Joo Delcio Sartori

Sistemas de Informaes Gerenciais

Do Autor 1990 2 edio - 2011

SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAS

SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAIS

Joo Delcio Sartori

Sistemas de Informaes Gerenciais

Do Autor 1990 2 ed - 2011

SISTEMA DE INFORMAES GERENCIAS

S26s - Sartori, Joo Delcio Sistemas de Informaes Gerenciais. Joo Delcio Sartori. Joinville (SC); Do Autor, 1990 - (2 ed 2011). 1. Administrao Gerenciamento da Informao 2. Informtica Sistemas de informao CDD . 658 001

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ndice
PREFCIO................................................................................... 7 INTRODUO .......................................................................... 11 A ORGANIZAO ................................................................... 13 SISTEMA DE INFORMAES ............................................... 27 SISTEMAS DE INFORMAES GERENCIAIS .................... 35 CONCLUSO ............................................................................ 41 BIBLIOGRAFIA........................................................................ 43

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Prefcio
Este uma edio eletronica do meu primeiro trabalho de especializao. Na poca em que foi realizado, 1990, havia muitas restries ao acesso e informaes, em nada se compara aos tempos desta reedio, feita em 2011. Acredito ainda hoje que sejam os olhares de uma poca transitria. Mas, aps estes 20 anos, muita poeira o vento soprou. Desta forma dei inicio a um processo de colocar esta e outras informaes em mdia eletrnica, e acessvel ao publico em geral. O principal do texto apresentado como concluso do curso de especializao em

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administrao, encontra-se o mesmo. As alteraes realizadas dizem respeito a atualizaes em notas de roda p, a desenhos de diagramas e tabelas que na poca no era possvel nos processadores de texto da poca. Pequenos acrscimos forma realizados e esto identificados, como forma de manter um texto coerente com o seu propsito. As idias aqui apresentadas formaram uma base sobre a qual se desenvolveram outras pesquisas e idias correspondentes no desenvolvimento

profissional. Que possa este breve estudo esclarecer o pensamento de futuros leitores e contribuir para o desenvolvimento da sociedade humana.

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Introduo
O presente trabalho aborda o assunto Sistemas de Informaes Gerenciais, e pretende proporcionar uma viso geral dos sistemas de informaes utilizados pelas organizaes, em seu nvel gerencial, para as tomadas de deciso. Sua finalidade fornecer subsdios para a conceituao e o desenvolvimento de sistemas de informaes voltados para a administrao eficaz das organizaes. desde os Sua abrangncia da viso

compreende

aspectos

moderna das organizaes, do ponto de vista da maximizao da utilizao de seus recursos, principalmente o recurso informao, at a

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orientao prtica para a analise e construo destes sistemas. O trabalho inicia apresentando o modelo bsico das organizaes e passa, logo a seguir, a explorar a nova viso das mesmas, atravs da abordagem da Decomposio Funcional. A seguir, apresenta os principais conceitos sobre sistemas de informaes e d noes sobre a necessidade de informaes gerenciais para uma administrao bem sucedida das organizaes.

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A Organizao

O homem um ser social por natureza, necessitando conviver em grupo para que possa manter assegurada a sua sobrevivncia e continuidade da espcie. ento natural que, dentro destes grupos, seus componentes venham a sentir

necessidades outras que sirvam como elementos facilitadores para o alcance de seus objetivos. Por isso o grupo pretende estender estes elementos aos seus membros, da maneira mais eficiente possvel. Como difcil s pessoas do grupo levem estas facilidades inovadoras s demais, surge a

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necessidade de se formarem subgrupos, de modo a reunir intencionalmente pessoas e tecnologias para alcanar os objetivos de seus subgrupos. A estes subgrupos podemos chamar de organizao, e como pode ser muito bem observado na sociedade atual, h uma infinidade de organizaes que procuram, de uma forma ou de outra, assegurar a sobrevivncia e a

continuidade da espcie humana, atuando, para tal, nas mais diversas reas, como sade, habitao, educao, alimentao, segurana, lazer, energia, etc.. Cada pessoa que faz parte de uma organizao possui uma parte do conhecimento sobre determinada parte do processo, e domina uma parte da tecnologia usada pela organizao. Para o bom andamento da organizao, que o alcance de seus objetivos, faz-se necessrio evitar que haja uma disperso das pessoas que a formam, e que estas pessoas unam seus

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conhecimentos de modo a atingir mais facilmente os seus objetivos. Assim sendo, fundamental que a organizao elabora claramente os seguintes pontos: 1. 2. Definir os seus objetivos. Elaborar um planejamento de como

alcanar estes objetivos. 3. Organizar os seus elementos

(pessoas e tecnologias), de modo a tornar o planejamento vivel. 4. 5. aes 6. Avaliar os resultados obtidos. Liderar as aes destes elementos. Controlar o desempenho destas

Do mesmo modo que o homem procura a sua sobrevivncia, a organizao tambm busca pela sua sobrevivncia, pelo menos at alcanar o objetivo pela qual ela foi originada.

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Para que esta sobrevivncia ocorra de fato, a organizao passa a ter um aspecto de sistema, onde tudo o que entrar e tudo o que sair possua como objetivo principal a manuteno da organizao. por isso que em todas as organizaes h uma entrada e uma sada de recursos. Entre a entrada e a sada, estes recursos so transformados de modo a criarem excedentes que auxiliem a assegurar a sua continuidade. A entrada de recursos (capital, mo de obra, insumos, etc..), a organizao obtm de uma comunidade e como sada, atende s necessidades da mesma, com o fornecimento de produtos (bens ou servios).

Isto permite concluir que: a. A organizao informaes obtm que da so

comunidade

essenciais para a sua existncia, pois da comunidade que ir surgir o mercado para

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a demanda ou no dos seus produtos, podendo ainda, conforme a necessidade da demanda, avaliar se vlida ou no a existncia de uma organizao para fornecer esse tipo de produto. b. Com base nestas informaes

realizado o planejamento da organizao, que viabiliza o seu objetivo, pois nele estaro reunidos, estrategicamente, os

recursos humanos e materiais de que dispe para a elaborao de seus produtos. c. O planejamento oferece

informaes gerenciais que permitem administrao da organizao elaborar um plano estratgico. Nele procura-se prever com antecedncia o que ou no

necessrio para o alcance do objetivo final. Portanto, so estabelecidos pontos

fundamentais para as aes

que sero

desenvolvidas, estabelecendo-se assim um conjunto de informes que permitam uma

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avaliao do plano estabelecido, durante a sua prpria execuo. d. Com base nestas informaes so

tomadas as decises que iro fazer com que a organizao entre ou no em ao. Estas aes fazem um intercambio entre a comunidade e a organizao, pois esta retira daquela todas as informaes que necessita, e devolve-as sob a forma de produtos. e. Das aes desenvolvidas pela

organizao, saem novas informaes, que iro servir como base para a sua prpria avaliao de desempenho, podendo influir diretamente no planejamento, e este, por sua vez, influir em novas decises e novas aes e assim sucessivamente.

Dos pontos acima, pode-se dizer que o Sistema Organizao necessita de uma

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constante alimentao de informaes. Estas possuem sua origem em duas reas principais: 1. Informaes externas

Organizao a. Procuram manter a organizao

informada da realidade do contexto onde est inserida. So informaes sobre reas de mercado, polticas econmicas, legislao vigente, inovaes

tecnolgicas, etc.. 2. Informaes internas

Organizao a. Procuram em mostrar que como se a realidade a de

interna

encontra

organizao, manuteno,

necessidade de

contratao

novos

recursos humanos, aquisio de matria prima, estoque de produtos acabados, distribuio, anlise financeira, etc..

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O confronto destas informaes permite a avaliao da organizao, no que diz respeito a sua situao dentro da comunidade, e se o seu funcionamento adequado ou no para atingir os objetivos que foram traados. Conforme citado anteriormente, a

organizao forma um sistema. Este sistema pode ser subdividido em subsistemas, de acordo com o seguinte critrio: Sistema Organizao Subsistema Informao o composto pela rea de

informaes externas e internas e responsvel pela atualizao dos demais subsistemas com informaes que lhes sero necessrias em determinados momentos. Subsistema Planejamento ou Deciso o Engloba a obteno e anlise de sobre as atuaes da

informaes

organizao, procurando adequ-lo ao

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meio

em

que

se

situa,

buscando

alternativas melhores de executar suas tarefas e assim alcanar os seus objetivos com eficcia. Subsistema Operao o responsvel pela gerao dos

produtos da organizao e de seu fornecimento ao meio, bem como de receber em troca os recursos que o meio oferece para que este ciclo se perpetue indefinidamente.

Hierarquicamente, uma organizao pode ser ento dividida nos seguintes nveis: i. onde so Estratgico: tomadas como a as decises dos

principais,

definio

objetivos, sua filosofia e suas polticas. ii. Ttico:

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que procura elaborar os mtodos e proporcionar os meios para que os objetivos sejam atingidos. iii. Coordenao: que cuida para que os mtodos sejam executados corretamente, atuando como um elemento controlador, pois avalia o que deve ser modificado a nvel de operaes, de modo que o nvel ttico possua informaes sobre o que deve ou no ser alterado para que se possa atingir os objetivos. iv. Operacional: que cuida da execuo das tarefas elementares, organizao. que no final iro

representar os produtos oferecidos pela

Porm uma diviso hierrquica apenas no o suficiente para o funcionamento eficaz de uma organizao, pois h diversos fatores

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que influenciam no seu funcionamento e que tambm so necessrios terem-se cincia deles em todos os nveis, dedicando a alguns, conforme o caso, cuidados especiais, como por exemplo, uma seo da organizao s para administra-los. Aproveito-me do modelo do Cone

tridimensional, de Edgar H. Schein1, utilizado para explicar como um indivduo pode mover-se dentro da organizao, para procurar visualizar como h necessidade de um maior interesse pelos diversos fatores que nela so influentes. Segundo Schein, o movimento vertical no cone refere-se s mudanas hierrquicas e o movimento horizontal, refere-se ao centralismo do poder. Nestes casos, h uma concentrao de conhecimento em todos os nveis dos

Edgard H. Schein (1928 - ) Psiclogo atua com estudos na rea de cultura corporativa e organizacional alm do desenvolvimento de carreira e organizacional - Modelo apresentado em The Individual, the organizatio, and the carrer: A conceptual scheme. Massachusetts Cambridge, Massachusetts Institute of Technology. 1968.

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diversos

fatores

que

tem

influencia

na

organizao, pois encontram-se no centro e o movimento circular corresponde passagem de um fator para outro. A vantagem desta viso que todos os fatores so proporcionalmente importantes em todos os nveis, levando a observar que mesmo uma pequena organizao, onde o nvel maior esteja centrado em uma nica pessoa, deve ter e/ou possuir informaes correspondentes a cada um destes fatores, pois a falta de ateno a um deles ir, mais cedo ou mais tarde, evidenciar-se e exigir uma ateno especial redobrada para torna-lo aceitvel

quando seu conhecimento vier tona. Estes fatores de influencia podem ser denominados de subsistemas do sistema

organizao, podendo ainda ser divididos em reas funcionais que possam melhor administrar os recursos sob sua responsabilidade. Estas reas e recursos podem ser

classificadas da seguinte forma, tendo sua

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influencia maior ou menor que outras reas, conforme seu direcionamento em relao aos objetivos da organizao

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Sistema de Informaes
Um sistema de informaes deve ser capaz de colocar disposio da administrao as informaes exatas e na hora certa,

necessrias para facilitar o processo decisrio e permitir que as aes, em nvel de planejamento, controle e operaes, sejam executados

eficazmente. O sistema fornece informaes sobre o passado, o presente e projees para o futuro, alm de eventos internos e externos de interesse da organizao. Conforme j visto, o sistema de

informaes pode ser dividido em duas reas principais, a primeira referente s informaes

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externas e a segunda referente as informaes internas. O fluxo de informaes entre estas duas reas permite que as informaes externas localizem-se nos nveis mais altos da hierarquia, enquanto as informaes internas nos nveis mais baixos da hierarquia. Com isto, pode-se afirmar que as

informaes so teis para que se possam tomar decises da forma mais adequada e rapidamente possvel. Robert N. Anthony2 elaborou um modelo de tomada de deciso de planejamento e controle formado por trs nveis hierrquicos, a saber: a. Planejamento Estratgico :

caracterizado por fixar os objetivos da organizao, obteno

2

definir

as

polticas

para e

dos

recursos

necessrios

Robert Newton Anthony (1916-2006) Professor da Harvard Business School , estudioso e inovador na rea de contabilidade empregada no controle de gesto.

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estabelecer o uso e a disposio destes recursos dentro da organizao. b. Planejamento e Controle Gerencial:

caracterizado por planejar e definir as estruturas e sistemas da organizao, alocao de recursos para alcanar as metas setoriais, aferio de desempenho e exerccio de controle e replanejamento. c. Programao e Controle pela

Operacional:

caracterizado

programao do uso dos recursos para a execuo das tarefas, de acordo com os procedimentos estabelecidos e controle destes recursos.

Da surgem trs sistemas de informaes para atender a cada um dos nveis e que apesar de se interrelacionarem, apresentam

caractersticas diferentes: Estratgicas: Sistema de de Informaes economico-

natureza

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financeira, que elabora estudos de previso a longo prazo, atravs do uso de modelos. Gerenciais: Sistema que gera de Informaes periodicamente

resumos do andamento das vrias reas da organizao. Tem forte influencia do estilo pessoal de cada gerente. Geralmente uma base de dados em computador, usada com certa flexibilidade e dimenso temporal eventual. Sistema de Informaes

Operacional: que define em conjunto de regras lgicas que delimita as aes a serem tomadas rotineiramente. As

situaes que no se encaixem nas regras definidas so avaliadas pelo julgamento humano.

Fica claro que os sistemas de informao procuram auxiliar nas decises que so tomadas dentro da organizao. Estas decises no

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podem ser intuitivas, mas sim ancoradas em dados concretos, caso contrrio a organizao produzir inexistente, existncia. Conforme visto anteriormente, cada um dos trs nveis necessita de tipos diferentes de informaes. Cabe ao sistema de informaes a coleta dos dados, sua transformao e a exibio segundo a necessidade de cada nvel. O sistema de informaes ser composto por diversos subsistemas, que iro atender s necessidades de cada rea da organizao. Para que isso ocorra, faz-se necessrio saber qual a finalidade da informao e a quem ela se destina, de modo que se compile e processe somente os fatos, nmeros e atos conforme a necessidade de informao de cada rea usuria do sistema de informao. Assim, um sistema de informaes tem como tarefas reunir os dados necessrios para o produtos para uma a sua realidade prpria

comprometendo

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devido processamento, de modo a extrair destes as informaes necessrias a cada rea da organizao e aos diferentes nveis da mesma. Isto tudo concorre para que as pessoas possam realizar seu trabalho com satisfao e

consequentemente, atingindo mais facilmente os seus objetivos.

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Sistemas de Informaes Gerenciais

Um sistema de informaes gerenciais deve possuir algumas caractersticas como: Custo x benefcios : o custo da

informao no deve superar os benefcios que ela trar ao processo de tomada de deciso. Oportunidade : A informao possui um prazo muito estreito, isto , aps a sua utilizao no processo de tomada de deciso ela perde o seu valor. Correo: a informao deve ser correta e estar disponvel no momento oportuno.

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Relevncia:

informao

deve

ser

realmente importante para a tomada de deciso. Avaliao: todas as informaes devem poder ser comparadas de modo a mostrar o desempenho real e o desejado de cada rea da organizao, para permitir que se avalie os resultados.

Como normalmente a gerencia um cargo com poder de deciso, natural que se encontre resistncia por parte de algumas delas, uma vez que as informaes certamente mostraro os defeitos de cada rea de atuao. Desta forma, ao se querer implantar um sistema de informaes um estudo gerenciais, das faz-se

necessrio

atividades

desenvolvidas por cada rea da organizao, de modo a poder se traar um mapa global de informaes gerenciais relevantes para cada rea. Este mapa deve ter total apoio da alta

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administrao para que o sistema proposto realmente funcione a contento. Um segundo passo na implantao de um sistema de informaes gerenciais analisar se estas necessidades levantadas no esto em redundncia, pois haveria perda de recursos se no houvesse do uma conferencia em previa s

construo

sistema,

relao

informaes que dele constaro, conforme as necessidades de cada rea. Uma terceira etapa elaborar a forma de captao dos dados, seu processamento e sua sada, de acordo com as necessidades do usurio da informao e de modo eficiente, tanto do ponto de vista da apresentao ao usurio, como do tempo necessrio para exibio das mesmas. O quarto passo conferir se a forma de apresentao e as informaes prestadas so realmente as que o usurio desejava. Caso no

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sejam, so refeitas at estarem de acordo com as necessidades do usurio. Para que o Sistema de Informaes Gerenciais possa ser eficiente, ele deve estar atento a todas as mudanas que possam vir a ocorrer na organizao, pois quando uma determinada informao no se faz mais

necessria no h por que ela continuar sendo utilizada. O mesmo ocorre com a mudana das pessoas nos cargos gerenciais, pois haver uma nova adaptao das informaes, de acordo com a forma pessoal de agir do novo administrador. Como estas informaes so para servir de recurso auxiliar nas decises a nvel

estratgico, elas devem procurara esboar o mais corretamente possvel o que ocorre dentro da organizao. Assim, ser de interesse da gerencia saber como esta a produo dos produtos, se est havendo uma sada de acordo com as metas planejadas, o que pode mostrar se est ocorrendo uma retrao no mercado ou

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no, bem como a prpria aceitao do produto produzido pela organizao. Em suma, as informaes gerenciais normalmente visam

mostrar como est a entrada de recursos na organizao (materiais e financeiros) e como est a sada destes recursos, devidamente transformados. Com estes dados nas mos, possvel avaliar como est o andamento da organizao em relao aos objetivos que ela deseja alcanar. Estes dados, conforme o tamanho da organizao, tendem a ser muito numerosos., dificultando sua manipulao, compilao e processamento. Com isto, surgem os

computadores, que permitem ganhar tempo, pois atravs deles estas informaes so

conseguidas por processos eletrnicos, o que permite um vantajoso ganho de tempo sobre os demais processos, alm de proporcionar uma maior eficcia ao sistema de informaes, tanto

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em relao ao tempo de apresentao da informao, quanto exatido da mesma, sem se falar no custo x beneficio que a mesma poder trazer, por estar presente no momento certo para a deciso gerencial.

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Concluso

Pretendi, com este trabalho, mostrar uma nova maneira de se visualizar a organizao, decompondo-a em seus recursos, atravs dos conceitos da Decomposio Funcional, de modo que a viso tradicional estratificada por nveis hierrquicos se complementasse e desse uma idia mais ntida do fluxo de informaes como ele realmente ocorre na pratica. Pelo trabalho apresentado, posso concluir que vital s organizaes possurem um sistema de informaes bastante completo, uma vez que ser atravs dele que a alta

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administrao se basear para tomar suas decises. importante tambm que todo o sistema de informaes seja orientado para o nvel gerencial produzir informaes relevantes, confiveis e no momento oportuno. Este trabalho, embora tenha traado as linhas mestras para a elaborao de sistemas de informaes gerenciais, no esgota o este assunto, dada a sua riqueza de recursos e variaes. Recomendo a bibliografia

referenciada para um maior aprofundamento do tema, bem como para anlise de fatores e assuntos ora no abordados.

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