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TCNICAS PARA INICIAR UM PROJETO

Comeando um projeto

TCNICAS PARA INICIAR UM PROJETO


Por Srgio Mylius da Silva e Helio Enir Marodin

Comeando um projeto
Talvez a parte mais difcil do processo de gerenciamento e planejamento de um projeto come-lo. Vencer essa inrcia certamente o primeiro obstculo a superar. A causa principal da dificuldade e da procrastinao a falta de um roteiro de trabalho para iniciar o processo e desenvolver o plano. Para comear, voc deve identificar os principais objetivos do projeto, as restries e quais so os envolvidos e interessados no projeto. Em seguida voc precisar organizar a equipe do projeto. Esta equipe participar do desenvolvimento de uma estratgia para alcanar os objetivos do projeto e da definio das funes dos vrios envolvidos e interessados no projeto. A seguir voc e sua equipe desenvolvero um esboo do escopo do trabalho, do cronograma e dos aspectos oramentrios do projeto, incluindo a Estrutura Analtica do Projeto - EAP (WBS), a Estrutura Analtica da Organizao EAO (OBS), a estrutura do plano de contas e o cronograma. Como no sabemos com certeza por onde, e como, comear bastante comum errar seriamente nesta fase de iniciao de um projeto. Alguns gerentes de projetos, menos experientes, desconsideram a importncia do processo de iniciao e vo deixando para depois, at que seja muito tarde para desenvolver o processo de iniciao. Estes gerentes de projeto tentam desenvolver um cronograma simplificado e resumido, ou fazem um planejamento de recursos, ou um plano de investimento (oramento) ou at todos as trs coisas, ficando amarrados a um planejamento incompleto e inconsistente que est condenado ao fracasso desde o incio.

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Definindo os objetivos do projeto

O que eles logo descobrem que eles no tm todas as respostas que precisam, e que os planos deles / delas esto cheio de furos. Na maioria das vezes o processo de planejamento dos projetos comea com base num conjunto de premissas, e o planejamento do projeto utilizado para validar estas suposies. Em lugar de deixar de lado o processo de iniciao do projeto at que os dados faltantes sejam encontrados, o gerente de projeto inteligente usa o processo de iniciao para ajudar a gerar os dados necessrios. Obviamente h muito trabalho que deve ser executado antes de estabelecer o cronograma do projeto, o plano de recursos e o oramento. E, ao contrrio do pensamento popular, muito deste esforo no exige o uso de computador. Neste ponto, o melhor que o gerente de projeto pode fazer seguir os seguintes passos: Examinar os objetivos do projeto e as restries que impactam estes objetivos. Identificar os envolvidos e interessados no projeto e definir quais so as suas expectativas com relao aos objetivos do projeto. Desenvolver uma estratgia de aes para alcanar os objetivos do projeto e os objetivos dos envolvidos e interessados e que, ao mesmo tempo, considere as restries. Constituir uma equipe de projeto, identificar os outros recursos necessrios e avaliar qual a disponibilidade de recursos humanos e materiais para a execuo do projeto.

Definindo os objetivos do projeto

Um plano de projeto como um desenho esquemtico do modo como algum pretende alcanar os objetivos de um projeto. Em vrios aspectos, um plano de projeto no difere de uma planta para a construo de um edifcio. Para desenhar esta planta, o arquiteto deve concentrar-se no propsito e na utilizao da edificao, coletar informaes, desenhar esboos e fazer levantamentos tcnicos e de custo. Uma vez que a planta esteja desenhada pelo arquiteto e aprovada pelo dono, este desenho serve como um guia para a construo do prdio. Existe claramente uma analogia entre um plano de projeto e uma planta de construo. Assim a primeira coisa a ser feita no processo de iniciao de um projeto ter certeza de que os objetivos do projeto esto perfeitamente claros e definidos de forma que possam ser utilizados para elaborar o plano do projeto. Uma parte fundamental neste processo a identificao das restries associadas ao projeto.

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A Abertura do projeto (Project charter)

Os objetivos do projeto abrangem vrios aspectos, como por exemplo: objetivos de prazo, de custos, tcnicos e de escopo. Como um exemplo de definio de objetivos consideremos uma instituio financeira que decidiu desenvolver e implantar um novo sistema de processamento de transaes bancrias eletrnicas baseado na tecnologia Internet. A seguir relacionamos alguns dos objetivos que deveriam ser considerados: Objetivos tcnicos o volume das transaes, o tempo de processamento, a facilidade de uso e tratamento de erros. Objetivos de prazo o prazo de implantao de um prottipo do sistema, o prazo de operao plena do sistema, e prazo de treinamento dos operadores e prazo de treinamento dos usurios. Objetivos de custo o custo total de implantao do sistema, o custo de operao do sistema (R$ por transao) e custos de equipamentos e software. Diretrizes de Escopo tipo de transaes a ser processadas, o equipamento a ser utilizado, locais em que o sistema ser instalado, o sistema de comunicaes adotado e as necessidades de treinamento. Todos estes objetivos devem ser claramente identificados antes de se poder comear a planejar, de verdade, o projeto. Tambm devem ser identificadas claramente no incio do projeto todas as restries que possam afetar o resultado final. Nas restries podemos incluir: Restries de prazo Restries tecnolgicas Restries de recursos humanos Restries polticos e culturais Restries de recursos financeiros Este conjunto de objetivos de projeto e de restries so a base para identificar e avaliar os riscos, bem como a plataforma para desenvolver a estratgia de projeto.

A Abertura do projeto ( Project charter )

Embora freqentemente omitido no processo de iniciao de um projeto, deve haver um procedimento de autorizao formal de abertura do projeto. Isto formalizado atravs de um documento denominado de Abertura de projeto ou Project Charter. A falta da Abertura do projeto quase sempre conduzir a conflitos e confuso. A Abertura do projeto pode existir com vrios nomes. Pode ser chamada de Documento de Definio de Escopo de Projeto, ou de Autorizao de

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A Abertura do projeto (Project charter)

Projeto, ou de Project Charter que denominao internacionalmente mais conhecida. A Abertura de projeto um documento que deve conter a descrio inicial dos objetivos e da estimativa preliminar do oramento do projeto. Ele o resultado do processo de iniciao d e um projeto e a base para o planejamento estratgico e da validao do plano de projeto. A Abertura do projeto identifica o(s) patrocinador(es) de projeto, os benefcios planejados e a fonte de recursos financeiros. A Abertura do projeto deve conter informao sobre quem dispe de tempo para o projeto e que valores de custo usar. Tem que identificar, alm do patrocinador; todo o pessoal da equipe do projeto e quais so os tomadores de decises. Ela pode conter, dentre outras coisas, as estimativas fundamentais do projeto, a proposta do projeto e o(s) contrato(s) do projeto, se houverem. A forma exata e o contedo da Abertura do projeto ou Project Charter dependem de cada organizao. Mas tenha a certeza que existe uma Abertura do projeto antes de iniciar o processo de planejamento do projeto.

O Adm. Srgio Mylius da Silva e o Eng Helio E. Marodin so os diretores da Mylius & Marodin Gesto de projetos.

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