Arquivologia

Apontamentos de Aulas 2/3

Gabriela Garcia
2009

Legislao Arquivstica (prioritria)

Lei n 5.433, de 8-5-1968 Lei 8.159, de 8-01-1991 Lei n 11.111, de 5-05-2005 Decreto n 1.799, de 30-1-1996 Decreto 4.073, de 3-01-2002 Decreto n 4.553, de 27-12-2002 (atualizado pelo Decreto n 5.301)

D lo ic oigm ip m t a r e

surge em razo das dvidas sobre a autenticidade ou falsificao de documentos medievais Guerra Diplomtica Frana, 1681 (Jean Mabillon)

D lo ic ip m t a
Disciplina que tem por objetivo a estrutura formal e a autenticidade dos documentos
Objeto da diplomtica:

Espcie Documental
(a estrutura formal do documento)

E P IE D C M N A S C OU E T L configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.
Definio de ESPCIE DOCUMENTAL para Bellotto:

Veculo redacional adequado, redigido e formatado de maneira que torne vlido e credvel o contedo do documento.

E E PLO D E P I D C M N A X M S E S C E OU E T L
Documento testemunhal de assentamento. Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assemblia ou sesso. Se for de eleio, resume o seu desenrolar. Geralmente lavrada em livro prprio.
Protocolo inicial: nmero da ata e nome da entidade. Data cronolgica, com designao da hora e do local. Nome das pessoas presentes, sua qualificao e declarao de abertura da sesso. Texto: assuntos discutidos, em obedincia ou no a uma ordem do dia ou pauta. Protocolo final: fecho: nada mais havendo a tratar... eu... secretrio lavrei a presente... Assinaturas do presidente e do secretrio.

ATA

E P I D C M N A S C E OU E T L
Atestado: Manifestao sobre pessoa ou situao, feita por autoridade (governamental, civil, militar, eclesistica ou notarial) Certido: Transcrio de informaes registrada em documentos de assentamento ou processo, feita por funcionrio de f pblica, segundo normas jurdicos-administrativas.
(CAMARGO, 2007)

E P I D C M N A S C E OU E T L
Declarao:
Manifestao de opinio, conceito, resoluo ou observao.

Despacho:
Deciso proferida por autoridade sobre requerimento, processo ou pedido submetido a sua deliberao.
(CAMARGO, 2007)

C T G RI S D S E P I S D C M N AS A E O A A S C E OU E T I

Atos normativos (lei, resoluo, decreto,

regimento interno, instruo normativa)

Atos enunciativos
tcnica)

(parecer, relatrio, voto, nota

Atos de assentamento Atos comprobatrios Atos de ajuste Atos de correspondncia

(contrato, convnio) aviso, carta, memorando).

(ata, apostila)

(certido, atestado)

(edital,

T o g s Dcmnt is ip lo ia ou e a
TIPO ou TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Espcie + Funo =
(parecer) + (jurdica)

TIPO DOCUMENTAL
(parecer jurdico)

T o g s Dcmnt is ip lo ia ou e a
Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Boletim de Ocorrncia, Boletim de freqncia e rendimento escolar Certido de nascimento Certido de casamento Declarao de bens Declarao de imposto de renda

F RM * O A
RASCUNHO, MINUTA, ORIGINAL E CPIA
*estgio de preparao do documento

F RM T * O AO
Ex: Folha, livro, rolo, microficha, processo... *
Configurao fsica de um suporte

S N L D V LI A I A E A DO
Marca de autenticidade de um ato. Ex: assinatura, rubrica,

carimbo, selo, contra-selo, marca d'gua...

G N ROD C M N A E OU E T L
Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo
Dicionrio de Terminologia Arquivstica DTA, 1996.

G N ROD C M N A E OU E T L
Documentao Audiovisual Documentao Cartogrfica Documentao Filmogrfica Documentao Fonogrfica / Sonora Documentao Fotogrfica Documentao Iconogrfica Documentao Imagtica Documentao Microgrfica Documentao Textual

Classificao dos arquivos de acordo com a Natureza dos Documentos

Especiais Especializados .

"Arquivo composto apenas por fotografias, discos, fitas, slides, CDs, microformas ou disquetes que merecem tratamento diferenciado no apenas quanto ao armazenamento, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao" definio de: a) arquivo histrico b) arquivo comercial c) arquivo especializado d) arquivo rotativo e) arquivo especial
(EMPASIAL Memorial da Amrica Latina-SP

1999)

Resposta: 1.e

NATUREZA DA INFORMAO GRAUS DE SIGILO DOS DOCUMENTOS

Documentos Ostensivos x Documentos Sigilosos:

documentos que, pela natureza de seu contedo, requerem medidas especiais de acesso, podendo ser classificados como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteo que exigem.

NATUREZA DA INFORMAO GRAUS DE SIGILO DOS DOCUMENTOS

O Decreto

n 4.553, de 27 de dezembro de 2002:

Art. 2 So considerados originariamente sigilosos, e sero como tal classificados, dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Pargrafo nico. O acesso a dados ou informaes sigilosos restrito e condicionado necessidade de conhecer.

NATUREZA DA INFORMAO GRAUS DE SIGILO DOS DOCUMENTOS

CLASSIFICAO

Restrio ao acesso e uso de arquivos, documentos ou informaes imposta pela pessoa fsica ou jurdica de origem, para efeitos de segurana. (DTA)

Classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informao, documento, material, rea ou instalao (Legislao).

NATUREZA DA INFORMAO GRAUS DE SIGILO DOS DOCUMENTOS

DESCLASSIFICAO
Liberao para consulta pblica de arquivos, documentos ou informaes anteriormente submetidos a classificao. (DTA) Desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes (Legislao)

NATUREZA DA INFORMAO GRAUS DE SIGILO DOS DOCUMENTOS

RECLASSIFICAO
Alterao, pela autoridade competente, da classificao de dado, informao, rea ou instalao sigilosos

Microfilmagem

Rolo de microfilme

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Microfilmagem
Microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.
Microfilme. Filme de gro fino e alta resoluo, usado para o registro de microimagens. Suporte: Base plstica (geralmente acetato de celulose) + Sais de prata cristalizados = haletos ou halogenetos de prata (sensveis a luz) suspensa em gelatina. Chamados

filmes de sais de prata.

Microfilmagem

VANTAGENS

validade legal reduo do espao para guarda dos documentos segurana na conservao maior controle do sigilo durabilidade do suporte

DESVANTAGENS

baixa velocidade de recuperao, acesso individual e perda de resoluo devido a cpias sucessivas custos altos

PRESERVAO = CONSERVAO + RESTAURAO

Preservao

Conservar para no Restaurar

um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade do patrimnio documental. A preservao dos documentos de arquivo, de quaisquer suportes e formatos, depende de procedimentos especficos, adotados desde sua gnese (produo), perpassando pela tramitao, acondicionamento e armazenamento fsico.

Conservao
Conjunto de procedimentos estabilizadores que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos (operaes: higienizao, alisamento, fumigao, pequenos reparos e acondicionamento).

AGENTES DE DEGRADAO
Agentes Internos

acidez do papel. qualidade das tintas usadas nos documentos oxidao de metal - clipes, grampos e bailarinas (hastes) de metais, suscetveis ferrugem. Perda da cor (esmaecimento) de fotografias e outros documentos. Proximidades com campos magnticos, no caso de suportes magnticos e eletrnicos.

Agentes fsicos iluminao, temperatura e umidade; armazenamento e acondicionamento; manuseio e acessibilidade; e desastres (inundaes, incndios e furtos). Agentes qumicos poluentes atmosfricos, poeira e fuligem. Agentes biolgicos microorganismos (fungos, bactrias), insetos (traas, baratas, cupins e brocas), roedores (ratos) e seres humanos.

Agentes Externos de Degradao

Agentes fsicos
ILUMINAO Recomendaes: As janelas devem ser protegidas da luz solar. Isso auxilia no controle da temperatura, minimizando a gerao de calor. Filtros feitos de filmes especiais tambm ajudam no controle da radiao UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes.

Agentes fsicos

Temperatura e Umidade
Recomendaes:

Conferir a temperatura e a umidade (com termo-higrmetros). Usar aparelhos de controle ambiental: ar-condicionados, umidificadores e desumidificadores.

Agentes Qumicos

POLUIO ATMOSFRICA
Recomendaes: filtros de ar nas janelas. impedir aberturas que para entrada de poluio. Promover um sistema de circulao de ar adequado. Utilizar produtos neutros de limpeza.

Agentes Biolgicos
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentao. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos est basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulao de ar, falta de higiene.[1]
[1] Cassares

Agentes Biolgicos
FUNGOS Os fungos, mofos ou bolores, atacam todos os tipos de acervos (em todos os suportes) e causam danos que vo de uma simples descolorao at a destruio da estrutura do documento.

Agentes Biolgicos

INSETOS
H insetos que no podem passar sem papel, antes de tudo procuramno nos jornais, livros e todo o tipo de celulose impressa. So os insetos BIBLIFAGOS, LIGNVOROS ou XILFAGOS.

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Insetos
BROCAS: atacam tanto o papel e seus derivados, como tambm a madeira do mobilirio, portas, pisos e todos os materiais base de celulose.

TRAAS: desprovidaS de asas, alimentam-se de detritos. Comumente encontrados vivendo nos domiclios entre PAPIS e roupas, dos quais se alimentam, sendo por isso considerados como pragas caseiras.

Insetos
BARATAS:
As baratas atacam o acervo, tanto no contedo como no revestimento. Existem inmeras espcies de baratas, que se reproduzem no arquivo de forma muito rpida. Esses insetos so atrados por: temperatura e umidade altas, resduos de alimentos e falta de higiene.

CUPINS (Trmitas)
Alm de devastar os documentos, podem abalar a estrutura fsica do arquivo, pois se alimentam da matria orgnica do papel e da estrutura do prdio.

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Insetos
PIOLHOS DE LIVROS
Os Psocoptera ou Corrodentia so erroneamente chamados de piolho-de-livros, pois no so parasitas, nem to pouco se parecem com piolhos. So frequentemente encontrados entre folhas de livros. Alimentam-se de outros insetos mortos e restos de alimentos.

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ROEDORES
RATOS Alm da destruio dos documentos, os roedores podem atacar o revestimento isolante dos condutores eltricos, causando acidentes: curto-circuito e incndios.

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SERES HUMANOS So os seres que, conscientemente ou no, um dos maiores agressores dos documentos. O uso normal dos papis suficiente para degradar os materiais. A acidez e a gordura das mos, em contato com os papis provocam manchas e agresses. Tambm existem os atos de riscar, rasgar, dobrar, marcar, colar com fitas adesivas sem qualidade arquivstica, colocar clipes e grampos metlicos.

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Recomendaes para documentos de papis

manter mos limpas ao manusear documentos evitar alimentos perto de documentos no utilizar fitas adesivas ou cola branca comuns evitar escrever nos documentos no dobrar as pginas no apoiar cotovelos ou braos nos documentos. no umedecer os dedos com saliva ou outra sustncia. evitar grampos metlicos, clipes e cartes cidos. no caso de necessidade de escrita, utilizar lpis, que so reversveis e menos agressivos ao papel. podem-se usar apenas fitas adesivas e colas de qualidade arquivstica.

Recomendaes para fotografias

Cada fotografia deve receber proteo individual de qualidade. Deve-se manusear fotografias com luvas de algodo. Deve-se guarda-las em mobilirio de ao. Se preciso for escrever, usar um lpis macio, no verso.

Recomendaes para caixas de arquivo

Caixas de papelo (DE POLIONDAS) so preferveis s de plstico. As caixas devem ter o tamanho maior do que os documentos a serem guardados. Quando sobra espao, devem-se utilizar calos, para evitar que os documentos dobrem. As caixas devem ser identificadas por etiquetas auto-adesivas, impressas eletronicamente e no escritas com canetas hidrogrficas ou esferogrficas.

QUALIDADE ARQUIVSTICA

propriedades fsicoqumicas que, em condies ideais de acondicionamento e climatizao, permitem a sua conservao indefinida

CONSERVAO

CLIMATIZAO
Manuteno de valores em torno de 20 C de temperatura de 55 a 60% de umidade relativa do ar (Ingrid Beck). Combate secura do ar (com umidificadores ou recipiente com gua). Uso de termmetro e higro-termmetro (ou termo-higrmetro). Purificao do ar. Aerao (abertura de janelas nas horas mais secas)

CONSERVAO

FUMIGAO
PROCEDIMENTO DE CONSERVAO EM QUE SE UTILIZA AGENTES QUMICOS PARA A DESTRUIO DE INSETOS E MICROORGANISMOS QUE CAUSAM DANOS AOS DOCUMENTOS

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CONSERVAO
UMIDIFICAO / PLANIFICAO / ALISAMENTO Procedimento de conservao em que os documentos ressecados e quebradios so colocados numa atmosfera mida, para readquirirem flexibilidade pela absoro gradual e vapor dgua. HIGIENIZAO RETIRADA DE POEIRA E OUTROS RESDUOS ESTRANHOS AO DOCUMENTO, POR MEIO DE TCNICAS APROPRIADAS.

Diagnstico de Arquivo
o levantamento de dados das caractersticas de determinado arquivo com o com objetivo de identificar os pontos fortes e fracos, para, atravs de estudos e anlises, subsidiar a adoo de medidas para melhor gesto do arquivo. Para Lopes, diagnstico a anlise da situao dos acervos existentes.

ANP Tcnico - 2008

Na organizao de arquivos correntes importante desenvolver algumas etapas como o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e outros documentos relevantes para a instituio detentora do arquivo. Essas etapas so especficas da fase de (A) avaliao (B) planificao (C) levantamento (D) administrao (E) acompanhamento

Protocolo
1) Atribuio de nmero 2) Espcie documental 3) Livro de protocolo 4) Parte inicial do documento

Protocolo
1) Setor encarregado do recebimento, registro, distribuio e tramitao de documentos. 2) Conjunto de operaes que permite o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, assegurando sua recuperao e viabilizando o acesso informao.

Protocolo
Atividades RECEBIMENTO; REGISTRO e AUTUAO; CLASSIFICAO; EXPEDIO / DISTRIBUIO; CONTROLE / MOVIMENTAO.

Unidade de Arquivamento

DOSSI

1.Unidade documental composta de documentos diversos, pertinentes a determinado assunto ou pessoa, para uma finalidade especfica. 2.Unidade organizada de documentos agrupados, porque se referem a um mesmo assunto, atividade ou transao. Um dossi/processo geralmente a unidade bsica de uma srie.

Unidade de Arquivamento

Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel.

PROCESSO

Pr cd e o Am taivo r Aq ivo g oeimnts d inisr t s r u lo ia TRAMITAO Seqncia de diligncias e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo. JUNTADA Ao pela qual se insere em um processo, documento ou processo.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de arquivo. Srie como fazer vol. 8. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf CAMARGO, A.M.A. Tempo e Circunstncia. So Paulo: IFHC, 2007. CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservao Preventiva em Arquivos e Bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. ARQUIVO NACIONAL. Disponvel em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf Manual de Conservao de Acervos Bibliogrficos da UFRJ. Edio revista e aumentada por Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria Jos Veloso da Costa Santos; colaborao [de] Jos Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de Bibliotecas e Informao - UFRJ /SiBI, 2004. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1991. 3 Verso revista e ampliada. PROGRAMA Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/. SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973. SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservao de acervos bibliogrficos & documentais. Rio de Janeiro: fundao biblioteca nacional, Dep. De processos Tcnicos,1997.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de arquivo. Srie como fazer vol. 8. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservao Preventiva em Arquivos e Bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. ARQUIVO NACIONAL. Disponvel em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado. So Paulo, 1998. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf2.pdf LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf Manual de Conservao de Acervos Bibliogrficos da UFRJ. Edio revista e aumentada por Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria Jos Veloso da Costa Santos; colaborao [de] Jos Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de Bibliotecas e Informao - UFRJ /SiBI, 2004. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1991. 3 Verso revista e ampliada. PROGRAMA Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/. SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973. SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservao de acervos bibliogrficos & documentais. Rio de Janeiro: fundao biblioteca nacional, Dep. De processos Tcnicos,1997.

SAUDAES ARQUI STI V CAS!