MANUAL DE EVENTOS

A participao da Conab em feiras, congressos, seminrios e outros eventos pblicos est respaldada em objetivos estratgicos da Companhia e s se justifica quando h indcios concretos de resultados positivos. Caso contrrio, corre-se o risco de desperdiar esforo das pessoas, tempo e dinheiro. Participar de um evento pblico pode ser uma ao de marketing com baixo custo, desde que os benefcios almejados sejam atingidos, gerando boa visibilidade local, regional, nacional ou internacional. A participao deve ser ajustada ao tipo especfico de cada evento. Envolve um amplo trabalho preparatrio, que deve ser conduzido com muito cuidado, pois a imagem da Empresa est em evidncia e no pode ser comprometida. H que se dedicar ateno tambm aos eventos internos, pois se bem conduzidos podem resultar na melhoria do clima organizacional, propiciando aumento da satisfao dos empregados e melhoria nos resultados da Companhia. A rea responsvel pela coordenao de eventos na Conab a Coordenadoria de Comunicao e Promoo Institucional Copri. MDULO I FEIRAS E EXPOSIES 1 Condies Gerais 2 Anlise de participao 3 Procedimentos 4 Preparao 5 Definio do oramento 6 Marketing pr-evento 7 Atuao antes e durante a feira 8 Documentao da feira 9 Ps-evento

MDULO I FEIRAS E EXPOSIES 1 Condies Gerais 1.1. A deciso de participar em feiras e exposies no deve ser tomada apenas porque houve convite dos organizadores, sugesto de outros expositores ou parceiros ou porque o Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento MAPA vai participar. prefervel deixar de participar a apresentar-se de maneira inadequada. Os benefcios da participao podem ser de duas naturezas: 1

1.2.

1.2.1. Institucional quando existem possibilidades de a Conab apresentar o que e o que faz a um pblico de seu interesse estratgico, fortalecendo seu nome e sua marca; 1.2.2. De negcios quando o evento vai propiciar contato direto com parceiros ou clientes potenciais e futuros, com perspectivas positivas de continuidade de aes relativas aos negcios da Conab. 1.3. A Copri responder diretamente pelos eventos, fornecendo todo o apoio necessrio, desde que a demanda: 1.3.1. Faa parte do CAF - Calendrio Anual de Feiras (anexo 1), elaborado pela Copri a partir de indicaes das diretorias, superintendncias regionais e do Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento e devidamente aprovado pela Diretoria. 1.3.2. Tenha sido aprovada na condio extra-calendrio pela Diretoria. 1.4 O CAF estar disponvel para todas as unidades assim que for definido.

2 Anlise de Participao 2.1 A convenincia e a possibilidade de participao da Conab so definidas a partir de sua orientao estratgica, com base nos seguintes critrios: 2.1.1 2.1.2 2.1.3 Tcnico Adequao do tema do evento s atividades da Conab; Tempo hbil para montar infra-estrutura adequada; Existncia de material de divulgao (cartazes, folderes, banners etc) adequados aos visitantes ou prazo suficiente para sua produo; Disponibilidade de tcnicos para permanecerem no local durante todo o evento; Disponibilidade de material decorativo para o ambiente. Poltico ou de negcios Perspectivas positivas no mbito institucional ou de negcios; Proximidade com o pblico alvo das aes da Conab; Relevncia da participao da Conab em relao aos demais participantes institucionais; Possibilidade de estreitamento de parcerias; Impacto da participao em negcios futuros na regio. Financeiro Disponibilidade de recursos financeiros; Compatibilidade dos custos previstos com a mdia de mercado.

3 Procedimentos 3.1. As unidades (requisitantes) devem preencher todos os dados previstos no Formulrio de Inteno de Participao FIP (anexo 02), em 01 (uma) via, e remet-lo Copri por meio de CI, at o dia 01 de dezembro do ano anterior ao da participao, para que sejam feitas a pranlise, a aprovao e o planejamento oramentrio e operacional.

3.1.1 A Copri elabora o CAF Calendrio Anual de Feiras e o submete aprovao da Diretoria. 2

3.1.2 A Copri disponibiliza o CAF na intranet e tambm remete cpia aos rgos responsveis por sua realizao.

3.2.

Com antecedncia mnima de 30 (trinta) dias da data de incio do evento constante do CAF, as unidades requisitantes devem preencher todos os campos do Formulrio de Participao em Feiras FPF (anexo 03). Esses dados so fundamentais para a anlise tcnica, poltica e financeira do pedido. A antecedncia necessria para oferecer condies s reas intervenientes de atuarem adequadamente de modo a garantir o sucesso da participao da Conab no evento. A movimentao do pedido observar o seguinte: 3.2.1. Requisitante (emitente), encaminha 01 (uma) via do FPF Copri, por meio de CI; 3.2.2. Copri faz avaliao tcnica do evento na dimenso de comunicao e, se for o caso, busca ponderaes de reas intervenientes; 3.2.3. Aps as anlises das reas intervenientes, a Copri:
Em caso de aprovao, remete o FPF Diafi para aprovao final e liberao dos recursos financeiros necessrios. Manter entendimentos com a rea responsvel pela liberao dos recursos at que o mesmo seja efetivado.

Em caso de desaprovao, devolve o pedido e mantm cpia em seus arquivos para controle.

3.3.

A Copri analisar, excepcionalmente, a viabilidade de participao em eventos no previstos no Calendrio. As unidades requisitantes devero preencher o Formulrio de Participao em feiras FPF, assinalando o item de pedido extra calendrio e colocar as devidas justificativas na CI que ser encaminhada Copri. 3.3.1. A participao extraordinria deve estar respaldada em orientaes superiores, decorrendo de prioridades surgidas ao longo do ano nas agendas da Diretoria da Conab, das Superintendncias e do MAPA e deve se basear nos critrios do item 2 Anlise de Participao, deste manual. 3.3.2. O atendimento estar condicionado disponibilidade de tempo para execuo das tarefas necessrias, existncia de recursos humanos, materiais e financeiros.

3.4.

A unidade organizadora do evento remeter Copri, em at 15 (quinze) dias aps o encerramento do evento, o Relatrio de Participao em Evento RPE (anexo 4) devidamente preenchido. As informaes constantes do RPE sero utilizadas para nortear futuras participaes. 3.4.1. desnecessrio anexar documentos comprobatrios. Os mesmos devero ser mantidos apenas no arquivo da unidade. 3.4.2. Anexar pelo menos 02 (duas) fotos do estande, com ngulos diferentes.

4 Preparao 4.1. O trabalho preparatrio deve ser iniciado entre 02 (dois) a 04 (quatro) meses antes da data de incio da feira. O perodo dever ser de 06 (seis) meses quando a participao da Conab no for feita junto ao MAPA. Como a imagem da empresa est em evidncia, necessrio pensar nos mnimos detalhes. A unidade interessada na participao da feira deve: 3

4.1.1. Nomear um coordenador. importante que uma s pessoa supervisione e controle o processo de participao na feira, evitando dispersar as tarefas essenciais por vrias pessoas. Isso evita a desorientao ou superposio de aes, sempre lamentveis em razo da importncia da participao e dos custos dos investimentos efetuados. 4.1.2. Solicitar aos organizadores toda a documentao disponvel sobre a feira, de forma a obter informaes teis para a anlise de participao e para o preenchimento do FPF, tais como:

data de realizao e durao; mbito (abrangncia); nmero de edies j realizadas; horrios; perfil do expositor; perfil do visitante; rea ocupada; programao do evento; nmero de expositores previstos; nmero de visitantes esperados; tipo de visitantes esperados; meios de divulgao do evento; data e horrio de montagem e desmontagem do estande; antecedncia necessria para efetuar reserva de estande; infra-estruturas envolvidas; servios disponveis ao expositor; um exemplar do Regulamento da Feira e do Guia (manual) do Expositor, quando houver.

4.1.3. Iniciar o planejamento propriamente dito, que deve incluir:

objetivos do evento; anlise pr-evento; justificativa para participao; oramento; disponibilidade financeira; identificao do mercado alvo; escolha dos produtos a apresentar; plano de promoo e publicidade (divulgao); coordenao do pessoal; determinao do staff para o evento (pessoal necessrio); atribuio das responsabilidades; elaborao da escala de servio; atuao ps-evento.

4.1.4

de grande utilidade prever, com mincia de detalhes, como ser a feira, de forma a adotar, em tempo hbil, as medidas necessrias para conduzir com xito a sua realizao.

4.2.

Definio do estande 4.2.1. O estande a estrutura onde se materializa a participao na feira. o retrato da Companhia e objetiva chamar a ateno do pblico. dividido em:

cho livre, ou seja, os metros quadrados alugados/disponibilizados para utilizao; 4

estrutura fsica, constituda de divisrias, mobilirio, equipamentos, iluminao, ponto de telefone e de internet e outros elementos fornecidos pelos organizadores, pelo MAPA ou pela prpria Conab.

4.2.2. No caso de compartilhamento de estande entre parceiros, h que se atentar para a perfeita e correta definio de aladas, responsabilidades e rateio de despesas. A definio deve ocorrer na fase inicial do planejamento para garantir a fluidez do processo e evitar falhas operacionais e atritos entre os intervenientes. 4.2.3. A localizao do estande dentro da feira no fator primordial, j que a maioria dos visitantes percorre toda a rea, mas o mesmo deve:

atrair o olhar, devendo-se evitar painis ou banners com excesso de texto, assim como uma decorao com volume excessivo ou deficiente de elementos; ter as logomarcas necessrias e na disposio correta; caracterizar a Conab e informar suas aes; facilitar o convvio, permitindo a livre circulao das pessoas;

4.2.4. A estruturao do estande deve estar em sintonia com o porte e o padro organizacional da Conab. Por isso, tanto o projeto quanto a disposio interna do estande devem passar pelas orientaes da Copri. Sua organizao deve levar em conta :

o pblico-alvo; as mensagens e a imagem que se quer comunicar; os produtos/informaes que devem ser colocados em destaque; a presena de autoridades que, caso se preveja ser constante, pode justificar a destinao de um espao reservado para servir como um pequeno gabinete.

5 Definio do oramento 5.1. O investimento depende dos objetivos e das disponibilidades financeiras da Conab, avaliados em conjunto com os objetivos e as potencialidades do evento. O valor investido destina-se a mostrar a Conab e divulgar suas aes de forma sria, competente e profissional. Deve, pois, ser administrado com competncia para trazer proveitosos retornos. O oramento dividido nos seguintes itens principais: Aluguel do espao; Preparao do estande; Transportes de mercadorias; Servios essenciais: contratao de pessoal para montar o estande; servios de limpeza/vigilncia; de aluguel de mobilirio/equipamentos, inclusive de informtica e telecomunicaes; servio fotogrfico; seguro; decorao etc; Publicidade e divulgao; Despesas de viagem, deslocamentos e estadas (dirias); Outras despesas.

5.2.

5.3. Os itens do oramento devem estar especificados no FPF e sero avaliados pelas reas da Matriz com vistas participao das unidades na feira.

6 Marketing pr-evento

6.1.

Para assegurar a presena de visitantes de interesse para a Conab, necessrio um marketing prvio. Os esforos devem ser direcionados no para cativar o maior nmero de visitantes, mas sim o seu pblico-alvo. Entre os recursos a serem utilizados esto: 6.2.1. Convites personalizados indicado para os visitantes mais importantes. Identificar antecipadamente os convidados e remeter os convites com pelo menos 15 dias de antecedncia. Cerca de trs dias antes do evento, ratificar o convite por telefone; 6.2.2. Telemarketing uma ferramenta de contato personalizado, destinada essencialmente marcao de entrevistas ou palestras durante o evento. Este trabalho deve ser iniciado com 01 (um) ms de antecedncia e se aplica nos casos em que a Conab pretenda aproveitar a oportunidade da feira para organizar uma atividade paralela, como leilo eletrnico, anncio de previso de safra, lanamento de algum programa especfico, palestras etc; 6.2.3. Imprensa - a estratgia ser determinada pela Copri e agentes de comunicao das regionais. A publicao de matrias, sobretudo na imprensa especializada, equivale a publicidade gratuita dos produtos/servios que estaro em evidncia. necessrio haver novidade e consistncia, seno arrisca-se que a divulgao passe uma imagem desfavorvel da Conab e se torne contraproducente.

7 Atuao ativa antes e durante a feira 7.1. H um conjunto de regras a serem observadas antes e durante a feira: 7.1.1. Para eliminar os problemas comuns de ltima hora deve-se atentar para: Ter em mos uma lista completa das autoridades da Conab local e Matriz, da coordenao do evento e, dos parceiros do estande, se for o caso; Dispor de uma lista de telefones da montadora e das demais empresas prestadoras de servios na montagem do estande, constando tambm os de socorros (bombeiros, polcia, hospital conveniado etc); Chegar ao local no mnimo um dia antes do evento para conferir e avaliar se a rea do estande e sua montagem est de acordo com o projeto aprovado; Checar no prprio estande, com antecedncia de um dia, o funcionamento de todos os equipamentos que sero utilizados (computador, data show, linha telefnica, notebook, conexes para redes, impressora, fax etc); Checar a disposio de logomarcas; Que a proteo de tela do computador exiba constantemente a logomarca da Conab; Dispor, sempre que possvel, de um veculo na vspera e no dia de abertura da feira; Que a decorao esteja de acordo com os padres definidos, os mveis e equipamentos em bom estado e que sejam preservados espaos para circulao de visitantes; Que a folheteria oficial e outros produtos promocionais estejam disponveis para distribuio e bem visveis, para fcil acesso dos interessados; Que a equipe de atendimento seja treinada e que esteja identificada com crach e/ou uniforme; Que a equipe de atendimento esteja apta para solucionar dvidas do visitante, ou preparada para buscar rapidamente a informao requerida.

7.1.2. A recepo de autoridades deve ser feita de forma especial, mas ao mesmo tempo, discreta, corts, sem aglomeraes.

7.1.3. Os responsveis pelo atendimento devem estar permanentemente atentos movimentao dos visitantes e demonstrar total disponibilidade em atend-los. Para isso, devem evitar: 7.2. Sentar-se; Ler; Fumar; Comer ou beber na frente do pblico; Ingerir bebida alcolica durante degustaes no estande; Bater papo ao telefone; Obstruir a viso ou a circulao dos visitantes; Distribuir folhetos indiscriminadamente, pois este material de apoio para os interessados no assunto. O objetivo no a panfletagem. Falar ou agir de maneira agressiva; Deixar questes por resolver; Subestimar visitantes; Conversar com os amigos em pequenos grupos; Deixar o estande abandonado, no cumprindo os horrios de abertura e encerramento dirio da feira; Aparentar cansao ou enfado.

O fato de o visitante se dirigir receptivo e motivado ao estande um aspecto positivo da feira. Diferentemente de outras formas de marketing, nas feiras possvel ver, tocar ou provar produtos e esclarecer de forma personalizada eventuais dvidas. Para garantir o sucesso desta atuao aconselhvel: 7.2.1. Adaptar os produtos ao evento e escolher os produtos ou servios mais adequados especificidade de cada evento; 7.2.2. Realizar demonstraes; 7.2.3. Distribuir documentao; 7.2.4. Acessar o site da Companhia; 7.2.5. Preparar, sempre que possvel, palestras tcnicas e/ou educativas; 7.2.6. Preencher fichas de contato com o objetivo de obter cadastros qualificados para envio posterior de informaes; 7.2.7. Tirar proveito dos servios propostos pela organizao (imprensa, atividades paralelas etc); 7.2.8. Analisar e avaliar o atendimento aos visitantes (grau de satisfao); 7.2.9. Animar o estande, inclusive com vdeos institucionais e msica ambiente suave; 7.2.10. Manter reunies dirias de avaliao com o pessoal do estande; 7.2.11. Fotografar o estande; 7.2.12. Manter o estande limpo e arrumado, principalmente no que diz respeito a objetos pessoais e materiais ou brindes distribudos no evento, como sacolas, livros, etc.

8 Documentao da feira 8.1. Durante e aps a realizao do evento, recomendvel registrar em termos globais os acontecimentos no estande e na feira. Este registro ser til para preencher o Relatrio de Participao em Eventos RPE (modelo anexo 4). 8.2. recomendvel que a unidade organizadora da feira mantenha um arquivo com dados completos sobre o evento para facilitar a realizao do mesmo no ano seguinte ou para servir de referncia para eventos similares. Devem ser mantidos arquivos dos seguintes itens: 8.2.1. Planejamento: incluir oramento, notas das reunies com o pessoal, objetivos da participao etc; 7

8.2.2. Servios da feira: arquivar as cpias de notas fiscais dos servios demandados; 8.2.3. Exposio: incluir desenho do estande, leiaute da colocao dos produtos expostos; instrues para montagem e desmontagem do estande e dos equipamentos; lista dos contatos de apoio da empresa no evento, nmero de telefones de contatos na Conab, nmero dos telefones necessrios e de emergncia, regulamento da feira e guia do expositor; 8.2.4. Promoo e Publicidade: guardar a lista das empresas e pessoas para as quais foram enviados convites, listar os meios de comunicao onde foi divulgada a participao e guardar um exemplar de tudo o que foi publicado; 8.2.5. Transporte/Deslocamentos: incluir cpia de correspondncia trocada com transportadoras e contatos das mesmas, cpia de notas fiscais e de bilhetes ou documentos de deslocamento equivalentes.

9 Desmontagem A desmontagem do estande deve ter o acompanhamento do responsvel pelo evento na Superintendncia ou outro empregado indicado pela rea, uma vez que existem materiais e equipamentos que so de responsabilidade da Conab. Eventuais objetos e utenslios do acervo da Copri devero ser devolvidos imediatamente aps o trmino do evento. 10 - Ps-evento 10.1 Depois do contato estabelecido com o pblico no evento, o acompanhamento desse relacionamento fundamental para que resulte, sempre que possvel, na concluso de uma boa atuao ou de um bom negcio. 10.2 A unidade participante da feira dever relacionar todos os contatos efetuados e: 10.2.1. Estabelecer novos contatos por telefone; 10.2.2. Enviar a documentao ou a informao que for requerida pelos visitantes; 10.2.3. Visitar o cliente, se conveniente aos interesses da Conab; 10.2.4. Enviar cartes de agradecimento aos convidados que compareceram ao evento. 10.3 A unidade organizadora da feira deve fazer um balano final no qual incluir a avaliao de resultados da participao, conforme procedimento constante do item 3.4 deste Manual, atravs do RPE Relatrio de Participao em Feiras (anexo 4). Compem o presente Manual de Eventos os seguintes anexos: Anexo 1: CAF Calendrio Anual de Feiras Anexo 2: FIP Formulrio de Inteno de Participao Anexo 3: FPF Formulrio de Participao em Feiras Anexo 4: RPE Relatrio de Participao em Eventos

Anexos
Anexo 1 CAF (Calendrio Anual de Feiras)

CAF - CALENDRIO ANUAL DE FEIRAS

1.Emitente 2. Ano 3. Distribudo pela CI/Copri n

Copri
4. Item
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
a

2007
5. Nome Evento
47a EXPOLONDRINA 13a FENAMILHO 14a AGRISHOW AGROTINS 73 EXPOZEBU 23a FISPAL ALIMENTOS EXPONOR
21 Conv. Capixaba de Supermercados
a

023
7. Coordenao
MAPA MAPA MAPA MAPA MAPA MAPA Conab/Diges Conab/Diges Conab/Diges

6. Local de Realizao
Londrina - PR Santo ngelo - RS Ribeiro Preto - SP Palmas - TO Uberaba - MG So Paulo - SP CE ES RS

8. Data Provvel

05 a 15 abril 28 abril a 06 maio 30 abril a 05 maio Maio Maio 12 a 15 junho 12 a 14 junho 16 a 18 julho 21 a 23 agosto AGOSTO/S ETEMBRO SETEMBRO 03 a 05 outubro 16 a 18 outubro 23 a 25 de outubro

8. 9.

26a Conv. Gacha de Supermercados 30a EXPOINTER FRUTAL IV FENACOOP V BIOFACH Amrica Latina SUPERMINAS

10. 11. 12. 13. 14.

Esteio - RS Fortaleza - CE So Paulo SP So Paulo - SP MG

MAPA MAPA MAPA MAPA Conab/Diges

Anexo 2 FIP (Formulrio de Inteno de Participao)

FIP FORMULRIO DE INTENO DE PARTICIPAO

1. Emitente 2. Destino 3. Data 4. Anexo da CI/ n

Copri
5.Item

6.Nome Evento

7. Local de Realizao

8. Perodo

9. Despesa Estimada

10. Prioridade (Alta/Mdia/Baixa)

13. Assinatura do emitente

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Anexo 3 FPF (Formulrio de Participao em Feiras)

FPF FORMULRIO PARTICIPAO EM FEIRAS

1. Emitente 5.Nome do Evento 6. Pblico-alvo 7. Perfil dos expositores 8. rea ocupada na feira 10.Nmero de edies j realizadas 13. rea do estande 16.Responsvel na Sureg 9. Perodo do evento 11. Expectativa n visitantes 12. Meios de divulgao do evento 2. Destino 3. Data 4. Anexo da CI/ n

Copri

14. Dia/horrio da montagem do estande 15. Dia/horrio da desmontagem do estande 17. Situao da feira Constante do CAF

Pedido extra calendrio

18. Custo Estimado Material Divulgao(detalhar): R$ Deslocamento/Diria: R$ Montagem e decorao do estande: R$ Aluguel de espao: R$ Outras despesas(detalhar): R$ 19. Justificativa de participao

20. Tipo de servios disponveis aos expositores (servios de limpeza e vigilncia, equipamentos etc)

21. Informaes adicionais.

22. Anexar documentao disponvel sobre o evento (folderes, prospectos, leiaute do estande etc) 23. Assinatura do emitente 24. Anlise Copri 1No 1No 1No 1No 1No 1No 1Sim - Compatibilidade custos previstos/mdia de mercado 1Sim - Justificativa para participao 1Sim - Tema evento/atividades Conab 1Sim - Proximidade pblico alvo/aes Conab 1Sim - Impacto participao negcios futuros na regio 1Sim - Perspectiva positiva no mbito institucional ou negcios

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Anexo 4 RPE (Relatrio de Participao em Eventos)

RPE RELATRIO DE PARTICIPAO EM EVENTOS

1. Emitente 2. Destino 3. Data 4. Anexo da CI/ n

Copri
5. Nome do Evento 6. Perodo

AVALIAO DE RESULTADO
7. Tcnico (liste as principais dificuldades e os resultados positivos na operacionalizao das tarefas e breve comentrio sobre adequao
do tema s atividades da Conab)

8. Poltico/Comercial (Impacto da participao em negcios futuros na regio e no fortalecimento de parcerias)

9. Administrativo/Financeiro (Custos, com a meno da correspondente previso oramentria, ou com as fontes alternativas de
custeio, ou se no houve custo e a descrio resumida do pblico presente)

Obs: Anexar 02 (duas) fotos 10. Assinatura do emitente

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