Reunies so inevitveis, seja no ambiente corporativo, acadmico ou mesmo no domstico.

O grupo de estudos precisa definir como realizar o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu oramento para os prximos 6 meses, e o condomnio quer saber se mais prioritrio impermeabilizar o teto das garagens ou instalar cmeras nos acessos do prdio. Qual a soluo tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decises sobre o que fazer.

Mas uma reunio mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficcia. Os passos para garantir uma reunio que produz resultados so simples e bvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reunies, e tente coloc-las em prtica ou influenciar outras pessoas para que o faam. Os demais participantes agradecem! E se voc tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentrios!

Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tpicos, em uma pauta mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedncia aos que devero estar presentes e aos demais interessados. Marque com antecedncia. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunio, e sobre quem mais estar presente, para que possam chegar preparados com dados e idias. A antecedncia necessria depende do tema e contexto: s vezes, 30 minutos de antecedncia podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reunies marcadas com 5 minutos de antecedncia no produziro decises to eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informaes. Defina horrio e durao. E no exceda a durao definida, a no ser que seja de comum acordo. Lide com participantes temporrios. Se voc tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto especfico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princpio. No chame todo mundo. Pessoas que voc gostaria que participassem da reunio apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinio, em geral podem faz-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunio s com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva mas envolva no apenas os tomadores de deciso: chame tambm as pessoas que so capazes de resolver os problemas.

Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas pautas, atas e minutas de reunio.

Defina um secretrio. Um dos participantes da reunio deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que sero todos discutidos, tomar notas sobre as decises relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as imediatamente aps a reunio. Antes de encerrar a reunio, o secretrio deve ter 5 minutos para ler suas anotaes sobre as decises tomadas, para certificar-se de que esto todos de acordo. O ideal haver um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsvel pela reunio? um documento pblico ou no? Quanto mais firme for esta poltica, mais automtica ser a difuso das informaes da reunio. Como um bnus adicional, o secretrio pode ficar encarregado de fazer a pauta avanar ao perceber que est sendo dedicado muito tempo a algum problema secundrio. Tenha uma poltica clara quanto a atender telefonemas durante a reunio. Nem sempre possvel evitar todas as chamadas, mas procure definir uma etiqueta prpria, em que as chamadas atendidas sejam sempre abreviadas. No deixe o celular levar vantagem: privilegie as pessoas que abriram mo de suas demais atividades para estar fisicamente reunidas com voc. Pule as discusses operacionais. Assim que for decidido o que fazer, a tendncia que as pessoas ou reas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente como fazer mas isto tende a no afetar imediatamente a todos os presentes. Faa com que marquem imediatamente uma reunio entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original. No permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestaes e opinies: se necessrio, interfira para garantir voz e vez a todos. Gere decises efetivas. A reunio no deve definir apenas o que fazer, mas tambm qual o prximo passo, e quem entre os presentes ser o responsvel por ele. Permita a discusso de itens que no estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunio, aps encerrar todos os temas originalmente agendados.

A pauta no precisa ser um documento formal, mas para ser til deve conter no mnimo os seguintes itens:

Tema da reunio Motivo da sua realizao Data, horrio, durao prevista e local Quem a conduzir (se for o caso) e quem estar presente tpicos agendados

Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decises da reunio. Ela deve incluir:

Tema da reunio Motivo da sua realizao Data, horrio, durao e local em que se realizou Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente

Tpicos discutidos e decises tomadas Para cada deciso registrada, idealmente deve constar qual ser a prxima ao e quem entre os presentes o responsvel