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IMPACTO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAO NA GESTO DA BIBLIOTECA UNIVERSITRIA Uso estratgico das tecnologias em informao documentria

PROCESSO DE PUBLICAO DAS REVISTAS CIENTFICAS: sistema SGP

RAFAEL, S. L. L.1 CURTY, M. G.2 PESTANA, M. C.3 RODRIGUES, A. V. F.4

RESUMO Alm do Sistema Eletrnico de Editorao de Revistas (SEER), traduzido e customizado pelo Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia (IBICT), foi desenvolvido o Sistema de Gesto de Publicaes (SGP), que possibilita, ao profissional da informao agilizar o processo de editorao de revistas cientficas, envolvendo todos os trmites editoriais: submisso e recepo dos artigos, encaminhamento aos revisores, devoluo aos autores para as reformulaes necessrias, envio para correes ortogrficas e de normalizao, envio ao tradutor e diagramador, por meio eletrnico. O sistema agrega, tambm, a possibilidade de acompanhamento, pelo editor ou secretria, de todo o fluxo editorial, da submisso publicao (ou recusa). As informaes ficam armazenadas, permitindo o acesso pelos revisores, secretria (bibliotecria), editores e autores com maior agilidade, uma vez que o acesso ao artigo direto, ou seja, no h necessidade de fazer download de arquivos adicionais. Palavras-chave: Processos de publicao de artigos. Sistema de Gesto de Publicaes (SGP). Submisso eletrnica de artigos.

ABSTRACT In addition to the Electronic Periodical Publishing System (SEER), which was translated and customized by the Brazilian Institute for Information in Science and Technology (IBICT), the Publications Management System (SGP) was developed to enable the information professional to expedite the publication process of scientific periodicals at all stages: submission and receiving of the article, forwarding to reviewers, return to the authors for the necessary corrections in the article, proofreading for spelling and norms, translation and layout services all via electronic communications. The system also adds the possibility of following the

progress, by the editor or assistant, of the entire editorial process from submission to publication (or refusal). The data are stored in the database, so that the reviewers, general office (librarian), editors and authors can retrieve information more quickly, as access to the article is direct meaning there is no need to download any additional files. Keywords: Article publishing processes. Publications Management System (SGP). Electronic article submission.

1 INTRODUO O Sistema de Gesto de Publicaes (SGP, GN1, So Joo da Boa Vista, SP) atende emergente necessidade de divulgao das informaes cientficas mediante a comunicao de experimentos, pesquisas e descobertas nas mais diversas reas. Abrange todos os trmites inerentes editorao de publicaes cientficas, abreviando os prazos de avaliao dos trabalhos pelo uso de recursos eletrnicos de envio. Possibilita gerir eletronicamente, de forma integrada, cada um dos artigos, permitindo o encaminhamento ao bibliotecrio para a normalizao tcnica, aos pares para avaliao, aos autores para reformulaes, de maneira que todo e qualquer artigo seja devidamente acompanhado e armazenado, desde a sua submisso at a aprovao ou recusa. Alm da rapidez no processo como um todo, o SGP permite tambm a Reviso em Regime Duplo-cego (Double Blind Review ou Double masked Review) utilizada inclusive eletronicamente, como no caso aqui descrito. Por esse sistema, os artigos so manipulados de maneira que os autores e revisores no sejam identificados durante os trmites de submisso e avaliao, preservando-se, assim, a integridade e imparcialidade da avaliao e do avaliador. Anteriormente ao Sistema de Gesto de Publicaes Dental Press, a editora utilizava o programa Microsoft Access (Figura 1), banco de dados simples, com limitaes nas buscas ou controle das submisses. Aps os autores submeterem seus artigos editora via postal, cabia bibliotecrio selecionar os textos e encaminh-los s revistas condizentes com o assunto abordado (Revista Dental Press de Ortodontia e Ortopedia Facial, Revista Clnica de Ortodontia Dental Press, Revista Dental Press de Esttica e Revista Dental Press de Periodontia e Implantologia). Tal procedimento fazia-se necessrio,

uma vez que um nmero considervel de autores no informava a quais revistas desejavam submeter seus trabalhos.

Figura 1 Sistema Microsoft Access

A submisso

Conferir se foram enviados: formulrio de submisso de artigos; CD contendo as ilustraes e cpia eletrnica do artigo; duas cpias impressas do artigo (uma com identificao do autor e outra sem identificao);

Confirmar o nmero de referncias (mximo de 30, sistema alfanumrico); Confirmar a revista a ser submetido o artigo; Confirmar a qualidade das ilustraes junto ao diagramador responsvel pelo tratamento destas (Resoluo 300 dpi JPG ou TIF);

Cadastrar o artigo no banco de dados Microsoft Access e atribuir um nmero de protocolo para seu controle;

Salvar o documento em uma pasta no computador para acesso, na rede, pelos diagramadores;

Enviar e-mail aos autores informando o recebimento ou pendncias do artigo. A bibliotecria envia o artigo ao editor, eletronicamente, por FTP; Aps o recebimento, o editor informa bibliotecria para qual consultor / revisor ser enviado o artigo;

Definido o revisor, envia-se o artigo por e-mail ou FTP, junto com uma ficha de avaliao (Figura 2);

O artigo pode ser classificado das seguintes formas: aprovado, recusado, reformulao com retorno ao consultor, reformulao sem retorno ao consultor;

Aps avaliar o artigo, o revisor devolve-o ao bibliotecrio, via e-mail, juntamente com a avaliao e sugestes (se houver), para que sejam encaminhados ao autor. Caso haja alguma informao escrita no texto pelo revisor, as pginas com as sugestes so escaneadas e enviadas junto com o artigo;

O autor corrige o artigo e devolve editora, por e-mail; O artigo corrigido enviado pela bibliotecria ao editor, para que este avalie as correes feitas pelo autor, conforme sugestes do revisor;

Caso o artigo seja recusado, encaminha-se a avaliao ao editor, para que este d a avaliao final.

Figura 2 Ficha de avaliao do revisor

FASE 1 O artigo submetido editora

FASE 2 Aps recebimento, a bibliotecria confere se o artigo est de acordo com as normas da Revista

FASE 3 Normalizao incorreta, a bibliotecria devolve o artigo ao autor para correes

FASE 3 Normalizao correta, encaminha-se ao editor para selecionar um consultor para avaliao do artigo FASE 4 O bibliotecrio envia o artigo ao consultor ,via correio eletrnico

Autor faz as correes do artigo e reenvia para nova avaliao

FASE 5 O consultor avalia o artigo e envia a bibliotecria, para dar continuidade ao processo

FASE 6 O artigo enviado ao editor para aprovao final ou recusa

FASE 7 Artigo recusado

FASE 7 Artigo aprovado

FASE 8 Enviada carta de recusa ao autor Quadro 1 Etapas de publicao

FASE 8 Enviada carta de aceite ao autor

2 O SGP- DENTAL PRESS um sistema on-line e que funciona como uma extranet, permitindo desde a submisso at a diagramao do artigo no formato da revista, ou seja, cobre todos os trmites editoriais de publicaes cientficas. O acesso permitido aos autores, revisores, secretria, editor-chefe e associado, corretor ortogrfico, diagramador, tradutor e webmaster. Revisor, secretria e editor podem acompanhar e localizar qualquer artigo, desde a sua submisso at a aprovao ou recusa e vem seus detalhes diretamente na tela do SGPDental Press, sem precisar fazer download de arquivos adicionais (Figura 3).

2.1 Duplo-cego Os artigos so manipulados em regime de duplo-cego, ou seja, os autores no sabem quem so seus revisores e vice-versa, evitando-se, assim qualquer parcialidade. Aps a submisso, os artigos so gravados diretamente em um banco de dados SQLServer, permitindo o acesso a todos os usurios de forma rpida e gil, sem a necessidade de downloads.

2.2 Autor Exemplificando informaes: O acesso ao sistema faz-se por meio da Internet, acessando o link da revista desejada (Figura 3). o SGPDental Press, seguem abaixo algumas

Acessar a revista desejada

Figura 3 Acesso Revista

Figura 4 Entrada para cadastro de Autor

Os autores, ao fazerem o cadastro no SGPDental Press (Figura 4, 5), tm acesso ao sistema por meio de login e senha.

Figura 5 Ficha de cadastro de autor

Aps acessar o sistema, ao dar incio submisso, o autor dever primeiramente inserir as imagens de seu artigo (Figura 6, 7), em formatos JPG, GIF e TIF (resoluo - DPIs), sendo assim possvel apresentar a imagem no contedo do artigo.

Figura 6 Inserir figura

Figura 7 - Inserir ttulo e legenda da figura

Aps inserir as imagens, o autor dever preencher os dados do artigo (Figura 8-10) em um banco de dados MS SQL Server, preservando a formatao original, inclusive quando enviar tabelas. Pelo SGP, o autor ter informaes sobre o status de seu trabalho (recebido, aprovado, recusado, para correo e em reviso) (Figura 9b).

Figura 8 Ttulo e palavras-chave

Figura 9 Inserir o artigo na ntegra

Figura 9b Status do artigo submetido

Aps finalizar a submisso do artigo, o autor poder imprimir o termo de Copyright (Figura 10), que garante segurana publicao (direitos autorais).

Figura 10 Termo de Copyright

Com a finalizao da submisso, o sistema permite, automaticamente, gerar o artigo para acesso em formato PDF. Para manter o autor informado sobre o seu artigo, a cada ao no sistema so geradas mensagens comunicando o status, tais como: confirmao de submisso, devoluo do artigo para correes, aprovao do artigo ou recusa.

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Desde que o editor autorize, o autor tem acesso aos comentrios enviados pelos revisores, editores associados, secretria e editor. Nas Figuras 11-13, pode-se verificar como o editor ou o profissional da informao poder enviar um determinado artigo ao revisor

Figura 11 Acesso do editor aos artigos

Figura 12 Escolha de um revisor Figura 13 Escolhido o revisor e seleo de Formulrio

2.3 Revisores Os revisores tm acesso ao SGPDental Press, onde podem verificar suas pendncias, revises concludas, devolvidas e histrico de artigos (Figura 14).

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Figura 14 Artigo pendente a ser revisado pelo revisor

O editor e a bibliotecria tm acesso aos comentrios do revisor (Figura 15a). Com base nesses pareceres, o editor decide o status do artigo (aprovar, recusar, informar correo ao autor ou nova consultoria) (Figura 15b).

Figura 15a - Acesso aos comentrios do revisor pelo editor e secretaria.

Figura 15b O editor decidir o status

permitido ao editor ou bibliotecria convidar outro profissional (revisor, diagramador, tradutor, corretor, editor) para fazer parte da equipe de avaliadores dos artigos (Figura 16).

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Digite aqui o e-mail de do profissional que deseja convidar

Figura 16 Convite a um novo profissional para fazer parte da equipe de avaliadores dos artigos.

O profissional indicado receber mensagem para se cadastrar no SGP, caso aceite ser avaliador para o artigo em questo. Aps acessar o SGP, ser realizado o cadastro (Figura 17), que permite visualizar os trmites do trabalho a ser desempenhado. No link Disponvel para Publicar, o diagramador (Figura 18) ter acesso aos artigos aprovados para diagramao e posterior publicao.

Figura 17 Acesso do diagramador

Figura 18 Acesso aos detalhes do artigo

O SGPDental Press agiliza o processo de publicao do artigo, propiciando rpido acesso aos trmites pelos autores, editores, profissionais da informao, diagramadores, corretores e tradutores. Permite, Instituio que o utiliza, obter economia tanto em termos de tempo quanto financeiros. Anteriormente ao uso do sistema na Editora Dental Press, em seu tradicional processo de submisso, os gastos

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com envelopes, correios, impresso, entre outros, eram constantes e elevados, conforme ilustrado na Tabela 1..
TABELA 1 Processo de submisso tradicional e Sistema de Gesto de Publicaes Dental Press TEMPO E CUSTOS PROCESSO TEMPO E CUSTOS PROCESSO DE DE SUBMISSO TRADICIONAL SUBMISSO PELO SGPDental Press (CORREIOS) Mdia mensal de gastos com correios No se utiliza servio de correios. O envio dos R$ 1.000,00 artigos aos autores, revisores e editores faz-se via Internet Tempo mdio de recebimento do Tempo mdio de recebimento do artigo - Imediato artigo - 15 dias Tempo mdio de recebimento, Tempo mdio de recebimento, correo e

correo e devoluo do artigo pelo devoluo do artigo pelo consultor 20 dias consultor - 50 dias Tempo mdio de recebimento da Tempo correo solicitada, correo devoluo do artigo pelo - 40 dias Avaliao final do editor 30 dias SOMA TOTAL EM DIAS 135 mdio de recebimento da correo e solicitada, correo e devoluo do artigo pelo autor 20 dias Avaliao final do editor - 5 dias SOMA TOTAL EM DIAS 40

3 CONSIDERAES FINAIS Adotar no processo de editorao de peridicos o sistema descrito resulta em vantagens relacionadas economia de tempo e reduo dos custos, no que tange ao repasse e acompanhamento das informaes pertinentes. Acompanhar o processo tecnolgico na sociedade da informao globalizada condio fundamental para a agilizao dos processos de produo e recuperao de informaes de cunho cientfico. Nesse contexto, contando com recursos estruturados eletronicamente, o profissional da informao pode cumprir com maior eficcia a sua funo, bastando, para tanto, manter-se atualizado a

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respeito das tecnologias emergentes. Cria, assim, condies mais favorveis sua atuao no mercado, contribuindo para a disseminao do conhecimento.

REFERNCIAS DENTAL PRESS EDITORA. Revista Dental Press de Ortodontia e Ortopedia Facial: sistema de gesto de publicaes. Disponvel em: <http://www.dentalpress.com.br/pubartigos>. Acesso em: 20 maio 2008. GN1. Gnesis Network. SGP: gesto de publicaes. Disponvel em: <http://www.gn1.com.br/sgp.asp>. Acesso em: 26 jan. 2008. IBICT. Sistema Eletrnico de Editorao de Revistas. Braslia, DF, c2003.

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Simone Lima Lopes Rafael, Bibliotecria da Dental Press, Especialista em Informao Conhecimento e Sociedade pela Universidade Estadual de Londrina, , monerafael@yahoo.com.br. 2 Marlene Gonalves Curty, Bibliotecria da Universidade Estadual de Maring, Consultora da Dental Press, Mestre em Cincia da Informao pela Pontifcia Universidade Catlica de Campinas, mgcurty@gmail.com. 3 Maria Cludia Pestana, Bibliotecria da Universidade de So Paulo, Especialista em Gerncia de Sistemas e Servio, pestana@usp.br. 4 Ana Vera Finardi Rodrigues, Bibliotecria da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Faculdade de Veterinria, Mestre em Cincia da Informao pela Pontifcia Universidade Catlica de Campinas, anavera@ufrgs.br.