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Arquivologia
Professor: Maria do Rocio

noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
1
NCLS DL AkUIVCLCGIA 2011 - 1kL]k
rof. Mar|a do koc|o I. 1e|xe|ra
1 Conce|tos fundamenta|s de Arqu|vo|og|a.
Informao
uados Lransformados sob uma forma slgnlflcaLlva para a pessoa que os recebe, ela Lem um valor real
(ou percebldo como Lal) para as suas declses e para as suas aes.
L um conheclmenLo lnscrlLo (reglsLrado) em forma escrlLa (lmpressa e dlglLal), oral ou audlovlsual,
em um suporLe."(Le Coadlc, 1996, p.04)
A lnformao e um slgnlflcado LransmlLldo a um ser consclenLe !"#$%&'"$(&$)%*$%&+,*-&%$'+,.#'/*
em um suporLe espaclal-Lemporal: lmpresso, slnal eleLrlco, onda sonora, eLc.
Documento
unldade de #&-',/#"$ (&$ '+0"#%*12&,, qualquer que se[a o suporLe ou formaLo". (ulclootlo
8tosllelto Je 1etmlooloqlo Atpolvlstlco, 2005)
o '+0"#%*13"$#&-',/#*(*$&%$)%$,)!"#/&$%*/&#'*4, que comprova faLos, fenmenos, formas de vlda
e pensamenLos do homem numa deLermlnada epoca ou lugar.
C concelLo de documenLo Lem sldo ampllado a Lodo o Llpo de suporLe flslco da lnformao, que
permlLa seu armazenamenLo. Asslm, o documenLo pode ser um dlsco, um fllme, eLc.
Arqu|vos
ue orlgem grega, e deflnlda como o lugar onde so guardados os documenLos publlcos e ouLros de
lmporLncla, reglsLro hlsLrlco. 1ambem se refere ao rgo encarregado da reunlo, seleo, arran[o
e descrlo, preservao e reproduo dos documenLos. L, por flm, e o organlsmo cu[a aLlvldade e a
colocao da documenLao em lugares prevlamenLe flxados e nas melhores condles.
C con[unLo de documenLos, Je poolpoet oototezo, que qualquer corpo admlnlsLraLlvo, qualquer
pessoa flslca ou [urldlca, Lenha *)/"%5/'.*$ &$ "#-*+'.*%&+/& reunldo, em razo mesmo de suas
funes e aLlvldades."(Mooool Je Atpolvlstlco, 1970).
Cs con[unLos de documenLos produzldos e recebldos por rgos publlcos, lnsLlLules de carLer
publlco e enLldades prlvadas, em decorrncla do exerclclo de aLlvldades especlflcas, bem como por
pessoa flslca, qualquer que se[a o suporLe da lnformao ou a naLureza dos documenLos." (lel
o. 8.159/1991)
Apesar das Lransformaes ocorrldas a parLlr do seculo xx, o concelLo de arqulvo no alLerou suas
caracLerlsLlcas bslcas: a) Con[unLo orgnlco produzldo por aLlvldade admlnlsLraLlva, b) CarLer
LesLemunhal do con[unLo arqulvlsLlco.
Asslm, os arqulvos expressam o con[unto de |nformaes orgn|cas, qualsquer que se[am as daLas
de produo, suporLe maLerlal, sua naLureza, acumulados por uma enLldade ou pessoa, no decorrer
de suas aes.

r|nc|p|o bs|co dos arqu|vos
um arqulvo [amals dever Ler uma organlzao pessoal, dever ser raclonal e slmples, clara,
perfelLamenLe escrlLurado e organlzado de forma que - em qualquer epoca - ouLras pessoas que
vlerem a lldar com ele, lmedlaLamenLe Lenham condles de enLend-lo e manuse-lo com rapldez.

I|na||dades dos arqu|vos
Armazenar lnformaes sob a forma de documenLos, saLlsfazer da melhor e mals econmlca forma
posslvel, as exlgnclas e posslbllldades da organlzao, consLlLulr-se num cenLro aLlvo e dlnmlco de
lnformaes, ser lnsLrumenLo de conservao de documenLos, servlr a admlnlsLrao, consLlLulndo-
se, com o decorrer do Lempo, em base do conheclmenLo da hlsLrla.

Iunes dos arqu|vos
Cuarda e conservao de documenLos, adequao a organlzao, Lornar dlsponlvel as lnformaes
conLldas no acervo documenLal sob sua guarda.
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Documentos de Arqu|vo
1odo maLerlal recebldo e produzldo por uma lnsLlLulo publlca ou prlvada no decorrer de suas
aLlvldades, arqulvado e conservado por seus funclonrlos. 1em por caracLerlsLlcas gerals: crlao e
recepo por uma enLldade, prova de Lransaes passadas, carLer orgnlco ou admlnlsLraLlvo,
exemplar unlco.

L|ementos pr|nc|pa|s dos documentos de arqu|vo:
a) lnLrlnsecos ou forma lnLelecLual:
o Cnero
o Lspecle/Llpo
o rocedncla (enLldade produLora)
o uaLa (uaLa crnlca)
o Local - (uaLa Lplca)
o Local
o AuLor
o uesLlnaLrlo
o 1exLo/conLeudo/assunLo
o Ao ou aLo
o 8emeLenLe
o Cargo de remeLenLe
o AnoLaes
o AsslnaLura
b) (LxLrlnsecos ou forma flslca)
o ldloma
o Cor
o LeLra
o Selo
o CuanLldade
o lorma
o lormaLo
o Logomarca
o SuporLe
o Anexos
rocesso: unldade documenLal em que se reune oflclalmenLe documenLo de naLureza dlversa no
decurso de uma ao admlnlsLraLlva ou [udlclrla, formando um con[unLo maLerlalmenLe lndlvlslvel.
L lnLeressanLe lembrar que o processo Lambem perLence aos rgos e reas que desencadearam a
ao que moLlvou sua crlao e desenvolvlmenLo, lndependenLemenLe de serem os proLocolos e
arqulvos seLorlals ou cenLral que coordenem sua gesLo e LramlLao.

C|ass|f|cao dos documentos de arqu|vo
ue acordo com as Lnt|dades Mantenedoras: publlcos (federal cenLral ou reglonal, esLadual e
munlclpal), lnsLlLuclonals (lnsLlLules educaclonals, lgre[as, corporaes no-lucraLlvas, socledades
e assoclaes, comerclals (empresas, corporaes, companhlas), famlllares ou pessoals.
ue acordo com o Gnero: LscrlLos ou 1exLuals (manuscrlLos, dlglLados, lmpressos), CarLogrflcos
(mapas, perfls, aLlas,planLas), lconogrflcos (gravuras, foLograflas, dlaposlLlvos, desenhos,eLc.),
lllmogrflcos (fllmes e flLas vldeomagneLlcas), Sonoros (dlscos e flLas audlomagneLlcas),
Mlcrogrflcos (rolo, mlcroflcha, [aqueLa, carLo-[anela) e lnformLlcos (dlsqueLe, cd, dlsco rlgldo,
dlsco Llco).
ue acordo com a Lspc|e: Mensagem, Cflclo, Clrcular, 8elaLrlo, 8equerlmenLo, Lxposlo de
MoLlvos, Avlso, noLas, CarLa, Memorando, LdlLal, CerLldo, ALa, 8eglmenLo, 8egulamenLo,
uespachos, Crdem de servlo, Lel, uecreLo, orLarla, uecreLo-lel.
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ue acordo com a Natureza do assunto: CsLenslvos ou Crdlnrlos (a dlvulgao no pre[udlca a
admlnlsLrao) e Slgllosos (ulLra-secreLo - excepclonal segurana, mxlmo de 30 anos, SecreLo -
grau de segurana em que s as pessoas llgadas ao assunLo podem Lomar conheclmenLo, mxlmo
de 20 anos, Confldenclal - no requerem alLo grau de segurana, mxlmo de 10 anos, e 8eservado
- assunLos que no devam ser de conheclmenLo do publlco em geral, mxlmo de 3 anos). Ver nova
|eg|s|ao aprovada no Senado Iedera|: |e| do acesso.

Caracter|st|ca dos documentos de arqu|vo
Cs documenLos arqulvlsLlcos so provas conflvels das aes a que se referem.
LsLa conflabllldade depende das clrcunsLnclas da crlao do documenLo e da necessldade de presLar
conLas.
1 caracLerlsLlca: AuLenLlcldade que esL llgada ao processo de crlao, manuLeno e cusLdla, os
documenLos so auLnLlcos quando crlados e conservados de acordo com procedlmenLos regulares que
podem ser comprovados.
2 caracLerlsLlca: naLuralldade onde os documenLos de arqulvo so acumulados de manelra conLlnua e
progresslva, em funo dos ob[eLlvos prLlcos da admlnlsLrao, n3"$,3"$."4&/*(",$*#/'0'.'*4%&+/&.
3 caracLerlsLlca: Crganlcldade que slgnlflca a relao naLural enLre documenLos de um arqulvo em
decorrncla das aLlvldades da enLldade produLora, os documenLos esLabelecem relaes no decorrer do
andamenLo das Lransaes para as quals foram crlados, os reglsLros arqulvlsLlcos so um con[unLo lndlvlslvel
de relaes.
4 caracLerlsLlca: unlcldade onde cada documenLo assume lugar unlco na esLruLura documenLal ao qual
perLence.

2. C gerenc|amento da |nformao e a gesto de documentos.
A garanLla da organlzao e do acesso a lnformao arqulvlsLlca se d aLraves das Lecnlcas e dos meLodos
da
Arqu|vo|og|a e a dlsclpllna que esLuda as funes do arqulvo e os prlnclplos e Lecnlcas a serem
observados na produo, organlzao, guarda, preservao e uLlllzao dos arqulvos. 1ambem
chamada arqulvlsLlca.

Gesto de documentos e con[unLo de procedlmenLos e operaes Lecnlcas referenLes a produo,
LramlLao, uso, avallao, arqulvamenLo de documenLos em fase correnLe e lnLermedlrla, vlsando sua
ellmlnao ou recolhlmenLo para guarda permanenLe." (u81A, 2003). CuLros Lermos que remeLem a CesLo
de uocumenLos:
ollLlcas de gesLo de documenLos
ollLlcas de arqulvos
AdmlnlsLrao de documenLos e de arqulvos
SlsLema de arqulvos
ollLlcas de LraLamenLo de arqulvos


A Gesto Documenta| e uma operao arqulvlsLlca que vlsa:
- 8eduzlr ,&4&/'6*%&+/&$ as massas documenLals acumuladas - MuA (caracLerlsLlca da clvlllzao
moderna),
- Conservar !&#%*+&+/&%&+/&$ os documenLos de valor culLural sem pre[udlcar a lnLegrldade da MuA
para a pesqulsa.
A CesLo uocumenLal, asslm, Lem por ob[eLlvos a
8AClCnALlZAC
LllClLnClA
8LSL8vAC uA MLMC8lA


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Cs pr|nc|p|os e teor|as norteadoras da Gesto Documenta| so:
rlnclplo da rovenlncla,
rlnclplo do 8espelLo a Crdem Crlglnal,
Clclo de vlda dos documenLos,
1eorla das 3 ldades

r|nc|p|o da roven|nc|a: 1ambem chamado de rlnclplo do 8espelLo aos lundos", fol formulado
em 1898, no Manual dos ArqulvlsLas Polandeses.
Lnunclado: rlnclplo bslco da arqulvologla segundo o qual o arqulvo produzldo por uma enLldade
coleLlva, pessoa ou famllla no deve ser mlsLurado aos de ouLras enLldades produLoras" (u81A,
2005) . Arqulvos orlglnrlos de uma lnsLlLulo ou pessoa devem manLer a lndlvldualldade, denLro
de seu conLexLo orgnlco de produo, no devendo ser mesclado, no arqulvo, a ouLros de orlgem
dlsLlnLa" (8LLLC11C, 2004, p.88).
C prlmelro passo para a organlzao dos arqulvos e a ldenLlflcao dos fundos documenLals. Asslm,
se esLar manLendo a organlcldade dos documenLos. or fundo documenLal enLende-se o Con[unLo de
documenLos de uma mesma provenlncla" (u81A, 2005).

r|nc|p|o do kespe|to Crdem Cr|g|na|: 8espelLo a ordem esLrlLa em que os documenLos vleram da
reparLlo de orlgem (8LLLC11C, 2003). rlnclplo segundo o qual o arqulvo deverla conservar o
arran[o dado pela enLldade coleLlva, pessoa ou famllla que o produzlu" (u81A, 2003). 1odos os
documenLos de um fundo de arqulvo ocupam um deLermlnado lugar que Lem que ser respelLado ou
resLabelecldo, caso a ordem prlmlLlva ou orlglnal Lenha sldo modlflcada por qualquer razo
(CCu1u8L e 8CuSSLAu, 1998).

C|c|o de V|da dos Documentos: Sucesslvas fases por que passam os documenLos de um arqulvo, da
sua produo a sua guarda permanenLe ou ellmlnao" (u81A, 2003). LsLe concelLo surglu no s-
Cuerra, a parLlr do aumenLo exponenclal da produo documenLal e, Lal aumenLo gerou a
necessldade de desenvolver uma meLodologla que permlLlsse melhorla no acesso a lnformaes para
a Lomada de declses e oLlmlzao do uso dos espaos flslcos.

1eor|a das 1rs Idades: A parLlr do concelLo do Clclo de vlda dos uocumenLos, fol desenvolvlda a
1eorla das 3 ldades que corresponde a s|stemat|zao do Clclo de vlda dos uocumenLos. 1eorla
segundo a qual os arqulvos so conslderados correntes, |ntermed|r|os ou permanentes, de acordo
com a frequncla de uso por suas enLldades produLoras e a ldenLlflcao dos valores prlmrlo e
secundrlo"(u81A, 2003). Llo enLre os arqulvos de gesLo e os desLlnados a pesqulsa, a 1eorla das 3
ldades fol slsLemaLlzada na decada de 1971, pelos norLe-amerlcanos. ulvlde os documenLos em 3
fases:
o CorrenLe ou 1 ldade,
o lnLermedlrla ou 2 ldade,
o ermanenLe ou 3 ldade.

Iase Corrente
Con[unLo de documenLos, em LramlLao ou no, que, pelo seu valor prlmrlo, e ob[eLo de
consulLas frequenLes pela enLldade que o produzlu, a quem compeLe sua admlnlsLrao" (u81A, 2003).
So documenLos vlgenLes, que aLendem as funes admlnlsLraLlvas e que so consulLados com
frequncla.
na fase correnLe, os arqulvos so de prlmelra ldade ou correnLes, consLlLuldos de documenLos em
curso ou consulLados frequenLemenLe, conservados nos escrlLrlos ou nas reparLles que os receberam
e os produzlram ou em dependnclas prxlmas de fcll acesso.



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Iase Intermed|r|a
Con[unLo de documenLos orlglnrlos de arqulvos correnLes, com pouco uso frequenLe, que aguarda
desLlnao" (u81A, 2005).
So documenLos no flnal de sua vlgncla, que aguardam Lermlno do prazo de prescrlo e precauo
e Lem pouca frequncla de uso e consulLa.
na fase lnLermedlrla, os arqulvos so de segunda ldade ou lnLermedlrlos, consLlLuldos de
documenLos que delxaram de ser frequenLemenLe consulLados, mas cu[os rgos que os receberam e os
produzlram podem alnda sollclL-los, para LraLar de assunLos ldnLlcos ou reLomar um problema
novamenLe focallzado, no havendo necessldade de serem conservados prxlmos aos escrlLrlos. A
permanncla dos documenLos nesses arqulvos e LranslLrla, por lsso so Lambem chamados de llmbo"
ou purgaLrlo".

Iase ermanente
Con[unLo de documenLos preservados em carLer deflnlLlvo em funo de seu valor"(u81A, 2003).
uocumenLos de valor hlsLrlco, probaLrlo/ lnformaLlvo, desLlLuldos de valor admlnlsLraLlvo e fonLes
de pesqulsa, alem de serem documenLos lnallenvels e lmprescrlLlvels.
valor ermanenLe e o valor probaLrlo ou valor lnformaLlvo que [usLlflca a permanncla de um
documenLo em um arqulvo. 1ambem referldo como valor arqulvlsLlco ou valor hlsLrlco" (u81A, 2003).
valor robaLrlo, por sua vez, e o valor lnLrlnseco que permlLe a um documenLo de arqulvo servlr de
prova legal" (u81A, 2003).
valor lnformaLlvo e o valor que um documenLo possul pelas lnformaes neles conLldas,
|ndependente de seu valor probaLrlo" (u81A, 2003).
na fase permanenLe, os arqulvos so de Lercelra ldade ou permanenLes, consLlLuldos de documenLos
que perderam Lodo o valor de naLureza admlnlsLraLlva, que se conservam em razo de seu valor
hlsLrlco ou documenLal e que consLlLuem os melos de conhecer o passado e sua evoluo. LsLes,
segundo a malorla dos auLores, os arqulvos proprlamenLe dlLos.

r|nc|pa|s proced|mentos da Gesto Documenta|
o Classlflcao,
o Avallao,
o Arran[o e
o uescrlo.

C|ass|f|cao: L a organlzao de documenLos de um arqulvo ou coleo, de acordo com um plano
de classlflcao, cdlgo de classlflcao ou quadro de arran[o" (u81A, 2003). Agrupar
hlerarqulcamenLe os documenLos de um fundo medlanLe con[unLos ou classes desde os mals amplos
aos mals especlflcos, de acordo com os prlnclplos de provenlncla e ordem orlglnal" (C8uZ
MunuL1, 1996).

Ava||ao: rocesso de anllse de documenLos de arqulvo, que esLabelece os prazos de guarda e a
desLlnao, de acordo com os valores que lhes so aLrlbuldos"(u81A, 2003). uesLlnao e a
declso com base na avallao, quanLo ao encamlnhamenLo de documenLos para guarda
permanenLe, descarLe ou ellmlnao" (u81A, 2003). Avallar slgnlflca esLabelecer precelLos capazes
de orlenLarem a ao dos responsvels pela anllse e seleo de documenLos, com vlsLa a flxao de
prazos para sua guarda ou ellmlnao, conLrlbulndo para a raclonallzao dos arqulvos." (Sllva, 2009)
A avallao de documenLos arqulvlsLlcos Lem por flnalldade |dent|f|car os va|ores dos documenLos
como pea fundamenLal para a determ|nao dos seus prazos de guarda e dest|nao f|na|.
C processo de avallao de documenLos se d aLraves da Comlsso de Avallao de uocumenLos
(CAu). Como resulLado da avallao de documenLos Lemos a 1abela de 1emporalldade uocumenLal,
que e o lnsLrumenLo de desLlnao, aprovado por auLorldade compeLenLe, que deLermlna prazos e
condles de guarda Lendo em vlsLa a Lransferncla, recolhlmenLo, descarLe ou ellmlnao de
documenLos." (u81A, 2003)
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Arran[o: Sequncla de operaes lnLelecLuals e flslcas que vlsam a organlzao dos documenLos de
um arqulvo ou coleo, de acordo com um plano ou quadro prevlamenLe esLabelecldo."(u81A, 2003)

Descr|o: Con[unLo de procedlmenLos que leva em conLa os elemenLos formals e de conLeudo dos
documenLos para elaborao de lnsLrumenLos de pesqulsa."(u81A, 2003)

3. A Gesto Documenta| e os Arqu|vos Correntes
Cs arqulvos correnLes so consLlLuldos de documenLos em curso, ou frequenLemenLe consulLados
como ponLo de parLlda ou prossegulmenLo de planos, para flns de conLrole, para a Lomada de declses das
admlnlsLraes, eLc.
no cumprlmenLo de suas funes, os arqulvos correnLes, mulLas vezes, respondem alnda pelas
aLlvldades de receblmenLo, reglsLro, dlsLrlbulo, movlmenLao e expedlo dos documenLos correnLes.
or esLa razo, enconLra-se em mulLas lnsLlLules a deslgnao de rgos de rotoco|o e Arqu|vo, Arqu|vo e
Comun|cao, ou slmllares.
Lmbora as aLlvldades de proLocolo, expedlo e arqulvo correnLe se[am dlsLlnLas, o ldeal e que
funclonem de forma lnLegrada, com vlsLas a raclonallzao de Larefas comuns. Asslm devldo ao lnLlmo
relaclonamenLo dessas reas de Lrabalho, aes(2006) dlsLrlbul em clnco seLores dlsLlnLos as aLlvldades de
arqulvos correnLes: proLocolo, expedlo, arqulvamenLo, empresLlmo e consulLa, desLlnao.
C protoco|o lnclul as aLlvldades de receblmenLo e classlflcao, reglsLro e movlmenLao de
documenLos. no receblmenLo e classlflcao adoLam-se as roLlnas de receblmenLo da correspondncla,
separao da correspondncla oflclal da parLlcular, dlsLrlbulo da correspondncla parLlcular, separao da
correspondncla oflclal de carLer osLenslvo e slglloso, encamlnhamenLo da correspondncla slgllosa aos
respecLlvos desLlnaLrlos, aberLura da correspondncla osLenslva, conheclmenLo do Leor pela lelLura,
requlslo ao Arqulvo dos anLecedenLes (se houver), lnLerpreLao e classlflcao da correspondncla com
base na classlflcao adoLada, carlmbo de proLocolo - numerador/daLador, anoLao abalxo do numero e da
daLa a prlmelra dlsLrlbulo e o cdlgo de assunLo, elaborao do resumo de assunLo a ser lanado na flcha
de proLocolo, encamlnhamenLo dos papels ao seLor de reglsLro e movlmenLao.
no reglsLro e movlmenLao, um cenLro de dlsLrlbulo e redlsLrlbulo de documenLos, as roLlnas
so preparar a flcha de proLocolo, anexar a segunda vla da flcha ao documenLo e encamlnh-lo ao seu
desLlno, lnscrever os dados consLanLes da flcha de proLocolo nas flchas de procedncla e assunLo, arqulvar as
flchas de proLocolo, receber dos vrlos seLores os documenLos a serem redlsLrlbuldos, anoLar o novo desLlno,
encamlnhar os documenLos aos respecLlvos desLlnos.
na expedlo, as roLlnas so receber a correspondncla, verlflcar se no falLam folhas ou anexos,
numerar e compleLar a daLa, no orlglnal e nas cplas, separar o orlglnal das cplas, expedlr o orlglnal, com os
anexos se for o caso, encamlnhar as cplas ao arqulvo.
C arqulvamenLo, ou as aLlvldades de arqulvamenLo, num programa de gesLo documenLal so da
malor relevncla, pols a funo prlmordlal dos arqulvos e dlsponlblllzar as lnformaes conLldas nos
documenLos para a Lomada de declso e comprovao de dlrelLos e obrlgaes, o que s se efeLlvar se os
documenLos esLlverem correLamenLe classlflcados e devldamenLe guardados.
ara alcanar Lals ob[eLlvos uLlllzam-se mtodos de arqu|vamento, deLermlnados pela naLureza dos
documenLos a serem arqulvados e pela esLruLura da enLldade. Cs meLodos dlvldem-se em bslcos e
padronlzados. Cs bslcos so: alfabeLlco (nome), geogrflco (procedncla), numerlcos (slmples - numero a
cada cllenLe -, cronolglco - ordem numerlca observando-se a daLa, dlglLo-Lermlnal - numeros lldos aos
pares, ex.lnSS, hosplLals), ldeogrflcos ou de assunLo (alfabeLlcos enclclopedlco ou dlclonrlo e numerlcos
duplex, declmal ou unlLermo). Cs padronlzados enconLram-se aLualmenLe em desuso, mas a LlLulo de
lnformao, so o varladex, auLomLlco, soundex, mneumnlco, rneo.
LsLes meLodos perLencem a dols grandes slsLemas: dlreLo e lndlreLo. C slsLema dlreLo e aquele em
que a busca do documenLo e felLa dlreLamenLe no local onde se acha guardado. C slsLema lndlreLo e aquele
em que, para se locallzar o documenLo, e preclso anLes consulLar um lndlce ou um cdlgo. C meLodo
alfanumerlco, comblnao de numeros e leLras, no se lnclul nas classes de meLodos bslcos e padronlzados
e e conslderado do slsLema seml-lndlreLo.
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Cperaes de arqu|vamento:
a) Inspeo - exame do documenLo para verlflcar se o mesmo se desLlna ao arqulvamenLo.
b) Lstudo - lelLura culdadosa de cada documenLo para verlflcar a enLrada que lhe dever ser
aLrlbulda.
c) C|ass|f|cao - deLermlnao da enLrada e das refernclas cruzadas que lhe sero aLrlbuldas.
lundamenLa-se baslcamenLe na lnLerpreLao dos documenLos.
d) Cod|f|cao - apor aos documenLos, os slmbolos correspondenLes ao meLodo de arqulvamenLo
adoLado.
e) Crdenao - dlsposlo dos documenLos de acordo com a classlflcao e a codlflcao dadas.
f) Guarda de documentos - arqulvamenLo proprlamenLe dlLos.

kot|nas: para que o arqulvamenLo dos documenLos se proceda de forma correLa, e necessrlo segulr
deLermlnadas roLlnas, como a verlflcao da classlflcao, o resLauro dos documenLos danlflcados, o
preenchlmenLo dos formulrlos necessrlos e o arqulvamenLo proprlamenLe dlLo.
Lmprst|mo e Consu|ta: esLa e aLlvldade nobre dos arqulvos, uma vez que corresponde a prprla
essncla de sua formao - servlr a admlnlsLrao e a hlsLrla. ue um modo geral, e adoLado o segulnLe
crlLerlo: documenLos de arqulvo s podem ser consulLados ou cedldos, por empresLlmo, aos rgos que os
receberam ou produzlram, aos rgos encarregados das aLlvldades a que se referem os documenLos e as
auLorldades superlores, na mesma llnha hlerrqulca. 8ecomenda-se que os documenLos [amals se[am
reLlrados das pasLas para empresLlmo. CuanLo aos prazos para empresLlmo de dossls, sugere-se que devam
esLar compreendldos numa falxa de 10 dlas, podendo ser renovados medlanLe sua apresenLao ao Arqulvo.
nesLa fase dever ser uLlllzada a qolo-foto, que flcar no lugar da pasLa, [unLamenLe com o 8eclbo de uossl.
C emprego da qolo-foto faclllLa o rearqulvamenLo e posslblllLa a cobrana das pasLas no devolvldas no
prazo esLlpulado. ara faclllLar sua cobrana, deve ser lnsLlLuldo o flchrlo de lembreLes ou vlgllncla
conLlnua (follow-op) para conLrole dos prazos, que poder ser organlzado em dlversas modalldades.

Dest|nao: alguns documenLos Lem valor Lemporrlo e ouLros valor permanenLe e [amals devero
ser ellmlnados. uevldo a essas dlferenas relaLlvas ao valor e a frequncla de uso dos documenLos, a
avallao, seleo, ellmlnao de documenLos devem ser culdadosamenLe esLudadas, plane[adas e
lmplanLadas. Lssa sequncla de operaes conslsLe em esLabelecer o prazo de vlda dos documenLos, de
acordo com seu valor probaLrlo ou lnformaLlvo. Asslm, os esLudos para deLermlnao da caducldade devem
ser felLos por comlsso ldnea, usualmenLe denomlnada Comlsso de Anllse de uocumenLos, consLlLulda
por membros efeLlvos e evenLuals. Cs efeLlvos so o chefe do Arqulvo e represenLanLes dos rgos
admlnlsLraLlvo, flnancelro e [urldlco. Cs membros evenLuals so os represenLanLes do rgo-flm, os quals
sero convocados a medlda que forem sendo anallsados os documenLos relaLlvos as suas aLlvldades. Cs
prlnclplos bslcos que devero norLear o Lrabalho de anllse da comlsso conslsLem em verlflcar: a
lmporLncla do documenLo com relao aos valores admlnlsLraLlvo, probaLrlo ou hlsLrlco, posslbllldade e
cusLo de reproduo (mlcrofllmagem e dlglLallzao), espao, equlpamenLo uLlllzado e cusLo de
arqulvamenLo, prazos de prescrlo e decadncla de dlrelLos (leglslao vlgenLe), numero de cplas
exlsLenLes e locals onde os dados sero anoLados.

Instrumentos de dest|nao
1) 1abe|a de 1empora||dade e o lnsLrumenLo com o qual se deLermlna o prazo de permanncla
de um documenLo em um arqulvo e sua desLlnao aps esLe prazo, pols exlsLem documenLos que devem
ser guardados por mals Lempo como os relaclonados as reas conLbll, flscal, flnancelra e pessoal. Lla e
mulLo uLlllzada pelos rgos publlcos, e lmporLanLe frlsar que a ellmlnao de documenLos de arqulvos,
devem obedecer as normas do CCnA8C, em desLaque os documenLos produzldos por Lodos os rgos
lnLegranLes do poder publlco.
Segundo Wadson larla (2006, p. 33), a Labela de Lemporalldade documenLal (11u) e o
lnsLrumenLo de gesLo arqulvlsLlca que deLermlna:
1. os prazos em que os documenLos devem ser manLldos no arqulvo correnLe (seLorlal),
noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
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2. quando devem ser Lransferldos ao arqulvo lnLermedlrlo (cenLral),
3. e por quanLo Lempo devem all permanecer.
Alem dlsso, a 11u esLabelece crlLerlos para a mlgrao de suporLes (mlcroforma, dlglLallzao,
eLc.) e para a ellmlnao ou recolhlmenLo dos documenLos ao arqulvo permanenLe.

2) L|sta de L||m|nao e a relao especlflca de documenLos a serem ellmlnados numa unlca
operao e que necesslLa ser aprovada pela auLorldade compeLenLe.



1ransfernc|a, reco|h|mento
uenomlna-se Lransferncla a passagem dos documenLos dos arqulvos correnLes para os
lnLermedlrlos. Cuando a Lransferncla e felLa para os arqulvos permanenLes recebe a denomlnao de
recolhlmenLo. A Lransferncla e o recolhlmenLo so felLos em razo da frequncla de uso e no do valor do
documenLo. Asslm, correnLe, lnLermedlrlo e permanenLe so gradaes de frequncla de uso e no de
valor do documenLo, embora se[a recomendvel a prLlca de avallao e seleo nessa oporLunldade. A
Lransferncla e o recolhlmenLo de documenLos requerem plane[amenLo culdadoso, com vlsLas a escolha de
medoLo econmlco e eflclenLe.
1lpos de Lransferncla: permanenLe e perldlca. ermanenLe e a que se processa em lnLervalos
regulares e exlge, quase sempre, que se lndlque em cada documenLo a daLa em que dever ser Lransferldo.
S e apllcada em casos especlals. A Lranferncla perldlca e a remoo de documenLos, em lnLervalos
deLermlnados. ode ser efeLuada em uma eLapa, em duas eLapas, e alnda denLro de um perlodo
deLermlnado, sendo esLa ulLlma conheclda como perldlca de mlnlmo e mxlmo. na Lransferncla
perldlca em uma eLapa, os documenLos [ulgados de valor so recolhldos dlreLamenLe do arqulvo correnLe
para o arqulvo permanenLe. nesLe caso, no h arqulvo lnLermedlrlo e a Lransferncla recebe o nome
especlflco de recolhlmenLo. na Lransferncla perldlca em duas eLapas - dupla capacldade, Lransferncla
mulLlpla ou meLodo do clclo - os documenLos so Lrasferldos para o arqulvo lnLermedlrlo, onde
permanecem duranLe um deLermlnado perlodo e, posLerlormenLe, se [ulgados de valor, so recolhldos em
carLer deflnlLlvo para o arqulvo permanenLe.
P organlzaes que por seu porLe no comporLam um arqulvo lnLermedlrlo. A flm de no
congesLlonar os arqulvos correnLes com documenLos pouco consulLados, mas que alnda podem ser
recolhldos para o arqulvo permanenLe, e posslvel separar-se essa documenLao em baLerlas, mvels ou
gaveLas dlferenLes.
na Lransferncla perldlca de mlnlmo e mxlmo os documenLos compreendldos denLro de uma
daLa mlnlma e mxlma so reLlrados das pasLas e Lransferldos, desde que Lenham sldo emlLldos ou
recebldos denLro do perlodo flxado. ara Lodos os casos, uma llsLa descrlLlva em duas vlas deve
acompanhar os documenLos. A segunda vla, aps a conferncla, ser devolvlda ao rgo recolhedor com o
reclbo do arqulvo, e a prlmelra vla servlr para conLrole e locallzao da documenLao aLe que se[am
elaborados os lnsLrumenLos de pesqulsa.

4. A Gesto Documenta| e os Arqu|vos Intermed|r|os
Cs arqulvos lnLermedlrlos Lornaram-se uma necessldade reconheclda nas organlzaes. Sua
funo prlnclpal conslsLe em proceder a um arqulvamenLo LranslLrlo, l.e., em assegurar a preservao dos
documenLos que no so mals movlmenLados, uLlllzados pela admlnlsLrao e que devem ser guardados
LemporarlamenLe, aguardando pelo cumprlmenLo dos prazos esLabelecldos pelas comlsses de anllse ou,
em alguns casos, por um processo de Lrlagem que decldlr pela ellmlnao ou arqulvamenLo deflnlLlvo,
para flns de prova ou de pesqulsa.
1raLamenLo, armazenamenLo e locallzao da documenLao
lmedlaLamenLe aps a conferncla da documenLao Lransferlda, deve ser provldenclada a sua
llmpeza e sua deslnfesLao. Cs documenLos recolhldos conservam a classlflcao que lhes fol dada nos
arqulvos correnLes. A ordem em que pasLas, calxas ou volumes Lransferldos so armazenados pode ser
apenas a ordem de receblmenLo ou ouLra qualquer adoLada de acordo com as convenlnclas e
noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
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posslbllldades. Como a proprledade da documenLao conLlnua a ser da admlnlsLrao que a produzlu, s a
esLa ser permlLldo o acesso aos documenLos, podendo, porem, dar auLorazlo para que ouLros os
consulLem.



S. A Gesto Documenta| e os Arqu|vos ermanentes
A funo de um arqulvo permanenLe e reunlr, conservar, arran[ar, descrever e faclllLar a consulLa dos
documenLos oflclals, de uso no-correnLe, ou se[a, concenLrar sob sua cusLdla, conservar e Lornar acesslvels
documenLos no-correnLes que possam Lornar-se uLels para flns admlnlsLraLlvos, pesqulsas hlsLrlcas e
ouLros flns.
Lssa ldela de concenLrao deve ser conslderada de manelra ampla. no e slmplesmenLe o
recolhlmenLo do maLerlal de que o rgo de orlgem dese[a ver-se llvre, esse recolhlmenLo reclama lnspeo,
seleo para Lransferncla, lncluslve asslsLncla e orlenLao ao rgo de orlgem na organlzao de seus
arqulvos correnLes, vlsando a fuLura separao do maLerlal de valor permanenLe daquele que nenhum valor
possul. A expresso de uso no-correnLe apllca-se aos documenLos no mals necessrlos em relao as
aLlvldades roLlnelras do rgo crlador.
As aLlvldades do arqulvo permanenLe so: arran[o (reunlo e ordenao adequada dos documenLos),
descrlo e publlcao (acesso aos documenLos para consulLa e dlvulgao do acervo, como gulas,
lnvenLrlos, caLlogos e reperLrlos), conservao (medldas de proLeo aos documenLos e do local de sua
guarda, vlsando lmpedlr sua desLrulo), referncla (pollLlca de acesso e uso dos documenLos).
L lndlspensvel que a ordenao de arqulvos permanenLes se faa por fundos. LnLende-se por fundo,
o con[unLo de documenLos produzldos e/ou acumulados por deLermlnada enLldade publlca ou prlvada,
pessoa ou famllla, no exerclclo de suas funes e aLlvldades, guardando enLre sl relaes orgnlcas, e que
so preservadas como prova ou LesLemunho legal e/ou culLural, no devendo ser mesclados a documenLos
de ouLro con[unLo, gerado por ouLra lnsLlLulo, mesmo que esLe, por qualsquer razes, lhe se[a aflm.
C prlnclplo fundamenLal da arqulvlsLlca no mblLo dos arqulvos permanenLes e o prlnclplo da
provenlncla, que slgnlflca no mesclar documenLos de fundos dlferenLes. LnLendldo o fundo como um
conglomerado documenLal orgnlco apresenLa duas modalldades: aberLo ou fechado. um fundo aberLo e a
acumulao conLlnua, uma vz que os documenLos de valor permanenLe passam a lnLegr-lo pouco a pouco, a
medlda que vencem os esLglos anLerlores de vlgncla e valldade admlnlsLraLlva e [urldlca. no fundo
fechado, a enLldade produLora/acumuladora [ encerrou suas aLlvldades ou as Leve Lo subsLanclalmenLe
modlflcadas que [usLlflcam um encerramenLo do fundo e a aberLura de ouLro. Subfundos so subdlvlses dos
fundos, apllcvels apenas aos casos das organlzaes complexas, sob o ponLo de vlsLa geogrflco, esLruLural,
admlnlsLraLlvo e das aLlvldades desenvolvldas. As serles sosubdlvlses dos fundos ou dos subfundos, que
correspondem a uma sequncla de documenLos relaLlvos a uma mesma funo, aLlvldade, Llpo documenLal
ou assunLo. As subserles so subdlvlses das serles, crladas a parLlr das mesmas, com enLldade lglca de
acesso as lnformaes. Cs dossls so o con[unLo de documenLos agrupados pelo produLor para uso correnLe
ou no processo de classlflcao, porque se referem ao mesmo assunLo, sendo unldade de base das serles e
subserles. As peas so a menor unldade lnLelecLual dos arqulvos, como por exemplo, carLas, relaLrlos,
ampllaes foLogrflcas, reglsLros sonoros, eLc.

6. 1|po|og|as documenta|s e suportes f|s|cos: m|crof||magem, automao.
M|crof||magem
M|crof||magem e uma mldla analglca de armazenamenLo para llvros, perldlcos, documenLos
e desenhos. Mldla padronlzada, mundlalmenLe uLlllzada alnda em larga escala, apesar de Lodo o
desenvolvlmenLo Lecnolglco. C mlcrofllme e um maLerlal Lranslucldo e flexlvel, conLendo mlcrolmagens
para pro[eo Llca. um rolo de mlcrofllme pode comparLllhar mllhares de documenLos.
(AproxlmadamenLe 36.000 lmagens, do Lamanho cheque, frenLe e verso). C mlcrofllme e [urldlcamenLe
amparado, Lendo o mesmo valor legal do documenLo orlglnal.


noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
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A sua forma mals padronlzada e um rolo de fllme foLogrflco de 33mm preLo e branco. CuLra forma, mals
comum para uso em engenharla, e um carL perfurado PollerlLh de exposlo unlca. A malorla da mldla
em mlcrofllme Lem um slsLema dlglLal de lndexao exposLo na borda de cada lmagem, mas esses dados
no so requerldos para usar o fllme em sl, e slm para suporLar slsLemas auLomaLlzados de pesqulsa.
C mlcrofllme no e a mldla mals compacLa em mlcroforma em uso geral: mlcroflchas so alnda mals
compacLas.
A mldla Lem numerosas vanLagens:
rlmelro, e mals compacLa que papel, com cusLo de armazenamenLo mulLo lnferlor ao desLe.
CeralmenLe, um ano de um perldlco gasLa 10 do espao e 3 da alLura do armazenamenLo
equlvalenLe em papel.
Segundo, o cusLo e menor do que o de uma asslnaLura normal. MulLos servlos de mlcrofllme
conseguem um desconLo de volume nos dlrelLos de reproduo e Lem cusLos menores para o
processo quando comparado com papel lmpresso.
1ercelro, e uma forma de armazenamenLo esLvel. A malorla das blblloLecas de mlcrofllme usam
pollesLer com LlnLa baseada em sals de praLa sobre um gel endurecldo, com um vlda uLll esLlmada de
300 anos sob ar condlclonado. nos Lrplcos, slsLemas com superflcle de epxl ou pollesLer com vldas
uLels menores (20 anos) so preferldos.
CuarLo, [ que e um melo anlogo (uma lmagem real dos dados orlglnals), e mulLo fcll de ser usado.
Ao conLrrlo de mldla dlglLal, o formaLo de dados e lnsLanLaneamenLe compreenslvel para pessoas
que enLendam a llnguagem usada no mesmo, o unlco equlpamenLo necessrlo e uma lupa. lsso
reduz a posslbllldade de obsolescncla.
SlsLemas que monLam lmagens de mlcrofllme em carLo perfurado so usados exLenslvamenLe para
o armazenamenLo de lnformaes em engenharla. C mlcrofllme monLado PollerlLh ocupa cerca de 3 do
espao e Lamanho dos desenhos convenclonals em papel. Alguns conLraLos mlllLares em cerca de 1980
comearam a especlflcar armazenamenLo dlglLal de lnformaes de engenharla e manuLeno porque os
gasLos com esLes eram alnda menores que os com mlcrofllme, mas esses programas esLo enfrenLando
dlflculdade agora de comprar novos lelLores para os formaLos anLlgos.
A prlnclpal desvanLagem do mlcrofllme e que a lmagem e pequena demals para se ler a olho nu.
8lblloLecas usam lelLores especlals que pro[eLam lmagens malores em Lelas de vldro horlzonLals. CuLra
desvanLagem e que uma foLocopladora convenclonal no consegue reproduzlr as lmagens. 8lblloLecas
usando mlcrofllme geralmenLe possuem alguns lelLores que podem produzlr uma foLocpla da lmagem por
uma Laxa. A desvanLagem flnal do mlcrofllme conLra mldlas dlglLals e que esse perde qualldade duranLe a
cpla, por se LraLar de processo analglco, asslm como ocorre com foLocplas de papel. Sucesslvas cplas de
cplas podem Lornar o resulLado flnal lnuLlllzvel. C mesmo processo no ocorre com mldlas dlglLals (Cu,
uvu, eLc) onde cada cpla e ldnLlca a orlglnal.

Automao de arqu|vos
D|g|ta||zao e o processo de Lransformao de documenLos flslcos em lmagens. uepols de
dlglLallzados, os documenLos podem ser armazenados em qualquer mldla e acessados aLraves do
mlcrocompuLador.
rlnclpals vanLagens:
8alxo cusLo de lmplanLao e armazenamenLo
Acesso lmedlaLo da lnformao
Acesso da lmagem em rede, com acesso conLrolado
lacllldade de envlo de documenLos vla Web
lacllldade para lmpresso do documenLo em papel
As prlnclpals lndlcaes da dlglLallzao so: uocumenLos que necesslLem locallzao plda, como
ronLurlos aLlvos (lunclonrlos, medlcos, eLc), Apllces de Seguros, ConLraLos, uados CadasLrals,
eLc.



noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
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Documentos d|g|ta|s
ue acordo com o Clossrlo de uocumenLos ArqulvlsLlcos ulglLals elaborado pela Cmara 1ecnlca de
uocumenLos LleLrnlcos do Conselho naclonal de Arqulvos, seguem as segulnLes deflnles:
1. uocumenLo dlglLal - unldade de reglsLro de lnformaes, codlflcada por melo de dlglLos blnrlos.
2. uocumenLo em melo eleLrnlco, com um formaLo dlglLal, processado por compuLador.
uocumenLo arqulvlsLlco dlglLal: uocumenLo arqulvlsLlco codlflcado em dlglLos blnrlos, produzldo,
LramlLado e armazenado por slsLema compuLaclonal. So exemplos de documenLos arqulvlsLlcos
dlglLals: LexLos, lmagens flxas, lmagens em movlmenLo, gravaes sonoras, mensagens de correlo
eleLrnlco, pglnas web, bases de dados, denLre ouLras posslbllldades de um vasLo reperLrlo de
dlversldade crescenLe. uocumenLo arqulvlsLlco processado por um compuLador.
1lpos caracLerlsLlcos de uocumenLos ulglLals
Correspondncla eleLrnlca (e-mall): L um documenLo arqulvlsLlco, desde que conLenha
lnformaes produzldas ou recebldas no decorrer das aLlvldades da lnsLlLulo, ou se[a,
lnformaes que se consLlLuem em fonLes de prova dessas aLlvldades. (Cmara 1ecnlca de
uocumenLos LleLrnlcos),
glnas de um webslLe": So documenLos arqulvlsLlcos na medlda em que Lals pglnas se
consLlLuem em documenLos produzldos e recebldos no decorrer das aLlvldades da lnsLlLulo
que as crlou e, porLanLo, servem como fonLe de prova dessas aLlvldades. (Cmara 1ecnlca de
uocumenLos LleLrnlcos)
uocumenLo arqulvlsLlco eleLrnlco orlglnal: C prlmelro documenLo compleLo e efeLlvo. ara um
documenLo ser orlglnal, ele deve ser compleLo,lsLo e, sua forma deve ser aquela preLendlda pelo seu
auLor e/ou pelo slsLema [urldlco, prlmlLlvo, lsLo e, deve ser o prlmelro a ser produzldo de forma
compleLa, e efeLlvo, lsLo e, deve ser capaz de alcanar os efelLos para os quals fol produzldo (Cmara
1ecnlca de uocumenLos LleLrnlcos). Lxemplos: 8oleLlm de noLas e frequncla de alunos de
graduao - emlLldo pelas unldades pelo SlsLema Acadmlco, Avlso de lerlas - emlLldo pelo SlsLema
de 8P.
uocumenLo dlglLal ou dlglLallzado?
ulglLal: lnformao reglsLrada, codlflcada em dlglLos blnrlos e acesslvel por melo de slsLema
compuLaclonal". (e-A8C, 2009)
ulglLallzado: converso de documenLos arqulvlsLlcos em formaLo dlglLal.

Gerenc|amento L|etrn|co de Documentos ou Gesto e|etrn|ca de documentos (CLu) e uma Lecnologla
que prov um melo de facllmenLe gerar, conLrolar, armazenar, comparLllhar e recuperar lnformaes
exlsLenLes em documenLos. Cs slsLemas CLu permlLem aos usurlos acessar os documenLos de forma gll e
segura, normalmenLe vla navegador web por melo de uma rede lnLraneL corporaLlva acessada lnLerna ou
exLernamenLe, sendo esLa ulLlma forma mals presenLe nos dlas de ho[e. uocumenLos formam a grande
massa de conheclmenLos de uma empresa. C CLu permlLe preservar esse paLrlmnlo e organlzar
eleLronlcamenLe a documenLao, para assegurar a lnformao necessrla, na hora exaLa, para a pessoa
cerLa. C CLu llda com qualquer Llpo de documenLao.Cualquer Llpo de empresa, pequena, medla ou
grande, pode usar o CLu, enLre: escolas, empresas de advocacla, hosplLals, admlnlsLradoras de condomlnlos,
empresas de recruLamenLo, escrlLrlos de arqulLeLura, deslgn e engenharla, assessorlas de lmprensa e de
comunlcao, e consulLorlas. nas medlas e grandes empresas, o CLu poder ser apllcado para seLores
especlflcos (8P, 1relnamenLo, ConLabllldade, MarkeLlng, lnformLlca). LsLe servlo avalla as necessldades
especlflcas do cllenLe e oferece um slsLema modular, o que posslblllLa a lmplanLao gradaLlva do
CerenclamenLo LleLrnlco de uocumenLos.

reservao
reservao de uocumenLos so medldas de conservao que vlsam preservar os documenLos e
em consequncla as lnformaes geradas pelas unldades necessrlas ao cumprlmenLo de suas aLrlbules
devem ser observadas duranLe a produo, LrmlLe e arqulvamenLo correnLe e lnLermedlrlo.
8ecomenda-se:
a) no dobrar o papel.
noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
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b) no expor documenLos a luz solar.
c) no rablscar os documenLos.
d) LvlLar o uso de flLa adeslva.
e) LvlLar uLlllzar maLerlals oxldanLes como: (cllpes meLllcos, grampos),
devldo as marcas lrreverslvels que causam no documenLo, e Lambem os
elsLlcos que podem danlflcar os documenLos.
f) no perfurar os documenLos desnecessarlamenLe.
g) ManLer as mos sempre llmpas.
h) no comer e beber prxlmo a documenLos.
l) no use sallva para passar pglnas de documenLos.
[) 1omar culdado ao LransporLar documenLos.
k) no apolar os coLovelos sobre os documenLos.

Conservao e restaurao de documentos
Conservao - e um concelLo amplo e pode ser pensado como Lermo que abrange pelo menos Lrs
(3) ldelas: preservao, proLeo e manuLeno. Conservar bens culLurals (llvros, ocumenLos, ob[eLos de arLe,
eLc) e defend-lo da ao dos agenLes flslcos, qulmlcos e blolglcos que os aLacam. C prlnclpal ob[eLlvo,
porLanLo, da conservao e o de esLender a vlda uLll dos maLerlals, dando aos mesmos o LraLamenLo correLo.
ara lsso e necessrlo permanenLe flscallzao das condles amblenLals, manuselo e armazenamenLo. A
preservao ocupa-se dlreLamenLe com o paLrlmnlo culLural conslsLlndo na conservao desses paLrlmnlos
em seus esLados aLuals. or lsso, devem ser lmpedldos qualsquer danos e desLrulo causadas pela umldade,
por agenLes qulmlcos e por Lodos os Llpos de pragas e de mlcroorganlsmo. A manuLeno, a llmpeza
perldlca e a base da preveno. As prlnclpals operaes de conservao so: deslnfesLao, llmpeza,
allsamenLo, resLaurao ou reparo.

Conservao revent|va (kestaurao) - Lem por ob[eLlvo revlLallzar a concepo orlglnal, ou se[a, a
leglbllldade do ob[eLo. A resLaurao e uma aLlvldade que exlge dos proflsslonals grande habllldade,
paclncla, amor a arLe, pols nesLa seo se praLlcam verdadelras lnLervenes clrurglcas com os bens
culLurals, "a resLaurao e quase uma neurose da perfelo, em que o mals ou menos no exlsLe" como dlsse
cerLa vez a resLauradora Marllka Mendes. Lm uma resLaurao nenhum faLor pode ser negllgenclado, e
preclso levanLar a hlsLrla, revelar a Lecnologla empregada na fabrlcao ou a Lecnlca de lmpresso uLlllzada
e Lraar um plano de acondlclonamenLo do ob[eLo resLaurado de modo que no volLe a sofrer efelLos de
deLerlorao do fuLuro. Como sabemos so poucos os Lecnlcos llgados a esLa rea e leva anos para formar
um bom resLaurador, por esLes faLores podemos dlzer que e melhor: Conservar e preservar para no
resLaurar".

AgenLes exLerlores que danlflcam os documenLos:
1. llSlCCS
Lumlnosldade - a luz e um dos faLores mals agravanLes no processo de degradao dos maLerlals
blbllogrflcos.
1emperaLura - o papel se deLerlora com o Lempo mesmo que as condles de conservao se[am
boas. C papel flca com sua cor orlglnal alLerada e se Lorna frgll e lsLo se chama envelheclmenLo
naLural.
umldade - o excesso de umldade esLraga mulLo mals o papel que a deflclncla de gua
2. CulMlCCS
Acldez do apel - Cs papels brasllelros apresenLam um lndlce de acldez elevado (pP 3 em medla) e
porLanLo uma permanncla duvldosa. Somemos ao elevado lndlce de acldez, o efelLo das alLas
LemperaLuras predomlnanLe nos palses Lroplcals e subLroplcals e uma varlao da umldade relaLlva,
Leremos um quadro basLanLe desfavorvel na conservao de documenLos em papel. uenLre as
causas de degradao do papel, podemos clLar as de orlgem lnLrlnseca e as de orlgem exLrlnsecas.
noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
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olulo ALmosferlca - A celulose e aLacada pelos cldos, alnda que nas condles de conservao
mals favorvels. A polulo aLmosferlca e uma das prlnclpals causas da degradao qulmlca.
1lnLas - a LlnLa e um dos composLos mals lmporLanLes na documenLao. lol e e usada para escrever
em papels, pergamlnhos e maLerlals slmllares, desde que o homem senLlu necessldade de reglsLrar
seu avano Lecnlco e culLural, e e alnda lndlspensvel para a crlao de reglsLros e para aLlvldades
relaclonadas aos lnLeresses de vlda dlrla.
3. 8lCLCClCCS
lnseLos - o aLaque de lnseLos Lem provocado graves danos a arqulvos e blblloLecas, desLrulndo colees e
documenLos preclosos. Cs prlnclpals lnseLos so:
Anoblldeos (brocas ou carunchos)
1hysanura (Lraa)
8laLLa orlenLalls (baraLa)
lungos - aLuam decompondo a celulose, grande parLe deles produzem plgmenLos que mancham o papel.
8oedores - A luLa conLra raLos e mals dlflcll que a preveno conLra os lnseLos. Lles podem provocar
desgasLes de aLe 20 do LoLal do documenLo.
4. AM8lLn1AlS
venLllao - e um ouLro faLor a conslderar como elemenLo que favorece o desenvolvlmenLo dos agenLes
blolglcos, quando h pouca aerao.
oelra - um ouLro faLor que pode favorecer o desenvolvlmenLo dos agenLes blolglcos sobre os maLerlals
grflcos, e a presena de p.
3. PuMAnCS
C Pomem, ao lado dos lnseLos e mlcrorganlsmos e um ouLro lnlmlgo dos llvros e documenLos, embora
devssemos lmaglnar que ele serla ser o mals culdadoso guardlo dos mesmos.

Leg|s|ao arqu|v|st|ca
Lel 6.346/ 78: regulamenLa a proflsso de arqulvlsLa e Lecnlco em arqulvo,
Lel 8.139/ 91: dlspe sobre a pollLlca naclonal de arqulvos publlcos e prlvados,
Lel 11.111, uL 3 uL MAlC uL 2003: 8egulamenLa a parLe flnal do dlsposLo no lnclso xxxlll do
capuL do arL. 3 da ConsLlLulo lederal e d ouLras provldnclas.
uecreLo 4333/2002: ulspe sobre a salvaguarda de dados, lnformaes, documenLos e
maLerlals slgllosos de lnLeresse da segurana da socledade e do LsLado, no mblLo da
AdmlnlsLrao ubllca lederal, e d ouLras provldnclas.
8esoluo 03/ Conarq: publlcao de edlLals de ellmlnao de documenLos,
8esoluo 07/ Conarq: procedlmenLos de ellmlnao de documenLos na Adm. ubllca,
8esoluo 14/ Conarq: dlspe sobre o Cdlgo de Classlflcao de uocumenLos de Arqulvo
para a AdmlnlsLrao ubllca: ALlvldades-Melo,
8esoluo 20/ Conarq: dlspe sobre a lnsero de documenLos dlglLals em programa de
gesLo arqulvlsLlca,
8esoluo 23/ Conarq: dlspe sobre a adoo de Modelo de 8equlslLos para SlsLemas
lnformaLlzados de CesLo ArqulvlsLlca de uocumenLos (e- A8C),
8esoluo 28/ Conarq: adoo de norma 8rasllelra de uescrlo ArqulvlsLlca (nC88AuL),
8esoluo 31/ Conarq: adoo de 8ecomendaes para ulglLallzao de uocumenLos
ArqulvlsLlcos ermanenLes,
8esoluo 32/ Conarq: lnsero dos MeLadados na arLe ll do Modelo de 8equlslLos para
SlsLemas lnformaLlzados de CesLo ArqulvlsLlca de uocumenLos (e-A8C)






noes de Arqulvologla rof. Marla do 8oclo l. 1exelra
14

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8.7 lA8lA, Wadson Sllva. A ootmollzoo Jos losttomeotos Je qesto otpolvlstlco oo 8tosll. om estoJo Jo
loflooclo Jos tesoloes Jo coootp oo otqoolzoo Jos otpolvos Jo Iostlo leltotol 8tosllelto. ulsserLao
(MesLrado em Clncla da lnformao) - laculdade de Lconomla, AdmlnlsLrao, ConLabllldade e Clncla da
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