Organizando a sua caixa de entrada usando o Outlook

Publicado em 31/01/2011 | Por Fernando Monteiro

Organizar a sua caixa de entrada o bsico da gesto de tempo. Esse artigo mostra dicas de como faz-lo no Outlook. Um dos grandes ensinamentos que a metodologia GTD de gesto de tempo prega que devemos comear coletando. Uma das formas de se coletar usando a caixa de entrada do Outlook. H outras diversas formas de entrada, como pocketmods, Moleskines, PDAs e Celulares, Excel ou mesmo um guardanapo todas elas so ou sero tratadas em outros artigos futuros prometo!

Como comecei
Aprendi a usar o Outlook focado em gesto de tempo com Christian Barbosa, em um curso in-company que ele ministrou sobre a Trade do Tempo. Hoje a empresa tem um treinamento especfico para uso do Outlook. No treinamento que fiz ele passava por alguns tpicos dos quais eu guardei quatro em especial: 1. a sua caixa de entrada deve ficar sempre vazia; 2. no contexto de gesto de tempo, a tela principal do Outlook a Calendrio com o painel Tarefas esticado e no a tela de email; 3. a leitura de emails deve ser feita poucas vezes ao dia deve-se incluse desligar o notificador que avisa a cada vez que chega uma mensagem; 4. para criar uma tarefa a partir de uma mensagem, basta arrast-la para o boto Tarefas do Outlook automaticamente o email ser copiado para uma tarefa. Essas idias realmente me ajudaram em um primeito momento e, com o passar do tempo, fui criando uma forma prpria de trabalhar com o Outlook.

Como fao
Hoje em dia eu tento ler a minha caixa de entrada de trs a quatro vezes por dia. Quem trabalha comigo sabe que quando surge algo urgente, podem me encontrar no Communicator (uma espcie de Messenger corporativo da Microsoft) ou me ligar. S saio dessa rotina caso eu esteja esperando por um email muito importante. Isso essencial para conseguir fazer um trabalho focado: se voc for parar o que est fazendo a cada email que chega, das duas, uma: ou voc ter dificuldades para terminar o que voc est fazendo por conta de falta de ateno, ou ficar ansioso por ver as suas atividades aumentando.

A meta: caixa de entrada vazia

A minha meta incansvel esvaziar a minha caixa de entrada. Quando eu a abro, reservo alguns minutos para ler e processar, fazendo uma leitura dinmica da caixa, usando o fluxograma da GTD. Dessa forma, muita coisa j eliminada, ficando s o que realmente interessa. Uso as categorias do Outlook para marcar as mensagens como Coletar e Ateno veja mais abaixo a explicao sobre as categorais e como elas so escolhidas. As mensagens que no so categorizadas so colocadas em uma pasta que eu configurei como _Lidas. O underscore antes do L serve para que a pasta aparea no comeo da lista de pastas. Aqui as mensagens de referncia, como aquelas em que voc copiado mas que voc no precisa tomar nenhuma ao, j so colocadas na pasta _Lidas

As categorias do Outlook
O Outlook pode ser usado com categorias e uso o recurso para fazer uma leitura dinmica da caixa, usando o fluxograma da GTD. No comeo, usava todas as categorias disponveis para organizao. Tinha categorias para controlar o que deleguei, o que eu deveria estudar mais a fundo, o que era urgente Depois de conhecer a GTD, acabei enxugando as categorias do Outlook que uso, e fiquei com duas:

Coletar, que indica que a mensagem leva ou pode precisar de uma ao minha; Ateno, uma mensagem de referncia mas cujo contedo precisa ser lido com calma antes de ir para a pasta _Lidas.

O processamento depois da primeira limpeza

Depois da primeira passada, vou abro as mensagens que restaram uma a uma, decidindo o que fazer com cada uma, seguindo novamente o fluxograma da GTD:

se for algo que demore menos de dois minutos, como devolver uma informao por email, fazer uma ligao rpida, marcar uma reunio, j fao! Depois de feito, passo para a pasta _Lidas; se for algo que demore mais de dois minutos, crio uma tarefa, marcando data e hora de incio e data e hora para concluso dessa forma o Outlook e os demais sistemas que uso podem me avisar com certa antecedncia de que algo est a vencer.

A separao entre Coletar e Ateno tnue: coletar eu uso para coisas que devem ser feitas, ateno para coisas que devem ser lidas. Para ambas eu crio atividades (tarefas no Outlook).

E as pastas de referncia?

Um tpico interessante do GTD: a organizao do contedo deve ser feita de forma a que se encontre o que se procura de forma fcil e rpida. Provavelmente voc deva se perguntar: E como voc organiza as pastas do Outlook? Fcil: eu simplesmente no organizo. Muitas mensagens dizem respeito a mais de uma assunto e, por isso, difcil fazer a catalogao. Quando eu preciso encontrar uma mensagem, uso o poderosssimo recurso do Query Builder do Outlook. Ele permite fazer pesquisas por vrios campos, oferecendo inclusive recursos de lgica (E, OU). A busca no Outlook 2007 to rpida que dispensa a tal organizao. Se as novas verses do Outlook suportarem tags, assim como o GMail, onde cada mensagem pode ter vrias tags, provavelmente eu reveja o meu conceito.

Integrao com o meu to-do

Agora explico o porqu de deixar de usar o Outlook para controle geral de minhas atividades O Outlook no totalmente integrado com os recursos que uso! Eu no conseguia acessar as tarefas do meu celular caso precisasse sou f da plataforma Android e sincronizar as tarefas com o Outlook no trivial. Alm disso, se precisasse consultar a minha lista via navegador, era obrigado a usar a interface web do Exchange. Depois de testar algumas ferramentas e cenrios, acabei chegando na trade Toodledo (web), GotToDo (celular Android) e ToodledoSync (para Outlook). Dessa forma, o Outlook acaba sendo uma caixa de entrada: crio tarefas que so sincronizadas com o Toodledo, e nesse ltimo eu centralizo e administro as minhas atividades e planejo meu dia. Em outros posts comento o uso das ferramentas. Prometo!

Telas de exemplo
Em breve acrescentarei telas de exemplo para cada um dos tpicos mencionados. Estou prometendo demais, melhor parar por aqui

E voc, leitor, como trabalha com Outlook?

Se voc quiser falar sobre o SEU modo de usar o Outlook ou perguntar sobre o assunto do artigo, use o espao de comentrios que esto logo abaixo!