Como preparar e gerir uma reunio

As reunies custam tempo e dinheiro. Logo s deve convoc-las quando isso for estritamente necessrio e na certeza de que sero eficazes. Eis alguns conselhos prticos sobre como preparar e gerir reunies de trabalho. Como todos sabemos muitas reunies nas empresas so pura e simplesmente desnecessrias. As razes so variadas. Ou porque se tornam uma simples rotina. Ou porque demoram o dobro do tempo do necessrio. Ou porque so meros fruns de discusso alargada que no do origem ao resultado esperado. Ou porque foram mal preparadas ou mal dirigidas, etc. Logo a primeira deciso a tomar sobre reunies a de se vale mesmo a pena fazer uma. O maior custo associado s reunies a do tempo dos participantes. Quer o custo real medido pelo salrio-hora dos envolvidos a que haver a somar eventuais despesas de transporte e estadia. Quer o custo de oportunidade de no estarem a utilizar o tempo da reunio em outras tarefas eventualmente mais produtivas. Se decidir avanar para a marcao de uma reunio de trabalho siga atentamente as seguintes conselhos prticos 1. Antes da reunio Defina com clareza os objectivos. Considera-se que uma hora de reunio exige trs horas de preparao. O mais importante ser decidir o que pretende da reunio? Partilhar informaes e conselhos? Dar instrues sua equipa ? Apresentar e analisar propostas? Discutir problemas de funcionamento interno? Desenvolver ideias criativas? O tipo de objectivo que pretende de uma reunio condicionar todos os pontos seguintes: o nmero de participantes, o local, a durao, etc. Defina o tipo e o formato de reunio. Consoante o objectivo definido no ponto anterior poder optar entre vrios formatos de reunio: formais ou informais; alargadas ou restritas; dentro ou fora da empresa, com ou sem moderador, etc. Defina o nmero de participantes, o horrio e a durao prevista. Em regra, as reunies devem ser marcadas no incio do horrio de expediente e, preferencialmente, de manh. Evite reunies a seguir ao almoo onde a ateno dos participantes ser decerto prejudicada e haver mais dificuldade em que terminem no horrio fixado. Defina a agenda de trabalhos. Seja o mais sinttico possvel. A agenda no dever exceder uma pgina dactilografada e deve ser entregue uma cpia antes da reunio. Elementos de suporte. Veja que tipo de apoio necessitar de pedir ao secretariado. Alm dos inevitveis blocos de papel e canetas, das guas, cafs e biscoitos, veja se necessrio o recurso a equipamentos de projeco. Teste-os sempre antes da reunio.

Outros procedimentos aconselhados. No se esquea de confirmar a presena de todos os participantes. Esteja preparado para agendar uma data alternativa em caso de uma desistncia inesperada ou emergncia. Para algum tipo de reunies, vale a pena pedir previamente a todos os participantes algumas sugestes de enriquecimento dos assuntos em debate. Assegure-se que as sugestes so incorporadas na agenda final.

2. Durante a reunio Introduo. O lder da reunio dever apresentar resumidamente os participantes, a durao prevista da reunio, a agenda de trabalho e os objectivos a atingir. Definir prioridades. As estatsticas mostram que a concentrao dos participantes est no seu auge nos primeiros e nos ltimos 10 a 15 minutos da reunio. Assegure-se que nesse perodo que se discute e se tomam decises sobre os pontos mais importantes. Uso eficiente do tempo. Se a reunio tiver uma durao prevista superior a 90 minutos importante prever a existncia de intervalos que, em regra, no devem ultrapassar os 10 minutos. Use a arma do intervalo para pr fim a discusses ou conflitos estreis. Estimule a discusso viva e participada mas mantenha a ordem e elevao do debate. No deixe que alguns dos participantes monopolizem o debate. Controle da eficcia. vital ir relembrando aos participantes o objectivo final da reunio e no deixar que a discusso alastre para conversas paralelas ou para disputas individuais. Se o ritmo da reunio estiver a decair entre em aco mudando de posio ou de tom, pedindo a palavra aos participantes mais passivos ou omitindo assuntos menos prioritrios da agenda. Esteja atento aos sinais faciais e gestuais dos envolvidos. Encerramento. Conclua sempre as reunies com a discusso de outros assuntos que algum dos participantes queira adicionar. Resuma a discusso e recapitule as decises. Agende provisoriamente uma nova reunio caso ainda subsistam assuntos pendentes a discutir. Assegure-se que ser distribudo a todos uma acta da reunio. 3. Aps a reunio Faa circular os resultados da reunio rapidamente (no mximo 24 horas depois da reunies), com as decises, etapas a desenvolver, prxima reunio com dia e hora marcadas. Entre as tarefas que dever desempenhar a seguir destacam-se as seguintes: Aprovar e distribuir a acta da reunio. Receber relatrios e acompanhar desenvolvimento das decises tomadas Estabelecer agenda da prxima reunio.