COMO ORGANIZAR EVENTOS DE NEGCIOS Organizar um evento de negcios algo delicado e muito mais simples do que possa parecer,

, no entanto, requer critrios bsicos a serem estudados e anotados para que possam ser colocados em prtica, garantindo o sucesso, o bem-estar e a satisfao tanto de quem organiza, quanto de quem convidado. At mesmo para organizar uma simples reunio de negcios preciso cuidados especiais para que ela seja bem sucedida, do comeo ao final. A pedido da leitora Siumara de Ftima Loureiro Pires, a coluna dessa semana tem o intuito de ajudar na organizao de eventos.

DICAS IMPORTANTES PARA QUEM ORGANIZA UM EVENTO PROFISSIONAL

O planejamento de um evento fundamental. Tudo aquilo que anotado, pesquisado, analisado e seguido com critrios tem quase 100% de chance de acertos e uma pequena margem de erros e imprevistos. Toda recepo, conveno, seminrio, encontro, reunio ou palestra deve ser planejada para ser bem sucedida como se fosse a apresentao de um verdadeiro espetculo. O planejamento envolve:

- as pessoas que voc pretende reunir - as comidas e bebidas que pretende oferecer - o ambiente onde ir receb-las

Para recepcionar, pense nos itens abaixo:

OBJETIVO: Qual o objetivo da reunio, recepo, encontro ou festa?

CONVIDADOS: Convide pessoas que lhe expressem prazer, bem-estar e muita satisfao, que tenham algo em comum e interesse pelo encontro, palestra ou recepo.

NMERO DE CONVIDADOS: Nunca convide um nmero de pessoas superior ao espao fsico que voc dispe. Nada mais desagradvel do que pessoas empilhadas, espremidas ou aglomeradas numa sala de convenes ou reunies por falta de espao. J num auditrio onde o nmero de cadeiras bem maior do que o nmero de participantes, d a sensao de vazio, de desinteresse por aqueles que, eventualmente, no compareceram ao evento, como tambm de mal-estar ao palestrante. O nmero de toaletes tambm deve ser proporcional quantidade de pessoas convidadas para que no haja filas enormes, tumulto ou aglomeraes nos intervalos programados ou na sada dos participantes. Tambm imprescindvel a presena de um

funcionrio para cuidar da limpeza e da conservao dos banheiros.

TIPO DE REUNIO: A reunio formal ou informal? Existe um protocolo a ser seguido? Quem presidir a reunio? Quem so os palestrantes, scios, diretores e presidentes envolvidos? Quem ir falar e quem ir presidir a mesa?

SERVIOS: A reunio pede um servio que permite aos convidados que se sirvam ou h a necessidade de profissionais, como garons e copeiras, para servir os participante do evento?

CARDPIO: Pense ns comidas e nas bebidas a serem servidas, sejam no comeo, no intervalo ou no final do evento. Nem sempre proporcionado um coquetel ou uma mesa farta para suprir o gosto ou o paladar de todos, no entanto, gua e caf o mnimo que podemos oferecer.

RECURSOS: Pense nos recursos materiais e humanos. Conte com o apoio de um especialista ou de uma empresa bem conceituada do ramo de Festas e Eventos que assumam o compromisso de elaborar, com cuidado e certos critrios, desde a decorao at a instalao e o manuseio de aparelhos.

LOCAL: Auditrio? Sala de treinamento? Sala de reunies? Sala de convenes? Dentro ou fora da empresa? Restaurante? Salo de festas?

TEMPO: Voc deve limitar o tempo do evento. melhor prever um pequeno atraso no comeo, garantindo a chegada daqueles que no se preocupam muito com pontualidade. Procure no extrapolar no trmino do evento por no t-lo programado com preciso. Lembre-se: tempo dinheiro! Nem todas as pessoas esto predispostas a atrasos e muitas costumam se programar para vrios compromissos no mesmo dia. O trnsito e a distncia so problemas que cada um sabe muito bem o sufoco e o estresse que sofrem. Dica: msica ambiente antes e nos intervalos do evento ajudam a criar um clima agradvel, relaxando e acalmando a platia e os convidados. A msica deve ser instrumental e o som no pode ser muito alto para no agredir os ouvidos nem atrapalhar a conversa das pessoas.

CUSTO: No gaste alm do oramento previsto. Pesquise, pechinche! enha bom gosto e sabedoria na arte de receber bem as pessoas, proporcionando-lhes conforto e satisfao.

REGRAS BSICAS

Adequao Ch, caf, almoo, jantar, churrasco... Apetrechos adequados para um evento: - aparelho de som - microfone - ar-condicionado - datashow - retroprojetor Seja qual for o material a ser usado, quem se encarrega em elaborar um evento deve test-los com antecedncia evitando, assim, constrangimentos e aborrecimentos.

A importncia dos convidados Todos os convidados de um evento merecem um nico tratamento: carinho, afetividade e carisma. Recepcione-os dando boas-vindas, alm de agradecer a presena de cada um. Encaminhe-os para o salo ou auditrio onde vai ocorrer o evento, faa as apresentaes e tente enturmar os mais tmidos ou desacompanhados. Permanea por algum tempo nesta tarefa; 30 minutos tempo suficiente para a receptividade. Caso tenha que fiscalizar ou circular entre os convidados, encarregue algum de fazer a recepo mas, mesmo assim, no se disperce e esteja atento porta de entrada. Lembre-se de que a primeira impresso a que fica e o convidado deve ser recepcionado com entusiasmo e um sorriso nos lbios. Nada mais constrangedor do que comparecer a um evento e no ter para fazer a recepo. Ao final do evento, no se esquea de, mais uma vez, agradecer a presena dos convidados, sem a necessidade de desculpar-se. Alis, o pedido de desculpas s vlido se realmente ocorreu algum incidente que possa ter comprometido o evento. Caso haja algum material a ser distribudo como pasta com caneta, bloco de anotaes, brinde e apostila, eles podero ser entregues no comeo ou no final do evento.

Bom senso Na hora da dvida, o que fazer ou como agir? Seja educado, carismtico, otimista e seguro de si prprio. O verdadeiro anfitrio aquela pessoa que agrada e encanta, proporcionando bemestar aos convidados.

Criatividade e toque pessoal Tenha bom gosto e ouse na criatividade.

Flexibilidade Mantenha o sorriso, a disposio, muito carisma e uma excelente postura.

Bom humor Constante!

Fonte: COMO ORGANIZAR EVENTOS DE NEGCIOS Etiqueta Empresarial - Jornal Carreira e Sucesso