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PODER JUDICIRIO TRIBUNAL DE JUSTIA DO ESTADO DO AMAZONAS

RESOLUO N. 50/2008. Institui, no mbito do Tribunal de Justia do Amazonas a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, aprova o Cdigo de Classificao e a Tabela de Temporalidade e d outras providncias.

O TRIBUNAL DE JUSTIA DO AMAZONAS, no uso de suas atribuies legais, que lhe so conferidas pela LC n 17, de 23/01/1997. CONSIDERANDO que a Constituio Federal, em seu art. 216, 2, dispe que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. CONSIDERANDO a Lei n 8.159/91, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e em seu art. 1 cita que dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. CONSIDERANDO que, todos os cidados tm o direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas, no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas as restries legais. CONSIDERANDO a necessidade urgente do Tribunal de Justia do Amazonas, de estabelecer rotinas administrativas tendentes proteo e conservao dos documentos de valor probatrio, legal, informativo, cultural e histrico, imprescindveis, outrossim, ao resgate e perpetuao da memria institucional perseguidos pelo Poder. CONSIDERANDO a necessidade urgente de se definir critrios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos do Tribunal de Justia do Amazonas, sem prejuzo da salvaguarda dos atos administrativos, 1

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constitutivos e extintivos de direitos, das informaes indispensveis ao processo decisrio e preservao da memria institucional. CONSIDERANDO, finalmente, os trabalhos apresentados pela Comisso de Gesto Documental, instituda pela Portaria n 3.847/2007. RESOLVE: Artigo 1 - Fica aprovado o Cdigo de Classificao (CC) e a Tabela de Temporalidade (TT), elaborados pela Comisso de Gesto Documental no mbito do Poder Judicirio do Amazonas, os quais devero seguir os prazos de guarda e a destinao dos conjuntos documentais, estabelecidos pelo CC/TT. Artigo 2 - Fica instituda, no mbito do Poder Judicirio do Amazonas, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, encarregada, precipuamente, de identificar e definir os valores e prazos de guarda dos conjuntos documentais produzidos, recebidos e acumulados pelos arquivos da Instituio. Artigo 3 - A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ser coordenada por um Desembargador ou por um Juiz, designado pelo presidente do Tribunal de Justia e integrada por 06 (seis) servidores do quadro efetivo do Poder Judicirio do Amazonas, tambm por ele designados, pelo perodo de 02 (dois) anos a pedido do Coordenador da Comisso. SEO I DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS Artigo 4 Caber Comisso Permanente de Avaliao de Documentos: I - analisar e sugerir as adaptaes e atualizaes da Tabela de Temporalidade relativa as atividade-meio e fim do TJAM; II encaminhar as adaptaes e atualizaes Egrgia Corte de Justia para aprovao e posterior publicao; III - orientar e supervisionar os servios de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada pelo Tribunal; 2

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IV - formalizar o processo de eliminao de documentos mediante a emisso do Termo de Eliminao de Documentos, que ser autenticado pela Comisso; V analisar os autos processuais, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos e acumulados que sejam destinados guarda permanente e de elevada importncia para o Tribunal; Pargrafo nico Devero necessariamente ser designados para integrar a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos representantes das reas jurdica, administrativa, financeira, de arquivo, pessoal e outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso. SEO II DA CONCEITUAO Artigo 5 Para os fins desta Resoluo de Organizao considera-se: I - Arquivos Pblicos: conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. II Arquivamento: ato de organizar, registrar e guardar, em local apropriado, documentos acumulados no decurso das atividades, de modo a conservar e preservar as informaes. III - Gesto de Documentos de Arquivo: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediria, independente do suporte, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. IV Documento: toda informao registrada em qualquer suporte, suscetvel de uso em consulta, estudo, prova ou pesquisa. De acordo

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com seus diversos elementos, formas e contedos, so caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza e quanto ao ciclo de vida. V - Documentos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. VI - Documentos intermedirios: aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos geradores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. VII - Documentos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. VIII Transferncia: passagem dos documentos do Arquivo Corrente das Unidades Organizacionais para o Arquivo Geral. SEO III DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Artigo 6 - O Cdigo de Classificao de Documentos o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Pargrafo nico - Entende-se por classificao de documentos a seqncia das operaes tcnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao setor que os produziu, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. Artigo 7 - O Cdigo de Classificao de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim do Poder Judicirio do Amazonas dever apresentar as sries documentais com a indicao dos setores que produziram, da classe, subclasse, grupo e subgrupo e atividades responsveis por sua produo ou acumulao. SEO IV DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS 4

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Artigo 8 - A Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de cada srie documental. Pargrafo nico - Entende-se por avaliao documental o processo de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. Artigo 9 - A Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim do Tribunal de Justia do Amazonas dever indicar o cdigo de classificao, a espcie documental, os prazos de guarda e a destinao dos documentos, quando se tratar das atividades-meio e para as atividadesfim o cdigo de classificao, as aes, os prazos de guarda e a destinao dos documentos bem como a observao, quando houver. 1 - Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental, que determina o seu encaminhamento. 2 - Ser destinado eliminao, aps o cumprimento dos respectivos prazos de guarda, o documento que no apresentar valor que justifique sua guarda permanente. 3 - Ser destinado guarda permanente o documento que for considerado de valor histrico, probatrio e informativo. SEO V DA GESTO DE DOCUMENTOS DO PODER JUDICIRIO DO AMAZONAS Artigo 10 So condies essenciais para a Gesto de Documentos do Poder Judicirio do Amazonas: I Padronizao das espcies documentais adotadas na comunicao administrativa; II Utilizao do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade; 5

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III Gerenciamento da documentao produzida e recebida por meio do sistema integrado que contemple o cadastramento e a movimentao dos documentos; IV Avaliao documental orientada preservao das informaes indispensveis administrao da instituio e essenciais cidadania e memria nacional; V Racionalizao na produo dos documentos. SEO VI DA ELIMINAO DE DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORRIA Artigo 11 - A eliminao de documentos no Tribunal de Justia do Amazonas decorrente do trabalho de avaliao documental conduzido pela criteriosa anlise da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e dever ser executada de acordo com os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo. Artigo 12 - O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio da Relao de Eliminao de Documentos, conforme modelo constante do ANEXO I, que parte integrante desta Resoluo. Artigo 13 - A Comisso Permanente de Avaliao Documentos de Arquivo, em decorrncia da aplicao da Tabela de Temporalidade Documentos, far publicar, em meio oficial do Poder Judicirio do Estado, o Edital Cincia de Eliminao de Documentos, conforme modelo constante do ANEXO parte integrante desta Resoluo. de de de II,

1 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminao de documentos, devendo conter informaes sobre os documentos a serem eliminados e sobre o rgo por eles responsvel. 2 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos dever consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possveis manifestaes ou, quando 6

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for o caso, possibilitar s partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cpias de peas dos autos processuais ou expedientes. Artigo 14 - O registro das informaes relativas execuo da eliminao dever ser efetuado por meio do Termo de Eliminao de Documentos, preenchido conforme modelo constante do ANEXO III, parte integrante desta Resoluo. Pargrafo nico - Uma cpia de cada Termo de Eliminao de Documentos dever ser guardada no Arquivo do TJAM para a consolidao de dados e a realizao de estudos tcnicos na rea de gesto de documentos. Artigo 15 - Dos documentos destinados eliminao sero selecionadas amostragens para guarda permanente. Pargrafo nico - Considera-se amostragem documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos destinados eliminao, selecionado por meio de critrios qualitativos e quantitativos. SEO VII DA GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS Artigo 16 - So considerados documentos de guarda permanente: I - os indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos, que sero definitivamente preservados; II - os de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas declarados de interesse pblico e social, nos termos da lei; III todos os autos processuais, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos, acumulados e os que a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos considerar de elevada importncia.

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Artigo 17 Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Geral do Tribunal, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao, acesso e controle. Artigo 18 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente. Artigo 19 - Compete ao rgo coordenador do arquivo: I estabelecer princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre a organizao e o funcionamento das atividades de arquivos; II orientar o preparo e a organizao dos documentos em fase de transferncia para o arquivo permanente; III prestar orientao tcnica aos setores do Poder Judicirio do Amazonas; IV celebrar convnio de cooperao tcnica e manter intercmbio com outros arquivos nacionais e internacionais visando melhoria da gesto documental do Tribunal; V supervisionar a conservao dos documentos sob custdia; VI analisar juntamente com a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos as alteraes necessrias no CC/TT; VII proceder gesto documental e estabelecer normas de organizao e controle de funcionamento do arquivo geral do Tribunal. Artigo 20 A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos poder propor a qualquer tempo modificao, alterao ou substituio dos

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anexos I, II ou III ou qualquer instrumento normatizador que vise melhorar a gesto documental no mbito deste Tribunal. Artigo 21 - Para garantir a efetiva aplicao do Cdigo de Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos, a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos dever solicitar as providncias necessrias para sua incluso nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos. Artigo 22 - As disposies desta resoluo aplicam-se tambm aos documentos arquivsticos eletrnicos, nos termos da lei. Artigo 23 - Este resoluo entra em vigor na data de sua publicao. Sala das sesses do Egrgio Tribunal de Justia do Estado do Amazonas, em Manaus 21 de fevereiro de 2008. ___________________________________________________________ Desembargador HOSANNAH FLORNCIO DE MENEZES PRESIDENTE

___________________________________________________________ Desembargador GASPAR CATUNDA DE SOUZA

__________________________________________________________ Desembargador ALCEMIR PESSOA FIGLIUOLO

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_________________________________________________________ Desembargador MANUEL NEUZIMAR PINHEIRO

_________________________________________________________ Desembargador DJALMA MARTINS DA COSTA

____________________________________________________________ Desembargadora MARINILDES COSTEIRA DE MENDONA LIMA

___________________________________________________________ Desembargador ARNALDO CAMPELLO CARPINTEIRO PRES

___________________________________________________________ Desembargador JOVALDO DOS SANTOS AGUIAR

___________________________________________________________ Desembargador FRANCISCO DAS CHAGAS AUZIER MOREIRA

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___________________________________________________________ Desembargador JOO DE JESUS ABDALA SIMES

___________________________________________________________ Desembargador RUY MORATO

___________________________________________________________ Desembargadora MARIA DAS GRAAS PESSOA FIGUEIREDO

___________________________________________________________ Desembargador ARI JORGE MOUTINHO DA COSTA

_______________________________________________________________ Desembargadora MARIA DO PERPTUO SOCORRO GUEDES MOURA

_______________________________________________________________ Desembargador DOMINGOS JORGE CHALUB PEREIRA

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_______________________________________________________________ Desembargador YEDO SIMES DE OLIVEIRA

______________________________________________________________ Desembargador AFFIMAR CABO VERDE

______________________________________________________________ Desembargador RUY MENDES DE QUEIROZ

______________________________________________________________ Desembargador JOO BEZERRA DE SOUZA

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ANEXO I (nome do rgo produtor)


COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n _____/_____

Classe: Subclasse Grupo: Subgrupo Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares:

Classe: Subclasse Grupo: Subgrupo Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares) Observaes complementares Total de caixas: Total de metros lineares:

Local e data: Nome do(a) Presidente(a)/Coordenador(a) da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo Assinatura: 13

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ANEXO II (nome do rgo produtor)


COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n_______/________

O (A) Presidente(a)/Coordenador(a) da Comisso Permanente de Avaliao dos Documentos de Arquivo, instituda pela Portaria n_______, publicado no Dirio Oficial do Estado do Amazonas____/____/_____, de acordo com a Listagem de Eliminao de Documentos n_____, de ____/____/____, faz saber a quem possa interessar que a partir do 30 (trigsimo dia) subseqente a data de publicao deste Edital, se no houver oposio, o/a (unidade responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos (classe, subclasse, grupo e subgrupo), do perodo (indicar as datas-limite), do/a (instituio produtora dos documentos a serem eliminados). Os interessados podero requerer Comisso Permanente de Avaliao do Tribunal de Justia do Amazonas s suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de peas ou cpias dos documentos, mediante petio, desde que tenha legitimidade para pedir.

(Local e data) (nome e assinatura do Coordenador da Comisso Permanente de Avaliao)

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ANEXO III (nome do rgo produtor)


COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS n_____/_____

Aos_____ dias do ms de __________ do ano de ______, o Tribunal de Justia do Amazonas, em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos deste Poder: atividades-meio e fim, procedeu eliminao dos documentos abaixo relacionados: Classe: Subclasse Grupo: Subgrupo Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares:

Classe: Subclasse Grupo: Subgrupo Srie documental: Datas-limite: Quantidade (n de caixas ou metros lineares): Observaes complementares:

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