MANUAIS ADMINISTRATIVOS Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funes, atividades, polticas, objetivos, instrues e orientaes que

e devem ser obedecidas e cumpridas pelos funcionrios da empresa, bem como a forma como estas sero executadas, quer seja individualmente, ou em conjunto. PRINCIPAIS VANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Fonte de informao sobre os trabalhos na empresa; Fixao de critrios e padres; Possibilitam adequao, coerncia e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas vrias unidades organizacionais da empresa; Evitam discusses e equvocos; Possibilitam treinamentos aos novos e antigos funcionrios da empresa; Representam um efetivo instrumento de consulta, orientao e treinamento na empresa; Representam uma restrio para a improvisao; e Representam um elemento importante de reviso e avaliao objetivas das prticas e dos processos institucionalizados;

PRINCIPAIS DESVANTAGENS DO USO DOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS

Quando no so atualizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente o seu valor; So, em geral, pouco flexveis; Quando muito sintticos, tornam-se pouco teis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanas pequenas;

REQUISITOS BSICOS A SEREM OBSERVADOS NA ELABORAO

Ter redao simples, concisa, eficiente, clara e, bem como bom ndice ou sumrio; Ter instrues autnticas, necessrias e suficientes; Ter adequada flexibilidade; e Ter um processo contnuo de reviso, atualizao e distribuio.

TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS MANUAL DE POLTICAS E DIRETRIZES O Manual de Polticas tem como objetivo orientar a ao dos executivos responsveis por funes de direo e de assessoramento, estabelecendo o modo de agir da empresa, expresso de maneira geral e filosfica.. Contedo Bsico So as polticas dos vrios nveis da empresa, desde o geral at das diversas reas, tais como:

polticas de marketing polticas de recursos humanos polticas de produo polticas de finanas

Quando nos referimos a polticas pensamos na filosofia da empresa, ou seja, a forma de conduo do negcio. Empresas bem sucedidas, normalmente, refletem o comportamento alinhado com uma filosofia claramente divulgada, entendida e vivenciada em todos os nveis da estrutura. MANUAL DE ORGANIZAO Tem por objetivo enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relaes entre os diferentes departamentos (ou unidades organizacionais) da empresa, bem como estabelecer os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria da empresa. Finalidades

identificar de maneira formal e clara como a empresa est organizada; estabelecer os nveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa.

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Tem como objetivo descrever e detalhar o desenvolvimento ou a operacionalizao das atividades que compem os diversos sistemas funcionais da empresa.

Finalidades

Definir critrios e procedimentos que possibilitem a execuo uniforme dos servios; Coordenar as atividades dos departamentos, permitindo a consecuo racional dos propsitos da empresa.

Contedo Os elementos principais que fazem parte do Manual de Normas e Procedimentos so:

Normas: documentos que contm orientaes e instrues necessrias ao desenvolvimento de determinadas atividade que so de interesse e aplicao por todas as unidades administrativas da empresa. Procedimentos: o detalhamento da operacionalizao das atividades que compem um sistema. Formulrios: a indicao dos impressos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de manipulao; Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos descritos; Anexos (tabelas, documentos, reprodues de textos, legislao, ou qualquer outra informao referente ao assunto especfico).

MANUAL DE INSTRUES ESPECIALIZADAS aquele que agrupa instrues de aplicao especfica a determinado tipo de atividade ou tarefa. Tem como finalidade possibilitar maior e melhor treinamento e capacitao a determinado grupo de funcionrios no desenvolvimento das atividades. Ex.: Manual do Vendedor, Manual da Secretria, Manual de Operaes , etc.

MANUAL DE INTEGRAO aquele que agrupa informaes sobre a empresa, que propiciam ao novo funcionrio um rpido entendimento da organizao, explicitam os deveres e direitos e facilitam seu posterior treinamento. Contedo Usual

Atividades desenvolvidas pela empresa: Breve resumo histrico Explicao sobre o sistema de autoridade: Direitos e obrigaes dos funcionrios: Normas de comportamento bsico e de cumprimento obrigatrio para todo o pessoal: Servios que a empresa presta aos funcionrios: Regimes de incentivo e de sano e outros.

ESTRUTURA DE UM MANUAL Normalmente um manual pode conter as seguintes partes bsicas:

apresentao ndice numrico ou sumrio instrues de uso contedo bsico glossrio ( dicionrio de termos tcnicos) bibliografia

FASES DE ELABORAO DE UM MANUAL ADMINISTRATIVO Definio do objetivo do manual e do responsvel pela preparao; Anlise preliminar da empresa; entrevistas com o pessoal de nvel superior da empresa; estudo de documentao como organogramas, manuais preexistentes e outros que um conhecimento global da organizao. Planejamento definio clara do tipo de informao e das fontes ; definio dos recursos materiais e humanos necessrios; estabelecimento de um cronograma de atividades. Levantamento das informaes Principais tcnicas de levantamento das informaes: entrevistas observao direta questionrio anlise da documentao.

Checagem das Informaes quanto aos aspectos: relevncia e veracidade. Elaborao Fatores a serem considerados: Redao: clara, concisa, evitar ambigidades, utilizar o tom formal, manter estilo uniforme, no usar terminologias tcnicas a no ser quando absolutamente necessrio, ser especfico, concreto dar preferncia utilizao dos verbos na voz ativa. Diagramao (distribuio do assunto) Definio do lay-out (formato, formulrios, capa, cores, etc.) Impresso: observar os aspectos de custo e qualidade atravs dos parmetros: quantidade de cpias, qualidade de impresso, custo de impresso, vigncia estimada do contedo do manual e outros. Encadernao Aprovao pela direo superior Distribuio

Normalmente o Manual distribudo aos responsveis pelas unidades administrativas da organizao. Instruo para uso Acompanhamento do uso: tem por objetivo verificar a eficcia e a eficincia do Manual. Normalmente essa verificao feita usando-se as tcnicas da entrevista, observao, elaborao de registros estatsticos e outros. Atualizao do Manual Tem por objetivo manter a validade dos manuais Formas de alterao: reviso ( nova impresso das folhas corrigidas), reemisso ( nova edio completa, substitui a publicao original), cancelamento Avaliao dos Manuais