Capítulo 2

Escritório de Projeto Virtual

(VPMO)
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2.1 – INTRODUÇÃO

O QUE SÃO OS ESCRITÓRIOS DE PROJETOS?

Atualmente o gerenciamento de projetos vem sendo apontado como

diferencial competitivo e cada vez mais empresas têm demonstrado
interesse em incorporar escritórios de projetos para coordenação e
fomentação dos instrumentos de gestão e controle dos projetos
corporativos.

Podemos dizer que um escritório de projetos é:

Um departamento ou área responsável por definir as

ferramentas e práticas para o gerenciamento do portfólio
projetos, dando suporte aos gerentes, e provendo informações
sobre os projetos da organização.

A implementação desses escritórios, muitas vezes não é bem

sucedida, em função da dificuldade em definir instrumentos eficazes e
rotinas ágeis, possibilitando assim um controle rigoroso dos projetos
e viabilizando uma documentação consistente e padronizada.

Outro fator dificultador é a resistência dos outros departamentos da

organização ou dos membros do time do projeto, que vêem o
escritório de projetos, como um fiscalizador (“dedo duro”), que além
de policiar e controlar o desenvolvimento dos trabalhos, dificulta a o
andamento do projeto, criando rotinas “burocráticas” e interferindo
nas rotinas de trabalho existentes.

Para obter sucesso na implementação de um escritório de projetos, é

importante desmistificar as atribuições polêmicas do departamento,
entre as quais podemos citar:

• O escritório de projetos serve para implementar metodologias

de trabalho burocráticas e ineficientes;
• O escritório de projetos é um departamento controlador e
fiscalizador dos demais departamentos da empresa;
• O escritório de projetos interfere e dificulta a realização dos
trabalhos ao implementar novas rotinas aos processos
existentes;
• O escritório de projetos é só mais um modismo passageiro e
não agrega nenhum beneficio a organização.
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Infelizmente críticas e mitos dessa natureza surgem em função do

desconhecimento dos colaboradores, que muitas vezes se encontram
sobrecarregados e resistentes à inovação dos métodos de trabalho,
com receio do acréscimo de novas rotinas improdutivas.

O primeiro passo para quebrar a resistência e sensibilizar as áreas

envolvidas, de que o escritório de projetos só trará benefícios a
organização, é apresentar de forma clara e lúcida as atribuições de
um PMO.

Podemos citar como as principais atribuições de um PMO:

• Centralizar e prover informações sobre os projetos;

• Definir metodologias e instrumentos de gestão padronizados;
• Capacitar e orientar os outros departamentos na utilização dos
instrumentos de gestão adotados;
• Automatizar as rotinas de gerenciamento de projetos;
• Criar mecanismos de documentação e diagnóstico dos projetos;
• Administrar o portifólio de projetos.

Uma vez que os colaboradores estão devidamente esclarecidos sobre

as atribuições do PMO, o próximo passo a montagem do escritório de
projetos.

Muitos especialistas no assunto sugerem a criação de um

departamento em uma posição estratégica no organograma da
empresa, para ter mobilidade e penetração em todos os níveis
hierárquicos da empresa, para assim ter condições de realizar seu
papel eficientemente.

Esse tipo de abordagem geralmente causa reação na organização,

que passa a ver o escritório de projetos como um departamento
privilegiado, com muito poder e isento de responsabilidades.

Uma maneira de evitar conflitos e resistência na implementação de

um escritório de projetos é criar os Escritórios de Projetos Virtuais
(VPMO). Pode também ser um primeiro estágio para a implementação
de um Escritório de Projetos definitivo.

Mesmo com a implementação de um Escritório de Projeto Virtual,

onde estamos falando basicamente de tecnologia, deve ser feito todo
um trabalho de criação de processos, procedimentos, construção de
metodologias e instrumentos de gestão e, principalmente,
treinamento e aculturamento dos profissionais para o gerenciamento
de projetos.
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O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS VIRTUAL?

Um escritório de projetos virtual é um conjunto de ferramentas

informatizadas que viabilizam a implementação das atribuições de um
escritório de projetos, sem a necessidade de ambiente físico.

A implementação de um escritório de projetos virtual pode requerer

muito trabalho e profissionais altamente qualificados, pois envolve o
desenvolvimento de ferramentas específicas e integração com
soluções já existentes para ser o mais completo possível.

Em última estância o Virtual PMO se asemelha ao conceito de

Business Intelligence, cujo principal objetivo é obter vantagem
competitiva, administrando estrategicamente as informações de
negócio da empresa. O VPMO será um ponto focal que nos permite
ter as informações do andamento dos projetos de forma a
administrá-los estrategicamente alinhado aos objetivos da empresa.
Permite ainda compartilhamento de conhecimento e informações
históricas dos projetos na organização.

No desenvolvimento de um Virtual PMO podemos fazer uso de várias

ferramentas e técnicas disponíveis, com intuito de centralizar as
operações de gestão em um repositório único e administrável.
Podemos citar como ferramentas associadas ao um Virtual PMO:

• Softwares de Gerenciamento de Projetos

• Business Intelligence
• Data Warehouse
• Data Mining
• Webhouse
• CRM
• ERP
• Balanced Scorecard
• Indicadores e Métricas de controle e acompanhamento
• Processos de Maturidade de Gerenciamento de Projetos
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2.2 – MONTANDO UM ESCRITÓRIO VIRTUAL

Implementar um Virtual PMO é uma tarefa bem mais complexa do

que se imagina. Mais do que um sistema de administração de
projetos, o Virtual PMO é uma ferramenta essencial para o controle
dos demais instrumentos de trabalho da organização. É papel do
Virtual PMO consolidar as informações dos diversos tipos de clientes
existentes e tornar analisável os vários indicadores adotados pelas
áreas afins.

Os dados oriundas do Virtual PMO serão utilizados pelo Data

Warehouse corporativo. Eles serão interagidos com as informações
dos demais sistemas legados, fazendo parte dos filtros e conversão
de dados em informações de gestão estratégica.

Além da integração com os dados corporativos o Virtual PMO deverá

prover soluções para gerenciamento de projetos e vinculá-las às
demais ferramentas do VPMO.

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O primeiro passo na montagem de um VPMO é a elaboração de uma

metodologia de Gerenciamento de Projetos adotada pela organização.
Essa metodologia deve ser prática e objetiva, agregando benefícios
aos usuários. Muitas vezes rotinas aparentemente simples, trazem
resultados surpreendentes. Essa metodologia deve ser digitalizada
para ser utilizada pelos gerentes de projeto.

Para tornar a metodologia atraente aos olhos dos usuários, podemos

disponibilizá-la através da intranet em formato de página WEB, com
um sistema de navegação bem estruturado e templates vinculados
aos tópicos da metodologia, criando assim a necessidade, por parte
dos clientes, ao acesso dos tópicos. Vários recursos podem ser
utilizados, como por exemplo mostrar uma tela de dica do dia
abordando um tema da metodologia de trabalho quando da abertura
do aplicativo.

O importante e tornar a metodologia algo simples e atraente de

forma que os usuários a utilizem.
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FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Uma vez estabelecida a metodologia de Gerenciamento de Projetos, o

próximo passo é definir as ferramentas de GP a serem utilizadas
pelos usuários e o VPMO.

A escolha dessa ferramenta está associada a metodologia

implementada. Quão mais complexa for a metodologia, maior será a
necessidade de ferramentas informatizadas para gerenciamento de
projetos.

Embora as ferramentas existentes no mercado tenham evoluído

muito nos últimos anos, nenhuma atenderá todos os requisitos
exigidos pelo VPMO de forma ampla. O importante na escolha de uma
ferramenta de gerenciamento de projetos e verificar qual atende o
maior número de requisitos e tem uma interface amigável e intuitiva.

Na hora de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos

podemos seguir alguns critérios de seleção como:

A - Capacidade
• Quantidade de atividades processadas.
• Relações de precedência.
• Subdivisão em subredes.
• Estruturas analíticas do projeto (níveis de WBS - “Work
breakdown structure”).

B - Notação da rede (critério de diagramação)

• Diagrama de precedência (“PMD”) ou diagrama em seta
(“IJ”/”ADM”).
• Tipo de relação de precedência (início-início, fim-fim, fim-início,
início-fim).
• Marcos de controle.

C - Calendário
• Tamanho (número de anos).
• Calendários múltiplos.
• Calendários para recursos e tarefas

D - Entrada, processamento e saída

• Menu, janelas.
• “Mouse”.
• Teclado.
• Tempo de entrada.
• Cálculo de folgas (total, livre, negativa).
• Caminho crítico.
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• Sumarização.
• Fator tempo-custo (função do custo - linear/não linear)
• Relatórios (tabular e gráficos).
• Spooler (processamentos/saídas simultâneas).
• Geração de relatórios.

E - Alocação de recursos
• Tipos.
• Quantidade permitida.
• Unidades.
• Nivelamento.
• Suavização (uso de folgas).
• Pool de Recursos Compartilhado
F - Custos
• Orçamentos (previsto/realizado).
• Diretos e indiretos.
• Curva “S”.
• Sumarização pela estrutura analítica.
• EVA
G – Ambiente Colaborativo
• Servidor de Projetos
• Atribuição de Equipes de Trabalho
• Notificações por email
• Base de dados corporativa
H - Treinamento e manutenção
• Demonstração do “software”.
• Tutorial.
• Programa de treinamento.
• Suporte técnico.
• Garantia.
• Literatura disponível

Além da ferramenta de gerenciamento de projetos adotada, é

importante agregar ferramentas complementares para otimizar os
processos da ferramenta principal. Podemos citar como ferramentas
complementares:

• Sincronizadores para HandHelds

• Ferramentas de GED
• Ferramentas de Brainstorming
• Geradores de relatórios
• Publicadores de dados
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EPM (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT)

O EPM é um conceito adotado por alguns fabricantes de softwares

para gerenciamento de projetos, e consiste em um grupo de
ferramentas que juntas formam um ambiente colaborativo,
permitindo o gerenciamento de projetos e recursos corporativos. Essa
forma de gerenciamento empresarial foi lançada inicialmente pela
Primavera e posteriormente outros fabricantes adotaram essa linha
de softwares. A partir da versão 2002 o Microsoft Project passou a
ser uma solução EPM, composta de três produtos (Project
Professional, Project Server, Project Web Access), associados a outros
produtos Microsoft (SQL Server, Share Point).

As soluções EPM auxiliam significativamente na montagem dos VPMO,

uma vez que seu objetivo e administrar portifólios de projetos e criar
ambientes colaborativos.

Embora os fabricantes idealizem tornar suas soluções a única

ferramenta de um VPMO, isso ainda é um sonho distante. Mesmo
implementando uma solução EPM, ainda temos que automatizar
diversos processos e integrá-los a ferramenta de gerenciamento de
projetos adotada para obter os resultados esperados de VPMO.

SERVIDORES DE PROJETOS

A principal instrumento que viabiliza o VPMO é o Servidor de Projetos,

que é o repositório das informações do VPMO. Como núcleo de
informações o Servidor de Projetos provê serviços como:

• Visão do Portifólio de Projetos

• Base corporativa de recursos
• Templates de documentos, WBS, cronogramas e outros
• Metodologia Digital
• Controle de Documentos
• Indicadores
• Métricas
• Ambiente colaborativo
• Quadro de horas da equipe em atividades rotineiras e projetos
• Call Center
• Workflow para projetos
• Sistemas customizados de controle

O servidor de projeto é composto de uma máquina ou máquinas que

concentram serviços, softwares e utilitários consolidados que em
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conjunto integram as funcionalidades necessárias para constituir um

VPMO.

A interface de interação do Servidor de Projetos com o usuário,

geralmente são os Portais de Projetos.

Portais de Projetos

Atualmente a maioria das soluções EPM, tem ambiente de trabalho

WEB, onde podemos efetuar operações relativas aos projetos
corporativos.
Embora essas soluções se assemelhem aos portais de projetos, elas
não têm todas as funcionalidades necessárias para a caracterização
dos portais.
Geralmente as soluções EPM são integradas aos portais para somar
funcionalidades.

Os Portais de Projetos acumulam as funções tradicionais de um portal

WEB somado aos recursos de Gestão de Projetos corporativo.

Em um Portal de Projeto temos funções básicas como:

• Chat
• Fórum
• News Letters
• Mailing
• FAQ
• Perfis de Acesso

Funções intermediárias como:

• Controle de atividades funcionais

• Treinamento e-learning
• Grupos de discussões e comunidades
• Institucional
• Construtores e publicadores de informação.

E funções específicas como:

• Gerenciamento de Portifólio de Projetos

• Cronograma on-line
• Indicadores de desempenho
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• Ferramentas customizadas (matriz de responsabilidade, matriz

de riscos, controle de mudanças e etc.) com interface interativa
e gravação em BD.
• Sistemas de avaliação on-line
• Atualizadores customizados (para as ferramentas de GP)

FERRAMENTAS COMPLEMENTARES

Além das ferramentas específicas para gerenciamento de projetos,

necessitamos de um ambiente tecnológico favorável. O ponto forte do
VPMO são os dados de projetos, que tratados de forma estratégica,
fornecerão instrumentos de gestão eficazes e garantia de utilização
das ferramentas implementadas.

Partindo do principio do Business Intelligence, necessitamos de um

ambiente de dados muito bem estruturado que garanta: integridade,
segurança e velocidade no acesso as informações.

A integração entre os diversos tipos de dados empresariais

pertinentes ao gerenciamento de projetos é a chave para o sucesso
do VPMO. Recursos OLAP são essenciais nesse processo.
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2.3 - CONCLUSÃO

Cada vez mais as empresas estão estruturadas para trabalhar por

projetos, de forma a garantir melhores resultados no menor tempo,
com menos recursos e com a maior qualidade possível. A gestão
efetiva dos recursos humanos da empresa e dos projetos é fator de
competividade atualmente.

É inegável o papel do Escritório de Projetos para auxiliar a empresa a

obter a excelência em gerenciamento de projetos, através da gestão
em um ponto focal do portfolio de projetos da empresa ou setor, com
otimização de utilização de recursos, acompanhamento e controle dos
resultados e apoio à alta administração na seleção de projetos e
alinhamento dos mesmos ao plano estratégico.

O VPMO – Virtual Project Management Office é uma forma

interessante de se obter os benefícios da tecnologia para gestão
colaborativa dos projetos da empresa ou setor. Independente da
implantação física ou não de Escritório de Projetos, deve-se
considerar as soluções tecnológicas para auxiliar a empresa a gerir os
seus projetos.

Em um ambiente tecnológico mutável e em constante evolução faz-se

necessário um ambiente administrativo flexível, capaz de absorver as
evoluções e mudanças com facilidade, permitindo a gestão eficiente
das informações.

Com base nessa premissa, o VPMO surge como uma infra-estrutura

de apoio a projetos, totalmente inovadora e dinâmica com bases
sólidas nos conceitos de gestão de informação.

O VPMO é a chave de integração entre as diversas ferramentas e

técnicas disponíveis para gestão otimizada de projetos e o seu papel
é consolidar e disseminar os instrumentos de gestão corporativa e dar
insumos para os clientes de GP.