Mdulo 2

Etapas para implantao de um sistema de gesto integrado: equipe multidisciplinar, planejamento, processos, legislao, identificao e priorizao dos riscos, melhorias, controles, objetivos e metas

Etapas para implantao de um sistema de gesto integrado

Equipe multidisciplinar Planejamento estratgico Identificao de todos os processos da organizao Identificao da legislao, normas, boas prticas Identificao dos riscos do negcios (anlise de aspectos / perigos e impactos / riscos) Priorizao dos riscos Definio de melhorias, controles / mitigaes, Objetivos / metas e programas Planos de emergncia Implantao do sistema de gesto (manual, monitoramento, no conformidades, aes corretivas e preventivas, auditorias, registros, anlise crtica, treinamentos e comunicao)

1 Formao de equipe multidisciplinar

Identificar um responsvel pelo projeto; Definir um plano de trabalho; Distribuir tarefas; Realizar treinamentos necessrios.

2- Planejamento estratgico com base na metodologia do Balanced Scorecard

O balanced scorecard um sistema de gesto estratgica usado para alinhar aes individuais com os objetivos do negcio e da organizao, orientando o desempenho e a responsabilidade atravs da organizao O tradicional balanced scorecard realiza medies com indicadores para monitoramento em quatro dimenses chaves: Finanas Operaes Aprendizado Clientes Benefcios: Alinhamento dos objetivos individuais com os objetivos da corporao Responsabilidade atravs da organizao Cultura dirigida por desempenho Suportar a criao de valores para os acionistas

Finanas

Operaes

Clientes

Aprendizado

Valores dos acionistas

3Identificao organizao

dos

processos

da

Em geral, organizaes estruturadas por funo apresentam dificuldades de ver os vrios processos que so desenvolvidos preciso visualizar estes processos

Viso de Processo Viso Funcional

3- Identificao dos processos da organizao

Como algumas pessoas enxergam e entendem a Empresa
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. Leste Oeste Norte

Organograma

Estratgias

Procedimentos

Itens de Controle ...

ATIVIDADE 1 1 ATIVIDADE n PROCESSO ATIVIDADE 6 "X" ATIVIDADE 3 ATIVIDADE 2

ATIVIDADE 5

ATIVIDADE 4

E os Processos? E as interfaces???? E as entradas e Sadas??? E as etapas dos processos??? Onde comeam e onde terminam??? Como enxergar o todo e no as partes???

3- Identificao dos processos da organizao

Para produzir um bem ou servio necessitamos construir um processo Um processo de negcios um conjunto de trs aes: Processo de Negcio Fornecedor Cliente

Introduzir Processar

Enviar/Entregar

3- Identificao dos processos da organizao

Toda Organizao uma coleo de processos que so executados. No existe um produto ou um servio oferecido por uma empresa sem um processo. Nas empresas, embora no estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles so conhecidos e executados

Ex: Atender ao Pedido do Cliente

3- Identificao dos processos da organizao

Qualquer que seja nosso posicionamento hierrquico, ns temos um negcio dentro da empresa na qual trabalhamos. Processo o resultado da articulao de: Pessoas Instalaes Equipamentos e Outros recursos (materiais,...)

3- Identificao dos processos da organizao O PROCESSO

Fornecedores CADEIA DE VALOR Clientes

RECEBIMENTO

PRODUO

VENDAS

EXPEDIO

INFORMAO

A atividade deve agregar valor ao processo.

3- Identificao dos processos da organizao

Processos so um conjunto de atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negcio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa. Processos cruzam... Vendas Vendas Produo Produo Finanas Finanas

... fronteiras Funcionais e Organizacionais... Estratgico Fabricante Fabricante Fornecedor Fornecedor Distribuidor Distribuidor Planejamento Cliente Cliente Controle

... fronteiras na Cadeia de Suprimentos ... fronteiras Hierrquicas...

Operacional

3- Identificao dos processos da organizao Detalhamento dos processos

Management Processos de Processes gesto
I O

Measurement, Monitoramento, Analysis, analise e and melhorias Improvement

Process Design Projeto I O Production Produo I Project Planning Planejamento I O O O I

Product Design Vendas I O

Resource Processes Processos de apoio

3- Identificao dos processos da organizao Fluxo de Processo

Quando estiver montando o fluxograma de processos, considere os processos importantes primeiro, ento os divida em sub-processos como necessrio. Por exemplo: Cada quadro descrito no fluxograma pode ser dividido em subprocessos. Se necessrio, procedimentos ou instrues de trabalho para cada passo do processo podem ser criados para explicar como proceder naquele passo, vejam um detalhamento dos sub processos de um processo de Vendas:

Requisitos dos clientes

Elaborao de proposta

Elaborao de contrato

Cadastramento no sistema

Acompanhamento ps vendas

3 - Identificao dos processos da organizao Fluxo de Processo

O Fluxograma o primeiro passo: Examinar o fluxo de trabalho tpico Represent-lo usando smbolos padres Verificar o fluxo Identificar os pontos de controle crticos

INCIO

Motorista Pega a chave, abre a porta do carro, entra, senta no banco e fecha a porta

No Est em ponto morto?

Motorista Pisa na embreagem, coloca em ponto morto e d partida

4 - Identificao da legislao, normas, boas prticas

Subsistemas
MEIO AMBIENTE

Legal
Leis Municipais, Estaduais e Federais Requisitos dos Clientes Norma sobre Produtos Portaria 3214 e suas NRs Portaria 3214 e algumas NRs Cdigo de Transporte Legislao Municipal, Federal e Estadual

QUALIDADE

SEGURANA E SADE DO TRABALHADOR SEGURANA DE PROCESSOS

TRANSPORTE E DISTRIBUIO

4 - Identificao da legislao, normas, boas prticas

Subsistemas
MEIO AMBIENTE

Facultativo
ISO 14000 Cdigo de Proteo Ambiental ISO 9001:2000 QS 9000 Good Pratices OHSAS 18000 Cdigo de Sade e Segurana do Trabalhador Cdigo de Segurana de Processos Cdigo de Transporte e Distribuio, ex. SASSMAQ

QUALIDADE

SEGURANA E SADE DO TRABALHADOR SEGURANA DE PROCESSOS TRANSPORTE E DISTRIBUIO

5 - Identificao dos impactos nos negcios Analisando e medindo risco

Dependendo da organizao os riscos podem variar de alguns poucos (menos de 100) at milhares Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas A medio dos riscos permite a priorizao da gesto

5- Identificao dos riscos e perigos nas atividades dos processos

ATIVIDADE Romaneio dos produtos na expedio Movimentao de produtos RISCO Erro na contagem PERIGO Faturar a menos, prejuzo financeiro Danos a sade humana CONTROLES PARA REDUZIR OU ELIMINAR O RISCO Implantao de cdigo de barras; etc. Treinamento, utilizao de equipamento auxiliar etc.

Realizao de excesso de esforo fsico ao movimentar os produtos Dano ao produto ou a embalagem

Movimentao de produtos

Necessidade de reparos no produto ou na embalagem

Procedimento de manuseio, treinamento de motorista de empilhadeira etc. Manuteno do caminho, medio peridica dos gases, etc. Monitoramento via satlite, controle das informaes etc.

Transporte do produto Transporte do produto

Emisso de particulado Roubo,a carga tem seguro

Alterao da qualidade do ar Atraso na entrega do produto

6- Priorizao dos riscos

Levemente Perigoso Muito improvvel Perigoso Extremamente Perigoso

Trivial Tolervel

Tolervel Moderado

Moderado Substancial

Improvvel

Provvel

Moderado

Substancial Intolervel

Terceira Prioridade

Segunda Prioridade

Ao Imediata!

7 Definindo melhorias, controles, mitigaes

Quando no item 5 identificamos os riscos e perigos nas atividades dos processos j identificamos tambm os controles existentes mas pode ser que estes controles no sejam suficientes e ns necessitaremos definir novos controles. O boa forma de realizar esta anlise definir uma metodologia que valorize de alguma forma os riscos identificados e traar uma linha de corte, acima da linha os riscos mesmo com os controles atuais seriam ainda significativos e neste caso a organizao deve desenvolver novos controles para mitigar ou eliminar ou transferir os riscos. Nenhum sistema ou processo perfeito, se no eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver, mas necessrio que esses riscos sejam aceitveis para a organizao. Aps a definio das novas aes a serem implantadas necessrio que se elabore um plano de ao seguindo por exemplo o modelo dos 5W1H.

7 Definindo melhorias, controles, mitigaes O que um plano de ao

A organizao deve: Formular e implementar um plano que identifique a ao de gesto apropriada, recursos, responsabilidades e prioridades para a gesto do negcio. O que um plano? Plano um documento que diz o que ser feito, porque, como, quando, por quem e onde. Tambm conhecido em ingls como 5W1H What O que Why Porque How Como When Quando Who Quem Where - Onde

7 Definindo melhorias, controles, mitigaes Modelo de plano de ao

PLANO DE AO
Resp. Documento/Aprovado Mrcia Guerra N O que porque Contr.-CHECADO Marcia Guerra como Todos os funcionrios devem utilizar crachs com cdigo de barras para terem acesso as instalaes at 3/8/07

No. FADM 004

Data - DATE 1/2/2007 quando quem Rev. onde

Existem res de Prevenir acesso indevido desenvolvimento de de pessoas que no sejam 1 produto com funcionrios as instalaes informaes da organizao confidenciais

Celso

na matriz e nas filiais

8 - Definio de objetivos, metas e programas Monitoramento por processo

Vendas: faturamento, margem de lucro Produo: prazo, defeitos, produtividade, refugos de produtos e processos Expedio: prazo, defeitos Contas a receber: ndice de inadimplncia, cobrana na data Geral: clima organizacional, refugos de papel, plstico, metal, doenas ocupacionais

8 - Definio de objetivos, metas e programas Indicadores

Perspectiva do Cliente (exemplo)
Oferecer elevada qualidade

Indicador da organiza organizao Exemplo de empresa: atualmente os clientes reclamam de qualidade em 1,2% dos produtos entregues Meta para o ano: no mximo 0,5% de reclamaes de clientes quanto a qualidade do produto entregue, ao ms Indicador: Reclamaes de clientes (%) = nmero de reclamaes, ao ms / total de vendas realizadas, ao ms x 100 em % Indicador do processo de Produ Produo da organiza organizao Meta para o ano: no ter mais que 0,03% de defeitos no final do processo produtivo Indicador: ndice de Defeitos (%) = nmero de defeitos, ao ms / total de produtos fabricados, ao ms x 100 em % Indicador de um profissional de Processos Produtivos da organiza organizao Meta para o ano: 95% das instrues necessrias elaboradas ou revisadas no ano Indicador: Elaborao de instrues de trabalho (%) = nmero instrues de trabalho realizadas ou revisadas / nmero total de instrues necessrias x 100 em %

8 - Definio de objetivos, metas e programas Anlise de dados

Consideraes tpicas na anlise de Objetivos e Metas:

Desempenho financeiro requerido Demandas de clientes Resultados de auditoria interna Resultados de Benchmarking Informao do produto / processo atual
Anlise de Dados Dados

Tempo

Exerccio
Indique se verdadeiro ou falso: 1 ( ) Um plano de ao pode ser construdo com o mtodo dos 5W1H 2 ( ) Nenhum sistema ou processo perfeito, se no eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver 3 ( ) Podemos construir uma nica planilha para identificao dos riscos e perigos que ocorrem nas atividades da organizao, no importa se estes riscos so financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores 4 ( ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas esto sendo atingidas, se no estiverem aes devem ser realizadas para corrigir o rumo. 5 ( ) Atividades so um conjunto de processos que so realizados porque agregam valor 6 ( ) As legislaes: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organizao ajuste seus processos sempre que houver uma alterao que impacte no negcio 7 ( ) Um profissional da rea da qualidade tem a competncia necessria para implantar sozinho um sistema de gesto integrado 8 ( ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas

Resposta do exerccio
Indique se verdadeiro ou falso: 1 ( V ) Um plano de ao pode ser construdo com o mtodo dos 5W1H 2 ( V ) Nenhum sistema ou processo perfeito, se no eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver 3 ( V ) Podemos construir uma nica planilha para identificao dos riscos que ocorrem nas atividades da organizao, no importa se estes riscos so financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores 4 ( V ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas esto sendo atingidas, se no estiverem aes devem ser realizadas para corrigir o rumo. 5 ( F ) Atividades so um conjunto de processos que so realizados porque agregam valor 6 ( V ) As legislaes: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organizao ajuste seus processos sempre que houver uma alterao que impacte no negcio 7 ( F ) Um profissional da rea da qualidade tem a competncia necessria para implantar sozinho um sistema de gesto integrado 8 ( V ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas.

Fim do mdulo 2

Fim