FACULDADE DE ADMINISTRAO DE GOVERNADOR VALADARES

Camile Bessa de Magalhes

ORGANIZAO DE DOCUMENTOS PARA O PROCESSO DE DIGITALIZAO E MICROFILMAGEM DA AC CREDI

GOVERNADOR VALADARES 2007

Camille Bessa de Magalhes

ORGANIZAO DE DOCUMENTOS PARA O PROCESSO DE DIGITALIZAO E MICROFILMAGEM DA AC CREDI

Trabalho apresentado Disciplina de Organizaes Sistemas e Mtodo da Faculdade Administrao de Governador Valadares, Professora Andra.

GOVERNADOR VALADARES 2007

SUMRIO (MODELO)

INTRODUO

A concepo deste projeto de pesquisa foi realizado como atividade de concluso do estgio curricular supervisionado do curso de Administrao da Faculdade de Administrao de Governador Valadares. O presente projeto em seu primeiro captulo, traa definies estratgicas para organizao de documentos que sero microfilmados e digitalizados para melhor atender aos clientes da ACCREDI. Trazendo tambm, o conceito, objetivo e importncia destes dois tipos de arquivamento de documentos que sero seguros e geram produtividade nas atividades de uma instituio financeira. Este projeto tem por objetivo demonstrar que os dois tipos arquivo de documentos seguro e eficaz para aprimoramento das atividades dos colaboradores. No segundo captulo abordado o diagnstico feito da empresa. Inicialmente, h a identificao de empresa, que no caso em estudo a ACCREDI, com suas caractersticas particulares. Neste momento, atravs da utilizao das ferramentas tcnicas, foi possvel a estagiria perceber os problemas que tem impedido que a empresa desenvolva suas atividades com a sinergia necessria ao mercado atual. Logo aps ainda no capitulo dois so traadas estratgias ou propostas de melhoria, capazes de possibilitar ao cliente interno e externo ACCREDI em melhores condies para ampliar seu trabalho e proporcionar melhor eficcia nos servios e/ou produtos oferecidos pela empresa. As estratgias mencionadas sero descritas detalhadamente no captulo trs, com vistas a apresentar empresa uma nova postura de trabalho que possibilite atender seu fim maior, como instituio financeira; e proporcionar o

aumento de produtividade e agilidade nos servios prestados ao associados com segurana, objetivando melhorar resultados econmicos para os associados e beneficiando a sociedade consumidora com produtos e servios de qualidade e custos baixos.

CAPITULO I: FUNDAMENTAO TERICA

PARTE A: ESTUDO DA REA DE ORGANIZAES SITEMAS E MTODOS E SUAS INTERFACES

1 A rea de Organizaes Sistemas e Mtodos

1.1 Aspectos gerais

Organizao e Mtodos um conjunto de tcnicas administrativas que tem como objetivo principal aperfeioar o funcionamento das organizaes. A funo de Organizao e mtodos reconhecida pelas siglas: O&M e OS&M (Organizao, sistemas e mtodos). Para Oliveira (2005, p.478), a responsabilidade bsica da rea de Sistemas, Organizao e Mtodos a de executar as atividades de levantamento, anlise, elaborao e implementao de sistemas administrativos na empresa. O objetivo o de criar ou aprimorar mtodos de trabalho, agilizar a execuo das atividades, eliminar atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, e solucionar problemas, tambm chamados de patologias organizacionais. Segundo Cury (2005, p.122) a funo de Organizao e Mtodos uma das especializaes de Administrao que tem como objetivo a renovao

organizacional. Ela modela a empresa, trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos e mtodos de trabalho. A rea de Organizao, Sistemas e Mtodos OS&M tem valiosa contribuio para a realizao de uma anlise organizacional pela linguagem de tratamento sobre os dados com que operam. Existem diferentes linhas que se dirigem para uma anlise organizacional, levando consigo princpios de cunho terico na inteno de dar sustentao sua defesa, em meio a um universo de variveis que envolvem uma organizao e seus ambientes interno e externo. Somente nas ltimas dcadas do sculo passado, os tericos das organizaes passaram a dar relativa importncia ao ambiente de uma organizao, percebendo os fatores que influenciam e que recebem influncia de um contexto cada vez mais amplo, pressupostos bsicos da linha contingencial terica. Os estudos da base Estruturalista voltaram-se para os aspectos formal e informal em uma organizao e os da Escola Contingencial para as perspectivas para anlise organizacional relacionadas a fatores de ambiente. No entanto, a mesma direo no percebemos das Escolas Clssica e de Relaes Humanas. E apesar da expressiva considerao nos estudos, uma questo ainda no encontrou resposta: como identificar onde comea e onde termina o limite entre a organizao e o ambiente, ou seja, temos que considerar o ambiente interno, j que temos clientes internos que chamamos de agentes, e tambm o ambiente externo, onde temos todos os clientes e as principais variveis que nem sempre esto ao nosso controle.

1.2 Conceitos

Pode-se destacar que o O&M tradicional tem como conceito uma funo especializada estabelecida nas organizaes para o aconselhamento e introduo de novos mtodos de administrao e de trabalho e novas estruturas organizacionais, com o fim de reduzir custos existentes sem impor esforos desnecessrios ou causar danos reais estrutura social da empresa. A compreenso de como funciona uma organizao necessita,

fundamentalmente de conhecer os sistemas e mtodos essenciais gesto e tomada de deciso. ORGANIZAR: coordenar de diferentes atividades de contribuintes individuais com a finalidade de efetuar transaes planejadas com o ambiente. Renovar constantemente seus produtos e processos, colocar em ordem atribuir tarefas e responsabilidades. ORGANIZAO: a coordenao de diferentes atividades de

contribuintes individuais com a finalidade de efetuar transaes planejadas com o ambiente. Conjunto estrutural de cargos definidos plos respectivos ttulos, atribuies bsicas, responsabilidade pelas mesmas, relaes formais e nveis de autoridade. MTODO: mtodo o conjunto das atividades sistemticas e racionais que, com maior segurana e economia, permite alcanar o objetivo conhecimentos vlidos e verdadeiros -, traando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as demais decises do cientista.

10

METODIZAR: Tornar o trabalho metdico, regularizar, ordenar, dar padro s atividades. SISTEMAS: um conjunto de elementos inter-relacionados e

interdependentes que interagem no desempenho de uma funo, para assim atingir o objetivo determinado. Os sistemas proporcionam procedimentos uniformes na execuo de atividades, centralizando em um rgo nico a responsabilidade normativa e permitindo a execuo descentralizada e uniforme.

1.3 Antecedentes Histricos

No passado, o componente estrutural tpico da Escola Clssica era o mais importante, do qual estudos de Organizao, Sistemas e Mtodos mais se valiam para a consecuo dos objetivos de racionalizao e estruturao. Dessa forma, a mudana organizacional tinha origem na anlise estrutural. Essa era maneira de OSM (antes O&M) atuar na organizao: excessiva relevncia para o componente estrutural e, praticamente, pouco envolvimento com relao aos componentes tecnolgicos, isso , com o ferramental de OSM, estratgico poltica de sobrevivncia e cuidados com as demandas ambientais e comportamental. Nos anos 70, os estudos de OSM avanaram e alcanaram uma nova ptica, qual seja de privilegiar os componentes mencionados, emprestando maior ou menor nfase ao componente comportamental ou tecnolgico e, sem dvida, dando maior nfase ao comportamento estratgico. Esse componente afeta, j a partir da dcada de 90, toda a ao de OSM.

11

Encerra-se o ciclo da funo sob forma de unidade: praticamente, acaba o cargo de analista de organizao e mtodos. A funo perde vida prpria e passa a integrar o quadro de atribuies dos cargos gerenciais das organizaes. E o mais importante: de qualquer funo gerencial. Com isso, o entendimento que o gerente, qualquer gerente, deve ser conhecedor das tecnologias que proporcionam mudanas organizacionais competentes. Da mesma forma, cabe ao gerente, qualquer gerente, conhecer com certo grau de profundidade as demais gerncias da empresa. Em outras palavras, o gerente, qualquer que seja a sua gerncia, deve estar em condies de discutir aes, metas, estratgias das demais funes organizacionais. Curiosamente, no passado no era exigido ao analista de O&M, depois OSM, o conhecimento dos objetivos, das metas da organizao. Bastava conhecer a tecnologia que terminaria por causar mudanas em qualquer segmento da empresa, mesmo que ele, analista, no fosse conhecedor dos grandes objetivos. Ele mesmo no considerava fundamental conhecer os fins, pois era detentor dos meios, ou seja, da tecnologia tradicional de OSM. A tecnologia de OS&M, ainda que tradicional, parte integrante dessa nova roupagem dos profissionais de alto nvel, gerentes includos. Temos como exemplos: determinado estudo pode exigir do gerente a percepo do meio ambiente onde a organizao atua, exigindo, em conseqncia, conhecimentos tericos para a transformao e para uso na organizao de forma prtica pelos executores do trabalho.

12

1.4 Objetivos do Estudo de Mtodos

Segundo DASCENO (2001),

A cincia, ao analisar um fenmeno, procura organiza-lo em um conjunto de partes que devem ser interdependentes e relacionar-se em si de maneira racional. Os cientistas perceberam, depois de muito estudo, que a maioria desses fenmenos tinha, um ou mais objetivos. Com base nessa constatao, podemos observar que tudo que nos envolve no ambiente, ou seja, os fenmenos, pode ser considerado um conjunto de partes interdependentes e interrelacionadas, com um ou mais objetivos.

Objetivos Sociais: a procura da melhoria das condies de trabalho, permitindo produzir mais e melhor para que a abundncia de recursos, possibilite diminuir o nmero de horas de trabalho e aumentar o padro de vida. Objetivos tcnicos 1 - Estabelecer as bases para obter-se o rendimento timo. o resultado operacional que reflete o mximo de eficincia com o mnimo de dispndio. 2 - Proporcionar melhor rentabilidade a rentabilidade mxima, isto , retribuir o capital investido com mximo lucro e mnimo risco de forma contnua e segura. 3 - Formar o embasamento para a administrao. Significa ter uma viso global e, atravs dela estabelecer prioridades no processo de administrar. Objetivo Bsico: eliminao do intil e suprfluo.

13

Racionalizao: uso do raciocnio analtico e lgico sem interveno dos impactos emocionistas, para estruturar os elementos, de tal forma que se obtenha a minimizao dos esforos e a maximizao dos resultados.

1.5 Conceito de Organizaes Sistemas e Mtodos

Organizao: recorrendo ao conceito clssico, podemos definir qualquer organizao como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente, mas de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo prdeterminado atravs da aplicao eficaz de diversos meios e recursos disponveis, liderados ou no por algum com as funes de planejar, organizar, liderar e controlar. Sistemas: Um sistema pode ser definido como um conjunto de elementos inter-relacionados que interagem no desempenho de uma funo. uma definio to abrangente que pode ser usada em uma grande variedade de contextos. Mtodo: mtodo o conjunto das atividades sistemticas e racionais que, com maior segurana e economia, permite alcanar o objetivo conhecimentos vlidos e verdadeiros -, traando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as demais decises do cientista. Metodizar: Tornar o trabalho metdico, regularizar, ordenar, dar padro s atividades.

14

A atividade Organizao, Sistemas e Mtodos tornou-se a mais forte corrente empresarial da nossa dcada. Os recursos humanos passaram a figurar entre os principais patrimnios da organizao, dando lugar ao homem e ao seu esprito empreendedor, e exigindo dos profissionais da rea de OS&M a capacidade de: assumir riscos e antever espaos futuros; normativo e organizacional; sistmico e integrador; revisor de rumo, corrigindo erros. Os conceitos e objetivos do binmio Organizao e Mtodos recebem hoje uma ampliao de abrangncia, sendo responsveis diretos pelos mtodos e metodologias e, conseqentemente pela maior produtividade menor esforo humano, maior qualidade, menos risco e maior confiabilidade, alm da regularidade, com o padro de constncia e uniformidade.

1.6 Objetivos de Organizaes Sistemas e Mtodos

OS&M a funo de planejamento e organizao que se desenvolve na construo da estrutura de recursos e de operao de uma empresa, bem como na determinao de sues planos. - Integrar todas as atividades da organizao, por suas unidades organizadas, atravs de um inter-relacionamento constante e padronizadas. - procurar a melhor qualidade de problemas, evitando a aplicao pura e simples de mtodos e modelos externos nacionais ou estrangeiros. - Harmonizar os recursos empresariais, para que as foras sejam dirigidas aos objetivos num movimento sinrgico constante e sempre crescente.

15

1.7 Funo da rea de Organizaes Sistemas e Mtodos

Sensibilizar todos os integrantes da organizao para a importncia de participarem nas aes de reestruturao, de racionalizao, de qualidade e produtividade desenvolvidas pela empresa; de participarem efetivamente dos programas de melhoria contnua dos processos e criar outros mecanismos que possam contribuir para a formao de uma cultura voltada para a produtividade, a qualidade e os clientes internos e externos.

1.8Atividades bsicas da rea de Organizaes Sistemas e Mtodos

A partir dos meados da dcada de 90, as atividades bsicas do novo analista de OS&M, tanto individuais quanto grupais, visam o desenvolvimento organizacional atravs de: estudo e detalhamento da estrutura organizacional; definio e elaborao de instrumentos para a racionalizao do trabalho; estudo e anlise de alternativas, elaborao e avaliao de instrumentos de controle de sistemas; assessoria aos demais setores nos assuntos pertinentes a organizao e mtodos; disseminao de procedimentos, mtodos, metodologias e terminologias tcnicas uniformes, abrangentes aos programas de qualidade e de reengenharia. Desenvolver estudos junto aos usurios para elaborar, analisar e manter atualizada a distribuio do trabalho, atravs de processos

desburocratizantes e prprios dos tempos de reengenharia e qualidade total.

16

Elaborar e manter atualizado o organograma e demais instrumentos de organizao, buscando disseminar e conscientizar para a diminuio dos nveis hierrquicos. Promover a racionalizao e modernizao das rotinas operacionais. Ministrar programas de treinamento pertinentes ao sistema de desenvolvimento organizacional. Desenvolver instrumentos organizacionais, em conjunto com os usurios, para implantao e manuteno dos sistemas. Assessorar e propor, junto aos usurios, estratgias, planos, programas e mtodos. Manter-se atualizado sobre a evoluo tecnolgica e os lanamentos de literatura tcnica, equipamentos, softwares e acessrios necessrios ao desempenho de suas atividades, bem como propor suas aquisies.

1.9 Importncia

OS&M para empresa resulta na utilizao para o desenvolvimento de projetos e estudos especiais. Normalmente efetuados por consultoria externa, obtendo vantagens adicionais como reduo de custos, ter pleno conhecimento dos problemas e das pessoas envolvidas, utilizao da inteligncia interna, adaptao interna, na implantao de sistemas, tendo a manuteno total do sistema implantado.

17

A rea de OS&M importante para o atingimento de melhores resultados, em termos de qualidade de bens e servios, produtividade, reduo de custo, motivao de recursos humanos, melhor qualidade e lucratividade dentro do processo produtivo da empresa, ou seja, organizao de um sistema de trabalho voltado para o Mximo de racionalizao do processo como um todo nas empresas, buscando a harmonizao de trabalho e recursos empresariais.

2. Estudos das Interfaces da rea de Organizaes, Sistemas e Mtodos

2.1. Consideraes Gerais

Do intercmbio entre funes formalizam-se as informaes, gerando um fluxo formal e racional da empresa. Da anlise deste esquema podem-se identificar as origens e destinos, suas caractersticas e freqncia. Este enfoque traz mais estabilidade ao plano e execuo das atividades em razo dos fatores externos e internos empresa. As reas de recursos humanos, marketing, Administrao Financeira e Oramentria e materiais se relacionam com as atividades administrativas de OS&M em todas as organizaes. A rea de OS&M trabalha principalmente na busca e distribuio do poder. Tem como objetivo oferecer uma viso global e generalista da empresa,

18

tendo liberdade e autoridade para atuar OS&M, faz respeitvel sua palavra, sua sugesto atravs da interao das reas dentro de uma organizao. Visando o sucesso deste intercmbio de informaes, preciso haver uma comunicao que cumpra seu papel de fazer com que todos compreendam os objetivos da organizao. O entendimento das demais reas dentro de uma mesma organizao deve ter a finalidade de estimular, automotiva a realizao das diversas etapas de tarefas de todos os processos da empresa. necessrio que a interconexo de todo o campo da empresa acontea com a participao de forma dinmica de relacionamento e interdependncia entre as diversas reas.

2.2 A rea de Organizaes Sistemas & Mtodos e a rea Administrao de Recursos Humanos

2.2.1 Abordagem Genrica

Administrao de Recursos Humanos a funo relativa ao atendimento de recursos humanos da empresa, ao planejamento e gesto deste recurso, do seu desenvolvimento, benefcios, obrigaes sociais etc. Seu objetivo o planejamento de tcnicas capazes de promover o desempenho eficiente do pessoal.

19

Esse gerenciamento das relaes entre o indivduo e seus companheiros, um conjunto de princpios e mtodos atravs dos quais se procura obter para empresa, a melhor mo-de-obra no mercado de Recursos Humanos.

2.2.2 Importncia

A rea de Recursos Humanos para empresa reflete muito da sua organizao, pois misso dela: Programao de necessidades de pessoal (quem, quando),Para onde, (quantos); Anlise de mercado de trabalho; Pesquisa de recursos humanos; Oramento de pessoal. Cadastramento de candidatos a emprego; Recrutamento; Seleo (exames psicotcnicos, mdico, teste de). (Conhecimento profissional); Registro e cadastramento; Contratao de mo-de-obra de terceiros. Movimentao de pessoal (transferncias, promoes, transformao de vagas, admisses, demisses);

20

Cargos e salrios; Controle de pessoal (ponto, distribuio de efetivo, controle de produtividade); Acompanhamento de oramento de pessoal; Relaes com sindicatos. Avaliao de desempenho; Acompanhamento de pessoal; Treinamento.

2.2.3. rea de concentrao

A elaborao de novos mtodos e rotinas desenvolvidos por OS&M necessita da total interao com a rea de Recursos Humanos. A ligao dessas reas se realiza plenamente no auxlio das tomadas de decises, atravs dos contatos e das elaboraes de sistema de entrevistas, de motivao, delegao, comunicao administrativa, resultando em dados que possibilitem esclarecimentos de como racionalizar recursos materiais e humanos. Os profissionais de OS&M e Administrao de Recursos Humanos tem a responsabilidade de caminhar juntas na rotina empresarial. Pois estes devem traar juntos planejamentos para sistema de entrevistas, motivao, delegao, de comunicao administrativa.

21

2.3 Organizao, Sistema e mtodos e Administrao de Materiais

2.3.1. Abordagem Genrica

A administrao de Recursos materiais e Patrimoniais o planejamento, organizao, direo e controle de todas atividades relacionadas com aquisies de materiais e estoque, desde o ponto de sua concepo at sua introduo no processo de fabricao. Ela comea com determinao da qualidade do material e sua quantidade, e termina com sua entrega produo, a tempo de atender procura dos clientes no prazo marcado a preo mais baixo. Essa rea um sub-sistema do Sistema Empresa. O enfoque primordial determinar o que, quanto e como adquirir ao menor custo, desde o momento de sua concepo at seu consumo final. Atingir o equilbrio ideal entre estoque e consumo meta primordial.

2.3.2. Importncia

Administrao de materiais deve estar presente em todas as fases do ciclo operacional de materiais na empresa. Ela tem como principal misso adquirir os melhores artigos, em tempo hbil, quantidade suficiente, pelo melhor preo e com custo de administrao.

22

2.3.3. rea de concentrao

A rea de OSM para desenvolver seus planos deve estar associada rea de Administrao de Materiais, pois esta quem vai fazer o suprimento de todo e qualquer material que necessitar no momento adequado. E da mesma forma, a rea de Materiais sempre que necessitar poder contar com o auxlio da rea de Organizaes Sistemas e Mtodos para auxili-lo no desenvolvimento de qualquer planejamento, elaborando e aperfeioando formulrios para aquisio e controle de materiais em estoque e no auxlio de desenvolvimento de sistema.

2.4. Organizao, Sistema & Mtodos e Administrao Financeira

2.4.1 Abordagem Genrica

responsabilidade de rea de Administrao Financeira o planejamento, captao, oramento e gesto dos recursos financeiros, envolvendo tambm os registros contbeis das operaes realizadas nas empresas para gerar lucro satisfatrio.

23

Na procura de maximizar a utilizao dos recursos internos e externos da empresa A administrao financeira dirige o fluxo e reivindicaes monetrias, de forma a minimizar os custos resultantes do emprego destas fontes.

2.4.2 Importncia

O principal objetivo da Administrao Financeira o Planejamento e Controle Financeiro, Levantamento de Fundos e Investimento de Fundos. Administrao Financeira tem a importncia de saldar contas e maximizar o valor atual do lucro dos proprietrios atravs de instrumentos fornecidos por esta cincia.

2.4.3 rea de concentrao

O analista de Organizao Sistemas & Mtodos tem conhecimento dos processos de trabalho da empresa e de seus produtos, conhece tendncias de mercado, buscando as melhores oportunidades de negcio. Administrao financeira que possibilita a implantao de projetos na rea de OS&M, disponibilizando verba para manuteno e criao dos diversos projetos. A incumbncia da administrao financeira providenciar recursos para o pagamento das contas em dia e demonstrar o valor atual dos lucros futuros dos

24

proprietrios e manter a empresa informada da sua situao e em que rea preciso investir ou recuar.

2.5 A rea de Organizao, Sistema e Mtodos e a rea de Administrao de Produo.

2.5.1 Abordagem Genrica

A administrao da Produo tem como objetivo fazer planos para orientao e produo, para servir como guia do seu prprio controle. A Administrao de produo da soluo de problemas reais, presente no cotidiano das pessoas; faz otimizaes que podem ser aplicadas tanto s manufaturas quanto aos prestadores de servios e da transformao (processos) que interagem com todas as demais funes da empresa. A funo de produo representa a reunio de recursos destinados produo de seus bens e servios. importante observar que a classificao central ou de apoio no deve ser percebida como uma escala hierrquica de importncia. Na realidade, se as funes de apoio (ou de suporte) no so boas, todo o resto funciona mal.

25

2.5.2 Importncia

A produo o ato de fazer algo concreto, e cabe ao administrador maximizar a fabricao empregando os mtodos administrativos: A Produo que traz a maioria das situaes onde a rea de OS&M vai atuar diagnosticando e criando ferramentas para o melhor desenvolvimento das atividades. As duas juntas podem analisar as melhores formas de se ter um processo produtivo de qualidade e agilidade.

2.5.3 rea de concentrao

A rea de OS&M estar aliada a rea de Administrao de Produo, para dar suporte no que se refere ao desempenho das atividades planejamento e controle contribuindo na elaborao dos manuais de procedimento e acompanhando o desenvolvimento de todos os projetos , OS&M d suporte no planejamento do fluxo de execuo de todos os processos de produo. Est rea contribui de maneira significativa para que o setor de produo da empresa execute suas atividades com produtividade e qualidade, dando suporte para que quaisquer mudanas que ocorram no setor seja benficas a organizao como um todo. A Administrao da Produo pode contar com o estudo de formas de fazer que possam ajudar a produo a alcanar seu objetivo final.

26

2.6 A rea de Organizao, Sistema e Mtodos e a rea de Informtica

2.6.1 Abordagem Genrica

Sistema de Informao (em ingls, Information System) a expresso utilizada para descrever um sistema automatizado (que pode ser denominado como Sistema de Informao Computadorizado ), ou mesmo manual, que abrange pessoas, mquinas, e/ou mtodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados que representam informao para o usurio. Alm disso, o termo tambm utilizado para descrever a rea de conhecimento encarregada do estudo de Sistemas de Informao, Tecnologia da Informao e suas relaes com as organizaes. A rea de conhecimento Sistemas de Informao considerada pelos pesquisadores como uma rea multi ou trans-disciplinar, devido s inter-relaes com outras rea de conhecimento, tais como Cincia da Computao,

Administrao, Economia, Sociologia, Direito, Engenharia de Produo, Cincia da Informao e outras. Um Sistema de Informaes pode ser ento definido como todo sistema usado para prover informao (incluindo o seu processamento), qualquer que seja o uso feito dessa informao, agrupando vrios elementos inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (sada) os dados e informaes e fornecem um mecanismo de feedback.

27

2.6.2 Importncia

Dentre as vrias vantagens proporcionadas pela tecnologia aos Sistemas de Informao podemos citar como principal a capacidade de processar um gigantesco nmero de dados simultaneamente, tornando a disponibilizao das informaes demandadas, praticamente on-line. Mas de pouco adianta esse potencial se os sistemas (rotinas, processos, mtodos) no estiverem muito bem coordenados e analisados. Informatizar sistemas ruins traz novos problemas e nenhuma soluo, alm de nublar as possveis causas dessas falhas. Essa situao infelizmente bastante comum nas empresas, pois existe uma grande confuso sobre anlise de sistemas operacionais/corporativos e programao desses sistemas.

2.6.3 rea de concentrao

OS&M visa racionalizao dos processos organizacionais, sendo utilizado como uma das ferramentas para agilizar estes processos se d atravs do sistema de informao com a automatizao ou informatizao.A OS&M e informtica unidas fazem com que o trabalho se realize de forma harmnica e sinrgica. A rea de informtica contribui de forma direta para que a implantao das atividades de OS&M seja realizada com agilidade e gerando produtividade para organizao como um todo.

28

A atribuio do desenvolvimento dos sistemas da corporao e sua anlise uma tarefa que cabe aos administradores, cabendo rea tcnica, apenas a automatizao/informatizao dos sistemas apresentados. Essa caracterstica de diferenciao de tarefas e atribuies, o que garante o sucesso da implementao. Mais do que um modismo, a tecnologia deve ser compreendida como uma ferramenta, um dos diversos mtodos para assegurar qualidade,

competitividade, reduo de custos e principalmente, satisfazer os desejos e anseios dos clientes, que so a verdadeira razo de ser das empresas.

PARTE B: ESTUDO TERICO DO VETOR ESPECFICO

1 Arquivo Digital

1.1 Conceito

Reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta densidade permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel. A digitalizao um recurso que possibilita o acesso a contedos informacionais, armazenados originalmente em diferentes suportes que, pela natureza da informao, precisa ser preservada.

29

O uso da tecnologia digital traz grandes perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, instituies por excelncia mantenedoras de fontes primrias de informao. Se no incio essas instituies usavam a tecnologia digital para disponibilizar informaes sobre seus acervos, hoje j utilizam os recursos digitais para armazenar, preservar e dar acesso aos contedos informacionais sob sua custdia, e mesmo o gerenciamento das informaes que j nascem em meio digital. Inicialmente buscamos entender o que significava o processo de digitalizao em Arquivos. Constatamos que a digitalizao uma das medidas utilizadas em arquivos e bibliotecas para proceder a reformatao de seus acervos. O processo de reformatao entendido como a adoo de medidas que visam transpor os dados informacionais de um determinado suporte para outro. Nos arquivos e bibliotecas a reformatao exemplificada pelos processos de microfilmagem e digitalizao. O processo de digitalizao propicia os meios de se codificar digitalmente documentos capturados atravs de um scanner ou mquina fotogrfica digital e disponibiliz-los em forma de imagem ou som para armazenagem, transmisso e recuperao em sistemas computadorizados. Diferente da microfilmagem, a digitalizao no tem a finalidade de preservao do original, mas cumpre o papel de preservao na medida em que evita excessiva manipulao dos originais. Ela no substitui a cpia original, ela passa a ser um novo mecanismo de acesso ao contedo informacional. O produto da digitalizao, a imagem digital, no substitu legalmente a informao armazenada no suporte original. A digitalizao requer basicamente os seguintes equipamentos: Um scanner ou cmara digital para captar e converter a imagem; Um computador para process-la e armazen-la;

30

Softwares para captura e manipulao das imagens; Uma impressora ou um monitor para visualiz-la;

1.1.1 Armazenamento e Preservao da Informao Digital

O desenvolvimento do projeto de digitalizao requer ateno especial para as diretrizes estabelecidas para o armazenamento das informaes digitais. Antes de iniciar um projeto de digitalizao deve ser planejado adequadamente a disponibilizao de equipamentos e sistemas de armazenamento das imagens geradas bem como as diretrizes para garantir a sua preservao em meio digital. As imagens mster, imagens com alto grau de resoluo e definio, devem ser armazenadas em servidores que possuem grande capacidade de memria de armazenamento e velocidade de processamento. Mesmo assim necessria a criao de cpias de segurana em dispositivos externos de armazenamento tais como: cd-rom, dvd, fita dat, fita dlt. A preservao da informao em meio digital outro item de suma importncia em um projeto de digitalizao. A literatura recomenda cuidados na manuteno desses arquivos criados e armazenados em servidores e dispositivos externos, pois, as mudanas nas mdias eletrnicas fazem com que muitos equipamentos necessitem de atualizaes constantes. Alguns autores chegam a falar que os dispositivos de armazenamento tornam-se obsoletos em no mximo 5 anos.

31

1.2 Objetivo

A tecnologia tem se desenvolvido e mudado muito rapidamente nos dias de hoje, portanto parece quase impossvel tomar decises sobre padres, especificaes, equipamento, habilidades e metodologias com total segurana. Porm, para quem est planejando um projeto, no s a preocupao com esses detalhes que garantir uma tomada de deciso acertada. muito mais importante entender os princpios bsicos que envolvem a produo e qualidade da converso digital do que saber a capacidade que oferece um determinado equipamento. Esses princpios se aplicam de forma geral e sofrem menos mudanas e de forma bem mais lenta. Com esse conhecimento, o gestor de um projeto de digitalizao pode identificar mais facilmente a equipe de profissionais de que ele precisa, assim como estabelecer um modelo efetivo para o desenvolvimento do trabalho.

Vantagens

Reduo de reas de arquivamento Reduo no tempo de recuperao da informao Rapidez para atualizao dos dados Possibilidade de acesso por mais de um usurio

32

Desvantagens

imprevisveis

Constantes

mudanas

de

mdia

com

custos

associados

Obrigatoriedade da existncia de equipamento e software para

recuperao do dado Inexistncia de valor jurdico

1.3 Importncia

Para afins deste trabalho, entende-se por documento eletrnico ou documento digital todo registro gerado ou recebido por uma entidade pblica ou privada, no desempenho de suas atividades, armazenamento e disponibilizado ou no para recuperao, por meio de sistemas de computao. Seguindo os conceitos j explorados nesse trabalho, se o registro eletrnico testemunha algum fato administrativo ou pode ser usado como prova de determinado fato tenha ocorrido, este se configura como documento de carter arquivistico. Porm, uma vez que aplicao da recente regulamentao de certificao eletrnica ainda, se inicia o valor probatrio de um documento eletrnico anterior a este tecnologia, depende de percia tcnica que ateste de alguma forma sua autenticidade. Portanto, o documento eletrnico cujas informaes tenham sido julgadas de valor permanente, deve ser preservado pela organizao que o criou ou por

33

alguma arquivista. A continua reduo dos custos e aumento das capacidades de processamento e armazenamento dos equipamentos de informtica proporcionaram a adeso das administraes pblicas municipais, pequenas organizaes e do pblico em geral ao uso de novas tecnologias da informao.

2 Princpios da Digitalizao

Tcnicas que converte a informao em papel ou em outro suporte para formato digital. O processamento eletrnico de imagem - Digitalizao converte documentos originalmente em papel, microfilmes, microfichas em arquivos digitais, gerenciveis em computador. Grandes volumes de dados podem ser armazenados em ambiente seguro, dentro ou fora do cliente, e disponibilizados via internet, com redundncia de acesso e cpia segura (backup). A digitalizao de documento o resultado da transformao das informaes analgicas contidas em desenhos e documentos em geral, em imagens digitais. A digitalizao de documentos tem larga aplicao na empresas que possuem desenhos e documentos tcnicos ainda em vegetal, cpia heliogrfica, papel sulfite, cpia spia, ou administrativos, arquivos mortos, contbeis, jurdicos, recursos humanos, etc.

34

2.1 Tipos de Digitalizao

A digitalizao documental uma necessidade para qualquer empresa se manter competitiva. Permite reduzir custos e agilizar processos. - Criar suporte informacional para apoiar as atividades de pesquisa, de documentos para organizao; - Prover recursos necessrios ao bom funcionamento da rede; - Possibilitar a divulgao dos sumrios online como fonte de informao e obra de referncia nos diversos setores da empresa;

2.2 Metodologia do analista de OSM

A iniciativa em digitalizar os seus documentos baseada em uma srie de benefcios a empresa espera contemplar. O benefcios chaves que a digitalizao assegura a empresa realizar incluem: Armazenamento eletrnico desses

documentos, fcil localizao dos documentos e pesquisa, visualizao e impresso dos documentos. Controle efetivo da validade documental. Todo um processo produtivo preparado para que o cliente possua sua base documental totalmente confivel e indexada de forma coerente a obter o mximo de rendimento da documentao disponvel. Para anlise e organizao documental, envolvendo o estudo do acervo do rgo e importncia informacional de seus documentos;

35

Preparao documental, neste processo realizada uma organizao

documental, ordenamento e aplicao de normas do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos);

Digitalizao, que a transformao de toda documentao em papel

para documentao virtual;

Controle de qualidade, que todo processo envolvendo a qualidade da

imagem para futura disponibilizao de sistema de gesto eletrnica de documentos.

3 Princpios da Microfilmagem

Proteo de imagens fotogrficas de um documento, em tamanho altamente reduzido. O principal objetivo da microfilmagem servir como meio aos sistemas de informao atravs dos seguintes requisitos: conservao, recuperao, controle e economia, sendo a funo do microfilme reproduzir e gerar informaes com vistas a: Reduo: o microfilme tem alto poder de compactao, como

conseqncia da reduo de espao, h tambm a reduo do peso. A proporo de reduo de espao e de peso da ordem de at 98%, em relao ao sistema de documentos, em forma de papel.

36

Segurana: obtida pelo alto poder de compactao de informaes,

permitindo que cpias de filmes sejam arquivadas em locais diversos assegurando a preservao da documentao, protegendo-a contra incndios, inundaes, extravios, perda, etc. Rapidez no acesso informao: permite o acesso instantneo

informao desejada, diretamente no local da sua necessidade. Rapidez no registro de dados e informaes: a velocidade de

registro dos modernos aparelhos de microfilmar pode atingir at 1000 documentos pequenos, por minuto, reproduzindo frente e verso do original em uma s operao.

3.1 Tipos de Microfilmagem e formas de armazenamento

ROLO Rolo de microfilme foi a primeira microforma a ser utilizada e serviu para dar origem maioria das microformas conhecidas. utilizado em documentao contnua e que no sofra constantes atualizaes. As larguras ou bitolas mais utilizadas so de 16mm para documentao administrativa, 35mm para mapas e plantas de engenharia e os de 105mm em micropublicaes. CASSETE uma evoluo do cartucho, sendo que a diferena bsica entre eles que o cartucho possui um eixo e o cassete possui dois eixos. Utiliza somente microfilme de 16mm. JAQUETA Jaqueta um envelope de acetato com vrios canais onde so inseridos os fotogramas. O seu tamanho padronizado no mundo inteiro podendo ser de 16mm, 35mm ou mista.

37

ULTRAFICHA toda microficha com grau de reduo superior a 90x. Sua principal vantagem o alto grau de compactao. CARTUCHOS E MAGAZINES So rolos de microfilme acondicionados em caixas especiais que tornam possvel automatizar a busca de informaes, possibilitando uma maior rapidez de acesso s informaes. Normalmente utilizam microfilmes de 16mm, eventualmente podemos encontrar de 35mm.

3.4 Etapas do processo de Microfilmagem

Fazendo frente ao desafio de conjugar preservao e acesso ao seu patrimnio documental, orientam-se os processos tcnicos para a combinao de duas tecnologias: microfilmagem e digitalizao. Com um acervo de manuscritos que remonta a instituio, buscando formas de preservao do contedo de seus documentos, estabeleceu-se com xito na microfilmagem, desenvolvendo, nos ltimos trinta anos, infra-estrutura e habilitao tcnica nessa rea. Entendendo, no entanto, os inconvenientes dessa tecnologia, sobretudo no que se refere flexibilidade do acesso ao acervo, o APM optou pela aplicao conjunta das duas tecnologias. Com uma experincia recente de implantao do sistema hbrido de microfilmagem e digitalizao, o Arquivo pode avanar na compreenso e aprimoramento das metodologias de aplicao dessas tcnicas, respeitando sempre a especificidade de seu acervo e dos processos tcnicos que envolvem o tratamento do suporte material e da informao.

38

O processo de digitalizao desenvolvido tem, portanto, especificidades que so prprias de instituies que guardam acervos dessa natureza. So trs as suas etapas: classificao e anlise das condies fsicas do acervo, microfilmagem e digitalizao do acervo. A utilizao da microfilmagem permite obter cpias, legalmente reconhecidas, de longa durao dos materiais trabalhados, bem como diminuir a manipulao dos originais durante o processo de digitalizao, j que esta feita a partir dos microfilmes. A etapa de anlise das condies fsicas do acervo conta com profissionais especializados na rea de conservao, que desenvolvem o diagnstico e a recuperao do suporte material e estabelecem os padres de microfilmagem. Desta forma, espera-se obter resultados de alta qualidade nos microfilmes que sero utilizados para a digitalizao e como cpia de preservao do original. Na segunda fase, ainda guiada por profissionais da rea de conservao, realizada a cpia dos documentos atravs da microfilmagem. O acervo microfilmado aceito como representao do original e acredita-se que tenha durabilidade de at quinhentos anos. A partir da no mais necessria manipulao do acervo fsico. A etapa posterior, digitalizao realizada, quase sempre, atravs dos microfilmes. Quando o processo chega na digitalizao dos microfilmes, necessita de interferncia de profissionais de computao, principalmente da rea de

processamento digital de imagens. Esses profissionais analisam os microfilmes e estabelecem os padres de digitalizao: tipo de scanner ou cmera digital, tipo de compresso utilizada na digitalizao e posterior disponibilidade, qualidade, resoluo, etc.

39

Para a obteno de imagens nos padres necessrios de qualidade, foi desenvolvido um sistema de fluxo de trabalho ( workflow) que auxilia o arquivista nas complexas decises e mantm um histrico das operaes efetuadas sobre o acervo. Sistemas de fluxo de trabalho permitem a gesto muito mais controlada de atividades complexas, documentando procedimentos, acompanhando execuo das tarefas e emitindo relatrios de status. Permitem assim o planejamento, controle e acompanhamento das atividades que envolvem os documentos do acervo. O sistema de workflow armazena uma descrio detalhada (roteiro) dos procedimentos a serem utilizados em cada atividade documental, e no decorrer da execuo dos procedimentos, registra todos os eventos relevantes, de forma a permitir rastrear o status das atividades, identificar possveis problemas ou mesmo rastrear um histrico das manipulaes sofridas pelos artefatos que compem as colees.

4 Consideraes Finais

A eficincia de sua organizao depende em grande parte da rapidez e da segurana com que as informaes importantes lhe so administradas. Seu sistema atual de arquivamento de informaes pode estar funcionando a contento, mas sempre ser possvel aprimor-lo.

40

4 Fluxo de Atividades

Fluxograma um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representao esquemtica de um processo, muitas vezes feita atravs de grficos que ilustram de forma descomplicada a transio de informaes entre os elementos que o compem. Podemos entend-lo, na prtica, como a documentao dos passos necessrios para a execuo de um processo qualquer. uma das Sete Ferramentas da Qualidade. Muito utilizada em fbricas e industrias para a organizao de produtos e processos. O Fluxograma de Trabalho faz parte de uma interveno planejada e compartilhada, envolvendo: - a especificao dos problemas, a identificao de oportunidades e a busca de suas solues, compreendendo as fases de elaborao de alternativas e a competente crtica; - a implantao, o acompanhamento e o controle de resultados. Para alcanar os objetivos necessrio que a empresa defina as estratgias corretas, e assim, todos os departamentos funcionais das empresas, como marketing, produo e operaes, gesto de pessoas, administrao financeira e contbil devem estar integrados para contribuir de forma eficaz e harmoniosa com as metas definidas pela organizao. E o trabalho de analisar a empresa como um todo est relacionado com OS&M. Dessa forma, dependendo do ramo de negcio, do mercado-alvo a ser atendido, dos concorrentes, dos fornecedores, do governo e de outros pblicos de interesse, a Organizao, os Sistemas e Mtodos da empresa devem estar ligados a esses fatores. Por exemplo, uma empresa do ramo de tecnologia no pode demorar tomar decises porque a

41

sua forma de funcionamento, altamente hierarquizada, formal e centralizada impossibilita o fluxo rpido de comunicao e negociao. Se demorar, pode ser tarde demais. Sendo assim importante que uma organizao anlise o fluxo de trabalho atual que ela mantem em sua rotina de trabalho e identifique os pontos de garglo que limitam a sua produo. Atravs deste estudo possvel planejar a ordem a digitalizao e microfilmagem de seus documentos melhorando a qualidade, trazendo agilidade e produtividade ao atendimento evitando transtornos ao cliente externo. A excelencia do desempenho e o sucesso no negcio de uma organizao requerem que todas as atividades interrelacionadas sejam

compreendidas e gerenciadas segundo uma viso de processos. fundamental que sejam conhecidos os clientes desses processos, seus requisitos e o que cada atividade adiciona de valor na busca do atendimento a esses requisitos. O enfoque administrativos aplicado por uma organizao que busca a otimizao e melhoria da cadeia de seus processos, desenvolvida para atender necessidade e expectativas das partes interessadas, assegurando o melhor desempenho possvel do sistema integrado a partir da mnima utilizao de recursos e do mximo ndice de acerto.

42

CAPTULO II: Diagnstico Empresarial

PARTE A: Apresentao da Empresa

1 Identificao da empresa

1.1 Histrico

A AC Credi foi idealizada pela Associao Comercial de Governador Valadares e iniciou suas atividades em 14 de fevereiro de 1997, com 21 cooperados e um capital inicial de R$ 1.050,00 (hum mil e cinqenta reais), funcionando em uma modesta sede alugada. O objetivo era proporcionar classe empresarial de Governador Valadares e regio uma alternativa de crdito simples, com juros e tarifas inferiores s praticadas por outras instituies financeiras. A AC Credi a cooperativa de crdito que mais cresceu em Minas Gerais e tem se distinguido no segmento de crdito. Em apenas 8 anos, j tem sede prpria no centro financeiro de Governador Valadares e mais de vinte milhes de reais injetados na economia da cidade e regio. A AC Credi a primeira cooperativa que se tornou um caso de sucesso. A cada dia evolu mais e conquista mais espao com a criao de Postos de

43

Atendimento Cooperativo (PACs). O nmero de cooperados da AC Credi vem crescendo contando hoje com um quadro de quase 5.500 associados. Os resultados apontam sempre um percentual surpreendente de rendimento por cotas dos cooperados da AC Credi, mostrando que a poltica cooperativista um diferencial a se levar em conta quando se pensa numa forma segura de investimento. A AC Credi filiada a CECREMGE Central das Cooperativas de Economia e Crdito Mtuo do Estado de Minas Gerais, que acionista do BANCOOB - Banco Cooperativo do Brasil, instituio que presta apoio operacional e financeiro s Cooperativas Centrais de Crdito e suas afiliadas. Atravs do BANCOOB a liquidez do sistema rentabilizada no mercado financeiro, permitindo que as Cooperativas de Crdito tenham acesso aos programas de repasses de recursos governamentais e a futuros parceiros internacionais. A Cooperativa rege-se pelo disposto nas leis 4.595/94 e 5.764/71, nos normativos baixados pelo Conselho Monetrio Nacional e pelo Banco Central do Brasil e por seu Estatuto, tendo: a) Sede e foro jurdico na cidade de Governador Valadares, estado de Minas Gerais; b) rea de ao na regio do municpio de Governador Valadares, estado de Minas Gerais; c) Prazo de durao indeterminado e exerccio social de doze meses, com incio em 01 de janeiro e trmino em 31 de dezembro de cada ano. A cooperativa tem a seguinte administrao: um conselho de

administrao composto de sete membros, pessoas fsicas, sendo seis efetivos e

44

um suplente e um conselho fiscal que composto por trs membros efetivos e trs suplentes todos associados, eleitos em Assemblia Geral, os quais escolhero dentre seus membros efetivos um diretor presidente, um diretor administrativo e um diretor financeiro.

1.2 Caracterizao da Empresa

- Razo Social e Nome de Fantasia A razo social da empresa denominada como Cooperativa de Economia e Crdito Mtuo dos Comerciantes de Material de Construo de Governador Valadares Ltda e o nome fantasia AC Credi Ltda. - Endereo Atual e Contato Telefnico A empresa est situada na Av. Minas Gerais, 319 - Centro - Governador Valadares / MG fone: (33) 2102-4000 e possui 12 PACS, so eles: * PAC Galilia situado na Rua Padre Jos Correa, 126 Centro Galilia / MG fone: (33) 3244-1568; * PAC Periquito situado na Av. Senador Getlio de Carvalho, 151 Centro Periquito / MG fone: (33) 3298-3090; * PAC Engenharia Caldas situado na Rua Duque de Caxias, 124 Centro Eng. Caldas / MG fone: (33) 3234-1100; * PAC Itanhomi situado na Pa Matriz, 10 Centro Itanhomi / MG fone: (33) 3231-1134; * PAC Conselheiro Pena situado na Olinto Henriques, 291 Centro

45

Conselheiro Pena / MG fone: (33) 3261-4964; * PAC Belo Oriente situado na Rua Primeiro de Maro, 326 Centro Belo Oriente / MG fone: (33) 3253-2025; * PAC Cachoeira Escura situado na Rua Antonio Geraldo de Moura, 741B Centro Cachoeira Escura / MG fone: (33) 3254-1056; * PAC Tarumirim situado na Av. Getlio Vargas, 100 Centro Tarumirim / MG fone: (33) 3233-7311; * PAC Dom Cavati situado na Rua Novo Cruzeiro, 300 Centro Dom Cavati / MG fone: (33) 3357-1780; * PAC Resplendor situado na Av. Olegrio Maciel, 192 Centro Resplendor / MG fone: (33) 3263-9252; * PAC Tefilo Otoni situado na Praa Tiradentes, 38 Centro Tefilo Otoni / MG fone: (33) 3522-2140; * PAC Itambacuri situado na Rua So Paulo, 296 Centro Tefilo Otoni / MG fone: (33) 3511-1500. - Inscrio no C.N.P.J Est cadastrada junto Receita Federal sob o n. 01.559.914/0001-50. - Inscrio Estadual A empresa isenta da inscrio estadual. - Inscrio Municipal Est cadastrada no municpio sob o n 035.7004. - Forma Jurdica Sua forma jurdica composta por Sociedade Ltda. - Capital Social Subscrito e Integralizado

46

constituda pelo total de capital integralizado de todos os associados da AC Credi, o que contribui para seu fortalecimento, registrando atualmente um total aproximado de R$ 15.271.704,96 (Quinze milhes duzentos e setenta e um mil e setecentos e quatro reais e noventa e seis centavos). - Participao Societria: No tem. - Nome e Cargo dos Dirigentes A empresa controlada por um presidente que se chama Almyr Vargas de Paula, um diretor financeiro que se chama Lincoln Byrro Neto e um diretor administrativo que se chama Ivo de Tassis Filho. - Nmero de Empregados Ao todo so 70 funcionrios, sendo 40 homens que representam 57,15% (em relao ao total) e 30 mulheres que representam 42,85% (em relao ao total).

1.3 Objetivos Sociais da Empresa

Os objetivos sociais da empresa so: proporcionar, atravs da mutualidade, assistncia financeira aos associados em suas atividades especficas, com a finalidade de fomentar a produo e a produtividade dos associados; a formao educacional de seus associados no sentido de fomentar o cooperativismo atravs da ajuda mtua, da economia sistemtica e do uso adequado do crdito, bem como a difuso de informaes tcnicas que visem o aprimoramento da produo e qualidade de vida; praticar, nos termos dos normativos vigentes as seguintes operaes dentre outras: captao de recursos, concesso de crditos,

47

prestao de servios, formalizao de convnios com outras instituies financeiras, bem como aplicaes de recursos no mercado financeiro, inclusive depsitos a prazo com ou sem emisso de certificado, visando preservar o poder de compra da moeda e rentabilizar os recursos.

1.4 Organograma

48

2 Cenrio Empresarial

2.1 Mercado / Clientes

A AC Credi pode ter como associado pessoas fsicas (aplicadores) e jurdicas (tomadores de emprstimos), ou seja, qualquer pessoa ou empresa pode abrir conta, desde que atenda s normas da cooperativa de crdito e do Banco Central. Sua expectativa difundir cada vez mais o cooperativismo de crdito como alternativa real e vivel para acesso ao servio financeiro, conquistando espao e colaborando para o crescimento das comunidades em volta.

2.2 Principais Produtos/ Servios

A empresa trabalha com todos os produtos existentes dentro de uma instituio financeira como: AC Poupe, cheque especial, conta capital, conta capital plus, desconto de cheques e duplicatas, financiamento de veculos e bens durveis, crdito capital de giro / crdito pessoal, conta garantida, seguros, cartes de crdito, cartes de dbito, cartes convnio, cobrana simples, cobrana cliente, cobrana descontada, e remessa cooperada (dinheiro vindo do exterior). Realiza recebimentos diversos como: Saae, Cemig, Embratel,

49

Telemar,Tim, Oi, Intelig, Livre,Tributos Estaduais, Federais e Municipais, duplicatas diversas. Transferncias como: DOC, DEC (depsito entre cooperativas), TED, INTERCREDIS e outros. Oferece servios de programao de contas para dbitos automtico e o domiclio bancrio REDE CARD Credenciamento de lojistas e profissionais liberais para receberem os crditos com vendas dos cartes mastercard, maestro, mastercard eletronic e redeshop.

2.3 Vantagens Estratgicas e Desvantagens Estratgicas

Possui vrias vantagens estratgicas, tais como: Remunerao do capital social acima dos ndices praticados no mercado; iseno de tarifas (abertura de conta corrente / cadastro, manuteno financeira e manuteno de conta corrente); taxas competitivas em relao ao mercado financeiro; Implantao de PACs em vrias cidades do interior de MG. Tambm possui algumas desvantagens, tais como: Grande dependncia dos PACs em relao a agncia central; Ausncia de atualizao constante em sua home page; limitao, obsolescncia e ausncia de novas tecnologias; porm essas desvantagens tecnolgicas apesar de estar ainda distante de um patamar similar a outras instituies financeiras;

50

2.4 Filosofia da Empresa

A filosofia da empresa est em: oferecer produtos e servios gerados pelo sistema financeiro, dentro da filosofia cooperativista, buscando atender s reais necessidades dos cooperados atravs do desenvolvimento da cooperao.

2.5 Misso da Empresa

A misso da empresa : difundir o cooperativismo atravs do crdito mtuo, e promover o desenvolvimento scio econmico com a intermediao de recursos que privilegiam o aumento da produo e a gerao de empregos.

2.6 Objetivos

empresa

tem

como

objetivos:

Instalao

de

trs

caixas

eletrnicos(ATMS) completos na agncia sede, um terminal no Pac Engenheiro Caldas e outro no Pac Conselheiro Pena, e nos demais Pacs terminais de consultas para saldo/extrato, tornando mais fcil e rpido as transaes bancrias; ampliar ainda mais o portiflio de produtos e construo de plano de cargos e salrios para os funcionrios; a implantao da digitalizao/microfilmagem de documentos onde

51

facilitar o acesso s informaes dos cooperados, visando, claro, a melhoria do atendimento ao pblico.

PARTE B: LEVANTAMENTOS DE NECESSIDADES

1 Diagnstico realizado

1.1 Apresentao genrica da situao-problema

A ACCREDI uma cooperativa com dez anos de atividade que hoje possui 5000 associados, 12 PAC. Com este crescimento expressivo na cidade de Governador Valadares e Regio, e sabendo-se que para ser um associado precisam-se muitos documentos, a cooperativa precisa arquivar por muito tempo, cheques, contratos diversos o aumento no volume de documentos imprescindvel. Com novas tecnologias como digitalizao e microfilmagem se fazem necessrio utilizar destas para que o trabalho seja mais gil e tambm que todo arquivo possa ser preservado e no est exatamente no mesmo prdio de funcionamento da cooperativa. Hoje a cooperativa espera com a digitalizao e microfilmagem aumentar a agilidade no atendimento e ter condies de fazer as conferencias de assinaturas em contratos, renegociaes de forma mais prtica e precisa.

52

1.2 Mtodos de Coleta de Dados

Atravs da coleta podem-se averiguar os fatos concretos da rotina que a empresa possui, permitindo a elaborao de um diagnstico empresarial conforme anexo 5 e 6, que so o levantamento e anlise dos dados. Desta forma, usou-se como mtodo observar o local de trabalho, aplicar questionrios, fazer entrevistas com todos os colaboradores como meio de colher tais informaes. Assim sendo, aps um estudo minucioso foi feita uma observao direta do funcionamento dirio na empresa, conhecendo as rotinas e modos de trabalho. Atravs da utilizao deste mtodo foi possvel compreender melhor os objetivos de cada atividade, da relao existente entre os cargos, perceber as condies ambientais nas quais os trabalhos esto sendo desenvolvidos. Foi realizado ainda uma entrevista pessoal com o diretor administrativo ACCREDI para saber dele como est acontecendo a fluxo das atividades na organizao e o que pode ser aprimorado para aumentar a produtividade e a qualidade na prestao de servio que a empresa executa. J existia por parte dos conselheiros sido levantada necessidade da implantao da digitalizao e microfilmagem dos documentos devido a segurana, manuteno, espao fsico e principalmente para agilizar o atendimento aos clientes desta instituio financeira.

53

1.3 Principais problemas detectados e suas conseqncias

PROBLEMAS DETECTADOS 1 - Morosidade no atendimento

CONSEQNCIA Dificuldade nas consultas de informaes existentes nos

dossis dos cooperados. Baixa produtividade Perda de tempo/Atrasos Insatisfaes Impossibilidade

2 - Superlotao de Arquivos

de

um

local

dentro da empresa capaz de 3 - Dificuldade no acesso de documentos suportar volume de papel. Demora e perda de tempo buscando informaes nos

arquivos inativos. Retrabalho Perda de tempo/Atrasos Insatisfao

1.4 Propostas de melhoria

Organizar e identificar os documentos que sero digitalizados e micro filmados.

54

55

CAPITULO III

1 Organizao

de Documentos

para

o processo de

Digitalizao

Microfilmagem da AC CREDI

1.1 Apresentao do Projeto

Diante dos problemas e necessidades diagnosticadas, o projeto visa a organizao de todo acervo de documentos da AC CREDI para a implantao de sistema eletrnico de imagem que proporcione a eficcia na guarda, na conservao e na agilidade de consulta aos documentos. As empresas tm sofrido um acmulo cada dia maior de massa documental, comprometendo seu espao fsico e dificultando o acesso s informaes necessrias na rotina de trabalho, sendo obrigadas assim, a buscar novas inovaes juntamente com a tecnologia de informao, conhecidas hoje, como processo de digitalizao e microfilmagem de documentos, utilizados para soluo de tais problemas. A digitalizao de documentos o resultado da transformao das informaes analgicas contidas em documentos em geral, em imagens digitais, facilitando o acesso aos documentos e propondo segurana ao acervo. A microfilmagem de documentos usada para resolver o problema de qualquer empresa que gera um grande nmero de documentos e que precisa da

56

informao a qualquer momento de forma eficaz e com validade legal, j que o original em papel eliminado. A proposta ser apresentada de forma detalhada, com sugestes e aplicaes, pois, o estudo, a anlise e a organizao documental ser a fundamental preparao dos documentos para realizao dos processos de microfilmagem e digitalizao, visando melhores condies de preservao, bem como atender prontamente s consultas e indagaes, cuidando do atendimento rpido e do controle de operaes e movimentos, garantindo assim a acessibilidade aos documentos guardados e facilitando a tomada de decises.

1.2 Melhorias Propostas e Implementadas

1.2.1 Melhorias Propostas

Organizao de Documentos para o processo de Digitalizao e Microfilmagem da AC CREDI Para organizar os documentos foram necessrios desenvolver algumas etapas como: - Processo de seleo de documentos - Processo de organizao dos documentos - Elaborao de fluxograma das atividades - Organizao dos dossis dos cooperados

57

- Organizao dos contratos (cdulas de crdito bancrio) - Organizao dos cartes de assinatura - Organizao de cheques caixa,cheques compensados, fita caixa e documentos dirios.

1.2.2-Melhorias implementadas

Organizao de Documentos para o processo de Digitalizao e Microfilmagem da AC CREDI

- Processo de seleo de documentos O primeiro passo para organizar o acervo de documentos da AC CREDI foi realizar um expurgo dos documentos no arquivo, de acordo com alguns critrios importantes como o tempo (temporalidade) que exigida para o armazenamento de cada uma das categorias de documentos conforme tabela anexo 5 . Logo aps, deve-se realizar um estudo das necessidades existentes atualmente dentro da cooperativa, onde foram selecionados documentos da seguinte forma: Cheques caixa,cheques compensados, fita de caixa e documentos dirios foram preparados para microfilmagem. Contratos(cdula de crdito bancrio) e dossis dos cooperados: foram preparados para os processos de microfilmagem e digitalizao. Cartes de assinatura: foram preparados para processo de digitalizao

58

- Processo de organizao dos documentos O projeto baseia-se na organizao de documentos visando facilitar o acesso s informaes dirias, agilidade nas tarefas executados e reduo de espao fsico. Os documentos foram ordenados obedecendo aos critrios que seriam os padres seguidos pela empresa chamada GERINFOR que ficar responsvel pelo processo de microfilmagem e digitalizao. A documentao foi estruturada para que no acesso seja possvel e a pronta localizao por ordem alfabtica /n de conta de um cooperado.

- Elaborao de fluxograma das atividades O fluxograma das atividades dever informar como o fluxo das atividades atualmente e como ficou com da implantao do processo de microfilmagem e digitalizao na AC CREDI conforme anexo 6.

- Organizao dos dossis dos cooperados

O arquivo ativo da empresa encontrava-se extremamente superlotado. Haviam muitos dossis de contas encerradas, outros com documentaes

desnecessrias, que foram retirados. Foi estabelecida a seguinte ordem para os documentos dos dossis para facilitar tambm na hora do processo de digitalizao e microfilmagem: Conta corrente pessoa fsica: Ficha proposta de abertura conta corrente Pessoa fsica Ficha de matrcula do cooperado Ficha cadastro pessoa fsica

59

Documentos pessoais do cooperado (identidade, CPF, comprovante de residncia, imposto de renda, documentos do cnjuge)

Conta corrente pessoa Jurdica: Ficha proposta de abertura conta corrente Pessoa jurdica Ficha de matrcula da empresa Documentos da empresa (carto CNPJ,Contrato social e respectivas alteraes,inscrio estadual ou alvar de licena,imposto de renda da empresa, faturamento) Ficha de cadastro pessoa fsica dos scios da empresa Documentos dos scios da empresa (identidade, CPF, comprovante de residncia, imposto de renda,documentos do cnjuge).

- Organizao dos contratos (cdulas de crdito bancrio)

O arquivo de contratos, tambm conhecidos como CCBs (cdula de crdito bancrio), que se situa dentro do cofre da cooperativa, o que necessita de maior urgncia no processo de digitalizao e microfilmagem, pois o espao pouco para suportar um grande nmero de arquivos com contratos de grande importncia e valores reais para entidade. Os contratos foram organizados por ordem alfabtica e por ordem de PACs (postos de atendimento da AC CREDI) de acordo com suas datas especificas.

- Organizao e digitalizao dos cartes de assinatura

60

O arquivo de cartes de assinatura localizado no setor dos caixas utilizado por vrios setores da cooperativa, sendo de extrema importncia implantao da consulta pelo sistema digital dessas imagens evitando incomodo e o acesso dentro dos caixas. Primeiramente, foi solicitado um relatrio das contas encerradas na cooperativa no ltimo ano, onde automaticamente foram retirados os cartes indevidos do arquivo. Foram retirados tambm os cartes de procuradores, scios, segundo titulares de contas que j no assinam mais pela mesma. Os cartes de assinatura foram organizados obedecendo uma ordem numrica de conta corrente. A digitalizao de cartes de assinatura, ou seja, seu acesso pelos usurios foi feito utilizando o prprio software da AC CREDI com os dados do correntista conforme anexo 9.

- Organizao e envio dos cheques caixa, cheques compensados, fita de caixa,e documentos dirios para microfilmagem

Por se tratarem de documentos que no necessitam de consultas dirias,os cheques caixa,cheques compensados, fitas de caixa e documentos dirios como: DOC,TED,cheque avulso, boletos,entre outros, que foram conferidos e

ordenados por data, e devidamente enviados a uma empresa terceirizada GERINFOR responsvel pelo processo de microfilmagem. A GERINFOR se prontificou em buscar as caixas com os documentos que desocuparam uma boa parte dos arquivos da AC CREDI conforme anexo 10. Estabeleceu se um contrato com a GERINFOR onde ficou definido que num perodo de seis em seis meses seriam enviados novas remessas. No caso especfico dos documentos de caixa

61

citados (cheques, fita de caixa), o Bancoob responsvel por sua guarda e tem em seus ativos processuais a microfilmagem como tcnica de armazenamento e acesso.conforme anexo 8

1.2.3- Melhorias a serem implementadas

Organizao de Documentos para o processo de Digitalizao e Microfilmagem da AC CREDI. Devido ao enorme volume de documentos que foram selecionados para serem digitalizados e microfilmados, a AC CREDI contratou a princpio os servios de uma empresa terceirizada chamada GERINFOR situada em Belo Horizonte-MG, que se responsabilizar pela busca dos dossis e contratos(CCBs) que sero levados por etapas,obedecendo prazos pr estipulados pela AC CREDI. Os documentos sero digitalizados e microfilmados conforme foram organizados .Para dar continuidade no processo de digitalizao, a atualizao dos acervos dever ser diria, ou peridica, que ser realizada de acordo com o surgimento de novos

documentos, contratos e abertura de contas. Ser fornecido pela GERINFOR um programa UpImage Gerador para estruturao, no formato UpImage GDD, da base de imagens e dados a ser criada pela ACCREDI quando da digitalizao e indexao dos novos documentos. O programa dever ser instalado na estao de trabalho onde o scanner da ACCREDI estar conectado para a digitalizao dos novos documentos.

62

A instalao do programa e o treinamento sero efetuados por funcionrios GERINFOR de acordo com o cronograma a ser estabelecido do Projeto. O treinamento ser efetuado em 1 dia para at 4 pessoas. A ACCREDI dever nomear um administrador do sistema. Requerimentos para Instalao do Programa UpImage - Gerador: Windows 98 ou superior. Funcionalidades.

Cadastro de Usurio e senha com perfil administrador ou operador. Estruturao de imagens e dados. Indexao das imagens. Consolidao para importao no programa UpImage- GDD para atualizao do acervo eletrnico.

1.3- Resultados esperados/alcanados

estagiria

instituio

esperam

atravs

das

melhorias

proposta/implementadas aprimorar os servios prestados pela AC CREDI. Com a implantao do sistema de digitalizao e microfilmagem de documentos podemos citar as seguintes vantagens: - Melhoria no atendimento evitando perda de tempo e atrasos que acabam gerando a insatisfao dos cooperados;

63

- O fluxo de suas atividades de rotina, sero executadas com maior agilidade evitando demora na busca de informaes em arquivos; - Resposta imediata s consultas e indagaes; -Maior rapidez nas tomadas de decises que dependem de consultas de informaes sobre dos cooperados; - Diminuio do volume de documentos que ocupam os arquivos da empresa; - Satisfao do funcionrio em trabalhar no local. Contudo pode-se dizer que aps o termino da implantao do projeto a instituio espera uma melhoria em todos os setores, pois o mesmo atendeu s atuais necessidades da organizao conforme anexo 11.

1.4 Viabilidade econmica

O projeto de organizao dos documentos do arquivo da AC CREDI para digitalizao e microfilmagem ter os seguintes custos:

64

1.4.1 Equipamentos

Para a microfilmagem dos documentos, no h equipamento a ser adquirido pela cooperativa, pois o Bancoob responsvel por disponibilizar a informao microfilmada. Para a digitalizao foi adquirido um scanner no valor de R$ 365,00 (trezentos e sessenta e cinco reiais). Devero ser disponibilizados no mnimo trs computadores da AC CREDI, sendo dois que devero ser usados como estao de consulta e um como atualizao de informaes no sistema.

1.4.2 Valor digitalizao e microfilmagem

R$ 0,10 por pgina digitalizada sendo que pode-se fazer uma melhor negociao por milheiro. R$ 0,05 por pgina microfilmada sendo que pode-se fazer uma melhor negociao por milheiro.

65

1.4.3 Software

R$ 500,00 por licena instalada (viewer). Cada licena dever ser instalada em cada estao de trabalho de usurios da informao. R$ 1.000,00 por licena instalada (gerador). Cada licena dever ser instalada em cada estao de trabalho dos responsveis por atualizar o sistema (digitalizar, indexar e disponibilizar os novos documentos no sistema).

1.4.4 Treinamento

R$ 330,00 passagem R$ 50,00 de txi R$ 150,00 de estadia de dois tcnicos R$ 150,00 de alimentao No decorrer deste projeto, e atravs de vrios contatos realizados, a empresa GERINFOR props a AC CREDI a disponibilidade de estar prestando os servios de digitalizao sem quaisquer nus, contanto que a AC CREDI, logo aps implantao, seja divulgada como uma cooperativa modelo para cooperativas em todo Brasil, sendo assim todos estes custos sero quase nulos porque a empresa assumir o custo do projeto servindo a ACCREDI assim de vitrine para todo o resto do pas.

66

1.5 Consideraes Finais

Apesar de se perceber reflexos positivos de imediato pela implantao do projeto, os benefcios para a organizao podero ser ainda maiores e melhores, uma vez que se espera o amadurecimento dessa boa prtica, j que ainda apenas uma semente plantada, necessitando assim de muito zelo para crescer e fixar bem sua raiz, passando assim a fazer parte da cultura organizacional. Portanto podemos visualizar nitidamente que em um futuro bem prximo, com a disseminao destas boas prticas os frutos que a empresa colher certamente sero ainda mais belos. O cliente interno deve ser constantemente estimulado a fazer algo mais, estar sempre buscando atingir suas metas e ideais. Cabendo lderes, estimul-los para que possamos conseguir o mximo do seu potencial. Devemos estar sempre em busca de um acrscimo de motivao adicional, que conduzir os colaboradores a um maior comprometimento, o que geraria uma melhor produtividade.

67

CONCLUSO

Este projeto foi desenvolvido na rea de Organizaes Sistemas e Mtodos como requisito parcial para concluso do cursos de Administrao da Faculdade de Administrao de Governador Valadares. Os trabalhos foram desenvolvidos na ACCREDI, dispondo o seu ambiente de trabalho para a implantao do trabalho de estgio. Este local possibilitou a exercitao do contedo apreendido em sala de aula. Houve constante aprendizado tambm, durante todo o estgio na empresa, atravs das situaes reais. Verificamos que a dificuldade de sobrevivncia de uma cooperativa muito grande, principalmente, como uma cooperativa de crdito uma instituio financeira porm formada de cooperados buscando se adaptar as regras e modelos tecnolgicos para assim melhor atender os seu pblico interno e externo. Notamos, ainda, que para a implementao de um projeto de estgio, o administrador esteve aberto ao desenvolvimento do trabalho. Inclusive a firma de que estar realizando a microfimagem e digitalizao dos documentos estar utilizando a ACCREDI como modelo no Brasil. As solues propostas pela rea de Organizaes Sistemas e Mtodos so possveis, de serem resolvidas. Um ponto importante se antecipar aos problemas tendo uma percepo melhor da situao da empresa buscando diagnosticar e aplicar a soluo.

68

A graduanda atravs de ferramentas de Organizao Sistemas & Mtodos buscou solucionar algumas deficincias da organizao aumentando assim a produtividade e gerando como conseqncia a satisfao do cliente externo. As estratgias de OS&M foram minuciosamente descritas no captulo trs, com vistas a apresentar empresa uma nova postura de trabalho que possibilite a atender seu fim maior, prestar servios de consultoria financeira aos seus associados.

69

CRONOGRAMA

Abril

Maio

Junho

Julho

Setembro

Atividades Cronograma de execuo do projeto Estudo de viabilidade do projeto Diagnstico de necessidade da empresa Fundamentao terica do projeto Captulo I Apresentao da empresa e diagnstico realizado para o projeto Captulo II O projeto desenvolvido na empresa Captulo III Introduo e Concluso Cpia para reviso Cpia oficial

21 12 19 26

23

07 18 16 29

Outubro

Agosto

70

REFERNCIA BIBLIOGRAFICA

CURY, Antonio. Organizao e mtodos: uma viso holstica . 8. ed. So Paulo: Atlas, 2005. ISBN 85-224-4058-1 OLIVEIRA, Djalma.P.R, Sistemas, organizao e mtodos: uma abordagem gerencial. 15. ed. So Paulo: Atlas, 2005. ISBN 85-224-4185-5 VALLE Jr., E.A., Arajo, A. de A. & De Andrade, N.S. Sistema de informao multimdia para acervos histricos de valor permanente, Anais do VII Simpsio Brasileiro de Sistemas Multimdia e Hipermdia SB Mdia, Florianpolis-SC, Brazil, 2001, pp 234-235. http://pt.wikipedia.org/wiki/Organiza%C3%A7%C3%A3o_de_Sistemas_e_M %C3%A9todos http://www.cenadem.com.br/index.php

71

ANEXO 1 FICHA DE OPO PARA O ESTGIO SUPERVISIONADO OBRIGATRIO DO CURSO DE ADMINISTRAO DADOS DE IDENTIFICAO Nome do(a) estagirio(a): Camille Bessa de Magalhes Data Nascimento. 08/10/1980 Cart. Ident.: MG-11.151.848 Naturalidade: Gov.Valadares Estado Civil: Solteira - Fone Res.:3221-4572 - Cel.: 9191-0221 Endereo: Av. do Canal N: 65 Bairro: Altinpolis Cidade: Gov. Valadares CEP: 35.053-060 INSTRUO SUPERIOR Voc j fez ou faz outro Curso Superior : ( ) Sim ( ) No Curso: ____________________ Faculdade:__________________________ Universidade: ____________________________ Local: ______________________ Curso iniciado ___/___/___ concludo ___/___/___ LOCAL DE TRABALHO ATUAL Nome da empresa: AC CREDI Endereo: Av. Minas Gerais,319 - Centro Fone: 2102-4000 Fax: 2102-4000 Cargo ou funo: Atendente de Informaes Principais tarefas desempenhadas: Atendimento ao pblico,abertura de contas,entrega/ conferncia de tales de cheques. LOCAL DE REALIZAO DO ESTGIO Nome da Empresa: AC CREDI Endereo: Av. Minas Gerais,319 Centro Fone: 2102-4000 Nome do Supervisor na Empresa: Santos Rodrigues da Silva Cargo ou funo exercida: Gerente Suporte VALIDAO DO PROJETO Nome do Administrador: Ivo de Tassis Filho CRA N: 6.293-6 Fone:2102-4000 Celular: 8411-7964 REA DE OPO PARA REALIZAO DO ESTGIO SUPERVISIONADO 1 - ( ) Administr. Financeira e Oramentria 5 - (x) Organizao Sistemas e Mtodos 2 - ( ) Administrao de Rec. Materiais e Patr 6 - ( ) Administrao Geral 3 - ( ) Administrao de Recursos Humanos 7 - ( ) Administrao da Produo 4 - ( ) Administrao Mercadolgica (MKT) DATA E ASSINATURA DO ALUNO-ESTAGIRIO Governador Valadares, 18 de Abril de 2007 ___________________________________________ Camille Bessa de Magalhes

72

ANEXO 2 DECLARAO DE ACORDO PARA O ESTGIO SUPERVISIONADO Declaramos, junto ao CAE Centro de Aperfeioamento do Estudante e CES - Comisso de Estgio Supervisionado da Faculdade de Administrao de Governador Valadares, que estamos de acordo com que o(a) aluno(a) Camille Bessa de Magalhes , regularmente matriculado(a) no 7/8 perodo do Curso de Administrao, cumpra seu Estgio Supervisionado nesta Organizao, na rea de Organizao Sistemas & Mtodos no perodo de 18/04/2007 a 18/10/2007 , dentro das seguintes condies:O Estgio no ser remunerado.O

CARIMBO, DATA E ASSINATURA DO RESPONSVEL PELA EMPRESA

Governador Valadares, 18 de Abril de 2007 .

______________________________________________ Ivo de Tassis Filho

IDENTIFICAO DA EMPRESA E DO SUPERVISOR DO ESTGIO

Nome do Supervisor da Empresa: Santos Rodrigues Cargo Ocupado: Gerente Suporte Fone:2102-4000 Ramal:231 Nome Empresa: AC CREDI Endereo (Rua/Av.): Av. Minas Gerais N 319 Bairro: Centro FAX: 2102-4000 Cidade: Gov. Valadares Estado: Minas Gerais CEP: 35053-060 da Silva

VALIDAO DO PROJETO
Nome do Administrador: Ivo de Tassis Filho CRA N: 6.293-6 Fone: 2102-4000 Celular: 8411-7964 ___________________________________ Ivo de Tassis Filho

73

ANEXO 3

DECLARAO DA EMPRESA CEDENTE DA VAGA PARA REALIZAO DO ESTGIO SUPERVISIONADO OBRIGATRIO DO CURSO DE ADMINISTRAO ESA/FAGV Atendendo ao disposto na Lei Federal n 6.494, de 07/12/01977 e regulamentado pelo decreto n 87.497, de 18/08/1982, os Estgios so considerados como uma forma de complementar o ensino e a aprendizagem acadmica e devem ser: planejados, executados, acompanhados e avaliados em conformidade com os currculos, programas e calendrios escolares, a fim de se constiturem em instrumento de integrao, em termos de treinamento prtico, de aperfeioamento tcnico-cultural, cientfico e de relacionamento humano. Constitudo em atividade acadmica curricular obrigatria do Curso de Administrao, conforme previsto na Lei 8.906 de julho de 1994, de carter extracurricular. Diante dos aspectos legais acima apresentados declaro, junto ao CAE Centro de Aperfeioamento do Estudante e junto a CES - Comisso de Estgio Supervisionado da Faculdade de Administrao de Governador Valadares , que o acadmico Camille Bessa de Magalhes cumpriu as exigncias estabelecidas pela lei, na rea de Organizaes Sistemas e Mtodos no perodo de 18/04/07 a 18/10/07, totalizando 160 horas na empresa abaixo identificada. Declaro, ainda que os resultados esperados e/ou alcanados atravs do projeto desenvolvido e/ou implementado pelo Estagirio, em linhas gerais, podem ser assim definidos:

IDENTIFICAO DA EMPRESA E DO DECLARANTE

Nome do Declarante: _____________________________________________________ Cargo Ocupado:____________________________ Fone:_____________ Ramal:_____ Nome Empresa: _________________________________________________________ Endereo (Rua/Av.): ________________________________ N ________ Sala _____ Bairro: _______________________________________ FAX: _____________________ Cidade: _________________________ Estado: ____________ CEP: ______________ CARIMBO, DATA E ASSINATURA DO RESPONSVEL PELA EMPRESA Governador Valadares, 18 de abril de 2007 _______________________________________________________ NOME COMPLETO DO RESPONSVEL LEGAL PELA EMPRESA Carimbo do CNPJ e Assinatura

74

ANEXO 4

CRONOGRAMA DE REALIZAO DAS ATIVIDADES DO ESTGIO SUPERVISIONADO OBRIGATRIO DO CURSO DE ADMINISTRAO ESA/FAGV

MESES

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

PERODO

CARGA HORRIA

ABRIL MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEMBRO OUTUBRO CARGA HORRIA TOTAL:

75

ANEXO 5 ENTREVISTA Empresa: Nome: Cargo/Funo: 1-O que voc acha que deve ser feito para facilitar o acesso as documentaes e arquivos existentes na empresa? 2-Como voc acha que deve ser solucionado o problema do volume de documentos nos arquivos da empresa? 3-Quando e por que voc chegou a concluso de reduzir ou at mesmo acabar com o volume de cadastros,contratos e documentos existentes na empresa? 4-Qual seria o setor ou setores responsveis pela atualizao de dados para implantao de um novo sistema de informaes para empresa? 5-Qual seria o perodo para atualizao destes dados? 6-Quando seria iniciado o processo de reduo ao volume de documentos? 7-Qual seria a disponibilidade da empresa em relao aos custos, para implantao da soluo do problema? 8-Quais os documentos poderiam ser descartados e quais deveriam continuar a serem mantidos em arquivo? 9-Os documentos que possuem obrigao de serem mantidos em arquivos,devem ser conservados por quanto tempo,meses ou anos?

76

ANEXO 6 QUESTIONRIO Ttulo: Avaliao do manuseio documental da empresa Empresa: Nome: Cargo/Funo: 1-Acha que os documentos dirios da empresa utilizados por voc possuem fcil acesso: ( )Concordo ( )Concordo o ( )No concordo ( )Discordo ( )Discordo Totalmente bastante nem discordo bastante Totalmente 2-Os documentos utilizados pelo seu setor so arquivados em ordem para facilitar o manuseio de outras pessoas,caso necessrio: ( )Concordo ( )Concordo o ( )No concordo ( )Discordo ( )Discordo Totalmente bastante nem discordo bastante Totalmente 3-Acha necessrio implantao de algum meio para facilitar o acesso aos documentos que manuseia diariamente: ( )Concordo ( )Concordo o ( )No concordo ( )Discordo ( )Discordo Totalmente bastante nem discordo bastante Totalmente 4-Costuma perder muito tempo do seu dia de trabalho,atrs de documentaes que j foram arquivadas: ( )Concordo ( )Concordo o ( )No concordo ( )Discordo ( )Discordo Totalmente bastante nem discordo bastante Totalmente 5-Acontecem casos de voc procurar por algum documento ou contrato,e s vezes no encontra-los? ( )Concordo ( )Concordo o ( )No concordo ( )Discordo ( )Discordo Totalmente bastante nem discordo bastante Totalmente

6-Acha que o espao fsico da empresa est se tornando cada vez mais restrito devido ao acmulo de papel: ( )Concordo ( )Concordo o ( )No concordo ( )Discordo ( )Discordo Totalmente bastante nem discordo bastante Totalmente

77

ANEXO 7 (GERINFOR)

78

ANEXO 8 Tabela de Temporalidade

79

ANEXO 9

80

ANEXO 10

81

82

ANEXO 11 ANTES DA IMPLANTAO (3 DIAS)

GERENCIA solicita DOSSI ao CADASTRO.

GERENCIA emite a proposta e a encaminha com o DOSSI com a proposta para o SETOR DE ANLISE.

CADASTRO solicita o dossis ao setor de ATENDIMENTO.

SETOR DE ANLISE analisa e envia a proposta juntamente com o DOSSI. Para aprovao da DIRETORIA.

Setor de ATENDIMENTO procura o dossi e entrega a GERNCIA.

DIRETORIA aprova ou no a proposta o dossi volta para o CADASTRO.

CADASTRO envia para o setor de ATENDIMENTO, arquiva-lo novamente.

83

DEPOIS DA IMPLANTAO (1 DIA)

GERENCIA consulta o DOSSI no terminal de consulta, emite a proposta e passa para o setor de ANLISE.

DIRETORIA consulta DOSSI no terminal de consulta e emite seu parecer sobre a proposta, encaminhando retorno ao SETOR DE ANLISE.

Setor de ANLISE encaminha proposta para DIRETORIA.

Setor de ANLISE encaminha resultado para GERNCIA.