Microsoft Excel 2007

Folhas de Clculo

Rui Camacho

INDICE - APRESENTAO
AMBIENTE DE TRABALHO
A folha de clculo O ambiente de trabalho do Excel Os frisos do Excel - Separador Base - Separador Inserir - Separador Esquema de Pgina - Separador Frmulas - Separador Dados - Separador Rever - Separador Ver - Separador Programador Usar as funcionalidades do friso

O BOTO DO OFFICE
Comando Novo Comando Abrir Comando Guardar Comando Guardar Como Comando Imprimir Comando Preparar Comando Enviar Comando Publicar Comando Fechar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido Barras de ferramentas flutuantes

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INDICE
OUTROS COMANDOS E OPES

Ajuda Comando Zoom Barra de Estado

PERSONALIZAO DO EXCEL Opes do Excel - Popular Opes do Excel - Frmulas Opes do Excel - Guardar Opes do Excel Personalizar

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INDICE
OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO

Criar um documento novo Abrir um documento preexistente Abrir mltiplos documentos Guardar um documento Fechar o documento Visualizao de documento

CONCEITOS BSICOS Trabalhar com folhas - Alterar o nome - Inserir folha - Mover ou Copiar Colunas, linhas e clulas Movimentao com o rato Seleccionar, cortar, copiar e colar Inserir e apagar linhas e colunas

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INDICE
INTRODUO DE DADOS
Tipos de dados - Numricos - Texto - Datas e horas - Frmulas Introduo de dados Introduo de dados num conjunto de clulas Introduo de sries de dados dados repetidos Introduo de sries de dados sequncias numricas Introduo de sries de dados sequncias de datas Edio de dados numa clula Formatao de clulas Dimenses Formatao de clulas Cores e Limites Formatao de clulas Dados

CLCULOS
Fazer contas Frmulas com operadores bsicos Frmulas com funes Funes mais usadas Mdia Mediana (Med) Moda Contar, Contar.Val e Contar.Vazio.. Mximo e Mnimo Correco de erros
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Clulas so os espaos onde se introduzem os dados com que se trabalha na F.C.

INDICE - O EXCEL COMO BASE DE DADOS

GRFICOS Grficos de Barras Grficos Circulares Copiar um grfico IMPRESSO Imprimir Impresso rpida Pr-visualizar Definir rea de impresso

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APRESENTAO
O Excel 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft Office System de 2007, que sucede ao Office 2003. Relativamente verso anterior (Excel 2003), o novo programa introduz inmeras alteraes, a maioria das quais so ao nvel da facilidade de utilizao. O produto mais fcil de usar, atravs de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus por um friso (ribbon, em ingls) que agrupa os comandos principais que so necessrios de acordo com o que estejamos a fazer na altura.

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APRESENTAO
Contudo, se esta nova interface mais fcil de usar, sobretudo para quem no conhece o Excel, ela requer alguma habituao para os utilizadores que j estavam familiarizados com as verses anteriores. Um dos principais objectivos deste curso, consiste precisamente em facilitar a migrao dos utilizadores de verses anteriores do Office e neste caso concreto, do Excel para a verso 2007, bem como introduzir novos utilizadores ao novo paradigma. Face ao manual da verso anterior do programa, so ainda abordadas novas facetas do Excel, como o caso da criao de listas de contactos ordenveis. Alm disso, dedicada especial ateno criao de vrios tipos de grficos, bem como a diferentes aspectos da impresso que, dadas as caractersticas especficas das folhas de clculo, requer algum cuidado.

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AMBIENTE DE TRABALHO
A folha de clculo O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3. Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de conhecimentos informticos.

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A folha de clculo
A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois no s podemos nela introduzir valores como possvel, como veremos mais adiante, fazer automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou impraticveis de realizar.

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A folha de clculo
A quadrcula virtual da folha e clculo electrnica consiste numa srie de clulas que so fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colunas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1500% no nmero de linhas e de 6300% no nmero de colunas.

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Exemplos de frmulas
Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades. Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados como imagens.

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O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de clculo). A predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em branco por cada livro novo.

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1. Barra de ttulo 2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Boto do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rpido 5. Boto de acesso Ajuda 6. Ponto de insero 7. Barra de frmulas 8. Caixa de nome 9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas (A, B, C, ) 10. Barra de deslocao vertical

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11. Separadores de folhas 12. Boto de macros 13. Modo de visualizao normal 14. Modo de esquema de pgina 15. Pr-visualizao de quebras de pginas 16. Cursor de ampliao/reduo da pgina visvel 17. Pgina anterior 18. Pgina seguinte 19. Comando de diviso do documento

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Os frisos do Excel
Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes). Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa detecta automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respectivo.

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Os frisos do Excel
Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas posies relativas.

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Os frisos do Excel
Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever, Ver e Programador so os trs ltimos As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respectivo.

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Separador Base
Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc.

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Separador Inserir
Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperligaes, etc.

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Separador Esquema de Pgina

Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens, dimenses da folha, espaamento, etc.

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Separador Frmulas
Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.

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Separador Dados
H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que frequentemente descurada.

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Separador Rever
Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador especfico, onde esto tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de comentrios e alteraes.

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Separador Ver
O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas visualizao do documento.

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Separador Programador
Um separador adicional, pode ser activado a partir do menu de configurao, e agrupa funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de macros.

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Usar as funcionalidades do friso

O friso, qualquer que seja o separador que esteja activo, est dividido em seces que agrupam funcionalidades semelhantes de forma lgica, para facilitar o seu acesso. Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea que podes ser clicada de forma a expandir a funcionalidade.

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Usar as funcionalidades do friso

Se passar o cursor do rato por essa rea (sem clicar), surgir um dilogo que lhe mostra o que ir acontecer ser caso clique. Neste exemplo, se clicar na barra do grupo Tipo de Letra, surgir o dilogo (semelhante ao do Excel 2003) que lhe permite

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O BOTO DO OFFICE
Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do Office. neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar, Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto, mas em clicar.

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O BOTO DO OFFICE
Agora, clique no boto para aceder funcionalidade.

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O BOTO DO OFFICE
As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so directas; as restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.

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Comando Novo

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Comando Abrir

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Comando Guardar

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Comando Guardar Como

O dilogo Guardar Como exibe opes adicionais, do lado direito. Pode clicar directamente no boto Guardar Como (ou a tecla F12) para abrir o dilogo standard de gravao.

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Comando Imprimir
O comando Imprimir pode ser usado directamente ou pressionando simultaneamente em Ctrl+P, o que far surgir o dilogo standard de impresso o formato varia ligeiramente consoante a sua impressora.

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Comando Preparar
O comando Preparar rene funcionalidades relacionadas com as propriedades do documento (autor, ttulo, etc.) e possibilidades de proteco, entre outras.

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Comando Enviar
O comando Enviar destina-se a enviar o seu documento para outra pessoa atravs de correio electrnico ou fax neste caso, atravs de um servio de fax da internet.

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Comando Publicar
Este comando especialmente til para utilizadores empresariais que possuam servidores ou outras reas partilhadas onde os seus documentos possam ser usados por mais do que uma pessoa.

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Comando Fechar
O comando Fechar mantm o Excel aberto, mas fecha o documento activo.

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Barra de Ferramentas de Acesso Rpido

Ao lado do boto do Office e por cima do friso, existe uma rea chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, cuja predefinio inclui trs cones mas que pode ser personalizada com mais alguns. Os cones predefinidos (assinalados com so trs (Guardar, Anular e Refazer). Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de outros comandos que podemos colocar nesse espao. Aqui vamos colocar a opo Pr-visualizar, que ser visualizada com o cone de um documento com uma lupa.

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Barras de ferramentas flutuantes

O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que necessitamos realizar determinadas funes, nomeadamente no mbito da formatao. Contudo, so pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao vocacionada para texto, mas sim para nmeros. Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra numa clula, surgir imediatamente uma barra flutuante com comandos bsicos de formatao.

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Barras de ferramentas flutuantes

Se alm disso, clicar na palavra com o boto direito do rato, surgir um segundo menu flutuante, com opes adicionais em contexto.

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OUTROS COMANDOS E OPES Ajuda

H mais botes de acesso directo a comandos espalhados pela interface principal. Clique no boto de ajuda no canto superior direito da janela do Excel (ou na tecla F1) para activar a ajuda.

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Ajuda
O sistema de ajuda surge atravs de uma caixa de dilogo. Esta caixa surge por cima do documento (em primeiro plano) que est a escrever mas, logo que clique numa rea qualquer do documento, ficar em segundo plano, por baixo da janela do Excel.

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Ajuda
Se quiser que fique sempre visvel, clique no cone do alfinete verde. Nota: Se possuir acesso Internet, o sistema de ajuda no apenas ir exibir os tpicos de ajuda que fazem parte do programa, como ir procurar informao adicional online, no site da Microsoft.
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Ajuda
Se no quiser que o programa aceda Internet para este efeito, dever clicar no canto inferior direito do dilogo e configurar a opo pretendida.

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O sistema de ajuda est tambm dependente do contexto. Algumas caixas de dilogo, como esta, tm mesmo uma hiperligao para ajuda especfica da funo escolhida (SOMA, neste caso).

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Comando Zoom
O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do seu contedo.

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Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa. No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora personalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.

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Barra de Estado
Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.

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PERSONALIZAO DO EXCEL
Como no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o programa de acordo com a sua forma de trabalhar. Neste captulo vamos conhecer as opes de personalizao mais importantes.

1. 2.

Clique no Boto do Office Escolha Opes do Excel.

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Opes do Excel - Popular

O primeiro grupo de opes chama-se Popular e rene as opes de personalizao mais usadas.

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Opes do Excel - Popular

Algumas das opes teis neste grupo incluem a possibilidade de activar o separador Programador do friso do Excel.

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Opes do Excel - Popular

Outra opo proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja predefinio azul, mas que poder mudar para prateado ou preto.

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Opes do Excel - Frmulas

As opes de Frmulas so especialmente importantes porque afectam toda a forma como o Excel realiza os clculos. Contudo, a menos que saiba exactamente o que est a fazer ou tenha alguma necessidade especfica, dever evitar alterar os valores predefinidos, os quais devero ser os mais adequados maioria das situaes.

Para aceder s opes deste grupo, escolha Frmulas do lado esquerdo do dilogo

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Opes do Excel - Guardar

Outro conjunto de opes importante Guardar. Isto porque o Excel 2007 usa como predefinio um formato de ficheiro novo, com extenso .xlsx. Se pretende que o Excel 2007 continue a usar o formato .xls antigo (usado pelas vrias verses at 2003), dever configurar essa opo neste grupo.

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Opes do Excel - Personalizar

Apesar do friso no poder ser personalizado, a barra de ferramentas de acesso rpido pode. Escolha o grupo Personalizar nas opes do Excel.

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Opes do Excel - Personalizar

Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em Adicionar.

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OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO Criar um documento novo

Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio.

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Criar um documento novo

Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio. No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma ou mais folhas de clculo. A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de clculo Folha1, Folha2 e Folha3. Se j tem o Excel aberto e pretende criar um novo documento, quer j tenha aberto um o no, clique no boto do Office e escolha Novo.

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Abrir um documento preexistente

Para abrir um documento que j tenha sido criado, clique no boto do Office.

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Abrir um documento preexistente

Caso o documento que pretende no se encontre na lista, clique em Abrir e procure-o atravs da caixa de dilogo standard.

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Abrir mltiplos documentos

Alm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que um livro o total teoricamente limitado apenas pela capacidade de memoria e de processamento do seu computador. Se quiser ter mais do que um livro aberto, s tem de repetir o processo descrito anteriormente. Para facilitar a visualizao do os documentos abertos, deve seleccionar o separador Ver friso do Excel.

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Abrir mltiplos documentos

Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo. Para isso clique em Dispor Todas.

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Guardar um documento
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado no disco para que possa recuper-lo mais tarde. Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione simultaneamente as teclas Ctrl+G.

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Guardar um documento
O Comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome que j lhe atribuiu. Contudo, se a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgir um dilogo de gravao mais completo, igual ao que surgiria caso escolhesse a opo Guardar Como e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a gravar, bem como o local no disco onde o pretende colocar.

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Exemplo de Guardar Como

Escolher localizao

Escolher que tipo de ficheiro

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Fechar o documento
Se quiser fechar o documento activo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e seleccionar Fechar.

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Visualizao de documento
A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais importante quanto ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel que exista uma grande quantidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o forma-to de uma pgina A4. Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os imprimir, como veremos mais adiante.

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Visualizao de documento
Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de clulas e depois escolher a opo Zoom para seleco no friso Ver. Esta opo pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como para reduzir um grande conjunto de clulas. Comece por seleccionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrtice do quadrado ou rectngulo imaginrio que pretende visualizar e arrastando o rato, sem o soltar, at ao ponto pretendido. Assim.

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Visualizao de documento
As clulas seleccionadas ficam de uma tonalidade diferente. Depois de largar o boto esquerdo rato, pode aplicar qualquer operao de formatao, ou neste caso em especial de Zoom.

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Visualizao de documento
Depois de largar o boto esquerdo do rato, clique em Zoom para Seleco.

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Visualizao de documento
O grupo de clulas seleccionado ser ampliado a toda a largura da rea de trabalho do Excel.

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CONCEITOS BSICOS Trabalhar com folhas

Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias Folhas. Estas Folhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita. Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se encontram no seu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e Folha3.

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CONCEITOS BSICOS Trabalhar com folhas

Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.

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Alterar o nome
Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar imediatamente perceptvel o seu contedo. Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre o separador que quer alterar o nome e escolher a opo Mudar o nome.

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Inserir folha
Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente Para isso, clique com o boto direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer separador) e escolha a opo Inserir

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Inserir folha
Uma caixa de dilogo permite seleccionar o que pretende inserir.

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Mover ou Copiar
til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo, copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente. Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar

Se pretende copiar em vez de mover, basta seleccionar a opo Criar uma cpia.
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Mover ou Copiar
Se pretender copiar ou mover a folha para um novo ficheiro (ou seja, um novo livro), dever seleccionar essa opo no menu deslizante e escolher a opo (novo livro). Clique em OK para terminar.

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Colunas, linhas e clulas

Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra) uma quadrcula formada pela intercepo de linhas com designaes numricas (do lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

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Colunas, linhas e clulas

A intercepo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designadas pela conjugao do nome da coluna com o nome da clula. Numa folha com milhares de clulas poder ser difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar directamente a clula para onde pretende ir (seguido de Enter)

Por exemplo, a clula fruto da intercepo da coluna B com a linha 3 ser chamada B3.
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Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introduzido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel.

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Inserir e apagar linhas e colunas

Para introduzir uma linha no meio de valores j introduzidos, comece por clicar no nmero da linha, do lado esquerdo da folha. A nova linha ser inserida acima da linha seleccionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a mesma numerao da linha seleccionada e todos os valores descem uma posio

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Inserir e apagar linhas e colunas

Depois, clique com o boto direito do rato, e escolha a opo Inserir.

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Inserir e apagar linhas e colunas

O resultado uma linha nova que, contudo, no altera os resultados anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito embora estas clulas de totais tenham frmulas com referncias a determinadas clulas, e estas tenham mudado de posio, o Excel muda as frmulas automaticamente, evitando assim uma alterao dos resultados.

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Inserir e apagar linhas e colunas

O mesmo processo vlido para as colunas: Clique na letra correspondente coluna, seleccionando assim toda a coluna. A nova coluna vai aparecer esquerda da coluna seleccionada.

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INTRODUO DE DADOS
Tipos de dados Numricos Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro tipos de dados numa folha de Excel: Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas.

Texto

Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate como dados numricos assumido como texto.
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem automaticamente actualizados de acordo com a data real. As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos clculos.
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Datas e horas

Frmulas

Introduo de dados
Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou teclado e tecle os valores pretendidos. Os valores introduzidos na clula surgem tambm na Barra de frmulas e vice-versa, o que permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos. Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra clula ou saltar de clula usando as teclas direccionais do seu teclado.

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Introduo de dados num conjunto de clulas

Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas, sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta seleccionar as clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter. Comece por seleccionar as clulas com o rato, tendo em ateno que a clula onde o valor ir ser introduzido a que fica no canto superior esquerdo da seleco.

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Introduo de dados num conjunto de clulas

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrrio a seleco deixa de estar activa) introduza os valores numricos pretendidos.

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Introduo de dados num conjunto de clulas

Uma vez introduzidos os valores, carregue simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.

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Introduo de sries de dados Dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula de partida isto , clulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da clula seleccionada O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados.

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Introduo de sries de dados Dados repetidos

1. 2. Introduza o valor pretendido numa clula sua escolha. Posicione o cursor no canto inferior direito da clula, de modo a que o cursor se transforme numa cruz. Arraste o cursor para os lados, para cima ou para baixo de forma preencher as clulas com o mesmo valor. Note como surge um filete cinzento em torno das clulas afectadas pela sua seleco ou mesmo tempo que uma pequena caixa indica qual o valor que vai ser introduzido.

3.

4.

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Introduo de sries de dados sequncias numricas

O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequncias. Neste caso, basta usar duas clulas de origem, de forma a determinar qual o intervalo numrico entre as duas clulas e aplicar essa sequncia. Introduza dados com a sequncia pretendida em duas clulas contguas (neste caso, 123 e 124).

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Introduo de sries de dados sequncias numricas

1. Clique no canto inferior direito do limite das clulas seleccionadas e arraste at posio pretendida. Note como a pequena caixa indica automaticamente o valor que vai ser preenchido medida que movimenta o cursor (130 neste caso, visto que arrastou 6 clulas para um valor de origem de 124). Pode fazer variar o intervalo numrico entre as duas primeiras clulas, deforma a que a sequncia a criar reflicta esses valores.
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2.

3.

Introduo de sries de dados sequncias de datas

Podemos criar sequncias de preenchimento automtico tambm para outro tipo de dados, como o caso de datas. Comece por introduzir uma data qualquer (10-12-2000, neste exemplo)

As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens que pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do ano (2000), e o Excel ir fazer variar apenas esse valor na sequncia.

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Edio de dados numa clula

1. 2. Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os alterar. Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta seleccionar a clula com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a clula se encontrasse vazia. Carregar na Barra de espaos, na tecla Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo efeito. Antes de introduzir o novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior.
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3.

Edio de dados numa clula

De qualquer forma, possvel usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de partida.

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Formatao de clulas Dimenses

Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor numrico, o facto era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal #. No Excel 2007 isto s acontece quando fora-mos uma formatao muito estreita de uma coluna, afectando assim a clula correspondente.

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Formatao de clulas Dimenses

Ao contrrio, o Excel altera automaticamente a largura da coluna, de forma a poder exibir correctamente os valores.

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Formatao de clulas Dimenses

Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato. Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo; Clique e arraste at largura pretendida Largue o boto do rato
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Formatao de clulas Dimenses

O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha. Clique na linha que separa as duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para baixo at obter o tamanho desejado.

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Formatao de clulas Dimenses

Nas colunas: Nas Linhas:

Clique com o boto direito na coluna e escolha a opo Largura da Coluna

Clique com o boto direito na linha e escolha a opo Altura da Linha

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Formatao de clulas Cores e Limites

Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas. A forma mais simples de realizar isto recorrer ao grupo de comandos Tipo de Letra do friso Base.

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 A atribuio de formatos sempre feita aps a seleco de clulas ou de grupo de clulas a formatar. Pode fazer vrias formataes bsicas de forma rpida apenas com o rato. Pode atribuir limites a grupos de clulas

Formatao de clulas Cores e Limites

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Formatao de clulas Cores e Limites

ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos

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Formatao de clulas Dados

Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas clulas (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como o caso do Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas um determinado nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automticos (neste caso, apenas a visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os clculos so sempre efectuados com valores reais). A formatao do contedo das clulas feita, como sempre, depois de seleccionar as clulas respectivas. Pode seleccionar clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colunas ou at toda a folha.

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Formatao de clulas Dados

Aceda ao comando Formatar clulas a partir do menu de contexto com o boto direito do rato ou atravs do comando respectivo no friso Base.

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Formatao de clulas Dados

A caixa de dilogo referente formatao das clulas d-nos imensas possibilidades de definio do contedo. A predefinio do formato do contedo das clulas Geral algarismos se qualquer formatao numrica em especial.

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Formatao de clulas Dados

Aumentar ou diminuir o nmero de casas decimais (mximo de 30 casas decimais). Utilizar o separador de milhares (.)

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Formatao de clulas Dados

Interessantes, so tambm as opes Moeda e Contabilidade, pois podem ser usadas para formatar os resultados com smbolos de determinada divisa o Euro, mas tambm qualquer outra que pretenda. A diferena entra ambas que a opo Contabilidade alinha os smbolos monetrios e virgulas decimais numa coluna.

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Formatao de clulas Dados

Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmero no friso Base do Excel.

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Formatao de clulas Dados

Neste exemplo, escolhemos formatar uma clula com atributo Moeda. Note como a clula C9 passou a exibir o smbolo do Euro e, ao mesmo tempo, a apresenta o resultado com separao de milhares.

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CLCULOS
Fazer contas Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, multiplicao, diviso) e, sobretudo, de frmulas.

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Frmulas com operadores bsicos

Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos sempre por comear por introduzir o sinal de igual =. No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples, com poucas clulas, possvel realizar operaes bsicas indicando simplesmente o nome das clulas e a operao a realizar. Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est efectivamente a somar os valores das clulas E5 e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se automaticamente.
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Frmulas com operadores bsicos

Pode introduzir o nome das clulas pretendido manualmente, atravs do teclado, ou clicando nelas com o rato. Note como o Excel indica atravs de cores diferentes, quais as clulas seleccionadas (aqui apenas duas, a titulo de exemplo, apesar de ser lgico somar todas mas j l iremos

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Frmulas com operadores bsicos

Depois de terminar a introduo da operao, basta pressionar Enter para terminar. Nesse momento, o resultado do clculo ser imediatamente exibido.

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Frmulas com operadores bsicos

tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas. Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas clulas C9 e E9, nas quais contm j operadores aritmticos para obter a soma das clulas imediatamente acima.

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Frmulas com operadores bsicos

Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo =(E5-E6)*10 um exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os smbolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao (*) e diviso (/) so menos bvios. Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!

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Frmulas com funes

Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas atravs de funes. O Excel possui centenas de funes, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls, lembre-se que todos os nomes das funes foram tambm trocados para portugus por exemplo, a funo SUM passa a SOMA em portugus).

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Frmulas com funes

A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente til para sries de clulas. Usa-se da seguinte forma: =SOMA() em que podemos colocar entre os parntesis clulas ou series de clulas.

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Frmulas com funes

Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta funcionalidade, seleccionar o friso Frmulas.

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Frmulas com funes

Seleccione a clula onde pretende inserir a frmula e depois escolha o comando Inserir Funo.

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Frmulas com funes

Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo pretendida. 1. Primeiro introduza o(s) termo(s) que representa o que pretende realizar neste caso, adicionar 2. Clique em Ir 3. Surgir de imediato a lista de funes disponveis relativamente ao critrio de busca introduzido. 4. Escolha SOMA. 5. Clique em OK.

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Frmulas com funes

Em seguida, surgir um novo dilogo que ajuda a preencher os restantes atributos, nomeadamente o grupo de clulas que pretende somar. O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8, mas na verdade pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4 tem o nmero que representa o ano.

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Frmulas com funes

Neste caso basta editarmos o valor sugerido. Clique com o cursor do rato sobre a linha com os valores das clulas e altere para E5. Note que a sintaxe usada pelo Excel para indicar uma srie de clulas contnuas a separao de dois nomes de clulas (primeira e ltima) por : (dois pontos). Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a sintaxe =SOMA(E5:E8).

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Frmulas com funes

Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos directos que permitem automatizar ainda mais o processo de realizao de somatrios. 1. Comece por seleccionar o friso Frmulas.

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Frmulas com funes

2. Depois seleccione o grupo de clulas que pretende somar

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Frmulas com funes

3. Agora clique em Soma Automtica 4. O valor da soma apresentado na clula imediatamente abaixo do grupo seleccionado.

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Frmulas com funes

O mesmo boto Soma Automtica pode ser usado para introduzir, da mesma forma, outras funes mais usadas, designadamente Mdia, Contar, Mximo e Mnimo. Dica: Quando estiver mais vontade com estes procedimentos, poder digitar os valores directamente na clula. Este mtodo atravs do assistente sobretudo til ao pro-curarmos uma funo que no conhecemos ainda e no a sabemos usar.

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Funes mais usadas

Alm da SOMA, cuja utilizao a mais frequente no Excel, h outras funes muito usadas e que passamos a descrever sucintamente: Mdia

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Funes mais usadas

Mediana (Med) Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nmeros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto numrico). A funo mediana tem a sintaxe MED. Tenha em ateno que esta funo poder no apresentar qualquer valor no caso em que o intervalo de valores seja muito pequeno. Por outro lado se houver um nmero par de nmeros no conjunto, a funo MED calcula a mdia dos dois nmeros do meio.
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Funes mais usadas

Moda A moda o valor que ocorre ou que se repete com ais frequncia numa matriz ou intervalo de dados. A sua sintaxe no Excel MODA. A funo MODA mede a tendncia central, que corresponde localizao do centro de um grupo de nmeros numa distribuio estatstica. Se o conjunto de dados no contiver pontos de dados duplicados, MODA devolve o valor de erro #N/D. Note que, numa distribuio simtrica de um grupo de nmeros, a mdia, mediana e moda tm o mesmo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores podem ser diferentes.
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Funes mais usadas

A funo CONTAR especialmente til quando se usa o Excel para criar listas, pois limita-se a contar o nmero de clulas no intervalo indicado no argumento mas apenas clulas com nmeros. Se pretende contar clulas com quaisquer valores (numricos ou no), dever usar a funo CONTAR.VAL; se pretender contar clulas vazias, dever usar a funo CONTAR.VAZIO.

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Funes mais usadas

Mximo e Mnimo A funo MXIMO (com acento no a) devolve o valor mais alto de um grupo de clulas seleccionado; a funo MNIMO (com acento no primeiro i) devolve o valor mais baixo de um grupo de clulas seleccionado.

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Correco de erros
O Excel possui um sistema de correco de erros que nos avisa quando algo poder estar incorrecto. Neste caso, o programa detectou que um valor de uma clula adjacente ao grupo a somar ficou de fora (a clula com o nmero que designa o ano) A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo verde no canto superior esquerdo da clula.

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Correco de erros
Clique no tringulo para fazer aparecer o dilogo de controlo de erros. Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro. Neste caso no propriamente um erro, mas sim a advertncia para o facto de que a frmula omite clulas adjacentes, o que poder ter sido causado por uma distraco. Mas como vimos anteriormente, no foi, pelo que podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel no nos volte a chamar a ateno para este facto.

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O EXCEL COMO BASE DE DADOS

O Excel pode ser usado exclusivamente para dados no numricos. Uma das possveis utilizaes para esta capacidade a criao de bases de dados simples, que facilitam a listagem e ordenao dos dados introduzidos e que podem at ser depois usadas para criar mailings atravs da importao de dados do Word.

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O EXCEL COMO BASE DE DADOS

Neste caso crimos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereos para realizar um mailing mais tarde.

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O EXCEL COMO BASE DE DADOS

No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo. Limitmo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer outros) e por baixo, os elementos respectivos. Em seguida escolha o friso Dados.

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O EXCEL COMO BASE DE DADOS

As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e muito fcil de obter apenas com um clique do rato que a ordenao Seleccione o conjunto de clulas e clique no cone da ordenao crescente, de A a Z. alfabtica.

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O EXCEL COMO BASE DE DADOS

Experimente fazer o mesmo clicando no cone de Z a A, para inverter a ordenao. Note como no s a ordenao dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram correctamente alterados em funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a do primeiro. Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mesmo s um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que os nomes deixassem de corresponder s moradas correctas!).

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GRFICOS
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma categoria muito popular at ao inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente desapareceu.

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Grficos de Barras
Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta seleccionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfico pretendido. Comece por seleccionar o friso Inserir.

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Grficos de Barras
Depois, seleccione os valores que pretende exibir num grfico e clique no tipo de grfico escolhido.

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Grficos de Barras
Escolha a variao pretendida e clique na figura que a representa

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Grficos de Barras
O grfico surge de imediato, dentro da prpria folha de clculo que contm os valores que lhe deram origem.

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Grficos de Barras
O Excel usou correctamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos, colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos colunas separadas, cada uma com uma cor diferente. Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao dos grficos.

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Grficos de Barras

Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados especficos que deram origem ao grfico. Aqui seleccionmos um esquema que exibe um ttulo. Depois s clicar no ttulo e edit-lo vontade. Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos que deram origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da prpria folha de clculo.

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Grficos Circulares
Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular. O resultado, tal como no grfico de barras, dado na mesma folha de clculo.

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Grficos Circulares
Como todas os elementos grficos so editveis, pode clicar numa das fatias e afast-la do centro, de forma a soltar cada uma delas e tornar o resultado mais atractivo.

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Copiar um grfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite us-lo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo. Para isso, clique no grfico com o boto direito do rato e escolha a opo pretendida. Neste caso vamos copiar o grfico como imagem para a rea de transferncia (clipboard) do Windows.

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Copiar um grfico
Isto permite copiar depois a imagem para qualquer aplicao que possa importar ficheiros de imagens. Neste caso, copimos a imagem do grfico para um programa de edio de imagem

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Copiar um grfico
Mas podemos tambm transferir o grfico para a folha de clculo separada, que pode ou no estar dentro do mesmo livro que j temos aberto. Escolha a opo Mover Grfico a partir do menu de contexto que obtm clicando com o boto direito do rato sobre o grfico.

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IMPRESSO
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel pode vir a ter. Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office, designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar.

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Imprimir
A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office. Esta opo faz surgir um segundo dilogo, cujo aspecto depende do tipo de impressora que estiver a usar, e onde pode seleccionar quais as pginas a imprimir, o nmero de pginas a imprimir, a ordem de impresso, a qualidade, etc.

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Impresso rpida
A funo de Impresso Rpida do Excel imprime directamente o seu documento para a impressora predefinida sem perguntar mais nada. Evite usar esta opo, excepto para documentos simples.

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Pr-visualizar
A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso. Antes de clicar nesta opo, tenha a certeza que no deixou o grfico seleccionado, se assim foi, na pr-visualizao apenas ir ver o grfico e no todos os outros dados da mesma folha.

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Definir rea de impresso

Um comando essencial para imprimir no Excel o que permite definir qual a rea a imprimir. Antes de imprimir, dever escolher o friso Esquema de Pgina.

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Definir rea de impresso

Note como h um risco tracejado vertical na sua folha de clculo. este risco que indica a diviso da pgina e como que ela vai ser impressa. O que significa que esta folha vai ser impressa em duas pginas, ficando na segunda nada mais do que uma parte do grfico.

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Definir rea de impresso

Pode verificar isso, pr-visualizando o documento.

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Definir rea de impresso

Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo na pgina. Ou, atravs do comando rea de Impresso, poder definir exactamente qual a rea que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina. 1. Comece por seleccionar a rea a imprimir.

2. Clique no boto rea de Impresso e seleccione a opo Definir rea de impresso.

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Definir rea de impresso

3. Clique no boto Orientao e escolha a opo Horizontal.

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Definir rea de impresso

4. Verifique novamente antes de imprimir atravs do comando de prvisualizao. 5. Imprima clicando no boto de impresso.

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