O que ?

Suprimento de fundos um adiantamento, colocado disposio de um servidor, a fim de dar condies sua unidade de realizar despesas que, por sua natureza ou urgncia, no possam aguardar o processamento normal. Entende-se, pelas normas reguladoras do adiantamento, artigos 65 e 68 da Lei n 4.320/64, que para se adotar esse regime de pagamento devem ser observadas as seguintes condies: a) deve ser utilizado em casos excepcionais; e b) que a natureza da despesa ou a sua urgncia no permitam o processamento normal da aplicao, ou seja, passagem por todos os estgios da despesa como licitao, dispensa ou inexigibilidade, empenho, liquidao e pagamento. Portanto, o adiantamento deve ser utilizado nos casos em que realmente se fizer necessrio, devendo haver muito cuidado e muita prudncia na sua utilizao, a fim de no generalizar o seu uso. O adiantamento no regra e sim exceo. O que diz a legislao? O artigo 45 do Decreto n 93872 de 23 de dezembro de 1986, alterado pelo Decreto n 2289 de 04 de agosto de 1997 diz o seguinte: "Art. 45 Excepcionalmente, a critrio do ordenador de despesa e sob sua inteira responsabilidade, poder ser concedido suprimento de fundos a servidor, sempre precedido de empenho na dotao prpria s despesas a realizar, e que no possam subordinar-se ao processo normal de aplicao, nos seguintes casos: I para atender despesas eventuais, inclusive em viagens, e com servios especiais, que exijam pronto pagamento em espcie; II quando a despesa deva ser feita em carter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; III para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujos valores, em cada caso, no ultrapassarem limites estabelecidos em portaria do ministro da Fazenda." A legislao estipula como limite mximo para a concesso de suprimento de fundos, e dentro deste, o limite mximo para despesas de pequeno vulto o seguinte: Limite para a concesso a) para obras e servios de engenharia 5% da alnea a do inciso I do art. 23 da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648 de 27 de maio de 1998. Esse percentual equivale hoje a R$ 7.500,00 ( sete mil e quinhentos reais).

b) para outros servios e compras em geral 5% da alnea a do inciso II do art. 23 da Lei n 8.666/93 , alterada pela Lei n 9.648/98.Esse percentual equivale hoje a R$ 4.000,00 (quatro mil reais). Limite para despesas de pequeno vulto a) para obras e servios de engenharia - 5% da letra a, do grupo limite para concesso, ou seja, R$ 375,00 (trezentos e setenta e cinco reais), hoje. b) Para outros servios e compras em geral - 5% da letra b, do grupo limite para concesso, ou seja, R$ 200,00 (duzentos reais), hoje. Entende-se que os limites para concesso so vlidos para todos os incisos do Decreto n 93873/86, sendo que, para o inciso III estipulado ainda o limite para cada tipo de despesa de pequeno vulto, em que cada tipo de servio ou material no poder ultrapassar os referidos limites. Os valores referentes a concesso so limites, ou seja, nada impede que o ordenador de despesa conceda valores menores. Comentrios aos incisos I e III do artigo 45 do Decreto 93872/86 Inciso I entende-se que este inciso est relacionado com aplicaes em casos no comuns ou normais, ou seja, no rotineiros, e urgentes, o que deve ser claramente justificado. Nesse caso, o valor concedido, poder ser aplicado na sua totalidade naquilo para o que foi solicitado. Pela natureza dessas despesas no h como vincul-las ao limite de despesas de pequeno vulto. O que no se pode considerar como urgente, por exemplo, a feitura de servios ou compra de materiais que j se faziam necessrias h muito tempo e que poderiam ter sido providenciadas atravs do processamento normal. Inciso III referem-se aplicaes em gastos com sedex, autenticao de documentos , reconhecimento de firmas, lanches, caf, conduo, pequenos reparos, aquisio de miudezas etc. Quando se solicita suprimento vinculado a esse inciso, na realidade no se deve ter em mente em que se ir gastar j que o gasto decorre da falta momentnea de materiais ou a necessidade de se fazer pequenos servios. Em se tratando de materiais, de suma importncia que as aquisies no caracterizem estoques, por isso, as mesmas, devem ser feitas em pequenas quantidades, encontrando o seu limite no valor ora estipulado de R$ 200,00, assim como os servios. Exemplo: Faz-se solicitao de suprimento na dotao "Material de Consumo" num valor determinado de at R$ 4.000,00. Neste momento no necessrio saber o que se ir comprar. Caso se precise comprar material de expediente, material de

informtica, material de alimentao, material de copa e cozinha, etc, se poder gastar todo o valor recebido desde que obedecido o limite de R$ 200,00 em cada um desses tipos de despesas, que chamamos de subelementos. No caso de servios ocorre o mesmo. A consulta sobre os vrios tipos de subelementos deve ser feita atravs do SIAFI. Procedimentos para funcionamento do sistema Solicitao O chefe ou diretor da unidade solicita ao seu superior imediato, adiantamento para determinado fim especificando a dotao oramentria, ( servios pessoa jurdica, ou servios pessoa fsica, ou ainda se o suprimento para atender compra de materiais de consumo), indicando o valor e o funcionrio que ser responsvel pela movimentao do numerrio solicitado. O ordenador da despesa autoriza, a quantia empenhada e entregue ao suprido, sendo considerada para todos os efeitos contbeis como despesa liquidada e paga. Aplicao O prazo de aplicao comea a contar a partir do dia do recebimento por parte do suprido. Conforme a Norma Interna SR-3 n 01, de 01 de setembro de 1997, o prazo de aplicao de 30 dias. No ato do pagamento ao suprido este inscrito pelo SIAFI no sistema de compensao em conta prpria de responsabilidade, a qual baixada depois da aprovao de suas contas. Dentro do prazo de aplicao, o responsvel realiza as despesas e guarda os comprovantes, os quais no podem conter datas anteriores ao recebimento do dinheiro nem posteriores ao prazo de aplicao. Cada funcionrio poder receber apenas dois suprimentos por conta de uma mesma dotao ou em dotaes diferentes, entendendo-se, nesse caso, que cada dotao equivale a um adiantamento. Portanto, se o suprido recebe um valor no elemento 334903900 (servios pessoa jurdica) e 334903000 (material de consumo), ele detentor de dois suprimentos. Enquanto no prestar contas de pelo menos um adiantamento, o suprido no ter direito a receber outro. Da proibio de se conceder suprimento Conforme pargrafo 3 do artigo 45 do Decreto n 93872/86, no se conceder suprimento: a) a responsvel por dois suprimentos; b) a servidor que tenha a seu cargo a guarda ou a utilizao do material a adquirir, salvo quando no houver na unidade outro servidor; c) a responsvel por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, no tenha prestado contas de sua

aplicao e d) a servidor declarado em alcance, ou seja, responsvel por desvio, falta ou diferena de valores em prestao de contas anteriores, ou ainda, que esteja respondendo a inqurito administrativo.

Prestao de contas A prestao de contas uma operao que exige muito cuidado, tanto do responsvel, como do setor incumbido de examin-la, e principalmente, da autoridade que aprovar as contas. Somente podem ser juntados documentos cujas datas coincidam com o perodo de aplicao, no sendo aceitos documentos rasurados ou de leitura impossvel no que se refere ao valor e data. O nome da entidade/unidade dever figurar sempre nas notas fiscais, nos recibos e nas duplicatas, documentos estes originais, atestados e visados, no se admitindo cpias, xerox, ou segundas vias. Os recibos passados por prestadores de servios contero o nome completo, a identidade, CPF e residncia do beneficirio, As despesas realizadas devem se referir sempre dotao oramentria constante do empenho, valendo dizer, por exemplo, que um adiantamento entregue conta do elemento 334903000 (material de consumo) no pode ser aplicado em despesas classificveis no elemento 334903900 (servios pessoa jurdica) e vice-versa. Os documentos, quando em formatos pequenos, devem ser dispostos em folhas tamanho ofcio visando a uniformidade processual. O prazo para comprovao de 30 (trinta) dias aps o perodo de aplicao. Impugnao da prestao de contas So passveis de impugnao pelo ordenador da despesa com base na anlise feita pelos servios de contabilidade, conforme prev a legislao, os seguintes casos: a) fracionamento de notas fiscais para adequao aos limites de despesas de pequeno vulto, ou ainda, mesmo subelemento com valor acima do referido limite. b) Valores recebidos em uma dotao e aplicados em outra. c) Documentos com datas anteriores ao recebimento ou posteriores ao perodo de aplicao. d) Documentos rasurados, sem datas, sem o nome da unidade, ilegveis ou no originais, etc. e) Valores aplicados em material de uso duradouro (permanente)