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As Piores Prticas em Business Intelligence

Razes para o sucesso das Aplicaes de BI onde as Ferramentas de BI falham

Um White Paper
de Kevin R. Quinn Vice-presidente para o Marketing de Produtos

Kevin R. Quinn

Kevin R. Quinn o Vice-presidente para o marketing de produtos da Information Builders. Kevin tem mais de 24 anos de experincia na concepo e implementao de solues de Business Intelligence e Integrao de Dados Empresariais. Escreveu e publicou muitos artigos e resultados de estudos sobre arquitectura de informao estratgica. Nas vrias funes que ocupou na Information Builders, Kevin tem ajudado empresas de todo o mundo a criar estratgias de desenvolvimento de informao que as ajudam a acelerar a tomada de decises e a melhorar o seu desempenho como empresas. Trabalhou com empresas globais para implementar boas prticas que lhes permitiram desenvolver-se com sucesso. Kevin formou-se no Queens College em Informtica.

ndice
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Transformar fracassos em sucessos Pior Prtica #1: Assumir que o utilizador mdio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI No conhecer bem o verdadeiro utilizador final Demasiado para muito poucos uma questo de tempo Argumentos de facilidade de utilizao Indivduos destacados para as tarefas de BI e as mltiplas verses da realidade A soluo Pior Prtica #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos Processo manual e sujeito a erros O impacto dos dados errados A criao de spreadmarts A soluo Pior Prtica #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informao No avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse A soluo Pior Prtica #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade especfica A soluo O antdoto est nas suas mos

Transformar fracassos em sucessos


O software de Business Intelligence (BI) surgiu como resposta necessidade de obter informao rigorosa e de forma atempada para apoiar os decisores empresariais. O software de BI comeou a surgir nas dcadas de 70 e 80, na forma de aplicaes em COBOL e relatrios s com texto, e evoluiu para o actual mercado complexo de ferramentas e plataformas. Existem vrias ferramentas para desenhar relatrios, fazer queries ad-hoc e para processamento analtico online (OLAP), mas as plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, portais e tecnologias de integrao para proporcionarem aplicaes de BI sofisticadas. Enquanto o COBOL exigia o envolvimento de profissionais das TI e meses para gerar um simples relatrio, as solues de hoje j so concebidas para os utilizadores comuns das empresas e so capazes de gerar relatrios em tempo real. Com tudo isto, porque ser que muitas organizaes ainda sentem que as suas necessidades de acesso a informao e gerao de relatrios no esto satisfeitas? O software de BI ferramentas, plataformas e aplicaes tem um grande potencial para ajudar as organizaes a aceder com rapidez s informaes de que necessitam para tomarem decises informadas e, em ltima anlise, alcanarem os seus objectivos empresariais. No entanto, tal como acontece com qualquer outra tecnologia, o sucesso do BI depende muito da implementao, da divulgao e das prticas de utilizao. Quando procuramos o que conduziu a resultados medocres, ou mesmo fracassos completos, encontramos muitos factores comuns que apelidamos de piores prticas. Estas so as principais piores prticas em BI:

Assumir que o utilizador mdio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informao Seleccionar uma ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade especfica

Estas piores prticas colocam as empresas no caminho certo para o fracasso em BI. E encontramolas aplicadas repetidamente nas, supostamente, melhores e mais brilhantes empresas do mundo. Estas piores prticas costumam ser o resultado de querer utilizar a tecnologia mais recente, sem qualquer ponderao baseada em conhecimentos prticos e experincia. Este artigo, escrito com o intuito de ajudar empresas a aprender com os erros de outras, d uma boa viso destas quatro piores prticas em BI. Inclui tambm algumas orientaes que podem ajudar a evitar e/ou ultrapassar as piores prticas para permitir que as empresas possam usufruir do verdadeiro poder do BI. Aps ler este artigo, o leitor ficar a compreender bem como pode evitar o fracasso em BI e fazer com que as suas iniciativas no mbito do BI tenham sucesso.

1 O fracasso pode ser definido como uma despesa considervel com pouco ou nenhum retorno do investimento.

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Pior Prtica #1: Assumir que o utilizador mdio tem conhecimentos e tempo para usar ferramentas de BI
As ferramentas de BI desenho de relatrios, queries ad-hoc e ferramentas de OLAP fornecem um servio valioso e podem desempenhar um papel vital na estratgia de BI de uma empresa. No entanto, no so o que os utilizadores comuns das empresas necessitam. Estes utilizadores precisam de informao dinmica e prontamente disponvel, que os apoie na tomada de decises. certo que as ferramentas de BI oferecem a capacidade de tratar informao, mas so demasiado complexas para a maioria dos utilizadores comuns das empresas. Infelizmente, o mercado de aplicaes destinadas ao utilizador final encontra-se inundado com publicidade enganosa, tendo-se chegado ao ponto de afirmar que as ferramentas de BI so para todos. As ferramentas actuais de BI so apresentadas como sendo destinadas ao utilizador comum porque j no requerem programao especfica ou conhecimentos de bases de dados. Usam interfaces grficas com facilidades drag-and-drop (arrastar e largar) e permitem que qualquer pessoa interrogue bases de dados e obtenha resultados bem formatados. Mas o facto que, mesmo com todos estes avanos, estas ferramentas ainda so demasiado complexas para que o utilizador final mdio as consiga incorporar nas suas rotinas dirias. Alm disso, apenas alguns utilizadores comuns esto envolvidos em processos de tomada de deciso no mbito do BI. O resultado a necessidade de simplicidade acabar por ser negligenciada e as ferramentas de BI serem impostas pelos responsveis das TI e pelos utilizadores mais avanados de cada departamento uma receita infalvel para o fracasso.

No conhecer bem o verdadeiro utilizador final


O primeiro, e talvez o mais prejudicial, erro que as organizaes cometem quando avaliam as solues de BI disponveis no mercado no inclurem os utilizadores comuns no grupo responsvel pela seleco. Isto pouco sensato porque os utilizadores comuns sero os principais utilizadores da soluo, mas acontece com muita frequncia. Na maior parte dos casos, a origem do fracasso da estratgia de BI est no prprio grupo responsvel pela seleco da ferramenta. Por um lado reconhece-se a necessidade de os utilizadores comuns terem uma ferramenta de BI. Por outro, o grupo de seleco normalmente composto apenas por responsveis das TI e utilizadores avanados que sabem utilizar as ferramentas mais complexas. Os indivduos com competncias deste nvel tendem a procurar ferramentas dotadas de muitas caractersticas e funcionalidades avanadas e do pouca ateno facilidade de uso em termos globais. Por outras palavras, o grupo responsvel pela seleco costuma representar apenas as necessidades de uma pequena parte do conjunto total de utilizadores. Quando os utilizadores comuns so excludos do processo de seleco da soluo, a sua necessidade de ter algo que seja simples totalmente ignorada. O resultado uma deciso vlida apenas para os utilizadores mais avanados. Depois, o que acontece que 90% das ferramentas adquiridas para todos os utilizadores usarem acabam como shelfware (software na prateleira). Pior ainda, at os prprios utilizadores avanados, que compreendem bem as ferramentas, acabam por perder horas e horas de trabalho para criar um simples relatrio. No deve haver muitas pessoas que possam perder muito tempo de cada vez que precisam de alguma informao, quanto mais ter de atender aos pedidos de informao feitos pelos colegas que tm menos conhecimentos tcnicos.

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Demasiado para muito poucos


No mbito do BI, o desenho de relatrios, os queries ad-hoc e as ferramentas de anlise OLAP podem ter centenas ou milhares de particularidades. Embora a interface para o utilizador costume ser simples, impossvel escapar complexidade dos prprios dados. At o mais simples caso de Data Warehouse pode ter centenas de colunas de dados e os sistemas mais complexos com milhares de colunas no so pouco frequentes. Quando um utilizador comum se v frente a um espao de trabalho em branco, milhares de colunas de dados e centenas de funes disponveis, a complexidade inerente. Por onde comeo? costuma ser a primeira pergunta, logo seguida de No tenho tempo para isto! ou Desisto!. A pirmide de utilizadores segundo as suas capacidades algo j muito discutido e bem assente na maior parte das organizaes. A verso mais simples da pirmide, apresentada em baixo, demonstra que 90% dos utilizadores da maior parte das organizaes se enquadra na classe de utilizadores comuns no tcnicos, o que significa que apenas 10% so suficientemente avanados para conseguirem utilizar uma ferramenta de BI.

10%

Utilizadores Avanados

90%

Utilizador Empresarial No Tcnico

Figura 1: do domnio comum que 90% dos funcionrios que lidam com informao na maior parte das empresas podem ser classificados como utilizadores comuns no tcnicos.

O que a pirmide no mostra que a maior parte dos executivos e gestores de topo, que so geralmente os principais decisores estratgicos, se encontram na parte inferior, ou seja, so utilizadores no tcnicos.

uma questo de tempo


Em algumas situaes, os executivos e gestores de topo tm conhecimentos tcnicos suficientes para usar a ferramenta de BI, mas, mesmo quando isto acontece, acabam por no ter tempo para trabalhar com ela ou para explorar os repositrios de dados e produzir a informao de que necessitam. Para obter a informao de que necessitam, a maior parte das pessoas precisa de formas mais fceis e rpidas do que as proporcionadas por uma simples ferramenta de BI.

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Argumentos de facilidade de utilizao


O que ser que leva tantas empresas a avaliar, adquirir e implementar ferramentas de BI para utilizadores alm dos mais avanados, os do topo da pirmide? H vrias explicaes para isto. Como j se mencionou acima, o verdadeiro utilizador final costuma ser excludo do grupo de seleco. Por outro lado, os fornecedores de ferramentas de BI apregoam injustificadamente que to fcil que qualquer um pode utilizar; e todos deveriam utilizar!. Depois, temos os gestores de TI sobrecarregados com pedidos de informaes e cada vez mais desejosos de se libertar dessas tarefas, o que os torna vulnerveis a esta abordagem ferramentas de BI para todos. Numa determinada situao, uma chefe de projecto disse que a sua organizao tinha em curso a implementao de uma ferramenta de BI e que todos os pedidos de informaes seriam ad-hoc. Quando lhe perguntaram se acreditava mesmo que era isso que os seus utilizadores queriam, a resposta foi um categrico Sim!. Seguido de Foi assim que interpretmos o que eles querem.. O problema desta situao o facto de a lder de projecto estar a tomar uma deciso com base num resultado final desejado, mas praticamente sem ter em conta o processo necessrio para alcanar o resultado final, nem se preocupando com a forma como os utilizadores finais acolhero o processo. Obviamente, os projectos que nascem assim nunca se concretizam. A maior parte dos utilizadores nunca utiliza as ferramentas porque elas so demasiado complexas. Em vez disso, continuam a pedir informao ao departamento de TI ou aos colegas mais versados. E claro que a informao de que necessitam lhes vai chegando a passo de caracol. Ralph Kimball, um perito em Data Warehousing, explica isto de forma muito clara no seu livro The Data Warehouse Toolkit, 2. Edio. Ele afirma o seguinte: As ferramentas de queries ad-hoc, por muito poderosas que sejam, apenas so compreendidas e utilizadas com eficcia por uma pequena percentagem dos potenciais utilizadores dos repositrios de dados das empresas..

Indivduos destacados para as tarefas de BI e as mltiplas verses da realidade


Por vezes, encontramos ferramentas de BI implementadas com relativo sucesso em alguns departamentos. Isto costuma significar que o departamento identificou alguns utilizadores avanados que se tornam os peritos locais em ferramentas de BI e dos quais o departamento passa a depender. Estes utilizadores utilizam a ferramenta de BI pelos restantes colegas e passam a ser responsveis pela criao e distribuio da informao no seu departamento. Nestas situaes, surge depois uma outra questo: a inconsistncia entre as respostas geradas por cada um dos utilizadores avanados, ou seja, as mltiplas verses da realidade. As mltiplas verses da realidade aparecem quando duas ou mais pessoas aplicam mtodos e funes diferentes para obter informao e chegam a concluses diferentes. Quando isto acontece, o problema esta na dificuldade de determinar qual das concluses est correcta, se que alguma est. O trabalho que os utilizadores avanados fazem com ferramentas de BI no passa por um controlo de qualidade rigoroso como o de um departamento de TI. O trabalho deles com a ferramenta normalmente no auditvel. Nestas circunstncias, paira a dvida sobre a validade do sistema de informao, da ferramenta de BI e do prprio Data Warehouse. 4

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Vlidos ou no, o certo que muitas empresas confiam mais nos relatrios operacionais gerados e testados por profissionais das TI. Muitas duvidam da informao ad-hoc pura criada com uma ferramenta de BI devido possibilidade de variaes e inconsistncias.

A soluo
As organizaes necessitam de solues de BI que sejam fceis de utilizar por todos os utilizadores, sobretudo pelos que se encontram na parte inferior da pirmide de capacidades de utilizao. Precisam tambm de uma soluo que reduza as possibilidades de existirem mltiplas verses da realidade, o que s se consegue com o acesso a uma fonte comum de informao da empresa e com mtodos standard de gerao de relatrios. Uma plataforma de BI a resposta a todos estes requisitos. Uma plataforma de BI pode tirar partido de ferramentas de BI e utiliz-las em conjunto com outras tecnologias, incluindo bases de dados, integrao de dados e portais, no sentido de proporcionar uma soluo integral para um problema especfico ou para um conjunto de problemas da empresa. a esta soluo final que chamamos Aplicao de BI. As plataformas de BI so implementadas por profissionais das TI, mas o seu resultado final (a aplicao de BI) destina-se a todos os utilizadores comuns. De algum modo, as organizaes foram levadas a acreditar que as plataformas de BI so demasiado complexas para as suas necessidades. Mas no poderiam estar mais longe da verdade. Se consideramos a integrao de dados, o warehousing e os custos da formao dos utilizadores finais associados s ferramentas de BI, percebemos que uma aplicao de BI construda sobre uma plataforma de BI implica tempos de implementao semelhantes aos de uma ferramenta de BI. E temos a vantagem de os utilizadores acolherem bem as aplicaes de BI fceis de utilizar nas suas rotinas dirias, o que talvez o factor de sucesso mais crtico em qualquer implementao. por isso que as plataformas de BI tm muito mais sucesso do que as ferramentas de BI. A verdade que a maior parte dos utilizadores comuns no tcnicos consegue aceder informao atravs de uma aplicao de BI, que muito mais fcil de utilizar do que as ferramentas de BI. As aplicaes de BI tiram partido das tecnologias de gerao de relatrios, dos browsers da web e at do correio electrnico para tornarem a informao acessvel a estes utilizadores comuns num ambiente confortvel e fcil de utilizar. Por exemplo, as actuais aplicaes de BI baseadas em parametrizaes proporcionam uma interface web simples que permite que os utilizadores naveguem at ao relatrio de que necessitam, como se procurassem um artigo no eBay ou um livro na Amazon. As aplicaes de BI permitem que os utilizadores personalizem os relatrios facilmente atravs da seleco de opes em menus pendentes e outras aces em tudo semelhantes ao que fariam para preencher um formulrio de qualquer encomenda online. O WebFOCUS da Information Builders, uma plataforma de Business Intelligence, foi concebido especificamente para permitir que os programadores criem exactamente este tipo de aplicaes, como ilustrado na Figura 2. Ralph Kimball disse tambm o seguinte: muito provvel que a maior parte dos utilizadores aceda de facto aos dados se puder faz-lo atravs de aplicaes analticas pr-construdas e baseadas em parametrizaes. Entre 90 e 95% dos potenciais utilizadores sero servidos por 5
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estas aplicaes pr-construdas, que so basicamente modelos concretizados que no pedem ao utilizador que construa queries relacionais directamente..

Figura 2: Uma aplicao de BI baseada em WebFOCUS.

A Information Builders usa uma abordagem de ad-hoc guiado como fundao das suas aplicaes de Business Intelligence. Esta abordagem combina funcionalidades sofisticadas com a facilidade de uso para permitir que os utilizadores criem os seus prprios relatrios sem terem grandes conhecimentos tcnicos, nem necessidade de utilizar uma ferramenta complexa. Isto torna o Business Intelligence utilizvel por utilizadores no tcnicos, conduzindo-os at s respostas de que necessitam. As aplicaes WebFOCUS baseiam-se nesta navegao ad-hoc guiada. (Ver Figure 2) O WebFOCUS permite que os programadores criem filtros, campos de introduo de dados e modelos de relatrios que os utilizadores comuns podem facilmente personalizar atravs dos campos de introduo de dados. Resultado: um nico relatrio baseado em parametrizaes, que oferece milhares de possibilidades sem exigir que o utilizador final saiba utilizar uma ferramenta de BI. O WebFOCUS tambm faculta a capacidade de cada formulrio incluir uma opo de subscrio/agendamento. Aproveitando um browser da web e a opo de subscrio, os utilizadores podem pedir que lhes sejam enviadas por e-mail actualizaes dos relatrios de informao de criarem. Em termos globais, isto reduz a complexidade e o tempo despendido a criar relatrios e obter informao, assim como melhora os nveis de adopo da aplicao por parte dos utilizadores no tcnicos. Com combinaes de parmetros, o ambiente flexvel de gerao de relatrios do WebFOCUS garante que os programadores nunca se vero sobrecarregados com pedidos de criao de novos modelos de relatrios. Alm disso, os programadores tm a possibilidade de organizar os vrios relatrios e formulrios de introduo de parmetros num portal de navegao simples, de forma a proporcionarem simplicidade, flexibilidade e capacidades de personalizao aos utilizadores comuns, ou seja, tudo aquilo de que eles necessitam para incorporarem o BI nas suas rotinas de trabalho. 6

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Pior Prtica #2: Permitir que o Excel se torne a plataforma de BI usada por todos
O Excel talvez a ferramenta de BI mais usada no mundo. Ainda que muitos o considerem apenas uma folha de clculo, o facto que muitas organizaes tm os seus relatrios financeiros em Excel. Em boa verdade, o Excel prospera na ausncia de verdadeiras aplicaes de BI. Mas o Excel no passa de uma ferramenta de BI, na melhor das hipteses. Alm de todos os problemas inerentes s ferramentas de BI, j mencionados na seco anterior, o Excel introduz os seus prprios problemas especficos. A beleza do Excel est na interface extremamente simples que faculta funes muito utilizadas, como clculos, apresentaes e visualizaes de dados numricos. Como os utilizadores comuns necessitam destas funcionalidades com tanta frequncia, o Excel, parte integrante do Microsoft Office, encontra-se instalado em praticamente todos os computadores de secretria e portteis do mundo, bem como em muitos dispositivos mveis. Tornou-se um utilitrio padro que fornecido a quase todos os funcionrios que lidam com informao, logo no seu primeiro dia de trabalho.

Processo manual e sujeito a erros


O Excel pode ser de grande utilidade para os utilizadores comuns nas empresas, mas a realidade que potencia o caos em termos de qualidade e consistncia da informao. E isto pode causar grandes danos, sobretudo em sectores sujeitos e regulamentos severos e obrigados a estar sempre em conformidade com a legislao. Considere o seguinte cenrio, muito comum:

Os analistas de uma empresa desenvolvem um conjunto de folhas no Excel para apoiar as decises operacionais quotidianas inerentes s suas funes. Satisfeitos com a autonomia e com a anlise sofisticada que o Excel lhes permite ter, decidem partilhar essas inovaes com colegas. Por sua vez, estes colegas resolvem modificar a lgica das folhas de clculo e ligam-nas aos seus prprios repositrios de informao. Com o passar do tempo, propagam-se pela organizao folhas de clculo isoladas, com dados provenientes de mltiplas folhas de clculo de qualidade duvidosa, e os executivos do por eles a tomar decises com base em dados questionveis e dos quais ningum conhece o rasto.

Neste cenrio, a empresa enfrenta uma reprovao em qualquer auditoria que seja feita informao e aos nmeros das folhas de clculo (os seus relatrios), seja uma auditoria interna ou uma auditoria exigida por uma entidade reguladora. Paralelamente a tudo isto, o departamento de TI continua a manter os dados operacionais completos, auditveis, salvaguardados e no adulterados pela comunidade de utilizadores do Excel.

O impacto dos dados errados


O Excel nunca foi pensado para ser uma ferramenta de BI. E o problema no est no Excel, mas sim no seu uso como ferramenta de BI. Muita da informao que se pode encontrar em folhas do Excel foi l colocada por processos manuais, obviamente sujeitos a erros. Isto algo que nunca deve acontecer em BI. As aplicaes de BI devem utilizar apenas dados provenientes de fontes fiveis e de total confiana. Num determinado relatrio, foi dito que 7% de todos os dados existentes em folhas de clculo do Excel esto errados. O impacto deste cenrio tem sido bem visvel recentemente em muito casos bem divulgados de erros no Excel que custaram milhes de dlares a muitas empresas.

Information Builders

No ano passado, o Grupo Europeu de Interesse no Risco das Folhas de Clculo (European Spreadsheet Risk Interest Group), uma organizao que analisa e quantifica o custos dos erros em folhas de clculo a nvel mundial, divulgou vrias situaes. Estas so algumas delas:

A delegao de Minneapolis de um auditor pblico declarou uma variao percentual errada em saldos de fundos no reservados; um analista definiu uma frmula numa coluna de uma folha de clculo em que dividiu a diferena entre os saldos de 2003 e 2004 pelo total de 2004, em vez de ser pelo total de 2003. Uma auditoria de Housing and Urban Development (Habitao e Desenvolvimento Urbanstico, nos EUA) revelou que uma autoridade habitacional local tinha de pagar mais de 200.000 dlares para cobrir as despesas em que incorreu por ter pago quantias excessivas a senhorios devido a um erro de introduo de dados. No estado do Nevada, um oramento municipal para 2006 foi desenvolvido com base numa cpia do oramento do municpio para 2005; no final de 2005, descobriu-se um erro de 5 milhes de dlares no fundo para guas e saneamento; na correco do problema relativo a guas e saneamento, foram descobertos e corrigidos outros erros. Uma conhecida empresa de equipamentos de imagem para o sector mdico e para o consumo geral teve de corrigir os seus prejuzos de terceiro trimestre em 9 milhes de dlares; anunciou que o ajuste foi necessrio porque tinham sido colocados demasiados zeros no provimento de uma indemnizao a um funcionrio, numa folha de clculo; o director financeiro da empresa caracterizou a situao como sendo uma deficincia no controlo interno.

A criao de spreadmarts
Outro fenmeno nico criado pelo Excel so os chamados spreadmarts - mercados de folhas de clculo. Quando os utilizadores acumulam individualmente os seus prprios repositrios de dados de confiana nas suas folhas de clculo pessoais, ao ponto de se tornarem uma fonte de dados crtica, isso torna-se um spreadmart. Um spreadmart um repositrio de dados, sem segurana ou regulao, nas mos de um utilizador que raramente faz cpias de segurana dos seus dados e que pode abandonar as suas funes de um momento para o outro. Um nico utilizador deste tipo pode no ser um problema, mas quando imaginamos a acumulao de centenas de utilizadores com os seus prprios repositrios de dados no regulados, a coisa torna-se sria. O Excel e ou os spreadmarts criados com o Excel so muitas vezes considerados o pior pesadelo dos departamentos de TI. assim sempre que um executivo de topo compreende os perigos dos spreadmarts e incumbe o departamento de TI de intervir e pr ordem nos dados e no ambiente para, de alguma forma, regular, automatizar e resolver o caos. Por estas e por outras, j se debateu em muitos departamentos de TI se o Excel era uma ferramenta de produtividade ou de antiprodutividade.

A soluo
Tentar impedir que os analistas utilizem o Excel como tentar impedir a gua desa por uma encosta. No vai acontecer. O que se pode fazer minimizar o trabalho manual feito no Excel e evitar a acumulao de dados crticos em folhas de clculo pessoais. Uma forma de o conseguir transformar o Excel num visualizador de BI, deixando de ser uma ferramenta de BI. Se as aplicaes em Excel forem alimentadas com dados precisos, 8

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pr-formatados e pr-calculados, o utilizador ter pouco ou nenhum trabalho para obter os resultados de que necessita. E se este processo for automatizado, ento os dados podem existir apenas numa fonte segura e regulada, como um Data Warehouse ou outro sistema de informao operacional, e apenas fornecidos a aplicaes em Excel mediante pedido expresso. O WebFOCUS da Information Builders oferece duas opes que ajudam bastante na resoluo deste problema:

Gerao automtica de relatrios em formato Excel Actualizao automtica (ou refrescamento) de folhas de clculo e aplicaes do Excel com dados precisos e regulados provenientes de qualquer fonte de dados ligada ao sistema

Ambas as opes limitam a quantidade de trabalho manual executado no Excel, diminuem os erros nos dados e reduzem a acumulao de folhas de clculo pessoais. E convm no esquecer que estas opes trazem ainda a vantagem de melhorar a produtividade dos analistas. As figuras 3 e 4 mostram como o WebFOCUS d a possibilidade de qualquer relatrio ser gerado (a pedido do utilizador) na forma de uma folha de clculo do Excel. A figura 3 mostra o formulrio em que o utilizador define os parmetros do relatrio e pede que o mesmo seja gerado em formato Excel. A figura 4 mostra o relatrio resultante do pedido, em formato Excel.

Figura 3: Opo de exportao para o Excel numa aplicao de BI baseada no WebFOCUS.

Figura 4: Relatrio exportado para o Excel a partir de uma aplicao de BI baseada no WebFOCUS.

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Um dos argumentos-chave a favor do WebFOCUS, que no visvel nas figuras 2 e 3, a traduo automtica dos clculos e subtotais do relatrio para clculos e somatrios do Excel. Esta funo essencial no est presente na maioria das restantes ferramentas de BI. Quando esta funo no fornecida pela ferramenta, o utilizador forado a criar os clculos e somatrios manualmente, voltando a haver possibilidade de ocorrncia de erros. Com o WebFOCUS, o utilizador pode simplesmente utilizar a folha de clculo como lhe foi fornecida, o que reduz o tempo de trabalho, o esforo e os erros. Muitas pessoas argumentam que as aplicaes do Excel so muito mais do que apenas relatrios. H stios onde os analistas planeiam oramentos e experimentam cenrios financeiros com aplicaes do Excel. A Information Builders est consciente do valor que o Excel representa para muitos sectores industriais e para muitos tipos de desafios empresariais. Foi com isso mesmo em mente que concebemos o WebFOCUS para trabalhar com o Excel, no para acabar com o uso dele. O valor acrescentado que o WebFOCUS oferece a eliminao dos processos de introduo de dados propensos a erros e a eliminao dos repositrios de dados individuais, que so factores que colocam as empresas em risco de violar os regulamentos relativos exactido e disponibilidade dos dados (Sarbanes-Oxley Act de 2002 nos EUA). O WebFOCUS no pretende eliminar o Excel da vida profissional dos funcionrios das empresas. Pelo contrrio, permite que as folhas de clculo do Excel sejam actualizadas ou refrescadas com dados actualizados, directamente a partir da aplicao ou base de dados central. Posto de forma simples, o WebFOCUS torna o Excel mais seguro e menos propenso a erros, ao mesmo tempo que permite que os utilizadores continuem a trabalhar no seu ambiente preferido.

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Pior Prtica #3: Assumir que o Data Warehouse resolve todos os requisitos de acesso a dados e fornecimento de informao
Esta pior prtica complexa. Os Data Warehouses so uma parte muito importante das tecnologias de informao e um componente crtico de muitos sistemas analticos. Assim sendo, o problema no est no Data Warehouse. A pior prtica acontece quando um Data Warehouse visto como a soluo para todos os problemas relacionados com a informao ou quando se espera que a disponibilidade do Data Warehouse conduza os utilizadores comuns informao. Na realidade, nem todas as aplicaes de BI requerem um Data Warehouse. Muitas aplicaes de BI tiram mais partido das tecnologias de integrao e de portais, que permitem que os dados se mantenham onde sempre existiram e se limitam a trat-los conforme for necessrio. Infelizmente, muitas organizaes no conseguem determinar correctamente se um Data Warehouse ou no a melhor soluo para o seu problema e enveredam pela via do Data Warehouse de qualquer forma.

No avaliar correctamente a necessidade de um Data Warehouse


frequente ver-se empresas a iniciar um projecto de Data Warehouse antes de terem uma soluo de BI, ou at antes de identificarem as suas necessidades em termos de informao. Depois, acabam por ver que tiveram mais uma despesa e no resolveram qualquer problema. Quando ocorre uma situao destas, as empresas vem os seus custos operacionais imediatamente aumentados. As organizaes apressam-se muitas vezes na criao de Data Warehouses por razes que no so inteiramente vlidas, como as seguintes:

Porque a minha soluo de Business Intelligence precisava dele e no por fazer sentido para o problema da empresa. Porque preciso de obter dados de mais do que uma aplicao, o que torna o Data Warehouse necessrio. Precisei de um Data Warehouse porque todos os sistemas de informao requerem um.

Construir um Data Warehouse por estas razes pode levar automaticamente reduo da disponibilidade dos dados e ao aumento do custo global do sistema. Segundo alguns dos analistas mais conceituados nesta rea, a integrao e a movimentao de dados (Data Warehousing) pode consumir at 80% do custo de uma implementao de BI. Dito de forma simples, os Data Warehouses no devem ser implementados sem que haja uma boa compreenso do problema da empresa que suposto eles ajudarem a resolver. Todas as decises relativas a Data Warehouses devem apoiar-se em investigao rigorosa.

A soluo
H muitas formas de integrar dados existentes em bases de dados e aplicaes, que permitem colocar a informao importante atempadamente nas mos dos utilizadores comuns. Cada problema e/ou processo de uma empresa deve ser bem analisado at se determinar qual o tipo de ferramenta de acesso informao, Data Warehouse ou outro, que constitui a melhor soluo. O importante no esquecer que se deve comear pela identificao do mtodo de integrao e acesso informao mais adequado para as necessidades em questo, sem assumir de imediato que um Data Warehouse deve ser a soluo antes de avaliar todas as opes.

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O WebFOCUS da Information Builders disponibiliza pelo menos sete formas de integrao e acesso a dados para resolver qualquer problema especfico de uma empresa. Esta lista menciona quatro mtodos muito utilizados, de baixo custo e capazes de proporcionar aos utilizadores das empresas um acesso mais rpido informao do que conseguiriam com um Data Warehouse.

Acesso a dados operacionais, que proporciona gerao de relatrios directamente a partir das aplicaes operacionais ou de uma cpia dos dados operacionais. Data Warehouses infiltrados (Trickle-feed) ou quase em tempo real, que capturam os dados das transaces e os colocam num Data Warehouse no momento da transaco. Alertas transaccionais, que geram informao e a fornecem directamente ao utilizador com base em informao transaccional dependente do tempo. Gerao de relatrios associada a servios web, que combina informao de fontes internas ou externas disponibilizada atravs servios web para criar relatrios que podem ser enviados directamente para os utilizadores das empresas.

Identificar a melhor soluo para as necessidades As organizaes devem avaliar cuidadosamente o seu problema especfico e todas as solues possveis. S assim conseguiro resolver o problema da melhor forma. Considere os seguintes exemplos em que as solues de Business Intelligence no necessitam de um Data Warehouse tpico. Exemplo A: Uma grande companhia area verificou a existncia de problemas na manuteno dos assentos, mais precisamente longos perodos de tempo sem manuteno. Este problema estava a impedir que a transportadora vendesse esses lugares nos seus voos e, consequentemente, a reduzir as receitas e a rentabilidade. A informao de que a companhia area necessitava para acelerar a reparao dos assentos encontrava-se distribuda por trs aplicaes diferentes e essa informao teria de ser disponibilizada em tempo real durante a manuteno de cada avio. primeira vista, poderia parecer que a integrao dos dados das trs aplicaes diferentes num Data Warehouse poderia ser uma soluo. No entanto, no foi necessrio enveredar por uma iniciativa de desenvolvimento de um Data Warehouse complexo, dispendioso e muito consumidor de tempo. Neste caso particular, a Information Builders identificou que bastava um nico relatrio para resolver o problema. Utilizou-se o WebFOCUS para construir um relatrio que combinou os dados dos seguintes sistemas: sistema da manuteno dos avies, onde se encontrava a informao sobre os problemas em assentos e outros; sistema de inventrio de peas, que detinha a informao da localizao das peas necessrias para as reparaes (isto , em que armazm de peas e em que aeroporto as peas se encontravam); e, por fim, o sistema das rotas dos avies, que detinha a informao relativa s prximas escalas dos avies para manuteno e que foi utilizada para permitir que as peas fossem disponibilizadas o mais rapidamente possvel para o local onde seriam necessrias. Com este relatrio, a companhia area tem agora a capacidade de tratar dos problemas de manuteno de uma forma clere, aumentando as vendas de lugares e melhorando a rentabilidade.

12 As Piores Prticas em Business Intelligence

Exemplo B: Uma empresa de telecomunicaes tinha informao relativa aos clientes dispersa por cinco sistemas diferentes. Sempre que um cliente interagia com esta empresa, essa informao poderia ser enviada e armazenada em qualquer um dos cinco sistemas. A empresa tinha um Data Warehouse que acumulava dados dos cinco sistemas durante a noite. No entanto, tornou-se claro que os dados existentes no Data Warehouse estavam muitas vezes desactualizados, o que causava grandes problemas aos servios de apoio ao cliente. Consequentemente, as chamadas telefnicas tinha de ser transferidas entre operadores do servio de apoio ao cliente, dado que cada operador apenas sabia trabalhar e podia aceder a um dos cinco sistemas diferentes de informao operacional. Este esquema provocada atrasos na resoluo dos problemas, afectava negativamente a imagem da empresa perante os clientes e resultava em custos de assistncia mais elevados. Neste caso, j existia um Data Warehouse, mas por qualquer razo no estava a cumprir o objectivo pretendido. Para resolver esta situao, utilizou-se a tecnologia de integrao do WebFOCUS para criar um Data Warehouse trickle-feed ou infiltrado. A soluo consistiu em colocar a tecnologia de monitorizao do WebFOCUS a interceptar todas as transaces com destino a qualquer um dos cinco sistemas de informao operacional. Em seguida, a informao enriquecida era adicionada a um novo Data Warehouse em tempo real. Esta soluo deu a cada operador do servio de apoio ao cliente uma viso completa dos dados relativos a cada cliente. A informao passou a estar disponvel no perodo de cinco minutos aps qualquer interaco com um cliente, numa aplicao de relatrios desenvolvida com o WebFOCUS. Identificar quando os Data Warehouses fazem sentido Como j se disse, o problema no o Data Warehouse em si, mas sim determinar se h necessidade de construir um. O desafio ser-se capaz de identificar se um Data Warehouse ajudar mesmo a resolver um problema numa empresa. Existem muitas razes que justificam a construo de um Data Warehouse, incluindo as seguintes:

Quando h uma necessidade crtica de reduzir os encargos administrativos adicionais impostos por um sistema de transaces ou por uma aplicao de produo, no sentido de melhorar o desempenho desse mesmo sistema e da resultante aplicao de BI que aceder ao Data Warehouse. Quando as ferramentas de BI precisam de aceder a dados e tambm h necessidade de reduzir a complexidade dos mesmos para acelerar o processo de criao de queries. Quando necessrio analisar dados antigos que j no se encontrem armazenados nas aplicaes operacionais.

Quando se pretende empreender a construo de um sistema de BI para uma empresa, muito importante no esquecer que uma das piores prticas em BI assumir logo partida que h necessidade de ter um Data Warehouse. Deve-se comear sempre por avaliar as necessidades em termos de informao e seleccionar a opo de integrao de dados que satisfaa os requisitos da melhor forma. possvel que se chegue a concluso de que um Data Warehouse adequado para as necessidades em questo, mas ainda mais importante chegar-se concluso de que ele no necessrio.

13 Information Builders

Pior Prtica #4: Seleccionar uma Ferramenta de BI sem ter identificado uma necessidade especfica
O leitor deve ter reparado que os dois exemplos de problemas em empresas dados na seco anterior a companhia area e a empresa de telecomunicaes consistiam ambos em problemas bem definidos, com objectivos empresariais muito claros. A boa compreenso dos respectivos problemas ajudou as empresas e identificar e implementar uma soluo de BI eficaz. Entre as quatro piores prticas tratadas neste artigo, uma das mais ilustres prende-se com a aquisio de software de BI para anlise generalista. um facto que as situaes em que encontramos a maior despesa e o menor retorno do investimento (ROI) resultam da aquisio de uma soluo de BI generalista. Por outras palavras, isto acontece quando uma empresa reconhece a necessidade de fazer anlise empresarial e planeia imediatamente um projecto de avaliao e aquisio de uma soluo de BI para os seus utilizadores. Sem a identificao de um objectivo especfico, o BI raramente tem algum impacto numa empresa. O ponto de partida para a criao de uma soluo de BI deve ser a identificao de um projecto que resolva um problema especfico recorrendo ao acesso informao com rapidez e no contexto correcto. Resolver um problema significa que a informao ir acelerar um processo lento, eliminar uma fonte de atrasos, reduzir os custos operacionais ou at criar uma nova fonte de receitas. Quando se identificam necessidades de informao deste tipo logo partida e so essas mesmas necessidades que conduzem a implementao da soluo de BI, o sistema resultante tem muito mais probabilidades de vir a ter sucesso.

A soluo
A lio que se deve tirar daqui nunca procurar e adquirir software de BI, ou construir um Data Warehouse pare esse efeito, por motivos apenas generalistas. Se algum quiser criar uma soluo bem sucedida, deve comear por compreender o problema da empresa e determinar priori o que se pode esperar se houver uma injeco de informao no processo problemtico. Esta lio envolve questes menos tecnolgicas do que outras, mas tambm aqui as solues da Information Builders podem ajudar na medida em que permitem que se pense fora dos standards quando se desenha um sistema. O WebFOCUS no apenas uma ferramenta de acesso a Data Warehouses. uma plataforma de software que permite obter dados de qualquer fonte, com qualquer tempo de atraso, e disponibiliz-la para um ponto especfico da empresa no sentido de resolver um problema. aqui que se obtm benefcios fcil e claramente quantificveis.

14 As Piores Prticas em Business Intelligence

O antdoto est nas suas mos


Ainda que muito do que foi mencionado neste artigo possa parecer simples bom senso, o mais certo que algum na sua organizao comece a desenvolver trabalho que acabe por cair numa destas piores prticas. E quem os poder culpar quando as publicaes da especialidade, os fornecedores e os prprios consultores de tecnologia se limitam a promover as tecnologias mais recentes e prometem todos os tipos de benefcios? fcil algum deixar-se levar pela publicidade enganosa. A boa notcia que, aps ler este artigo, o leitor estar apto a identificar e combater pelo menos estas quatro piores prticas antes que elas ganhem razes e se propaguem pela sua empresa. Alm das solues apresentadas neste artigo, tambm se deve utilizar a intuio contra as piores prticas, para tornar o caminho do sucesso mais claro. Considere o seguinte.

No seu prximo projecto, comece por identificar de que forma a informao fornecida atempadamente no contexto correcto pode acelerar um processo, reduzir custos ou melhorar a produtividade numa rea especfica. No inicie o projecto a pensar em questes genricas! Identifique o mtodo de integrao de dados que lhe permitir preparar os dados para a sua aplicao com a maior rapidez e com os menores custos. possvel que chegue concluso de que um Data Warehouse adequado, ou talvez no. (Se j tiver escolhido uma ferramenta antecipadamente, as suas escolhas podero ficar limitadas.) Construa uma aplicao de BI que tire partido das tecnologias da web, como formulrios de parametrizao, agendamento de actualizaes regulares por e-mail para o utilizador final e opes de exportao alternativas (por exemplo, HTML, Excel, PDF), para proporcionar mais flexibilidade aos utilizadores finais. Inclua os utilizadores comuns no grupo de seleco para garantir que implementar uma soluo que todos os utilizadores acolhero. Para a maior parte dos utilizadores, isto significa uma aplicao de BI fcil de utilizar e que no lhes consuma muito tempo. Mas no negligencie as preferncias dos utilizadores mais tcnicos. As ferramentas de BI, embora complexas, podem ser uma boa forma de dar aos analistas mais tcnicos uma forma de contriburem com novas ideias para a aplicao de BI que esteja em desenvolvimento. Determine quanto analistas com bons conhecimentos tcnicos tem na realidade e incorpore estas ferramentas na soluo final. Certifique-se de que o trabalho destes poder ser facilmente partilhado com os utilizadores menos tcnicos, para que todos possam beneficiar.

Estes passos conduziro a um resultado final com um retorno do investimento bem definido. O problema da empresa estar identificado partida. E ter lanado as bases para uma ampla adopo por parte dos utilizadores ao inclui-los no processo de seleco e ao implementar uma soluo de BI fcil de utilizar e que integre as aplicaes mais utilizadas nos postos de trabalho. Estes quatro passos podem ser seguidos independentemente da plataforma de BI que escolher, mas nossa forte convico que o WebFOCUS da Information Builders lhe proporcionar um conjunto adequado de escolhas de integrao (sete opes, pelo menos), capacidades de desenvolvimento de aplicaes (com capacidades de agendamento e de gerao de relatrios com base em parmetros) e as opes de exportao mais flexveis. Com tudo isto, certamente conseguir construir uma aplicao de BI simples e flexvel, que tenha amplo acolhimento por parte dos utilizadores e que ajude a organizao a alcanar os seus objectivos empresariais.

15 Information Builders

Escritrios de Vendas e Consultadoria


Amrica do Norte
Estados Unidos

Austrlia
Information Builders Pty. Ltd. Melbourne 61-3-9631-7900 Sydney 61-2-8223-0600

Atlanta,* GA (770) 395-9913 Baltimore, MD Consultadoria: (703) 247-5565 Boston,* MA (781) 224-7660 Channels, (800) 969-4636 Charlotte,* NC Consultadoria: (704) 494-2680 Chicago,* IL (630) 971-6700 Cincinnati,* OH (513) 891-2338 Cleveland,* OH (216) 520-1333 Dallas,* TX (972) 490-1300 Denver,* CO (303) 770-4440 Detroit,* MI (248) 641-8820 Federal Systems,* DC (703) 276-9006 Filadlfia,* PA (610) 940-0790 Hartford, CT (860) 249-7229 Houston,* TX (713) 952-4800 Los Angeles,* CA (310) 615-0735 Metro Branch (NY/NJ),* Nova Iorque - Vendas: (212) 736-7928 Nova Jrsia - Vendas: (973) 593-0022 Consultadoria: (212) 736-4433, ext. 4443 Minneapolis,* MN (651) 602-9100 Nova Jrsia* (973) 593-0022 Orlando,* FL (407) 804-8000 Phoenix, AZ (480) 346-1095 Pittsburgh, PA (412) 494-9699 St. Louis,* MO (636) 519-1411 San Jose,* CA (408) 453-7600 Seattle,* WA (206) 624-9055 Washington,* DC Vendas: (703) 276-9006 Consultadoria: (703) 247-5565

Europa

Alemanha Information Builders (Deutschland) Dusseldorf 49-211-523-91-0 Eschborn 49-6196-77576-0 Munique 49-89-35489-0 Estugarda 49-711-7287288-0 Blgica Information Builders Belgium Bruxelas 32-2-7430240 Espanha Information Builders Iberica S.A. Barcelona 34-93-344-32-70 Bilbau 34-94-4255015 Madrid 34-91-710-22-75 Frana Information Builders France S.A. Paris 33-14-507-6600 Holanda Information Builders (Holanda) B.V. Amesterdo 31-20-4563324 Portugal Information Builders Portugal Lisboa 351-217-217-491 Reino Unido Information Builders (UK) Ltd. Londres 44-845-658-8484 Sua Information Builders Switzerland AG Dietlikon 41-44-839-49-49

Representantes

Canad
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Mxico
Information Builders Mexico Cidade do Mxico 52-55-5062-0660

frica do Sul Fujitsu Services (Pty.) Ltd. Joanesburgo 27-11-2335911 Arbia Saudita Nesma Advanced Technology Co. Riyadh 996-1-4656767 ustria Raiffeisen Informatik Consulting GmbH Viena 43-12-1136-3870 Brasil InfoBuild Brazil Ltda. So Paulo 55-11-3285-1050 China InfoBuild China, Inc. Xangai 86-21-50805432 Coreia do Sul Unitech Infocom Co. Ltd. Seoul 82-2-2026-3100 Estados do Golfo Nesma Advanced Technologies Bahrain Kuwait Om Catar Imen Emiratos rabes Unidos Riyadh 96-1-465-6767 Etipia MKTY IT Services Plc Addis Ababa 251-11-5501933

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