeiras (despeckle)
 Desentortar imagens (deskew)
 Alinhamento dos bits
 Recorte de imagens com deteção de margens
 Rotação
 Edição
 Edição Raster para recuperar informações que no original são
visíveis, mas que se perderam na imagem

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 Indexação e Capacidade de acesso

Para recuperação de documento é necessário ter um índice preciso.

Quanto melhor indexado o documento mais fácil será sua recuperação.
Os campos utilizados para a indexação podem ser os seguintes:

 Título do documento
 Tipo de documento (carta, memorando, voucher)
 Organização autora/ de origem
 Organização destinatária/ alvo
 Número do documento
 Data de geração do documento
 Data de recebimento do documento
 Código de classificação no arquivo
 Período de retenção
 Data de destruição e nome da pessoa que a autorizou
 Palavras-chave
 Relação do documento com outros documentos ou grupos de documentos

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 Padronização

 Sem padrões, forma-se o caos.

 A padronização é o processo de formulação e aplicação de diretrizes para uma
abordagem ordenada ao uso eficiente de materiais, componentes e métodos para o
benefício e com a cooperação de todas as pessoas envolvidas.

 A necessidade de Padrões:
 Troca de imagens entre sistemas diferentes
 Compra de componentes de uma variedade de desenvolvedores e sua integração num
sistema completo
 Liberdade de escolha para os compradores
 Licitações competitivas para atualização de sistemas e compra de componentes adicionais
 Maior entendimento entre vendedor e comprador

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Backup das Informações

 Os procedimentos de backup são projetados para criar cópias de segurança

das imagens de documentos digitalizados e de seus registros de índice
associados.

 Quando planejados cuidadosamente e implantados apropriadamente, esses

procedimentos permitem a recuperação de informações perdidas e a
restauração das operações do sistema em caso de algum advento.

 Dependendo de seu sistema, você pode ser capaz de fazer o backup das
imagens gravando-as simultaneamente em dois discos ópticos.

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

  Os registros de índices podem ter seu backup feito em fitas
magnéticas, discos magnéticos removíveis, como disquetes ou
cartuchos de discos rígido, ou discos ópticos.
 Certifique-se de levar em conta as questões de etiquetagem, cuidado
e manuseio e condições de armazenamento ao armazenar registros
em discos ópticos.
 Siga as recomendações do fabricante quanto ao cuidado e manuseio
da unidade e mídia de discos ópticos.

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 GED é formado pelas seguintes tecnologias

 Document Imaging (DI)

 Document Management (DM)
 COLD/ERM
 Forms Processing
 Workflow

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 Digitalização de Documentos
DM - Document | DI - Document
Management | Imaging
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Mundo Analógico |
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Criação Revisão | Processamento Arquivo
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_______________________________________
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Mundo Digital |
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DI - Document Imaging

 Gerenciamento da Imagem dos Documentos. O grande número de

documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para
agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de
documentos.

 O DI utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar

documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação,
armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens dos
documentos.

 É importante diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI

consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses
equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou
microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não
existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há
codificação de cada letra do texto por um teclado.

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 DM - Document Management

 Gerenciamento de Documentos Digitais. Todos os documentos criados

eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com
grande quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico aos
documentos, garantindo maior segurança e atribuindo localizadores lógicos,
como a indexação.

 O foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas
pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento.

 As grandes aplicações são na área de normas técnicas, manuais e desenhos

de engenharia. E, nos últimos anos, com a automação dos escritórios, o DM é
perfeitamente viável para todos os documentos da empresa.

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 Tecnologia COLD/ERM

 COLD - Computer Output to Laser Disk surgiu com o nome de COLD e nos últimos anos
mudou para ERM embora tenham o mesmo significado.
 Ela surgiu para substituir a tecnologia COM – Computer to Output to Microfilm. O clássico
exemplo se aplicação é nos extratos de conta corrente. Um banco não consegue
armazenar o extrato dos seus clientes para o resto da vida em seus computadores, por
isso utilizam da tecnologia COLD ou ERM para armazenagem.
 No passado geravam fitas em microfichas. Hoje os bancos armazenam suas
informações em mídia digital, em discos óticos ou discos magnéticos, por isso que são
chamados de tecnologia ERM – Enterprase Report Management
 Obs: COLD não é imagem e sim dados, por isso ocupa menos espaço no disco. Por isso
pode ser consultado via Internet, através de processamento de dados, fax e pode ser lido
na tela e fácil de ser impresso.
 Os fornecedores que vendem DM e DI, também vendem COLD.

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 Forms Processing

 O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento de caracteres

(OCR/ICR) viabilizaram as aplicações de processamento de formulários,
(Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a
retirada das informações dos formulários, utilizam-se sistemas digitais.
 O Form Processing foi muito utilizado pelo Censo de 2000 com ICR.
Estamos falando de 300 milhões de documentos que foram
digitalizados com scanners de alta velocidade, que custaram numa
faixa de 50 mil dólares.
 As pessoas preenchiam os formulários que foram digitalizados,
identifica-se cada página do formulário, remove-se o fundo do
formulário, reconhece cada campo através das redes neurais de
aprendizado de caracteres, e os disponibilizam em campos de banco
de dados para a consistência dos dados. Existem as tabelas de
consistência de dados que permitem as correções dos erros. Os erros
são levantados, consistidos e corrigidos. Com isso têm-se dados com
99.9 % de acertos.
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 Workflow
 Fluxo de Trabalho
 É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa
qualquer processo de negócio das empresas. Garante o
acompanhamento constante de todas as atividades e um
aumento de produtividade com objetividade e segurança.

 O Workflow também atua como um integrador dos mais

diversos sistemas e tecnologias: ERP, Enterprise
Resource Planning, SCM, Supply Chain Management,
CRM, Customer Relationship Management, eBusiness e
outras.

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 Workflow

 A maioria das empresas de hoje está passando por uma reformulação de processos
de negócios, também chamada de reengenharia de processos de negócios. As
técnicas de workflow desempenham um papel fundamental.

 O termo workflow refere-se ao modo como os documentos são processados.

 Em um sistema de GED os documentos não são simplesmente armazenados e

recuperados, mas sim utilizados na condução de transações de negócios. O
trabalho é processado rapidamente num LAN (rede local), em que todos podem
compartilhar documentos e arquivos.

 O workflow redefine o fluxo de documentos e das tarefas para a melhoria geral da

qualidade e produtividade em todo os níveis de uma organização. Na verdade,
várias pessoas podem trabalhar com um mesmo documentos ou arquivo ao mesmo
tempo.

 O software de workflow permite que os usuários elaborem programas (scripts) que

detalham para onde cada documento deve seguir numa organização.

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 Assinatura Digital

 Existem legislações a nível

internacional muito utilizadas nos
Estados Unidos que aceita a assinatura
digital. Isso quer dizer que as coisas
nesse sentido estão evoluindo e que
um dia a necessidade de assinar no
papel vai acabar.
 Existe no Brasil o decreto no. 3587 de
05/09/2000 que permite a nível Federal
a tramitação de documentos com
assinatura eletrônica, que já está em
prática a nível de Governo Federal. Em
29 de julho de 2001 a medida
provisória já nos permite usar esse
processo em empresas particulares.
Estamos caminhando para o fim da
necessidade de impressão para validar
a assinatura. Com isso surge a
preocupação de lidar com o documento
totalmente eletrônico.

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 Outras publicações

 Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – Conceitos, tecnologia e Considerações Gerais. Walter

Koch

 Telecomunicações no Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Don Avedon

 Workflow – A tecnologia que vai revolucionar processos. Tadeu Cruz

 Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR/OCR): Imagem de Documentos. Emerson Rios

 Aspectos Legais da Documentação em Meios Micrográficos, Magnéticos e Ópticos. Ademar Stringher.

 Workflow em Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Imagens. Marc D´Alleyrand

 COLD – Computer Output to Laser Disc (Saída de Dados de Computador Para Discos Ópticos. Mason
Grigsby

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